Aanbestedingsdocument

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Stichting NHTV internationale hogeschool Breda Inkoop van hardware Openbare Europese Aanbesteding Versie : 2.0 Datum : 21 december

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Leeswijzer 5 2 Planning en informatie Aanbestedingsprocedure Algemeen Planning Verkorting Inlichtingen en vragen Uitsluitend communicatie met genoemde contactpersoon Stellen van vragen Verstrekken Nota van inlichtingen Tijdig melden van onregelmatigheden Deadline voor indienen van Inschrijvingen Opening van de Inschrijvingen Verificatie Onafhankelijke adviseur 9 3 Algemene informatie over Opdrachtgever en de Opdracht Opdrachtgever Achtergrond en doelstellingen Algemene vereisten/randvoorwaarden Doel van de Aanbesteding Opdrachtomschrijving Opdrachtvolume Initiële bestelling Planning en doorlooptijd Looptijd van de Raamovereenkomst 15 4 Eisen aan de Inschrijving Vormvereisten aan de Inschrijving Kaft van de mappen Geldigheid en volledigheid Vertegenwoordigingsbevoegdheid Gestanddoeningstermijn Bereidheidverklaring Overige eisen aan de Inschrijving 18 5 Eisen aan de Inschrijver Beroep op ervaring en middelen van derden Overzicht van de eisen aan de Inschrijver Aanleveren identificatiegegevens: Uittreksel KvK Uitsluitingsgronden: Eigen Verklaring Uitsluitingsgronden in geval van inschrijving als Samenwerkingsverband 22 Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 2

3 5.6 Conformiteitsverklaring Geschiktheidseis 1: Financieel-economische draagkracht Geschiktheidseis 2: Technische bekwaamheid (referenties) Geschiktheidseis 3: Kwaliteitsmanagement 25 6 Uitwerking Gunningcriterium Gunningcriterium Overzicht subgunningcriteria Toelichting Subgunningcriterium 1: Akkoord Raamovereenkomst Toelichting Subgunningcriterium 2: Akkoord Programma van Eisen Toelichting Subgunningcriterium 3: Casuïstiek Toelichting Subgunningcriterium 4: Systeem voor incidenten- en garantieafhandeling Toelichting Subgunningcriterium 5: Bestel- en factureringsysteem Toelichting Subgunningcriterium 6: Visie op partnership Toelichting Subgunningcriterium 7: Presentatie Toelichting Subgunningcriterium 8: Initiële bestelling 32 7 Beoordelingsprocedure van de Inschrijvingen Beoordelingscommissie Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 3: Casuïstiek Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 4: Systeem voor incidenten- en garantieafhandeling Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 5: Bestel- en facturatiesysteem en - processen Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 6: Visie op partnership Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 7: Presentatie Beoordelingsmethodiek Subgunningcriterium 8: Initiële bestelling Beoordelingsproces Beoordelingscommissievergadering: vaststellen uitslag Berekening totaalscore Bekendmaking gunningvoornemen 41 8 Nadere voorwaarden Algemeen Voorbehouden Kostenvergoeding Samenwerkingsverbanden (Combinaties) Onderaanneming Gemachtigde Rangorderegeling Collusie Geschillen Vertrouwelijkheid 44 Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 3

4 Bijlagen Bijlage 1: Definities Bijlage 2: Specificaties Bijlage 3: Inschrijfformulier Bijlage 4: Eigen Verklaring Bijlage 5: Conformiteitsverklaring Bijlage 6: Format voor financiële geschiktheid: verklaring voldoen aan verzekeringsbewijs Bijlage 7: Format voor referenties Bijlage 8: Concept Raamovereenkomst Bijlage 9: Programma van Eisen Bijlage 10: Akkoordverklaring Raamovereenkomst Bijlage 11: Akkoordverklaring Programma van Eisen Bijlage 12: Prijsopgave Bijlage 13: Format voor stellen van vragen Bijlage 14: Checklist Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 4

5 1 Inleiding Voor u ligt het Aanbestedingsdocument behorend bij de openbare Europese aanbestedingsprocedure voor de inkoop van hardware voor Stichting NHTV internationale hogeschool Breda (NHTV). NHTV vormt de Aanbestedende dienst. In dit document staat aangegeven op welke wijze Inschrijvers een Inschrijving kunnen doen en de Opdracht gegund kunnen krijgen. De Opdrachtgever is Stichting NHTV internationale hogeschool Breda. Dit Aanbestedingsdocument beschrijft de voorgenomen openbare aanbestedingsprocedure. In het Aanbestedingsdocument is de Opdracht omschreven en is aangegeven op welke wijze Inschrijvers een Inschrijving kunnen doen. Het Aanbestedingsdocument is uitsluitend bedoeld voor gebruik door Inschrijvers ten behoeve van de Aanbesteding overeenkomstig het in het Aanbestedingsdocument bepaalde. Het Gunningcriterium bij deze Aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het doel van deze Aanbesteding is het op transparante en objectieve wijze contracteren van één Inschrijver 1 die voor 3 jaar (met tweemaal een mogelijkheid tot verlenging van maximaal 1 jaar) de benodigde computer hardware inclusief bijbehorende dienstverlening kan leveren voor de Opdrachtgever. Na gunning wordt een Raamovereenkomst afgesloten met de Opdrachtgever. Onder deze Raamovereenkomst worden nadere overeenkomsten afgesloten. Begrippen die in het Aanbestedingsdocument met een hoofdletter worden geschreven hebben de betekenis die daar in Bijlage 1 aan is toegekend. Op alle plaatsen waar gebruik wordt gemaakt van merknamen, dient u te lezen of vergelijkbaar. 1.1 Leeswijzer In hoofdstuk 2 is algemene informatie over de Aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 3 is een algemene beschrijving van de Opdrachtgever en de Opdracht opgenomen. In hoofdstuk 4 zijn de vormvereisten aan de Inschrijving opgenomen. In hoofdstuk 5 zijn de eisen aan de Inschrijver opgenomen. In hoofdstuk 6 is de uitwerking van het Gunningcriterium opgenomen op grond waarvan bepaald wordt aan welke Inschrijver de Opdracht gegund zal worden. In hoofdstuk 7 staat beschreven op welke wijze de Inschrijving wordt beoordeeld. 1 Na gunning heet deze partij Opdrachtnemer. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 5

6 In hoofdstuk 8 zijn (nadere) voorwaarden opgenomen met betrekking tot de Inschrijving. Verder maken van het Aanbestedingsdocument 15 Bijlagen deel uit. Daar waar vermeld, dienen Inschrijvers gebruik te maken van deze Bijlagen. Inschrijvers dienen ten behoeve van de voorbereiding van hun Inschrijving grondig kennis te nemen van alle informatie die in het Aanbestedingsdocument is opgenomen. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 6

7 2 Planning en informatie Aanbestedingsprocedure In dit hoofdstuk wordt het verloop van de aanbestedingsprocedure nader omschreven. 2.1 Algemeen De Aanbesteding is op 21 december 2012 gestart door middel van de publicatie van de Aankondiging op Inschrijvers hebben naar aanleiding van de Aankondiging het Aanbestedingsdocument kunnen opvragen. 2.2 Planning De Aanbesteding verloopt volgens onderstaande planning. Deze planning is slechts indicatief, er kunnen door Inschrijvers geen rechten aan worden ontleend. De Opdrachtgever kan de planning eenzijdig wijzigen. De Inschrijvers zullen door de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld van eventuele wijzigingen. Procedure onderdeel Datum Publicatie 21 december 2012 Deadline 1 e vragenronde 3 januari :00 uur Verstrekken 1 e Nota van Inlichtingen 10 januari 2013 Deadline 2 e vragenronde 17 januari :00 uur Verstrekken 2 e Nota van Inlichtingen 22 januari 2013 Deadline indienen van Inschrijvingen 4 februari :00 uur Eventuele presentatieronde 11 februari 2013 Bekendmaking voorlopige Gunning en afwijzing 15 februari 2013 Definitieve Gunning Start Raamovereenkomst Minimaal 20 dagen na voorlopige Gunning Na definitieve Gunning 2.3 Verkorting De Aanbestedende Diensten passen voor de onderhavige aanbestedingsprocedure verkorting van de procedure toe conform art. 38 lid 7 Bao en art. 38 lid 8 Bao. 2.4 Inlichtingen en vragen De contactpersoon namens de Opdrachtgever voor deze Aanbesteding is: Dhr. S.D. van Beek Aanbestedingsadviseur bij Vier Heren Aanbestedingsadvies B.V. aanbestedingen@vierheren.nl Post- en bezorgadres Europese aanbesteding inkoop hardware NHTV Vier Heren Aanbestedingsadvies B.V. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 7

8 T.a.v. de heer S.D. van Beek Breullaan 1b 3971 NG Driebergen-Rijsenburg Het afleveradres is gelijk aan het postadres. Afleveren is alleen mogelijk op afspraak. Hiertoe dient u per mail een afspraak te maken met de heer S.D. van Beek. Hiertoe kunt een mail sturen naar aanbestedingen@vierheren.nl. 2.5 Uitsluitend communicatie met genoemde contactpersoon Contact met anderen dan de in 2.3 aangegeven contactpersoon brengt de transparantie van de Aanbesteding en gelijkheid van potentiële Inschrijvers ernstig in gevaar. Om die reden kunnen partijen die contact zoeken met een ander dan de aangewezen contactpersoon van deelname aan deze Aanbesteding worden uitgesloten. 2.6 Stellen van vragen Vragen aan Opdrachtgever met betrekking tot de Aanbesteding kunt u alleen stellen aan bovenstaande contactpersoon; De deadline voor het stellen van vragen is uiterlijk op 17 januari :00; Vragen dienen per te worden gesteld; Voor het stellen van vragen dient u het format in Bijlage 13 te gebruiken; Vragen dienen gesteld te worden onder vermelding van Aanbesteding inkoop hardware NHTV ; Vragen die niet tijdig, als bedoeld bij de tweede bullet, worden ingediend, zullen in beginsel niet worden beantwoord, tenzij de Opdrachtgever meent dat dit voor een ordelijk verloop van de Aanbesteding noodzakelijk is; Opdrachtgever zal vragen die geen verband houden met de Aanbesteding niet beantwoorden. 2.7 Verstrekken Nota van inlichtingen Uw vragen worden uiterlijk op 22 januari 2013 beantwoord in de vorm van één of meer Nota s van Inlichtingen. Eventuele nadere inlichtingen over de Aanbesteding, alsmede de antwoorden op de door Inschrijvers gestelde vragen zullen geanonimiseerd aan alle Inschrijvers worden verstrekt. 2.8 Tijdig melden van onregelmatigheden Indien een Inschrijver meent dat in het Aanbestedingsdocument daaronder mede (maar niet uitsluitend) begrepen de Bijlagen of andere documentatie met betrekking tot de Aanbesteding een onduidelijkheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of enige andere onregelmatigheid is opgenomen, dient die Inschrijver bij voorkeur binnen twee weken na ontvangst van het Aanbestedingsdocument, doch uiterlijk op 22 januari 2013, Opdrachtgever te wijzen op die onduidelijkheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid, bij gebreke waarvan een Inschrijver zich (in of buiten rechte) niet (meer) op die onduidelijkheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid kan beroepen. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 8

9 Niet, dan wel niet tijdig gesignaleerde onduidelijkheden, onjuistheden, onrechtmatigheden of overige onregelmatigheden zijn voor risico van de Inschrijver. Het bepaalde in deze paragraaf prevaleert boven het bepaalde in paragraaf 8.9 van dit Aanbestedingsdocument. Het is een Inschrijver, met andere woorden, uitdrukkelijk niet toegestaan, zulks op straffe van verval van recht, eventuele bezwaren op te sparen tot het Gunningsvoornemen bekend is. Van Inschrijvers wordt mede gelet op het aantal bij de Aanbesteding betrokken partijen ter zake een proactieve houding verwacht teneinde de Aanbesteding te doen welslagen. 2.9 Deadline voor indienen van Inschrijvingen De Inschrijvingen dienen uiterlijk op 4 februari :00 uur te zijn ontvangen. Inschrijvingen dienen onder vermelding van Aanbesteding inkoop hardware NHTV te worden overhandigd onder verstrekking van een ontvangstbevestiging of per post te worden verzonden ter attentie van de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. Inschrijvers dragen het volledige risico van tijdige ontvangst door Opdrachtgever van hun Inschrijvingen. Een Inschrijving die niet tijdig als bedoeld in deze paragraaf is ingediend, zal terzijde worden gelegd en wordt geacht niet te zijn gedaan. Zie hoofdstuk 8 voor de nadere eisen die gesteld worden aan het indienen van de Inschrijving Opening van de Inschrijvingen Opdrachtgever zal na ontvangst van de Inschrijvingen een Procesverbaal van opening opstellen. Inschrijvers worden niet uitgenodigd voor de opening van de stukken. Op verzoek zal het Procesverbaal van opening worden toegezonden Verificatie Na voorlopige gunning vindt er een verificatie plaats in de vorm van een gesprek. Doel van dit gesprek is de verificatie van de Inschrijving en het bijzonder de specificaties van de aangeboden computer hardware van de voorlopig gegunde Inschrijver. Deelname aan deze verificatie is verplicht. Indien - louter ter beoordeling door de Aanbestedende dienst - aan een of meerdere eisen niet of in onvoldoende mate wordt voldaan, volgt alsnog een afwijzing. De Aanbestedende dienst behoudt dan het recht om nummer twee in de ranking te benaderen voor een verificatiegesprek. Voldoet die partij wel aan de gestelde eisen dan volgt gunning aan deze partij. Voldoet ook partij twee niet aan de gestelde eisen dan wordt nummer drie in de ranking benaderd, enzovoorts. Door in te schrijven op onderhavige Aanbesteding, verklaart de Inschrijver zich voorshands onvoorwaardelijk akkoord met deze verificatiewijze Onafhankelijke adviseur Vier Heren Aanbestedingsadvies B.V. treedt op als onafhankelijk adviseur van NHTV gedurende de Aanbesteding. Vier Heren begeleidt de aanbestedingsprocedure en voorziet de Opdrachtgever van onafhankelijk ICT-, juridisch en aanbestedingsadvies. Tevens treedt Vier Heren Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 9

10 Aanbestedingsadvies B.V. op als contactpersoon voor deze aanbesteding, zoals vermeld in paragraaf 2.3. Voor meer informatie over het adviesbureau Vier Heren Aanbestedingsadvies B.V. verwijzen wij naar de website Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 10

11 3 Algemene informatie over Opdrachtgever en de Opdracht In dit hoofdstuk is een nadere omschrijving van de Opdracht gegeven. De taken die de winnende Inschrijver dient uit te voeren, de eisen waaraan de gevraagde levering van computer hardware en bijbehorende dienstverlening dienen te voldoen, staan ook beschreven in de Specificaties (Bijlage 2) het Programma van Eisen (Bijlage 9). De omvang en voorwaarden van de Opdracht blijken daarnaast uit de (concept) Raamovereenkomst (Bijlage 8), de overige Aanbestedingsdocumenten en de Inschrijving van de winnende Inschrijvers. De Inschrijving dient op straffe van ongeldigheid geheel te voldoen aan alle eisen in het Aanbestedingsdocument inclusief alle Bijlagen. 3.1 Opdrachtgever Als Opdrachtgever fungeert Stichting NHTV internationale hogeschool Breda (NHTV). NHTV internationaal hoger onderwijs Breda profileert zich als zelfstandige hoger onderwijsinstelling en richt zich op de ontwikkeling van de beroepspraktijk en op wetenschapsbeoefening in onderstaande verwante en specialistische domeinen: digital entertainment hotel & facility stedenbouw, logistiek & mobiliteit toerisme vrije tijd NHTV biedt in totaal elf hbo-bacheloropleidingen aan. Op het gebied van toerisme en vrije tijd biedt NHTV ook wetenschappelijke bachelors aan. Verder zijn er mogelijkheden voor masterstudies en het combineren van werken en leren. NHTV is sterk internationaal georiënteerd en ontwikkelt onderwijs en kennis vanuit drie inhoudelijke thema s: imagineering, cross-cultural understanding en social responsibility. NHTV heeft vier locaties in Breda, ruim studenten uit meer dan 70 landen en bijna 700 medewerkers. Het grootste deel van de opleidingen wordt in het Engels verzorgd. NHTV trekt buitenlandse docenten aan en 12% van de studenten is afkomstig uit het buitenland. Er is veel aandacht voor internationaal zakendoen en internationaal samenwerken, zowel vanuit een sociaal en cultureel perspectief als vanuit de economische dimensie. De culturele mix zorgt voor ruimdenkende, nieuwsgierige en wereldwijze studenten. Internationale accreditaties van onder meer de UN World Tourism Organization onderstrepen de kwaliteit van het internationale onderwijs. 3.2 Achtergrond en doelstellingen Er is gekozen om dit inkooptraject van het NHTV internationaal hoger onderwijs Breda zelfstandig te starten en uit te voeren. Het inkooptraject is gericht op de inkoopbehoefte op het gebied van ICT-werkplek en hardware voor de komende 5 jaar. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 11

12 De volgende doelstelling binnen het inkooptraject voor ICT-hardware is door NHTV gedefinieerd: Primair Vervangen huidige werkplek hardware tegen gemiddeld scherpe, marktconforme prijzen met een goede serviceverlening (voor, tijdens en na levering) om de gewenste kostenreductie te realiseren. Secundair Goede prijs en flexibiliteit en om kunnen gaan met technologiekeuzes en veranderingen in de ICTmarkt alsmede continuïteit in het inkoopproces te creëren. 3.3 Algemene vereisten/randvoorwaarden Belangrijk voor NHTV is dat de geleverde modellen ten minste 5 jaar compatibel zijn met het op dat moment organisatie brede gehanteerde model docking station. Ten minste 6 weken voor de aankondiging van nieuwe hardware door een merkfabrikant een proefmodel van de laatste modellen hardware. Ten minste eenmaal per kwartaal inzage in de producten roadmap van de gevoerde merken door de Opdrachtnemer. 3.4 Doel van de Aanbesteding Het doel van deze Aanbesteding is het op transparante en objectieve wijze contracteren van één Inschrijver die voor 3 jaar (met tweemaal een mogelijkheid tot verlenging van maximaal 1 jaar) de benodigde computer hardware inclusief bijbehorende dienstverlening kunnen leveren voor de Opdrachtgever. 3.5 Opdrachtomschrijving Deze Aanbesteding heeft betrekking op de inkoop van de volgende leveringen en diensten: Onderdelen Leveringen 1. Desktop computers 2. Laptop computers 3. Docking stations 4. Monitoren Diensten Vereiste hardware gerelateerde dienstverlening (zie Programma van Eisen), waaronder: A. Asset registratie (CMDB) B. Demoregeling C. Labeling + logo laseren/graveren D. RMA (Return Merchandise Authorization) en DOA afhandeling E. Uitlevering in rolcontainers, zonder verpakkingsmaterialen Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 12

13 3.6 Opdrachtvolume Voor de Opdrachtgever is onderstaand een inschatting gemaakt van het inkoopvolume (in aantallen) voor computer hardware voor de komende 5 jaren met een ingeschatte opdracht waarde van circa ,-. Categorie/organisatie NHTV internationaal hoger onderwijs Breda Subtotalen Jaar van de overeenkomst Over 5 jaar Desktop computers Monitoren Laptop computers Docking stations N.B.: vanaf jaar 2 staat het ingeschatte volume aan jaarlijkse vervanging/incidentele uitbreiding Het geschatte inkoopvolume van de Opdracht is slechts indicatief, er kunnen door Inschrijvers geen garanties voor de minimum afname van producten en/of diensten, noch rechten aan worden ontleend. 3.7 Initiële bestelling Opdrachtomvang Initiële bestelling In ieder geval dient op grond van de te sluiten Raamovereenkomst de volgende Initiële bestelling te worden geleverd door de Inschrijver die de hoogste totaalscore heeft behaald en tegen de prijzen die zijn geoffreerd conform de offerte Initiële bestelling. Nr Omschrijving Aantal Bijlage 1a. Laptop (15 inch), monitor, docking station en randapparatuur* 1b. Laptop (14 inch), monitor, docking station en randapparatuur* 2a. SFF desktop, monitor en randapparatuur** of 2b. usff desktop, monitor en randapparatuur** of Optionele levering** 3. Laptop (12,5 inch), monitor, docking station en randapparatuur *** Bijlage 2 *Ten aanzien van de deellevering 1 behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om binnen 6 maanden na Gunning de definitieve keuze te maken met betrekking tot de precieze verhouding Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 13

14 tussen het aantal af te nemen 15 en 14 inch laptops. Dit betekent dat de Opdrachtgever in ieder geval het totaal aantal van 500 laptops inclusief monitor, docking stations en randapparatuur afneemt tegen de overeengekomen condities binnen de Initiële bestelling, maar pas na Gunning bekend wordt gemaakt hoeveel 15 inch en dus hoeveel 14 inch laptops worden afgenomen. Naar alle waarschijnlijkheid zal het aantal af te nemen 14 inch laptops aanzienlijk kleiner zijn dan het aantal af te nemen 15 inch laptops. De prijzen die u voor beide deelleveringen opgeeft per merk/model/type gelden als maximum prijzen en worden als zodanig opgenomen in de Raamovereenkomst na Gunning. *Ten aanzien van de deellevering 2 behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om binnen 6 maanden na Gunning de definitieve keuze te maken met betrekking tot de precieze verhouding tussen het aantal af te nemen SFF en usff desktops. Dit betekent dat de Opdrachtgever in ieder geval het totaal aantal van 400 desktops inclusief monitor en randapparatuur afneemt tegen de overeengekomen condities binnen de Initiële bestelling, maar pas na Gunning bekend wordt gemaakt hoeveel SFF en usff desktops worden afgenomen. Naar alle waarschijnlijkheid zal het aantal af te nemen usff aanzienlijk kleiner zijn dan het aantal af te nemen SFF desktops. De prijzen die u voor beide deelleveringen opgeeft per merk/model/type gelden als maximum prijzen en worden als zodanig opgenomen in de Raamovereenkomst na Gunning. ***Ten aanzien van de deellevering 3 behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om na Gunning deze deelleveringen in het geheel of gedeeltelijk niet af te nemen. Tot 12 maanden na Gunning kan de Opdrachtgever (een deel) van deze optionele deelleveringen alsnog tegen de opgegeven prijzen afnemen. De prijzen die u hiervoor opgeeft per merk/model/type gelden als maximum prijzen en worden als zodanig opgenomen in de Raamovereenkomst na Gunning. De bovengenoemde apparatuur dient volledig en onvoorwaardelijk te voldoen aan de opgegeven Specificaties in Bijlage 2. Het niet conformeren aan de opgegeven Specificaties leidt tot ongeldigheid van de Inschrijving. Uitlevering over de tijd NHTV voorziet de levering van de bovengenoemde hardware in het kalenderjaar Het volgende indicatieve leveringsschema geldt: Nr 1a. 1b. 2a. 2b. 1e levering (na Gunning) 2 e levering (mei 2013) 3 e levering (augustus 2013) 4e levering (oktober 2013) 5e levering (januari 2014) 6e levering (maart 2014) n.n.b. (afhankelijk van de gebruikersbehoeften) Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 14

15 Na definitieve Gunning wordt met de Opdrachtnemer nadere werkafspraken over de precieze datum, tijdstip en locatie(s) van de leveringen. 3.8 Planning en doorlooptijd Activiteit Datum Aanbestedingsprocedure december 2012 t/m februari 2013 Contractering maart 2013 Start leveringen maart Looptijd van de Raamovereenkomst De Raamovereenkomst met de Opdrachtnemer gaat in op het moment van definitieve Gunning en eindigt van rechtswege drie jaren na Gunning met tweemaal een optionele verlenging van 12 maanden. Uiterlijk drie maanden voor einde van de Raamovereenkomst wordt door Opdrachtgever aangegeven of in principe gebruik zal worden gemaakt van de optionele verlenging. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 15

16 4 Eisen aan de Inschrijving De informatie in dit hoofdstuk heeft betrekking op de wijze waarop de Inschrijving moet worden ingediend. Inschrijvingen dienen bij voorkeur overeenkomstig de onderstaande vormvereisten te worden ingediend. Inschrijvers die hun Inschrijving op een andere wijze indienen, kunnen van verdere deelname van de Aanbesteding worden uitgesloten. 4.1 Vormvereisten aan de Inschrijving Bij indiening van de Inschrijving moet op de blanco verpakking de volgende informatie duidelijk leesbaar zijn: Europese Aanbesteding inkoop hardware NHTV Niet openen voor 4 februari :00 uur Inschrijvingen die per worden aangeboden, worden niet geaccepteerd en worden beschouwd als niet te zijn gedaan. Met strafport bezwaarde zendingen worden eveneens niet geaccepteerd en worden beschouwd als niet te zijn gedaan. Uw Inschrijving dient verder te voldoen aan de volgende eisen: U dient één origineel ondertekend exemplaar in. U dient één versie in op USB-stick of CD-rom (in Word en/of PDF). In de digitale versie dient u dezelfde indeling aan te houden als gevraagd voor de papieren versie. U dient middels separate ringbandmapjes zeven (7) keer uw informatie van TAB 8 (bestaande uit uw uitwerking van Bestel- en factureringsysteem en Visie op partnership) in. Uw Inschrijving is voorzien van paginanummering. Uw Inschrijving is afgedrukt op papier voorzien van het eigen bedrijfslogo. Uw Inschrijving is ingedeeld conform de checklist in Bijlage 14. Inschrijvingen dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Bij strijdigheid tussen het origineel en de overige documenten (de digitale versie of de separate mappen met de informatie uit TAB 8) is de informatie in het originele document leidend. 4.2 Kaft van de mappen Op de kaft van de map met de Inschrijving staan de volgende gegevens: Statutaire naam Inschrijver; Adres, postcode, vestigingsplaats, telefoon- en faxnummer en adres van de Inschrijver; Naam contactpersoon van de Inschrijver; Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 16

17 Op de originele Inschrijving vermeldt u origineel op de buitenkant van de map. 4.3 Geldigheid en volledigheid Uw Inschrijving dient (i) te voldoen aan alle eisen en voorwaarden die in het Aanbestedingsdocument zijn opgenomen, (ii) onvoorwaardelijk te zijn en (iii) volledig te zijn, bij gebreke waarvan de betreffende Inschrijving van (verdere) deelname aan de Aanbesteding zal worden uitgesloten. In Bijlage 14 is een checklist opgenomen waarmee Inschrijvers vóór het indienen van de Inschrijving kunnen controleren of hun Inschrijving volledig is. In geval in de Aanbestedingsleidraad indiening van een bepaald stuk is voorgeschreven, welk stuk onverhoopt niet in Bijlage 14 is vermeld, dient het betreffende stuk desalniettemin bij de Inschrijving te worden gevoegd. Het volledig en juist indienen van de Inschrijving is daarom uitdrukkelijk en uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Inschrijver. Opdrachtgever kan Inschrijvers wiens Inschrijving onvolledig en/of aan wiens Inschrijving voorwaarden zijn verbonden, verzoeken de Inschrijving aan te vullen, respectievelijk de daaraan verbonden voorwaarden in te trekken, indien naar het uitsluitend oordeel van de Opdrachtgever daardoor de mededinging niet wordt vervalst. Inschrijvers hebben in geen geval recht op aanvulling van een onvolledige Inschrijving of het intrekken van aan een voorwaardelijke Inschrijving verbonden voorwaarden. Indien de Opdrachtgever een Inschrijving ongeldig verklaart, zal de betreffende Inschrijver daar schriftelijk van op de hoogte worden gesteld. 4.4 Vertegenwoordigingsbevoegdheid De Inschrijving dient ondertekend te zijn door de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurder(s) van de Inschrijver. De tekenbevoegdheid dient te blijken uit uw Uittreksel van het Nationale Handelsregister (Kamer van Koophandel). Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit het Uittreksel als bedoeld in paragraaf 5.3 dient bij de Inschrijving een volmacht te zijn gevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) blijkt en welke volmacht is ondertekend door de vertegenwoordigingsbevoegde(n) zoals blijkt uit het Uittreksel. 4.5 Gestanddoeningstermijn Inschrijvingen dienen 90 dagen gestand te worden gedaan, gerekend vanaf de deadline voor Inschrijving, binnen welke periode de Inschrijvingen gelden als een onherroepelijk aanbod. Indien Inschrijver(s) een kort geding procedure aanhangig hebben gemaakt waardoor de gestanddoeningstermijn wordt overschreden, zal de gestanddoeningstermijn van hun Inschrijvingen worden verlengd voor de duur van twee weken na het moment dat vonnis in deze zaak is gewezen. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 17

18 Indien de Opdrachtgever naar aanleiding van de uitkomst van het kort geding met een nieuw Gunningsvoornemen dient te komen, wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd met 30 dagen na de bekendmaking van het nieuwe Gunningsvoornemen. 4.6 Bereidheidverklaring Indien een Inschrijver behoort tot een groep als bedoeld in artikel 24b van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en niet de hoogste (moeder) groepsmaatschappij is, dient bij de Inschrijving een bereidheidverklaring te zijn gevoegd die woordelijk overeenstemt met de bereidheidverklaring als opgenomen in Bijlage 3 onderdeel C en die is afgegeven door de hiërarchisch hoogste groepsmaatschappij. Bij de Inschrijving dient een Uittreksel van het Nationale handelsregister (KvK) van de hiërarchisch hoogste groepsmaatschappij te zijn gevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de bereidheidverklaring blijkt. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit bedoeld Uittreksel dient bij de Inschrijving tevens een volmacht te zijn gevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de bereidheidverklaring blijkt en welke volmacht is ondertekend door de vertegenwoordigingsbevoegde(n) zoals blijkt uit bedoeld Uittreksel. In geval wordt ingeschreven in een Samenwerkingsverband geldt deze eis met betrekking tot de bereidheidverklaring voor ieder afzonderlijk lid van het Samenwerkingsverband. In geval u voor wat betreft de financiële en economische draagkracht een beroep doet op de holding-/moedermaatschappij dient de ondertekende bereidheidsverklaring bij de Inschrijving gevoegd te worden. In geval Inschrijvers twijfelen welke groepsmaatschappij de bereidheidverklaring dient te verstrekken, kunnen die Inschrijvers tot uiterlijk twee weken vóór de datum van ontvangst van de Inschrijving aan de Opdrachtgever verzoeken op te geven welke groepsmaatschappij de bereidheidverklaring dient te verstrekken. Een dergelijk verzoek dient per te worden gericht aan de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. 4.7 Overige eisen aan de Inschrijving In de Inschrijving moet een verantwoordelijke worden aangewezen die de Inschrijver ter zake de Opdracht onvoorwaardelijk en bevoegdelijk vertegenwoordigt. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 18

19 5 Eisen aan de Inschrijver Een Inschrijver dient zowel op de dag van ontvangst van de Inschrijving, op het moment van definitieve Gunning als op het moment van ondertekening van de Raamovereenkomst aan alle in het Aanbestedingsdocument gestelde eisen en voorwaarden waaronder (maar niet uitsluitend) de eisen en voorwaarden die zijn opgenomen in dit hoofdstuk te voldoen, bij gebreke waarvan een Inschrijver niet voor Gunning van de Opdracht in aanmerking komt. Indien een Inschrijver niet voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden in de Aanbestedingsleidraad zal de Opdrachtgever die Inschrijver daar schriftelijk van op de hoogte stellen. 5.1 Beroep op ervaring en middelen van derden Een Inschrijver kan zich, teneinde aan te tonen aan de Geschiktheidseisen te voldoen, beroepen op de ervaring en middelen van derden. Een derde kan zowel een onderaannemer betreffen als ook een lid van het Samenwerkingsverband. Indien Inschrijver gebruik maakt van de kennis en/of ervaring van een derde dient de betreffende Inschrijver: - Bij de Inschrijving een kopie van een overeenkomst tussen de Inschrijver en de betreffende derde te voegen waaruit blijkt dat die derde zich jegens de Inschrijver onvoorwaardelijk en gedurende de gehele looptijd van de Opdracht heeft verbonden om alle noodzakelijke middelen daaronder mede (maar niet uitsluitend) begrepen: ervaring, personeel en materieel aan de Inschrijver ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de Opdracht. - Een ander document aan te leveren dat de Opdrachtgever een vergelijkbare mate van zekerheid verschaft over (a) de (rechts)verhouding tussen de Inschrijver en de derde en (b) de mogelijkheid daadwerkelijk te beschikken over alle noodzakelijke middelen van de derde bij uitvoering van de Opdracht. - In geval van beroep op de ervaring en/of middelen van een derde dient de betreffende derde gedurende de gehele looptijd van de Opdracht dienovereenkomstig te worden ingezet bij de uitvoering van de Opdracht. 5.2 Overzicht van de eisen aan de Inschrijver Hieronder zijn de eisen aan de Inschrijver weergegeven. De eisen zijn verdeeld in identificatiegegevens, uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen. Alle genoemde eisen zijn zogenaamde knock-out criteria. Dat wil zeggen dat de Inschrijvers die niet voldoen aan de hieronder gestelde eisen, door de Opdrachtgever worden uitgesloten van verdere deelname aan de Aanbesteding en dat hun Inschrijving ook niet nader zal worden beoordeeld. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 19

20 Nr. Omschrijving van de Eis Weging Bijbehorende Bijlage 1. Identificatiegegevens (paragraaf 5.3) Knock-out Bijlage 3 + KvK TAB 1 2. Uitsluitingsgronden: eigen verklaring (paragraaf 5.4 en 5.5) Knock-out Bijlage 4 TAB 2 3. Conformiteitverklaring (paragraaf 5.6) Knock-out Bijlage 5 TAB 3 4. Financiële en economische draagkracht (paragraaf 5.7) Knock-out Bijlage 6 + verzekeringsbewijs Plaats in Inschrijving TAB 4 5. Technische bekwaamheid (paragraaf 5.8) Knock-out Bijlage 7A/B/C TAB 5 6. Kwaliteitsmanagement (paragraaf 5.9) Knock-out TAB Aanleveren identificatiegegevens: Uittreksel KvK De Inschrijver dient ingeschreven te staan bij het Nationale Beroeps- of Handelsregister (Kamer van Koophandel). Tevens dient de rechtsgeldigheid van de ondertekening te blijken uit het Uittreksel van het Nationale Beroeps- of Handelsregister. Ten bewijze hiervan dient u bij uw Inschrijving een origineel Uittreksel of een kopie daarvan te voegen die de feitelijke situatie van Inschrijver weergeeft op het moment van de inschrijving. Het Uittreksel of de gewaarmerkte kopie mag niet ouder zijn dan zes maanden, gerekend vanaf de dag van ontvangst van de Inschrijvingen. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit het Uittreksel, dient bij de Inschrijving een volmacht te zijn gevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) blijkt en welke volmacht is ondertekend door de vertegenwoordigingsbevoegde(n) zoals blijkt uit het Uittreksel. De Inschrijver dient daarnaast ook inlichtingen te verstrekken door het invullen van het sjabloon zoals opgenomen in Bijlage 3. Deze bijlage bestaat uit drie onderdelen: Deel A: Inschrijvingsformulier; Deel B: Bedrijfsgegevens, individueel en eventueel onderaannemers; Deel C: Bereidheidverklaring. U dient onderdeel A te allen tijde in, van onderdeel B dient u alleen die tabel in die op u van toepassing is en onderdeel C dient u alleen in wanneer uw bedrijf onderdeel uitmaakt van een holding of moedermaatschappij. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 20

21 Instructies bij aanleveren identificatiegegevens De ingevulde Bijlage 3 onderdelen A en indien van toepassing B en C dient u te voegen achter TAB 1 van uw Inschrijving. U voegt tevens een kopie van een Uittreksel van het Nationale Beroeps- of Handelsregister (KvKuittreksel) achter TAB 1 van uw Inschrijving. Bij een Samenwerkingsverband / onderaannemer dienen alle leden van het Samenwerkingsverband / onderaannemer deze instructies met betrekking tot de identificatiegegevens te volgen en de documenten op de beschreven wijze op te nemen in de Inschrijving. 5.4 Uitsluitingsgronden: Eigen Verklaring Opdrachtgever kan Inschrijvers waarop een uitsluitingsgrond (zie onderstaand) van toepassing is uitsluiten van (verdere) deelname aan de Aanbesteding conform het Bao. Er wordt met klem op gewezen dat verklaringen, die achteraf (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, door de Opdrachtgever kunnen worden opgevat als valse verklaringen. Dit kan uitsluiting van de aanbestedingsprocedure tot gevolg hebben. Gegadigden worden dan ook verzocht de Eigen Verklaring zeer zorgvuldig in te vullen. Inschrijvers dienen ten bewijze dat de Uitsluitingsgronden op hen en hun eventuele onderaannemers niet van toepassing zijn bij hun Inschrijving een Eigen Verklaring te voegen overeenkomstig het sjabloon als opgenomen in Bijlage 4 waarmee Inschrijvers verklaren dat de Uitsluitingsgronden ten aanzien van hen en hun eventuele onderaannemers geen toepassing vinden. De Uitsluitingsgronden zijn overeenkomstig artikel 45, eerste en derde lid, van het Bao en artikel 45, eerste en tweede lid, van de Europese richtlijn 2004/18/EG opgenomen Uitsluitingsgronden. Dat houdt in dat iedere Inschrijver kan worden uitgesloten: die onherroepelijk is veroordeeld op grond van de in artikel 45, eerste lid, van het Bao opgesomde artikelen, alsmede op grond van (artikelen die zijn gebaseerd op) de in artikel 45, eerste lid, van richtlijn 2004/18/EG opgesomde artikelen en strafbare feiten; die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie; wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt; jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels; Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 21

22 die in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de Opdrachtgever aannemelijk kan maken; die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan met betrekking tot de betaling van sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland; die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan met betrekking tot de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland; die zich schuldig heeft gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen met betrekking tot de Uitsluitingsgronden en/of de Geschiktheidseis(en), of die inlichtingen niet heeft verstrekt. Instructies bij aanleveren Eigen verklaring De ingevulde Bijlage 4 dient u te voegen achter TAB 2 van uw Inschrijving. 5.5 Uitsluitingsgronden in geval van inschrijving als Samenwerkingsverband In geval wordt ingeschreven als Samenwerkingsverband (voorheen Combinatie), kan het gehele Samenwerkingsverband uitgesloten worden indien op één of meer leden van het Samenwerkingsverband een Uitsluitingsgrond van toepassing is. Wijzigingen in de samenstelling van het Samenwerkingsverband zijn pas toegestaan na schriftelijk akkoord van de Opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zicht het recht voor om wijzigingen in de samenstelling van het Samenwerkingsverband te weigeren. In geval gebruik wordt gemaakt van onderaannemers, kan de Inschrijver (tevens) worden uitgesloten, indien op één of meer onderaannemers een Uitsluitingsgrond van toepassing is. Het inzetten van onderaannemers, die niet bij Inschrijving zijn opgegeven, is pas toegestaan na schriftelijk akkoord van de Opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om onderaannemers, die niet bij Inschrijving zijn opgegeven, te weigeren. Zie dienaangaande ook hoofdstuk 8. Instructies bij Uitsluitingsgronden Inschrijvers verklaren middels de Eigen Verklaring dat de Uitsluitingsgronden ten aanzien van hen en hun eventuele onderaannemers geen toepassing vinden. Hiertoe dient de Eigen Verklaring, overeenkomstig het sjabloon als opgenomen in Bijlage 4, rechtsgeldig ondertekend te worden en opgenomen te worden bij de Inschrijving achter TAB 2. In geval wordt ingeschreven als Samenwerkingsverband (Combinatie), kan het gehele Samenwerkingsverband uitgesloten worden indien op één of meer leden van het Samenwerkingsverband een Uitsluitingsgrond van toepassing is. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 22

23 In geval gebruik wordt gemaakt van onderaannemers, kan de Inschrijver (tevens) worden uitgesloten, indien op één of meer onderaannemers een Uitsluitingsgrond van toepassing is. Bij een Samenwerkingsverband / onderaannemers dienen alle leden van het Samenwerkingsverband / onderaannemers deze instructies ten aanzien van de Uitsluitingsgronden te volgen en de documenten op de beschreven wijze op te nemen in de Inschrijving. 5.6 Conformiteitsverklaring Inschrijvers dienen te verklaren geen informatie te hebben ontvangen van medewerkers, contractanten of anderszins bij de Opdrachtgever betrokkenen ten aanzien van de Aanbesteding of in de meest ruime zin des woords daaraan gerelateerd, waarover andere Inschrijvers of potentiële Inschrijvers niet of niet volledig konden beschikken, dan wel in strijd is met het aanbestedingsrecht. U voegt achter TAB 3 een verklaring (gebruik hiertoe het format in Bijlage 5) toe waarin u aangeeft akkoord te zijn. Instructies bij Conformiteitverklaring Voor de Conformiteitverklaring gebruikt u het format van Bijlage 5. Deze verklaring wordt rechtsgeldig ondertekend en dient opgenomen te worden bij de Inschrijving achter TAB 3. Bij een Samenwerkingsverband / onderaannemer dienen alle leden van het Samenwerkingsverband / onderaannemers deze instructies ten aanzien van de aanbestedingsprocedure te volgen en de Conformiteitverklaring op de beschreven wijze op te nemen in de Inschrijving. 5.7 Geschiktheidseis 1: Financieel-economische draagkracht Inschrijvers dienen over voldoende financieel-economische draagkracht te beschikken om de Opdracht zonder risico s voor Opdrachtgever uit te voeren. Voor Inschrijvers die verplicht zijn de jaarstukken te deponeren dient de meest recente accountantsverklaring géén zogenaamde continuïteitsparagraaf te bevatten (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit). Indien Inschrijver niet verplicht is zijn jaarstukken te deponeren, dient de Inschrijver te verklaren dat er op moment van inschrijven geen risico op discontinuïteit bestaat. Opdrachtgever kan bij eventuele Gunning aan Inschrijver alsnog eisen een accountants- of bankverklaring te overleggen waarin dit verklaard wordt. Tevens dient Opdrachtnemer gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst adequaat verzekerd te zijn. In onderstaande paragrafen worden deze eisen en de wijze waarop u aan kan tonen dat u voldoet aan deze eisen nader uitgewerkt. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 23

24 Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering Inschrijvers dienen te beschikken over een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven met een minimale dekking per gebeurtenis van ,- en een minimale jaarlijkse dekking van ,- U dient middels Bijlage 6 te verklaren dat u op moment van Gunning en gedurende de volledige looptijd van de Raamovereenkomst over deze verzekering beschikt. Indien uw huidige polis niet aan deze eis voldoet, kunt u bij Inschrijving volstaan met een verklaring dat u voorafgaand aan de definitieve Gunning voor eigen rekening beschikt over deze vereiste verzekering. Deze verklaring voegt u toe achter TAB 4 van uw Inschrijving. Instructies bij Geschiktheidseis Financiële en economische draagkracht: Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering U verklaart dat u op moment van Gunning en uitvoering van de Opdracht over een verzekering beschikt, met een minimale dekking per gebeurtenis van ,- en een minimale jaarlijkse dekking van ,- Voor deze verklaring gebruikt u het format van Bijlage 6. Deze verklaring wordt rechtsgeldig ondertekend en dient opgenomen te worden bij de Inschrijving achter TAB 4. Bij een Samenwerkingsverband dienen alle leden van het Samenwerkingsverband gezamenlijk de eisen conform de instructies te beantwoorden. 5.8 Geschiktheidseis 2: Technische bekwaamheid (referenties) Inschrijvers moeten aantonen dat zij over de noodzakelijke kennis en ervaring beschikken om de Opdracht succesvol uit te kunnen voeren. Ten bewijze van kennis en ervaring met het leveren van de onderhavige hardware en bijbehorende dienstverlening dienen drie (qua aard en omvang vergelijkbare) referenties uit de afgelopen vier jaar te worden aangeleverd. Daarnaast zijn de volgende voorwaarden van toepassing: Levering van drie referentiebeschrijvingen uit de afgelopen vier jaar (vanaf 1 januari 2008). Ten minste één referentieopdracht dient betrekking te hebben op de levering van hardware in het onderwijs. Ten minste één referentieopdracht, waarbij binnen het raamcontract al ten minste aantoonbaar twee kalenderjaren naar tevredenheid geleverd wordt 2. Het (raam)contract bij de betreffende opdrachtgever mag nog doorlopen. De referenties dienen naar tevredenheid van betreffende opdrachtgever te zijn uitgevoerd. De Inschrijver verleent toestemming aan de Opdrachtgever tot informeren bij de betreffende referentie, zonder tussenkomst van de Inschrijver. 2 Ten minste ieder kwartaal een levering en dus in totaal over 2 jaar ten minste 8 leveringen. Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 24

25 In de referentieomschrijving moet de aard, de omvang en status van de referentieopdracht duidelijk worden beschreven. Vergelijkbaarheid referenties qua aard indien: Een referentieopdracht is vergelijkbaar qua aard indien het de levering van hardware inclusief bijbehorende dienstverlening betreft welke overeenkomt met de kenmerken van de gevraagde leveringen en diensten zoals beschreven in de opdrachtomschrijving. Vergelijkbaarheid referenties qua omvang indien: De referenties zijn vergelijkbaar qua omvang indien het per referentie een opdracht betrof met een opdrachtwaarde over 4 jaar van tenminste 50% van de onderhavige Opdracht. Dat betekent in dit geval dat een referentie een opdrachtwaarde over 4 jaar van tenminste moet hebben. Instructies U vult uw drie referenties in conform de instructies in Bijlage 7. De referenties voegt u toe achter TAB 5. Bij een Samenwerkingsverband/ Onderaannemer dienen alle leden van het Samenwerkingsverband/ Onderaannemers deze instructies ten aanzien van de referenties te volgen en hun omschrijving toe te voegen achter TAB Geschiktheidseis 3: Kwaliteitsmanagement Inschrijvers dienen te beschikken over certificering met betrekking tot kwaliteitsmanagement volgens de ISO 9001:2008 standaard. Ten bewijze dat de Inschrijver aan de ISO 9001:2008 of vergelijkbare standaard voldoet, dient zij een kopie van het desbetreffende geldige certificaat toe te voegen achter TAB 6 van de Inschrijving. Een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementniveau dient de Inschrijver schriftelijk aan te tonen door middel van het aantonen van het naleven van de beschreven eisen uit de hoofdstukken 4, 5, 6, 7 en 8 van de ISO 9001:2008 certificering. Deze beschrijving van maximaal vijf A4 dient te worden toegevoegd achter TAB 6 van de Inschrijving. Ingeval wordt ingeschreven in Samenwerkingsverband dient ten minste één van de rechtspersonen te beschikken over voornoemde certificering. Ingeval wordt ingeschreven met een onderaannemer dient de hoofdaannemer dan wel de onderaannemer te beschikken over voornoemde certificering. Instructies U voegt uw kopie van het ISO 9001:2008 certificering of vergelijkbare standaard toe achter TAB 6. Bij een combinatie/ Samenwerkingsverband dienen alle leden van de combinatie/ het Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 25

26 Samenwerkingsverband gezamenlijk de eisen conform de instructies te beantwoorden. 6 Uitwerking Gunningcriterium In dit hoofdstuk staat beschreven op basis van welke criteria de winnende Inschrijver wordt bepaald. 6.1 Gunningcriterium Het Gunningcriterium bij deze Aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit betekent dat de Inschrijver die de Opdrachtgever de beste prijs/kwaliteitsverhouding levert de Opdracht (voorlopig) krijgt gegund. 6.2 Overzicht subgunningcriteria Om de EMVI te bepalen zijn door Opdrachtgever acht Subgunningcriteria opgesteld. Onderstaande tabel geeft deze Subgunningscriteria weer, inclusief de wegingsfactoren die worden gehanteerd bij het bepalen van de EMVI. In de volgende paragrafen worden de criteria nader toegelicht. Bestel- en factureringsysteem Visie op partnership Presentatie # Omschrijving subgunningcriterium Punten Weging Gewogen punten Minimumeisen K.O. n.v.t. 1. Akkoord Raamovereenkomst K.O. n.v.t. 2. Akkoord Programma van Eisen K.O. n.v.t. Kwaliteit 60% Casuïstiek % Systeem voor incidenten- en garantieafhandeling % Bestel- en factureringsysteem % Visie op partnership % Presentatie % 10 Prijs 40% Totaalprijs Initiële bestelling % 40 Totaal 100% 100 K.O. = Knock-out-criterium Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 26

27 6.3 Toelichting Subgunningcriterium 1: Akkoord Raamovereenkomst U dient onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de Raamovereenkomst die in Bijlage 8 van het onderhavige document in concept zijn bijgevoegd en uw akkoordverklaring (Bijlage 10) toe te voegen achter TAB 7. Indien een Inschrijver niet akkoord gaat met alle in de Raamovereenkomst opgenomen bepalingen, zal Opdrachtgever de Inschrijving niet verder beoordelen en (als ongeldig) uitsluiten van de Aanbesteding. 6.4 Toelichting Subgunningcriterium 2: Akkoord Programma van Eisen In Bijlage 9 is als een separaat document het Programma van Eisen opgenomen. U dient akkoord te gaan met het totale Programma van Eisen (Bijlage 9) en uw akkoordverklaring (Bijlage 11) toe te voegen achter TAB 7. Op alle plaatsen waar gebruik wordt gemaakt van merknamen, dient u te lezen of vergelijkbaar. Indien een Inschrijver niet akkoord gaat met alle in het Programma van Eisen opgenomen eisen, zal Opdrachtgever deze Inschrijving niet verder beoordelen en uitsluiten van de Aanbesteding. 6.5 Toelichting Subgunningcriterium 3: Casuïstiek Aan de hand van een viertal casussen beschrijft de Inschrijver hoe de voorgestelde situatie per casus wordt oplost. Per casus wordt de Inschrijver beoordeeld op onderstaande aspecten die een gelijke onderlinge weging hebben: 1. Probleemanalyse 2. Aanpak, organisatie en communicatie 3. Voorgestelde oplossingsrichting(en) 4. Risico- en escalatiemanagement Inschrijver dient een toegespitste uitwerking per casus van maximaal vier (4) A4 (lettergrootte 10 dpi, lettertype Arial) enkelzijdig voor te leggen. Casus 1 Incompatibiliteit met docking stations Gedurende het tweede jaar van de overeenkomst blijkt dat de door NHTV gebruikte laptops niet meer leverbaar zijn. Wel kan er een opvolgend model beschikbaar worden geleverd tegen dezelfde condities zoals afgesproken in de raamovereenkomst. Tijdens de uitlevering blijkt dat het opvolgend model niet compatible is met de gebruikte dockingstations. Hoe lost u dit op én hoe voorkomt u dit? Casus 2 Tentamentijd (spoed) Ten tijde van belangrijke examens zijn nagenoeg alle gemeenschappelijke desktop computers in Openbare Europese Aanbesteding NHTV - Inkoop van hardware 27