Complexe Projecten. Studiedag 24 september. Naar een kwaliteitsvolle en snelle aanpak van projectgedreven processen

Transcriptie

1 Complexe Projecten Studiedag 24 september Naar een kwaliteitsvolle en snelle aanpak van projectgedreven processen

2 PROGRAMMA Aanvang: 9u.30 9u.40 10u.20: team complexe projecten: uitleg over aanpak complexe projecten en leerpunten van de lopende projecten 10u.20 10u.50: Iris Lauwaert (projectregisseur): leerervaringen CP Leefbaarheid Klein-Rusland 10u.50 11u.10: pauze 11u.10 11u.40: Dirk Cleiren (POM Antwerpen): leerervaringen CP Naar een leefbare woonkern, project vrachtverkeer Rumst 11u.40 12u.10: Wouter Van Dooren (Universiteit Antwerpen): de relatie tussen complexe projecten en beleidsvoering 12u.10 13u.10: broodjeslunch 13u.10 14u.40: vijf workshops Workshop 1 (o.l.v. DenS communicatie): de organisatie van participatie in complexe projecten Workshop 2 (o.l.v. Intelligent Design Collective): de rol van ontwerpend onderzoek in complexe projecten Workshop 3 (o.l.v. ProFlow): integratie van sectorale instrumenten in voorkeurs- en projectbesluit Workshop 4 (o.l.v. Createlli en Kenter): relatie met de politieke overheid Workshop 5 (o.l.v. team complexe projecten): reflectie over de toekomst van complexe projecten 14u.40 15u.00: pauze 15u.00 16u.30: tweede keuze uit de vijf workshops hierboven Er is geen plenaire afsluiting voorzien. De verslagen van de workshops worden, net als de presentaties, op de website complexe projecten gepubliceerd.

3 Decreet: Toepassingsgebied (25 april 2014) Complexe projecten: - Groot maatschappelijk en ruimtelijk-strategisch belang - Geïntegreerd vergunningen- en ruimtelijk planproces Zowel publieke als private projecten Criteria in decreet: meervoudige probleemstelling, diverse belangen, impact op en meerwaarde t.a.v. woon- of milieukwaliteit, economie, mobiliteit, complexe omgeving, grote investeringen en beheer, Drie uniek bevoegde overheden: Vlaamse Regering, Provincieraad of Gemeenteraad Concentratie bevoegdheden per bestuursniveau Startbeslissing = Startschot door overheid : procedure van decreet CP

4 Procesaanpak complexe projecten Kwaliteit én snelheid Principes nieuwe procesaanpak: - Participatie - Open communicatie en transparantie - Maatwerk bij concrete procesinvulling - Geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking - Gelijktijdige en geïntegreerde aanpak onderzoeken en inspraak - Procesregie door actoren gedragen Proces uitgetekend in Routeplanner : - Methodiek i.f.v. kwaliteitsvolle procesaanpak - Evolutief op basis van concrete ervaringen (leerproces) - Ter beschikking op website

5 Kiezen voor een breed actorenoverleg Om de goesting en inventiviteit van deze actoren ten volle te benutten bij beleidsvorming moeten overheden hen vertrouwen.

6

7 Rol van het team complexe projecten Informatiedeling via website complexe projecten Kennis van regelgeving van de nieuwe aanpak Verkennend gesprek met geïnteresseerden Actieve procesbegeleiding in het licht van de routeplanner Deelname aan de projecten en organisatie van netwerkmomenten voor een actieve uitwisseling van leerervaringen

8 Proces complex project

9 Verkenningsfase

10 onderzoeksfase Geïntegreerde weloverwogen afweging alternatieven op strategisch niveau - Milieukundig onderzoek - Financieel-economisch - Ontwerpend onderzoek - En andere VOORKEURSBESLUIT Vaststelling van op strategisch niveau gekozen alternatief Beroepsmogelijkheid: Raad van State Rechtsgevolgen: bv. bouwverbod

11 uitwerkingsfase Verder concretiseren tot realiseerbaar project Focus verschuift van strategisch niveau naar projectniveau PROJECTBESLUIT Vaststelling van op uitvoeringsniveau gekozen alternatief - Vergunningen - Machtigingen - Bestemmingswijziging - Beheer en monitoring - Actieprogramma Rechtsgevolgen Beroepsmogelijkheid: Raad van State

12 uitvoeringsfase Projectuitvoering en monitoring en evaluatie voorspelde effecten

13 Timing Stappen CP Klein Rusland Stationsomg. Kessel ECA Haven Zeebrugge Op de Berg Rumst Stationsomg. Geel Kluisbos Knl. Bossuit- Kortrijk Kustvisie Noord-Zuid Limburg Startbeslissing 26/02/2016 3/05/ /07/ /07/ /10/ /10/ /12/2016 1/06/2017 8/09/ /12/ /03/2018 Publieke raadpleging 08/02/ /06/2018-9/12/ /10/ /05/ /12/ /02/ AON 11/03/17 30/06/ /01/2017 5/11/ /06/ /01/2017 9/04/2018 Richtlijnen team MER,... 7/06/ /03/ /05/2017 2/05/ /07/2018 Synthesenota geïnt. onderzoek 26/10/ /01/ /11/ /02/2018 Voorontwerp voorkeursbesluit bekendmaken 29/06/2018 2/03/2018 Adviesperiode Ontwerp voorkeursbesluit Openbaar onderzoek Def. vaststelling voorkeursbesluit Raadpleging PON Richtlijnen team MER,... Synthesenota geïnt. onderzoek Voorontwerp projectbesluit Adviesperiode Ontwerp projectbesluit Openbaar onderzoek Def. vaststelling projectbesluit 12/07/ /09/ /03/ /04/2018 Totale looptijd d.d.

14 Versnelling investeringsprojecten De winst van een procedure complexe projecten zit niet noodzakelijk in de snelheid van de besluitvorming ( aanvaardbare termijn ) maar wel in de kwaliteit van het proces en de robuustheid van de besluitvorming.

15 Projecten met startbeslissing Vlaamse regering Leefbaarheid van de woonwijk Klein-Rusland te Zelzate Nautische toegang Achterhaven Zeebrugge Extra containercapaciteit haven Antwerpen Nationaal Park Hoge Kempen Industrieterrein Op de Berg Opwaardering / aanpassing kanaal Bossuit Kortrijk Noord-Zuid Limburg Kustvisie

16 Projecten met startbeslissing Gemeenteraad Herinrichting stationsomgeving Kessel (Nijlen) Ontsluiting bedrijventerreinen Rumst Herinrichting stationsomgeving Geel Kluisbos te Kluisbergen

17 Projecten die actief de verkenningsfase doorlopen K-R8: Integrale mobiliteitsaanpak regio Kortrijk Donderslag (Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek): integraal landschapsontwikkelingsproject met delfstoffenwinning

18 Vragen op inschrijvingsformulier Geen weet van een volledig vergelijkbare buitenlandse aanpak Vergelijking met integratiespoor RUP Nog geen externe evaluatiestudies Nog geen jurisprudentie

19 Leerervaringen Informeel proces over de doelstelling van de startbeslissing Toegepast in: K-R8: rondvraag bij een 35-tal actoren NZL: feedbackmoment over verwoording projectdoelstelling Tips: Doelstelling is projectgebonden, maar moet toelaten dat alternatieven in beeld kunnen komen. Verfijning doelstelling is mogelijk, maar opletten om alles aan alles te koppelen Voorzie ifv draagvlak voldoende tijd en dialoog om scope van het project af te bakenen.

20 Leerervaringen Werken met multidisciplinaire projectteams Samenwerking is de kracht van elk complex project en creëert vertrouwen Kennis én vaardigheden samenbrengen: communicatiespecialist, ingenieur, procesbegeleider, jurist, bemiddelaar, lokale besturen, Tip: Maak goede afspraken inzake capaciteit. Een geïntegreerd proces vraagt een serieuze tijdsinspanning (heel veel afstemming nodig).

21 Leerervaringen Goed nadenken over het trekkerschap de keuze geeft het project een gezicht: CP NZ Limburg en CP Klein-Rusland: gouverneur K-R8: burgemeesters Kortrijk en Kuurne CP ECA: leidend ambtenaar CP Nautische Toegang haven Zeebrugge: ambtenaar

22 Leerervaringen Keuze voor een geïntegreerd onderzoek Praktijk Breed beschreven via de alternatievenonderzoeksnota Alle alternatieven gelijkwaardig onderzoeken Uitkomst Synthesenota als gebundelde conclusies van alle onderzoeksrapporten Specifieke brochure voor dialoog met de burger

23 Leerervaringen Participatie in alle vormen en maten Toegepast in: CP ECA: actorenoverleg met honderden aangeschrevenen; op regelmatige basis Infomarkten, dialoogmarkten, feedbackmoment, K-R8: online enquête Praktijk Uitdaging is om niet te sturend over te komen

24 Leerervaringen Ruimte voor tegenspraak/discussie Toegepast in: CP ECA: CP NSZ: vrije tribune georganiseerd in actorenoverleg op vraag van de actoren peer review van het onderzoek georganiseerd overleg met nieuw actiecomité Zeebrugge Onder Druk! Opletten dat het maatschappelijk debat niet door 1 partij wordt gedomineerd

25 Leerervaringen Ruimte in je proces voorzien voor lokale actoren Toegepast in: CP Klein-Rusland: bewonersgroep onder leiding van de gouverneur CP NZL: installatie van een lokaal stakeholdersoverleg CP Stationsomgeving Geel: individuele gesprekken met grondeigenaars, gebruikers,... Praktijk Belang stakeholdersanalyse (= bij start bekijken wie al dan niet te betrekken) Vroege communicatie creëert ook snel onzekerheid (zeker als er onteigeningen nodig zijn)

26 Leerervaringen Interviews met lokale betrokkenen om hun belangen goed te kunnen definiëren Toegepast in: CP Op De Berg: bedrijfsleiders CP Kluisbos: grondeigenaars

27 Leerervaringen Transparantie / Openheid Toegepast in: CP ECA ea: alle documenten op projectwebsite Ontwerp geïntegreerd onderzoek publiek maken! Statuut goed duiden

28 Leerervaringen Opmaak van een overwegingsdocument Wat? Voor elke individuele reactie een individueel antwoord Op een heldere en overzichtelijke manier motiveren hoe men met de formele inspraak en adviezen is omgegaan! CP KBK, CP ECA: actief terugkoppelen op de projectwebsite over de ontvangen feedback op informele infomomenten

29 Leerervaringen Out-of-the-box denken Toegepast in: CP KBK: Ringtracé als derde alternatief CP NSZ: Verbindingsdokalternatief CP ECA: Alternatief negen

30 Leerervaringen Dialoog is belangrijker dan consensus Toegepast in: CP Klein-Rusland: specifieke workshops rond infrastructuur met brede deelname (om een onzekerheid goed in beeld te brengen) CP ECA: organiseren van workshops over mobiliteit, sediment om de onzekerheid goed in beeld te krijgen

31 Leerervaringen Rol van ontwerpend onderzoek om alternatieven vorm te geven Toegepast in: CP Klein-Rusland CP Stationsomgeving Geel CP Stationsomgeving Nijlen

32 Leerervaringen Flexibiliteit Hoe omgaan met voortschrijdend inzicht in de onderzoeken? Hoe de flexibiliteit in het onderzoeksproces levendig houden?! Continu vragen over de juridische status van stappen en documenten Toegepast in: Alle complexe projecten: alternatieven in AON / na inspraak verankeren, o.m. via richtlijnen MER CP ECA: Tussennota

33 Leerervaringen Besluitvormers inzicht geven in publieke opinie en draagvlak Toegepast in: CP NSZ: enquête bij de bewoners kabinetsvertegenwoordigers uitgenodigd voor de stuurgroep CP Klein-Rusland: bespreking in de stuurgroep en met bewonersgroep verslag aan kabinetten bezorgd

34 Leerervaringen Het voorkeursalternatief verder detailleren Het voorkeursbesluit en voorbereidend proces ook al op de uitvoering richten Toegepast in: CP NSZ: impact op woningen die moeten verworven worden (algemeen infomoment; individuele gesprekken, ook met bedrijven) CP Klein-Rusland: omgaan met inwoners die moeten verhuizen Belang van correcte communicatie! er blijft een deel onzekerheid Niet wachten tot definitief voorkeursbesluit om te communiceren met individuele betrokkenen.

35 Leerervaringen Proactief organiseren van een risicosessie met het projectteam Nog relatief onbekend in Vlaanderen. En tijdsintensief. Toegepast in: CP NSZ: tijd nemen (3 sessies van 2,5 uur) om van bovenaf naar je proces te kijken en samen te zoeken naar verbeteracties voor de gedetecteerde risico's CP ECA: frequente actualisatie van de risico s en beheersmaatregelen

36 Leerervaringen Interactie met de politieke besluitvorming Vroeg betrekken Creëert afhankelijkheden (! transparantie) Belang van afspraken inzake communicatie CP Klein-Rusland: babbelen met oppositie

37 Leerervaringen Strategisch niveau van het geïntegreerd onderzoek Belang van gelijkwaardigheid van alle redelijke alternatieven Moeilijk om strategisch niveau te bewaren en niet af te dalen naar detailonderzoek Relatie tussen een actieve informele participatie en de formele advisering Hoe omgaan met trechtering van alternatieven tijdens het geïntegreerd onderzoek?

38 Conclusies Complexiteit beheersbaar maken vergt (1): Tijd nemen Maatwerk Procesbegeleiding met focus op dialoog met voor- en tegenstanders, gezamenlijk debat om ieders agenda op tafel te krijgen, een gezonde discussie om belangen correct te krijgen en cocreatie Volgehouden inspanning Opbouwen van vertrouwen Elkaars belang willen begrijpen: inlevingsvermogen in anderen

39 Conclusies Complexiteit beheersbaar maken vergt (2): Transparantie om een gelijk kennisniveau te creëren Geduldige beleidsmakers (die aandachtig opvolgen, maar niet voor hun beurt spreken) Onafhankelijk onderzoek Omgaan met onzekerheden Creatief ontwerpen Multidisciplinaire teams om thema's vanuit meerdere perspectieven te bekijken Een geïntegreerde procedure (onderzoeken; openbaar onderzoek; besluiten; één proces; ) om het geïntegreerd denken te bevorderen Geld

40 Contact