Kwaliteitszorgsysteem Informatiemanagement Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Transcriptie

1 Kwaliteitszorgsysteem Informatiemanagement Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Opdrachtgever Naam: Mike Bottinga Functie: Hoofd Bureau DIV Datum: 03/01/2017 Akkoord: Auteur Naam: Claire van Driel Functie: Informatieadviseur Datum: 03/01/2017 Dit document mag niet zonder uitdrukkelijke instemming van BECIS worden verspreid aan derden

2 Managementsamenvatting Met dit document wordt beoogd een gedegen basis te leggen voor kwaliteitszorg van informatiebeheer (en overlapt dus niet met het reeds aanwezige kwaliteitshandboek). Dit kwaliteitszorgsysteem vormt samen met het los opgeleverde document kwaliteitsafspraken één geheel: het kwaliteitssysteem. Omdat het systeem is opgezet als een PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act), zal de kwaliteit van informatiebeheer continu verbeteren en zal het systeem zelf ook altijd up-to-date blijven. Het hebben van een kwaliteitssysteem biedt een aantal praktische voordelen: Voldoen aan de wetgeving. Het kwaliteitssysteem biedt kwaliteitsbeheer: er worden afspraken, rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het kwaliteitssysteem geeft inzicht in een gewenste situatie door het bieden van een kader en het doen van een voorstel voor kwaliteitsafspraken voor de hele organisatie. Toezicht: het vastleggen van organisatiebrede afspraken en het invoeren van controles geven inzicht in wat er gebeurt in de organisatie en aan welke standaard dit voldoet. Door toezicht te houden, kan er bijgestuurd worden waar nodig. Dit geldt zowel voor bijsturing van medewerkers als voor bijsturing van het kwaliteitssysteem zelf. Communicatie: het vastleggen van afspraken, het controleren daarop en het verbeteren van de afspraken en werkzaamheden, zorgt voor communicatie tussen verschillende teams. Er is een bewuste keuze gemaakt om het kwaliteitszorgsysteem en het document kwaliteitsafspraken te splitsen: het kwaliteitszorgsysteem is beleidsmatig en kaderstellend is. Aan bod komen: relevante wet- en regelgeving, het belang van kwaliteitszorg in een organisatie, meer informatie over de metingen, informatie over de formatie van DIV en een actieplan voor de implementatie van het kwaliteitssysteem. In het document kwaliteitsafspraken worden concrete afspraken, kwaliteitseisen, rollen en methoden gedefinieerd. Twee belangrijke punten komen naar voren: Het is van groot belang om goed na te denken over de formatie en de werkverdeling van team DIV (deel van de toekomstige unit Informatiemanagement). Het is van groot belang de implementatie van het kwaliteitssysteem te starten met het zowel top-down als horizontaal informeren en motiveren van medewerkers. Als bovenstaande punten niet succesvol worden voltooid, levert dit een risico op voor vervanging. Het laatste hoofdstuk biedt dan ook een actieplan voor de implementatie van het kwaliteitssysteem in de organisatie, om alvast een concreet startpunt te geven aan de ontwikkeling van de kwaliteitszorg bij OZHZ. 2

3 Inhoudsopgave Managementsamenvatting... 2 Inhoudsopgave... 3 Documentbeheer... 4 Bronvermelding Inleiding Waarom een kwaliteitssysteem? Wat is een kwaliteitszorgsysteem? Relevante wet- en regelgeving Wet- en regelgeving van toepassing op alle gemeentelijke archieven Wet- en regelgeving van toepassing op OZHZ Kwaliteit in de organisatie Metingen en te verwachten resultaten Wat wordt er gemeten? Hoe wordt er gemeten? Welke resultaten zijn er te verwachten? Formatie Actieplan implementatie Conclusie

4 Documentbeheer Versie Datum Wijzigingen Gedistribueerd aan Beslissing /01/2017 Romana Goedendorp n.v.t /01/2017 Mike Bottinga n.v.t /01/2017 Bijschaven tekst Mike Bottinga, Romana Goedendorp goedgekeurd /01/2017 Bijschaven tekst BECIS, Louis Scheuneman, Mike Bottinga, bureau DIV (beheer ligt bij Ahmed n.v.t /03/2017 Definitief maken, tekst redigeren Boudihi/Maarten Taal) Louis Scheuneman, Mike Bottinga en bureau DIV (beheer ligt bij Ahmed Boudihi/Maarten Taal) n.n.b. Bronvermelding O.m. de volgende documenten zijn gebruikt bij het opstellen van dit kwaliteitszorgsysteem: Titel Versie Datum Status Handreiking Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden NEN-EN-ISO 9001 Kwaliteitsmanagementsystemen - Eisen /01/2016 Concept n.v.t. November 2008 Definitief 4

5 1. Inleiding 1.1 Waarom een kwaliteitssysteem? 1 Het hebben van een kwaliteitssysteem biedt een aantal praktische voordelen: Voldoen aan de wetgeving. De Archiefregeling 2009 stelt: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. 2 Ook voor het verkrijgen van vervanging is het vastleggen van kwaliteitsprocedures verplicht. 3 Het kwaliteitssysteem biedt kwaliteitsbeheer: er worden afspraken, rollen en (verantwoordelijkheden vastgelegd. Continue verbetering op basis van de PDCA-cyclus. Het kwaliteitssysteem geeft inzicht in een gewenste situatie door het bieden van een kader en het doen van een voorstel voor kwaliteitsafspraken voor de hele organisatie. Toezicht: het vastleggen van organisatiebrede afspraken en het invoeren van controles geven inzicht in wat er gebeurt in de organisatie en aan welke standaard dit voldoet. Door toezicht te houden, kan er bijgestuurd worden waar nodig. Dit geldt zowel voor bijsturing van medewerkers als voor bijsturing van het kwaliteitssysteem zelf. Communicatie: het vastleggen van afspraken, het controleren daarop en het verbeteren van de afspraken en werkzaamheden, zorgt voor communicatie tussen verschillende teams. 1.2 Wat is een kwaliteitszorgsysteem? Dit document stelt kaders voor het kwaliteitsbeleid bij OZHZ. Het heeft geen overlapping met het reeds aanwezige kwaliteitshandboek, want het richt zich niet zozeer op de bedrijfskritische processen in de organisatie, maar op informatiebeheer. Zie voor verdere uitleg hoofdstuk 3. Het kwaliteitszorgsysteem is direct verbonden aan het los opgeleverde document kwaliteitsafspraken. Er is een bewuste keuze gemaakt om deze twee documenten te splitsen, omdat de kwaliteitsafspraken bijgehouden zullen worden en regelmatig worden geüpdatetet. Dit in tegenstelling tot het kwaliteitszorgsysteem, dat meer achtergrondinformatie biedt. De volgende onderwerpen komen aan bod: relevante wet- en regelgeving het belang van kwaliteit van informatiebeheer wat er precies gemeten wordt, hoe dit gebeurt en welke resultaten hiervan verwacht worden formatie van team DIV in de nabije toekomst actieplan voor de implementatie van het kwaliteitszorgsysteem en de kwaliteitsafspraken Met het kwaliteitszorgsysteem wordt een beeld geschetst van een gewenste situatie. Om dit te kunnen realiseren, is het belangrijk dat er organisatiebreed geïnformeerd en gemotiveerd wordt en dat iedereen instemt met de gemaakte afspraken. Het is dan ook noodzakelijk om het kwaliteitszorgsysteem te laten vaststellen/goedkeuren en uitdragen door het MT. 1 De informatie in het kwaliteitszorgsysteem is verbonden aan de inhoud van het los opgeleverde document kwaliteitsafspraken. Voor de duidelijkheid wordt de term kwaliteitssysteem gebruikt als er wordt gesproken over beide documenten samen. 2 Archiefregeling 2009, Art Idem, Art. 26b, lid h. 5

6 2. Relevante wet- en regelgeving Onderstaand hoofdstuk geeft een korte uitleg bij alle wet- en regelgeving die van toepassing is op de informatie bij OZHZ. Als het wenselijk is, zouden dus voor elk van deze gestelde regels specifieke kwaliteitseisen en -afspraken kunnen worden vastgelegd. 2.1 Wet- en regelgeving van toepassing op alle gemeentelijke archieven Archiefwet 1995 De Archiefwet is een wet op hoofdlijnen. Deze hoofdlijnen zijn de volgende: o Archiefvorming en -beheer door overheidsorganisaties o Vernietiging, overbrenging en vervreemding o Openbaarheid van Archieven Archiefbesluit 1995 Een aantal onderdelen van de Archiefwet is nader uitgewerkt in het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Onderwerpen die aan bod komen zijn bijvoorbeeld de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, de inrichting van archiefbewaarplaatsen en het vervangen van archiefbescheiden door digitale reproducties. Aan al deze onderwerpen kunnen kwaliteitseisen/- normen worden toegekend, die zijn opgenomen in de kwaliteitsafspraken. Zo vormen de afspraken ook een belangrijke basis voor het verkrijgen van een besluit tot vervanging. Archiefregeling 2009 De Archiefregeling heeft uitsluitend betrekking op te bewaren archiefmateriaal. Een aantal artikelen uit het Archiefbesluit zijn verder uitgewerkt in de Archiefregeling. Deze betreffen de onderwerpen die hierboven besproken zijn. Selectielijsten Er bestaat een groot aantal vastgestelde selectielijsten. De belangrijkste voor de archieven van OZHZ is de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld in Vanaf begin 2017 komt er een nieuwe selectielijst, geldig voor archiefbescheiden vanaf 1 januari Wet openbaarheid van bestuur (Wob) Deze wet gaat over het beschikbaar stellen van informatie aan burgers. De wet stelt in dat een bestuursorgaan informatie verstrekt overeenkomstig deze wet en daarbij uitgaat van het algemeen belang van openbaarheid van informatie. Daarnaast wordt de organisatie geacht er zo veel mogelijk zorg voor te dragen dat de informatie die het verstrekt, actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar is. 4 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) De Wbp geeft bepaalde rechten en plichten aan burgers en organisaties om zo de privacy van de burger in stand te houden. Meldplicht datalekken Wet bescherming persoonsgegevens De Wet bescherming persoonsgegevens stelt dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een datalek hebben dat leidt tot een aanzienlijke kans op 4 Wet openbaarheid van bestuur, Art. 2 6

7 ernstige nadelige gevolgen. 5 De Wet meldplicht datalekken geeft beleidsregels voor toepassing op de Wbp. Het geeft meer informatie over de definitie van een datalek en wanneer/hoe een datalek moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Algemene wet bestuursrecht (Awb) Deze wet bevat algemene regels over het verkeer tussen bestuursorganen en burgers. Zo bepaalt het bijvoorbeeld de wijze waarop besluiten dienen te worden voorbereid, ontworpen en bekendgemaakt. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer Dit is een aanvulling op de Awb, met daarin regels over digitale informatie. Gesteld wordt dat bestuursorganen het mogelijk moeten maken om voor ieder type bericht een elektronisch kanaal aan te wijzen. Wet elektronische handtekeningen (Weh) Deze wet biedt mogelijkheden om op elektronische wijze met de burger te communiceren. Er wordt uitgelegd wat een elektronische handtekening is. Ook wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten elektronische handtekeningen en aan welke eisen ze moeten voldoen. 2.2 Wet- en regelgeving van toepassing op OZHZ Gemeenschappelijke regeling OZHZ De regeling geeft aan welke taken OZHZ uitvoert (zie paragraaf 3.1). Deelnemers aan deze regeling zijn de provincie Zuid-Holland en de gemeenten Alblasserdam, Binnenmaas, Cromstrijen, Dordrecht, Giessenlanden, Gorinchem, Graafstroom, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Korendijk, Leerdam, Liesveld, Nieuw-Lekkerland, Oud-Beijerland, Papendrecht, Sliedrecht, Strijen, Zederik en Zwijndrecht. De regeling stelt dat taken van de gemeenten en de provincie aan OZHZ worden gemandateerd (i.t.t. gedelegeerd): De formele bevoegdheden moeten bij de provincie en de gemeentebesturen blijven liggen, en de provinciale en gemeentelijke bestuursorganen blijven verantwoordelijk. Bij dat uitgangspunt past mandatering van bevoegdheden. 6 Archiefverordening OZHZ De archiefverordening geeft regels t.a.v. zorg voor archiefbescheiden. Omdat er sprake is van het mandateren van taken, wordt OZHZ geen eigenaar van de archiefbescheiden die ontvangen of gecreëerd worden op grond van de taken en bevoegdheden die de Omgevingsdienst namens bestuursorganen van de provincie of de regiogemeenten uitvoert in mandaat 7. Besluit informatiebeheer OZHZ Het besluit informatiebeheer geeft regels t.a.v. de uitvoering van de zorg voor archiefbescheiden. 3. Kwaliteit in de organisatie Dit document richt zich uitsluitend op de kwaliteit van informatiebeheer. Kwaliteit wordt meetbaar gemaakt door van tevoren eisen vast te leggen waaraan informatiebeheer moet voldoen. 8 Vervolgens wordt onderzocht in hoeverre aan deze eisen wordt voldaan en kan dus iets gezegd 5 Wet bescherming persoonsgegevens, Art. 34a lid 1 6 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2010, Nota van toelichting, Art. 5 7 Archiefverordening 2014, Art Zie ook NEN-EN-ISO , blz

8 worden over de mate van kwaliteit. Als wordt vastgelegd met welke regelmaat de vastgestelde eisen worden onderzocht, kan de relatieve kwaliteit worden gemeten: er kan steeds bepaald worden of de kwaliteit is toegenomen of afgenomen sinds de laatste meting. Deze kwaliteitsmetingen worden geborgd door het document kwaliteitsafspraken. Hierin wordt gedefinieerd welke afspraken allemaal deel uitmaken van informatiebeheer en op welke manier ze nageleefd zouden moeten worden. In het volgende hoofdstuk wordt kort besproken welke soort afspraken belangrijk zijn om goede kwaliteit van informatiebeheer te bewerkstelligen. De voordelen van een kwaliteitszorgsysteem met bijbehorende kwaliteitsafspraken zijn reeds hierboven beschreven. Het mooie van een dergelijk systeem is, dat het ook de kwaliteit van het systeem zelf waarborgt: het kwaliteitssysteem is opgezet als een PDCA-cyclus, volgens het model van Deming. Continue kwaliteitsverbetering is het belangrijkste doel van het kwaliteitssysteem. Daarom is niet alleen het kwaliteitssysteem een cyclus, maar is ook elke kwaliteitsafspraak een cyclus op zichzelf. Zie voor verdere uitleg hierover het document kwaliteitsafspraken. Om tot deze continue kwaliteitsverbetering te komen, is het noodzakelijk dat het kwaliteitssysteem goed wordt geïmplementeerd in de organisatie. Zaken die hier aan bijdragen zijn: het top-down en horizontaal informeren en motiveren van medewerkers; en een flexibele bedrijfscultuur waarbij men openstaat voor nieuwe werkwijzen en waarbij men elkaar kan aanspreken op successen en verbeterpunten. Uiteindelijk is iedereen in de organisatie samen verantwoordelijk en heeft iedereen baat bij een steeds hogere kwaliteit van informatiebeheer. Op deze manier wordt de implementatie en de werking van de kwaliteitsafspraken goed geborgd. Zie voor een concreet implementatievoorstel hoofdstuk 6. 8

9 4. Metingen en te verwachten resultaten 4.1 Wat wordt er gemeten? Het kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat de processen en producten rond informatiebeheer structureel worden gemonitord en gecontroleerd. Dit wordt bereikt door het maken van organisatiebrede afspraken, waarvoor normen/eisen worden vastgesteld, waarop wordt gecontroleerd. Incidenten worden opgelost in samenspraak met de controleur, die de gebeurtenissen bijhoudt. De resultaten hiervan zullen worden geanalyseerd en aan de hand hiervan kan actie worden ondernomen. Op deze manier zorgen de kwaliteitsafspraken voor meer communicatie tussen medewerkers en meer kennis. Op grotere schaal kan worden onderzocht of de kwaliteit organisatiebreed omhoog gaat en of de gemaakte afspraken gewijzigd moeten worden. Zoals gezegd, zijn de afspraken gebaseerd op processen en producten rond informatiebeheer. De kwaliteitseisen hiervan liggen voor een deel vast in externe wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de scankwaliteit voor vervanging), voor een deel gaat het om eisen die de organisatie zelf stelt aan de werkzaamheden van alle medewerkers. In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen weergegeven waarop gecontroleerd wordt. De uitwerking van de hier onder genoemde afspraken en hun kwaliteitseisen is opgenomen in het document kwaliteitseisen. Strategische en tactische producten, zoals een informatiebeveiligingsplan. Er vindt controle plaats op het stellen van kaders, het beschrijven van beleid, het creëren van overzicht en op de eventueel beschreven wijze van implementatie. DIV-processen : scankwaliteit, registreren en afhandelen van documenten en zaken. Er vindt controle plaats op uniformiteit, volledigheid en juistheid. Aanwezigheid en hoedanigheid van informatie, zoals documenten op netwerkschijven of met een multifunctional gescande documenten. Er vindt bijvoorbeeld controle plaats op de soort documenten op netwerkschijven. Het informeren van medewerkers is bij deze categorie van groot belang, omdat inzicht in het belang van goed informatiebeheer, verantwoordelijkheidsgevoel en integriteit hier wellicht meer effect hebben dan controle. 4.2 Hoe wordt er gemeten? Per afspraak is de rol van controleur ingevuld door een medewerker of een groep medewerkers van OZHZ. Daarnaast is ook de methode van controle vastgelegd. Deze kan enerzijds bestaan uit het direct oplossen van een incident, samen met de behandelaar. Anderzijds bestaat de controle altijd uit het vastleggen van de gebeurtenissen en het analyseren van gegevens over een langere termijn. De adviseur DIV kan hier in alle gevallen ondersteuning in bieden en schaalt de resultaten van de analyses ook op als dit nodig is. Voorbeelden van controles zijn: Steekproefsgewijs: doorgaans 30%, bijvoorbeeld bij het controleren van registraties. Dit gebeurt op basis van het volgende: een steekproef is meer dan 95% betrouwbaar bij 30% controleren op totaal. Foutmarge van 5% % controleren: bijvoorbeeld bij het controleren of alle zaken zijn afgesloten, met behulp van week-/maandoverzichten. Op het kwaliteitssysteem als geheel vindt halfjaarlijkse controle plaats door de adviseur DIV, om te onderzoeken of de algemene kwaliteit van informatiebeheer hoger wordt en of er afspraken gewijzigd moeten worden. 9 Zie voor meer uitleg geraadpleegd op 20/12/

10 4.3 Welke resultaten zijn er te verwachten? Als het kwaliteitssysteem volledig geïmplementeerd wordt in de organisatie, zijn de volgende resultaten te verwachten: Medewerkers zijn goed geïnformeerd over de huidige afspraken, werkwijzen en wijzigingen daarop. Medewerkers werken volgens bekende afspraken en krijgen daarmee meer verantwoordelijkheid. Dit past binnen het principe van het Nieuwe Werken. De PDCA-cyclus is bevorderlijk voor zelfsturende teams: bij het wijzigen van afspraken kunnen rollen meer en meer bij de betreffende medewerkers zelf worden gelegd (in tegenstelling tot de invulling van de controleursrol door een DIV-medewerker of -adviseur). Er kan ook gemeten worden wat de gevolgen hiervan zijn op de kwaliteit. Medewerkers spreken elkaar aan op successen en verbeterpunten. Medewerkers kunnen zelf afspraken aanscherpen en verbeteren. Zo hebben ze zelf invloed op nieuwe werkwijzen. De kwaliteit van informatiebeheer gaat omhoog, waardoor de terugvindbaarheid van documenten/zaken groeit. De tevredenheid van medewerkers gaat omhoog. Er is sprake van kwalitatief hoogstaande scans waardoor het digitaal werken optimaal wordt ondersteund. Er is sprake van geoptimaliseerd document- en dossierbeheer, omdat het juiste document aan het juiste dossier is gerelateerd. Er zijn mogelijkheden tot sturing op kwaliteit van het informatiebeheer. Er is sprake van een geoptimaliseerde samenwerking tussen afdelingsmedewerkers en de medewerkers van de unit Informatiebeheer. 5. Formatie Op dit moment is de indeling van bureau DIV niet definitief. De reden hiervoor is de reorganisatie, die vanaf april 2017 van start gaat. Bureau DIV zal dan samen met bureau Informatie- en Middelenbeheer één unit gaan vormen; de functie van de huidige bureauhoofden vervalt daarbij. Deze functie wordt vervangen door de unitmanager Informatiemanagement. Omdat de units zich gaan ontwikkelen tot zelfsturende teams, is de mogelijkheid tot het volgen van cursussen/opleidingen zeer wenselijk. Dit wordt benadrukt door het feit dat in de huidige situatie het bureauhoofd DIV ook op inhoudelijk vlak strategisch, tactisch en uitvoerend advies geeft. Het huidige voorstel van de formatie van DIV betekent een aantal wijzigingen in de werkverdeling. Het idee is ook om meer differentiatie in de functies aan te brengen (gebruik makend van de verdeling van Hoogland: regisseur, adviseur, controleur en uitvoerder 10 ). Het aantal medewerkers zal voorlopig hetzelfde blijven. De komende tijd betekent dit dat er ruimte is voor de inhuur van een adviseur (per februari 2017), een rol die vanuit de kwaliteitsafspraken ook duidelijk noodzakelijk is. Er is binnen het team behoefte aan iemand die de beheerders van de producten kan ondersteunen, de ontwikkelingen van het vakgebied in de gaten houdt en strategische/tactische plannen kan opstellen/hierbij begeleiden. Om de controles zoals deze in de kwaliteitsafspraken staan beschreven mogelijk te maken, zal goed nagedacht moeten worden over de werkverdeling binnen DIV en de tijd die de controles gaan 10 Zie voor meer informatie deze presentatie van Mark Hoogland op f/ kanteling-div/, geraadpleegd op 06/01/

11 kosten. Als er niet genoeg resources blijken te zijn voor het uitvoeren van de kwaliteitsafspraken, vormt dit een groot risico voor het verkrijgen van het besluit tot vervanging. Een aantal kwaliteitsafspraken zijn namelijk direct van invloed op het vervangen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld scankwaliteit, het niet scannen op multifunctionals, het vastleggen van metadata, etc. Een eventuele oplossing hiervoor ligt in het inhuren van extra medewerkers, of bepaalde taken vanuit de kwaliteitsafspraken beleggen bij een ander team dan DIV. 6. Actieplan implementatie Fase Week Actie Informerende fase Week 7 Documenten kwaliteitssysteem mailen directiesecretariaat Week 8 Documenten kwaliteitssysteem op agenda MT Week 9+10 Aanpassing n.a.v. MT-besluit Week 11 Voorstel kwaliteitsafspraken (fungerend als SLA) mailen naar unitmanager + verzoek aanwijzen vertegenwoordiger units in de organisatie Implementatiefase/ motiverende fase Week Week Gesprekken tussen vertegenwoordiger DIV en vertegenwoordigers units Opmerkingen/afspraken verwerken Nieuwe versie mailen Definitieve afspraken verwerken in kwaliteitsafspraken (als SLA) Kwaliteitsafspraken (als SLA) vaststellen Presentaties bij unit-overleggen Week 16 t/m 21 Uitvoerende fase Week 22 t/m 35 Start controle kwaliteitsafspraken Aankondiging via Intranet Tussentijds voeling houden met voortgang via vertegenwoordigers units Evaluatiefase Week 36 t/m 40 Informatie ervaringen kwaliteitsafspraken verzamelen in bureau-overleggen of via themabijeenkomst Kwaliteitsafspraken aanpassen Consolidatiefase Vanaf week 41 Halfjaarlijkse check op afspraken kwaliteitsafspraken Kwaliteitsafspraken aanpassen Op dit moment wordt reeds gewerkt aan een gedetailleerder plan van aanpak, met actiepunten per afdeling. 11

12 7. Conclusie Met dit document wordt beoogd een gedegen basis te leggen voor kwaliteitszorg. Dit kwaliteitszorgsysteem vormt samen met het los opgeleverde document kwaliteitsafspraken een geheel dat zichzelf en de kwaliteit van informatiebeheer continu verbetert. Twee belangrijke punten komen naar voren: Het is van groot belang om goed na te denken over de formatie en de werkverdeling van team DIV (deel van de toekomstige unit Informatiemanagement), omdat de taken in de kwaliteitsafspraken tijd kosten voor DIV-medewerkers. Het is van groot belang de implementatie van het kwaliteitssysteem te starten met het zowel top-down als horizontaal informeren en motiveren van medewerkers. Als bovenstaande punten niet succesvol worden voltooid, levert dit een risico op voor vervanging. Het vorige hoofdstuk biedt een actieplan voor de implementatie van het kwaliteitssysteem in de organisatie, om alvast een concreet startpunt te geven aan de ontwikkeling van de kwaliteitszorg bij OZHZ. 12