INHOUD. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 2

Transcriptie

1

2 INHOUD Verlagen van software uitgaven... 3 Stap 1: Een Software Discovery Tool Desktop (Microsoft omgevingen) Data Center tools van de software leverancier Gevirtualiseerde servers Gehoste applicaties Cloud applicaties / servers... 6 Stap 2: Een 'License Management' Tool ingrediënten... 8 Waarom is dit nou zo lastig?... 8 License Management tool... 9 Stap 3: De ELP Waarom is de ELP zo belangrijk: Stap 4: Processen Conclusie: Licentiebeheer en Software asset Management Hulp nodig? C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 2

3 Verlagen van software uitgaven Dit is versie 1.0 van dit e-book. De nieuwste versie van dit boek kun je hier downloaden. Nog altijd een onderwerp waar veel om te doen is in veel organisaties: licentiebeheer en software asset management. Elke maand of kwartaal weer Excel lijstjes van software installaties en aanwezige licenties uitzoeken. Met elkaar vergelijken en rapporten van maken om het software licentie gebruik in de organisatie te kunnen verantwoorden. Elke keer als er in de organisatie een verandering nodig is in het aantal software licenties weer handmatig bijhouden wat en hoeveel er geïnstalleerd is en of er nog licenties aanwezig zijn of dat deze aangekocht moeten worden. Licentie regels opnieuw raadplegen om te achterhalen welke licentie vorm er aangeschaft moet worden en achterhalen of dit wel of niet onderdeel is van het volume contract dat je had afgesloten. Uitzoeken waar je de beste prijs kan krijgen voor je nieuw te kopen licenties en eigenlijk nooit een goed overzicht van hoe het er financieel nu eigenlijk echt voorstaat met het software gebruik in je organisatie Klinkt dit herkenbaar? Elke maand of elk kwartaal weer Excel lijstjes updaten met nieuw software installaties; Handmatig software licenties administreren en twijfelen of je wel de juiste licentie regels toepast; Hoge rekeningen van je software reseller voor licenties waarvan je eigenlijk niet zeker kan zeggen of ze wel gebruikt worden; Licentie documenten uitprinten en in een kast bewaren; Er met pen opschrijven waar de licentie sleutels gevonden kunnen worden; Geen inzicht in de software licentie positie, waardoor je na een software leveranciers audit met onvoorziene kosten wordt geconfronteerd; Er achter komen dat je niet op tijd bent met de 'support renewal'; Moeilijke vragen krijgen van de interne organisatie of accountant over het compliant zijn met software installaties en aanwezige licenties. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 3

4 Dit is allemaal niet meer nodig! In 4 stappen kun je al deze problemen in één keer en voorgoed oplossen. Als je deze stappen op de juiste manier toepast dan: Ben je vrijwel geen tijd meer kwijt aan je software licentiebeheer Gaan je licentie-uitgaven fors omlaag en weet je vooraf wat de kosten zijn Heb je altijd een actueel overzicht van in gebruik zijnde software en aanwezige software licenties Weet je hoe software licenties worden ingezet Heb je real-time inzicht in software compliance, licentie overschotten of tekorten en uitgaven aan software Hoef je licentiebewijzen en contracten niet meer te bewaren in een kast Worden nieuw gevonden software installaties automatisch gerapporteerd Worden hierop automatisch de juiste licenties op toegepast Wordt je gewaarschuwd als er hierdoor tekorten aan licenties ontstaan Weet je altijd hoe de volgende 'true-up' eruit gaat zien (relevant voor bijvoorbeeld Microsoft volume contracten zoals Select of Enterprise Agreement) Weet je altijd hoeveel je aan software uitgeeft, waarom en of dit efficiënter kan Wij verdiepen ons al jaren in deze materie en zien dat er grote stappen gemaakt worden in de markt. Helaas zien we te weinig organisaties die de volledige voordelen van deze ontwikkeling benutten. Ik wens je veel plezier bij het doorlopen van deze stappen richting het verlagen van uitgaven aan software en hoop dat je organisatie binnenkort voorop loopt als het gaat om het automatiseren van software licentiebeheer! Ed Kost C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 4

5 Stap 1: Een Software Discovery Tool De eerste stap naar het automatiseren van je software licentiebeheer is het werken met een software discovery tool. De uitdaging: Wanneer organisaties beschikken over volume licentie contracten, is het installeren van software niet meer gebonden aan het invoeren van een licentie sleutel per geïnstalleerd product. Dit maakt het voor organisaties zonder software discovery tool(s) moeilijk om vast te stellen hoeveel installaties van een bepaald product er op een gegeven moment zijn. We willen van alle in het netwerk aanwezige devices weten welke software erop draait. Dit kan onderverdeeld worden naar de desktop omgeving en de server omgeving. 1. Desktop (Microsoft omgevingen) Veel organisaties zijn gestandaardiseerd op Microsoft, en hiervoor zijn vele discovery tools voorhanden. Dit varieert van free ware en gratis open source tools, tot commercieel verkrijgbare tools. Microsoft MAP Toolkit, Microsoft SCCM, LanSweeper, LANDesk, Novell ZENworks, vcenter operations manager, Microsoft Virtual Machine Manager, etc. Oplossingen die vaak al gebruikt worden in de IT omgeving ten behoeve van software distributie, patch management, (gebruikers) beheer etc. Het mooie is dat deze oplossingen ook allen een software discovery component hebben of configuratie informatie leveren zodat deze data gebruikt kan worden voor het automatiseren van licentiebeheer en software asset management. De Microsoft Windows Desktop en Datacenter omgevingen kunnen op deze manier dus goed in kaart worden gebracht. 2. Data Center tools van de software leverancier Gaan we vervolgens naar het Data Center met smaken zoals Oracle, SAP, VMware en IBM, dan hebben we aanvullende tools nodig om tot de software inventory te komen. Ook hier zijn er diverse mogelijkheden. Open source, een commerciële tool of een door de software leverancier beschikbaar gestelde tool. SAP stelt het LAW tool ter beschikking (License Administration Workbench). Met LAW verzamel je meet data voor de telling van het licentie gebruik (aantallen gebruikers en SAP engines). LAW draait in het centrale SAP systeem en geeft system administrators inzicht in de geactiveerde SAP componenten en meetdata. Oracle levert scripts voor het meten van gebruik van Oracle Technology producten en gebruik van de E-Business Suite. Daarnaast zijn er door Oracle gevalideerde producten van onafhankelijke leveranciers; Lime Software is hiervan een goed voorbeeld. IBM stelt het gebruik van ILMT (IBM License Metric Tool) verplicht wanneer IBM software wordt ingezet op gevirtualiseerde servers. IBM gebruikt specifieke Processor Value Unit (PVU) waarden bij het berekenen van de vereiste licentie omvang. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 5

6 3. Gevirtualiseerde servers Wanneer er virtualisatie technieken gebruikt worden zoals VMware dan willen we ook hier weten welke software er op virtuele servers aanwezig is. Daarnaast willen we weten wat de relatie is tussen de virtuele en fysieke servers. Om te weten wat er op een (virtuele) server geïnstalleerd is zullen we ook hier gebruik moeten maken van een software discovery tool. Echter niet alle organisaties hebben in het Data Center de mogelijkheid om een software discovery tool te installeren. Om dit te overkomen maak je gebruik van een 'agentless' discovery tool. De licentie regels rondom virtualisatie zijn ingewikkeld en hebben te maken met de relatie tussen fysieke servers en virtuele servers. Om deze relatie in kaart te brengen maak je bijvoorbeeld gebruik van Microsoft MAP toolkit, of de informatie uit de beheer omgeving van de virtualisatie techniek die de juiste relatie weergeeft tussen virtuele server en de host. 4. Gehoste applicaties Veel organisaties maken gebruik van gehoste applicaties (vaak in combinatie met virtualisatie technieken zoals hierboven beschreven) met bijvoorbeeld VDI of andere technieken. Veel discovery tools kunnen vaak wel op de server zien welke applicatie wordt aangeboden (bijvoorbeeld Microsoft Office Professional Plus), maar weten niet de vertaling naar aantal gebruikers te maken. Om benodigde licenties te bepalen zul je dus ook iets moeten kunnen zeggen over het aantal gebruikers dat gebruik maakt van de betreffende applicatie. Vaak wordt hiervoor de Active Directory geraadpleegd of wordt er simpelweg gekeken hoeveel 'gebruikers' of 'devices' er van de betreffende applicaties gebruik kunnen maken. Een telling die je dus bepaalt aan de hand van actieve devices en gebruikers 5. Cloud applicaties / servers We gaan met z'n allen steeds meer Cloud gebaseerde diensten gebruiken. Hetzij om kant en klaar applicaties af te nemen, Microsoft Office, Outlook, of andere kantoor applicaties. Hetzij om (virtuele) servers in gebruik te kunnen nemen via diensten als Azure, Amazon of andere aanbieders. Deze diensten worden afgerekend op aantal gebruikers en het gebruik wordt gerapporteerd door de leverancier, veelal in een dashboard. De rekening volgt eenmaal in de maand. Het afnemen van virtuele servers in de cloud regel je eenvoudig in, je ziet in het dashboard welke aantallen je in gebruik hebt en rekent af voor daadwerkelijke reken uren. Maar het blijft een server en de licentie regels voor bijvoorbeeld remote desktop toegang blijven van toepassing. Installeer als het kan ook op deze virtuele servers een discovery agent, zodat je weet welke software er geïnstalleerd is. Daarnaast wordt data vaak gedeeld tussen de 'Cloud' servers en de on-site servers. Dit heeft grote invloed op de juiste licentie vorm, hou hier rekening mee! C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 6

7 TIP: Wanneer je organisatie nog niet over een software discovery tool beschikt, gebruik je in een Microsoft omgeving (zowel desktop als Data Center) eerst bijvoorbeeld de kosteloze Microsoft MAP toolkit of een andere 'agentless' software discovery tool. Zo hoef je geen discovery client uit te rollen op al je machines, en krijg je een eerste beeld van je software installaties. Weten welke discovery tools er in de markt beschikbaar zijn, klik hier voor ons overzicht van koppelingen naar veel gebruikte software discovery tools. De voordelen en noodzaak van het gebruik van een software discovery tool: Je weet welke software van welke leverancier op welke machine is geïnstalleerd Je ziet welke applicaties wel of niet gebruikt worden De opbouw en relatie van fysieke en virtuele servers wordt inzichtelijk Je beschikt tegelijkertijd over hardware configuratie informatie (CPU, RAM, OS, Domein, IP, laatste gebruiker, etc.) Realiseer je dat je ook in de cloud grip wilt hebben op het software gebruik. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 7

8 Stap 2: Een 'License Management' Tool Okay, we hebben gezien hoe software discovery tools bijdragen aan het automatiseren van licentiebeheer en software asset management. We gaan nu in op de vergelijking tussen software installaties en beschikbare licentie rechten. 2 ingrediënten Er zijn 2 ingrediënten om licentiebeheer te automatiseren. 1. Software inventarisatie data 2. Licentie / contract informatie Wil je iets zinnigs zeggen over je software licentie positie, dan moet je software installaties af zetten tegen aanwezige software licenties. Waarom is dit nou zo lastig? Omdat je niet alleen controle wilt over de Software Consumptie, maar ook over Licentie rechten en Licentie veranderingen Het spanningsveld van licentiebeheer ziet er dan als volgt uit: Eigendom, wat is er geïnstalleerd en de mogelijkheid om (ongelimiteerd) te downloaden / installeren Als je bovenstaande beredeneert, kun je concluderen dat je er met alleen een software discovery tool niet bent. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 8

9 License Management tool Om licentiebeheer en software asset management te automatiseren heb je naast een software discovery tool een 'license management' tool nodig. Een software discovery tool kan namelijk geen calculaties uitvoeren om een licentie analyse te doen, of om bijvoorbeeld downgrade calculaties te doen. Dit komt omdat je in een software discovery tool geen licentie en contract informatie kan invoeren! We hebben een license management tool nodig die: Eenduidige"inventory" of "device" rapportages kan creëren. Een licentie analyse kan doen, downgrade calculaties kan doen of andere complexe operaties uit kan voeren zoals data cleanse, categoriseren en normaliseren zodat de Effectieve Licentie Positie (ELP) berekend en gerapporteerd kan worden. Kenmerken van een License Management tool: Software Herkenning - de mogelijkheid om technische informatie te vertalen naar product informatie Software Reconciliatie - de mogelijkheid om de product informatie af te zetten tegen gekochte licenties en contract informatie Licentie en Contract Management - de mogelijkheid voor beheer van licenties en contracten zodat je kan handelen in overeenstemming met je licenties en contracten. Start Stap 1 - Verzamelen en importeren Licentie informatie Stap 2 - Identificeren van alle geinstalleerde software Stap 3 - Automatische reconciliatie van licenties en software installaties Stap 4 - Meer software in gebruik dan licenties? Ja Nee Stap 5 - Software deinstalleren of aanschaffen licenties Einde C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 9

10 Kenmerken van een License Management tool die rekening houdt met je data center: De hierboven getoonde schematische weergave is de meest eenvoudige opzet van licentie management en kan door eenvoudige 'license management' tools gerealiseerd worden. Wil je naast de desktop omgeving ook je datacenter software gaan beheren, dan zul je een meer geavanceerde tool nodig hebben. Deze kan ook de relatie tussen fysieke en virtuele servers weergeven, maar daarnaast ook hierop de licenties toepassen door rekening te houden met regels voor virtualisatie. Er wordt rekening gehouden met aantal Cores in een server, en bijvoorbeeld 'Dynamic Resource Allocation' (DRA) technieken zoals 'vmotion'. Een License Management tool moet hiertoe data in kunnen lezen van je huidige beheertools zoals 'vcenter operations manager' of 'Microsoft Virtual Machine Manager'. Voor Oracle, IBM en SAP moet de license management tool de data uit de door de software leverancier aangeboden informatie kunnen inlezen zoals de Oracle LMS audit scripts, IBM ILMT en SAP LAW. Het grootste deel van de software uitgaven vindt plaats in het datacenter. Een License Management tool gaat hier het verschil maken door optimalisatie van de inzet van dure Windows Server, SQL Server of bijvoorbeeld Oracle database producten. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 10

11 Stap 3: De ELP De ELP is een overzicht van: 1) Wat er geïnstalleerd is (machine naam, software titel, versie, aantal processoren, fysiek of virtueel, toegang tot applicaties) 2) Entitlement (gecombineerd overzicht van alle aangeschafte licentie rechten van de leverancier, inclusief OEM en FPP licenties.) Als je de 2 bovenstaande punten verwerkt, krijg je een uitkomst die weergeeft wat je effectieve licentie positie is, rekening houdend met de regels van je licenties zoals het toepassen van bijvoorbeeld "downgrade en upgrade" rechten en regels voor virtualisatie. De ELP geeft een meer gedetailleerd overzicht dan een "compliance"rapport omdat je nu niet alleen de delta tussen geïnstalleerd / entitlement ziet, maar juist hoe je licenties geconsumeerd worden en in welke (virtuele) omgeving (desktop, servers) door het toepassen van alle relevantie licentie regels rekening houdend met downgrade/upgrades, Software Assurance en virtualisatie rechten. In onderstaand voorbeeld is de ELP handmatig in Excel opgesteld. Een goede license management tool kan dit geautomatiseerd genereren en omzetten naar het formaat dat Microsoft vraagt. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 11

12 Waarom is de ELP zo belangrijk: De ELP is belangrijk omdat er exact inzichtelijk wordt gemaakt hoe licenties geconsumeerd worden. Daarnaast is het een overzicht dat tijdens software licentie audits door een auditor wordt opgesteld. Hieraan ontleend de auditor vervolgens de informatie om de compliance positie vast te stellen. Als je continu over de ELP kan beschikken, ben je de auditor een stap voor. Immers je kan op elk moment bijsturen. Je zult het met me eens zijn dat wanneer je dit mogelijk wilt maken, je niet alleen met een software discovery tool kan werken, maar ook een licentie management tool nodig hebt. Zo ben je in staat om de ELP geautomatiseerd op te stellen en heb je voor alle software leveranciers controle over de software licentie positie. Organisaties die de ELP weten te automatiseren gaan 'scoren en winnen met licentiebeheer'! Geen onnodige verassingen na software leveranciers audits Controle over de licentie consumptie Inzicht tot het beter gebruik van je software en inzet van je software licenties Forse kosten besparingen C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 12

13 Stap 4: Processen Okay, nu we in staat zijn om de ELP geautomatiseerd op te stellen door het gebruik van software discovery tools en een license management tool, zullen we alle betrokkenen bij software en licenties willen aansluiten op een proces. Met het inrichten van een aantal beheerprocessen rond licentiebeheer en licentie management bereiken we dat er controle ontstaat over welke software, waarom en waar wordt geïnstalleerd. We spreken nu van Software Asset Management (SAM), een beheersbaar proces waarin de software assets van aanvraag tot end of life kunnen worden gevolgd. De verkregen inzichten hebben een grote impact op planning, budgettering en kosten allocatie. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 13

14 Conclusie: Licentiebeheer en Software asset Management Je kunt licentiebeheer en software asset management alleen volledig automatiseren met behulp van een License Management tool en deze tool moet dermate veel intelligentie herbergen dat er rekening wordt gehouden met alle omgevingen in je IT domein. Wil je het vervaardigen van de Effectieve Licentie Positie (ELP) geautomatiseerd kunnen uitvoeren, dan zal de License Management tool eenvoudig moeten kunnen koppelen met reeds in de organisatie aanwezige discovery tools zoals beschreven in stap 1. Reconciliatie van licentie en contract informatie vindt dan plaats in de License Management tool, die wanneer het datacenter ook van belang is, rekening houdt met complexe licentie regels rond virtualisatie, Software Assurance, downgrade en upgrade rechten. De License Management tool geeft vervolgens alle relevante informatie om SAM processen in de organisatie te kunnen inregelen. C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 14

15 Hulp nodig? Wij hebben jarenlange ervaring met het opzetten en automatiseren van licentiebeheer en software asset management. We weten precies welke software discovery tools je het beste kunt gebruiken en hoe je het maximale uit deze software kunt halen. Daarnaast hebben we uitgebreide ervaring met het implementeren van license management tools die een onlosmakelijk geheel vormen met het automatiseren van licentiebeheer en software asset management. Zelf doen: Die organisaties die zelf een SAM team hebben en nog niet over een 'license management' tool beschikken, kunnen we voorzien van een oplossing die overweg kan met de meest uiteenlopende software discovery tools (inclusief datacenter smaken als Oracle, IBM en SAP). Uitbesteden: Voor die organisaties die geen SAM team hebben en licentiebeheer en software asset management volledig willen automatiseren, kunnen we aansluiten op de aanwezige software discovery tools en de licentie management activiteiten volledig op ons nemen. Je bepaalt altijd zelf welk deel van licentiebeheer je wilt uitbesteden en wat je zelf wilt blijven doen. Daarmee heb je de kosten volledig in de hand. We verzorgen het volledige licentiebeheer, we verzorgen dus niet alleen de registratie van licenties, maar nemen licentiebeheer volledig uit handen, inclusief true-up en compliance rapportages, aanbevelingen tot besparingen en financiële informatie voor in de jaarrekening. We hebben licentie kennis in huis van alle grote leveranciers zoals Oracle, IBM, Adobe, Microsoft, VMware, Symantec, SAP, etc. en zijn hierdoor in staat goed te kunnen adviseren en zoveel mogelijk voordeel te behalen uit bestaande software licenties en contracten, maar ook uit nieuwe contracten. Zo beschik je dus eigenlijk over een externe software licentie desk die je veel tijd en geld gaat besparen. Omdat we vrijwel alles digitaal doen is locatie niet meer belangrijk, onze klanten zitten door heel Nederland en Europa. Wanneer je ondersteuning of advies nodig hebt kun je altijd (vrijblijvend) contact met ons opnemen. We plannen graag een afspraak in om je verder op weg te helpen. Je kunt ons bereiken via onderstaande contactgegevens: License-Reporter C L i c e n s e - R e p o r t e r. n l Pagina 15