Code goede praktijk Adviesverlening. versie 30/01/2014

Transcriptie

1 Code goede praktijk Adviesverlening versie 30/01/2014 Deze code is, zowel wat betreft het informele voortraject als met betrekking tot de formele procedure, relevant binnen processen waar adviezen worden gevraagd en verleend in functie van het maken van een ruimtelijke locatiekeuze of bij het beslissen over een vergunningsaanvraag. Een aantal voorbeelden van dergelijke processen zijn: - de aanpak van complexe projecten overeenkomstig het desbetreffende decreet, vanaf de startbeslissing, over het voorkeursbesluit, tot het projectbesluit; - de opmaak van een Milieueffectenrapport (MER) en meer in het bijzonder de kennisgevingsfase in functie van de richtlijnen en de ontwerp-mer-bespreking; - de plenaire vergadering bij het proces tot opmaak van een Ruimtelijk Uitvoeringsplan (RUP); - het informeel (voor)overleg omtrent een maatschappelijk belangrijk project, inzonderheid de werking binnen de Cel Vlaamse en strategische Investeringsprojecten (cel VIP); - de advisering door een omgevingsvergunningscommissie; - vergunningsprocessen in het algemeen waarbij adviezen worden verstrekt en verwerkt voorafgaand aan de vergunningsbeslissing. De aanbevelingen in deze code zijn opgemaakt voor de totaliteit van de vermelde processen. Dit houdt in dat, afhankelijk van om welk soort proces het gaat, om welk soort project het gaat of in welke fase van een proces men zit, sommige van de aanbevelingen in grotere of mindere mate relevant zijn of misschien helemaal niet. Sommige van de aanbevelingen hebben eerder betrekking op de strategische fase van het zoeken naar een locatiekeuze, terwijl andere veeleer betrekking hebben op een reeds uitgewerkt projectvoorstel. Het spreekt voor zich dat de aanbevelingen vanuit dat principe van maatwerk en proportionaliteit moeten gelezen worden maar het gaat vooral om een attitude en manier van aanpak die doorheen het proces van idee of probleemstelling, over de conceptuele uitwerking tot en met het concreet uitgewerkte project vrij gelijkaardig (moeten) zijn. Abstractie moet weliswaar worden gemaakt van aanbevelingen waarvoor in regelgeving (decreten of uitvoeringsbesluiten) vooralsnog (hoewel dat uitzonderlijk zal zijn, want de code is opgemaakt op basis van gekende plannings- en vergunningsprocessen) een andere regeling is voorzien. Die andere regeling primeert dan uiteraard boven deze code en zal gevolgd moeten worden. 1

2 Deze code bouwt voort op een gedragscompetentie en cultuur waar een kwalitatieve en oplossingsgerichte adviesverlening centraal staan en is in die zin nuttig voor alle daarbij betrokken actoren: - de initiatiefnemer (privaat of overheid); - het projectteam en de gebeurlijke procesbegeleider die verantwoordelijk zijn voor een proces in het kader van het decreet betreffende complexe projecten; - de adviesverlener; - de bevoegde overheid die ruimtelijke plannen opmaakt in het kader van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening of de vergunning verleent in het kader van het decreet betreffende de omgevingsvergunning of een voorkeursbesluit en/of een projectbesluit neemt in het kader van het decreet betreffende complexe projecten. In een dergelijke cultuur zijn volgende attitudes cruciaal: - een actieve samenwerking; - het dragen van medeverantwoordelijkheid; - oplossingsgericht meedenken; - empathie voor de standpunten van de anderen. De code bevat aanbevelingen aan de adviesverleners, de initiatiefnemers, het projectteam of procesbegeleider en de bevoegde overheid, in functie van: - het garanderen van een kwaliteitsvolle besluitvorming; - het bekomen dat adviesinstanties op het gepaste ogenblik betrokken worden; - het oplossingsgericht adviseren; - het komen tot een geïntegreerd standpunt. Waarom een advies vragen en geven, wat is het doel ervan: Adviesverlening moet een kwaliteitsvolle besluitvorming garanderen en er voor zorgen dat specifieke (sector)belangen worden betrokken bij in voorkomend geval het voorstellen van en de afweging van alternatieven op strategisch niveau en dus in functie van een locatiekeuze enerzijds en bij de verdere detailuitwerking van het project en de motivering van (vergunnings)beslissingen anderzijds. Aanbevelingen voor de adviesverlener en het door hem te verstrekken advies: Draag uw steentje bij aan een goede oplossing ten aanzien van een probleemstelling of opportuniteit, onder meer door: - u mee verantwoordelijk te achten ten aanzien van een kwalitatieve en snelle oplossing; - constructief en in overleg mee te werken naar een oplossing; 2

3 - al de mogelijkheden dan wel knelpunten ten aanzien van een voorstel en/of de specifieke (sector)bekommernissen aan te geven; motiveer en formuleer de te volgen richtlijnen tijdig en duidelijk, ook ten aanzien van de initiatiefnemer; maak daarbij zo nodig een onderscheid tussen direct werkende normen enerzijds en zogenaamde zorgplichten en doelstellingenformuleringen anderzijds (bij de eerste categorie gaat het om in regelgeving vastgelegde en vaak absolute verboden of regels waarvan niet of enkel via een specifieke toestemming kan worden afgeweken, bij de tweede om doelstellingen vanuit het sectorbelang dat worden nagestreefd); - er over te waken dat alle argumenten voor of tegen een voorgestelde oplossing meteen worden gemeld zodat hiermee onmiddellijk rekening kan worden gehouden. Indien knelpunten pas (veel) later in het proces bekend worden is het minder evident of zelfs onmogelijk om een project nog gepast bij te sturen; - het advies tijdig te bezorgen aan de vraagsteller. Geef advies op niveau van het project en de vraagstelling, met andere woorden beperk het advies tot de strategische aspecten als details (nog) niet aan de orde zijn en stel de eventueel gemaakte strategische keuze als die voorkomt in het betrokken proces niet meer in vraag op het moment dat het nog enkel om de detailuitwerking gaat. Een advies in het kader van het zoeken naar alternatieven voor een probleemstelling is uiteraard van een ander niveau dan het advies met betrekking tot een concrete vergunningsaanvraag. Hou het advies voldoende bondig en binnen uw eigen adviesbevoegdheden. Hanteer een duidelijke structuur in het advies en besluit gebeurlijk langere situerings- en motiveringsteksten met een duidelijke stellingname. Duid in uw advies het specifieke (sector)belang aan, maar sta open voor zowel het maatschappelijk belang, andere sectorale belangen als de belangen van het voorgenomen project. Formuleer uw advies dusdanig dat vanuit de achterliggende motieven een afweging van belangen mogelijk is. Formuleer dus in de mate van het mogelijke een open advies dat vanuit de onderbouwing duidelijk maakt welke bekommernissen er aan ten grondslag liggen en zodat duidelijk is op welke eventuele andere wijzen die ook kunnen ingevuld worden. Som de voorgestelde voorwaarden tot slot van het advies puntsgewijs op. Bouw het advies desgevallend op vanuit een duidelijke en gemotiveerde gradatie: van noodzakelijkheden tot sectorbelangen. Formuleer een negatief advies dusdanig dat duidelijk is onder welke voorwaarden een project vooralsnog mits aanpassingen eventueel toch aanvaardbaar kan worden gemaakt. Formuleer voorwaarden realistisch en dus uitvoerbaar en stel u in de plaats van de bevoegde overheid die in haar eindbeslissing moet aangeven hoe en door wie de door u geformuleerde voorwaarden daadwerkelijk moeten worden nageleefd. Hou in uw advies rekening met reeds gemaakte beleidskeuzes en beslissingen wat inhoudt dat u die beslissingen tenzij ze niet meer in overeenstemming zouden zijn met al dan niet 3

4 gewijzigde regelgeving of rechtspraak loyaal, consequent en volledig uitvoert en eventuele voorwaarden die u aan het advies wenst te verbinden formuleert binnen de context van die beleidskeuze of beslissing. Zorg wat betreft gegeven adviezen en inzonderheid de resultaten van de bespreking ervan op het adviesoverleg (zie verder) voor feedback naar de eigen organisatie toe. Honoreer een door uw entiteit ingenomen standpunt tijdens het gehele proces van een project (dus zowel in de strategische als in de uitwerkingsfase). Hou met andere woorden de historiek bij en informeer een eventueel nieuw te betrekken collega over wat eerder is beslist. Als voortschrijdend inzicht, gewijzigde regelgeving, gewijzigde standpunten ingevolge de tijdsevolutie of reacties op adviezen van andere instanties leiden tot een bijstelling van het eigen standpunt, duid die dan goed opdat duidelijk is waarom het standpunt wordt aangepast. Zet een systeem op dat waarborgt dat ingenomen standpunten die voor andere dossiers richtinggevend zijn, worden gedocumenteerd binnen de organisatie opdat andere medewerkers ze kunnen consulteren. Maak afspraken omtrent het stapsgewijze integreren van adviezen. Maak bijvoorbeeld die integratie al mogelijk op niveau van het beleidsdomein. Op deze wijze kan u zelf bijdragen tot een afweging tussen de binnen één beleidsdomein geformuleerde adviezen. Aanbevelingen voor de initiatiefnemer, het projectteam of de procesbegeleider: Betrek de adviesverlener(s) al van vroeg in het proces en geef hem/hen doorheen het proces de nodige informatie en mogelijkheden tot inbreng. Dat overleg kan zowel informeel als formeel, dit laatste via bijvoorbeeld een projectvergadering zoals voorzien in het decreet betreffende de omgevingsvergunning. Zorg er voor dat uw projectvoorstel voldoende onderbouwd is opdat de adviesverlener een degelijk advies kan verlenen. Streef als verantwoordelijke voor de procesaanpak van een project een maximale integratie van de adviezen na: één gezamenlijk advies waar zoveel mogelijk adviesinstanties zich kunnen achter scharen, zal het verdere procesverloop vergemakkelijken. Integreer in het proces van een belangrijk en/of complex project gebeurlijk een zogenaamde dry run waar u op een moment dat het project nog niet tot in de laatste details is uitgewerkt de standpunten van de adviesinstanties opvraagt en derhalve de mogelijkheden en knelpunten aftoetst. Aanbevelingen over het overleg met de adviesverleners en het gebeurlijke geïntegreerde advies: 4

5 Overleg met de adviesverleners wordt in diverse regelgevingen geformaliseerd, zo kan het gaan over een adviesvergadering (decreet betreffende complexe projecten), een omgevingsvergunningscommissie (decreet betreffende de omgevingsvergunning) of een projectvergadering (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en decreet betreffende de omgevingsvergunning). Uitzonderlijk kan regelgeving bepalingen bevatten die (licht) afwijkt van de in deze code vermelde aanbevelingen. Uiteraard primeert die dan op deze van de code en zal ze gevolgd moeten worden. Breng bij belangrijke en/of complexe projecten de relevante adviesinstanties rond de tafel, al dan niet samen met de initiatiefnemer en/of de bevoegde overheid die finaal de beslissing zal nemen. Betrek bij dit overleg zeker die actoren die belang hebben bij het project of wiens specifieke (sector)belangen betrokken zijn (meestal zijn de te betrekken adviesinstanties in regelgeving vastgesteld). Spreek op voorhand het doel en verloop van het overleg af (gaande van louter verzamelen van alle afzonderlijke adviezen en detecteren van verschillen en knelpunten tot een streven naar het oplossen van alle discussiepunten en het werken naar één, geïntegreerd eindadvies toe, dit laatste al dan niet op eigen initiatief of op vraag van de bevoegde overheid). Leg ook vast wie de vergadering voorzit. Bereid als voorzitter het overleg voor op basis van de verstrekte afzonderlijke adviezen in functie van te bespreken discussiepunten, zeker als die betrekking hebben op de keuze met betrekking tot een problematiek. Circuleer de samenvatting van de te bespreken discussiepunten zo mogelijk op voorhand al aan degenen die het overleg zullen bijwonen opdat deze zich binnen hun organisatie kunnen voorbereiden in functie van een standpunt daaromtrent. Vaardig iemand naar het overleg af met voldoende dossier- en locatiekennis en zorg er voor dat deze persoon gemandateerd is voor de organisatie/instantie die hij vertegenwoordigt. Overleg in functie van uw mandaat als vertegenwoordiger op het overleg zo nodig eerst intern met collega s en/of de hiërarchische overste(n) opdat duidelijk is wat belangrijk is ten aanzien van uw advies, welke onderhandelingsruimte u al dan niet heeft en welke aspecten van het advies u zeker in het gebeurlijk geïntegreerde advies wenst te zien opgenomen. Geef na het overleg feedback over het resultaat ervan aan uw eigen organisatie. Parkeer als voorzitter tijdens het overleg discussiepunten waar niet direct eensgezindheid over bestaat en concentreer u eerst op de aspecten waar wel eensgezindheid over kan gevonden worden. Bouw van daaruit het overleg verder op. Spreek op voorhand af hoe het gebeurlijke geïntegreerde consensusadvies er zal uitzien, spreek dus af op welke aspecten het advies wel en niet zal ingaan, en hoe wordt omgegaan met de afzonderlijke deeladviezen (in de regel als bijlage toegevoegd). Accepteer minderheidsstandpunten als dit nodig is en neem die, met de redenen er omtrent, op in de rapportering van het overleg ten aanzien van de bevoegde overheid. 5

6 Aanbevelingen voor de overheid die het advies / de adviezen verwerkt in de eindbeslissing: Geef in uw adviesvraag voldoende informatie over de zaak en welk soort van advies wordt gevraagd, bijvoorbeeld in het kader van het zoeken naar alternatieven voor een probleemstelling dan wel met betrekking tot een concrete vergunningsaanvraag. Geef ook aan of u van degene die u om advies vraagt integratie verwacht van deeladviezen van entiteiten of afdelingen die onder zijn of haar bevoegdheid vallen. Zorg er voor dat de afweging van de verschillende belangen uit de adviezen onderling en tegenover de andere elementen uit het dossier transparant af te lezen valt in de eindbeslissing. Zorg er voor dat de eindbeslissing geen loutere, weinig samenhangende opsomming van de gegeven adviezen omvat (voor zover er geen eerder geïntegreerd advies is gegeven), maar dat de adviezen verwerkt worden tot een coherent geheel binnen de gemotiveerde afweging naar en onderbouwing van de finale beslissing toe, zodat die op zich (ook) een integratie van de adviezen vormt. Vermeld in de beslissing hoe bij de afweging is omgegaan met adviezen die de beslissing niet onderbouwen en er dus van afwijken. 6