Loonheffing les 2 programma Reiskosten Vergoeding van reiskosten Vaste kostenvergoeding Vergoeding intermediaire kosten Vervoer door de werkgever 1 Reiskosten Hierbij zijn verschillende situaties denkbaar. De werknemer maakt gebruik van: eigen vervoermiddel ontvangt kostenvergoeding openbaar vervoer door de werkgever georganiseerd vervoer ontvangt kostenvergoeding ontvangt vervoersbewijzen werkgever draagt alle kosten Afhankelijk van de vorm is daarbij sprake van vergoeden (kosten), verstrekken (de kaartjes) of ter beschikking stellen (auto van de zaak). 2 Soorten reizen Afhankelijk van het doel van de reis is bij een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling al dan niet sprake van loon. Wij maken onderscheid in: Woonwerkverkeer Reizen voor gezinsbezoek Dienstreizen Overige reizen Vrije vergoeding max. 0,19 per km of werkelijke kosten openbaar vervoer Alles daarboven: - werkkostenregeling: 1,5%/eindheffing Privé-element voert boventoon belast. Voor alle soorten reizen geldt: bij reizen per taxi, boot of vliegtuig max. vrije vergoeding etc. van werkelijke kosten in redelijkheid. 3 1
Reiskostenvergoeding Hoofdregel Tot 0,19 per km belasting vrij, deel daarboven belast. Voorbeeld Janny komt met de bus naar haar werk. Afstand enkele reis 6 km. De werkelijke kosten bedragen 1,80 per rit (per dag: 2 x 1,80 = 3,60). De werkgever vergoedt per dag 5,00 5,00 Onbelast deel van de vergoeding: 2 x 6 km x 0,19 = 2,28 (gericht vrij) 3,60 Belast deel v.d. vergoeding 2,72 1,40 Uitzonderingen 1. Bij gebruik openbaar vervoer mag de werkgever altijd de werkelijke kosten onbelast vergoeden, ook als die hoger zijn dan.. km x 0,19 (1 e klas NS). 2. Salderingsmethode. 4 Werkgever vergoedt vervoersbewijzen 1. Géén zakelijk gebruik factuurwaarde is loon, evt. 1,5% via vrije ruimte. waarde economisch verkeer is loon 2. Wel zakelijk gebruik gerichte vrijstelling bij regelmatig gebruik voor zakelijke reizen vrije verstrekking (geen loon) 5 Werkgever verstrekt vervoersbewijzen 1. Géén zakelijk gebruik factuurwaarde is loonloon, evt. 1,5% (vrije ruimte). waarde economisch verkeer is loon 2. Wel zakelijk gebruik a. afspraak met werknemer over nacalculatie kosten abonnement -/- zakelijke kosten = loon, evt. 1,5%. (bijv. kosten abonnement -/- kosten losse kaartjes) b. geen afspraak aantonen zakelijke kosten kosten abonnement (bijv. kosten lossen kaartjes kosten abonnement) vrije verstrekking (geen loon) 6 2
Werkgever stelt ter beschikking werknemer heeft OV-jaarkaart. Woonde 8 km van werk. 1-7 verhuizing 300 mtr. Vanaf 1-7: WEV is loon tenzij aangewezen. Werkkostenregeling a. van begin af aan: factuurwaarde is loonloon, evt. 1,5%. b. situatie verandert: w.e.v. voor resterende tijd, evt. 1,5% Oude regeling a. van begin af aan: w.e.v. is loonloon, evt. 200-regel. b. situatie verandert: w.e.v. voor resterende tijd, evt. 200-regel. 1. Géén zakelijk gebruik o o 2. Wel zakelijk gebruik gerichte vrijstelling bij regelmatig gebruik voor zakelijke reizen vrije verstrekking (geen loon) 7 Salderingsmethode Kenmerk De werkgever vergoedt niet steeds dezelfde prijs per km. Voorbeeld Voor dienstreizen per eigen auto: 0 5000 km: 0,21 p.km. 5001 8000 km: 0,19 p.km. 8001 10000 km: 0,16 p.km. Het Idee is nu: wat je eerst teveel (> 0,19) ontvangt, saldeer je met wat je later te weinig (< 0,19) krijgt. Eis: salderingsgedachte moet uit schriftelijke regeling blijken. 8 Oefening 1 Mw. Binders ontvangt voor haar reiskosten over 2014 de volgende kmvergoeding: eerste 10.000 km 0,25 daaropvolgende 5.000 km à 0,20 daaropvolgende 5.000 km à 0,18 daaropvolgende 5.000 km à 0,15 elke volgende km 0,13 Mw Binders reed in 2014 26.000 km. Vraag Kan de over 2014 ontvangen vergoeding geheel buiten de heffing blijven? Antwoord Salderingsmethode km-vergoeding Toegekende vergoeding 10.000 km x 0,25 = 2.500,00 5.000 km x 0,20 = 1.000,00 5.000 km x 0,18 = 900,00 5.000 km x 0,15 = 750,00 1.000 km x 0,13 = 130,00 26.000 km 5.280,00 Maximaal onbelast: 26.000 km x 0,19 = 4.940,00 Belast 340,00 9 3
Vaste reiskostenvergoeding 1 / 4 De werkgever kan onder voorwaarden in plaats van de werkelijke kosten per maand ook een vaste onkostenvergoeding toekennen. Er zijn twee methoden. Methode 1 x 12 maanden / 13 perioden / 52 weken Eisen: de werknemer reist in minimaal 36 weken per jaar naar dezelfde arbeidsplaats; de vergoeding bedraagt maximaal 0,19 per km. 214 dgn x aantal km p. dag x 0,19 deeltijdfactor Bij een enkele reisafstand van meer dan 75 km moet na afloop van het jaar een nacalculatie worden gemaakt. 10 Vaste reiskostenvergoeding 2 / 4 Methode 2 Eisen: 214 dgn x aantal km p. dag x 0,19 12 maanden / 13 perioden / 52 weken de werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een (of meer) arbeidsplaats(en) de vergoeding bedraagt maximaal 0,19 per km. x deeltijdfactor Het minimum (128) wordt tijdsevenredigheid toegepast: bij deeltijdwerkers; als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar begint of eindigt; als de reisafstand wijzigt (bijv. door overplaatsing of verhuizing) 11 Vaste reiskostenvergoeding 3 / 4 Voorbeeld 1 Sjoerd werkt in 2014 op drie dagen per week. De reisafstand is 25 kilometer. De maximale onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan: 214 dgn x 2 x 25 km x 0,19 x 3/5 = 1.219,80 p. jaar. Dit komt overeen met 101,65 p. maand. De werkgever mag dit bedrag onbelast vergoeden als Sjoerd in 2014 methode 1: gedurende minstens 36 weken naar de vaste arbeidsplaats reist. methode 2: op minstens 3/5 x 128 dagen = 77 dagen naar deze arbeidsplaats reist. 12 4
Vaste reiskostenvergoeding 4 / 4 Voorbeeld 2 methode 2 Aziza werkt in 2014 op vijf dagen per week (ma-vr). De reisafstand is 25 km. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan: 214 dgn x 2 x 25 km x 0,19 x 5/5 = 2.033 per jaar of 169,42 per maand. In februari neemt zij een week vrij. Op vr. 23 mei gaat Aziza ziek naar huis. Op ma. 10 nov gaat zij weer aan het werk. Uit de personeelsadministratie blijkt dat zij in 2014 in totaal op 132 dagen werkte. Er is dus geen nacalculatie nodig. Stel Aziza neemt met Kerstmis twee weken verlof. Het aantal dagen daalt dan met 6 tot 126 dagen. Dit is minder dan 128, dus verplichte nacalculatie. NB. De regel dat de reiskostenvergoeding tijdens ziekte gestaakt moet worden, geldt alleen voor de praktische methode (methode 1). 13 Parkeerplaats 1 / 2 Situatie De werkgever vergoedt de kosten van een parkeerplaats of verstrekt een parkeerplaats (bijv. d.m.v. een parkeerkaart). Hoofdregel Werknemer ontvangt 0,19 per km: is voor alle kosten. Uitzondering De werkgever: Werk: a. eigen kantoor: vrij verstrekt parkeerplaats bij werkplek: b. bij klant: loon of 1,5% Oud: vrije verstrekking vergoedt parkeerplaats bij werkplek: verstrekt/vergoedt parkeerplaats bij opstapplaats OV: alleen vrij als er nog ruimte is in 0,19 per km. 14 Parkeerplaats 2 / 2 Vergoeding Werkkostenregeling: belast maar kan wel onder vrije ruimte worden gebracht. Oude regeling: De werkgever/inhoudingsplichtige moet eindheffing toepassen op het belaste deel van de vergoeding voor een parkeerplaats (verplicht). Uitzondering Op vergoeding/verstrekking parkeerplaats bij de woning de normale regels toepassen, dus: voordeel waarderen op factuurwaarde/waarde economisch verkeer; loonheffing t.l.v. werknemer door inhouding op loon. Deze uitzondering geldt ook bij auto van de zaak! 15 5
Oefening 2 Abdel werkt als belastingadviseur bij een kantoor in Capelle aan den IJssel. Hij heeft een auto van de zaak. Een van zijn klanten is gevestigd in het centrum van Rotterdam. Abdel bezoekt deze klant tweemaal per maand. Hij parkeert zijn auto dan in een parkeergarage. De kosten ad 15 per dag declareert hij. De reisafstand bedraagt 10 km (enkele reis). Gevraagd Wat zijn de gevolgen voor de loonheffing? Antwoord Omdat het hier om een auto van de zaak gaat, is er geen sprake van een onkostenvergoeding maar van intermediaire uitgaven. De parkeerkosten zijn zakelijke kosten. Abdel heeft de kosten alleen even voorgeschoten. Dit geldt zelfs als Abdel op zaterdag met zijn vrouw boodschappen gaat doen en zijn auto in een parkeergarage parkeert! 16 Oefening 3 1 van 2 Klaas Pietermann heeft voor zijn werk een auto nodig. Hij kon kiezen uit een auto van de zaak of een renteloze lening van 15.000 (de bank zou 7,5% rekenen) plus een autokostenvergoeding van 0,19 per kilometer. Daarnaast komen parkeergelden voor rekening van de werkgever. Klaas koos voor een eigen auto. Met het geleende geld kocht hij op 30 juni 2014 een nieuwe auto. Klaas declareerde over de maanden juli - december 2014: - reiskosten 12.000 km x 0,19 = 2.280 - parkeergelden 225 Gevraagd 1. Moet t.a.v. de lening enig bedrag tot het loon worden gerekend? 2. Is over de vergoeding van parkeergelden loonheffing verschuldigd? 17 Oefening 3 2 van 2 Antwoord 1. Het rentevoordeel komt rechtstreeks voort uit de dienstbetrekking. Het voordeel behoort dus tot het loon, tenzij het is vrijgesteld. Dat is hier niet het geval. De werkgever had de aankoop van de auto niet belastingvrij kunnen vergoeden of verstrekken. Volgens de waarderingsregel moet 7,5% van het geleende bedrag tot het loon worden gerekend. 2. Klaas ontving al 0,19 per km. In de vergoeding zit dus geen ruimte meer. Dit betekent dat de extra vergoeding van parkeergelden loon is. De werkgever kan de vergoeding voor parkeergelden aanwijzen. Het valt dan in de vrije loonruimte. 18 6
Vervoer vanwege de werkgever Bij het vervoer vanwege de werkgever kennen wij twee vormen: 1. De werkgever verstrekt plaatsbewijs OV; 2. De werkgever organiseert het vervoer: laat een busje rijden: vrije verstrekking mits gesloten busvervoer; stelt een fiets/auto ter beschikking: regeling privégebruik auto; carpoolen: carpoolregeling. 19 Fietsregeling (OUD) Oude regeling Kent een bijzondere regeling voor vergoeden, verstrekking of terbeschikkingstelling van een fiets: t/m waarde 749 vrijgesteld, daarboven is loon; diefstalverzekering vrijgesteld; samenhangende kosten: jaarlijks 82 vrij, daarboven is loon. De regeling geldt alleen als in dit jaar en twee voorafgaande kalenderjaren niet eerder een fiets is vergoedt (etc) en de fiets op >50% van de werkdagen voor woon-werkverkeer wordt gebruikt. Werkkostenregeling Belast maar kan wel onder vrije ruimte worden gebracht. 20 Fietsregeling (OUD) Samenhangende kosten reparaties; regenpak, kinderzitje, steun voor tas, extra slot, etc. km-vergoeding 1. in combinatie met verstrekken of vergoeden van een fiets: tot 0,19 per km vrij (fiets wordt eigendom van de werknemer, gebruikt zijn eigendom voor het werk) 2. in combinatie met terbeschikkingstelling van een fiets: altijd belast! (fiets blijft eigendom van de werkgever, werknemer maakt geen kosten). 21 7
Auto van de zaak 1 / 2 Welke auto s Personenauto s en bestelauto (b-rijbewijs). Wanneer Hoofdregel Uitzonderingen Bijtelling bij elke vorm van privé gebruik. 1. Privé-gebruik max. 500 km per jaar; Eis: Beschikken over 'Verklaring geen privégebruik van de belastingdienst de belastingdienst eist dan veelal een sluitende km/rittenadministratie; 2. Verbod privégebruik bestelauto Eis: Controle + sanctie op overtreden afspraak/regel. 3. Afspraak via werkgever met de Belastingdienst De regel moet tijdsevenredig worden toegepast. Voorbeeld Ria krijgt vanaf mei de beschikking over een auto van de zaak. Het privégebruik is dan gelijk aan 8/12 x 25% x cataloguswaarde. 22 Auto van de zaak 2 / 2 Waardering Hoofdregel 25% (soms 14% of 20%) van de oorspronkelijke catalogusprijs. Bij auto's ouder dan 15 jaar: 35% van waarde economisch verkeer. Uitzonderingen: 1. 2. 3. (Bestel)auto > 15 jaar: 35% van waarde economisch verkeer (dagwaarde); Motorfiets of bestelauto met uitsluitend een bestuurdersstoel: Waarde privé km s x km prijs; Werknemer rijdt steeds in wisselende bestelauto: Bijzondere regeling waarbij de inhoudingsplichtige per bestelauto 300 eindheffingloon op de aangifte moet aangeven en betalen; 4. Bijzondere regeling voor autoverkopers autodealersregeling. 23 Bestelauto van de zaak Bestelauto: auto met laadruimte die ongeschikt is voor het vervoer van personen en die met een B-rijbewijs mag worden bestuurd. Hoofdregel: dezelfde regels als voor personenauto Geen bijtelling privégebruik bij: niet meer dan 500 km per jaar privégebruik (eis: rittenadministratie) of verklaring geen privégebruik auto of verbod privégebruik + controle + sanctie of buiten werktijd geen gebruik mogelijk of bestelauto met alleen bestuurdersstoel. 24 8
Carpoolen Voor carpoolen geldt een speciale regel. Voorwaarden Moet in een contract tussen de carpoolers en de werkgever geregeld zijn. Fiscale faciliteit De chauffeur ontvangt 0,19 per km. voor alle gereden km s, inclusief de omrijkilometers. Meerijders hebben geen recht op een vrije vergoeding. Praktijk/advies Laat werknemers onderling afspraken maken en vergoedt aan elke werknemer het eigen traject à 0,19 per km. 25 EINDE 26 9