SUBSIDIEBUNDEL JEUGDVERENIGINGEN

Transcriptie

1 SUBSIDIEBUNDEL JEUGDVERENIGINGEN

2 Subsidiereglement lokaal jeugdwerk Basis- en werkingssubsidies 1. Aanvraag - vóór 15 februari van het betreffende jaar in te dienen in de jeugddienst - op een standaardformulier dat de jeugddienst bezorgt aan elke subsidieverantwoordelijke 2. Voorwaarden a. leden - minimum 2/3 van de leden en begeleiders zijn tussen 6 en 25 jaar - tenminste 20 verzekerde Wevelgemse leden en begeleiders - tenminste 50 % van de leden en begeleiders moet in Wevelgem wonen b. begeleiders - begeleiders mogen niet betaald worden - van de jeugd- en jongerenverenigingen moet minimum 1 begeleider op 30 leden in het bezit zijn van een attest (hoofd)animator of (hoofd)instructeur, over een sociaal-agogisch diploma beschikken of minimum 3 jaar ervaring hebben in het begeleiden van kinderen - van de jeugdhuizen moet minimum 1 begeleider op 60 leden in het bezit zijn van een attest (hoofd)animator of (hoofd)instructeur, over een sociaal-agogisch diploma beschikken of minimum 3 jaar ervaring hebben in de AV of werkgroepen of reeds 4 kwartees gevolgd hebben - van jeugdverenigingen voor amateuristische kunstbeoefening moet 1 begeleider op 30 leden in het bezit zijn van een attest (hoofd)animator of (hoofd)instructeur, over een sociaal-agogisch diploma beschikken of minimum 3 jaar ervaring hebben in het bestuur of over een relevant diploma voor de betreffende kunsttak beschikken. c. activiteiten - de vereniging moet een geregelde en doorlopende werking hebben, gespreid over ten minste 8 maanden van het jaar - er moeten minimum 12 bijeenkomsten per jaar zijn d. beheer - aparte kas, apart beheer met zetel of werking in Wevelgem - bij eventuele controle moeten volgende documenten zeker voorgelegd kunnen worden: ledenlijst, bewijs van verzekering, lijst van bestuur of begeleiders, een aanwezigheidslijst

3 3. Toekenning basissubsidies De volgende bewijsstukken moeten tegen 31 december (= op het einde van het betreffende werkjaar) ingediend worden in de jeugddienst: 1. ledenlijst (naam + adres + geboortedatum) die dateert van 31 augustus (verenigingen die werken van 1/9 tem. 31/8) of van 30 november (verenigingen die werken van 1/1 tem. 31/12) 2. lijst van bestuur of begeleiders 3. verzekeringsbewijs 4. Toekenning werkingssubsidies Het voorziene bedrag aan werkingssubsidies wordt als volgt verdeeld: ledentoelage(10.27%), frequentietoelage(58.93%), weekendtoelage(5.56%), kamptoelage (23.96%), participatietoelage(1.28%) a. ledentoelage wordt gebaseerd op het aantal leden volgens volgende quotering: - 1 punt per lid extra punten per jarige - 1 extra punt per Wevelgems lid (tussen 6 en 25 jaar) - 1 extra punt per lid met een handicap b. frequentietoelage - informatie: minstens 4 tijdschriftedities per jaar (50 extra punten) ten laatste op 31 december van het betreffende jaar in te dienen - frequentietoelage voor jeugd- en jongerenverenigingen: Spel en ontmoeting Spel enkel bijeenkomsten die gericht zijn op spel - wekelijkse leidingskringen - bijkomende afdelingsvergaderingen - eigenlijke activiteiten -verenigingen met een onregelmatige werking krijgen 10 punten per bijeenkomst (als er activiteiten zijn die langer dan 7 uren duren 10 extra punten) -verenigingen met een regelmatige werking krijgen 520 punten voor wekelijkse bijeenkomsten 260 punten voor tweewekelijkse bijeenkomsten 120 punten voor maandelijkse bijeenkomsten Ontmoeting - 1 punt per 6 uur dat een lokaal wordt opengesteld voor eigen leden (zonder georganiseerde activiteit) Vorming hier gaat het om externe vormingen!

4 - frequentietoelage voor jeugdhuizen: de verdeling gebeurt aan de hand van het totaalbedrag van binnengebrachte facturen waarvan je max.75% terugkrijgt (zie kadervormingstoelage) tegen 1 mei volgend op het subsidiejaar moet er een jaarverslag zijn + een logboek kunnen voorleggen (jeugdhuizen zonder beroepskracht moeten slechts aan 75% van de hierna volgende minimumaantallen voldoen!) Ontmoeting 1 punt per openingsuur het beschikbare bedrag wordt onder de jeugdhuizen verdeeld die aan volgende voorwaarden voldoen: -minstens 20 openingsuren per week (enkel officiële uren!) -minimaal 4 dagen per week open zijn -zowel een infostand als een praathoek moet aanwezig zijn in het jeugdhuis Recreatie 5 punten per activiteit het beschikbare bedrag wordt onder de jeugdhuizen verdeeld die aan volgende voorwaarden voldoen: -minimum 35 activiteiten per jaar -de activiteiten moeten gelijkmatig verspreid worden over het werkjaar (behalve tijdens vakantieperiodes) Vorming minimum 8 vormingsmomenten per jaar hieronder wordt verstaan: -interne vorming: jeugdhuis organiseert zelf vorming voor leden en medewerkers -externe vorming: vorming wordt ingericht door een andere instantie, attest van deelname moet worden voorgelegd -initiatiecursus: minimum 3 lessen, 3 of 4 lessen= 1act., 5 t.e.m 8 lessen= 2 act., meer dan 8 lessen = 3 act. -vormende activiteiten: vorming ingericht door jeugdhuis voor jongeren uit de gemeente (de vorming wordt gegeven door een persoon die onderlegd is in de gegeven materie) - frequentietoelage voor jeugdverenigingen voor amateuristische kunstbeoefening: voorwaarden om in aanmerking te komen: -wekelijks herhalingen van tenminste 1 uur, die zo geplaatst zijn dat iedereen in de gelegenheid gesteld wordt eraan deel te nemen -tijdens het werkjaar minstens 2 optredens ( met een totale duur van minstens 2 uur/optreden)

5 Repetities -1 punt per half uur repetitie -een koor krijgt voor een repetitie de helft van de punten Optredens -optreden in Wevelgem: 4 punten -optreden buiten Wevelgem binnen straal 25 km: 8 punten -optreden buiten Wevelgem buiten straal 25 km: 12 punten -optreden in buitenland, minstens 50 km van vestigingsplaats: 16 punten -optreden tijdens een meerdaagse buitenlandse reis: 12 punten -optreden van een religieuze viering telt mee als optreden voor de helft van de punten Vorming -externe vormingen door een koepelorganisatie of door een erkende vereniging voor amateuristische kunstbeoefening. attest van deelname voorleggen. wedstrijden en tornooien tellen niet mee. geen samenvoeging mogelijk met punten voor optredens of repetities -1 punt per persoon per halve dag vorming (tenminste 3 uur) Administratieve formaliteiten -vaste tijdstippen van repetities bij begin werkjaar doorgeven aan jeugddienst, repetities die nadien worden gepland moeten maandelijks doorgegeven worden (juli en augustus geen repetities, zowel: expliciet aankondigen!) -alle optredens ten minste 14 dagen vooraf aankondigen -tegen 31 december indienen:. bewijs optredens (uitnodiging, programma, toegangskaart of contract). bewijs van vorming c. weekendtoelage - 1 punt per nacht per persoon - beschikbaar bedrag wordt onder alle verenigingen verdeeld - voorwaarden: 1. minimum 1 gebrevetteerde begeleider per 30 leden (koks tellen mee) 2. max. 2 maal per jaar per afdeling/werkgroep 3. max. 4 overnachtingen

6 4. voorkampen tellen niet mee als weekend maar als kamp! - administratieve formaliteiten: - vóór het weekend het aanvraagformulier indienen - ten laatste tegen 31 mei (van het werkjaar) kopie huurcontract + deelnemerslijst indienen d. kamptoelage er wordt een basiskamptoelage van 62 euro voorzien voor elke vereniging, de rest van het bedrag wordt verdeeld via volgend puntensysteem: - 1 punt per nacht per persoon - tenminste 5 overnachtingen, maximum 12-1 maal per jaar (per leeftijdsgroep) - per 30 leden tenminste 1 gebrevetteerde begeleider (koks tellen mee) - hoofdverantwoordelijke minstens 18 jaar - deelnemers hoofdzakelijk tussen 6 en 25 jaar (min. 75% van de groep) - in bezit zijn van verbandkoffer - voorkampen tellen mee als kamp, niet als weekend - op de kampplaats moet map aanwezig zijn met volgende info:.huurcontract kamphuis + huishoudelijk reglement.ledenlijst + begeleiderlijst.attesten (hoofd)animator en (hoofd)instructeur.individuele steekkaart van kinderen en begeleiders.menuoverzicht en samenstelling maaltijden.verzekeringsformulieren + aangifte ongevallen.rekeningen/facturen om totale afrekening te maken voor financieel verslag.overzicht programma en dagindeling.verpleegboek (deze info moet beschikbaar blijven ter controle tot de datum waarop de subsidies uitbetaald worden) administratieve formaliteiten: - minstens 14 dagen vóór het kamp het aanvraagformulier indienen - ten laatste 1 maand na het kamp kopie huurcontract + deelnemerslijst kinderen en begeleiders indienen e. participatietoelage - 1 punt per algemene vergadering van de jeugdraad per stemgerechtigde vertegenwoordiger of plaatsvervanger (max. 2 punten) (zodra een vereniging in hetzelfde werkjaar 2 keer afwezig is op de algemene vergadering van de jeugdraad, zonder zich te hebben verontschuldigd, wordt 10% van het berekende bedrag aan basis- en werkingstoelage afgetrokken!) - 1 punt per vereniging per vergadering van werkgroep jeugdwerkbeleidsplan

7 Subsidies voor beter afvalbeheer 1. Aanvraag - vóór 15 februari van het betreffende jaar in te dienen in de jeugddienst - op een standaardformulier dat de jeugddienst bezorgt aan elke subsidieverantwoordelijke 2. Voorwaarden - minimum 2/3 van de leden en begeleiders zijn tussen 6 en 25 jaar - tenminste 20 verzekerde Wevelgemse leden en begeleiders - tenminste 50 % van de leden en begeleiders moet in Wevelgem wonen. - minstens 1 maal per maand activiteiten organiseren (behalve juli en aug.) - activiteiten worden georganiseerd in lokalen die uitsluitend ter beschikking staan van de jeugdvereniging - jeugdverenigingen staan zelf in voor het verwijderen van hun afval Ieder jeugdwerkinitiatief die de toelage aanvraagt, verbindt er zich toe volgende inspanningen te leveren op vlak van afval: - lokalen en omgeving net houden - afval sorteren - herbruikbare drankverpakkingen gebruiken De naleving van het afvalconvenant wordt regelmatig gecontroleerd. Indien men dit niet naleeft, wordt de toelage procentueel vermindert of zal men ze niet toekennen. -72% van het begrotingskrediet wordt voorbehouden voor jeugd- en jongerenverenigingen en jeugdverenigingen voor amateuristische kunstbeoefening. -28% van het begrotingskrediet wordt voorbehouden voor de werkvorm jeugdhuizen - vereniging met wekelijkse activiteiten: 1 punt per lid - vereniging met 2-wekelijkse activiteiten: ½ punt per lid - vereniging met maandelijkse activiteiten: ¼ punt per lid - jeugdhuizen: 1 punt per lid

8 Subsidies voor brandveiligheid 1. Aanvraag - vóór 15 februari van het betreffende jaar in te dienen in de jeugddienst - op een standaardformulier dat de jeugddienst bezorgt aan elke subsidieverantwoordelijke 2. Voorwaarden deze toelage kan door ieder jeugdwerkinitiatief aangevraagd worden onder voorwaarde dat het lokaal van het jeugdwerkinitiatief hoofdzakelijk gebruikt wordt door jeugdwerk (dus geen verenigingen die in een school, café gehuisvest zijn) Volgende zaken worden gehonoreerd: 1. Afwezigheid van zetels in de lokalen ( toegestaan in 1 lokaal): 1 punt = 50 euro 2. Aanwezigheid op vormingsmoment brandveiligheid (organisatie brandweer/jeugddienst): 1 punt = 50 euro 3. Afwezigheid van gasflessen in lokalen: 1 punt = 50 euro 4. In bezit zijn van evacuatieplan: 1 punt = 50 euro 5. Voldoende brandblussers + alle brandblussers gekeurd: 1 punt = 50 euro

9 Kadervormingstoelage Voorwaarden 75 % van het inschrijvingsgeld van de vormingscursus wordt terugbetaald, met een maximum van 100 euro per cursus -alle kadervorming, ingericht door organisaties die erkend worden door de afdeling Jeugd en Sport van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, komt in aanmerking. Dit zijn o.a. de cursussen waarvoor je een attest kan behalen (animator, hoofdanimator, instructeur, hoofdinstructeur), alle vormingsinitiatieven die de nationale of provinciale secretariaten van landelijke jeugdwerkorganisaties organiseren, kwartees -alle inwoners van Wevelgem of begeleiders die zich inzetten voor een Wevelgemse jeugdvereniging die minimum 15, maximum 30 jaar zijn, kunnen van de toelage genieten Administratieve formaliteiten Uitbetaling Ten laatste 1 maand na de cursus te bezorgen in de jeugddienst (uitzondering voor kwartees = binnen het kalenderjaar): -een ingevuld formulier bewijs van deelname (te bekomen in de jeugddienst) of -een betalingsbewijs en een bewijs dat de cursus volledig gevolgd werd De uitbetaling van de kadervormingtoelage gebeurt per kwartaal Volgende jeugdorganisaties zijn erkend AFS Arktos Artforum Bouworde Centrum Informatieve Spelen Centrum voor Jeugdtoerisme Chirojeugd Vlaanderen Crefi Crejaksie Danskant De Verbeelding & Spirit Evangelisch Jeugd Verbond Jeugdtip Jeugdvakanties Duinen-Heide Jongerengemeenschappen Jong-KVG KAJ Katholieke Landelijke Jeugd Kriskras KSJ-KSA-VKSJ Lejo Maatschappelijke Jongeren Actie Mooss Nature (Outdoor Training & Education)

10 Factor10 Natuur en Wetenschap Federatie voor Open Scoutisme Op Vrije Voeten Graffiti Jeugddienst Pedagogisch Instituut J.L. Vivès Harlekino Sjalom In Petto Spelewei Interdiocesane Jeugddienst Sporta Vakantie Jef Steunpunt Allochtone meisjes en vrouwen Jekino-films TOP Vakantie Jemp Uit de Marge Jeugdbond voor Natuurstudie en MilieubescherminVlaamse AmateurMuziekOrganisatie Jeugd, Cultuur en Wetenschap Vlaams Centrum voor Levensvorming Jeugddienst Don Bosco Vlaamse Dienst Speelpleinwerk Jeugddienst Panta Rei Vlaamse Federatie Gehandicapte jongeren Jeugd en Stad Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen en Jongerencentra Jeugd & Gezondheid Vlaamse Vereniging van Studenten Jeugd Rode Kruis VVKSM Jeugd & Seksualiteit YFU-Vlaanderen Jeugd & Vrede

11 Subsidiereglement fuiven Algemeen Er wordt een subsidie toegekend aan: - organisatoren van een fuif in de gemeente Wevelgem die een beroep doen op professioneel vergunde bewaking op voorwaarde dat er ook voldoende fuifbuddy s ingezet worden. - organisatoren van een fuif in een fuifzaal binnen de gemeente Wevelgem die een pendelbus traject Wevelgem/ Moorsele/ Gullegem inleggen. Wat De subsidie is een tegemoetkoming t.a.v. de organisator - voor de financiering van de professioneel vergunde bewaking op fuiven in de gemeente Wevelgem op voorwaarde dat er ook voldoende fuifbuddy s worden ingezet. Het aantal fuifbuddy s wordt bepaald in functie van de capaciteit en de ligging van de fuiflocatie. - voor de financiering van de pendelbus traject Wevelgem/ Moorsele/ Gullegem bij fuiven in een fuifzaal binnen de gemeente Wevelgem. Bedrag De subsidie bedraagt: - de helft van de kostprijs van de professioneel vergunde bewaking, met een maximum van 150 euro per fuif. - de helft van de kostprijs van de ingelegde pendelbus, met een maximum van 225 euro per fuif. Aanvraag De organisator dient zijn aanvraag in via het aanvraagformulier dat ter beschikking ligt in de jeugddienst. De organisator bezorgt minstens 3 weken vóór de fuif, naast het aanvraagformulier, volgende documenten aan de jeugddienst: Voor de subsidie professioneel vergunde bewaking - een kopie van het contract met de professionele vergunde bewakingsfirma - een kopie van de factuur van de professioneel vergunde bewakingsfirma - een lijst met de namen en contactgegevens van minstens 3 meerderjarige natuurlijke personen die door de organisator aangeduid zijn als verantwoordelijk voor de organisatie van de fuif en het aanvraagformulier ondertekenen. Van ten minste 2 van deze natuurlijke personen moet het mobiel telefoonnummer vermeld worden waarop ze de avond van de fuif kunnen bereikt worden. - een lijst met de namen van de personen die als fuifbuddy worden ingeschakeld op de fuif - 2 gratis toegangskaarten voor de personen die de fuif komen controleren

12 Voor de subsidie pendelbus -een kopie van de factuur van de busmaatschappij Controle Voor de subsidie professioneel vergunde bewaking -2 leden van jeugdoverleg brengen een onaangekondigd bezoek aan de fuif om te zien of de organisatoren zich houden aan de opgelegde afspraken Uitbetaling Voor de subsidie professioneel vergunde bewaking -de subsidie wordt uitbetaald na afloop van de fuif, mits een gunstige evaluatiefiche die wordt opgemaakt door 2 leden van jeugdoverleg en mits voorlegging van de factuur van de professioneel vergunde bewakingsfirma Voor de subsidie pendelbus -de subsidie wordt uitbetaald na afloop van de fuif en na voorlegging van de factuur van de busmaatschappij

13 Subsidiereglement jeugdlokalen Algemene voorwaarden De gemeente kan tussenkomen in de uitgaven die door of voor een jeugdhuis, een jongerenbeweging of een jeugdvereniging (erkend door de Wevelgemse jeugdraad) worden gedaan voor: a) Het op- en inrichten van nieuwe gebouwen bestemd voor het lokale jeugdwerk b) De vernieuwing, verbouwing, uitbreiding en inrichting van bestaande gebouwen bestemd voor het lokale jeugdwerk c) Structurele renovatie- en onderhoudswerken aan bestaande gebouwen die reeds gebruikt worden voor het lokale jeugdwerk, in de mate dat die werken noodzakelijk zijn voor de stabiliteit en/of de instandhouding van het gebouw. Gewone verfraaiingwerken zoals schilderwerken, behangen en andere werken die uit hun aard binnen een periode van 10 jaar frequent moeten uitgevoerd worden, komen niet in aanmerking d) Bouwtechnische aanpassingen aan lokalen voor het lokale jeugdwerk die uitgevoerd worden in functie van de brandveiligheid, de hygiëne, inbraakpreventie of duurzaamheid Er kan slechts subsidie gekregen worden op voorwaarde dat: a) de infrastructuur waarvoor de subsidie aangevraagd wordt, beantwoordt aan een reële en objectieve noodzaak b) de aanvraag kadert in het globale gemeentelijk jeugdbeleid (en dus door het schepencollege wordt erkend) c) de vereniging, bij de aanvraag tot subsidiëring, voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in het jeugdwerkbeleidsplan (het verkrijgen van een werkingssubsidie voor het begrotingsjaar dat het jaar van de subsidieaanvraag voorafgaat, geldt als een weerlegbaar vermoeden dat aan deze voorwaarden voldaan is) d) wanneer het een aanvraag tot subsidie in functie van de brandveiligheid betreft, er een brandverzekering afgesloten is voor de infrastructuur waarvoor de subsidie aangevraagd wordt e) de bouwtechnische aanpassingen in functie van de brandveiligheid gebeuren op advies van een erkend keuringsorganisme (na afkeuring van de bestaande toestand) of op advies van de brandweer De vereniging dient het bewijs te leveren dat zij gedurende de drie jaar die aan de subsidieaanvraag voorafgaan, actief zijn geweest op het gebied van het lokale jeugdwerk. De jaren activiteit onder een andere juridische vorm kunnen eveneens in aanmerking genomen worden, voor zover de continuïteit van de werking wordt aangetoond.

14 De gemeentelijke subsidie kan enkel verkregen worden voor zover de vereniging zelf (als eigenaar van de lokalen waar de gesubsidieerde werken worden uitgevoerd) als bouwheer optreedt. Indien de aanvragende vereniging geen eigenaar is van de gronden of de bestaande infrastructuur, dan moet de eigenaar zich er vooraf schriftelijk tegenover de gemeente toe verbinden de bepalingen van het subsidiereglement na te leven. Maximaal bedrag van de subsidie De gemeentelijke subsidie is 75% van de subsidieerbare uitgaven, met een maximum bedrag van per vereniging. Dit maximaal bedrag kan slechts eenmaal per 10 jaar door dezelfde vereniging verkregen worden. De subsidie wordt uitbetaald aan de vereniging naarmate de gesubsidieerde werken vorderen (75% van de waarde van de voor subsidie aanvaarde werken). Dit reglement is van toepassing op subsidiedossiers die nog in uitvoering zijn. Specifieke voorwaarden De subsidie wordt verleend als tussenkomst in de uitgaven voor opdrachten die door derden worden verstrekt en gefactureerd aan de aanvrager. Uitgaven die door de aanvrager reeds werden gedaan en gefactureerd en/of betaald vóór het indienen van de subsidieaanvraag, kunnen door het schepencollege eveneens aanvaard worden op voorwaarde dat deze uitgaven: niet meer bedragen dan 15 % van de totale subsidieerbare uitgaven (tenzij deze uitgaven gedaan werden tengevolge van onvoorzienbare omstandigheden waarbij het geringste uitstel tot onherstelbare schade of gevaar voor personen aanleiding zou kunnen geven) geen betrekking hebben op eigen werken De subsidie kan worden toegekend voor eigen werken die door de vereniging worden uitgevoerd, binnen de volgende perken: De ingezette vrijwilligers dienen over de nodige kwalificaties te beschikken om het eigen werk volgens de regels van de kunst uit te voeren Het fictief uurloon voor de prestaties van de vrijwilligers wordt berekend aan het brutouurloon berekend volgens de aanvangswedde van een hulptechnieker werkzaam bij de gemeentelijke diensten Het bedrag van de subsidie voor het aandeel eigen werk kan nooit meer bedragen dan de werkelijke uitgaven die aan derden moeten betaald worden De subsidie kan slechts verkregen worden op voorwaarde dat de betrokken gebouwen gedurende tenminste 10 jaar (te rekenen van de datum van het schepencollege waarin de subsidie werd goedgekeurd) voor het lokale jeugdwerk zullen worden aangewend. De volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de subsidie kan teruggevorderd worden van de vereniging of van de eigenaar van het onroerend goed, indien de bestemming van het gebouw waarvoor subsidie werd verleend gewijzigd wordt binnen een periode van 10 jaar.

15 Aanvraag Om van de subsidie te kunnen genieten is de vereniging verplicht een aanvraag in te dienen bij het schepencollege. De aanvraag moet aan volgende voorwaarden voldoen: Bij de aanvraag dienen de nodige documenten gevoegd die het schepencollege moet toelaten een volledig beeld en inzicht te krijgen in de voorgenomen uitgaven, om deze te kunnen toetsen aan de bepalingen van het subsidiereglement jeugdlokalen (o.a. ontwerpen, bestekken, offertes en aanbestedingsbescheiden). Voor de uitvoering van de opdracht dient de vereniging de wetgeving op de overheidsopdrachten (zoals deze geldt voor het gemeentebestuur) te hebben toegepast of zich ertoe te verbinden deze wetgeving na te leven. Indien vereist, dient het brandpreventieverslag (opgemaakt door de bevoegde brandweerdienst) of het keuringsattest (afgeleverd door een erkend controleorganisme) te worden voorgelegd. De eventuele verbintenis van de eigenaar(s), waarbij deze zich ertoe verbind (t) (en) de bepalingen van het subsidiereglement na te leven, dient bijgevoegd. Opgave van de bankrekening waarop de subsidie gestort kan worden, met vermelding van de identiteit van de titularis(sen) van deze rekening. Indien deze identiteit verschillend is van deze van de aanvrager, dan dient daarvoor een verantwoording te worden gegeven.