Draaiboek. tips voor het organiseren van een uniek voetbaltoernooi.

Transcriptie

1 Draaiboek tips voor het organiseren van een uniek voetbaltoernooi

2 Zorg voor een organisatiecomité (OC) en subcommissies die duidelijk weten wat ze gaan doen. Advies is om per commissie een specifiek stappenplan op papier te zetten in het begin van het seizoen zodat het OC altijd controle heeft over de vorderingen van de verschillende commissies. Om de subcommissies optimaal te laten functioneren is het van belang om goed aan te geven wat er per commissie te doen is, inclusief deadlines en een lijst van mensen met een duidelijke rolverdeling. Het is hiervoor handig om een Excel tabel aan te maken met naam, voornaam, adres en mobiele gegevens, en de taak per persoon. 1. Het OC zorgt voor Duidelijkheid wat de doelstellingen betreft en houdt de deadlines in de gaten van de diverse subcommissies Voor goede communicatie binnen de club over het toernooi in voorbereiding, geduren de en na het toernooi en dat er genoeg enthousiasme is binnen de club en genoeg vrijwilligers zijn gedurende de voorbereiding en tijdens het toernooi Checken wat de behoeftes zijn per commissie (mankracht, financiën, materiaal) Financiële zaken kortsluiten met diverse commissies en deze controleren tijdens het seizoen De rolverdeling van de diverse subcommissies Aansturen van subcommissies

3 Sportcommissie/toernooi technische zaken (zeker bij een eendaags-toernooi heeft deze commissie een belangrijke functie) Aanvraag van en communicatie met scheidsrechters Aanmelding van het toernooi bij de bond Toernooireglement maken (in geval er buitenlandse teams meedoen denk aan het aanmaken van een reglement in meerdere talen) Deelname teams verzorgen Lokale teams en/of regionale teams; via de website van Foooble en/of bevriende clubs/ teams op tijd uitnodigen Registeren van de lokale en externe teams: Zie mogelijkheid die Foooble aanbiedt; Toernooi planning verzorgen Deze kan worden aangemaakt door software die Foooble gratis ter beschikking stelt bij aanmelding van jouw toernooi op de website van Foooble; Maak ook een back up systeem voor de resultaten op papier (mocht jullie PC of internet crashen) Velden indelen (zie ook softwareprogramma toernooi planning van Foooble) Clubhuis verzorgen Kleedkamers indeling verzorgen Elektronisch materiaal verzorgen PC s, goed geluid systeem, eventuele TV schermen waar men de resultaten kan tonen Prijsuitreiking verzorgen Check timing, aantal vrijwilligers die helpen en maak een tijdschema Prijzen: bekers voor alle teams? medailles of ander souvenir? Check kostenplaatje van alle activiteiten Rapporteren aan OC over voortgang gedurende het seizoen

4 Evenementencommissie Deze commissie kan het simpel houden of voor diverse activiteiten gaan. Aan jullie de keuze hoe je dit deel van het toernooi invult. Hier gaan we uit van een maximaal programma. Openingsceremonie: maak klein draaiboek hoe jullie dit organiseren: met tijdschema, rolverdeling, aantal mensen en materiaal dat je nodig hebt (geluidssysteem; vlaggen, etc.) Aankomstborrel en ontvangst leiders zorg voor duidelijke communicatie naar de clubs/leiders zodat ze weten waar dit plaatsvindt en hoe laat; Penalty cup: maak klein draaiboek (waar centrale locatie, wie doet dit, willen jullie prijzen uitdelen?) Springkussens of andere spelletjes. Steeds meer bedrijven zijn actief op dit gebied en de tarieven die gehanteerd worden zijn ook steeds interessanter. Dit zorgt ook voor veel animo op het complex. Check goe de locatie waar dit geplaatst kan worden; Entertainment hier kan je van alles bedenken. Standjes met spelletjes, nagel/make-up workshop (indien meisjesvoetbal), verkoopstandjes van lokale winkeliers; Disco/feest avond. In geval de deelnemers blijven slapen is het vaak leuk om een disco avond te organiseren voor de spelers en aanhang. Check locatie: kantine of tent; Maak kostenplaatje van diverse activiteiten; Rapporteren aan OC over voortgang gedurende het seizoen;

5 Informatiecommissie en voorzieningen deelnemende teams Afhankelijk van een aantal zaken (groot aantal bezoekers) zijn sommige punten niet systematisch aan te raden Informatievoorziening deelnemende teams vooraf en gedurende het toernooi Zorgen voor voldoende parkeergelegenheden plan een of twee personen die dit doen met eventueel aflos systeem EHBO gedurende de toernooi-dag(en) zorg dat je dit op tijd met EHBO hebt geregeld Ontvangstruimte voor de leiders bij aankomst (check in van leiders) Veiligheidsteam en veld toezichthouder (deze werkt in samenwerking met sportcommissie: rol kan zijn: resultaten door geven aan toernooi-secretariaat, gedrag teams controleren, checkt aanwezigheid teams voor de wedstrijden, contactpersoon voor scheidsrechters, etc.) Maak kostenplaatje van diverse activiteiten Rapporteren aan OC over voortgang gedurende het seizoen

6 Promotie, social media website-informatie, publiciteit Vrijwilligers werven in samenwerking met OC Toernooiboekje maken (indien nodig). Check goed wat inhoud van boekje moet zijn: Welkomstwoord, poules, voorlopige planning, overzicht sportcomplex met vel den, kantine, toernooi secretariaat/infocentrum, EHBO locatie, toernooiregle ment, sponsoren, andere belangrijke informatie Informatievoorziening naar pers vooraf, tijdens en na het toernooi Website ge-update houden gedurende het seizoen en tijdens het toernooi Informeren van Politie, gemeente, (eventuele vergunningen aanvraag) Brandweer informeren over het evenement Maak kostenplaatje van diverse activiteiten Rapporteren aan OC over voortgang

7 Inkomsten realisatie Sponsoring Subsidies Inkoopbeleid en prognose maken van inkomsten; dit zal gedurende het seizoen veranderen gezien er mogelijke sponsoren zich zullen toevoegen bij reeds bekende sponsoren Maak kostenplaatje van diverse activiteiten Rapporteren aan OC over voortgang gedurende het seizoen Wij hopen dat deze informatie nuttig voor u is en dat deze u zal helpen met de organisatie van uw toernooi. Ook zijn wij altijd blij met extra tips die u ons kunt geven en die wij dan ook weer kunnen aanreiken aan clubs door heel Europa die ook een toernooi organiseren.