Bestuursovereenkomst "Groningen Bereikbaar"

Transcriptie

1 Bestuursovereenkomst "Groningen Bereikbaar" De ondergetekenden: 1) Provincie Groningen, gevestigd te Groningen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door M. Boumans, gedeputeerde verkeer en vervoer, handelende ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde Staten van 8 oktober 2013; 2) Gemeente Groningen, gevestigd te Groningen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door J.M. van Keulen, wethouder gemeente Groningen, handelende ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van 8 oktober 2013, alsmede het raadsbesluit van 29 mei 2013, kenmerk: RO ; 3) Provincie Drenthe, gevestigd te Assen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H. Brink, gedeputeerde, lid van het college van gedeputeerde staten van Drenthe, handelende ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten van 3 december 2013; 4) Rijkswaterstaat, gevestigd te Leeuwarden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de beer S.J. Poel, Hoofdingenieur Directeur Rijkswaterstaat Dienst Noord Nederland; 5) ProRail, gevestigd te Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J. Mulder, regiodirecteur Noord-Oost; hierna samen te noemen: "Partijen" Overwegende: dat er in de regio Groningen - Assen bereikbaarheidsproblematiek speelt; dat een Netwerkanalyse uit 2006 (geactualiseerd in 2013) heeft geleid tot een grootschalig investeringsprogramma in het verkeer- en vervoersnetwerk om de bereikbaarheid van de regio Groningen - Assen op korte en lange termijn te verbeteren; - dat de projecten die hieruit voortvloeien, alsmede enkele andere (grote) bouwprojecten, in samenhang met noodzakelijk onderhoud, zorgen voor een (tijdelijke) verslechtering van de bereikbaarheid van de stad; - dat rijk, regio en bedrijfsleven in het kader van het programma Beter Benutten afspraken hebben gemaakt om de steden Groningen en Assen goed bereikbaar te houden bij de uitvoering van grote projecten (bijlage 1) en welke in een daartoe op te stellen vervolgnotitie nog nader worden geconcretiseerd; - dat er vanuit de verschillende opdrachtgevende Partijen behoefte is aan een structurele projectoverstijgende Samenwerkingsorganisatie, die gemelde projecten op elkaar afstemt, 1

2 eventuele maatregelen kan coördineren en de communicatie richting burgers en reizigers verzorgt, zodat de dreigende verslechtering van de bereikbaarheid nu en in de toekomst aanvaardbaar en beheersbaar wordt gehouden; - dat de daadwerkelijke voorbereiding en realisatie van de diverse projecten gebeurt voor rekening en risico van de respectievelijke initierende Partij, waarvoor zo nodig per project tussen twee of meer partijen een afzonderlijke projectovereenkomst zal worden gesloten; - dat deze overeenkomst niet tot gevolg heeft dat wettelijke bevoegdheden van de organen van de betrokken overheden warden overdragen aan de Samenwerkingsorganisatie; dat Partijen overeenstemming hebben bereikt over het instellen en inrichten van gemelde projectoverstijgende Samenwerkingsorganisatie, welke afspraken in deze overeenkomst op hoofdlijnen zijn vastgelegd. Verkiaren het volgende te zijn overeengekornen: Artikel 1 Definities: 1.1 Adviescommissie Bedrijfsleven: commissie bestaande uit vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en instellingen. 1.2 Bereikbaar(heid): term om de kwaliteit van de toegankelijkheid te definieren aan de hand van de maat reistijd, zoals nader omschreven in het Projectplan. 1.3 Projectscope: het bereikbaar houden van de stad Groningen (hierna: Stad ) en omliggende regio (hierna: Regio ) in de periode tot 2020, door uitvoering van projecten goed op elkaar af te stemmen en zo nodig te prioriteren, (flankerende) maatregelen te coördineren en hier laagdrempelig en eenduidig, projectoverstijgend over te communiceren richting burgers en reizigers. 1.4 Projecten: de in gezamenlijkheid geinventariseerde projecten (periode ), die invloed hebben op de Bereikbaarheid van de Stad en Regio. De lijst, die niet uitputtend bedoeld is, is als bijlage opgenomen in het Projectplan. 1.5 Projectplan: "Grip op Bereikbaarheid" d.d. 24 april 2012 opgesteld door Twynstra Gudde en vastgesteld door de Stuurgroep van deze Samenwerkingsorganisatie op 24 april 2012, bekrachtigd door het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen, respectievelijk door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Groningen op 15 mei Het Projectplan is als bijlage 2 aan deze overeenkomst gehecht en is nader, respectievelijk zal nog nader worden uitgewerkt in Plannen van Aanpak. 1.6 Samenwerkingsorganisatie: het samenwerkingsverband dat in deze overeenkomst nader wordt vormgegeven, bestaande uit een Stuurgroep, de directeur Groningen Bereikbaar, de Adviescommissie Bedrijfsleven en een ambtelijk apparaat dat als taak heeft am de bereikbaarheid van de Stad en Regio te cobrdineren. Het organigram van de organisatie is als bijlage 3 aan deze overeenkomst gehecht. 1.7 Notitie Financiering Groningen Bereikbaar: de Notitie Financiering, vastgesteld in april 2012, welke als bijlage 4aan deze overeenkomst is gehecht. 1.8 (Spoor)wegennetwerk: het geheel aan (spoor)wegen, waar de Samenwerkingsorganisatie de verantwoordelijkheid over voert op het gebied van afstemming, caördinatie van werkzaamheden en maatregelen, alsmede communicatie, zoals aangeduid op de kaart die is bijgevoegd als bijlage 5. 2

3 Paragraaf A De samenwerking Artikel 2 Doel van de overeenkomst Het doel van deze overeenkomst is het instellen van een projectoverstijgende Samenwerkingsorganisatie, die adviseert over de afstemming en cobrdinatie van de diverse nieuwbouw projecten zodanig dat de bereikbaarheid van Stad en Regio tijdens de uitvoering daarvan aanvaardbaar en beheersbaar wordt gehouden. Hoofddoel van Groningen Bereikbaar is een inspanningsverplichting van Partijen am Stad en Regio bereikbaar te houden, met name door bovenmatige verkeershinder door stapeling van werk in uitvoering te voorkomen. Artikel 3 De samenwerking De samenwerking tussen Partijen behelst ander meer het volgende: a. elkaar en met name de Samenwerkingsorganisatie (tijdig) informeren over initiatieven en ontwikkelingen, aismede over zaken als vertragingen van lopende projecten e.d., die de bereikbaarheid van Stad en Regio m.b.t. het (Spoor)wegennetwerk raken; b. de inspanningsverplichting van Partijen om de eigen planningen zoveel als mogelijk te laten aansluiten bij hetgeen door de Samenwerkingsorganisatie daaromtrent wordt geadviseerd; c. het in gezamenlijkheid voeren van netwerkregie, inhoudende: i. het afstemmen en zonodig adviseren over het prioriteren van projecten am daarmee de bereikbaarheid van de Stad, tijdens de diverse werkzaamheden te waarborgen; eenduidige en projectoverstijgende projectcommunicatie richting burgers en reizigers; iii. het gecobrdineerd inzetten van flankerende maatregelen; d. het in gezamenlijkheid zoeken van oplossingen voor gerezen problemen; e. zoveel als mogelijk als eenheid naar buiten treden. 3

4 Paragraaf B Bestuurlijke en ambtelijke organisatie Artikel 4 Rechtsvorm samenwerkingsverband Partijen formeren een Samenwerkingsorganisatie zonder rechtspersoonlijkheid. Artikel 5 Stuurgroep 5.1 Er is een Stuurgroep, hierna aangeduid als Stuurgroep, waarin gemeente Groningen en provincie Groningen elk met 2 bestuurlijke vertegenwoordigers, provincie Drenthe, Rijkswaterstaat en ProRail elk met 1 bestuurlijke vertegenwoordiger, alsmede de voorzitter van de Adviescommissie Bedrijfsleven zitting hebben. 5.2 Eén van de vertegenwoordigers van de gemeente Groningen respectievelijk van de provincie Groningen is voorzitter, respectievelijk vice-voorzitter van de Stuurgroep. 5.3 De leden van de Stuurgroep dragen zorg voor een goede terugkoppeling naar hun eigen organisatie. 5.4 De Stuurgroep beslist omtrent afstemming en communicatie van nieuwbouwprojecten bij unanimiteit van de ter vergaclering aanwezige leden. Het nemen van beslissingen over voorstellen vindt niet plaats, indien een of meer leden, die niet ter vergadering aanwezig kunnen zijn, voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter hebben gemeld, dat zij tegen die voorstellen bezwaar hebben.alle voorstellen dienen altijd minimaal een week voorafgaande aan de vergadering aan partijen kenbaar gemaakt te worden. Artikel 6 Taken Stuurgroep 6.1 De Stuurgroep is het hoogste besluitvormende orgaan van de Samenwerkingsorganisatie. 6.2 Besluiten van de Stuurgroep, die financiele consequenties hebben die buiten de in artikel 9 vermelde begroting vallen en/of die de formele bevoegdheden van (een) partij(en) betreft(en}zijn slechts rechtsgeldig nadat deze besluiten bekrachtigd zijn door het bestuur van de respectieve partij, die het besluit betreft. Deze besturen maken hun eigen afwegingen en kunnen derhalve afwijken van het besluit van de Stuurgroep. De leden van de Stuurgroep zullen zich maximaal inspannen om gemelde afwijkingen te voorkomen. Artikel 7 De ambtelijke organisatie 7.1 De samenwerkingsorganisatie heeft een ambtelijk apparaat aan het hoofd waarvan een directeur staat. Deze directeur wordt hierna verder aangeduid als de directeur Groningen Bereikbaar. 7.2 De Stuurgroep adviseert de partijen genoemd in artikel 11.1 i, ii en iv omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur Groningen Bereikbaar. 7.3 De directeur Groningen Bereikbaar heeft in ieder geval de volgende taken: a. het binnen de verleende volmacht vertegenwoordigen van de Samenwerkingsorganisatie en het fungeren als eerste aanspreekpunt/gezicht daarvan; b. de Stuurgroep adviseren en bij de uitoefening van haar taken ter zijde staan; 4

5 c. de dagelijkse leiding en coordinatie hebben met betrekking tot de dagelijkse gang van zaken aangaancle de Sarnenwerkingsorganisatie; d. secretaris zijn van de Stuurgroep; e. voorzitter zijn van het clirecteurenoverleg; f. het voeren van afstemmingsoverleggen met de Adviescommisie Bedrijfsleven. 7.4 Er is een directeurenoverleg, bestaande uit vertegenwoordigers van provincie Groningen, gerneente Groningen, provincie Drenthe, Rijkswaterstaat, ProRail, Regio Groningen - Assen, de directeurvan het project Zuidelijke Ringweg, de directeur van het OV-bureau en de directeur Groningen Bereikbaar. 7.5 Voor de vervulling van haar taken kan de Samenwerkingsorganisatie gebruikmaken, al dan niet via detachering, van de ambtelijke diensten van Partijen (zie ook artikel 13). 7.6 Bij de uitvoering van haar taken dient het ambtelijk apparaat zich te houden aan wet- en regelgeving (de vertegenwoordigers van partijen gerioemd in artikel 11.1, alsmede de directeur Groningen Bereikbaar en de voorzitter van de Stuurgroep dienen zich ook te houden aan het in bijlage 6 vermelde Normenkader Rechtmatigheid Groningen Bereikbaar). 7.7 Het ambtelijk apparaat heeft in ieder geval de volgende taken: a. de ambtelijke voorbereiding van de vergaderingen van de Stuurgroep en het directeurenoverleg; b. het ontwikkelen en inzetten van de bereikbaarheidsthermometer, zoals beschreven in het Projectplan; c. het ontwikkelen en gecoordineerd inzetten van maatregelen op het gebied van gedragsbeinvloeding van de reiziger in tijdstip en wijze van vervoer; d. het ontwikkelen van centrale kanalen van communicatie, zoals een publieksloket, een gezamenlijke boodschap en beeld en gezamenlijke carnpagnes; e. het onderhouden van contacten met bestuurders, diensten en medewerkers van de Partijen; f. het onderhouden van contacten met andere overheden, burgers, maatschappelijke organisaties e.d. Artikel 8 Adviescon-imissie Bedrijfsleven Voorstellen die warden voorgelegd aan de Stuurgroep worden voorafgaand daaraan voor advies voorgelegd aan de Adviescommissie Bedrijfsleven. 5

6 Paragraaf C Begroting en financiën Artikel 9 Begroting 9.1 Voor aanvang van elk boekjaar (gelijk aan kalenderjaar) biedt de directeur Groningen Bereikbaar tijdig een begroting aan, aan de partijen genoemd in artikel 11.1, dusdanig dat deze voldoende tijd hebben om die begroting binnen hun eigen organisatie, voor aanvang van het betreffende jaar, goed te keuren. De begroting ziet alleen op de inzet van de Samenwerkingsorganisatie ten behoeve van de projectscope. 9.2 Wanneer de partijen genoemd in artikel 11.1 de begroting hebben goedgekeurd geldt deze als kader als bedoeld in artikel Artikel 10 Verantwoorcling 10.1 De directeur Groningen Bereikbaar legt tenminste halfjaarlijks verantwoording af aan de partijen genoemd in artikel De jaarlijkse verantwoording dient vergezeld te gaan van een controleverklaring omtrent de getrouwheid van een accountant De jaarlijkse verantwoording dient uiterlijk 2 maanden na het einde van het kalenderjaar te worden aangeleverd aan de partijen genoemd in artikel In aanvulling op de getrouwheidsverklaring dient bij de jaarlijkse verantwoording door de accountant een rechtmatigheidsverklaring te worden verstrekt (zie bijlage 6 Normenkader Rechtmatigheid). Artike111 Budget en kosten 11.1 Conform scenario 1 zoals beschreven in de Notitie Financiering Groningen Bereikbaar, stellen navolgencle partijen de volgende bijdragen tot en met 2015 (rijksbijdrage Beter Benutten tot 2014) beschikbaar I. Provincie Groningen Gemeente Groningen Regio Groningen - Assen iv. Rijk (programma Beter Benutten) In 2014 zullen de partijen genoemd in 11.1 het functioneren van de Samenwerkingsorganisatie evalueren. Indien de Samenwerkingsorganisatie wordt voortgezet hebben de partijen genoemd in artikel 11.1 de inspanningsverprichting het daarvoor benodigde budget bijeen te brengen Het budget kan, nadat de begroting is goedgekeurd zoals beschreven in artikel 9.2, uitsluitend warden besteed conform de begroting Partijen dragen zelf de kosten van haar eigen lijnorganisatie ter realisatie van haar publiekrechtelijke taken en voor haar eigen bewaking van de Samenwerkingsorganisatie, met uitzondering van de door of namens ProRail te maken kosten ten behoeve van omgevingswerken, welke door ProRail zullen worden doorberekend aan een derde partij. 6

7 11.5 Partijen leveren capaciteit voor overleg, afstemming en uitvoering van maatregelen ten behoeve van de Samenwerkingsorganisatie. Dit wordt gezien als regulier werk van de betreffende partijen en projecten AIle bedragen in deze overeenkomst luiden in prijspeil 2012 en warden niet geindexeerd, tenzij nadrukkelijk anders vermeld Overschrijding van het totale budget is niet toegestaan, de directeur Groningen Bereikbaar bewaakt 11.8 Indien meer budget beschikbaar moet worden gesteld, dan dienen hier afspraken in het directeurenoverleg over te warden gemaakt met bijbehorende randvoorwaarden en budget. 7

8 4111.fr# Paragraaf D Overige bepalingen Artikel 12 Administratie en projectarchief 12.1 De administratie van de Samenwerkingsorganisatie wordt gevoerd door de provincie Groningen Indien de projectorganisatie wordt beeindigd zal het projectarchief warden overgedragen aan de provincie Groningen. Artikel 13 Personeel Samenwerkingsorganisatie 13.1 De Samenwerkingsorganisatie bestaat voor een deel uit een in het Projectplan c.o. in een bijlage van de begroting vermeld aantal formatieplaatsen en functies. Deze formatieplaatsen worden, met uitzondering van de directeur Groningen Bereikbaar, primair ingevuld door detachering van medewerkers van de Partijen Detachering van gemelde formatieplaatsen van Partijen wordt gedaan tegen salariskosten en werkgeverslasten. Hiermee wordt aangesloten op de bestaande afspraken met de Regio Groningen - Assen Gedetacheerde medewerkers dienen hun uren maandelijks middels gespecificeerde urenstaten te verzenden naar de Samenwerkingsorganisatie Groningen Bereikbaar. Artikel 14 BTW Partijen zullen een gezamenlijk onderzoek uitvoeren naar het in rekening brengen en verrekenen van BTW. Artikel 15 Volmachten Op basis van door de Stuurgroep genomen besluiten, voor zover nodig bekrachtigd door de betroffen besturen van Partijen (in de gevallen ak bedoeld in artikel 6.2), \Norden activiteiten uitgevoerd. Voor de ultvoering zal het soms nodig en wenselijk zijn dat extern opdrachten warden gegeven en dat overeenkomsten/afspraken met derden worden gesloten/gemaakt. De partijen genaemd in artikel 11.1 i, ii en iv zijn hierbij gezamenlijk contractpartij. Daarnaast heeft de Samenwerkingsorganisatie voor uitoefening van haar taken personeel nodig, dat via detacheringsovereenkomsten en/of arbeidsovereenkomsten en/of overeenkomsten van opdracht zijn werkzaamheden zal verrichten. Om deze situatie juridisch te verankeren zullen de partijen genoemd in artikel 11.1 i, ii en iv volmacht verlenen, met de macht van substitutie, aan de voorzitter van de Stuurgroep om navolgende handelingen te verrichten: het verrichten van (privaatrechtelijke) (rechts)handelingen, die nodig en wenselijk zijn voor de uitvoering van besluiten van de Stuurgroep, zoals het aangaan van overeenkomsten en het ondertekenen daarvan, het verlenen van opdrachten tot maxirnaal ,-, onder de voorwaarde dat de eventuele kosten, die met de rechtshandeling zijn gemoeid, zijn opgenomen in de door in artikel 11.1 sub i, ii en iv genoemde partijen goedgekeurde begroting. 8

9 Artikel 16 Onvoorziene omstandigheden Partijen treden met elkaar in overleg, indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen, welke van dien aard zijn dat naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze bestuursovereenkomst niet mag worden verwacht. Artikel 17 Wijziging 174 De overeenkomst kan slechts schriftelijk worden gewijzigd of aangevuld en deze wijziging dan wel aanvulling behoeft de instemming van Partijen. De wijziging en de verklaringen tot instemming worden in afschrift als bijlage aan de overeenkomst gehecht Indien een bepaling van deze bestuursovereenkomst in enige mate nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, zal die bepaling, voor zover nodig, uit deze overeenkomst worden verwijderd en worden vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de ongeldige bepaling zoveel als mogelijk benadert. Het overige deel van de overeenkomst blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd. Artikel 18 Geschillen Bij geschillen zullen Partijen als volgt handelen: Een Partij die meent dat een geschil bestaat over de uitvoering van deze bestuursovereenkomst, deelt dat schriftelijk aan de andere Partijen mee. De mededeling bevat een aanduiding voor het geschil. Binnen vier weken na de eerste schriftelijke mededeling, of zoveel eerder indien de aard van het geschil daarom vraagt, overleggen Partijen over een oplossing van het geschil, tenzij de aard van het geschil vraagt om onmiddellijk overleg. Indien binnen 2 maanden na melding van het geschil tussen Partijen geen overeenstemming is bereikt, staat het Partijen vrij het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter. Artikel 19 Wederzijdse verplichtingen bij eerder stopzetten van de Samenwerkingsorganisatie Groningen Bereikbaar Indien de Samenwerkingsorganisatie Groningen Bereikbaar vroegtijdig, dat wil zeggen eerder dan volgens het projectplan, wordt beeindigd, zullen de baten, respectievelijk de lasten tussen de partijen sub 11.1 genoemd naar rato van hun inbreng worden verrekend. Artikei 20 Slotbepalingen 20.1 Deze bestuursovereenkomst treedt in werking op de dag na ondertekening en eindigt op of zoveel eerder of later indien de betrokken Partijen hier overeenstemming over bereiken Herziening, wijziging of aanvulling van de overeenkomst zal worden vastgelegd in een nader te sluiten wijzigings- c.q. aanvullende overeenkomst Bij strijdigheid tussen bepalingen uit deze overeenkomst en de bijlagen, prevaleert de tekst van de overeenkomst. 9

10 Getelcenel-t-e-bronlq-en ap 13 januari 2014 Gedeputeerde Staten v namens dezen, de provincie Groningen, M. Bouma s, gedeputeerde Burg r en Wethouders van de gemeente Groningen namens 1 ezen,.t... 1( van Keulen, wethouder Gedeputeerde Staten van de provincie Drenthe namens dezen, H. Brink, gedeputeerde S.J. Poel, Hoofdingenieur Directeur Rijkswaterstaat Dienst Noord Nederland ProRail J. M iodirecteur Noord-Oost