Automatische groepen

Transcriptie

1 Gebruik van de groepen en richtlijnen voor het delen van foto s Auteur: Michiel Moonen en Erik van den Hout Datum: juni 2018 Versie: 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Algemene instellingen van de groepen 2 Gebruik van de BCC bij mailen aan de groep 2 groep Personeel 3 Oude mailgroepen personeel 3 groepen met leerlingen 4 s aan klassen en clusters/lesgroepen 4 s aan alle leerlingen van een school 4 De adressen van klassen 5 De adressen van clusters / lesgroepen 5 De adressen van alle leerlingen van een school 5 Het delen van foto s met leerlingen 7 Een mogelijke oplossing voor het delen van foto s met leerlingen 7 Best practice delen van foto s met leerlingen 7 Delen van foto s door individuele medewerkers 8 1

3 Inleiding In de Google omgeving worden automatisch groepen aangemaakt voor het personeel en voor klassen en clusters. De leden van deze groepen worden automatisch toegevoegd en bijgehouden op basis van de personeelsleden en leerlingen in Magister en Somtoday. In dit document wordt samengevat hoe je deze groepen gebruikt en hoe je hiermee op een AVG passende manier foto s van evenementen met leerlingen kunt delen. Algemene instellingen van de groepen Voor alle groepen gelden de volgende instellingen: De groep kan alleen binnen de SOML Google Suite omgeving g d worden. Hiermee voorkomen we dat spam, phishing en andere ongewenste mail die nog niet wordt afgevangen door de Google Spamfilters op een eenvoudige manier bij veel gebruikers wordt bezorgd. De berichten aan de groep worden niet gearchiveerd. Hiermee voorkomen we mogelijke privacy lekken. De leden van de groepen zijn gebaseerd op de inrichting in Magister of Somtoday. De groepen worden dagelijks geactualiseerd bij het synchroniseren van de accounts. Niemand kan zichzelf lid maken van een groep. Hiermee voorkomen we mogelijke privacy lekken. Gebruik van de BCC bij mailen aan de groep groepen met veel ontvangers zijn bedoeld om aan veel ontvangers tegelijk een mededeling te versturen. Ze zijn minder geschikt om een discussie te voeren. Verzend daarom een aan een groep altijd via de BCC om te voorkomen dat een ontvanger per ongeluk de hele groep een antwoord stuurt. Natuurlijk is het wel mogelijk om de hele groep een antwoord te sturen, door in het antwoord zelf de groep te kiezen. 2

4 groep Personeel Voor alle scholen is een groep Personeel aangemaakt. Dit zijn de volgende groepen: Groepsnaam Personeel BC Broekhin Personeel BC Broekhin Jenaplan Personeel Connect College Personeel Lyceum Schöndeln Personeel Mavo Roermond Personeel Niekée Personeel Nt2 Mundium College Personeel Sint Ursula Heythuysen Personeel Sint Ursula Horn Personeel Stafdienst adres Als je een nieuw bericht aanmaakt, dan kun je in het BCC-veld in Gmail de groepsnaam of het adres intypen. Oude mailgroepen personeel De oude mailgroepen voor het personeel zijn verwijderd. Als je hier per ongeluk nog een e- mail naar toe stuurt, dan ontvang je dit bericht retour. Het kan zijn dat bij jouw persoonlijke contacten het oude adres nog staat. Dit kunnen we niet automatisch laten verwijderen. Ervaar je problemen neem dan contact op met de TOA ICT van jouw locatie. 3

5 groepen met leerlingen Voor alle actieve klassen en clusters/lesgroepen in Magister en Somtoday zijn e- mailgroepen aangemaakt. De groepen voor klassen en clusters/lesgroepen hebben allemaal dezelfde vorm, waardoor je eenvoudig een kunt sturen aan een klas of cluster/lesgroep. s aan klassen en clusters/lesgroepen Voor klassen en clusters/lesgroepen typ je in het BCC-veld het adres van de klas of het cluster / de lesgroep waaraan je een wilt versturen. De adressen hebben allemaal dezelfde vorm: Klassen : DGA-SCHOOLCODE-Klas-KLASNAAM@soml.nl Clusters/Lesgroepen: DGA-SCHOOLCODE-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl In dit sjabloon worden twee onderdelen ingevuld op basis van de school en de klas, het cluster of de lesgroep: SCHOOLCODE wordt vervangen door een drieletterige code voor de school KLASNAAM en CLUSTERNAAM worden vervangen door de naam van de klas, het cluster of de lesgroep in Magister of Somtoday. Op de volgende pagina staan de sjablonen voor de klassen/clusters/lesgroepen van alle SOML scholen. s aan alle leerlingen van een school Voor alle scholen is er ook een groep aangemaakt om een te kunnen sturen aan alle leerlingen. Deze groep heeft de vorm: DGA-SCHOOLCODE-leerlingen@soml.nl Ook hiervoor geldt dat het belangrijk is om berichten aan deze groep via BCC te versturen. Omdat dit een groep is met alle leerlingen zal deze groep voor weinig gebruikt worden, maar ze is belangrijk om het delen van foto s op te zetten. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. 4

6 De adressen van klassen School BC Broekhin BC Broekhin Jenaplan Connect College Lyceum Schöndeln Mavo Roermond Niekée Nt2 Mundium College Sint Ursula Heythuysen Sint Ursula Horn adres klas De adressen van clusters / lesgroepen School BC Broekhin BC Broekhin Jenaplan Connect College Lyceum Schöndeln Mavo Roermond Niekée Nt2 Mundium College Sint Ursula Heythuysen Sint Ursula Horn adres cluster / lesgroep DGA-BCB-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-BSW-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-CCE-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-LS-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-MRO-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-NIE-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-NT2-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-UHE-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl DGA-UHO-Cluster-CLUSTERNAAM@soml.nl De adressen van alle leerlingen van een school 5

7 School BC Broekhin BC Broekhin Jenaplan Connect College Lyceum Schöndeln Mavo Roermond Niekée Nt2 Mundium College Sint Ursula Heythuysen Sint Ursula Horn adres cluster / lesgroep DGA-BCB-leerlingen@soml.nl DGA-BSW-leerlingen@soml.nl DGA-CCE-leerlingen@soml.nl DGA-LS-leerlingen@soml.nl DGA-MRO-leerlingen@soml.nl DGA-NIE-leerlingen@soml.nl DGA-NT2-leerlingen@soml.nl DGA-UHE-leerlingen@soml.nl DGA-UHO-leerlingen@soml.nl 6

8 Het delen van foto s met leerlingen Een mogelijke oplossing voor het delen van foto s met leerlingen Foto s van activiteiten willen we graag delen met de leerlingen. Het is echter niet toegestaan om deze foto s openbaar op internet te zetten. Ook het verborgen plaatsen op internet door leerlingen een link te sturen die je alleen met de leerlingen deelt is niet toegestaan. Als iemand deze link bijvoorbeeld deelt via social media ontstaat een privacy lek. Daarnaast mogen we foto s alleen delen met de groep leerlingen die het betreft. Om toch veilig foto s te delen met leerlingen kunnen we doordat deze groepen nu bestaan veilig foto s delen via de Google Drive. In dit hoofdstuk beschrijven we een best practice om hier vorm aan te geven. Deze best practice beschrijft een werkwijze voor het delen van foto s, maar het is niet verplicht om het delen van foto s ook op deze manier in te richten. Best practice delen van foto s met leerlingen Aan het begin van het schooljaar maak je een map in Google Drive waarin je de foto s gaat verzamelen. Voor elke activiteit maak je een submap aan en deze map deel je met de groep leerlingen die het betreft. Een activiteit voor de brugklasleerlingen deel je dus alleen met de brugklasleerlingen en niet met de hele school. Aan het einde van het schooljaar is het belangrijk dat de map verwijderd wordt. Omdat op 1 augustus alle leerlingen in de nieuwe klassen worden geplaatst zouden de leerlingen in de brugklas dan ineens de foto s van de leerlingen in klas 2 kunnen zien en dat mag natuurlijk niet. De minste kans op fouten heb je als je een of twee verantwoordelijken aanwijst voor het beheren van de foto s in deze map. De jaarlijkse cyclus voor de verantwoordelijke ziet er dus als volgt uit: start schooljaar aanmaken van de map met foto s voor het nieuwe schooljaar docenten rechten geven om mappen te maken en foto s te plaatsen en te delen gedurende het schooljaar voor een activiteit een nieuwe map aanmaken de map delen met de groep van leerlingen die hebben deelgenomen aan de activiteit (alleen leesrechten) je kunt ervoor kiezen om Google de leerlingen een te sturen met de melding dat de map met hen is gedeeld. einde schooljaar de leesrechten van de groepen op de mappen verwijderen. Het verwijderen van de leesrechten is nodig, omdat anders de bestanden in de prullenbak van 7

9 de groepsleden zichtbaar blijven (en op 1 augustus zitten er andere leerlingen in de groep). de map kan als archief dienst blijven doen, maar is niet meer toegankelijk voor leerlingen. Delen van foto s door individuele medewerkers Medewerkers kunnen op dezelfde manier foto s met leerlingen delen uit hun klas/cluster/lesgroep. Stuur alle medewerkers aan het einde van een schooljaar wel een e- mail met een herinnering ze het delen van mappen ongedaan maken, omdat anders het jaar daarna de verkeerde leerlingen toegang hebben tot deze mappen. Dat zou weer tot een privacy lek leiden en dat moeten we ten alle tijden voorkomen. Het is een beleidskwestie of je het delen van foto s met groepen leerlingen wilt centraliseren of door medewerkers zelf wilt laten doen. Het is belangrijk dat de medewerker zich realiseert dat hij/zij zich met bijzondere persoonsgegevens bezig houdt bij het delen van foto s en dus altijd voorzichtig is, en aan het einde van ieder schooljaar de mappen verwijdert. 8