De slides van de vergadering in bijlage maken integraal deel uit van dit verslag.

Transcriptie

1 COMMUNICATIE WG 17 februari 2017 Verslag Aanwezig Verontschuldigd Afwezig BOONEN Erwin, Tiense Suikerraffinaderij CATTOOR Nele, Belgapom-Vegebe COOLS Karolien, Boerenbond COOLS Romain, Belgapom DE CRAENE Ann, VBT DEPRAETERE Guy, ABS HEX Leander, Boerenbond LOUPPE Hélène, Collège des producteurs MAERTENS Jean, Synagra MOULIN Yannick, OVOCOM PEETERS Luc, BelOrta ROORYCK Luc, Lutosa/Belgapom SERCKX Adeline, FWA VAN BOSCH Johan, LandbouwService VAN DER SYPT Veerle, FTB VEULEMANS Matty, Boerenbond FICHEFET Gisèle VAN DE VELDE Yannick WOLF Brigitta De slides van de vergadering in bijlage maken integraal deel uit van dit verslag. 1

2 1. Onderzoek Afnemers - Resultaten Yannick presenteert de resultaten van het onderzoek Afnemers. Wij hebben 75 ingevulde vragenlijsten ontvangen. Thema 1: Markttoegang 95 % van de deelnemers vragen de Vegaplan certificatie aan hun leveranciers. In 69% van de gevallen wordt deze certificatie vermeld in een contract of een interprofessioneel akkoord. De 5 % die de certificatie niet vragen onderstrepen dat dit geen verplichting is, dat sommige van hun afnemers een strenger certificaat opeisen of dat zij plantaardige producten enkel in Nederland aankopen, op basis van een VVAK-certificatie. Thema 2: Erkenning en uitwisselbaarheid 75 % van de deelnemers eisen de Vegaplan certificatie van hun leveranciers wanneer hun (eind)producten voor de intracommunautaire handel en/of de uitvoer naar derde landen bestemd zijn. Om de toegevoegde waarde van het Vegaplan systeem te verhogen halen de deelnemers volgende elementen aan: de erkenning van Vegaplan door GLOBALG.A.P. om zo dubbele controles te vermijden, de nood aan een jaarlijkse certificatie, het nut van een erkenning door de retail. 27 % van de deelnemers vermelden dat hun afnemers verzoeken hebben inzake duurzaamheid. Thema 3: Databank 83 % van de deelnemers gebruiken de Vegaplan Databank. Zij die dat niet doen onderstrepen dat de databank niet gebruiksvriendelijk genoeg is (zij zouden liever een lijst van alle gecertificeerde leveranciers kunnen raadplegen omdat ze te veel leveranciers hebben om deze allemaal individueel op te zoeken) of melden gewoon dat ze deze functionaliteit niet kennen. Thema 4: Opleiding/Informatie 40 % van de deelnemers wensen hun medewerkers een van onze opleidingen te laten volgen (52 % voor interne opleidingen binnen hun onderneming, 48 % voor opleidingen voor meerdere ondernemingen). Thema 5: Newsletter 94 % van de deelnemers wensen de newsletter van Vegaplan te ontvangen (tot nu toe werd onze nieuwsbrief niet naar de afnemers gestuurd); 31 % zijn vragende partij voor een specifieke newsletter voor de afnemers, met volgende thema s: informatie betreffende de certificatie, lijst non-conformiteiten, statistieken, gelijkwaardigheid/erkenning, duurzaamheid/ipm/voedselveiligheid, wettelijke aanpassingen, herinnering van de verplichtingen. 2

3 De deelnemers melden ook het volgende: - zolang de certificatie niet verplicht is, zal het moeilijk zijn om deze op te leggen (bv. «met een verplichting van 80 % FCA, alle landbouwers hopen deel uit te maken van de 20 %») - De Vegaplan certificatie is te duur tegenover de voordelen (FAVV-bonus, subsidie, ) - Een betere erkenning/uitwisselbaarheid met de buitenlandse systemen is nodig - een efficiëntere databank (eenzelfde databank met de informatiegegevens van Vegaplan, VVA, VVAK, GLOBALG.A.P., QS, ) is gewenst - een onlineapplicatie met al de registraties - de ontwikkeling van een elektronische perceelfiche is nuttig - duurzaamheid en IPM moeten worden benadrukt Conclusie van Vegaplan-secretariaat Dit onderzoek wijst op een onvoldoende kennis van de inhoud van de Vegaplan Standaard (IPM, duurzaamheid) en de functionaliteiten van de databank. De deelnemers wensen meer informatie betreffende de certificatie. Met de huidige newsletter plus een specifieke jaarlijkse bijkomende newsletter zouden wij bepaalde aspecten meer onder de aandacht kunnen brengen. Opleidingen voor de consulenten moeten een prioriteit worden voor de volgende maanden. De functionaliteiten van de databank moeten verder ontwikkeld worden om een efficiënt instrument te worden voor het leveranciersbeheer binnen de ondernemingen. Dankzij dit onderzoek hebben wij ook een vijftigtal bijkomende adressen verkregen van contactpersonen. Deze zijn belangrijk voor de verspreiding van de informatie (newsletter, informatievergaderingen, uitnodiging voor het seminarie, ). Gezien het onderzoek anoniem was, is het niet wenselijk om de gestelde vragen individueel te beantwoorden. To do: Een newsletter bestemd voor de afnemers wordt in de komende weken opgesteld, met de resultaten van het onderzoek en de antwoorden op door deelnemers gestelde vragen. 2. Strategisch communicatieplan [Cf. bezorgd document] Op vraag van de Raad van bestuur is een strategisch communicatieplan ontwikkeld om de omgeving waarin de nieuwsbrief moet worden opgesteld beter te kennen, de prioriteiten te bepalen en een coherente en efficiënte communicatie te kunnen verzekeren. Het Vegaplan-secretariaat stelt de hoofdzaken van het plan aan de werkgroep voor. Deze analyse volgt een schema uit een document van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister Algemene Directie Externe Communicatie (COM 18). De omgeving van de vzw werd bestudeerd, op basis van: 3

4 - een PEST analyse (Politieke, Economische, Sociale en Technologische factoren) tab.1; - een SWOT analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) tab. 2 ; - een analyse van de stakeholders tab. 3. Deze analyse geeft inzicht in de context waarin de vzw evolueert, en geeft een overzicht van de omgeving waarin het strategisch communicatieplan moet worden ontwikkeld. De genomen maatregelen en de acties die zouden kunnen worden uitgevoerd werden opgenomen. Rekening houdend met de omgeving van de vzw en met de doelstelling, werd een analyse van de communicatie uitgevoerd om na te gaan of de communicatie van de vzw doeltreffend is en gewaardeerd wordt door haar omgeving. Een inventaris van de externe en interne communicatie werd opgesteld (tab. 4). Door middel van een diagnose (tab. 5) en een SWOT-analyse (tab. 6) werden de genomen maatregelen en de acties die zouden kunnen worden uitgevoerd opgelijst. Ten slotte werden twee strategische doelstellingen en een reeks operationele doelstellingen bepaald: Strategische doelstellingen 1. Creëren van een positief en constructief imago van de Vegaplan certificatie Operationele doelstellingen 1.1 Een toegevoegde waarde creëren ten opzichte van de door de overheden opgelegde controles 1.2 Interactieve tools inzetten 1.3 De relaties met de stakeholders verstevigen 1.4 Internationalisering overwegen 1.5 Het integriteitsprogramma versterken 1.6 Meer expertise opbouwen 2. Communiceren over de deskundigheid van Vegaplan als beheerder van een kwaliteitssysteem 2.1 De communicatiemiddelen aanscherpen (newsletter, artikels, banners, folders ) 2.2 De samenwerking met de stakeholders voortzetten en opvoeren (overheden, leden, partners) 2.3 Het contactennetwerk uitbouwen voor de verspreiding van de informatie Elke operationele doelstelling werd achteraf in «acties» vertaald (tab. 7) in functie van het doelpubliek. De oefening toont duidelijk aan dat Vegaplan sterk afhankelijk is van haar leden betreffende de communicatie naar de ondernemingen die de certificatie kunnen eisen (de afnemers) en naar de ondernemingen die de certificatie van hun producten/diensten kunnen aanvragen (de landbouwers en loonwerkers). Het is dus essentieel dat het contactennetwerk uitgebreid wordt naar de 4

5 kwaliteitsverantwoordelijken en de landbouwconsulenten, om een volledige en correcte communicatie betreffende de activiteiten van de vzw te kunnen verzekeren. De vzw zelf heeft quasi geen contact met de voedingsnijverheid in het algemeen noch met de distributie, en helemaal geen contact met de consumentenorganisaties. De medewerking met de overheidsdiensten verloopt efficiënt en moet worden onderhouden. A. DE CRAENE geeft aan dat overleg met de retailsector betreffende kwaliteitssystemen algemeen moeizaam verloopt. Vanuit het VBT wordt in overleg met het FAVV de link met Vegaplan wel gemaakt in het kader van sectorprocedures voor export naar derde landen. De integratie van eisen betreffende gewasbescherming in de Vegaplan Standaard evenals de erkenning van de Vegaplan certificatie door het FAVV zijn twee elementen die een toegevoegde waarde vormen. Internationale systemen zoals GlobalG.A.P. zijn zeer gekend op internationaal vlak; als de Belgische afnemers het Vegaplan systeem zelf niet voldoende kennen, zullen zij dit uiteraard niet kunnen promoten bij hun eigen afnemers. Het is dus belangrijk om de communicatieacties van 2017 naar deze schakel te richten, en inspanningen te blijven leveren met het oog op internationale erkenning. De aanwezigheid van Vegaplan op internationale beurzen wordt ook vermeld. A. DE CRAENE vraagt of het Vegaplan-secretariaat afdoende middelen (personeel & financiën) ter beschikking heeft om de veelheid aan plannen uit te werken. De leden wordt gevraagd hun opmerkingen betreffende het doorgestuurde document tegen ten laatste door te geven teneinde deze aan de Raad van Bestuur te kunnen bezorgen. 3. Prioriteiten 2017 Voor 2017 stelt het secretariaat de volgende acties voor: Doelgroep Landbouwers Siertelers Loonwerkers Afnemers Acties - Artikel in landbouwpers: Standaard voor niet-eetbare teelten en Standaard voor loonwerkers - Automatische waarschuwing via de databank - Zichtbaarheid via de websites van leden/partners - Databank - Elektronische perceel-/teeltfiche - Export van de lijst van gecertificeerde leveranciers - Ontwikkeling van het contactennetwerk - Newsletter - Verzending van de Newsletter - Opstellen van een specifieke newsletter - Website - Ontwikkeling van de module Afnemers 5

6 - Train the trainer informatiesessies (tussen/binnen ondernemingen) - Argumentatie over de minderwaarde van niet-certificatie - Verspreiding van het document Integriteit - Verspreiding folders Afnemers + Internationale afnemers - Internationalisering - EU erkenning biobrandstoffen (RED) - GFSI erkenning - SAI - Goud score Algemeen - Seminarie Duurzaamheid in het kader van de AV - Website - Persruimte van de website actualiseren - Newsletter - Verdelingsnetwerk verhogen via elektronische handtekening van de s - Beurzen - Contact met partners om onze indirecte aanwezigheid op beurzen voor te stellen - Conferentie rond «duurzaamheid» in het kader van de Libramont landbouwbeurs - Ontwikkeling van een banner Vegaplan Standaard (primaire productie, loonwerkers, sierteelt) 4. Seminarie 2017 Er wordt voorgesteld om het seminarie in het kader van de Algemene Vergadering te organiseren op (vanaf 13.30) om het verslag «duurzaamheid» van Vegaplan voor te stellen, evenals het nut van de certificatie tegenover systemen als SAI. Voorlopige titel: «De Vegaplan certificatie: een antwoord voor duurzaamheid?». Wij hebben contact opgenomen met Ardo en met de Tiense Suikerraffinaderij die, dankzij de erkenning van Vegaplan door SAI, de certificatie kunnen gebruiken als alternatief binnen de Südzucker-groep. A. DE CRAENE herhaalt de eerdere bemerking betreffende de sector verse groenten en fruit en stelt voor om in de titel de focus op verwerking te vermelden (Duurzaamheid binnen de Vegaplan Standaard: een troef voor de verdere verwerking van plantaardige producten; of een troef voor de verwerkende industrie G. FICHEFET antwoordt dat dit verzoek al beantwoord is door de Raad van Bestuur, die heeft bepaald dat het seminarie wel op de volledige plantaardige sector betrekking heeft. De doelstelling is immers het benadrukken van de door de plantaardige sector geleverde inspanningen voor duurzaamheid, evenals het feit dat dit systeem een alternatief kan zijn voor systemen als SAI. 6

7 5. Varia 5.1 Landbouwbeurs Libramont Dit jaar is het thema van de beurs de klimaatverandering. Gezien het seminarie in het kader van de Algemene Vergadering niet voor de landbouwers bestemd is, stelt het secretariaat voor om een conferentie te houden tijdens de Landbouwbeurs van Libramont om het verslag «duurzaamheid» te presenteren, met een sessie vragen/antwoorden betreffende de certificatie in het algemeen. De leden van de WG hebben geen opmerkingen daaromtrent. 7