Plan van Aanpak n.a.v. Verslag Archiefinspectie. Oktober 2017 Afdeling FD/DIV - VRGZ

Transcriptie

1 Plan van Aanpak n.a.v. Verslag Archiefinspectie Oktober 207 Afdeling FD/DIV - VRGZ Inleiding Op grond van de GGD-Archiefverordening (20) doet de gemeentearchivaris van Nijmegen in zijn rol van toezichthouder op het archief- informatiebeheer bij GGD Gelderland-Zuid (jaarlijks) verslag aan het bestuur. Evenals voorgaande jaren staan in de jaarrapportage van de gemeentearchivaris, op grond van zijn bevindingen, aanbevelingen om tot verbeteringen te komen. In 206 heeft dit geresulteerd in een uitgebreid plan van aanpak. Naar aanleiding van eerdere jaarverslagen / rapportages / KPIauditrapporten door en frequent overleg met de archiefinspectie is een aantal verbeteracties door de afdeling DIV van de VRGZ in gang gezet en /of afgerond. Er zijn verschillende kleine stappen gezet. Het resultaat is echter nog gering. Hierdoor zijn de bevindingen van de gemeentearchivaris ten opzichte van eerdere rapportage niet verbeterd. Dit betekent dan ook dat de constateringen en aanbevelingen in het Archiefjaarverslag juli 206 juli 207 grotendeels overeenkomen met hetgeen daarover eerder door de archiefinspectie is aangegeven. En het advies is gegeven door de inspectie om het ingezette plan van aanpak 206 te actualiseren, te vervolgen en daar waar mogelijk te versnellen. Maatregelen De afdeling DIV stelt de volgende maatregelen voor: Maatregel ; Externe ondersteuning en hiervoor 5.000,- beschikbaar te stellen. Maatregel 2; Commitment t.a.v. digitalisering te vernieuwen en actielijst bij te stellen. Maatregel ; DIV mandaat te geven afspraken te maken met derden tbv overdracht Maatregel 4; De informatiemanager opdracht te geven de DIV ontwikkelingen op te nemen binnen het informatiebeleid daar waar noodzakelijk. Onderbouwing De werkzaamheden en de ontwikkelingen van de afdeling DIV kunnen worden teruggebracht tot 4 grote hoofditems waarbinnen diverse verbeteringen verder vorm moeten krijgen.. Verwerking analoge archieven 2. Digitalisering zaakgericht werken. Overdracht gesloten archieven naar derden 4. Wet en regelgeving en toekomstige ontwikkelingen. Verwerking analoge archieven Er zijn vele meters analoge archieven die nog opgenomen zijn in het dynamisch archief en overgebracht moeten worden naar het statisch archief. DIV heeft deze actie reeds ingezet binnen DIV staat voor Documentaire Informatievoorziening

2 pagina 2 van 6 de bestaande werkzaamheden, maar geconstateerd dat dit niet de voortgang oplevert die gewenst is. Aanvullende ondersteuning van een kennisdeskundige is hierbij gewenst. Een eerste aanzet in 207 heeft al aangetoond dat dit een positief resultaat heeft. maatregel Externe ondersteuning, resultaat analoge archieven GGD tot 20 2 opgeschoond tijdpad gerealiseerd voor juli Digitalisering zaakgericht werken In vervolg op het voorstel/presentatie en de vastgestelde actielijst invoering zaakgericht werken in het MT GGD van begin 207 heeft DIV in beeld wat er moet gebeuren. Dit betreft echter een proces, waarbij er een sterke afhankelijkheid qua voortgang bestaat bij de eigenaar van het proces. Het moet de wens van de proceseigenaar zijn om zijn /haar werkproces over te zetten tot een digitaal proces, waarbij DIV, stimuleert en faciliteert. De praktijk heeft aangetoond dat dit in 207 weerbarstig is gebleken en hierdoor niet de voorgang heeft gehad die gewenst is. Door allerlei oorzaken schuift de planning hiervan continu op. Het werken binnen een projectomgeving, een proces is een project, zou hierin een stuwende kracht kunnen hebben. maatregel 2 Het opnieuw committeren van het MT tot het overgaan tot digitaal werken en de planning bijstellen ten behoeve van voortgang. Het digitaliseren aanvliegen per proces als een project. Agendapunt MT GGD december 207. Beoogd resultaat versnellen invoeren zaakgericht werken.. Overdracht gesloten archieven naar derden Indien alle handelingen behorende bij de overgang van een dynamisch naar een semi statisch en/of digitaal archief zijn afgehandeld, kan worden overgegaan tot het overbrengen naar een statisch archief. Deze taak is geheel de verantwoordelijkheid van de afdeling DIV. Momenteel ontvangt DIV veel (digitale) documenten, met name vanuit de afdeling JGZ, waar DIV geen archief voor beheert. Dit heeft invloed op de workload en vraagt inzet. Separaat zal DIV hierover met partijen in gesprek gaan. Dit betreffen o.a. vele persoons gerelateerde gegevens. Maatregel Afspraken maken met derden partijen en deze vastleggen. Tijdpad gerealiseerd Q Resultaat; archieven zijn overgedragen aan eigenaar. 4. Wet en regelgeving en toekomstige ontwikkelingen Het voeren en onderhouden van een DMS kent meer wetgeving dan alleen de Archiefwet. De afgelopen jaren zijn onderstaande voorschriften en ontwikkelingen direct van toepassing binnen de afdeling DIV en voor de partijen waar zij haar werkzaamheden voor verricht. Deze ontwikkelingen hebben een directie link met informatiemanagement van de GGD. Het is dan ook wenselijk dat er een directe verbinding komt tussen de coördinator DIV en de informatiemanager van de GGD. Maatregel 4 De informatiemanager GGD opdracht te geven de DIV ontwikkelingen op te nemen binnen het informatiebeleid daar waar noodzakelijk. Tijdspad Q-208. Resultaat integraal informatiebeleid GGD Geactualiseerd overzicht van de uit te voeren verbeterpunten: Hieronder staat een geactualiseerd overzicht van de uit te voeren verbeterpunten vanuit de archiefinspectie met bijbehorende maatregelen 2 Actie Geef vervolg aan het geactualiseerde verbeterplan voor de analoge en digitale archieven van de GGD waarmee een dossierstructuur / -ordening in het digitale archief (DMS-JOIN) en in de fysieke archieven verder wordt aangebracht. Neem daarin op een reparatietraject voor de zaakgerichte analoge en digitale dossiervorming (in het papieren n digitale archief) periode --20 / Voer een risicoanalyse uit op het beheer van gegevens in procesapplicaties en shares (gezamenlijke mappen op de harde schijf) en stel maatregelen voor om correcte gegevensopslag- en beheer te realiseren. Voor primaire processen vindt archiefvorming veelal buiten het gezichtsveld van DIV in bedrijfsapplicaties en op shares plaats. Ook voor deze documentopslag geldt echter dat zij aan de archiefwet- en regelgeving moet voldoen Maatregel 4 ism ICT 2 In 20 is overgegaan tot digitalisering

3 pagina van zodat authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en duurzaamheid zijn gewaarborgd. Benoem en bepaal de verantwoordelijkheid van proceseigenaren voor het duurzaam digitaal archiveren van de eigen documenten. De lokale regels met betrekking tot het archief-en informatiebeheer zullen in alle werkprocessen meer dan nu het geval isbekend moeten zijn bij en toegepast moeten worden door managers en medewerkers in de lijn. Managers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van de informatie voortvloeiend uit de processen waarvan zij eigenaar zijn. Maak afspraken met gemeenten inzake de archiefverantwoordelijkheid voor taken die in mandaat voor die gemeenten worden uitgevoerd. Daarnaast moeten gebruiksafspraken gemaakt worden met de rechtsvoorganger (Regio Rivierenland) over het gebruik van archiefbestanden ontstaan vóór de fusie met GGD Regio Rivierenland (per -7-20). Realiseer systematische kwaliteitszorg voor archief- en informatiebeheer. De informatievoorziening / het informatiebeheer moet op het gewenste kwaliteitsniveau en in control worden gebracht. Te denken valt hierbij ook aan het vastleggen van richtlijnen / voorschriften voor wat betreft informatiebeveiliging en het inbedden van specifieke (archief-)voorwaarden bij de aanbesteding (aanschaf) van procesapplicaties. Neem in het geactualiseerde plan van aanpak een uitgewerkt voorstel op wat bij de diverse verbeteracties mogelijk is met de beperkte capaciteit van DIV en geef daarbij aan wanneer er expertise en extra menskracht ingehuurd en ingezet zal moeten worden. Werk de (beperkte) achterstand in fysieke archivering (archief ) weg, sluit deze archieven af en plaats deze hetzij als te vernietigen op vernietigingsjaar dan wel als te bewaren in het Semi-statisch archief (SSA). Toets zaakgericht werken en archiveren aan normen NEN-2082, NEN-ISO-5489 en RODIN. Documenteer de inrichting van het DMS-JOIN v.w.b. betrouwbaarheid, authenticiteit, volledigheid en duurzaamheid Zorg dat de vernietiging (selectie en waardering) van de fysieke archieven weer bij is 9 door in één arbeidsgang de vernietiging van archiefbescheiden met vernietigingsjaren 205 t/m 207 af te wikkelen. Richt selectie en vernietiging in DMS-JOIN en bedrijfsapplicaties procedureel in. In de archiefwet is bepaald dat vernietiging van (digitale) bestanden, gegevens en (digitale) 0 kopieën dient plaats te vinden. Vernietiging van archiefbescheiden is niet vrijblijvend. Er bestaat een vernietigingsplicht voor daarvoor in aanmerking komende archiefdocumenten. Bewerk, sluit af en maak een beschrijvende inventaris van de GGD-archieven periodes en (van niet vernietigbare archiefbescheiden) en breng deze ná inventarisatie over naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (i.c. het Regionaal Archief Nijmegen). Schoon de SSA-ruimte op. Maak een planning voor de splitsing en overplaatsing van de 2 archieven van GGD en VRGZ (in deze depotruimte opgeslagen) in verband met de op handen zijnde verhuizing (VRGZ) naar een ander gebouw. Actualiseer, stel vast en implementeer het (concept) archiefcalamiteitenplan voor de GGD. Plannen van aanpak Ten behoeve van genoemde maatregelen zijn aanvullend bij deze memo plannen van aanpak geschreven. Waarin gezien de hoeveelheid en omvang van de te ondernemen acties en rekening houdend met ervaringen uit het verleden een globale planning (met een zo realistisch mogelijk ambitieniveau) wordt aangehouden. Waar mogelijk wordt daarbij tevens een inschatting gemaakt van benodigde mensen en (financiële) middelen. Ontwikkelingen Van belang is nog er op te wijzen dat team-div voor zowel de GGD als ook voor de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid de archieven (documentaire informatie) onderhoudt en beheert. Naast de door de gemeentearchivaris aangedragen verbeterpunten zijn er tevens nog een aantal (organisatorische, landelijke en internationale) ontwikkelingen die de komende tijd van invloed (kunnen) zijn op het uitvoeren van de dagelijkse DIV-werkzaamheden, de a-structurele verbeteracties en het verder inrichten van DMS-JOIN en of overige procesapplicaties. Hieronder worden deze ter verduidelijking beknopt op een rijtje gezet: RODIN staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer

4 pagina 4 van 6 INTERNATIONALE ONTWIKKELINGEN a. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG-EU) Op 25 mei 206 is de AVG in werking getreden. Deze Europese verordening is van toepassing op zowel publieke als private organisaties die persoonsgegevens verwerken. Op 25 mei 208 moeten organisaties voldoen aan de in de AVG gestelde eisen. Organisaties krijgen tot aan dat moment de tijd om de AVG binnen de eigen gelederen te implementeren. Het niet naleven van de verordening kan een substantieel financieel risico opleveren. Cruciaal binnen de verwerking van persoonsgegevens is te zorgen voor passende en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen. Een aantal te ondernemen maatregelen zijn; het aanstellen van een specifieke functionaris voor gegevensbescherming (vacatureprocedure loopt), het voldoen aan de strengere eisen voor wat betreft de registratie van datalekken en het (her)beoordelen of bewerkersovereenkomsten -indien gegevensverwerking aan derden is uitbesteed- aan de strengere AVG vereisten voldoen. b. Elektronische Identificatie (e-idas-eu) Deze Europese verordening, die betrekking heeft op elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties, gaat vanaf 29 september 208 in. Vanaf dat moment moeten burgers, consumenten en vertegenwoordigers van bedrijven uit de EU bij alle Nederlandse organisaties in de (semi-)publieke sector kunnen inloggen met hun eigen nationale inlogmiddel. In Nederland kan hieraan worden voldaan door aan te sluiten bij het stelsel van e- Herkenning / Idensys. In november van dit jaar (207) komt dit stelsel voor organisaties beschikbaar. c. Implementatie / gebruik elektronische handtekening De EU-verordening e-idas heeft o.a. ook betrekking op het gebruik van elektronische (digitale) handtekeningen. Bij de inrichting van digitale processen (in JOIN of een bedrijfsapplicatie) waar briefsjablonen en formulieren onderdeel van uitmaken wordt het gebruik van een digitale handtekening steeds belangrijker. Het invoeren van een elektronische handtekening als onderdeel van het gehele digitale proces (van inkomend tot uitgaand) heeft binnen de GGD nog niet plaatsgevonden. LANDELIJKE ONTWIKKELINGEN a. Invoering Wet Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) Dit concept wetsvoorstel richt zich op modernisering c.q. verdere ontwikkeling van generieke digitale voorzieningen in een gemeenschappelijke infrastructuur van de overheid. Het wetsvoorstel bevat de mogelijkheid tot het verplicht stellen van open standaarden en voorts bevat het generieke regels over authenticatie door burgers en ondernemers bij hun transacties met de overheid. Er ligt voor wat het laatstgenoemde een duidelijke link met de Europese verordening e- IDAS (zie onder Internationale ontwikkelingen punt b). Het GDI bestaat uit generieke digitale basisvoorzieningen waarmee overheidsorganisaties hun digitale processen kunnen inrichten. Op het (verder) inrichten van GGD-processen in DMS-JOIN en andere procesapplicaties zullen de bepalingen in deze wet ongetwijfeld van invloed zijn. b. Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en Strategisch Informatieoverleg (SIO) In artikel 6 van de Archiefregeling staat dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is te omschrijven als het geheel aan maatregelen in organisatie om de product- en proceskwaliteit gericht te beïnvloeden. Ook voor (digitaal) informatiebeheer geldt dat onderdelen daarvan aan bepaalde kwaliteitseisen moeten voldoen. Goed informatiebeheer resulteert in een betere bedrijfsvoering doordat informatie in werkprocessen (voor de primaire taken) op een efficiënte manier opgeslagen en effectief gevonden en gebruikt kan worden. Het draagt bij aan betere dienstverlening richting burgers en bedrijven en aan een open / transparante overheid. Het maakt nu en op termijn tevens een reconstructie van het overheidshandelen mogelijk (bewijsvoering en duurzaamheid) en zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid). Het opstarten van Strategisch Informatieoverleg (SIO) biedt de mogelijkheid om vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding integraal te bespreken en om daar oplossingen voor te bedenken. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise

5 pagina 5 van 6 (denk daarbij aan inhoudelijke deskundigen, functionaris gegevensbescherming, ICT-specialisten en documentair informatiespecialisten) in het informatiedomein bijeen worden gebracht. Met het instellen van SIO wordt het beheer van informatie voor de eigen GGD-organisatie in samenhang georganiseerd om deze op een kwalitatief aanvaardbaar niveau te brengen. c. Duurzame Toegankelijkheid Overheidsinformatie (DuTO) en e-depot Digitale informatie is vluchtig en daardoor kwetsbaar. De GGD werkt in toenemende mate digitaal hetgeen betekent dat maatregelen getroffen moeten worden op het gebied van digitale duurzaamheid. Anders gezegd; het doel van informatiebeheer is het zodanig bewaren van informatie dat deze zolang bewaring vereist is- duurzaam toegankelijk is. Het normenkader voor duurzame toegankelijk informatie is DuTO waarin met name is bepaald dat informatie vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig is en in tijd gezien blijft. Na uiterlijk 20 jaar worden permanent te bewaren digitale archiefobjecten overgebracht naar een e-depot in de betekenis van een digitale archiefbewaarplaats. Voor de GGD zal dat het e-depot van het Regionale Archief te Nijmegen zijn. Bij de verdere inrichting van document managementsystemen zal in de administratieve archieffase en onder afstemming met de beheerder van het e-depot- met de duurzaamheidseisen rekening gehouden moeten worden. d. VNG Selectielijst (Inter-)gemeentelijke organen 207 Per januari 207 is de nieuwe selectielijst van kracht geworden. Deze lijst vormt de basis voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden bij (inter-)gemeentelijke organen. Deze nieuwe selectielijst is in tegenstelling tot de voorgaande lijst (uit 202)- ingericht naar processen, waarmee hij ook bruikbaar is voor het zaakgericht werken en het waarderen van zaakdossiers. Bij de inrichting van het digitale archief in DMS-JOIN en overige procesapplicaties binnen de GGD dient deze selectielijst voor het bepalen van de termijnen voor bewaren en vernietigen van archiefbescheiden / zaakdossiers- meegenomen te worden. Er bestaat een (archief)wettelijke verplichting voor het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. e. Wijzigingsvoorstel Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) verlenging bewaartermijn medische dossiers Er ligt een wijzigingsvoorstel om de huidige bewaartermijn van vijftien jaar te verlengen naar twintig jaar. Deze minimum termijn geldt voor de bewaring van medische dossiers in papieren of digitale vorm. Daarnaast is het voorstel dat de patiënt / cliënt na afloop van deze bewaartermijn kan verzoeken om zijn / haar dossier langer te bewaren. De wetswijziging (van Boek 7 BW) is nog niet van kracht maar indien hiertoe definitief wordt besloten dan zal dit zowel in de fysieke (papieren) archivering als ook in de digitale archivering tot de nodige aanpassingen (lees werkzaamheden) gaan leiden. f. Web-archivering De Archiefwet is ook van toepassing op overheidswebsites. Een overheidswebsite bevat veelal ook informatie waar burgers en bedrijven rechten aan kunnen ontlenen. De website moet in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden worden. De website en de informatie daarop moeten in onderlinge samenhang gearchiveerd worden. Tot op heden zijn binnen de GGD geen voorzieningen getroffen om aan deze wettelijke verplichting te voldoen. De mogelijkheid om een en ander in eigen beheer (met een eigen voorziening) te regelen is beperkt. Er zijn specifieke bedrijven (zoals Archiefweb.eu) die voor overheidsorganisaties de archivering van de website kunnen verzorgen. In de nabije toekomst zal voor wat betreft het archiveren van de GGD-website nadrukkelijk actie ondernomen moeten worden. ONTWIKKELINGEN EIGEN ORGANISATIE a. Gebruik e-formulieren in JOIN Onder andere bij de in JOIN ingerichte processen van Toezicht Beschermd Wonen (TBW) wordt veelvuldig gebruikt gemaakt van papieren formulieren. De wens is al geuit om aanvragen TBW volledig digitaal af te kunnen handelen door gebruik te maken van elektronische formulieren (eformulieren) in combinatie met DigiD. Naarmate er nog meer van soortgelijke processen in DMS- JOIN ingericht gaan worden zal naar verwachting- de roep om daarbij gebruik te kunnen maken van e-formulieren alleen maar toenemen. De leverancier (Decos) van de JOIN-applicatie biedt een oplossing hiervoor. Binnen afzienbare tijd zal indien daartoe besloten wordt- het gebruik van e- formulieren in JOIN mogelijk gemaakt moeten worden.

6 pagina 6 van 6 b. Verhuizing ondersteunende afdelingen (VRGZ) inclusief DIV Het directieteam van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid heeft recentelijk (augustus 207) besloten dat in principe alle medewerkers VRGZ de vestiging aan de Groenewoudseweg (GGD-gebouw) zullen gaan verlaten. Voor team-div heeft dit besluit verstrekkende gevolgen. Voor beide organisaties (GGD en VRGZ) zijn er nog omvangrijke fysieke archieven en specifieke DIVvoorzieningen in gebruik. Naast de nog af te sluiten (dynamische) archieven in de twee paternosterkasten op de afdeling en het omvangrijke semi-statische archief (depot) -die opgesplitst en verhuisd zullen moeten worden- moet daarbij gedacht worden over het creëren van ruimtes voor de scanvoorziening (scanruimte) en voor het kunnen onderbrengen van de frankeerunit. Het mag duidelijk zijn dat deze verhuisoperatie de urgentie om fysieke archieven af te sluiten verhoogt en daarmee extra druk zal gaan leggen op de toch al overbelaste DIVformatie. c. Reorganisatie / onderbrengen ondersteuning (VRGZ) bij een externe partij Er ligt een globaal VRGZ-reorganisatieplan ter besluitvorming voor dat er onder meer in voorziet dat alle operationele ondersteunende werkzaamheden (voor de eigen organisatie en de GGD) niet meer in eigen beheer uitgevoerd zullen gaan worden maar bij een externe partij (naar verwachting een gemeente binnen het verzorgingsgebied) zullen worden belegd. Het overhevelen van taken en medewerkers buiten de eigen organisatie heeft ongetwijfeld consequenties voor de bestaande overeenkomst inzake dienstverlening op het terrein van ondersteunende takentussen GGD en VRGZ. Naar verwachting zullen in afwachting van herinrichting van de afdelingen ondersteuning- de voorgenomen verbeteracties binnen DIV hierdoor verder onder druk komen te staan. Het betekent in ieder geval dat indien DIV bij een gemeente of andere dienstverlener wordt ondergebracht- met die nieuwe dienstverlener gerichte afspraken gemaakt zullen moeten worden over de verdere aanpak van de verbeterpunten op het terrein van (documentaire) informatievoorziening. Zie ook agendapunt 6 van de DB-vergadering van 2 november 207.