Voorbereidingsbijeenkomst welzijns-, gezondheids- en vrijwilligersbeurs Oudenaarde verslag 16 oktober 2006

Transcriptie

1 Platform Zelfzorg Oost-Vlaanderen Martelaarslaan 204b 9000 Gent tel fax plazzo@telenet.be Voorbereidingsbijeenkomst welzijns-, gezondheids- en vrijwilligersbeurs Oudenaarde verslag 16 oktober 2006 Organisatoren: Ann De Maesschalck (Plazzo) en Pieter Van Hoecke (Regionaal Welzijnsoverleg Oudenaarde) Deelnemers: zie bijlage Logistieke ondersteuning: OCMW Oudenaarde 1. Inleiding a. Kennismaking Er werd een kennismakingsrondje gehouden. Gezien de interesse in elkaars werking werd afgesproken om de deelnemerslijst met contactgegevens en website-adres toe te voegen aan het verslag (zie bijlage). b. Doel Doel van deze bijeenkomst is om de deelname van Oost-Vlaamse zelfzorginitiatieven aan de welzijns-, gezondheids- en vrijwilligersbeurs Oudenaarde voor te bereiden. Dit gebeurt op vraag van de organisatoren van deze beurs door een werkoverleg tussen organisatoren, Plazzo en potentiële deelnemers uit de Oost-Vlaamse zelfzorginitiatieven. c. Plazzo Op vraag van enkele deelnemers, werd Plazzo kort toegelicht als volgt: Op initiatief van een aantal zelfhulpgroepen uit de Gentse regio bestaat er reeds sinds 1983 een jarenlange traditie van overleg van de Gentse zelfhulpgroepen. Na het wegvallen van de vrijwillige trekster van dit overleg, wordt dit overleg sinds 1988 op vraag van de groepen ondersteund vanuit het Welzijnsoverleg Regio Gent. De eerste ideeën voor een Oost-Vlaamse platform vormden zich binnen dit overleg. Aanleiding was de vraag van groepen uit andere Oost-Vlaamse regio s om te mogen aansluiten vanuit de volgende gezamenlijke noden en mogelijkheden: - ervaringsuitwisseling om van elkaar te leren - kennis van elkaars werking om elkaar te leren kennen om: doorverwijzing te verbeteren overlapping te vermijden - gezamenlijke bekendmaking - gezamenlijk optreden naar hulpverleners overheid. Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 1

2 De vraag naar ondersteuning van een Oost-Vlaams platform sloot aan bij de nood binnen het Oost-Vlaams provinciebestuur aan één aanspreekpunt voor zelfzorg in Oost-Vlaanderen o.a. in het kader van de provinciale subsidiëring ziektegebonden groepen. In samenwerking met de provincie Oost-Vlaanderen, werd daarom een Platform Zelfzorg Oost-Vlaanderen (Plazzo) opgericht. Vanuit de groepen zelf werd ondersteuning bij bekendmaking als topprioriteit aangegeven. Voor meer informatie over Plazzo werd verwezen naar de Folder (ter plaatse uitgedeeld), Brochure en website. 2. Toelichting welzijns-, gezondheids- en vrijwilligersbeurs Oudenaarde Pieter Van Hoecke, coördinator van Regionaal Welzijnsoverleg Oudenaarde (RWO Oudenaarde) en mede-organisator van de beurs lichtte de beurs toe. Een overzicht van deze informatie werd gebundeld in een informatiefiche (zie bijlage) over de beurs. Tijdens de toelichting kwamen o.a. de volgende punten aan bod: a. Ontstaan - Seniorenraad Oudenaarde stelde tijdens een bezoek aan de welzijnsbeurs te Laarne vast dat het interessant was om te zien wat in 1 gemeente bestaat aan diverse welzijnsdiensten. - Vanuit het thuiszorgoverleg arrondissement Oudenaarde wou men een thuiszorgbeurs organiseren. - Tijdens een onderzoek naar ouderen en vereenzaming stelde RWO Oudenaarde vast dat het sociaal weefsel afbrokkelt en dat vrijwilligerswerk een zeer belangrijke rol speelt in dit sociaal weefsel. RWO Oudenaarde wou daarom het belang van het vrijwilligerswerk in de regio in de kijker zetten. Na overleg besloten deze organisatoren om niet ieder afzonderlijk maar wel sàmen iets te organiseren nl. een welzijns-, gezondheids- en vrijwilligersbeurs. b. Standen en standhouders De standen zullen bestaan uit een voorkant met twee zijwanden, tafels en stoelen. Er is plaats voor een 60-tal standen met per stand vermoedelijk 2 op 4 meter. Als standhouders werden diverse welzijnsinitiatieven aangeschreven (waaronder de zelfhulpgroepen) om de inwoners van arrondissement Oudenaarde een zo ruim mogelijk beeld te geven. Er worden geen commerciële initiatieven toegelaten. De standen zullen worden ingedeeld in 5 themagroepen: 1. Residentiële zorg 2. Thuiszorg 3. Personen met een beperking 4. Veiligheid en preventie/politie 5. Algemeen, met subgroepen: a. Algemeen b. Zelfhulp c. Ouderen en vrije tijd d. tewerkstelling Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 2

3 Er wordt naar gestreefd om samenwerking tussen verschillende gelijkaardige organisaties te stimuleren. Dit gebeurt o.a. via het stimuleren van een overzichtsstand. Dit is 1 stand als aanspreekpunt voor burgers over een bepaald thema. Vb. 1 stand voor rusthuizen i.p.v. 15 standen van verschillende rusthuizen; 1 CLB-stand voor onderwijs, Doel hiervan is de kans verhogen dat mensen de gezochte hulp vinden. c. Infogids Zal bewust niet gratis zijn, maar te koop voor een kleine bijdrage (1 ). d. Vrijwilligers Het provinciaal steunpunt voor vrijwilligers Oost-Vlaanderen zal aan het onthaal staan met een stand o.a. met een computer waar het databestand om vrijwilligers te zoeken kan worden geraadpleegd. Er zal ook een symbool worden ontwikkeld waardoor standen kunnen aangeven dat ze met vrijwilligers werken. e. Bekendmaking Momenteel wordt een communicatieplan uitgewerkt i.f.v. ruime bekendmaking o.a. via gemeentelijke infobladen, streekkranten, parochiebladen, De beurs wordt door RWO Oudenaarde ook bekendgemaakt bij OCMW s en gemeentebesturen in arrondissement Oudenaarde in het kader van de ondersteuning door RWO Oudenaarde voor het lokaal sociaal beleid. 3. Gezamenlijke voorbereiding van deelname via ervaringsuitwisseling a. standenopbouw en aankleding eigen stand of via Plazzo-stand De meeste deelnemers wensen met een eigen stand deel te nemen. De CIB-liga en de Oost-Vlaamse Reumaliga bekijken samen de mogelijkheid om met een gezamenlijke stand deel te nemen. Fevlado wenst via de Plazzo-stand deel te nemen. Leven zoals voorheen en de Vlaamse Liga voor Fibromyalgie-Patiënten bekijken met de achterban wat wenselijk en haalbaar is en laten hun beslissing ten laatste 31/10/06 weten. plaats op de beurs Tijdens de bespreking kwamen de volgende aandachtspunten aan bod: maak niet alle zelfzorginitiatieven op één plaats bekend om vooroordelen en stigmatisering tegen te gaan; mix de standen van professionele en zelfzorginitiatieven om het aanvullende karakter duidelijk te maken; indien alle bezoekers langs àlle standen moeten gaan, verhoogt de kans dat mensen kennismaken met organisaties die ze nog niet kennen. Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 3

4 Tips en ervaringen Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Gratis materiaal Kan worden uitgeleend bij de uitleendienst van provincie Oost- Vlaanderen (magazijnen in Gent, Sint-Niklaas en Geraardsbergen). Aandachtspunten: Reserveer tijdig (best minstens 6 weken op voorhand)! Vraag echter goed na wat er met het materiaal mag gebeuren om boetes te voorkomen! In de doeken mag vb. niet worden geprikt. Hang deze op met nijperspots en gebruik dubbelzijdige velcro om affiches, op deze doeken te hangen. Standenopbouw: Achter- en zijwanden die mogen bekleed/beplakt worden of tentjes geven een verzorgder cachet aan de standen Voorzie tafels en stoelen Voorzie een praathoekje Indien je met video werkt, zorg er dan voor: dat je niet naast een andere stand met een video staat, want dit kan storend zijn zorg voor beknopte info over de inhoud van de video voor doven en slechthorenden Aankleding Aankleding hangt af van geboden mogelijkheden Spandoek op de achtergrond Posters met een duidelijke uitleg Gebruik geen krantenknipsels, want dit oogt meestal slordig Gebruik geen te lange teksten (leest niet vlot) Zorg voor een publiekstrekker b.v. een affiche, een mobiel,. Ieder mag zijn eigenheid behouden Afspraken: De organisatoren zorgen voor uniforme standen met achterwand en twee zijwanden, tafels en stoelen. De organisatoren zullen een route uitstippelen zodat alle bezoekers alle standen moeten passeren en zullen binnen de 5 themagroepen een mix van professionele en zelfzorgstanden nastreven. Ieder zelfzorginitiatief dat wenst deel te nemen geeft aan onder welk van de 5 themagroepen (zie bijlage) men wenst deel te nemen. b. Electriciteit Zorg voor voldoende verdeelpunten en een verliesstroomschakelaar per stand Graag internetverbinding mogelijk c. Verzekeringen Vragen vanuit de zelfzorginitiatieven: Kan er naar analogie van de organisatoren van Sint-Niklaas 1 globale verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid) worden genomen? Moeten deelnemers een bijkomende verzekering tegen diefstal nemen? Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 4

5 Afspraak: Pieter vraagt dit na en concrete afspraken zullen aan alle standhouders worden meegedeeld. d. Bewaking Momenteel is hiervoor nog niets voorzien. Pieter vraagt mogelijkheden na bij de lokale politie. e. Sponsoring In St. Niklaas gebeurt dit via Kiwanis, een van de organisatoren en een hoger standengeld voor grotere standen/standen van commerciële organisaties. De organisatoren van Oudenaarde opteren om de beurs zonder sponsoring te organiseren i.f.v. neutraliteit. f. Bekendmakingsmateriaal (folders, affiche, ) Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Aantal: zorg voor een voldoende aantal (300-tal) folders, nieuwsbrieven, flyers, oude tijdschriften, Bemanning: stand ALTIJD bemannen Presentatie: geen dure boeken op de infostand, maar wel een lijst van boeken over uw thema geen grote voorraad brochures op tafel van dure folders een goedkopere versie maken / de echte folders vervangen door eenvoudige flyers (wegwerpfolders zorgen voor GRATIS materiaal (b.v. een basispakketje) dat zo kan meegenomen worden g. Beursbrochure Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Er werd gevraagd omde beursbrochure naar het voorbeeld van de beurs van St.-Niklaas op te bouwen Onderdelen: Infopunt toevoegen voor informatie over organisaties die niet deelnemen Naam deelnemende organisaties met standnummer Adres/tel. van het secretariaat Bij zelfhulpgroepen zeker interessant om ook een tel/mail en/of adres uit regio bij te vermelden (lagere drempel om contact op te nemen) Logo van de deelnemers Korte omschrijving vereniging Korte voorstelling ziektesymptomen/thema waarrond organisatie werkt Naam v. organisatoren Naam v. sponsors Programma van de beurs (Oost-Vlaamse Reumaliga) Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 5

6 Afspraak Pieter zal alle tips inbrengen bij de bespreking van de beursbrochure met de voorbereidende werkgroep. Indien de logo s worden opgenomen in de brochure, zal worden doorgegeven op welke manier het logo aan de organisatoren moet worden bezorgd. h. Bekendmaking van de beurs Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Website Kan er voor een website van de beurs worden gezorgd? Dit om: linken naar te leggen om de beurs te helpen bekendmaken (doel, openingsuren, deelnemers, ); toegankelijkheid te bevorderen. Er werd afgesproken dat de organisatoren de mogelijkheid nagaan, evt. via een tijdelijke website. Scholen tijdig aanschrijven zoekopdrachten afspreken met scholen om hamster effect te voorkomen mogelijkheid bieden om infosessie aan te vragen of plaatsen te reserveren op infosessies Via zelfzorggroepen (website, tijdschriften, ) Alle groepen zijn bekend om de beurs te helpen bekendmaken, maar vragen tijdig bekendmakingsmateriaal. Pieter bezorgt vermoedelijk eind oktober het eerste materiaal. i. Aanspreken van beursbezoekers Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: stand altijd bemannen zorgen voor vertegenwoordigers op de stand die goed de materie rond uw thema kennen met een pakketje basisinformatie kan u de voorbijganger naar uw stand lokken niet opdringerig doen zeggen dat als er vragen zijn, ze deze gerust mogen stellen stand aantrekkelijk maken gadgets aanbieden eenvoudige flyers (wegwerpfolders) uitdelen een groot bord maken waarop de mensen ongestoord beknopte informatie kunnen lezen niet overdrijven in de aangeboden documentatie details achter de hand houden voor echt geïnteresseerden een praathoekje voorzien 4. Suggesties en vragen aan de organisatoren Hoeveel kost de deelname? Vermoedelijk 50 /stand. Problemen zijn steeds bespreekbaar met de organisatoren (zeker voor vrijwilligersorganisaties zoals zelfhulpgroepen). Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 6

7 Zijn er tafels en stoelen beschikbaar? De organisatoren zullen voor tafels en stoelen zorgen. Opbouw en afbraak standen: kan er voldoende tijd worden voorzien? Er zal voldoende tijd worden geboden voor en na de officiële openinsuren van de beurs. Concrete data en tijdstippen zullen nog worden doorgegeven. Kan toegankelijkheid voor doven en slechthorenden worden gegarandeerd door tolken Vlaamse Gebarentaal in te schakelen? Dit is tot nog toe niet voorzien door de organisatoren. Pieter zal ervoor zorgen dat dit binnen de voorbereidende werkgroep wordt besproken. Fevlado is bereid om hierover de nodige informatie en ondersteuning te bieden. Kan SosN een plaats krijgen naast-, rechtover-, of niet al te ver van ie van PLAZZO? Hiermee zal bij de indeling van de zaal worden rekening gehouden. Is er voldoende parkeergelegenheid? Er is ruime parkeermogelijkheid links en rechts van de evenementenhal. Is er parking voorzien voor standhouders (liefst dicht bij beurs)? Dit is tot nog toe niet voorzien door de organisatoren. Pieter zal ervoor zorgen dat dit binnen de voorbereidende werkgroep wordt besproken. Is er een officiële opening? Indien ja, door wie gebeurt de officiële opening? Door een BV? Er zal een officiële opening plaatsvinden, vermoedelijk woensdagavond 14 maart 2007 en minister Vervotte zal hiervoor worden gevraagd. Zal er een receptie plaatsvinden? Er wordt een receptie voorzien, gekoppeld aan de officiële opening. Evaluatie zal minstens via een formulier gebeuren, eventueel via een afsluitende bijeenkomst met de standhouders zoals gebeurt voor de beurs in St. Niklaas. Inschrijvingsdatum: is uitgesteld tot 31 oktober 2006! Welke materiaal mag te koop worden aangeboden? Infobrochures en boeken (en DVD d of video s met gelijkaardige info en doel) mogen te koop worden aangeboden aangezien ze informatie over de organisatie of het thema tot hoofddoel hebben. T-shirts, kaartjes, niet omdat zij een commercieel hoofddoel hebben. Infosessies Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Ervaring: meestal een povere opkomst Gebruiken als sensibilisatie rond knelpunten Vlaams Patiëntenplatform ( vragen i.v.m. patiëntenrechten (nieuwe brochure) Informatie bieden rond een bepaalde groep: over fibromyalgie op zaterdagnamiddag (VLFP) over reuma (Oost-Vlaamse Reumaliga) over epilepsie met nieuwe informatieve film met basisinformatie, getuigenissen, beelden van aanvallen, (Ikaros) over doven en slechthorenden (Fevlado) Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 7

8 over alternatieve zelfzorginitiatieven voor personen met afhankelijkheidsproblemen: een panel van ervaringsdeskundigen samenstellen om vragen te beantwoorden (SOS N) Afspraken: Zelfzorginitiatieven bezorgen hun suggesties aan de organisatoren. De organisatoren inventariseren eerst alle voorstellen voor infosessies en werken op basis daarvan een voorstelprogramma uit. Dit voorstelprogramma zal tijdig worden meegedeeld i.f.v. verdere praktische uitwerking o.a. welk materiaal er nodig is. Randactiviteiten Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Rode Kruis-demonstratie Hulphonden Hachiko (tijdig reserveren - rolstoeldansen muzikaal optreden of een ander evenement tijdens bepaalde uren hobbytentoonstelling Afspraken: Zelfzorginitiatieven bezorgen hun suggesties aan de organisatoren. De organisatoren inventariseren eerst alle voorstellen voor infosessies en werken op basis daarvan een voorstelprogramma uit. Dit voorstelprogramma zal tijdig worden meegedeeld i.f.v. verdere praktische uitwerking o.a. welk materiaal er nodig is. Vrijwilligerswerk Via de voorbereidende vragenlijst en de bespreking kwamen de volgende tips en ervaringen aan bod: Eens extra onder persaandacht brengen Een meer uitgesproken erkenning van het vrijwilligerswerk Zorgen voor algemene info (nieuwe wetgeving) Steunpunt Vrijwilligerswerk inschakelen 5. Conclusies en afspraken verdere werkwijze Alle deelnemers vonden de bijeenkomst geslaagd (zie evaluatie in bjilage). Pieter zal ervoor zorgen dat alle suggesties door de voorbereidende werkgroep zullen worden verwerkt in de verdere voorbereiding van de beurs. Alle geïnteresseerden zijn welkom op de volgende bijeenkomst met organisatoren en standhouders op 26 oktober. Pieter bezorgt de uitnodiging hiervoor aan Plazzo en alle zelfzorginitiatieven met secretariaatsadres in arrondissement Oudenaarde. Plazzo neemt deel aan alle voorbereidende vergaderingen met de organisatoren en standhouders. Plazzo houdt alle Oost-Vlaamse zelfzorginitiatieven op de hoogte van verdere ontwikkelingen en concrete afspraken. Indien nodig zal Plazzo i.s.m. RWO Oudenaarde een vervolgbijeenkomst voor de Oost-Vlaamse zelfzorginitiatieven organiseren. Plazzo, voorbereidingsvergadering beurs Oudenaarde, verslag 16/10/06 8