Bijlage 4 : ACTIEPLAN LOKALE BESTUREN - FLANKERENDE MAATREGELEN en WERKLASTENMETING OMGEVINGSVERGUNNING In het kader van de 2 de principiële goedkeuring van het ontwerpdecreet betreffende de omgevingsvergunning werden de Vlaamse ministers bevoegd voor Leefmilieu en Ruimtelijke Ordening gelast om uiterlijk bij de derde principiële goedkeuring van het voormeld ontwerpdecreet actieplan over capaciteitsopbouw en ondersteuning voor gemeenten aan de Vlaamse Regering voor te leggen. In uitvoering van deze beslissing hebben deze ministers in overleg met de VVSG en de VVP een concreet actieplan uitgewerkt. Dit plan bevat een aantal flankerende maatregelen voor de capaciteitsopbouw en ondersteuning van gemeenten. In onderstaande tekst wordt een voorstel van verdere concretisering van de begeleidende of flankerende maatregelen (ondersteuning van de gemeenten door Vlaamse overheid en provincies) in het kader van de invoering van een omgevingsvergunning voorgesteld onder de vorm van een Actieplan Lokale Besturen. Om een concreet zicht te verkrijgen op de bijkomende administratieve lasten en baten voor de vergunningverleners ingevolge de invoering van de omgevingsvergunning gaven de ministers bevoegd voor Leefmilieu en Ruimtelijke Ordening opdracht tot het uitvoeren van een objectieve werklastinschatting. Prioritair daarbij was het uitvoeren van een werklastinschatting voor de gemeentebesturen. De Vlaamse Regering zou de eventuele meerkosten voor steden en gemeenten naar aanleiding van de introductie van de omgevingsvergunning zoals ze uit deze werklastmeting blijken, compenseren op een nader door de VR te bepalen wijze. A. Praktisch Voor de politieke aansturing voor de uitwerking van het Actieplan (en ook de werklastmeting) werd een stuurgroep flankerende maatregelen omgevingsvergunning opgericht, met vertegenwoordigers van de kabinetten van de Vlaamse ministers bevoegd voor Leefmilieu en Ruimtelijke Ordening en van de kabinetten van Minister-president en Vice-minister-presidenten, politieke vertegenwoordigers van de VVSG en VVP (ook centrumsteden en plattelandsgemeenten), de leidend ambtenaren van de betrokken beleidsdomeinen en de betrokken Vlaamse administratie. De stuurgroep werd begin september 2013 opgestart. De voorstellen die aan de stuurgroep werden voorgelegd werden uitgewerkt door een werkgroep flankerende maatregelen omgevingsvergunning met vertegenwoordigers van de betrokken Vlaams administratie (Departement LNE, Ruimte Vlaanderen en Departement Bestuurszaken), VVSG en VVP. Deze werkgroep werd midden september 2013 opgestart en kwam in de periode september-november vier keer samen. De werkgroep kende ook een aantal deelwerkgroepen. De deelwerkgroepen brachten verslag uit aan de werkgroep, de werkgroep bracht verslag uit aan de stuurgroep. Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 1
B. Inhoudelijk Om de gemeenten als vergunningverlenende instantie toe te laten zich in te werken in het nieuwe regelgevend kader van de omgevingsvergunning, voorziet het decreet een overgangsperiode van minstens 1 jaar tussen definitieve goedkeuring van het globale regelgevend kader (zowel decreet als uitvoeringsbesluit) en de inwerkingtreding ervan. Op die manier krijgen gemeenten voldoende voorbereidingstijd (> 1 jaar) om zich praktisch en organisatorisch voor te bereiden (interne organisatie, loketfunctie en eigen dossieropvolgings-systeem, ) op de omgevingsvergunning. In onderstaande tekst wordt een voorstel van verdere concretisering van de vernoemde flankerende maatregelen uitgewerkt. 1) Dossiergebonden overleg Aanleiding Gemeenten vragen advies en bijstand van de provincies en de Vlaamse overheid bij complexe dossiers. Om hieraan tegemoet te komen zal de Provinciale Omgevingsvergunningscommissie (POVC) de gemeenten advies verlenen in de volgende gevallen: voor milieu gaat het om de klasse 2A dossiers, voor ruimtelijke ordening om dossiers die vermeld worden onder complexe dossiers. Hiervoor is reeds een decretale basis vastgelegd. In het uitvoeringsbesluit zal bepaald worden welke projecten onder klasse 2A vallen en welke stedenbouwkundige projecten complex zijn. Voor andere dossiers kan worden teruggevallen op het informeel vooroverleg en andere vormen van overleg en kennisuitwisseling. Aanpak In overleg met de gemeenten en provincies werd onderzocht welke huidige klasse 2A dossiers klasse 2A kunnen blijven en welke complexe dossiers van klasse 2 naar klasse 2A geherklasseerd worden en op die manier ook onderworpen worden aan verplicht POVC-advies. Ten gevolge van de declasseringsoefening van klasse 1 naar klasse 2 (A) die gekoppeld is aan de invoering van de omgevingsvergunning zal nog een bijkomend pakket klasse 2 (A) inrichtingen toegevoegd worden. Daarnaast werd ook onderzocht welke complexe stedenbouwkundige dossiers voor advies moeten voorgelegd worden aan de POVC. Resultaat 1 De complexe inrichtingen klasse 2 (klasse 2A rubrieken). Hieronder wordt verstaan: - voor deze inrichtingen worden soms bijzondere voorwaarden opgelegd; - sommige hinderaspecten (luchtemissies) zijn complexe materie; - er zijn weinig complexe klasse 2 bedrijven waardoor er in iedere gemeente weinig expertise kan worden opgebouwd; Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 2
De huidige klasse 2A rubrieken blijven allemaal klasse 2A met uitzondering van de volgende rubrieken die klasse 2 kunnen worden (dit staat ook reeds vermeld in de mededeling aan de Vlaamse Regering van 21 december 2012): 2.2.4.b) en d) dierlijke bijproducten (worden wel nog geadviseerd door OVAM en Volksgezondheid) 6.1.2.a) en b) mechanisch behandelen van vaste brandstoffen 11.1.2.a) en b) drukken 11.2.2.a) en b) zetten van de grafische industrie 11.3.2.a) en b) reproductie en dupliceren 41.2.2.a) en b) vervaardigen van weefsels 45.18.b) en d) dierlijke bijproducten (worden wel nog geadviseerd door Volksgezondheid) De volgende klasse 2 rubrieken worden klasse 2A rubrieken: 7.4 t.e.m 7.10 productie van chemicaliën (7 rubrieken) 16.10.2 ondergrondse opslag gasvormige brandstoffen 20.1.4.1 briketteren van kolen 20.1.5.2 productie hydro-elektrische energie 20.1.6.1.b) productie van windenergie 20.3.2.a), b) en c) productie en omzetting van asbestproducten 20.3.4.1.a) productie van glas 20.3.6.1 smelten minerale stoffen 20.4 productie van chemicaliën (3 rubrieken) 20.5.1 productie van papierpap 28.3.a) mestverwerking 29.1.2.1 opslag ertsen 29.4.1.a) gieterijen 29.4.2 metaalpoeders 29.5.5.2. a) en b) oppervlaktebehandeling van metalen 29.5.6.b).2 aanbrengen deklagen van gesmolten metaal 29.5.7.ontvetten van metalen (4 rubrieken) 30.6.2 bewerken van asbest 30.10.1 opslag minerale producten 32.9.3 omlopen met geluidsemissie van maximal 98 db(a) (2 rubrieken) 44.1.1 vetsmelterijen 45.4.b) ontzouten en kalibreren van darmen 45.13.a) en b) verwerken van aardappelen 48.1.1.2 opslag van IMDG(International Maritime Dangerous Goods Code)-goederen in zeehavens 59 activiteiten die gebruikmaken van organische oplosmiddelen (15 rubrieken) 61.2.2 TOP De vaststelling is dat de verschuivingen (op vlak van tijdsbesteding) minimaal zijn maar wel een ondersteunende maatregel is ten voordele van de gemeenten, hierbij moet wel rekening gehouden worden dat ten gevolge van de declasseringsoefening er nog een bijkomend pakket klasse 2(A) inrichtingen zal toegevoegd worden 2 De complexe stedebouwkundige projecten De gemeente vraagt het advies van de provinciale omgevingsvergunningscommissie over aanvragen die de gewone vergunningsprocedure doorlopen (dus enkel aanvragen waarvoor een openbaar onderzoek nodig is) als aan een van volgende voorwaarden is voldaan: - a voor de aanvraag is een milieueffectrapport opgesteld of een ontheffing van de opmaak van een milieueffectrapport verkregen (voorbeeld: stadsontwikkelingsproject met 700 woningen); - b voor de aanvraag is de opmaak van een mobiliteitsstudie vereist overeenkomstig artikel X (voorbeeld: parkeergebouw met 350 parkeerplaatsen); Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 3
- c voor de aanvraag is de opmaak van een passende beoordeling vereist - d voor de aanvraag moeten minstens 4 RO-adviezen worden ingewonnen; (het gaat enkel om verplichte adviezen in het kader van RO, dus niet brandweer of Eandis, maar wel Onroerend Erfgoed, Natuur en Bos, Wegen en Verkeer, VMM, ) - e het betreft het optrekken van gebouwen of gebouwencomplexen met een totale bruto vloeroppervlakte van minstens 7.500 m², met uitzondering van de functies industrie en ambacht. Daarnaast worden ook alle aanvragen waar de gemeente zelf initiatiefnemer is worden voorgelegd aan de POVC. 2) Voorzien en bevorderen van gestructureerd overleg, permanente vorming en continue kennisuitwisseling Aanleiding Er dient breed ingezet te worden op overleg en kennisoverdracht over aspecten van de omgevingsvergunning, inclusief vorming omtrent het gebruik van databanken en het digitaliseren van procedures. Vorming dient op maat van de (inter)gemeentelijke personeelsleden te worden gegeven. Kennisuitwisseling tussen ambtenaren milieu en RO binnen de eigen discipline, maar ook tussen beide disciplines en dit op elk niveau moet bevorderd worden. Een proces van vorming, toelichting en begeleiding moet worden uitgewerkt dat tegemoet komt aan bovenstaande behoeften. Fora en instrumenten rond vorming en kennisuitwisseling worden uitgewerkt en er moeten afspraken gemaakt worden over de rolverdeling (VO/provincies), timing, Aanpak In overleg met VVSG en VVP werd een voorstel van vorming en overleg uitgewerkt voor zowel de overgangsperiode (bij de opstart van de omgevingsvergunning) als voor de permanente vorming (nadien). Hieronder wordt dit schematisch weergegeven. Vorming overgangsperiode tijdstip onderwerp verantwoordelijke doelpubliek 1. def. goedkeuring decreet + 3 maand inhoud van het omgevingsvergunningsdecreet structuur, processen vergunnen, plannen/convenanten, handhaven (incl. Inspectie) milieuambtenaren stedenbouwkundig ambtenaren medewerkers van beide beleidsverantwoordelijken 2. def. goedkeuring uitvoeringsbesluit + 3 maand inhoud van het uitvoeringsbesluit verdere uitwerking van de processen vergunnen, plannen/convenanten, handhaven (incl. Inspectie) milieuambtenaren stedenbouwkundig ambtenaren medewerkers van beide beleidsverantwoordelijken 3. opstart digitale ondersteuning + 3 maand opbouw van het omgevingsloket (met intervisie) invoeren van aanvragen, opvolgen van procedures, aanvragen en uitbrengen van adviezen, voorstellen van beslissingen, subsidiëring voor digitale ondersteuning milieuambtenaren stedenbouwkundig ambtenaren medewerkers van beide ICT-ambtenaren Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 4
4. na 2 nieuwe milieuthema s - opmaken van een rollend meerjarenprogramma rond de evaluaties OV - evaluaties van permanente OV en bijstellingen nieuwe ruimtelijke thema s - handhavingsbeleid - bestuurlijke handhaving 5. tussen 2 en 3 opstart van de vorming in de overgangssituatie (met intervisie) wat ontbreekt bij milieuambtenaar wat ontbreekt bij stedenbouwkundig ambtenaar 6. na 4 tweede deel van de vorming in de overgangssituatie (met intervisie) regelgeving omgevingsvergunning cases om tot geïntegreerde advisering te komen 7. tussen 2 en 3 opstart vorming medewerker in de overgangssituatie (met intervisie) wat ontbreekt bij de medewerker milieu wat ontbreekt bij de medewerker ruimtelijke ordening milieuambtenaren stedenbouwkundige ambtenaren milieuambtenaren stedenbouwkundig ambtenaren milieuambtenaren stedenbouwkundig ambtenaren medewerkers van omgevingsambtenaren /dossierbehandelaars Permanente vorming/overleg tijdstip format en onderwerp verantwoordelijke doelpubliek 1. ad hoc bilateraal overleg in functie van het proces of deelproces in uitvoering proceshouder procesbegeleiders andere besturen 2. volgens afspraak in de groep (streefcijfer max. 3 maal / jaar) Intervisie in functie van de vragen die leven in de specifieke groep omgevingsambtenaren met een gemeenschappelijke problematiek voorbeelden: - GOVC POVC overleg - Vlaamse centrumsteden - lokale debatavonden met beleid - lokale atria Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 5
3. maximaal 2 maal / jaar in functie van de nood gelijktijdige informatieverstrekking met intervisie voorbeelden van thema s: - opmaken van een rollend meerjarenprogramma rond de evaluaties OV omgevingsambtenaren binnen een provincie van de drie bestuursniveaus - evaluaties van permanente OV en bijstellingen - specifieke afwegingskaders leefmilieu en ruimtelijke ordening (handelszaken, ) - wijzigingen aan de regelgeving leefmilieu, ruimtelijke ordening en/of omgevingsvergunning - handhaving in het kader van de omgevingsvergunning - opmaak en invoering van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen en bijhorende afwegingskaders - 4. voortdurend digitaal infoloket als ondersteuning van de permanente vorming Omgevingsambtenaren van de drie bestuursniveaus, de burger, 5. periodiek overleg (ad hoc) overleg tussen de drie bestuursniveaus over de inhoudelijke aspecten van de permanente vorming met VVSG en VVP Vormingsverantwoordelijken LNE en RV en van VVSG en VVP Resultaat 1 Vorming overgangsperiode In de overgangsperiode wordt een vormingsaanbod georganiseerd voor de ambtenaren die elk in hun bestuursniveau, nu betrokken zijn bij de behandeling van de milieuvergunning en/of de stedenbouwkundige vergunning, en betrokken worden bij de nieuwe omgevingsvergunning. De vorming gaat uit van een voldoende kennis binnen het huidige vakgebied milieu of ruimtelijke ordening. Juist omwille van de overgangssituatie vormt dit deel een uitzonderlijk en tijdsgebonden aanbod. Het vormt een deel van de overgangskost die nodig is om de omgevingsvergunning te faciliteren. 1. Drie pijlers De vorming steunt op de bestaande kennis, en bouwt daarop voort. Ze wordt afgesloten met een gemeenschappelijk deel waar de kennis wordt samengebracht. De deelnemers moeten actief in de opleidingsonderdelen worden betrokken. De deelnemers staan in voor de doorstroming van de kennis op de eigen dienst. - wat ontbreekt bij de milieuambtenaar: de grote lijnen van het ruimtelijk ordeningsrecht, de basisinzichten van de ruimtelijke ordeningspraktijk (inclusief de handhaving, het plannen), gevoelig Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 6
worden voor de ruimtelijke ordeningsaspecten. Op die wijze wordt de basiskennis ruimtelijke ordening uitgebouwd, zodat er een basis is voor de gemeenschappelijke pijler. - wat ontbreekt bij de stedenbouwkundig ambtenaar: de grote lijnen van het milieurecht, de basisinzichten van de milieupraktijk (inclusief de handhaving, de convenanten), gevoelig worden voor de milieuaspecten. Op die wijze wordt de basiskennis milieu uitgebouwd, zodat er een basis is voor de gemeenschappelijke pijler. - wat is nodig voor beiden: de regelgeving (decreet en uitvoeringsbesluit, lijsten, ) in verband met de omgevingsvergunning, hoe te komen tot een geïntegreerd advies bij voorkeur aan de hand van concrete cases. Dit laatste deel is sterk operationeel gericht. Het doel is uiteindelijk kunnen evalueren over zowel de milieuaspecten als de ruimtelijke ordeningsaspecten, door middel van een onderbouwd voorstel van advies. 2. Aandachtspunten - Het uitgangspunt is dat de vorming in de overgangsfase aangeboden is vóór de formele start van de omgevingsvergunning. Deze is voorzien 1 jaar na goedkeuring van het globaal regelgevend kader. - De eerste twee sporen kunnen gelijktijdig opgestart worden. Het derde spoor volgt na de eerste twee. - De groepen worden niet te groot samengesteld vanuit een zorg voor goede kennisdoorstroming. - VVSG en VVP dringen aan op een tijdige communicatie naar de betrokken ambtenaren. Deze vorming wordt gratis aangeboden en staat open voor de betrokken ambtenaren binnen de drie bestuursniveaus. Ze wordt aangeboden door de departementen LNE en Ruimte Vlaanderen, die hiervoor middelen voorzien. De provincies en gemeenten kunnen aangesproken worden in functie van logistieke ondersteuning. - Het vormingsaanbod wordt geen opleidingsvereiste. Elk bestuur evalueert zijn deelname. - Er wordt tijdig gecommuniceerd over het bestaan van het vormingsaanbod (in het bijzonder in de overgangsfase), waarop de vorming slaat en het gratis karakter ervan, zodat de lokale besturen zich erop kunnen richten. 3. Opleidingsonderdelen De inhoud van elke pijler wordt verder in overleg bepaald. Het departement Leefmilieu, Natuur en Energie en Ruimte Vlaanderen doen een eerste worp. VVP en VVSG hebben hun inbreng. Minstens zo belangrijk is de kwaliteit van de lesgevers die instaan voor de opleiding. Er wordt een stappenplan opgemaakt om de vorming in de overgangssituatie te operationaliseren. In functie van het gewenst werkgedrag worden de nodige competenties (kennis, vaardigheden, attitude) omschreven. Er wordt bepaald wat waar en door wie wordt verstrekt. Een eerste worp voor zo n stappenplan is voorzien kort voor de definitieve goedkeuring van het decreet. De vormingsprogramma s worden eerst op de hoofdlijnen uitgewerkt, dan kan een definitieve tijdsinschatting worden opgemaakt. 4. Informatiedoorstroming omgevingsvergunningsproces De gelijktijdige informatieverstrekking over de omgevingsvergunning wordt provinciaal georganiseerd. Doel is de beschikbare informatie zo snel mogelijk nadat de beslissing genomen is te verspreiden onder zowel de ambtenaren als de lokale beleidsverantwoordelijken. Zo snel mogelijk houdt in dat de informatieronde plaatsvindt binnen de drie maand nadat de beslissing genomen is. In elke provincie wordt dezelfde informatie aangeboden. Ook dit is een vrij aanbod waaraan geen vormingsvereiste wordt gekoppeld. Het format omvat zowel informatieverstrekking (informeren) als een werking via werkgroepen waar de verstrekte informatie kan bediscussieerd worden (intervisie). Zo n informatieronde, want ongeveer gelijktijdig in elke provincie, wordt georganiseerd: - als het decreet definitief is goedgekeurd, Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 7
- als het omgevingsvergunningenbesluit is goedgekeurd, - als het digitaal systeem gerealiseerd is. Daarnaast zal de format van de contactdag ook reeds aandacht besteden aan nieuwe elementen die geïntroduceerd worden: - het rollend meerjarenprogramma m.b.t. de evaluaties van de OV, - de methodiek van de evaluatie van permanente OV en de bijstelling, - het handhavingsbeleid, - de bestuurlijke handhaving. De vijf provincies willen meewerken aan de praktische uitwerking van de organisatorische aspecten (uitnodigingen, inschrijvingen, documenten, ). Het logistieke aspect (catering, zalen, andere accommodatie wordt per provincie bekeken. Opmerking: Een gelijkaardig aanbod voor de medewerkers (of dossierbehandelaars) van de omgevingsambtenaren (milieuambtenaren en stedenbouwkundig ambtenaren) is noodzakelijk. Naast de ervaring van LNE en Ruimte Vlaanderen beschikken de vijf provincies over heel wat know-how inzake vorming. Via de diverse bestuursscholen hebben ze inhoudelijke en pedagogische ervaring opgebouwd die het leerrendement ten goede komt. De provincies willen betrokken worden bij de opbouw en de bepaling van de inhoud van de lespaketten, bij het nadenken over de doelstellingen, de inhoud met meer aandacht voor het procesmatige - en de methode van vorming, en bij de uitwerking van de intervisie zowel wat het inhoudelijke als het procesmatige facet betreft. De provincies zijn bereid mee de nodige vorming op te nemen, te organiseren. Ook de VVSG wil meewerken aan een dergelijke inbreng, maar stelt wel dat de organisatie door de VVSG betalend is. Dit heeft betrekking op de vorming in de overgangsperiode en op de permanente vorming (zie verder).. 2 Permanente Vorming Omgevingsambtenaren via overlegvormen De permanente vorming gebeurt via een overlegsysteem. Er wordt overleg voorzien op operationeel niveau, op het niveau van intervisie en op het niveau van de gelijktijdige informatieverstrekking. Ook dit wordt gezien als een aanbod, waarop het andere of de andere betrokken bestuursniveaus kunnen ingaan, maar op zich geen verplichting kennen om erop in te gaan. Deze overlegvormen worden ook principieel geplaatst in het vooroverleg dat het formele proceduretraject voorafgaat. Dit aanbod behoort tot de normale praktijk van alle betrokken ambtenaren van de drie bestuursniveaus. 1. Bilateraal overleg Op operationeel niveau wordt een bilateraal overleg voorzien. Het wordt gekoppeld aan het proces dat in uitvoering is. Dat kan gaan om een vergunningsaanvraag, maar kan evengoed om de inzet van een ander instrument (milieu, ruimtelijke ordening, omgeving) gaan. Het zal principieel om een ad hoc overleg gaan, wat een iets meer gestructureerde aanpak a priori niet uitsluit. Dat wordt echter door de betrokken partners zelf bepaald. De partners zijn de omgevingsambtenaren eventueel de naaste medewerkers van elk van de drie bestuursniveaus. Een ambtenaar kan het initiatief nemen en uitnodigen wie hij nodig vindt in functie van het proces waarover overleg gevraagd wordt. De uitgenodigde partners kunnen beslissen al dan niet op de uitnodiging in te gaan. 2. Intervisieoverleg Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 8
Het overleg bundelt een groep ambtenaren, eventueel ruimer, in functie van een gemeenschappelijke interesse binnen het werkveld van de omgevingsvergunning. Deze groep organiseert zelf een overleg, dat principieel wel een structureel karakter heeft. De frequentie wordt door de groep zelf bepaald, in functie van de nood en efficiënt tijdsgebruik. Binnen de groep worden afspraken gemaakt in verband met verslaggeving, organisatie en locatie. Mogelijke intervisiegroepen zijn: - GOVC-POVC overleg Het gaat om het verderzetten van het bestaande drie- tot viermaandelijks overleg tussen de GMVC en de PMVC s met als deelnemers de voorzitters en 2 experten (1 expert milieu en 1 expert RO). Net zoals bij het GMVC-PMVC overleg wordt ook de VVSG (3-tal vertegenwoordigers) uitgenodigd. Intern is een roterend trekkerschap afgesproken. DE inhoud heeft betrekking op omgevingsvergunningsaspecten. - Overleg centrumsteden Ook hier gaat het om het verderzetten van een bestaande intervisiegroep waarbij de stedenbouwkundig ambtenaren voortaan omgevingsambtenaren een tweetal keer per jaar samenkomen in functie van de thema-agenda die ze zelf opstellen. Het trekkerschap ligt in de samenwerking tussen het Kenniscentrum Vlaamse steden en Ruimte Vlaanderen. De inhoud kan gaan om leefmilieuaspecten, ruimteaspecten en omgevingsaspecten. - Omgevingsatria Omgevingsatria brengen omgevingsambtenaren samen die een gedeelde problematiek kennen. Deze problematiek kan elkaars nabijheid zijn, de gedeelde buitengebiedproblematiek, Zij komen twee tot driemaal per jaar samen, opnieuw op basis van een thema-agenda die ze zelf opstellen. De groep is aangevuld met een provinciale en een gewestelijke vertegenwoordiging. Het trekkerschap ligt bij Ruimte Vlaanderen en LNE. De inhoud kan gaan om leefmilieuaspecten, ruimteaspecten en omgevingsaspecten. De wijze van uitbouw van de omgevingsatria wordt nog verder overlegd (provinciaal regio-overleg of de inzet intercommunales via Vlinter). Aandachtspunt is wel dat er niet te veel parallelle overlegstructuren worden opgezet. - Debatavonden Het gaat om een intervisie waarbij de Vlaamse (omgevings-)ambtenaren in discussie treden met lokale meestal gemeentelijke beleidsverantwoordelijken in functie van specifieke vraagstellingen. Recent ging het rond mogelijke lokale initiatieven in het kader van de visieopbouw Beleidsplan Ruimte Vlaanderen. Het trekkerschap lag bij Ruimte Vlaanderen en LNE. De inhoud kan gaan om leefmilieuaspecten, ruimteaspecten en omgevingsaspecten. 3. Gelijktijdige informatieverstrekking (zie punt 4 vorming overgangssituatie) De gelijktijdige informatieverstrekking over de omgevingsvergunning wordt provinciaal georganiseerd. Doel is de beschikbare informatie zo snel mogelijk nadat de beslissing genomen is te verspreiden onder zowel de ambtenaren als de lokale beleidsverantwoordelijken. Zo snel mogelijk houdt in dat de informatieronde plaatsvind binnen de drie maand nadat de beslissing genomen is. In elke provincie wordt dezelfde informatie aangeboden. Ook dit is een vrij aanbod waaraan geen vormingsvereiste wordt gekoppeld. Het format omvat zowel informatieverstrekking (informeren) als een werking via werkgroepen waar de verstrekte informatie kan bediscussieerd worden (intervisie). Dit format richt zich op alle ambtenaren werkzaam binnen de omgevingsvergunning van de drie bestuursniveaus. Er zal aandacht moeten zijn voor beide deelnemersgroepen in de organisatie, zodat zowel voor de deelnemers aan de pijler ruimtelijke ordening als voor de deelnemers aan de pijler milieu een volwaardig en aantrekkelijk en continu aanbod Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 9
wordt voorgesteld. Binnen de deelnemersgroep zal er ook aandacht kunnen zijn voor de medewerkers van de omgevingsambtenaren. De medewerking van de provincies wordt gevraagd bij de organisatie (zaal, uitnodigingen, documenten, opvolging aanwezigheid, evaluatie). Naast de informatierondes die op kantelmomenten bij de installatie van de omgevingsvergunning worden georganiseerd, zijn mogelijke thema s in het kader van de permanente vorming: - Vorming (toelichting en intervisie) rond de (methodiek van de) opmaak van een rollend meerjarenprogramma m.b.t. de evaluaties van de omgevingsvergunning - Vorming (toelichting en intervisie) rond het ontwikkelen van een methodiek m.b.t. evaluaties permanente vergunning en het bijstellen van voorwaarden - Vorming (toelichting en intervisie op basis van de vragen) rond afwegingskaders leefmilieu en ruimtelijke ordening - Vorming (toelichting en intervisie) rond elke wijziging in het decreet, uitvoeringsbesluit, VLAREM II of III, de regelgeving ruimtelijke ordening, de regelgeving milieu - Vorming (toelichting en intervisie) rond de handhaving in het kader van de omgevingsvergunning - Vorming (toelichting en intervisie) rond de opmaak en invoering van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen, ruimtelijke afwegingskaders (zie waterproblematiek, mobiliteit, toegankelijkheid, handelszaken, ) 4. Periodiek overleg over vorming en overleg omgevingsvergunning De vormings- en overlegstructuur wordt opgevolgd, geëvalueerd en bijgestuurd door vormingsverantwoordelijken van LNE en Ruimte Vlaanderen, op voldoende hoog niveau om beslissingen te kunnen nemen. Dit overleg spreekt zich ook uit over de inhoud van de gelijktijdige informatieverstrekkingsmomenten. Ze volgt ook de inhoud van de verschillende intervisiemomenten, inzonderheid de omgevingsatria, op. VVSG en VVP zijn uitgenodigd op dit overleg. 5. Infoloket De uitbouw van een performant digitaal infoloket is nodig als ondersteuning van de permanente vorming. Dit onderdeel wordt in de werkgroep omgevingsloket uitgewerkt. Algemene opmerking: Opleidingen die toegang geven tot de bevoegde ambtenaren De verschillende instellingen die de opleiding die toegang geven tot de taken van de bevoegde ambtenaren, worden gecontacteerd. Doel is de verwachting naar de omgevingsambtenaar te expliciteren, zowel vanuit de decretale bevoegdheid als vanuit de voeling met het werkveld. Deze opleidingen kunnen dan zelf evalueren of ze hieraan tegemoet komen. De verwachting is dat er wel degelijk een supplementair opleidingsaanbod zal komen. De opleiding van de medewerkers van de bevoegde ambtenaren, gebeurt bij voorkeur in de provinciale scholen. VVP zal hun structureel aanbod verder verduidelijken. 3) Opzet digitaal omgevingsloket en website omgevingsvergunning Aanleiding Ruimte Vlaanderen en Departement LNE zetten een platform op voor digitale uitwisseling van proces- en vergunningeninformatie voor de omgevingsvergunning. De opzet tot een digitale uitwisseling tussen aanvrager en overheden is noodzakelijk voor de eenmalige informatie-uitwisseling van de unieke brongegevens en de opbouw van een centrale authentieke bron. Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 10
Hiermee beogen we een planlastvermindering, grotere rechtszekerheid en een efficiëntere procesopvolging! Tevens is de digitale uitwisseling van belang voor het opzetten van monitorings- en kennissystemen waaruit beleidsmatig relevante aanbevelingen kunnen opgemaakt worden en dit op de verschillende beleidsniveaus. Op termijn kunnen evaluatiesystemen omtrent specifieke omgevingsvergunningen opgezet worden. Aanpak Het traject bevat 3 sporen: 1. het omgevingsloket 2. het omgevingsvergunningenregister 3. het opzetten van de infrastructuur 1. Het omgevingsloket Binnen Ruimte Vlaanderen is het project van de digitale bouwaanvraag (DBA) lopende en binnen het Departement LNE is het e-mil loket in opmaak. Rond digitale uitwisseling wordt gewerkt aan een integratietraject waarbij de 2-sporen (DBA en e-mil) vanaf 1 maart 2014 via 1 loket/portaal zullen lopen. De digitale omgevingsvergunning moet operationeel zijn tegen 1 januari 2015 (afhankelijk van de omzetting van het decreet), op vlak van uitwisseling en aanvragen. Het concept van de digitale bouwaanvraag wordt uitgebreid naar de digitale omgevingsvergunningsaanvraag. De scope bestaat erin om te komen tot een uitwisselplatform en bijhorend internetloket: voor alle betrokken instanties: o om toegang te geven tot aanvraaginformatie en relevante data o interactie mogelijk te maken met externe dossierafhandelingsystemen o aanleveren van data voor EPB, lijst 220+, statistisch formulier.. voor aanvrager: o beveiligde intake van een dossier (al dan niet door studiebureau, architect) o opvolging van dossier ( statusweergave) o verdere interactie met de overheid (bv. administratieve lus) 2. Het omgevingsvergunningenregister Op Vlaams niveau willen we evolueren naar een omgevingsvergunningenregister (OVR) met opname van alle beslissingen relateert aan de omgevingsvergunning. Dit wordt de authentieke bron voor informatie omtrent de vergunning waarbij iedere vergunningverlenende overheid verantwoordelijk is voor haar eigen beslissingen. Voor de uitbouw van het OVR wordt gestart vanuit de conceptnota betreffende de milieuvergunningendatabank die mee geïntegreerd wordt in het OVR. Bestaande kennissystemen zoals het stedenbouwkundig vergunningenregister (RO) worden maximaal meegenomen. Momenteel geven 270 gemeentes een halfjaarlijkse update van de vergunningenregisters (RO), die gegevens mogen niet verloren gaan en zullen geïntegreerd worden. De analyse omtrent de scope, aanpak en functionaliteiten van het OVR (evaluatie/monitoring, register/ook management, aanzet voor gerelateerde processen, e.d.) is inmiddels opgestart. 3. Het opzetten van infrastructuur Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 11
Permanente toegang tot de broninformatie is essentieel voor alle actoren. Daarom moet een infrastructuur uitgebouwd worden die 24/7 toegankelijk kan zijn. Dit vergt de nodige investeringen naar hard- en software zodat steeds een fall-back oplossing voorhanden is. Het uitbreiden en verder opzetten van de infrastructuur maakt ook deel uit van het Business Continuity Plan, Business Recovery Plan en de implementatie van de nodige veiligheidsmaatregelen. Aandachtspunten voor de lokale besturen bij het digitale project zijn o.m. een bottom-up aanpak, aandacht voor eenmalige informatievraag en de betrokkenheid ICT-dienstverleners vanaf een vroege fase. De Vlaamse overheid onderschrijft deze participatieve aanpak, vandaag zijn reeds contacten opgestart via de dienstleveranciers en de verschillende werkgroepen van de bestaande LNE en drv projecten. VVP geeft aan dat de provincies ook hun eigen opvolgingssystemen hebben. Ze roepen de Vlaamse overheid op om de systemen van provincies en Vlaamse overheid maximaal op elkaar te laten aansluiten, zodat ze met elkaar kunnen communiceren. De gemeenten vragen aandacht voor de bijkomende kost inzake hardware die de digitale uitwisseling noodzaakt, hiervoor wordt er nagedacht over de invoering van een subsidie (RO) voor de snelle starters. Ruimte Vlaanderen en Departement LNE zetten de website www.omgevingsloket.be op. Alle relevante beslissingen van de Vlaamse regering en de werkdocumenten zullen ingekeken kunnen worden. Op deze website zal ook een informatiegids voor de lokale besturen beschikbaar zijn. Deze informatiegids zal de impact van digitale procesafhandeling op de organisatie van de lokale besturen en de verschillende aandachtspunten voor de behandelaars toelichten. Digitaal werken is immers een hele aanpassing ten opzichte van de analoge procedure. De website zal ook verder uitgebouwd worden met aandacht voor regelgeving, vragenbank, opleidingen, handboeken en/of handleidingen, naast de toegang tot het concrete omgevingsloket zelf. Resultaat Er zal één internetloket bereikbaar zijn voor burger en instanties waarbij de omgevingsvergunningen kunnen ingediend, opgevolgd en afgehandeld kunnen worden en waarbij de output wordt opgenomen in een digitaal omgevingsvergunningenregisters (OVR). Het OVR geeft enerzijds informatie voor burger en bedrijven, anderzijds kunnen hiermee door de verschillende overheden monitoringsrapporten mee opgemaakt worden. Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 12
4) Intergemeentelijke (IGS) en Interbestuurlijke samenwerking(sverbanden) (gemeentenprovincies) bevorderen en uitklaren mogelijke rollen of opdrachten van de provincies in dit kader Aanleiding Samenwerking tussen gemeenten en tussen gemeenten en provincies i.h.k.v. de omgevingsvergunning is een belangrijk aandachtspunt. Alle expertise zal immers niet bij elke individuele gemeente aanwezig zijn. Intergemeentelijke en interbestuurlijke samenwerking is een manier waarop gemeenten uitvoering kunnen geven aan gemeentelijke taken (en een antwoord kunnen bieden aan het tekort aan kritische massa ). Ook medewerkers van deze intergemeentelijke en interbestuurlijke samenwerking moeten zich dus op de omgevingsvergunning kunnen voorbereiden. Bij de opmaak van de regelgeving is er aandacht voor intergemeentelijke en interbestuurlijke samenwerking zodanig dat de regelgeving geen belemmering inhoudt voor IGS. In de memorie van toelichting is vermeld dat intergemeentelijke en interbestuurlijke samenwerking mogelijk is. Aanpak In overleg met gemeenten en provincies werd het principe van intergemeentelijk samenwerken verder geconcretiseerd. Resultaat Gemeenten en provincies vragen dat de regelgeving zo wordt opgesteld dat intergemeentelijk of interbestuurlijk samenwerken wordt beschouwd als een manier om werk te maken van een vlotte en kwalitatieve behandeling van de omgevingsvergunning. Het zijn de gemeenten zelf die beslissen of en op welke manier zij delen van de voorbereiding over de omgevingsvergunning uitvoeren via een intergemeentelijk samenwerkingsverband of hoe door gewest, provincie en/of gemeente de interbestuurlijke samenwerking wordt vorm gegeven. Dit betekent dat in het kader van de omgevingsvergunning dat de decreetgever geen spelregels opneemt die intergemeentelijk of interbestuurlijk samenwerken bemoeilijken. Intergemeentelijke samenwerking wordt uitgebreid behandeld in het Decreet Intergemeentelijke Samenwerking. Dat volstaat. Sectorale beperkingen of regelingen zijn daarrond niet nodig, eerder een algemene bevestiging dat intergemeentelijke of interbestuurlijke samenwerking mag. Bij de ondersteuning van de gemeenten moeten de Vlaamse overheid en de provincies voldoende ruimte laten aan de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden die zelf ondersteuning bieden aan de gemeenten. Er wordt al veel tussen besturen samengewerkt bij vergunningverlening zoals het aanvragen en verkrijgen van adviezen. Het gewest, de provincies en gemeenten kunnen bij de omgevingsvergunning samenwerken. Voor wat de provincies is deze wijze van samenwerking gekaderd via art. 2, 2 van het provinciedecreet ondersteunende taken op verzoek van andere overheden is. Een vorm van interbestuurlijke samenwerking is ook detachering, waarbij een gemeente, al dan niet tegen betaling kennis en kunde tijdelijk inhuurt bij de provinciale of Vlaamse overheid. Hierover kunnen in een eventueel contract tussen de provincie, de Vlaamse overheid en de gemeente bepalingen worden opgenomen. De samenwerking kan bovendien allerlei vormen aannemen. Actieplan Flankerende maatregelen en werklastmeting 13