Reglement gemeentelijke subsidies voor jeugdhuizen en jeugdverenigingen

Transcriptie

1 Artikel 1. Algemene bepalingen Het gemeentebestuur van Meerhout kan jaarlijks subsidies verlenen aan erkende jeugdhuizen en jeugdverenigingen van Meerhout die werken met vrijwilligers, en dit binnen de perken van de kredieten voorzien in het budget. De subsidiëring gebeurt volgens de voorwaarden en procedures die in dit reglement zijn vastgelegd. Artikel 2. Verdeling Het totale bedrag gemeentelijke subsidies voor jeugdverenigingen wordt als volgt verdeeld: 1. toelage voor de gemeentelijke Jeugdraad 2. subsidies aan jeugdhuizen en jeugdverenigingen 1. TOELAGE VOOR DE GEMEENTELIJKE JEUGDRAAD Artikel 3. Bedrag van de toelage Jaarlijks wordt aan de gemeentelijke Jeugdraad een toelage van euro uitgekeerd. Artikel 4. Doel Deze toelage moet de werking van de gemeentelijke Jeugdraad mogelijk maken. Daarnaast moet deze toelage de Jeugdraad toelaten om activiteiten voor de jeugd te organiseren, de samenwerking met de actoren die werken met jeugd te bevorderen en/of de samenwerking met andere adviesraden te bevorderen. Artikel 5. Aanvraag De gemeentelijke Jeugdraad bezorgt ten laatste op 30 september volgende documenten aan het team vrije tijd, Markt 1, 2450 Meerhout, jeugd@meerhout.be: 1. een lijst met de opgave van bestuursleden 2. een overzicht van de kasverrichtingen van het afgelopen werkjaar en een begroting voor het volgende werkjaar. Artikel 6. Toekenning van de toelage Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning. Artikel 7. Overschotten Indien het bedrag dat werd voorbehouden voor de gemeentelijke Jeugdraad, niet werd uitgegeven, zal het resterende saldo gevoegd worden bij het deel subsidies aan jeugdhuizen en jeugdverenigingen 2. SUBSIDIES AAN JEUGDHUIZEN EN JEUGDVERENIGINGEN Artikel 8. Wie komt in aanmerking 1. Elk jeugdhuis en jeugdvereniging indien wordt voldaan aan de voorwaarden. 2. Jeugdhuizen en jeugdverenigingen die langs een andere weg door het gemeentebestuur betoelaagd worden, met uitzondering van de toelage voor jubilerende verenigingen, komen niet in aanmerking voor de subsidies aan jeugdhuizen en jeugdverenigingen. 3. Jeugdhuizen en jeugdverenigingen die erkend werden voor 1 september kunnen betoelaagd worden vanaf het eerstvolgende werkjaar, dat loopt van 1 september tot 31 augustus, volgende op de erkenning. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6

2 4. Jeugdhuizen en jeugdverenigingen die erkend werden voor 1 februari kunnen betoelaagd worden voor het lopende werkjaar, dat loopt van 1 september tot 31 augustus, waarin de erkenning gebeurde. Artikel 9. Bedrag van de toelage Voor het deel subsidies aan jeugdhuizen en jeugdverenigingen wordt een bedrag van euro voorzien. Dit bedrag kan verhoogd worden met de overschotten van de toelage voor de gemeentelijke Jeugdraad. Het totale bedrag wordt verdeeld als volgt: a. toelagen voor kadervormingen b. fuiftoelage c. subsidies aan jeugdhuizen d. subsidies aan jeugdverenigingen 1. Het bedrag van de vorming wordt voor 100 % terugbetaald indien voldaan is aan de voorwaarden en criteria voor toelagen voor kadervorming. 2. Elk jeugdhuis of jeugdvereniging heeft jaarlijks recht op een fuiftoelage van 250 euro, indien voldaan is aan de voorwaarden en criteria voor fuiftoelage. 3. Elk jeugdhuis krijgt een vaste toelage van 850 euro indien voldaan is aan de voorwaarden en criteria voor jeugdhuizen. 4. De subsidies aan jeugdverenigingen bedraagt euro, eventueel verhoogd met de overschotten van de toelage voor de gemeentelijke Jeugdraad, verminderd met de uitgekeerde toelagen voor kadervormingen, fuiftoelage en subsidies aan jeugdhuizen. Artikel 10. Voorwaarden jeugdhuis of jeugdvereniging 1. Erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen 2. Het jeugdhuis of de jeugdvereniging telt minstens 10 leden waarbij minstens 1/3de van de leden in Meerhout woont. 3. Het aanvraagformulier volledig ingevuld indienen voor de vastgestelde datum. Indien aan één van de voornoemde voorwaarden niet is voldaan, komt het jeugdhuis of de jeugdvereniging voor het desbetreffende werkjaar niet in aanmerking voor deze subsidie. Artikel 11. Aanvraag 1. De aanvraag tot het bekomen van een jaarlijkse subsidie gebeurt via het 'aanvraagformulier subsidies jeugdhuis' of het 'aanvraagformulier subsidies jeugdvereniging' dat door het team vrije tijd wordt aangeboden. Het team vrije tijd bezorgt jaarlijks aan het erkende jeugdhuis of de erkende jeugdvereniging het in te vullen subsidiedossier. Het formulier bestaat uit een inlichtingenfiche en een werkingsverslag. Het formulier moet volledig ingevuld en ondertekend worden. Een ledenlijst wordt altijd toegevoegd. Indien uitdrukkelijk kan aangetoond worden dat omwille van de bescherming van het privéleven de ledenlijst niet kan afgegeven worden, mag het jeugdhuis of de jeugdvereniging deze ter inzage voorleggen aan de gemeentelijke ambtenaar belast met jeugdzaken, die deel uitmaakt van de subsidiecommissie op en volgens afspraak. 2. Het volledig ingevulde formulier wordt ten laatste op 30 september bezorgd aan het team vrije tijd, Markt 1, 2450 Meerhout, jeugd@meerhout.be. 3. De postdatum geldt als bewijs. Bij persoonlijk indienen bezorgt het team vrije tijd de vereniging een bewijs van afgifte. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6

3 Artikel 12. Criteria voor toelagen voor kadervorming 1. De gevolgde kadervormingen moeten georganiseerd zijn door een vormingsinstelling erkend door het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Via de vormingsinitiatieven worden jongeren opgeleid tot animator, begeleider, en worden hiervoor attesten afgeleverd. 2. De personen die de vorming volgen, moeten verantwoordelijken of toekomstige verantwoordelijken zijn van het jeugdhuis of de jeugdvereniging. 3. De bewijzen van de gevolgde vorming worden voorgelegd. Artikel 13. Criteria voor fuiftoelage 1. Fuiven en muziekfestivals komen voor de fuiftoelage in aanmerking. 2. Om de veiligheid op de fuif of het muziekfestival te organiseren werd een professionele erkende beveiligingsfirma ingeschakeld. 3. Volgende bewijsstukken worden toegevoegd: - bewijs dat het jeugdhuis of de jeugdvereniging de effectieve organisator van de fuif of het festival is - factuur van de beveiligingsfirma - rekeninguittreksel waaruit blijkt dat de factuur werd betaald door de organisator Artikel 14. Criteria voor jeugdhuizen 1. Een jeugdhuis veronderstelt een permanent beschikbare ruimte, waar jeugd elkaar kan ontmoeten, vrijetijdsactiviteiten kan uitbouwen en waar tevens aandacht besteed wordt aan de vorming van gebruikers, medewerkers en verantwoordelijken. Elk jeugdhuis bepaalt zijn eigen methodiek, waarin openheid, onthaal, vrijblijvende deelname en motivatie tot medeverantwoordelijkheid van de jeugd tot de belangrijkste kenmerken behoren. Een jeugdhuis kan een jaarlijkse werkingstoelage ontvangen indien het jeugdhuis jaarlijks aan volgende minimumcriteria blijft voldoen: 1. een vzw-structuur hebben of aantonen dat de aanvraag lopende is; 2. uit de statuten en huishoudelijk reglement moet blijken dat het jeugdhuis in zijn werking openstaat voor alle jongeren, zonder onderscheid van ras, geslacht, levensbeschouwelijke of politieke overtuiging; 3. het algemeen beleid en beheer moet waargenomen worden door minstens drie werkende leden, tussen 18 en 30 jaar; 4. open zijn gedurende acht uren per week, waaronder één dag van het weekend, alleen de uren vóór uur worden meegerekend; 5. tijdens de normale openingsuren moet minstens één verantwoordelijke instaan voor onthaal, begeleiding en informatieverstrekking over mogelijkheden, doelstellingen en activiteiten van het jeugdhuis; 6. de leden en bezoekers worden geacht kennisgenomen te hebben van het huishoudelijk reglement; 7. de burgerrechtelijke aansprakelijkheid moet door een verzekering gedekt worden; 8. per werkingsjaar minstens acht recreatieve activiteiten organiseren; 9. de activiteiten en werking moeten specifiek naar jongeren gericht zijn. Artikel 15. Verdeling van de subsidies aan jeugdverenigingen 1. De subsidies aan jeugdverenigingen zijn onderverdeeld in een basissubsidie en een werkingssubsidie. 2. Elke jeugdvereniging kan een basissubsidie van 150 euro bekomen. Deze moet niet apart worden aangevraagd. Ze wordt toegekend op basis van het aanvraagformulier. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6

4 3. Elke jeugdvereniging kan ook een werkingssubsidie bekomen. De werkingssubsidie wordt verdeeld op basis van een puntensysteem. De punten worden verdeeld op basis van gegevens betreffende het vorige werkjaar. De waarde van een punt wordt bepaald door het totale bedrag van de werkingssubsidies te delen door het totale aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. De uitkomst van deze deling is de waarde van één punt. Iedere jeugdvereniging krijgt een subsidie toegekend ter waarde van het aantal punten dat zij heeft behaald. 4. Puntensysteem werkingssubsidies Deel 1. Leden punten - aantal leden X 10 punten - aantal andersvalide leden X 20 punten - aantal kansarme leden X 20 punten toelichting - kinderen en jongeren tussen 3 en 30 jaar worden meegeteld, eventueel aangevuld met maximum 10 % leden die afwijken van leeftijdsgroep - de leiding worden als leden meegeteld, kookouders niet bewijsstuk - alfabetische ledenlijst met vermelding van naam, adres en geboortedatum - bewijs van betaling van lidgeld of het verzekeringsbewijs voor het opgegeven aantal leden Deel 2. Leiding punten - aantal begeleiders met basisvorming X 10 punten bewijsstuk - alfabetische leidinglijst met vermelding van naam, adres en geboortedatum - kopie van het originele attest. Het moet een attest van basisvorming jeugdwerk zijn, erkend door de Vlaamse Gemeenschap. Indien het attest in aanvraag is, mag je ook de bewijzen van de gevolgde vormingen indienen. Deel 3. Werking punten maandelijks = 250 punten(± 12 sessies per jaar) veertiendaags = 500 punten (± 20 sessies per jaar) wekelijks = punten (± 35 sessies per jaar) toelichting - omdat niet iedere leeftijdsgroep binnen een vereniging altijd met dezelfde regelmaat werkt, wordt het gemiddelde berekend. Het aantal sessies van alle leeftijdsgroepen in het werkjaar wordt samengeteld en gedeeld door het aantal leeftijdsgroepen. Deel 4. Weekends en kampen punten aantal deelnemers X aantal overnachtingen = aantal punten bewijsstuk - kopie van huurovereenkomst - alfabetische deelnamelijst met vermelding van naam en leeftijdsgroep. Per leeftijdsgroep wordt het aantal nachten doorgegeven. Deel 5. Cursussen en vorming punten aantal +14-jarigen tot 30-jarigen X aantal halve dagen X 5 punten bewijsstuk - kopie van inschrijvingsbewijs waarop de geboortedatum is vermeld Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6

5 Deel 6. Communicatie punten actuele web- en/of facebookpagina = 40 punten minstens 4 edities van tijdschriften met minstens 8 pagina's = 40 punten toelichting communicatie over de werking van de vereniging en haar activiteiten aan leden en/of ouders wordt in aanmerking genomen. Een cumulatie van web- en/of facebookpagina en tijdschriften is mogelijk. Er kunnen maximum 80 punten verdiend worden. bewijsstuk - opgave van het adres van webpagina en/of facebookpagina - editie of kopie of digitale versie van tijdschriften Deel 7. Integratie punten inrichting van één activiteit met één van volgende doelgroepen = 200 punten - kansarmen - andersvaliden - senioren toelichting maximum één activiteit komt in aanmerking. De activiteit werd op voorhand voorgelegd en goedgekeurd door de subsidiecommissie. bewijsstuk - opgave van datum en aard activiteit met verslag van de activiteit - aantal deelnemers Artikel 16. Toekenning van de subsidies 1. Voor de toekenning van de subsidies wordt een subsidiecommissie samengesteld die bestaat uit - de schepen van jeugd - de gemeentelijke ambtenaar belast met jeugdzaken - twee afgevaardigden van de gemeentelijke Jeugdraad 2. De subsidiecommissie beslist autonoom over de toekenning van de subsidies. 3. De subsidiecommissie behandelt de aanvraagformulieren en controleert de bewijsstukken. Zij berekent ook het puntentotaal voor de subsidies aan jeugdverenigingen. 4. De subsidiecommissie legt de hoogte van de subsidies voor de jeugdhuizen en jeugdverenigingen vast. Het voorstel wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de definitieve toekenning en laat de subsidies zo vlug mogelijk uitbetalen op het rekeningnummer van het jeugdhuis of de jeugdvereniging. 5. De subsidies worden toegekend op basis van het aanvraagformulier met de gegevens van een werkjaar dat loopt van 1 september tot 31 augustus. Uit de aanvraag moet blijken dat de jeugdvereniging een degelijke werking heeft. Artikel 17. Betwisting Bij betwisting over de toekenning van subsidies is het mogelijk beroep aan te tekenen. Het jeugdhuis of de jeugdvereniging die zich tekortgedaan voelt, richt daartoe een gemotiveerd schrijven aan het college van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de gemeentelijke Jeugdraad. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6

6 Artikel 18. Controle Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de subsidies. In geval van ingebrekestelling wordt de voorzitter van het betreffende jeugdhuis of jeugdvereniging hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Hij heeft het recht binnen de veertien dagen het bezwaar van zijn vereniging te laten kennen tegen de overwogen maatregel, waarna het college van burgemeester en schepenen beslist. Deze beslissing wordt aan de belanghebbende meegedeeld. Als blijkt dat het jeugdhuis of de jeugdvereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht subsidies heeft gekregen, kan het college van burgemeester en schepenen, na advies te hebben gevraagd aan de gemeentelijke Jeugdraad, een deel of het geheel van de toelage terugvorderen en/of het jeugdhuis of de jeugdvereniging uitsluiten van verdere subsidiëring. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december /6