CGM-Integrale zorg (CGM-IZ) Handleiding Oogzorg

Transcriptie

1 CGM-Integrale zorg (CGM-IZ) Versie

2 INHOUDSOPGAVE... 2 INLEIDING... 3 DIGITALE VERSIE... 3 HELPDESK CGM-IZ... 3 INHOUDELIJKE VRAGEN... 3 INLOGGEN... 4 TOKEN... 4 CGM... 4 WACHTWOORD VERGETEN?... 4 OVERZICHT VERWIJZINGEN... 5 MAAK EEN AFSPRAAK... 5 INVOEREN VAN EEN CONSULT BIJ NIEUWE / REGULIERE PATIËNTEN PATIËNT SELECTEREN BEKIJK UITSLAGEN EN HET SAMENVATTINGSSCHERM REGISTREREN VAN EEN CONSULT VIA EEN DEELCONTACT... 9 A. DEELCONTACT... 9 B. HET PROTOCOL SELECTEREN: DM-FUNDUSFOTO (BV ZORG) C. DE SOEP INVOEREN VAN EEN CONSULT BIJ PATIËNTEN MET EEN ANDERE OOGAANDOENING...14 INVOEREN VAN EEN CONSULT BIJ PATIËNTEN MET DIABETISCHE RETINOPATHIE...15 PATIËNT VERRICHTING...16 VERRICHTING TOEVOEGEN TARIEF ADMINISTRATIEVE HANDELING AANVULLENDE INFORMATIE OVER VERRICHTINGEN EINDDATUM BEHANDELING...19 WACHTWOORD AANPASSEN...20 UITBETALING...21 MEEST GESTELDE VRAGEN (FAQ)...22 WIE WORDT BEDOELD MET KETENPARTNER? HOE NOTEER IK EEN NO SHOW? IK ZIE GEEN UITSLAGEN BIJ BEKIJKEN UITSLAGEN OF HET DOSSIER IS LEEG. WAT NU? PATIËNTEN ZOEKEN MOET IK NOG IETS MET HET DASHBOARD? KAN IK DE PATIËNTENLIJST OOK SORTEREN / FILTEREN? WAT MOET IK MET DE DATUM DOEN ALS EEN PATIËNT LATER DAN DE GEMAAKTE AFSPRAAK BIJ DE OOGPOLI KOMT? WAT GEBEURT ER MET PATIËNTEN DIE VERWEZEN ZIJN IN DE TOEKOMST, MAAR DIE ONDERTUSSEN OVERLEDEN OF UIT DE KETEN ZIJN? IK HEB EEN UITSLAG VERKEERD INGEVULD. WAT MOET IK DOEN ZODAT DE GEGEVENS JUIST IN CGM-IZ STAAN EN JUIST OVERKOMEN NAAR HET HIS? IK WERK NIET MEER OP DE OOGPOLI OF IK KRIJG EEN ANDERE FUNCTIE WAARBIJ IK CGM-IZ NIET MEER GEBRUIK. WAT TE DOEN? PRIVACYBESCHERMING BIJLAGE GEBRUIK TOKEN Pagina 2

3 Inleiding De handleiding is bedoeld voor de Oogpoli. Dit document pretendeert niet compleet te zijn. Als u een item tegenkomt, die in deze handleiding ontbreekt, verzoekt de BV Zorg u om dit kenbaar te maken bij de functioneel applicatiebeheerder via cgm-iz@bvzorg.nl. Kijk, voordat u mailt, eerst of het onderwerp al in de is vermeld. Als dat het geval is, maar nog niet is ingevuld, wordt hier nog aan gewerkt. Het onderwerp is dan onder de aandacht en zal dan in één van de volgende edities beschikbaar zijn. Bij voorbaat hartelijk dank voor uw meedenken. Digitale versie De digitale versie van de handleiding is volledig doorklikbaar. Als u een onderwerp ziet in de, dat u graag wilt lezen, kunt u op dit item klikken, waarna u doorgestuurd wordt naar de pagina, waar het betreffende onderwerp wordt behandeld. Dat geldt ook voor tekst met deze opmaak. Als u klikt op deze zogenaamde hyperlinks wordt u eveneens doorgestuurd naar het genoemde onderwerp. Op veel pagina s ziet u onder de tekst ook een link naar de, waardoor u andere onderwerpen snel ter beschikking heeft. Voor de duidelijkheid zijn sommige knoppen nagebootst door ze in het blauw te markeren. Dit betekent dus, dat u naar een knop op het scherm moet zoeken met dezelfde tekst en kleur. Deze opmaak bevat echter géén hyperlink. Helpdesk CGM-IZ Het adres voor helpvragen is cgm-iz@bvzorg.nl. De helpdesk is ook telefonisch bereikbaar op de dinsdag en de donderdag. Belt u dan naar telefoonnummer U kunt vragen naar mevrouw Cindy Bulten, applicatiebeheerder bij de BV zorg. Op andere dagen kunt u bellen naar het algemene nummer van de BV Zorg Uitsluitend in zeer dringende gevallen kunt u bellen met de helpdesk van CGM. Deze is bereikbaar op werkdagen van 8:00 17:30 uur op toestel , optie 2. Inhoudelijke vragen Deze handleiding is bedoeld als uitleg voor het gebruik van het systeem. Inhoudelijke vragen op patiënt kunnen worden gesteld aan de huisartsenpraktijken. Vanuit BV Zorg is Irma van den Boom het aanspreekpunt: i.vandenboom@bvzorg.nl. Dit document is auteursrechtelijk beschermd. Hergebruik op welke wijze dan ook is daarom pas toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de BV Zorg Oude IJssel Pagina 3

4 Inloggen Token De route naar het inlogscherm van CGM kan verschillen. Dit heeft te maken met het gebruik van een beveiligde lijn, wat een voorwaarde is voor het gebruiken van CGM-IZ. Zonnestraal maakt gebruik van een beveiligde Citrix omgeving. Om daar te komen loggen zij in met een token (van E-Zorg) aan de hand van het programma Junos Pulse. Dit programma zal de BV Zorg, voor het eerste gebruik, op uw PC installeren. De aanschafkosten van een token zijn 75,00 per stuk en zijn te bestellen bij de BV Zorg via mailadres: De maandelijkse abonnementskosten bedragen 15,00. Deze kosten worden binnen deze contractperiode door de BV Zorg vergoedt. In de bijlage vindt u meer uitleg over deze inlogwijze. Het Slingeland ziekenhuis maakt gebruik van een eigen beveiligde lijn. CGM Nadat de beveiligde verbinding (evt. via de token en het programma Junos Pulse) is opgezet, kunt u CGM-IZ starten door op het logo te kikken. 1. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord 1 in en druk op Enter of klik op Aanmelden. 2. De eerste keer nadat u bent ingelogd met het standaardwachtwoord 1 wordt u gevraagd een nieuw wachtwoord in te voeren. Onthoud dat wachtwoord goed. 3. U komt in het startscherm van CGM-IZ, nadat de gegevens van u als gebruiker zijn getoond. Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord voor CGM-IZ vergeten bent, kunt u naar de BV Zorg bellen of mailen 2. Zij kunnen uw wachtwoord naar het standaard wachtwoord 1 instellen. U kunt vervolgens weer inloggen met het standaard wachtwoord en dient dan direct een nieuw wachtwoord te kiezen. 1 Het standaard-wachtwoord is het woord: pamires (kleine letters!) 2 Via of (algemeen nummer) of cgm-iz@bvzorg.nl De systeembeheerder is dinsdag en donderdag aanwezig. Voor dringende zaken buiten deze dagen om, kan er het beste telefonisch contact opgenomen worden Pagina 4

5 Overzicht verwijzingen Instructie voor: PLANNERS Deze Functie is toegankelijk via >> Patiënten >> Overzicht verwijzingen. De menukeuze overzicht verwijzingen is bedoeld voor de planners van de Oogpoli s. Met dit overzicht zijn de gemaakte verwijzingen zonder afspraak in een zelf aan te geven periode te zien. 1. Klik in het hoofdmenu op Patiënten. 2. Klik hierna in het submenu op Overzicht verwijzingen. Door een bepaalde periode in te vullen, worden alle verwijzingen getoond waarvoor nog geen afspraak is ingepland. Klik op de knop Toon. Wilt u ook de verwijzingen die al wel een afspraak hebben in dit overzicht zien, haal dan het vinkje bij de optie verwijzingen zonder afspraak tonen weg. 3. Selecteer de patiënt waarvoor u een afspraak wilt gaan inplannen en klik aan de linkerkant op verwijzingen. TIP: U kunt de kolommen filteren door op de bovenste blauwe balk te klikken. Bijv. handig als je alle woonplaatsen bij elkaar wilt zien voor het plannen op locatie. Klik dan op Pagina 5

6 Maak een afspraak (U bent in het scherm Verwijzingen.) U dient de verwijzing om te zetten in een afspraak. Dit is nodig voor de verwijzende huisartsenpraktijk, zodat zij kunnen zien, wanneer de patiënt een afspraak heeft. Bovendien verdwijnt de patiënt dan uit het overzicht. 1. Klik op Maak afspraak. Het scherm Maken afspraak wordt geopend. 2. Vul de Datum, Begin- en Eindtijd van het consult in. Klik hierna op Opslaan 3. Klik op Sluit en u gaat terug naar Patiëntbeheer. De afspraak in de verwijzing is zichtbaar Pagina 6

7 Instructie voor: OOGARTS / TOA / OPTOMETRIST Invoeren van een consult bij nieuwe / reguliere patiënten Het invoeren van een consult bestaat uit meerdere acties: 1. Patiënt selecteren 2. Bekijk uitslagen en het samenvattingsscherm 3. Het registreren van een consult via een Deelcontact (door het invullen van het Protocol en de SOEP) a. Deelcontact b. Het Protocol selecteren (bekijken en invullen) c. Invullen van de SOEP LET OP: De volgorde van de bovenstaande acties is een aanbevolen werkwijze bij een nieuwe / reguliere patiënt. Daar waar optioneel achter staat kunt u een eigen keuze maken die u wenselijk acht. Bij de onderdelen die u in moet vullen (ten behoeve van de kwaliteitsindicatoren en het declaratieproces) staat er verplicht achter. 1. Patiënt selecteren Deze Functie is toegankelijk via >> Menu >> Patiënten >> Patiëntbeheer. Selecteer de gewenste patiënt door een deel van de naam, het patiëntennummer of de geboortedatum in te voeren in het veld Multizoek Pagina 7

8 2. Bekijk uitslagen en het samenvattingsscherm (optioneel) In verband met, mogelijke, co morbiditeit adviseren we om altijd te starten met het bekijken van de uitslagen van eerdere protocollen en meetwaarden / lab (bekijken uitslagen) en het samenvattingsscherm. Alle laboratoriumuitslagen zijn inzichtelijk. En verder: alléén die gegevens zichtbaar zijn die betrekking hebben op de keten-dbc waarvoor de verwijzing heeft plaatsgevonden. Voorbeeld van een samenvattingsscherm In het samenvattingsscherm is alleen dié medicatie (in verband met privacy) zichtbaar die betrekking heeft op de betreffende DBC. Mits de gegevens vanuit het huisartsensysteem zijn ingelezen in het KIS. Neem daarom voor actuele medicatie altijd contact op met de behandelaar Pagina 8

9 3. Registreren van een Consult via een Deelcontact Na de selectie van een patiënt is deze functie toegankelijk via het menu links in beeld: >> Dossier >> Deelcontacten a. Deelcontact In dit scherm ziet u meerdere velden. De SOEP waar later in deze handleiding meer informatie over wordt gegeven. De Episode waarvoor de patiënt naar u is verwezen. Onderaan de Historie (het dossier) waar u relevante informatie over de DBC kunt lezen. Hier kunt u ook uw eigen consulten terug zien. Om bij het protocol DM Fundusfoto (BV Zorg) te komen klikt u op de knop (Prot/F8) Pagina 9

10 b. Het Protocol selecteren: DM-Fundusfoto (BV Zorg) U bent in het scherm protocol. (Mocht u meteen naar het protocol scherm willen, dan is deze functie (na het selecteren van de patiënt) toegankelijk via het menu links in beeld: >> Dossier >> Deelcontacten >> de knop (Prot/F8) In het onderste deelscherm worden de in te vullen protocollen getoond, waarin u uw bevindingen kunt plaatsen. Indien u in dit onderste deelscherm niets ziet staan, klik dan een keer op de knop Alles, waarna het eerder genoemde protocol wordt getoond. In het bovenste deelscherm worden de protocollen getoond (DM Fundusfoto) die al eerder door u of uw collega zijn ingevuld voor deze patiënt. Ingevulde protocollen bekijken (optioneel) Klik in het bovenste veld op het gewenste protocol en druk op de knop Bekijk. Het is ongewenst, dat een eenmaal opgeslagen protocol wordt gewijzigd. Gewijzigde protocollen worden namelijk niet meer gecommuniceerd naar het huisartsen informatie systeem. U dient dan een nieuw deelcontact te registreren Pagina 10

11 Nieuw protocol invullen (verplicht) 1. Selecteer het protocol DM-Fundusfoto (BV Zorg). 2. Klik vervolgens op de knop Invullen. Het protocol wordt in een nieuw venster getoond. 3. Controleer éérst de datum rechts bovenin. Hier is altijd de datum van vandaag ingevuld. TIP: Als u later uw gegevens verwerkt in een protocol moet deze datum aangepast worden naar de datum van het onderzoek. Zodra het protocol is opgeslagen is wijziging van de datum niet meer mogelijk. Wilt u hier goed op letten? 4. Het protocol bevat meerdere tabbladen. In het tweede tabblad, Monitor leest u alle informatie die u als Oogpoli nodig kunt hebben. Deze informatie komt vanuit de huisartsenpraktijk en kan door u alleen worden ingezien. 5. Het eerste tabblad Funduscontrole is bedoeld voor het invullen door de Oogpolis Pagina 11

12 Advies: Voor de Oogpoli zijn 1 of meerdere velden als verplicht aangemerkt met een *, deze velden moeten minimaal jaarlijks ingevuld zijn. 6. Voer de uitslagen in. In sommige velden moet u een waarde kiezen met behulp van een dropdownlist. 7. Als het protocol is ingevuld klikt u vervolgens op Opslaan. U keert weer terug in het deelcontact scherm. U ziet nu dat het ingevulde protocol in het deelcontact is toegevoegd. Aanvullende informatie met betrekking tot het protocollen scherm Aan het getal aan het begin van de regel kunt u zien welke meting het betreft (met daarachter het totaal aantal metingen in het protocol, bijv. 1/127). Indien er een vergrootglas vóór het regelnummer staat, betekent dit dat er een NHG toelichting en/of een eigengemaakte toelichting voor de betreffende meting aanwezig is. Klikt men op dit vergrootglas dan worden deze toelichting(en) in een klein scherm getoond. Met het vergrootglas dat achter het regelnummer, maar vóór de omschrijving van de meting staat, kunt u alle uitslagen van die betreffende meting bekijken. In het algemeen geldt dat een sterretje (*) voor een bepaalde meting aan geeft dat het een verplicht veld is. Wanneer niet alle verplichte velden zijn ingevuld krijgt u hiervan een melding bij het opslaan van het protocol, waarbij het regelnummer wordt getoond. Voor de Oogpoli moeten de verplichte velden in het fundusprotocol worden ingevuld. Een letter F achter een uitslagveld geeft aan dat dit veld een formule veld is. De waarde voor dit veld wordt uitgerekend op basis van uitslagen in andere velden. Zoals bijvoorbeeld de Quetelet-index die wordt bepaald op basis van lengte en gewicht Pagina 12

13 c. De SOEP 3 (P-regel = verplicht) Na het invullen van het protocol volgens de werkwijze beschreven in invullen van een protocol komt u weer terug in het scherm Deelcontacten. Daar vult u bij de P (van SOEP) uw bevindingen in als vrije tekst. Onderstaande informatie dient teruggekoppeld te worden: -Aandachtspunten voor verwijzer -Patiënt kan niet meer verwezen worden voor fundus foto screening. Graag verwijzen via Zorgdomein en op welke termijn. - Indien er sprake is van DRP vindt hiervan terugkoppeling plaats via de P-regel. LET OP: Op dit moment komt de terugkoppeling via de P-regel meteen in het journaal van de patiënt in het HIS terecht. Op deze manier is de kans groot dat acute gevallen of afwijkende uitslagen niet worden gesignaleerd. Wilt u daarom bij acute gevallen de praktijk bellen en bij minder acute (maar wel afwijkende) gevallen de BV Zorg kader DM informeren. Een mail naar Kader.Diabeteszorg@bvzorg.nl volstaat. Klik vervolgens op Opslaan/Z-Rec.. U komt nu in het scherm Patiënt Verrichting. Voor instructie zie werkwijze Patiënt Verrichting. Het protocol en de verrichting zijn nu compleet. In geval van No Show registreren via de P-regel (verplicht) Omdat CGM-IZ geen mogelijkheid heeft om een No Show te registreren, kan een No-Show voor een afspraak door u dan ook niet worden vastgelegd. Wij verzoeken u daarom in de P-regel van de SOEP van het Deelcontact te vermelden, wanneer een patiënt na een herhaalde oproep niet verschijnt. De tekst in de SOEP is zichtbaar voor de huisartsenpraktijk. LET OP: u mag nu geen verrichting aanmaken. Overleg bij een No-Show altijd met de POH van de praktijk of de behandeling kan worden beëindigd of dat er een volgende afspraak wordt gemaakt. LET OP: Als een patiënt niet op de afspraak verschijnt, kan het zijn dat deze ondertussen is overleden of verhuist. U kunt dit nagaan door in het patiëntenbeheer de patiënt op te roepen en bij de statusbalk te kijken. O = overleden V= verhuist. 3 Voor meer uitleg over wat SOEP betekent, klik op: Pagina 13

14 Invoeren van een consult bij patiënten met een andere oogaandoening Deze patiënten zijn al binnen de oogpoli bekend in verband met andere oogaandoeningen. Als praktijk is het ook van belang om te weten of er wel of geen sprake is van Diabetische retinopathie. En om de patiënten niet extra te belasten met een nieuwe aanvraag voor een fundusfoto, wordt er in CGM-IZ de mogelijkheid gebouwd om aan de oogpolis te vragen alleen de meest recente uitslag in te voeren. Dit betekent een uitslag van een oogonderzoek die niet ouder is dan 2 jaar. De TOA / optometrist beoordeelt dit en vult de gegevens in het protocol DM fundus-foto UITSLAG INVOEREN in. Mogelijk is de toestand van de retina niet bekend. In dat geval zal de oogpoli aan de POH vragen om een verwijzing voor een fundusfoto. Meer informatie volgt als de nieuwe tool binnen CGM-IZ gereed is Pagina 14

15 Invoeren van een consult bij patiënten met diabetische retinopathie Indien er Diabetische retinopathie (DRP) is geconstateerd, is de oogarts verantwoordelijk voor het beleid en de controle frequentie. Er dient een verwijzing te komen via Zorgdomein. De patiënt is op dat moment ten aanzien van de ogen onder controle in de 2 e lijn. Dat betekent dat de patiënten niet meer voor een fundusfoto verwezen kunnen worden. De huisarts blijft hoofdbehandelaar ten aanzien van de diabetes begeleiding. Meer informatie volgt Pagina 15

16 Patiënt Verrichting (verplicht) Na het invullen van de P-regel van de SOEP komt u in het scherm Patiënt Verrichting. Hieronder volgt de werkwijze voor het invullen van dit scherm. Let op! Het toevoegen van een verrichting is noodzakelijk om deze uitbetaald te krijgen. Verrichting toevoegen We bespreken de velden die u in dit scherm tegenkomt: Datum Hier de datum (deze staat standaard op de datum van vandaag) van de verrichting ingeven. Deze datum moet corresponderen met de datum waarop het consult heeft plaatsgevonden. Zorg voor tijdige registratie van de verrichtingen! Het streven is dat binnen 2 weken na afloop van het kwartaal de behandelingen geregistreerd zijn. Verrichting Met behulp van het loepje kan een overzicht opgevraagd worden met de voor u van toepassing zijnde verrichtingen. Selecteer de gewenste verrichting en klik op Selecteer. Klik nadat alle bovenstaande velden ingevuld zijn op Toevoegen om de verrichting toe te voegen. Deze verschijnt nu bovenaan in het overzicht van het verrichtingenscherm Pagina 16

17 DBC Indien er maar 1 DBC van toepassing is, staat deze automatisch ingevuld. Inkoop/verkoop/beide Veld betreft geen invoerveld, maar slechts een filterveld voor de daarboven weergegeven reeds geregistreerde verrichtingen. Staat standaard op Beide en hoeft niet gewijzigd te worden. Klik op de knop Sluit om het verrichtingenscherm te sluiten. Tarief administratieve handeling Als er door de huisartsenpraktijk alleen een uitslag opgevraagd wordt, dient er een andere verrichtingscode gebruikt te worden. Hier hangt ook een andere vergoeding aan. Ga daarvoor naar patiëntenbeheer en kies dan verrichtingen in het linkermenu. Verdere informatie volgt Pagina 17

18 Aanvullende informatie over verrichtingen Aan de verrichtingen zijn vergoedingen gekoppeld, die contractueel zijn overeengekomen met de ketenpartner. In het contract met de ketenpartner is eveneens bepaald hoe vaak een verrichting gedeclareerd mag worden. De registratie van de verrichtingen in CGM-IZ is ingericht aan de hand van deze contractuele afspraken. Het kan daarom voorkomen dat u tijdens het registreren van een verrichting één van onderstaande meldingen te zien krijgt: Melding 1: Oorzaak: Het bij de verrichting ingegeven aantal (zie Aantal) overschrijdt het geldende maximum. Oplossing: Na het klikken op OK in bovenstaande melding wordt het ingegeven aantal automatisch aangepast naar het geldende maximum. U kunt de verrichting nu toevoegen. Melding 2: Oorzaak: Het maximum aantal registraties van de verrichting binnen het aangegeven tijdvak is bereikt. Oplossing: U kunt uw registratie voor de patiënt ook afronden zonder een verrichting te selecteren, bijvoorbeeld als het maximum aantal verrichtingen is bereikt. Klik in dat geval op Sluiten in het verrichtingenscherm. Toelichting: Deze melding kan in twee situaties worden weergegeven, namelijk: o Situatie 1: U heeft deze verrichting al eerder geregistreerd bij de patiënt in het aangegeven tijdvak waardoor het maximum wordt bereikt. o Situatie 2: Een andere ketenpartner heeft deze verrichting al eerder geregistreerd bij de patiënt in het aangegeven tijdvak waardoor het maximum wordt bereikt. Registraties door andere ketenpartners zijn voor u niet zichtbaar in het verrichtingenoverzicht in het verrichtingenscherm. De nieuwe behandelaar zou in dit geval bij de patiënt even na moeten gaan waar hij/zij eerder onder behandeling was. Daarna zal onderling tussen de betreffende ketenpartners de financiële afhandeling van de behandeling van de patiënt geregeld moeten worden (indien de nieuwe behandelaar recht heeft op een gedeelte van de vergoeding die reeds uitbetaald is aan de oude behandelaar) Pagina 18

19 Einddatum behandeling Als onderzoek of behandeling bij de Oogpoli niet meer nodig is, dient een einddatum te worden toegevoegd door de ketenzorgpartner aan de verwijzing. Vanaf die datum is het dossier van de desbetreffende patiënt door de ketenzorgpartner niet meer in te zien. Wij adviseren om hier adequaat mee om te gaan. Indien de behandeling gestopt is direct een einddatum invullen zodat het dossier niet onnodig open staat in verband met privacy. LET OP: als u per ongeluk een fout maakt kan deze alléén door de applicatiebeheerder ongedaan worden gemaakt. U kunt in dat geval een mail sturen naar cgm-iz@bvzorg.nl of bellen naar om deze datum te laten verwijderen. Na de selectie van een patiënt is deze functie toegankelijk via het menu links in beeld: >> Verwijzingen 1. Selecteer de verwijzing waarbij u een einddatum wilt invullen. 2. Vul in het veld Einde behandeling de datum in. Deze datum mag niet in de toekomst liggen. 3. Klik op de knop Wijzig en de datum wordt ook in het overzicht geplaatst. Na deze datum is selectie van deze patiënt niet meer mogelijk Pagina 19

20 Wachtwoord aanpassen Functie is toegankelijk via menu >> Naam van uw organisatie» Wijzig wachtwoord. U kunt het inlogwachtwoord voor CGM-IZ als volgt wijzigen: In de keuzelijst Gebruikersnaam is de eerste inlognaam zichtbaar. 1. Voer in het veld Huidig Wachtwoord het bestaande wachtwoord in. 2. Voer in het vak Nieuw Wachtwoord het nieuwe wachtwoord in. 3. Vul in het vak Nieuw Wachtwoord het nieuwe wachtwoord nogmaals in. 4. Klik op de knop Wijzig wachtwoord. Let op de tip onder in het schermpje Pagina 20

21 Uitbetaling De uitbetalingen van de zorg, die door u is verleend, gebeurt zoals altijd na het betreffende kwartaal. De BV Zorg baseert zich hierbij op de gegevens, die in CGM-IZ staan. Zorg daarom voor tijdige registratie van de verrichtingen! Het streven is dat binnen 2 weken na afloop van het kwartaal alle behandelingen geregistreerd dienen te zijn. Gebruik bij de registratie van de verrichting altijd de datum van het consult. Zodra een protocol later wordt ingevuld, dan dat het consult heeft plaatsgevonden, moet deze datum worden aangepast Pagina 21

22 Meest gestelde vragen (FAQ) Wie wordt bedoeld met ketenpartner? Onder ketenzorg wordt verstaan, die zorg, die door meerdere disciplines wordt gegevens bij (vrijwel altijd) chronische ziekten, zoals diabetes, COPD en CVRM. De ketenpartner is een zorgverlener, waarmee de BV Zorg een overeenkomst heeft gesloten voor ketenzorg. Voorbeelden zijn de oogarts, de Oogpoli en de diëtist. Hoe noteer ik een No Show? Omdat CGM-IZ geen mogelijkheid heeft om een No Show te registreren, kan een No-Show voor een afspraak door u dan ook niet worden vastgelegd. Wij verzoeken u daarom in de P-regel van de SOEP van het Deelcontact te vermelden, wanneer een patiënt na een herhaalde oproep niet verschijnt. De tekst in de SOEP is zichtbaar voor de huisartsenpraktijk. LET OP: u mag nu geen verrichting aanmaken. Overleg bij een No-Show altijd met de POH van de praktijk of de behandeling kan worden beëindigd of dat er een volgende afspraak wordt gemaakt. Indien de behandeling wordt beëindigd dient het dossier gesloten te worden. Zie einddatum behandeling. Wenst de patiënt op een later tijdstip toch de begeleiding van de ketenpartner, dan dient de POH een nieuwe verwijzing te maken. Ik zie geen uitslagen bij Bekijken uitslagen of het dossier is leeg. Wat nu? 1. De huisartsenpraktijken hebben de instructie gekregen om eerst het dossier op te halen vanuit het HIS, alvorens een verwijzing aan te maken. Als dat onverhoopt toch niet is gebeurd, kunt u de voor u relevante informatie niet inzien. Wilt u in dat geval contact opnemen met de verwijzende praktijk? 2. Deelcontact: Het kan voorkomen dat u bovenaan in het veld episode geen Diabetes Mellitus ziet staan, maar algemene episode. Dit duidt op een koppelingsprobleem tussen het HIS en het KIS. Vervolg dan verder onder deze algemene episode. Stuur hierna een mail naar cgm-iz@bvzorg.nl om dit aan te geven. De beheerder kan dit namelijk mogelijk herstellen. Informatie die weggeschreven wordt onder een algemene episode is namelijk bij een volgend consult voor u niet zichtbaar Pagina 22

23 Patiënten zoeken Zoals in de handleiding beschreven staat, komen de patiënten via het dashboard bij u binnen. Nadat u een afspraak heeft gemaakt, verdwijnen ze uit deze lijst. Wilt u een patiënt hierna toch nog inzien, dan kan dat via het scherm patiëntbeheer. Vul in het veld Multizoek de eerste 4 letters in van de naam en klik op Zoek. De patiënt wordt getoond. Moet ik nog iets met het dashboard? Door de komst van de nieuwe planningstool is het dashboard overbodig geworden. Het plannen gebeurt nu via de tool overzicht verwijzingen. Goed om te weten is dat het dashboard niet optimaal werkt voor de planning. Het dashboard filtert de verwijzingen namelijk op datum en het is de bedoeling dat de POH s werken met een streefdatum. Door dit verschil komen de verwijzingen niet in de juiste kwartalen binnen. Ons advies om deze tool niet meer te gebruiken. Kan ik de patiëntenlijst ook sorteren / filteren? Door te klikken op de bovenste blauwe balk, kunnen alle afzonderlijke kolommen gefilterd worden. Wordt er op naam geklikt, dan gaat het systeem sorteren op alfabetische volgorde. Klikt men op woonplaats dan sorteert hij alle dezelfde woonplaatsen bij elkaar Pagina 23

24 Wat moet ik met de datum doen als een patiënt later dan de gemaakte afspraak bij de oogpoli komt? Als een patiënt niet op de afgesproken datum komt opdagen, dient de patiënt door de oogpoli zelf gebeld te worden voor het maken van een nieuwe afspraak. Hierna dient de datum van de afspraak aangepast te worden in CGM-IZ, zodat dit ook zichtbaar is voor de POH. Dit kan door de verwijzing te selecteren en naar maak afspraak te gaan. Hier kunt u de datum (en evt. tijdstip) aanpassen. Klik daarna op opslaan. Wat gebeurt er met patiënten die verwezen zijn in de toekomst, maar die ondertussen overleden of uit de keten zijn? Alle patiënten die een verwijzing hebben worden via de planningstool opgeroepen. Op dit moment ook patiënten die overleden zijn of verhuist. Zij hebben immers een verwijzing gekregen van de POH. Mocht een patiënt niet komen opdagen op de geplande afspraak, kunt u via patiëntenbeheer kijken welke status de patiënt heeft. O= overleden en V=verhuist CGM gaat kijken of er binnen het systeem ook mogelijkheden zijn om de POH bij overleden of verhuisde patiënten door middel van een pop-up op actieve verwijzingen en/of afspraken te wijzen Pagina 24

25 Ik heb een uitslag verkeerd ingevuld. Wat moet ik doen zodat de gegevens juist in CGM-IZ staan en juist overkomen naar het HIS? Het is ongewenst, dat een eenmaal opgeslagen protocol wordt gewijzigd. Gewijzigde protocollen worden namelijk niet meer gecommuniceerd naar het huisartsen informatie systeem. U dient dan een nieuw deelcontact te registreren. Ik werk niet meer op de oogpoli of ik krijg een andere functie waarbij ik CGM-IZ niet meer gebruik. Wat te doen? Als het CGM-IZ account niet meer gebruikt wordt, dient er een mail naar de applicatiebeheerder gestuurd te worden cgm-iz@bvzorg.nl. Deze kan het account verwijderen. Privacybescherming In verband met de privacy van de patiënt is de autorisatie van de ketenzorgpartners zodanig ingeregeld, dat zij alleen hun eigen informatie kunnen zien in de SOEP en niet de informatie, die door de huisarts of andere ketenzorgpartners is geplaatst Pagina 25

26 Bijlage gebruik token In deze bijlage kunt u informatie vinden over de token en het gebruik hiervan. Houdt u er rekening mee dit een algemene handleiding van E-Zorg is. Voor meer informatie: Pagina 26

27 Pagina 27

28 Pagina 28