GEBRUIKSHANDLEIDING VOOR DE WEBSERVICE VOOR LANDBOUWERS EN LOONWERKERS

Transcriptie

1 GEBRUIKSHANDLEIDING VOOR DE WEBSERVICE VOOR LANDBOUWERS EN LOONWERKERS

2 INHOUDSTAFEL DEEL 1: De databank Voorwoord Algemeenheden Login Opbouw en structuur Het zoekscherm Zoekcriteria Eigen gegevens Publieke lijst: gecertificeerde... 8 DEEL 2: hulptools voor de webservice Prijsofferte aanvragen bij de certificeringsinstellingen (OCI s) Gepersonaliseerde Vegaplan checklist Gepersonaliseerde Vegaplan checklist - Excel-formaat Gepersonaliseerde Vegaplan Checklist: Pdf-formaat Handleiding Vegaplan Standaard voor landbouwers/

3 1. Voorwoord DEEL 1: De databank Dit document legt de gebruikswijze uit van de webservice voor het consulteren van de certificatiegegevens betreffende de volgende lastenboeken: Sectorgids autocontrole G-040 voor de primaire plantaardige productie (Modules A, B en D); Sectorgids autocontrole G-040 voor de primaire dierlijke productie (Module C); Sectorgids autocontrole G-033 voor de aannemers van land- en tuinbouwwerken; Codiplan PLUS Varken; Codiplan PLUS Rund; Codiplan PLUS Parkkonijn; VEGAPLAN Standaard voor de primaire plantaardige productie; VEGAPLAN Standaard voor de aannemers van land- en tuinbouwwerken; IPM (Integrated Pest Management). 2. Algemeenheden 2.1 Login Om de databank te kunnen gebruiken moet men beschikken over een login en een passwoord. Nadat uw OCI uw contactgegevens in de databank heeft ingebracht, ontvangt u uw login en paswoord per mail. De databank is toegankelijk zowel via als via via de knop databank en vervolgens inloggen op databank. 3

4 2.2 Opbouw en structuur De webservice dient voor het beheer van de deelnemers en hun certificatiegegevens van eerdergenoemde lastenboeken. Zodra u bent ingelogd komt u op de welkomstpagina (Dashboard) terecht: Hier kan u uw eigen bedrijf opzoeken in de databank, door uw ondernemingsnummer, vestigingseenheidsnummer (VEN) of beslagnummer in te geven (cf. punt 3) 4

5 Op dit blad ziet u ook volgende icoontjes: Mijn bedrijf Hier zijn de gegevens van uw eigen bedrijf opgenomen. Indien u deze gegevens wenst aan te passen, moet u dit aan uw OCI melden, die het nodige zal doen. Mijn vestiging Hier zijn de gegevens van uw vestiging opgenomen. Ook hier kunnen deze gegevens in de databank worden aangepast door uw OCI. 5

6 Mijn contactpersonen Hier ziet u een overzicht van de contactpersonen verbonden aan uw onderneming. De contactpersoon ontvangt automatisch een username en een paswoord. Deze persoon heeft dus toegang tot de gegevens van uw onderneming. Op dit niveau wordt ook het fytolicentienummer van elke contactpersoon geregistreerd, indien van toepassing. Via dit scherm kan u, indien nodig, een contact verwijderen. Om een ander veld (naam, functie, , ) te laten aanpassen moet u uw OCI contacteren. 3. Het zoekscherm 3.1. Zoekcriteria Zoeken kan op basis van de naam van uw onderneming, uw ondernemingsnummer (ON), uw vestigingseenheidsnummer of controlepuntnummer (VEN/CP), of van het beslagnummer. U kan enkel de gegevens opzoeken van die bedrijven waar u als contactpersoon geregistreerd bent. 6

7 Wanneer u een zoekactie heeft uitgevoerd, komt u op onderstaand scherm terecht: Door op «+» te klikken (net voor het ON), krijgt u een overzicht van de lopende certificatiestatus van uw bedrijf. Elke keer wanneer de OCI de certificatiestatus aanpast, wordt u automatisch per verwittigd Eigen gegevens Door te klikken op uw naam en Mijn profiel kan u uw gegevens raadplegen en aanpassen. U kan ook uw eigen paswoord kiezen via het veld «Wachtwoord» en «Herhalen wachtwoord». Vergeet niet om op «opslaan» te klikken alvorens de pagina te verlaten. 7

8 4. Publieke lijst: gecertificeerde Om een loonwerker te zoeken die Vegaplan gecertificeerd is, kan u op de publieke lijst op onze website gebruiken, via volgende link of via onze website: Landouwers/Loonwerkers, vervolgens Lijst OCI s/afnemers/loonwerkers en Lijst. Om een zoekopdracht uit te voeren moet u in de zoekbalk (boven rechts) één van de volgende gegevens ingeven: Het ondernemingsnummer of btw-nummer De naam van de onderneming Het vestigingseenheidsnummer (VEN) of controlepuntnummer (CP) De postcode of de gemeente 8

9 DEEL 2: hulptools voor de webservice 1. Prijsofferte aanvragen bij de certificeringsinstellingen (OCI s) Om de auditkost te kennen, raden wij u aan om de prijzen van de verschillende OCI s te vergelijken. U kan daarbij gebruik maken van de hulptool dat wij hiervoor hebben ontwikkeld. U vindt deze op volgende link of via onze website: Landbouwers/Loonwerkers, vervolgens Hoe starten? en Offerte Aanvragen. De prijs van de certificatie varieert naargelang het aantal activiteiten en lastenboeken waarvoor u wenst gecertificeerd te worden. Daarom wordt u eerst gevraagd enkele vragen te beantwoorden betreffende uw activiteiten (dierlijke activiteiten wat de Codiplan/Sectorgids module C certificatie betreft en plantaardige activiteiten voor wat Vegaplan/sectorgids module A en B certificatie betreft). U kan ook steeds de certificatie aanvragen voor andere lastenboeken, zoals Codiplan PLUS Rund, Varkens, etc. Vervolgens vult u uw personele gegevens in en selecteert u de OCI s aan wie u de aanvraag wenst te sturen. Zodra de vragenlijst is ingevuld, klikt u op «verstuur», om uw aanvraag automatisch naar de geselecteerde OCI s te zenden. 2. Gepersonaliseerde Vegaplan checklist U kan uw Vegaplan checklist personaliseren door middel van de elektronische tool op onze website, via volgende link voor de landbouwers en via volgende link voor de. Deze elektronische checklist bestaat in twee formaten: Excel (in deze versie kan u al de resultaten simuleren), of pdf (enkel voor de landbouwers), handiger om af te printen indien u op papier wenst te werken. 9

10 2.1 Gepersonaliseerde Vegaplan checklist - Excel-formaat Deze tool wordt u aangeboden om voor uw bedrijf een checklist op te stellen die u helpt om in regel te zijn met de specifieke vereisten voor uw bedrijf. Het is een ideale manier om een audit voor te bereiden. Indien u de vragen correct invult wordt het blad "Vegaplan Checklist" gegenereerd, met de specifieke vereisten voor uw bedrijf. Deze kan u invullen en voorleggen aan een auditor om een audit te vergemakkelijken. Om uw generieke checklist te generen, moet u eerst: 1) De beveiliging verwijderen. Klik op «Enable Editing» of «Bewerken inschakelen» en vervolgens op «Enable Content» of «Inhoud inschakelen». 2) Vervolgens dient u de drie vragen betreffende het betrokken lastenboek, de locatie van uw percelen en de productgroepen in uw bedrijf via het dropdownmenu beantwoorden. Eens de antwoorden in de velden in het geel ingevuld zijn, klikt u op de knop "Vegaplan Checklist". 10

11 Uw specifieke elektronische checklist wordt na een paar seconden gegenereerd onder de tab "Vegaplan Checklist". Om uw checklist in te vullen onder deze tab, moet u bij elke eis aanduiden of deze vervuld is of niet, via het dropdownmenu: "OK" indien vervuld, "Niet OK" indien niet vervuld of "NVT" indien niet van toepassing. Na het invullen van de checklist krijgt u een verslag met het aantal non-conformiteiten, het % niveau 2 en een algemene beoordeling, voor de jaren 1, 2 en 3. 11

12 2.2 Gepersonaliseerde Vegaplan Checklist: Pdf-formaat Deze tool wordt u aangeboden om voor uw bedrijf een checklist op te stellen die u helpt om in regel te zijn met de specifieke vereisten voor uw bedrijf. Het is een ideale manier om een audit voor te bereiden. Indien u de vragen correct invult wordt een pdf-document gegenereerd met de specifieke vereisten voor uw bedrijf. Deze kan u invullen en voorleggen aan een auditor om een audit te vergemakkelijken. Voor de bestaat enkel de integrale versie in dit formaat. Om deze gepersonaliseerde checklist te genereren, moet u eerst drie vragen beantwoorden betreffende het betrokken lastenboek, de ligging van uw percelen en de activiteiten uitgevoerd binnen uw onderneming. Klik op «Bevestig antwoord» om naar de volgende vraag te gaan. Na de 3de vraag klikt u op «Bevestig antwoord en genereer PDF» 3. Handleiding Vegaplan Standaard voor landbouwers/ Deze handleiding is complementair met de checklist. Het bevat de nodige informatie om aan de eisen uit de Vegaplan Standaard voor de primaire plantaardige productie of voor de 12

13 betreffende documenten en registraties te kunnen voldoen. De officiële documenten waarvan sprake in de Vegaplan Standaard zijn in bijlage opgenomen. Er zijn ook FAQ beschikbaar, met de antwoorden op de door de landbouwers en de certificeringsinstellingen gestelde vragen. Dit document volgt dezelfde structuur als de handleiding en de checklist. Deze drie documenten (checklist, handleiding en FAQ) kan u afprinten en in één dossier bundelen. Al de in deze handleiding vermelde documenten zijn beschikbaar op de website Voor de landbouwers: o Vegaplan Checklist (cf. punt 2): klik hier o Handleiding Vegaplan Standaard: klik hier o FAQ: klik hier Voor de : o Vegaplan Checklist (cf. punt 2): klik hier o Handleiding Vegaplan Standaard: klik hier o FAQ: klik hier Elk hoofdstuk van deze handleiding is apart beschikbaar. De handleiding bevat de documenten die nodig zijn in het kader van de Vegaplan certificatie, zoals de glasbreuk procedure, de pictogrammen en de IN/OUT-dossiers. Ook deze documenten kan u apart downloaden en afprinten. 13