Implementatie repressieve huisvesting

Transcriptie

1 Bijlage A bij agendapunt 11: Implementatie repressieve huisvesting [AB ] Implementatie repressieve huisvesting 14 juni 2018 Inleiding De uitwerking van het AB-besluit van 28 november 2016, ten aanzien van beheer en onderhoud van repressieve huisvesting, nadert zijn voltooiing. Waar door de VRU en gemeenten voorheen werd geanticipeerd op het totale vastgoedbeheer van de brandweerposten door de VRU, is door het AB-besluit een andere knip in de verantwoordelijkheden voor beheer en onderhoud gelegd. Ook de ontwikkeling van een nieuwe organisatie ten aanzien van Materieel en Logistiek heeft hierbij een rol gespeeld. De VRU heeft daarnaast vijf beheerpakketten voor beheer en onderhoud ontwikkeld (Vastgoedbeheer, Operationeel beheer, Energie, Schoonmaak en Veiligheid/Gezondheid). Deze pakketten zijn van een prijs voorzien en aangeboden aan alle gemeenten. Het AB heeft op 28 november 2016 tevens besloten tot een evaluatie van de werking van de gekozen variant in Voor de nadere uitwerking van de besluitvorming door het AB, heeft het DB op 13 juni 2018 enkele aanvullende besluiten genomen. In deze notitie informeren wij het AB over de besluiten van het DB van 13 juni en over de actuele stand van zaken van de implementatie van het AB-besluit over repressieve huisvesting. Dagelijks bestuur 13 juni 2018 Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht heeft op 13 juni 2018 besloten de demarcatie Gemeente-VRU (waarover overlegd is met de gemeenten) voorlopig vast te stellen. Het dagelijks bestuur heeft geconstateerd, dat de VRU tot dusver geen verantwoordelijkheid heeft gedragen voor de vaste installaties Bronafzuigingen en Werkplaats hefbrug. Deze elementen maken daarom nu geen deel uit van de VRU-begroting. Er is hiervoor nader overleg nodig in het kader van de uit te voeren evaluatie. Het dagelijks bestuur heeft ook ingestemd met een evaluatie medio 2019, gevolgd door een voorstel aan het DB met betrekking tot het definitief vaststellen van de demarcatie tussen gemeenten en VRU. Bij de evaluatie zal de VRU inbrengen: a) de principiële discussie over de gebruikersgebonden onderdelen waarbij de verantwoordelijkheid voor aanschaf, operationeel onderhoud en vervanging niet bij één partij is belegd; b) een voorstel met betrekking tot Bronafzuigingen en Werkplaats hefbrug. Stand van zaken per 14 juni 2018 Voorbereiding Het gevolg van het AB-besluit van 28 november 2016 is dat er door de VRU twee sporen zijn ontwikkeld, met beide aparte werkwijzen, aparte financiering en gevolgen voor taken en organisatie. Het ene spoor is de uitwerking van de rol die de VRU heeft als gebruiker-om-niet van de huisvesting, het andere spoor is de rol die de VRU heeft als dienstverlener op het gebied van

2 facilitaire zaken richting individuele gemeenten. In het voorjaar van 2017 zijn alle gemeenten benaderd met de vraag of men gebruik wilde maken van facilitaire dienstverlening door de VRU. Met de gemeenten die belangstelling hadden is nader overleg gevoerd en eind 2017 zijn uiteindelijk met acht gemeenten concrete afspraken gemaakt. Gemeenten en VRU hebben de eerste helft van 2018 als transitieperiode benut om een en ander goed ingeregeld te krijgen. Hiertoe zijn met gemeenten zowel plenaire overleggen gevoerd als afzonderlijke gesprekken. Overdracht aan (en van) gemeenten Acht gemeenten hebben met één of meer posten- ingetekend op één of meer VRU beheerpakketten. De andere gemeenten hebben aangegeven (voorlopig) geen beheerpakket te willen afnemen. Met alle gemeenten is afgesproken dat de (huidige) dienstverlening ten aanzien van de huisvesting gehandhaafd blijft, totdat een ordelijke overdracht kan worden georganiseerd. Voor elk van de posten is een zogenoemd postdossier samengesteld, waarin alle bij de VRU bekende gebouw- en beheerinformatie, alsmede de contracten van de betreffende post zijn samengevat. Dit is gebeurd aan de hand van bij postcommandanten, UML-organisatie en gemeenten verzamelde gegevens. De TUO is aangeboden aan gemeenten, de gebruiksovereenkomst en de afzonderlijke bijlagen volgen in het derde kwartaal van Niet-deelnemende gemeenten Met de niet-deelnemende gemeenten (gemeenten die geen beheerpakket afnemen) zijn na twee eerdere informatiesessies- drie collectieve overdrachtssessies georganiseerd, waarin de postdossiers zijn overhandigd. Als laatste actie worden afspraken gemaakt over de wijzigingen en opzeggingen van lopende contracten en over de financiële vereffening van de gebouwgebonden kosten, waarmee de overdracht per 1 juli 2018 zal zijn voltooid. Deelnemende gemeenten Met de deelnemende gemeenten (gemeenten die een of meer beheerpakketten afnemen) is intensief, één-op-één, aan de implementatie van de beheerpakketten gewerkt (waarbij inbegrepen de wederzijdse overdracht en afstoting van taken en gegevens, contractmutaties enz.). Ook dit proces zal per 1 juli 2018 zijn afgerond. De VRU is voor de uitvoering van een aantal beheertaken - waaronder schoonmaak- door derden ten behoeve van deelnemende gemeenten aanbestedingen aan het doen of heeft deze al afgerond. Rechtmatigheid ten aanzien van lopende contracten en dienstverlening is hier een belangrijk aandachtspunt. Bij alle nieuw af te sluiten contracten wordt, naast kwaliteit en efficiëntie, zoveel als mogelijk rekening gehouden met lokaal beleid van de deelnemende gemeenten op het gebied van duurzaamheid en social return. Verder is het van groot belang dat alle nieuw af te sluiten contracten kunnen voorzien in een eventuele, tussentijdse in- en uitstroom van gemeenten. Definitieve overdracht van taken Met alle gemeenten is afgesproken, dat de overdracht van taken wordt gedaan aan de hand van de inventarisaties die door de VRU zijn vastgelegd in het postdossier. De beheertaken waarvoor de

3 gemeenten verantwoordelijk zijn (als deze niet door middel van afname van een beheerpakket zijn afgedekt) worden per 1 juli 2018, voor alle posten, aan hen overgedragen. Een uitzondering daarop kan zijn dat enkele contracten (nog) niet opzegbaar zijn waardoor de huidige dienstverlening (door externe partijen) voorlopig gehandhaafd blijft. Demarcatie Sinds het bestuursbesluit van 28 november 2016 is duidelijk, dat de VRU slechts bruikleennemer is van de posten. Hierdoor zijn afwijkende demarcaties en taakverdelingen tussen gemeenten en VRU niet mogelijk. De uitgangspunten van de demarcatie zijn herijkt, opnieuw beschreven en uitgewerkt naar gedetailleerde verdeelstaten. Hiervoor is intensief overleg met gemeenten en intern binnen de VRU met alle betrokkenen gevoerd om consensus te bereiken. Er wordt beoogd, met deze verdeling een werkbare afspraak voor alle betrokken partijen te hebben, zodat meldingen op de juiste plaats binnen en buiten de organisatie terechtkomen en benodigde budgetten op de juiste plaats zijn gealloceerd. De ontwikkelde demarcatie is gebaseerd op enerzijds de door het AB besloten verantwoordelijkheidsverdeling en anderzijds de grootste gemene deler van de gangbare praktijk. Op 13 juni 2018 heeft het dagelijks bestuur de demarcatie Gemeente-VRU voorlopig vastgesteld. In 2019 zal de huidige opzet worden geëvalueerd en zal definitieve besluitvorming over de demarcatie plaatsvinden. Overdracht aan (en van) de repressieve organisatie Aan de orde is de (wederzijdse) overdracht van taken tussen gemeenten-vru en intern binnen VRU (Facilitaire Zaken, UML, posten). De nieuwe werkafspraken en hun implicaties voor alle betrokkenen binnen de VRU zijn op een rij gezet: hoe regelen we het om een goed huisvader te zijn, wat is het gevolg van de overdracht van taken en de ontwikkelde demarcatie? Met vertegenwoordigers van het repressief personeel is in de afgelopen periode veelvuldig persoonlijk contact geweest over doelen, en verloop van ontwikkelingen. De voortgang is op verschillende momenten, schriftelijk en mondeling, gerapporteerd aan en besproken met leidinggevenden van de repressieve organisatie op alle niveaus. Met de uitvoerende lagen van Brandweerrepressie hebben gedocumenteerde overdrachtsgesprekken plaatsgevonden. Personeel op de posten betrekken De VRU spant zich in om zoveel mogelijk gebruik te maken van de beschikbaarheid, bereidheid en bekwaamheid van eigen personeel, waar het gaat om beheer en onderhoud van de brandweerposten. Op deze wijze wordt hun betrokkenheid bij de post vergroot, het is goed voor het moreel en het heeft een positief effect op de uitvoeringskosten. Voor de posten die werken met vrijwilligers staat daarom inschrijving op het nieuw ontwikkelde facilitaire pakket goed huisvaderschapstaken 1 open. Het is echter niet langer mogelijk voor vrijwilligers om -onder verantwoordelijkheid en contract van de VRU- schoonmaakwerk op de posten te doen. De schoonmaak is voor niet-deelnemende gemeenten per 1 juli 2018 een verantwoordelijkheid van de 1 Dit betreft het openen van deuren voor leveranciers, het uitvoeren van klein incidenteel onderhoud, het spoelen van watertappunten i.h.k.v. legionellabeheersing, het innemen en uitgeven van sleutels (met uitzondering van het algemene sleutelbeheer).

4 gemeenten; voor de gemeenten die schoonmaak als dienstverlening van de VRU afnemen wordt per 1 augustus 2018 een schoonmaakbedrijf ingeschakeld. Desgewenst kunnen gemeenten die geen beheerpakket schoonmaak afnemen, aan bij de post betrokken individuen vragen schoonmaakdiensten voor hen te verrichten. Het beroepspersoneel op de posten krijgt, indien wenselijk en haalbaar, taken in de uitvoering van de beheertaken die de VRU heeft. Meldingen bij één loket Vanaf 1 juli 2018 kunnen alle facilitaire meldingen, bestellingen en reserveringen gedaan worden bij het nieuw ontwikkelde Servicepunt UML & FZ, via intranet. Meldingen m.b.t. beheer en onderhoud van de gebouwen, facilitaire bestellingen en reserveringen kunnen ook per mail of per telefoon aan de Servicedesk FZ worden doorgegeven. Meldingen die bestemd zijn voor de gemeenten zullen direct worden doorgezonden; de VRU zal de voortgang hiervan bewaken. Van de gemeenten wordt gevraagd om in het belang van het werk op de posten, de meldingen zo snel en goed mogelijk af te handelen. Servicedesk FZ Facilitaire Zaken heeft specifiek voor de uitvoering van de beheertaken een Servicedesk (frontoffice) ingericht, die servicemanagement als taak heeft en het werkorderverkeer vanuit alle posten in goede banen moet leiden. Verder zijn er mobiele facilitair medewerkers, die de regio zullen gaan bedienen op basis van een aan hen toegewezen gebied. Vervolg Vanaf het derde kwartaal 2018 wordt met alle gemeenten overlegd over: de werkwijze ten aanzien van normeren, toetsen en handhaven ; de aanpak van de evaluatie in Daarnaast zal in het derde kwartaal 2018 met individuele gemeenten een accountoverleg huisvesting worden gestart, waarbij de frequentie voor deelnemende gemeenten hoger ligt dan die voor niet-deelnemende gemeenten. Tot medio 2019 worden de ervaringen met de nieuwe werkwijze verzameld om in de tweede helft van 2019 tot een evaluatie te komen die aan het bestuur zal worden voorgelegd. Bij de evaluatie zal de besluitvorming van het DB van 13 juni 2018 worden betrokken. Bijlage Onderstaand schema is bedoeld om wat meer gevoel bij de omvang en impact van de implementatie van het AB-besluit over repressieve huisvesting te geven. VRU: 66 posten m2 - Onderhoud 1,6 miljoen/jaar - Exploitatie 3 miljoen/jaar

5 Uitwerken nieuwe rol VRU Opstellen demarcatie Ontwikkelen beheerpakketten Contracteren gemeenten Overdracht VRUgemeenten - Wekelijkse taskforce met SCRUM-achtige wijze van werken (augustus 2017 nu) - 14 stuurgroep vergaderingen voor het bepalen van de koers en het nemen van besluiten - Voorbereiden vier dagelijks en algemeen bestuursvergaderingen - Definiëren wat bestuursbesluit impliceert voor taken VRU: goed huisvaderschap - Definiëren op voorziening-niveau wie waarvoor verantwoordelijk is (gebouwgebonden en gebruikersgebonden) in verlengde van bestuursbesluit - Gezamenlijk overleg met niet-deelnemende gemeenten (zie ook: overdracht VRU-gemeenten) - Afzonderlijk overleg met iedere deelnemende gemeente (zie ook: overdracht VRU-gemeenten) - Opstellen van voorlopige demarcatie, besluitvorming door DB - Clusteren van alle huisvesting gerelateerde taken in logische pakketten - Uitwerken van de inhoud van de pakketten - Verzamelen van relevante kengetallen voor de prijsstelling - Beprijzen van de pakketten (met door DB bestuurlijk geaccordeerd rekenmodel), met daarin een personele en een materiële component - Uitbrengen van een voorlopig aanbod aan in beheerpakket(ten) geïnteresseerde gemeenten - Op basis van beoogde deelname uitbrengen van definitief aanbod - Maatwerkafspraken maken met acht deelnemende gemeenten (nadere demarcatie) - Ontwikkelen aanpassing TUO en nieuwe model gebruiksovereenkomst - 2 plenaire voorlichtingsbijeenkomsten - Bevragen van alle gemeenten, alle facilitair UML-ers en alle postcommandanten - Meer dan 600 contracten en leveranciersgegevens inventariseren en besluiten wat ermee te doen (opzeggen, tenaamstelling wijzigen): contractenregister - Opstellen van 66 postdossiers met alle relevante informatie - 3 sessies om de overdracht toe te lichten aan en de demarcatie te bespreken met niet-deelnemende gemeenten; uitnodiging aan nietdeelnemende gemeenten om schriftelijk te reageren - Meerdere sessies per deelnemende gemeente om de overdracht te regelen en de demarcatie te bespreken

6 Overdracht VRUintern Organisatorisch VRU facilitair - Periodiek mondeling informeren van alle lagen: stuurgroep huisvesting, MT Preparatie, MT Repressie, leidinggevenden binnen Repressie, alle postcommandanten, medewerkers - Periodiek schriftelijk informeren met gedifferentieerde communicatie per doelgroep - 3-wekelijks interne afstemming Facilitair-Brandweerrepressie in verband met reorganisatie UML - Nieuw ontwerpen werkprocessen, herbezien taken, uitbreiden formatie, beschrijving van aantal nieuwe functies, werving en selectie nieuw (tijdelijk en vast) personeel - Aanbestedingen voor externe dienstverlening (o.a. schoonmaak) - Inrichten van accountmanagement huisvesting, contractbeheer en management, Buitendienst en Servicedesk Facilitaire Zaken - Aanpassen ICT tooling voor servicemanagement (ITSM) - Aanpassen financiële routings, bevoegdheden, begroting en investeringsplanning - 4 keer overleg met (voorzitter) OR