COMMUNICATIE WG 05 april 2019 Verslag

Transcriptie

1 COMMUNICATIE WG 05 april 2019 Verslag Aanwezig Vertontsc huldigd BOONEN Erwin, Tiense Suikerraffinaderij CATTOOR Nele, Belgapom-Vegebe COOLS Romain, Belgapom DE CRAENE Ann, VBT DEPRAETERE Guy, ABS DE PRYCKER Manuel, Fegra FICHEFET Gisèle, Fegra HEX Leander, Boerenbond LOUPPE Hélène, Collège des producteurs MOULIN Yannick, OVOCOM NOIRET Aurélie, FWA PEETERS Luc, BelOrta POPPE Miet, AVBS THEIJS Antoine, LandbouwService VAN BOSCH Johan, LandbouwService VAN DER SYPT Veerle, FTB VAN PUYMBROUCK Jean-Pierre, FWA VANHEMELEN Claude, FWH/FWA VEULEMANS Matty, Boerenbond DE BACKER Mathias VAN DE VELDE Yannick WOLF Brigitta Afwezig De slides geprojecteerd tijdens de vergadering zijn bijgevoegd als bijlage en maken integraal deel uit van dit verslag. 1

2 0. Goedkeuring van het verslag Het verslag van de TW Communicatie van wordt goedgekeurd. 1. Databank 1.1. Omgeving afnemers en producenten Algemeen: De nieuwe databank omgeving voor afnemers en producenten wordt voorgesteld en de verschillen met de vorige versie worden toegelicht. Zo bevindt de nieuwe databank zich in een beveiligde omgeving ( en heeft ieder type gebruiker (OCI/afnemer/producent) een eigen url en omgeving om op aan te melden. De databases zijn toegankelijk vanaf de website. Nieuw is ook dat iedere gebruiker over een uniek adres moet beschikken om een login te genereren en perceelsfiches te gebruiken. Dit biedt ook de mogelijkheid aan Vegaplan om gericht mailings te verspreiden met de garantie dat die breed gelezen kunnen worden. Afnemers portaal: Deze is reeds actief op het moment van de vergadering met 327 betalende afnemers. De voordelen van de nieuwe omgeving zoals zich abonneren op leveranciers voor private lastenboeken, automatische meldingen van certificatiestatus, en beter beheer van leveranciers worden toegelicht. Afnemers kunnen ook de certificaten van hun leveranciers exporteren en afdrukken. Hierbij kwamen echter enkele bemerkingen: - Een afgedrukt certificaat zegt niets over de huidige certificatiesituatie van de producent. Daarom staat op elk certificaat in grote letters duplicaat op, het afprintdatum en de naam van de persoon die het certificaat afprint. De effectieve status moest best rechtstreeks in de database geraadpleegd worden. - Op gebied van GDPR komt de vraag of er een logboek is of kan worden voorzien waarin opgenomen is wanneer welke afnemer van welke leverancier een duplicaat van een certificaat heeft geraadpleegd. Dit zou een controle/traceerbaarheid op de verspreiding van persoonsgegevens moeten garanderen. NVDR: de raadplegingen van de afnemers kunnen niet opgevraagd worden. - Hierop aansluitend werd gevraagd of het mogelijk zou zijn om de contracten met de OCIs, waarin een paragraaf rond GDPR is opgenomen, in de database te stockeren. De toestemming van de landbouwer wordt schriftelijk in kader van de overeenkomst met de OCI gegeven. Het producentenportaal zal vermoedelijk online gaan in de week van In eerste instantie zullen een beperkt aantal landbouwers een login krijgen om de database en de perceelsfiche (zie verder) te testen. In een latere fase zal de database dan voor alle landbouwers beschikbaar gesteld worden. Er wordt een gebruikshandleiding voorzien om vlot van start te kunnen gaan. 2

3 1.2. Perceelsfiche versie 2: communicatiestrategie De nieuwe perceelsfiche wordt gelanceerd samen met het nieuwe portaal van de database voor landbouwers/entrepreneurs. Er zal een worden verstuurd naar alle gebruikers met uitleg hoe ingelogd kan worden en een link naar de handleiding. Verder zal de perceelsfiche ook worden toegelicht in de lente-nieuwsbrief Communicatietools 2.1. Website Raadplegingen Er wordt een overzicht gegeven van de evolutie van de raadplegingen en de aard van de bezoeken voor zowel de website als de database. De cijfers kunnen worden geraadpleegd in de slides in bijlage. Er wordt de vraag gesteld of op basis van de IP adressen kan worden achterhaald vanuit welke landen buiten België de website nog geraadpleegd wordt. Zo zou kunnen worden bekeken of er naast mensen ook bots de website bezoeken. De meeste raadplegingen (88%) zijn in België of in de buurlanden (Frankrijk, Nederland, Duitsland), sommige raadplegingen tonen dat kwaadachtige robots onze website bezoeken, vandaar het belang van een beveiligde site https. Wij hebben de beveiliging van het contactformulier verhoogd, om spam te verminderen. Bij zowel website als database wordt voornamelijk de Nederlandstalige versie geraadpleegd: Website: 52% NL, 33% FR, 12% EN Databank: 65% NL, 27% FR, 7% EN 3

4 In dit kader wordt gevraagd op welke manier de taal van de site bepaald wordt. Is dit op basis van de locatie van het IP adres, of heeft het met de instellingen van de computer te maken? En heeft dit mogelijks een invloed op de statistieken? NVDR: na controle kan aangegeven worden dat de ingestelde taal van de PC bepalend is. Bijna 1 persoon op 5 raadpleegt de website via een mobiele applicatie, bij de database ligt dit iets boven 1 op 10. Hier kwamen volgende bemerkingen en vragen op: - Zouden er meer bezoekers de website raadplegen indien deze aangepast zou zijn om op mobiele applicaties te worden weergegeven? Dit is vooralsnog niet het geval. - Is het wenselijk van bij een nieuwe versie van de website deze geschikt te maken voor mobiele applicaties? - Kan een onderscheid gemaakt worden in het type raadplegingen dat gemaakt wordt voor mobiel vs niet-mobiel. Bvb: worden documenten vanop een desktop geraadpleegd, terwijl hoe starten? vanop de smartphone/tablet geraadpleegd wordt? Omwille van de aard van de website als informatiebron van zeer veel documenten, lijkt het niet voor de hand liggend van deze naar een mobiel formaat om te vormen. De database is in zijn nieuwe versie goed toegankelijk vanop tablet en smartphone Persoverzicht In 2018 werd Vegaplan in 25 publicaties vermeld. In 2019 zijn dit tot nu toe 2 publicaties: één omtrent de steun voor Vegaplan certificatie in het Waals Gewest en terugbetaling van de malus door FEGRA, en één rond de uitrol van Vegaplan Standaard NET Aanpassingen 2019 Voor 2019 worden enkele verbeteringen en aanpassingen gepland. Zo moet de website zoals de database naar een beveiligde omgeving gebracht worden. Gezien het grote aantal bezoekers dat de website raadpleegt omwille van de documenten, zal een directe link naar documenten voorzien worden op de home page. Verder verbeteringen die bij de ontwikkeling van een nieuwe website worden voorzien zijn: - Een vebeterde layout van scroll down menu s - Beschikbaarheid van een archief - Mogelijkheid tot aanmelden voor de nieuwsbrief - Link naar LinkedIn - De compatibiliteit met mobiele browsers (zie hoger) De opsplitsing van de database in functie van het type gebruiker, maakt het mogelijk om met google analytics een opvolging per type operator te doen. 4

5 Beheerder 2020 Omwille van tegenvallende service zal het contract met de huidige beheerder op 31/12/2019 worden beëindigd. Er werd reeds contact opgenomen met een potentieel nieuwe beheerder Conversal voor een prijsofferte. Bijkomende offertes zullen bij andere beheerders worden aangevraagd. Het is hierbij niet de bedoeling de website volledig nieuw te ontwikkelen. Het behoud van de huidige Drupal als content management systeem staat voorop. De mogelijkheden tot compatibiliteit met mobiele browsers worden bekeken (zie hoger) Newsletter Zichtbaarheid/verdeling De verdelingsgraad en het openen van de nieuwsbrief blijft stijgen. De behaalde resultaten (rond de 50% opening van de nieuwsbrief) worden als zeer positief omschreven. De grafiek kan in de presentatie in bijlage worden geraadpleegd Artikels: lijst Voor de aankomende lentenieuwsbrief zijn volgende artikels gepland: - Nieuwe checklist Vegaplan (nav van IPM wijzigingen) - Residubewaking: rapport Elektronische teeltfiche Nieuwe databankomgeving van Codiplan en Vegaplan Verduidelijking over de verschillende bufferzones (partnerschap met Protect eau) Mogelijke artikels voor de komende nieuwsbrieven : - Meldingsplicht voor Vegaplan certificering - Kost van de Vegaplan certificering - Toepassingsgebied van de Vegaplan Standaard (standaard versus sectorgids/acs, IPM, etc.) Een artikel rond transportvoorwaarde in de Vegaplan Standaard en meer specifiek over Secundair transport voor loonwerkers is in de maak. Het artikel zal in samenwerking met Landbouw Service en in de landbouwpers worden verspreid. Beste tijdstip is half juli in de aanloop van de landbouwbeurs van Libramont Sociale netwerken LinkedIn LinkedIn biedt een medium om de zichtbaarheid van Vegaplan in de agro-voeding-sector te vergroten, ons netwerk uit te breiden en de communicatie te verbeteren. Communicaties kunnen hierop zonder veel extra moeite gedeeld worden. Het secretariaat zal dan ook nieuwsbrieven, artikels en persberichten op LinkedIN delen. 5

6 3. Jaarverslag 3.1. Jaarverslag 2018: formaat/inhoud Het jaarverslag zal als communicatietool ontwikkeld worden en in een overzichtelijke brochure worden gepresenteerd. Er is geen bezwaar tegen het voorgestelde formaat, maar de afbeeldingen in het ontwerp moeten wel representatief/herkenbaar zijn voor alle leden van Vegaplan. De inhoud werd overlopen aan de hand van het document Rapport annuel Vegaplan 2018 (zie bijlage). Belangrijk is van de statistieken nog eens nader te bekijken en een verklaring te zoeken voor de verschillen in dekkingsgraad per teelt van Vegaplan op gebied van aantal bedrijven vs de beteelde oppervlakte. De verspreiding van het document zal hoofdzakelijk digitaal gebeuren via de klassieke kanalen zoals website, nieuwsbrief, LinkedIn, persbericht, er zullen ook een 30 tal papieren exemplaren per taal ter beschikking worden gesteld aan de verschillende leden van Vegaplan. Op verzoek kan dit aantal uitgebreid worden. Er werden reeds twee prijsoffertes aangevraagd voor het ontwerp en uitwerking van het document. - Sofynet: 580 euro excl btw - AGC: nog geen offerte ontvangen De firma Sofynet werd gekozen op basis van de offerte en de voorgestelde template. 4. Varia 4.1. Artikel betreffende het internationaal luik (België Nederland) Een gezamenlijk brochure samen met VVAK is gepland voor Zodra een eerst ontwerp voorligt, wordt deze aan de communicatie werkgroep voorgelegd. 6