Jaarverantwoording 2014

Transcriptie

1 Jaarverantwoording 2014 Jaardocument Zelfstandig Behandelcentrum (ZBC) Stichting Just Care I Jaarverslag 2014

2 INHOUDSOPGAVE 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur I Directie Toezichthouders (Raad van Toezicht/Raad van Commissarissen/Raad van Beheer) Bedrijfsvoering Cliëntenraad (met uitzondering van particuliere FPC's) Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg Klachten (exclusief particuliere FPC's) Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Stichting Just Care I Jaarverslag 2014 r

3 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Stichting Just Care is een Zelfstandige Behandel Centrum (ZBC) voor de behandeling van mensen met psychische en psychiatrische klachten. Bij de stichting is gericht op het zo laagdrempelig en verantwoord mogelijk bieden van zorg aan mensen met psychische beperkingen. De kern activiteiten van de stichting bestaan uit Ambulante behandeling en Begeleiding. De stichting is voornamelijk in de regio Haaglanden actief. Er wordt voortdurend geïnvesteerd in faciliteiten en personeel om kwalitatief verantwoordde zorg te kunnen leveren. Daarnaast bestaan duurzame relaties met andere maatschappelijke organisaties en overheidsinstanties op voor de stichting relevante gebieden. Om een zo goed en verantwoord mogelijke kwaliteit van de zorg te waarborgen wordt binnen de stichting gewerkt conform de richtlijnenvan het HKZ kwaliteitsstandaard watuiteindelijk moet resulteren in certificering op op dit terrain. Dit verslag betreft het jaardocument 2014 waarin de stichting verantwoording aflegt over haar beleid, activiteiten en prestaties in het jaar Met de opstelling van dit verslag volgt Stichting Ju st Care de wet- en regelgeving om op gestructureerde en transparante wijze inzicht te geven in haar activiteiten en legt tegelijkertijd maatschappelijke verantwoording af aan belanghebbenden. De reikwijdte van het verslag omvat de gehele eigen organisatie. 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Justr care Adres Bezuidenhoutseweg 187 Postcode 2594 AH Plaats Den Haag Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres info@stichtingjustcare.nl Internetpagina nl 2.2 Structuur van het concern De stichting kent een organisatiestructuur die bestaat uit een algemeen bestuur waarvan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de statuten van de Stichting zijn vastgelegd. De stichting beschikt over een toelating krachtens de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) voor het leveren van zorg in het kader van de Wet Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en de zorgverzekeringswet Voor de dagelijkse leiding heeft het bestuur conform de statuten volledige volmacht gegeven aan een vertegenwoordiger die, als directeur-bestuurder voorzitter is van de Raad van Bestuur. Alle activiteiten van de stichting worden in eigen beheer ondernomen onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht, ingesteld conform artikel 5.1. van de statuten van de stichting, staat het bestuur met raad terzijde en houd toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. Er is een keer per kwartaal overleg tussen RvB en RvT. Daarnaast is er regelmatig telefonisch overleg. Binnen de organisatie is verder een managementteam die enerzijds verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur en anderzijds verantwoordelijk is voor het zorgbureau en bedrijfsbureau. Het management team vergaderd wekelijks, waarbij de directie en vertegenwoordigers van de medewerkers aanwezig zijn. Op deze wijze bestaat de mogelijkheid voor medewerkers om zeggenschap uit te oefenen. Stichting Just Care I Jaarverslag 2014

4 De medezeggenschap van cliënten verloopt via de con form de statuten ingestelde cliëntenraad. De cliëntenraad, komt regelmatig bij elkaar om over za ken aangaande de belangen van cliënten te overleggen. In onderstaande organogram is de interne organisatiestructuur van Stichting Ju st Care weergegeven ' ) Jus Ca e Raad van Toezicht Raad van Bestuur I Secretariaat/Receptie Cliëntenraad ~edezeggenschap ~edewerkers l Bedrijfsbureau -1 Zorgbureau (MDO) Patiënten Overleg Ambulante behandeling Psychiater/psycholoog (W oon)begeleiding ~aatschappelijk Werkenden Stichting Just Care I Jaarverslag 2014 I ~

5 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Stichting Just Care is actief in de sector Geestelijke Gezondheid Zorg (GGZ).. De stichting is werkzaam in de regio Haaglanden. Door Stichting Just Care worden geen private activiteiten verricht. Bij de stichting kan men terecht voor behandeling en begeleiding. In 2014 zijn de volgende functies in het kader van de AWBZ door de stichting geleverd. Geleverde AWBZ en WMO functies in 2014 Persoonlijke Verzorging AWBZ Nee Verpleging AWBZ Nee Begeleiding AWBZ Ja Huishoudelijke Verzorging WMO Nee Behandeling AWBZ Nee Verblijf op grond van AWBZ AWBZ Nee Uitleen verpleegartikelen AWBZ Nee Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Stichting Just Care is voornamelijk gericht op Uong)volwassenen en ouderen met een geestelijke aandoening, die problemen ervaren met de zelfredzaamheid. Vanuit het beleidsuitgangspunt om de zorg zo laagdrempelig mogelijk te maken, worden mensen aangetrokken die anders niet met de noodzakelijke zorg in aanraking komen. De medewerkers komen regelmatig bij mensen thuis, zodat er snel een vertrouwelijke band wordt opgebouwd. Daartegenover weten mensen het kantoor te vinden, waar ze de mogelijkheid hebben van bepaalde faciliteiten gebruik te maken en krijgen in het kader van de begeleiding ondersteuning daarbij. Er is zo sprake van een hechte groep voornamelijk bestaande uit Uong)volwassenen. Het aantal ouderen is beduidend minder. Stichting Just Care I Jaarverslag 2014 I

6

7 2.3.3 Werkgebieden Stichting Just Care is voornamelijk werkzaam in de regio Haaglanden. Slechts een klein percentage van de patienten is afkomstig uit gebieden buiten Haag landen. 2.4 Samenwerkingsrelaties In het kader van de GGZ behandeling zijn er betaalovereenkomsten gesloten met de zorgverzekeraars ZK/Achmea, Agis, en VGZ. Stichting Just Care streeft ernaar op termijn tot zorgovereenkomsten met deze en andere zorgverzekeraars te komen. In het kader van de AWBZ zorg zijn met alle cliënten zorgovereenkomsten cptasisvanpgbgesloten 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Stichting Just Care volgt de regels van de zorgbrede Gavernanee Code. De dagelijkse leiding van de stichting berust bij de Raad van Bestuur die eindverantwoordelijke is voor de kernactiviteiten van de stichting. De stichting kent een Raad van Toezicht die erop toeziet dat de bestuurlijke taken van de Raad van Bestuur worden nageleefd en stelt de bezoldiging van het bestuur vast. De Raad van Toezicht is voor Stichting Just Care een toezichthoudend orgaan met leden die allen de stichting op een professionele manier met raad en daad kunnen bijstaan. 3.2 Raad van Bestuur I Directie De taken en bevoegdheden van het bestuur van Stichting Just Care staan beschreven in de statuten van de stichting. Geregeld zijn onder andere de benoeming van de leden, de taken en bevoegdheden, vertegenwoordiging van de stichting, verplichtingen rondom het boekjaar, jaarstukken, accountantsverslag en ontbinding. Momenteel bestaat het bestuur uit een lid die onbezoldigd functioneren. De dagelijkse leiding van de stichting berust bij de Raad van Bestuur. Conform de statuten heeft een bestuur volledige volmacht gegeven aan een vertegenwoordiger, die als directeurbestuurder voorzitter is van de Raad van Bestuur en als zo danig belast is met de dagelijkse leiding. Het algemeen bestuur van Stichting Just Care bestond in 2014 uit een persoon Mevrouw Sewnandan S.G. voorzitter sinds 6 november 2009 geen nevenfunctie. De Raad van Bestuur werd in 2014 gevormd door een persoon de gevolmachtigde mevrouw J. Kaur, directeur-bestuurder sinds 6 november Nevenfuncties van de bestuursleden en de vertegenwoordiger worden op persoonlijke titel uitgeoefend en vormen zoals vast gesteld door de Raad van Toezicht geen belemmering voor het functioneren van het bestuur. 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht/Raad van Commissarissen/Raad van Beheer) Ook de Raad van Toezicht van Stichting Just Care volgt de regels van de gedragscode. Momenteel bestaat de raad uit een persoon, die momenteel onbezoldigd functioneert. De onderlinge verhoudingen tussen de raad van bestuur en de raad van toezicht en het functioneren van de raad zijn vastgelegd in het Reglement Raad van Toezicht zoals deze is vastgesteld in de vergadering van de raad van toezicht op 26 november De Raad houdt toezicht op het functioneren van de stichting en is belast met het aanstellen van nieuwe bestuursleden. De huidige raadslid functioneert onafhankelijk en heeft geen conflicterende verbintenis met de Stichting. Er zijn geen nevenfuncties die het functioneren in de Raad belemmeren. De raad van toezicht bespreekt elk halfjaar met het bestuur de gang van zaken binnen de stichting. Eenmaal per jaar overlegt de raad van toezicht met het bestuur over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de door het bestuur gehanteerde systemen van administratieve organisatie en interne controle en de het accountantsverslag naar aanleiding van de jaarcontrole. Leden van de raad van toezicht worden benoemd voor een periode van vier jaar, met een eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming wederom voor 4 jaar. De raad van Toezicht bestond in 2014 uit een persoon Mw. H. Kaur voorzitter sinds 1 oktober Geen van de toezichthouders is voor de WOPT meldtplichtig. Stichting Just Care I Jaarverslag 2014

8 3.4 Bedrijfsvoering Stichting Just care heeft zich in 2014 verder geprofessionaliseerd op GGZ terrein. De activiteiten op het gebied van de AWBZ zijn verder teruggelopen. De beheersing van bedrijfsrisico's zijn verder verbeterd vanwege betere garanties van opgestelde prognoses en meer continuïteit in het omzetverloop. Het aantal elienten is verder gestegen vanwege de specifieke doelgroep van de stichting die gebaad zijn bij de soort zorg dat hier wordt geleverd. Externe bedrijfsrisico's Voor 2014 is het de stichting niet gelukt om met andere zorgverzekeraars een contract te sluiten. Sommige verzekeraars hebben een vorm van restreetiet beleid en selecteren zelf de zorginstellingen waarmee zij een contract afsluiten. Naast het feit dat via betaalovereenkomsten declaraties slechts deels betaalbaar worden gesteld, is er dus een groep elienten met een zorgverzekeraar bij wie er niet gedeclareert kan worden. Deze groep kan slechts AWBZ diensten van de stichting inkopen. Deze situatie vormd nog steeds een externe bedrijfsrisico, waaraan de stichting in het komende jaar hard aan zal werken. Interne bedrijfsrisico's Door gebruik van het software pakket Epos Zilos, is het interne bedrijfsproces verder verbeterd. Vanuit dit programma vindt het gehele DBC proces plaats, worden declaraties verricht en gearchiveerd en zijn via rapportages uiteenlopende analyses mogelijk. Het programma fungeert zo als een perfecte interne systeem voor risicobeheersing en controle. Daarnaast maakt het een verantwoorde registratie en evaluatie van de behandelingen tot een overzichtelijk geheel. Ook dit jaar zijn de inspanningen om de bedrijfsvoering op basis van een verantwoord kwaliteitsmanagementsysteem volgens het model van de HKZ (Harmonisatiemodel Kwaliteit Zorgsector) te laten verlopen voortgezet. Gezien de groei van het aantal cliênten en daarbij het personeel, blijft het een uitdaging voor de stichting om ook nieuwe personeel op een niveau te krijgen en te houden, om op basis van de ingevoerde systemen kwalitatiefverantwoord zorg te kunnen verlenen. Het vinden en behouden van kwalitatief goed personeel bleek ook in een latent interne bedrijfsrisco waar voortdurend alle inspanningen gericht bl ijven. 3.5 Cliëntenraad (met uitzondering van particuliere FPC's Ook in 2014 is de cliêntenraad integraal betrokken bij de werving van nieuwe personeel. Door de specifieke doelgroep van de stichting, met name cliênten die vaak door hun culturele achtergrond zeer terughoudend of beperkt zijn om hun problemen breedvoerig uit een te zetten, worden ook specifieke eisen gesteld aan aan te stellen personeel. Ook dit heeft de raad een actieve rol gespeeld bij de inventarisatie van klachten op dit gebied onder het bestaande cliêntenbestand, waardoor te stellen eisen verder zijn aangescherpt. In 2014 hebben de adviezen zich vooral geconcentreerd rond de muataties in het personeelsbestand en de continuïteit van toegewezen zorgverlenres. Stichting Just Care I Jaarverslag 2014

9 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid De activiteiten van Stichting Just Care zijn sinds medio 2011 gericht op Ambulante behandeling en (thuis)begeleiding. De medewerkers van Just Care staan voor een betrouwbare en professionele zorgverlening en een persoonlijke, respectvolle omgang met de cliënt en de mensen in zijn omgeving. Het streven is om cliënten op een zo laagdrempelige wijze, de gepaste zorg te bieden die leidt tot een geestelijk gezond leven en het behoud, bevordering of compensatie van hun zelfredzaamheid. De cliënt staat daarbij altijd centraal. Vanuit een nauwe samenwerking tussen onze medewerkers onderling, en nauwe contacten met ketenorganisaties uit de regio wordt de best mogelijke zorg geleverd in aansluiting op de gestelde vraag. Kwaliteit, flexibiliteit en vraaggerichtheid staan hier hoog in het vaandel. Stichting Just Care beschouwt psychiatrische en psychische aandoeningen als ernstige ziekten die vaak lang kunnen aanhouden. In dit kader wil de stichting zorg leveren die verantwoord is en die aansluit bij actuele ontwikkelingen en vragen van cliënten en verwijzers. De inspanningen zijn daarom zowel gericht op de integratie van cliënten in de maatschappij door het verspreiden van de zorg als het investeren in ontwikkeling van professionele kennis en ontplooiing van onze medewerkers. Het streven is gericht op een duurzame kwaliteitsverbetering van de zorg, betere serviceverlening aan cliënten en het optimaliseren vansamenwerkingsrelatiesmet verwijzers en andere instellingen. 4.2 Algemeen beleid verslagjaar In 2014 heeft de Stichting Just Care verder ingezet op het aantrekken van geschikt personeel en medische specialisten en het uitvoeren van trainingsprogramma's voor het personeel. Ondanks gepleegde investeringen gericht op het beiden van de nodige faciliteiten aan cliënten waaronder groepstherapieën, preventieve voorlichting en het bieden van zinvolle dagbesteding, zijn deze activiteiten ook in 2014 niet voldoende van de grond gekomen. Gezien de verdure toename in de groei van het aantal cliënten, blijft de voortzetting van dit beleid gehandhaafd. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid In 2014 is het kwaliteitsbeleid van de stichting ongewijzigd voortgezet. De inspanningen bleven gericht op de uitwerking van bestaande en nieuwe procedures, richtlijnen en protocollen conform GGZ eisen. Sfeerpunt van het beleid blijft het bieden van kwalitatief goed en verantwoorde zorg. De activiteiten gericht op het opzetten van een goed functionerend kwaliteitssysteem (HKZ) waarin de cliënt centraal staat, zijn in de afgelopen jaar gestaag voortgezet en zijn de nodige resultaten al duidelijk zichtbaar. 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg In 2014 zijn de activiteiten op het gebied van de zorgprammering voortgezet. Voordemeestvoorkomende aandoening w.o. angst en stemmingsstoomissen en farma:olherapie zijn in de basis programma's ontvvikkeld. Door het werken met zorgpaden wordt met elke cliënt het best passende individuele zorgtraject gekozen. Elk zorgpad is opgebouwd uit de behandelafspraken zelf en één of meer evaluatieafspraken die daarbij horen. Het niet kunnen vasttellen van een zorgtraject leidt tot een verantwoorde doorverwijzing naar een passende instelling. Mede in overleg met de elientenraad worden de leerpunten die hieruit voorkomen voor de verdere invoering van zorgprogramma's binnen de gehele organisatie gebruikt. Stichting Just Care I Jaarverslag

10 4.4.2 Klachten (exclusief particuliere FPC's) In 2014 is verder geïnvesteerd in optimale bereikbaarheid van de stichting. Het aantal gehoorde klachten over de bereikbaarheid van de stichting zijn in 2014 naar nihil gereduceerd. Ook klachten ten aanzien van de wachtijden voor een intake zijn naar nul gereduceerd, doordat flink is ingezet om de personele capaciteit optimal en effectiever in te zetten. Op het gebied van mutaties in het personeel en wisseling van begeleiders zijn nog wel klachten binnen gekomen. De stichting zal het komend jaar alle inspanning te betrachten om ook dit problem tot een minimum te reduceren. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid In 2014 is veel inspaaning geleverd op het gebied van interne cursussen voor het personeel gericht op professionalisering van de registratie en scherpere vastlegging van verrichtingen via het nieuwe softwaresysteem Epos Zilos. Ook is veel gedaan aan bieden van duidelijke structuren aan personeel met betrekking tot arbeidsvoorwaarden. Zo zijn er in dit jaar op het gebied van verlofregistratie, vakantieplanning en verzuimregistratie afzonderlijke systemen ingevoerd. Voor het komend jaar zal worden ingezet op verdure ontwikkeling van het personeel middles intervisie op basis van een uitgewerkte opleidingsplan Kwaliteit van het werk Voor Stichting Just Care blijft het van belang om het personeel optimaal te betrekken bij het beleid van de stichting. Er is nog steeds sprake van een kleineschalige organisatie met een en platte organisatiestructuur, waardoor de contacten tussen personeel en bestuur frequent blijft en invloed op het beleid mogelijk blijft. Verder is er twee wekelijks overleg met de inhoudelijke medewerkers, waarbij ook het bestuur is vertegenwoordigd. Hiermee hebben medewerkers de mogelijkheid om inspraak uit te oefen op het beleid, de gang van zaken en de kwaliteit van de organisatie. De zorg voor goede facilitering is ook in 2014 een sfeerpunt gebleven en zijn de ook dit jaar de nodige investeringen op dit gebied gedaan. Het voorkomen van werkdruk is verder uitgebouwd, door in overleg met het personeel te komen tot een betere werkverdeling, een effectievere inzet van personeel en aanscherping van de dienstverlening door een betere omschrijving van de kerntaken. 4.6 Samenleving en belanghebbenden In 2014 zijn er meer duurzame relaties en contacten ontstaan met andere instellingen en organisaties binnen en buiten het werkterrein van nde stichting. Naast de hoofdverwijzer met name de huisarts, zijn ook instellingen als de gemeente, de reclasering, veilgthuis en andere partnerorganisatie steeds specifieke gevallen gaan doorverwijzen naar de stichting. Ook met fondsverstrekken organisaties en orgainisaties op het gebied van schuldhulpverlening zijn duurzame relaties ontstaan. Dit gebeurd vaak in onderling overleg en zijn er evaluatie momenten. De contacten zijn steeds meer een vorm van samenwerking gaan worden. De stichting wil deze situatie verder uit bouwen en de samenwerking een meer structureel karakter gaan geven. In 2014 zijn nog geen schriftelijke samenwerkingsovereenkomsten aangegaan Financieel beleid In 2014 is de financiele situatie van de stichting verder gestabiliseerd. Hoewel de overeenkomsten met zorgverzekeraars nog niet optimal zijn, hebben goede investeringsplannen en reeele omzetprognoses tot een geode risicobeheersing geleid. De in 2014 bijgestelde ambities ten aanzien van elienten groei, aantrekken van personeel en het plegen van noodzakelijk investeringen zijn in deloop van de afgelopen jaar weer opgeschroeft en zullen het komend jaar bepalend zijn voor het financiele beleid. Stichting Just Care I Jaarverslag 2014