Round Table Fraude, integriteit en compliance. Marjolein Braamhaar ING Bank N.V. Kees aan de Wiel Ernst & Young

Transcriptie

1 Round Table Fraude, integriteit en compliance Marjolein Braamhaar ING Bank N.V. Kees aan de Wiel Ernst & Young

2 Agenda Inleiding Stellingen Conclusie

3 Inleiding

4 Eerste indruk Kees vs. Marjolein Getrouwd Dorp of grote stad Kinderen Muziekinstrument Auto type Camping, huisje of hotel

5 Bekende fraudezaken

6 Mythen over fraude Fraudes komen gemiddeld na 3 jaar aan het licht Fraude wordt over het algemeen door één persoon gepleegd De belangrijkste motivatie voor fraude is hebzucht

7 Stelling 1. Fraude-, compliance- en integriteitinbreuken komen in onze onderneming niet voor

8 Fraude- en integriteitinbreuken komen in onze onderneming niet voor Fraude-, compliance- en integriteitinbreuken komen in alle ondernemingen voor Fraude-, compliance- en integriteitinbreuken kunnen zich voordoen wanneer aan één element van de fraude- en integriteitdriehoek niet wordt voldaan

9 Wat is integer gedrag? Wat zijn integriteitinbreuken?

10 Wat is integer gedrag? Integer gedrag is het Consistent, Consequent, Coherent gedragen in overeenstemming met geldende normen en waarden en de daarmee samenhangende (spel)regels Integriteitinbreuken zijn afwijkingen van het integere (gewenste) gedrag.

11 Integriteitdriehoek

12 Fraude Hij die fraude pleegt fraude is geen wettelijk begrip Wettelijke bepalingen: verduistering, diefstal, valsheid in geschrifte, bankbreuk Fraude is een procesrisico: deelnemen mensen in bedrijfsprocessen Het is niet mogelijk per ongeluk te frauderen Vorm van integriteitschending

13 Definitie van fraude Een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen Frauduleuze financiële verslaggeving Het wederrechtelijk onttrekken van waarden

14 Vormen van fraude Fraude Corruptie Onrechtmatig onttrekken van waarden Frauduleuze financiële verslaggeving Belangenverstren-geling Geld Financieel Omkoping Voorraden Niet-financieel Illegale giften Overige activa Afpersing (economisch) Source: ACFE Fraud Examiners Manual

15 Typen onregelmatigheden Fraude door senior management Ongeautoriseerd handelen Omkoping van ambtenaren Door het bedrijf In het bedrijf Diefstal van activa Inkoop commissies Samenspanning Onjuiste boekhouding Kartels Facilitation payments Onethisch gedrag Tegen het bedrijf Diefstal en verkoop van bedrijfsdata Frauduleuze claims Frauduleuze afschrijvingen

16 Voorbeelden Gebruik van voorkennis bij het handelen in effecten Het gunnen van opdrachten aan vrienden of familie Het verrichten van nevenwerkzaamheden die onverenigbaar zijn met het bedrijfsbelang Het ontvangen van gunsten en geschenken van klanten en leveranciers (bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden aan eigen huis) Boeken van privé uitgaven als bedrijfskosten Het aanwenden van voorraden, eindproducten of bedrijfsmiddelen voor privé gebruik

17 Red flags ten aanzien van gedrag Ze willen geen promotie Ze gaan niet vrijwillig met vakantie Ze leggen van de schuld bij anderen neer / nemen geen verantwoordelijkheid in dagelijkse werkzaamheden Ze intimideren anderen vaak Leveranciers willen alleen met deze persoon zaken doen

18 Red flags activiteiten Transacties die intern/extern niet of onvoldoende gecontroleerd worden Transacties die niet in relatie staan met de normale bedrijfsactiviteiten Gebrekkige dossiervorming transacties Complexe transacties (Hoge) provisiekosten/commissies en/of (ongespecificeerde) advieskosten Steeds terugkerende transactiepartijen Onverklaarbare afwijkingen t.a.v. oorspronkelijke plannen en kostenbegroting Verrassingen in de projectrapportages Nadrukkelijke betrokkenheid van personen belast met de leiding en governance Ontbreken van functiescheidingen Ontoereikende interne controlemaatregelen Ratio betrokkenheid dienstverleners niet duidelijk

19 Schade Financiële & immateriële schade Financiële benadeling (inclusief kostenherstel) Intern vertrouwen aangetast Arbeidsrechtelijke consequenties Maatschappelijk- economische schade Vertrouwen overheid, burgers, etc. Belastingfraude Negatieve publiciteit

20 Stelling 2 Een (group) controller mag niet langer dan 10 jaar dezelfde functie uitoefenen binnen dezelfde onderneming

21 Een (group) controller mag niet langer dan 10 jaar zijn functie uitvoeren binnen dezelfde onderneming Kijk eens naar het profiel van een fraudeur

22 Profiel van een fraudeur Man jaar Fraudeert bij werkgever Financiële functie of operationele functie / verkoper Senior management positie > 10 jaar bij de werkgever Werkt samen

23 Risico integriteitinbreuken Generieke risico s Inkoop- en aanbestedingen Belangenverstrengeling Betalingsverkeer (in- en uitgaand) Personeelsproces Specifieke risico s sector/bedrijf Bouw- en vastgoed Horeca Autobranche Sloop en afvalverwerking Speculaties/Treasury

24 Trends Georganiseerde verbanden Technisch vernuftige methoden Hit & run Onderzoekscapaciteit overheid structureel ontoereikend

25 Hoe wordt fraude ontdekt? Tip 34% Toeval 25% Bijna 60% van de fraudes zijn bij toeval ontdekt Internal audit 20% Internal controls 19% External audit 12% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% ACFE s Report to the Nation (532 respondenten: meerdere antwoorden mogelijk)

26 Stelling 3 Fraude, integriteit en compliance zijn Primair de verantwoordelijkheid van het bestuur

27 Fraude, integriteit en compliance zijn primair de verantwoordelijkheid van het bestuur Fraude, integriteit en compliance zijn de verantwoordelijkheid van alle medewerkers Bestuur heeft voorbeeldfunctie Ondernemingen kunnen regels stellen Regels zijn slechts ten dele effectief

28 Governance: three lines of defence Fraude Integriteit Compliance risico s First line of defence : Management Second line of defence: Compliance/Risk Management Third line of defence: Audit

29 Het profiel van een integere manager M/V Authentiek Betrouwbaar Verantwoordelijk Verstandig

30 Stelling 4 Integriteit moet tussen de oren van alle managers zitten (of komen). Een gedragscode is niet meer dan een hulpmiddel.

31 Integriteit moet tussen de oren van alle managers zitten (of komen). Integriteit moet tussen de oren van alle medewerkers zitten (of komen), maar zeker bij het management Fraude-, compliance- en integriteitmanagement is meer dan het ontwikkelen en implementeren van een gedragscode

32 Integriteitmanagement Integriteitbeleid Preventie Risicoanalyse Gedragscode Screening medewerkers Trainingen Communicatie Detectie Data analyse Audits Klokkenluiderregeling Respons Fraude respons plan Onderzoek Redresseren Communiceren Governance

33 Opzetten integriteitbeleid 1. Uitvoeren risico analyse 2. Definiëren kernwaarden 3. Ontwikkelen integriteitbeleid 4. Opstellen subcodes 5. Analyseren bestaande processen en procedures 6. Implementeren integriteitbeleid 7. Communiceren integriteitbeleid 8. Monitoren, rapporteren en onderhouden

34 Conclusie 1. Fraude-, compliance- en integriteitinbreuken komen in onze onderneming niet voor. 2. Een (group) controller mag niet langer dan 10 jaar dezelfde functie uitoefenen binnen dezelfde onderneming. 3. Fraude, integriteit en compliance zijn primair de verantwoordelijkheid van het bestuur. 4. Integriteit moet tussen de oren van alle managers zitten (of komen).

35 Afsluiting Vragen?