DROPBOX = BESTANDEN DELEN VIA INTERNET

Transcriptie

1 HANDLEIDING DROPBOX = BESTANDEN DELEN VIA INTERNET Tina Van Straeten Handleiding dropbox Tina Van Straeten Handleiding: onderhoud van je pc VVOB/PROGRESS

2 Pagina 2 van 15 COLOFON Deze handleiding Dropbox is samengesteld door Tina Van Straeten (stagiaire) in samenwerking met Progress. Progress (Programma Effectievere Scholen Suriname) is een samenwerkingsprogramma tussen het ministerie van het Onderwijs en Volkontwikkeling (MINOV) en de Vlaamse Vereniging voor Ontwikkelingssamenwerking en technische Bijstand (VVOB). Paramaribo, mei 2012

3 Pagina 3 van 15 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Dropbox... 4 Installatie Dropbox... 4 Aan de slag met Dropbox... 9 Bestanden toevoegen of verwijderen... 9 Bestanden toevoegen... 9 Bestanden verwijderen... 9 Bestanden synchroniseren... 9 Verwijderde bestanden herstellen Een verwijderd bestand terughalen Bestanden definitief verwijderen Bestanden voor iedereen toegankelijk Een bestand openbaar maken met de map Public Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers Werkwijze: Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand! Bronnenlijst Internetbronnen... 15

4 Pagina 4 van 15 Dropbox Heb je problemen om aan elkaar bestanden uit te wisselen. Ben jij te ver van de persoon verwijderd? Je kan over heel de wereld bestanden delen met elkaar. Wil je graag bestanden delen met de partnerschool in België, dat is geen enkel probleem met dropbox! Installatie Dropbox Stap 1: surf naar Stap 2: klik op de knop download Dropbox ; Stap 3: klik op dropbox.exe, het installatiebestand wordt uitgevoerd; Stap 4: Je bevestigd onderstaand dialoogvenster met YES Stap 5: Je bekomt een welkomstscherm van dropbox. Je klikt op Instal

5 Pagina 5 van 15 Stap 6: Klik op uitvoeren om het bestand uit te voeren. Stap 7: indien u voor de eerste keer Dropbox installeert kiest u voor: I don t have a Dropbox account. Daarna klik je op next

6 Pagina 6 van 15 Stap 8: aanmaken van een account. Vul onderstaand dialoogvenster correct in en kies voor Next Stap 9: Selecteer 2GB opslagruimte. Deze ruimte is gratis. Indien je meer wenst moet je hiervoor betalen.

7 Pagina 7 van 15 Stap 10: Selecteer typical, dit zijn de normale instellingen voor Dropbox. Klik daarna op Install Stap 11: Dropbox is geïnstalleerd. Je krijgt nu een korte rondleiding in dropbox. Klik hiervoor op Next

8 Pagina 8 van 15 Het programma is nu succesvol geïnstalleerd en klaar om bestanden te delen. Hiervoor moet je je altijd aanmelden. Dit doe je op Je kan nu bestanden lezen, delen en opslaan in dropbox.

9 Pagina 9 van 15 Aan de slag met Dropbox Dropbox maakt het ook super eenvoudig te delen met anderen, of u nu een ondernemer of een leraar, een fotograaf of een astronoom, een kunstenaar of een activist, Dropbox vereenvoudigt uw leven. Zelfs als je per ongeluk bestand hebt gewist of jouw computer laat je in de steek. Geen probleem, want Dropbox laat je niet in de steek! Onderaan in het systeemvak is een icoon toegevoegd, dat met een rechtermuisknop een menu opent. Ook ben je nu een troste eigenaar op een account van Dropbox. Bestanden toevoegen of verwijderen Bestanden toevoegen Stap 1: Klik op het icoontje en kies voor Launch Dropbox website Stap 2: klik op upload Stap 3: ga naar het juiste bestand en voeg dit toe Bestanden verwijderen Stap 1: klik op het verwijderde bestand Stap 2: klik op rechtermuisknop en kies voor delete Tip: Gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere mappen/bestanden tegelijk te selecteren. Bestanden synchroniseren Zodra een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd met de online opslag. De status van het synchronisatieproces wordt weergegeven door met de muis over het Dropbox-icoontje te bewegen.

10 Pagina 10 van 15 Tip! Je kan het synchronisatieproces op bestandsniveau volgen. Bestanden met een groen bolletje zijn reeds gesynchroniseerd. Bestanden met een blauw bolletje wachten nog om te worden gesynchroniseerd en bestanden met een rood bolletje kunnen om wat voor reden niet worden gesynchroniseerd.

11 Pagina 11 van 15 Verwijderde bestanden herstellen Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het vaststellen van problemen, zodat je bij problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een oude versie om een mogelijke fout op te sporen. Een verwijderd bestand terughalen Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen via Dropbox worden teruggehaald. Hiervoor moeten eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt. Stap 1: klik op de knop Show deleted files Verwijderde bestanden en mappen worden lichtgrijs weergegeven. Stap 2: Selecteer het terug te halen bestand. Gebruik CTRL- of SHIFT-toets voor het selecteren van meerdere bestanden. Stap 3: Kies de optie Restore om het bestand te herstellen. De resterende verwijderde bestanden kunnen met de knop Hide deleted files weer worden verborgen.

12 Pagina 12 van 15 Bestanden definitief verwijderen Stap 1: Selecteer het bestand Stap 2: Rechtermuisknop op het bestand en kies voor delete Stap 3: Rechtermuisknop op het bestand en kies voor Permanently delete Tip! Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus geen invloed op de nog beschikbare schijfruimte. schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus (vooralsnog...) geen invloed op de nog beschikbare schijfruimte.

13 Pagina 13 van 15 Bestanden voor iedereen toegankelijk Het is vanuit Dropbox erg eenvoudig via internet bestanden voor iedereen toegankelijk te maken. Het programma heeft hiervoor direct bij installatie al twee mappen aangemaakt in de dropbox: de map Public(voor alle typen bestanden) en de map Photos (specifiek voor fotobestanden). Door simpelweg een link naar de online locatie te verspreiden (bijvoorbeeld per ), kunnen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt. Om de link te openen heb je geen inloggegevens nodig, iedereen die over de link beschikt kan de bestanden vrij benaderen. TIP! Wil je er zeker van zijn dat de bestanden alleen met bekenden worden gedeeld dan heeft die persoon ook een account nodig. Bijkomend voordeel van een gedeelde map is dat meerdere bestanden (of mappen) in één keer kunnen worden gedownload en opgeslagen. (zie verder) Een bestand openbaar maken met de map Public Stap 1: kopieer het bestand naar de map Public in Dropbox; Stap 2a: klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Copy public link Of Stap 2b: klik met rechtermuisknop het bestand en kies voor dropbox, Copy public link Stap 3: Verspreid de link. Op het moment dat de ontvanger op de hyperlink klikt, wordt het bestand direct gedownload.

14 Pagina 14 van 15 Mappen delen met andere Dropboxgebruikers Mappen kunnen ook met andere Dropbox-gebruikers worden gedeeld zodat op eenvoudige wijze gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Werkwijze: Stap 1a: klik vanuit de Windows Verkenner, rechts op een map en kies Dropbox Share this folder Stap 1b: Via Dropbox zelf: rechtermuisknop op bestand Invite to folder Stap 2: Registreer je adres Stap 3: Stuur de ontvanger de uitnodiging. Als de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en het activeert, wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd. Nu kan de ontvanger ook de bestanden openen, wijzigen, verwijderen, Of

15 Pagina 15 van 15 Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand! Voorzichtigheid is op zijn plaats bij het werken met gedeelde bestanden, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Hier kunnen dan problemen ontstaan. Zorg steeds voor een back up! Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies synchronisatie kan worden afgerond. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen in deze situatie altijd nog via het conflicterende bestand worden achterhaald en zo nodig hersteld. Heb je nog vragen over dropbox? - Korte uitleg Dropbox: - Video met een beschrijving van de mogelijkheden: - Vragen en antwoorden met betrekking tot Dropbox: Veel succes! Bronnenlijst Internetbronnen