KONINKLIJKE NEDERLANDSCHE KOLF BOND

Transcriptie

1 ONDERWERP OMSCHRIJVING AKTIE UITVOERING / STATUS ORGANISATIE VERZEKERINGEN - WA-verzekering - Prijzen FONDSWERVING - subsidies - activiteiten Klaverjasdrive(s) Oud papier Promotiemateriaal Advertenties in programmaboekje Toto finaledagen Braderie Besluiten comité oprichten Bepalen comité samenstelling Vergaderen Documentatie verzorgen Archief NK opbouwen Begroting opstellen Draaiboek Draaiboek bijwerken Tbv activiteiten van ALLE medewerkers. Valt buiten bonds WA-verz. Tbv aangekochte prijzen (4.000 euro) Gemeente etc. Kopie maken van correspondentie! Organisatie Verzamelen / opslaan / verkoop / afrekenen Artikel bepalen/aankoop: Verkoop door: Zie ook onder sponsors. Advertentieprijs bepalen. Adverteerders benaderen Zie onder Prijzen. Data vaststellen/organiseren - sponsors Zie apart hoofdstuk - bondsbijdrage Volgens bondsregels 3500,-- SPONSORING - coördinator Benoeming - kandidaten benoemen Hoofd-/subsponsors Allen - benadering Standaard-sponsorbrief opstellen Sponsorbrieven verzenden Contact opnemen met bevestigde sponsors ivm uitnodigen voor openingsdag / levering van advertentie /reclamemateriaal e.d. - sponsorlijst Overzicht stand van zaken Verenigingsvoorzitters Kandidaat-leden iom verenigingsvoorzitters. (prijs-)comité goed notuleren vergaderingen Volgens bondsrichtlijnen Secretaris comité Meestal heeft de baanhouder een evenementen verzekering. Alle leden. Draaiboek NK 1 / 11

2 PRIJZEN ONDERWERP OMSCHRIJVING AKTIE UITVOERING / STATUS Prijzencommissie benoemen Prijslijsten samenstellen volgens info van bond Begroting opstellen / goedkeuren Prijzen bepalen Inkopen doen Opslag Prijskaartjes aanmaken (Elke prijs 2 kaartjes!) Op 2 e kaartje prijsomschrijving. Prijzentafels opstellen/inrichten Vervoer / opstellen Prijsuitreiking (algemeen) Idem : heren-hoofdprijzen Ereschavot Toto s : Prijsbepaling / aankoop Organisatiecomite Prijzencommissie Leden prijzencommissie Bond Iom bondsbestuur Door kampioene dames Toto-briefjes, prijs Comité Voorstel : 0,50/stuk, 6 voor 2,50 Toto-briefjes, aanmaken Toto-briefjes, kopiëren / snijden Toto-briefjes, Verkoop/inname Controle na afloop finale Prijslijsten (einduitslagen) Bond BAAN - Algehele staat - Versiering Evt. opknappen (rabat-balken e.d.) Bloemen, bloemstukjes. Denk om 2 perioden!! - Rail Tbv reclameborden e.d. - Reclameborden - Verlichting Levering sponsors Ophangen Controleren, evt. extra TLbalken aanbrengen In overleg met baanhouder In overleg met baanhouder - Verwarming Zaal / baan In overleg met baanhouder - Scoreborden 2 stuks - Tafel(s) wedstrijdleiding Plaatsbepalen In overleg met bond Planning : liever vlaggen o.i.d. - Geluid Microfoon/speakers - Schakelen/regelen vanaf tafel wedstrijdleiding Draaiboek NK 2 / 11

3 ONDERWERP OMSCHRIJVING AKTIE UITVOERING / STATUS - Spreekgestoelte Let op microfoonopstelling en lengte van snoer - Muziek Volume - laag. Soort licht amusement - Toeschouwers Opstellen van tafels/stoelen - Stallingruimte(n) voor klieken - Schoonmaken baan - Belijning - Stroomvoorziening Stoelenrijen, aantal suggestie Voor en tijdens wedstrijddagen Voor aanvang NK nieuwe lijnen trekken Tbv apparatuur op tafel wedstrijdleiding - Krijtjes Voorraad aanleggen In overleg met baanhouder In overleg met baanhouder - Standenbord/kaartjes Tbv tussenstanden Bond zorgt voor magneetborden Iom Bond plaats bepalen PRIJZENTAFEL - Opstelplaats - Inrichting / aankleding WEDSTRIJDLEIDING - Consumpties Aantal : min. 1 pp/u Bonnen via.. aanwezigheid Prijs : /bon In overleg met baanhouder - eten Maaltijd Bond Nvt - attentie na afloop Suggestie niet verplicht Na elk dagdeel (let op doublures!) - microfoon/mengpaneel Op wedstrijdtafel Zie ook geluid/muziek - apparatuur Computer / printer etc Bond Zie ook Baan/stroomvoorziening - copieer mogelijkheden Tussenstanden/finalelijsten - krijtjes Zie onder Baan - scoreborden Zie onder Baan - begeleiding rooster maken OFFICIELE OPENINGEN - Aanwezigheid van de (hoofd-)sponsors / speciale genodigden - Plaatsen reserveren Bepalen aan hand van sponsorlijst/correspondentie. Vooraf contact opnemen begeleiden bij aankomst Voor hoofdsponsor(s), bestuur, verrichter/ster afklap, speciale genodigden - Introduktie-woord Bij aanvang voordat de bondsvoorzitter speech houdt Draaiboek NK 3 / 11

4 ONDERWERP OMSCHRIJVING AKTIE UITVOERING / STATUS - Toespraak bondsvoorzitter - Erewijn - Verrichten off. afklappen - Openingspartijen JAARVERGADERING - Plaats / datum / tijd 1) Info clubs aan bond Secretariaten (archief) 2) Spreekgestoelte 3) Geluid / microfoon 1) Prijs / levering 2) Uitserveren - Bepalen wie dat doen - Contact opnemen - Afspraken schriftelijk vastleggen - Oefenen (?) - Na de klap attentie aanbieden 1) Korpsen organiserende verenigingen 2) Kampioenskorpsen afgelopen jaar Maandag. aanvang uur - Verzorging inrichting Stoelen/tafeltjes Microfoon op bestuurstafel Niet verplicht Voorstel Bond Maandagavond van dames Bij de heren Bij de dames - Consumpties Aantal/verzorging (kosten bond) SAMENKOMST - Plaats / datum / tijd - Aantal deelnemers Aansluitend op de jaarvergadering (ca u) Bestuursleden Bond Ereleden bond + partner Bestuursleden v/d vergadering Leden org. Comité Uitnodigingen versturen. Opgave bij wedstrijdleiding Voor org.verenigingen - Consumpties /hapjes Voor org.verenigingen PERS / PUBLIC RELATIONS Coördinator met pers Benoemen Media om te benaderen (ook fotograaf) Tijdstippen pers inlichten/ Aanwezigheid nodig Levering kopij aan pers (Raam-) Posters NH-Dagblad Lokale weekbladen Landelijke pers (ochtendkrant) In overleg met PR-commissie Kabelkrant (draaiboek) Radio Noordholland TV-stations - Ruim van tevoren - Kort voor begin - Tijdens wedstrijddagen - Tijdens finales Levering bond Draaiboek NK 4 / 11

5 ONDERWERP OMSCHRIJVING AKTIE UITVOERING / STATUS PROGRAMMABOEKJES Drukker Selecteren Kosten Afspraak maken/vastleggen Advertenties Verzamelen Inhoud verzorgen Leveren/ophalen Afspreken met drukker Verdeling tijdens wedstrijddagen Bepalen aantal nodig +/- 250 Formaat / lay-out A5 Enkele boekjes naar bond (+/- 15) BLOEMEN Bestemd voor: Volgens rooster (opstellen) Samen met uitnodiging Levering door :.. Prijs/boeket:. Levering (tijd!). Opslag (emmers).. Clubleden - Prijswinnaars 2 x 7 hoofdprijzen 2 x 3 aspiranten - Officiële afklappers 2 x 1 - Reserve-bossen (5) ALGEMEEN Bondsvlag Muziek bij prijsuitreikingen (ca 18.00u ) Bedankwoord aan sponsors/baanhoudster/wedstrijdleiding/organisatie/medewerkers etc Beeldrapportage Bericht aan gemeente van hoofdprijswinnaars Kolfnieuws Badges Voor onvoorziene zaken/personen 1 x buiten (AM ophangen, PM inhalen) 1 x binnen (prominente plaats) Voorkeur muziekgezelschap (fanfare). Minimaal : 2 coupletten van Wilhelmus, extra deuntje leuk/sfeer! Kosten :..(envelop) Na afloop prijsuitreiking bij herenfinales. Aanbieden attenties /bloemen Foto s : Video/film: Anders:. Verslag en uitslagen leveren aan de redactie van het kolfnieuws Voor herkenning van mensen van de organisatie Levering Bond. Organiserende vereniging EHBO Hulp onvoorziene zaken Organiserende vereniging Draaiboek NK 5 / 11

6 ADVIESBEDRAGEN PRIJZENPAKKET NEDERLANDSE KAMPIOENSCHAPPEN VOORRONDEN - PRIJZEN PRIJS Super 1 e klasse 2 e klasse 3 e klasse 4 e klasse 1 e e e e e e e e e e SUB TOTAAL TOTAAL 470 FINALE - PRIJZEN PRIJS Individueel Aspirant 1 e e e e 60 5 e 50 6 e 40 7 e 30 3 e serie 25 SUB TOTAAL TOTAAL 565 Begrotingsbedrag prijzenpakket = 2 x ( ) = 2070 Alle bedragen in euro. Draaiboek NK 6 / 11

7 BEGELEIDINGSSCHEMA NEDERLANDSE KAMPIOENSCHAPPEN - Dames DAG DATUM DEEL NAAM OPMERKING ZONDAG (vervalt als heren in eerste week spelen) OPENING MAANDAG 19.30U ALGEMENE LEDENVERGADERING DINSDAG WOENSDAG DONDERDAG VRIJDAG ZATERDAG FINALE Draaiboek NK 7 / 11

8 BEGELEIDINGSSCHEMA NEDERLANDSE KAMPIOENSCHAPPEN - Heren DAG DATUM DEEL NAAM OPMERKING ZONDAG (vervalt als dames in eerste week spelen) OPENING MAANDAG DINSDAG WOENSDAG DONDERDAG VRIJDAG ZATERDAG FINALE Draaiboek NK 8 / 11

9 PRIJZENPAKKET DAMES / HEREN FINALE - PRIJZEN - 1 e plaats kampioen - 2 e plaats - 3 e plaats - 4 e plaats - 5 e plaats - 6 e plaats - 7 e plaats - 1 e plaats aspiranten - kampioen - 2 e plaats aspiranten - 3 e plaats aspiranten - hoogste 3 e serie (indien geplaatst als individueel finalist en vallend buiten de 1 e t/m 7 e plaats) VOORRONDEN - PRIJZEN - Superklasse 3 prijzen (indien geen finaleprijs behaald) - 1 e klasse 4 prijzen (indien geen finaleprijs behaald) - 2 e klasse 7 prijzen (indien geen finaleprijs behaald) - 3 e klasse 8 prijzen (indien geen finaleprijs behaald) - 4 e klasse 10 prijzen (indien geen finaleprijs behaald) Toelichting Voorronden - betreffen alle voordagen samengevoegd. Draaiboek NK 9 / 11

10 OPGAVEFORMULIER VOOR DEELNAME VERENIGING : NAAM zondag maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag Midd. Avond Midd. Avond Midd. Avond Midd. Avond Midd. Avond Midd. Avond TOTALEN Plaats een X in het dagdeel dat de speler wil spelen. Overige vakken niet invullen. Indiening van dit formulier wordt separaat meegedeeld. Draaiboek NK 10 / 11

11 Toelichting. Doel van dit document is u te steunen in de voorbereidingen op weg naar een zo goed mogelijke organisatie van de Nederlandse Kampioenschappen. Jarenlange ervaringen hebben tot dit document geleid, echter zonder de pretentie dat dit perfect is. Want wellicht dat dit jaar blijkt dat er bepaalde punten onvoldoende, niet of onjuist zijn omschreven. U wordt daarom hierbij uitgenodigd uw ervaring(en) daarin kenbaar te maken. Deze zullen dan eventueel worden verwerkt in de volgende uitgave. Uw eigen inzicht bij de organisatie is vrij, maar bovenstaande zijn de punten waarmee u zeker rekening dient te houden. De cursief afgedrukte onderwerpen en toelichtingen zijn aanbevelingen en kunnen dus door u wel of niet worden opgenomen. Het document is opsteld in de tabelvorm van Microsoft-Word en wordt u aangeleverd zowel digitaal als in gedrukte vorm. U kunt dit gebruiken bij uw verdere werkzaamheden. BV als leidraad bij uw vergaderingen. Het zal in elk geval worden gehanteerd bij de gesprekken met het bondsbestuur over de voortgang van uw voorbereidingen. Vertrouwend u van dienste te zijn geweest en u veel succes toewensend met uw organisatie, Koninklijke Nederlandsche Kolfbond Draaiboek NK 11 / 11