BELAC 2-305 Rev 4-2010 BELAC LEIDRADEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE NBN EN ISO/IEC 17024 NORM TEN BEHOEVE VAN DE INSTELLINGEN DIE OVERGAAN TOT DE CERTIFICATIE VAN PERSONEN Datum van toepassing: 01.12.2010 BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 1/33
BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 2/33
HISTORIEK VAN HET DOCUMENT Herziening en datum goedkeuring. Redenen herziening BCT-L12 0 Eerste document Niet van toepassing BELAC 2-305 0 CC 05.06.2003 1 CC 28.11.2003 2 secr 01.07.2006 3 CC 05.03.2010 4 Secretariaat 01.12.2010 Hernummering van het document binnen het kwaliteitssysteem van BELAC. De inhoud van BCT-L12 Rev 0 is niet gewijzigd. Nieuwe norm NBN EN ISO/IEC 17024:2003 Aanpassingen in het kader van het inwerking treden van het KB BELAC Aanpassing om het document in overeenstemming te brengen met IAF GD 24: 2009 issue 2, version 2 (in voege vanaf 1 februari 2010) Verbetering van een foutieve verwijzing naar een norm (EN 45012 werd vervangen door NBN EN ISO/IEC 17021) onder het punt 1.1 Draagwijdte herziening Volledig document, als gevolg van de fusie, zonder wezenlijke wijzigingen van de inhoud. Het volledige document Alleen formele aanpassingen ; geen wijzigingen aan de inhoud Invoegen van G 3.1.1 tot G 3.1.4: onder deel II, punt 3: termen en definities Invoegen van G 4.3.7 onder deel II, punt 4.3: ontwikkeling en onderhoud van certificatieschema s Alleen formele aanpassing: geen wijzigingen aan de inhoud BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 3/33
INHOUD DEEL I : INLEIDING...5 1. ALGEMEEN...5 1.1. DOELSTELLING...5 1.2. NORMATIEVE REFERENTIES...6 1.3. VOORSTELLING VAN DEEL II :...6 2. BESTEMMELINGEN:...6 DEEL II : LEIDRADEN...7 1. ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED...7 2. NORMATIEVE WIJZIGINGEN....7 3. TERMEN EN DEFINITIES....8 4. EISEN VOOR CERTIFICATIE-INSTELLINGEN....9 4.1. CERTIFICATIE-INSTELLING...9 4.2. ORGANISATIESTRUCTUUR...10 4.3. ONTWIKKELING EN ONDERHOUD VAN EEN CERTIFICATIESCHEMA....18 4.4. MANAGEMENTSYSTEEM...20 4.5. ONDERAANNEMING...20 4.6. REGISTRATIES...21 4.7. VERTROUWELIJKHEID...22 4.8. VEILIGHEID...22 5. EISEN VOOR PERSONEN TEWERKGESTELD DOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING OF VOOR PERSONEN WAARMEE DE CERTIFICATIE-INSTELLING EEN CONTRACT HEEFT GESLOTEN...23 5.1. ALGEMEEN...23 5.2. EISEN VOOR EXAMINATOREN...24 6. CERTIFICATIEPROCES...25 6.1. AANVRAAG...25 6.2. BEOORDELING...26 6.3. BESLISSING OVER DE CERTIFICATIE....26 6.4. TOEZICHT....28 6.5. HERCERTIFICATIE...29 6.6. GEBRUIK VAN CERTIFICATEN EN LOGOS/ MERKEN...30 BIJLAGE A (INFORMATIE)...32 BIBLIOGRAFIE 33 BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 4/33
DEEL I : INLEIDING 1. ALGEMEEN. 1.1. Doelstelling NBN EN ISO/IEC 17024 is een internationale norm welke criteria vastlegt voor instellingen die overgaan tot de certificatie van personen. Als zo een instellingen op een wereldwijde geharmoniseerde manier geaccrediteerd moeten worden als bekwaam om te voldoen aan de norm NBN EN ISO/IEC 17024, dan is enige interpretatie van de norm noodzakelijk. Deze leidraden zorgen hiervoor. Het is onder meer de bedoeling de accreditatieorganismen in staat te stellen hun toepassing van de normen die zij moeten hanteren om voor de beoordeling van certificatie-instellingen te harmoniseren. Dit is een belangrijke stap tot wederzijdse erkenning van de accreditatie. Deze leidraden zullen de basis vormen voor wederzijdse erkenning tussen accreditatieinstellingen, en worden noodzakelijk geacht voor de correcte toepassing van de NBN EN ISO/IEC 17024 norm. In het kader van de wederzijdse erkenningsovereenkomsten binnen EA en IAF heeft BELAC deze leidraden letterlijk en integraal overgenomen. De term "moet" wordt in het document gebruikt om die bepalingen aan te duiden die, de vereisten van NBN EN ISO/IEC 17024 weergevend, verplichtend zijn. De term zou moeten wordt gebruikt om naar die IAF-leidraden te verwijzen die, hoewel niet verplichtend, een erkend middel zijn om te voldoen aan de eisen van de norm. Certificatieinstellingen, waarvan de systemen de IAF-leidraden in geen enkel opzicht volgen, komen slechts in aanmerking voor accreditatie indien zij het accreditatieorganisme kunnen aantonen dat hun oplossingen op een gelijkwaardige manier tegemoet komen aan de desbetreffende clausule van de norm NBN EN ISO/IEC 17024. Nota van BELAC: In vele gevallen lijken de Nederlandse en de Franse vertaling van de term "SHOULD" door hun gemis aan perfectie de verwachtingen van de EA en/of IAF opstellers, die aandringen op een meer rigide gebruik van de toepasselijke leidraden, af te zwakken. De bekommernissen van BELAC zijn identiek aan deze van de EA en/ of IAF opstellers en het is zeker niet de bedoeling van BELAC een zekere laksheid aan te prijzen zoals de aangegeven vertalingen dit zouden kunnen suggereren. Het komt dus aan de BELAC- auditoren toe om geval per geval te evalueren hoe de certificatie-instellingen voldoen aan de toepasselijke leidraden Een certificatie-instelling kan advies vragen aan het accreditatieorganisme voor elke kwestie die een invloed heeft op haar accreditatie. Het accreditatieorganisme zou hierop moeten antwoorden met een advies of een beslissing. Aantekening: Gelijkaardige leidraden werden gepubliceerd in verband met de accreditatie van instellingen welke gelijkvormigheid certificeren voor producten (en BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 5/33
1.2. Normatieve referenties die vereist zijn om te voldoen aan de EN 45011) en voor kwaliteitssystemen (om te voldoen aan de NBN EN ISO/IEC 17021). 1) NBN EN ISO/IEC 17024:2003: Algemene eisen voor instellingen welke personen certificeren. 2) Het referentiedocument "IAF Guidance on the application of ISO/IEC 17024:2003 IAF GD24:2009" Issue 2 version 2. 1.3. Voorstelling van deel II: De tekst van de norm wordt in het vetjes gepubliceerd; Elke paragraaf van de leidraden van het eerste document heeft als referentie [G.X.Y.Z], waarbij "X.Y" verwijst naar de overeenstemmende clausule van de norm; "Z" geeft het volgnummer van de leidraad. Uitzonderlijk is er een opmerking/verklaring van BELAC. Deze worden duidelijk aangeduid met de vermelding: BELAC leidraad bij [G.X.Y.Z]. 2. BESTEMMELINGEN: Met opvolging van de actualisering: - De leden van de Coördinatiecommissie - De leden van het Accreditatiebureau - Het BELAC-secretariaat - De auditoren voor de evaluatie van de certificatie-instellingen van personen - De geaccrediteerde certificatie-instellingen van personen. Zonder opvolging van de actualisering: - Elke aanvrager BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 6/33
DEEL II : LEIDRADEN 1. Onderwerp en toepassingsgebied Deze Internationale norm bepaalt de eisen voor een instelling die personen certificeert ten opzichte van specifieke eisen, met inbegrip van het ontwikkelen en onderhouden van een certificatieschema voor personen. NOOT In sommige landen worden de instellingen die de overeenstemming van de bekwaamheid van personen met voorgeschreven eisen nagaan, "certificatie-instellingen" genoemd, in andere landen "registratie-instellingen", en in nog andere "beoordelings- en registratie-instellingen" of ook nog "registrars". Deze Internationale norm maakt (voor het Engels, n.v.d.v.) gebruik van de term "certification body". Dit gebruik is echter niet beperkend. [G.1.1.] Het toepassingsgebied voor de accreditatie van een certificatie-instelling moet uitgedrukt worden in termen van het type van personen dat gecertificeerd wordt (bvb. lassers, auditoren, veiligheidsprofessionals, etc. ) en, ingeval toepasselijk, in termen van niveaus binnen het schema en van categorieën van personen, en van de toegepaste competentienormen of normatieve documenten. Beperkingen kunnen van toepassing zijn, bijvoorbeeld beperkingen tot bepaalde fysische locaties van de certificatie-instelling of beperkingen tot bepaalde sectoren waarin de specifieke diensten worden aangeboden. BELAC leidraad bij 1. In voorkomend geval stelt het Bureau de aanvullingen op de criteria op, op basis van een advies dat verstrekt wordt door de sectorcomités en legt deze ter goedkeuring voor aan de BELAC-Coördinatiecommissie. 2. Normatieve wijzigingen. De volgende verwijzingsdocumenten zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Voor de gedateerde verwijzingen is uitsluitend de vermelde uitgave van toepassing. Voor de ongedateerde verwijzingen is de laatste uitgave van het document waarnaar is verwezen (inclusief eventuele amendementen) van toepassing. ISO/IEC Guide 2:1996, Standardization and related activities General vocabulary ISO 9000:2000, Quality management systems Fundamentals and vocabulary. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 7/33
3. Termen en definities. Voor de toepassing van dit document zijn de termen en definities gegeven in ISO/IEC Guide 2 en ISO 9000 en de volgende van toepassing. 3.1 Beroep: verzoek door een aanvrager, kandidaat of gecertificeerde persoon om een ongunstige beslissing die de certificatie-instelling heeft genomen met betrekking tot zijn/haar gewenste certificatiestatus, opnieuw te bekijken. 3.2 Kandidaat: aanvrager die aan voorgeschreven voorafgaande vereisten heeft voldaan, waardoor hij/zij mag deelnemen aan het certificatieproces. 3.3 Certificatieproces: alle activiteiten waarmee een certificatie-instelling aantoont dat een persoon voldoet aan de voorgeschreven bekwaamheidseisen, inclusief de aanvraag, de beoordeling, de beslissing over de certificatie, het toezicht en de hercertificatie, het gebruik van certificaten en logo's/merken. 3.4 Certificatieschema: specifieke eisen die betrekking hebben op bepaalde categorieën van personen waarvoor dezelfde bijzondere normen en regels en dezelfde procedures van toepassing zijn. 3.5 Certificatiesysteem: geheel van procedures en middelen waarmee het certificatieproces wordt uitgevoerd volgens een certificatieschema, hetgeen leidt tot het afleveren van een bekwaamheidscertificaat, met inbegrip van het onderhoud van het systeem. 3.6 Bekwaamheid: aangetoond vermogen om kennis en/of vaardigheden toe te passen en, waar relevant, aangetoonde persoonlijke eigenschappen, zoals bepaald in het certificatieschema. 3.7 Klacht: verzoek in het kader van een conformiteitsbeoordeling, uitgezonderd een beroep, dat wordt ingediend bij een certificatie-instelling door een organisatie of individu, om corrigerende maatregelen te laten nemen met betrekking tot de activiteiten van die instelling of van één van haar klanten. 3.8. Beoordeling: proces waarmee wordt beoordeeld of een persoon voldoet aan de eisen van het schema, en dat leidt tot een beslissing in verband met de certificatie. 3.9. Examen: mechanisme dat deel uitmaakt van de beoordeling, en dat de bekwaamheid van een kandidaat meet met één of meer middelen, zoals schriftelijk, mondeling, praktisch en door waarneming. 3.10 Examinator: persoon met relevante technische en persoonlijke kwalificaties, die bekwaam is om een examen te leiden en/ of een beoordeling ervan neer te schrijven. 3.11 Kwalificatie: aantonen van persoonlijke eigenschappen, onderwijs- en opleiding en/ of werkervaring. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 8/33
[G.3.1] De hierna vermelde definitie is van toepassing op de leidraden in dit document: [G 3.1.1]. Certificaat onder accreditatie: een door een certificatie-instelling afgeleverd certificaat dat in overeenstemming is met de accreditatievoorwaarden en dat een accreditatiemerk of vermelding draagt. [G 3.1.2.] Billijk/billijkheid - gelijke kans op succes wordt geboden aan elke kandidaat [G 3.1.3.] Deugdelijk/deugdelijkheid Het beoordelingsproces/examen meet wat is bedoeld om te meten (de kennisgebieden, vaardigheden, de lichamelijke of geestelijke capaciteiten of kenmerken vereist voor een verwacht niveau van prestatie). [G 3.1.4]. Betrouwbaar/betrouwbaarheid het beoordelingsproces/examen meet op een uniforme wijze; 4. Eisen voor certificatie-instellingen. 4.1. Certificatie-instelling 4.1.1 Het beleid en de procedures van de certificatie-instelling en het beheer daarvan moeten betrekking hebben op de criteria voor de beoogde certificatie, moeten eerlijk en billijk zijn voor alle kandidaten en voldoen aan alle van toepassing zijnde reglementaire en wettelijke eisen. De certificatie-instelling mag de procedures niet gebruiken om toegang door aanvragers en kandidaten te ontzeggen of te beperken, behalve zoals bepaald in deze Internationale norm. 4.1.2 De certificatie-instelling moet beleid en procedures bepalen voor de toekenning, het behoud, de vernieuwing, het uitbreiden of beperken van het toepassingsgebied van de gewenste certificatie en voor het opschorten of intrekken van de certificatie. 4.1.3 De certificatie-instelling moet haar eisen, beoordeling en certificatiebeslissing beperken tot kwesties die specifiek betrekking hebben op het toepassingsgebied van de gewenste certificatie. [G.4.1.1] Indien er uitzonderingen zijn op het toe te passen beleid en / of procedures, moet dit gerechtvaardigd worden en gedocumenteerd. [G.4.1.2] De certificatie-instelling zou moeten aantonen aan de accreditatie-instelling dat zij de overeenkomstigheid ten overstaan van de toepasselijke regel- en wetgeving heeft geëvalueerd en dat er acties werden ondernomen bij gevallen van niet-overeenkomstigheid met de relevante regel- en wetgeving. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 9/33
4.2. Organisatiestructuur. 4.2.1 De certificatie-instelling moet gestructureerd zijn op een wijze die vertrouwen schenkt aan de betrokken partijen in haar bekwaamheid, onpartijdigheid en integriteit. Meer bepaald moet de certificatie-instelling: a) onafhankelijk en onpartijdig zijn ten opzichte van haar aanvragers, kandidaten en gecertificeerde personen, inclusief hun werkgevers en klanten, en alle mogelijke maatregelen treffen om te verzekeren dat zij op een ethische wijze werkt. b) verantwoordelijk zijn voor haar beslissingen met betrekking tot de toekenning, het behoud, de vernieuwing, het uitbreiden en beperken van het toepassingsgebied, of het opschorten en intrekken van de certificatie; c) het bestuur [groep(en) of perso(o)n(en)] identificeren dat de globale verantwoordelijkheid moet dragen voor : 1) beoordeling, certificatie en toezicht, zoals bepaald in de Internationale norm, de van toepassing zijnde bekwaamheidsnormen en andere relevante documenten; 2) het formuleren van beleid in verband met de werking van de certificatieinstelling, met betrekking tot de certificatie van personen; 3) beslissingen in verband met certificatie; 4) het implementeren van haar beleid en procedures; 5) de financiële toestand van de certificatie-instelling; 6) het delegeren van bevoegdheden aan comités of personen, om namens de instelling bepaalde activiteiten te ondernemen. d) beschikken over documenten die aantonen dat zij een rechtsentiteit is of deel uitmaakt van een rechtsentiteit. 4.2.2 De certificatie-instelling moet een gedocumenteerde structuur bezitten, die haar onpartijdigheid waarborgt, inclusief schikkingen die een onpartijdige werking van de certificatie-instelling verzekeren. Deze structuur moet de deelname mogelijk maken van alle partijen die een aanzienlijk belang hebben bij het ontwikkelen van beleid en principes met betrekking tot de inhoud en werking van het certificatiesysteem, zonder dat één bepaald belang overheerst. 4.2.3 De certificatie-instelling moet een schemacomité aanstellen, dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en onderhouden van het certificatieschema voor elk beschouwd type van certificatie. Het schemacomité moet op eerlijke en billijke wijze de belangen vertegenwoordigen van alle partijen die een aanzienlijk belang hebben bij het certificatieschema, zonder dat één bepaald belang overheerst. In het geval dat een certificatieschema wordt ontwikkeld door andere organisaties dan de certificatie-instelling, moet de respectievelijke ontwikkelaar van het schema zich houden aan dezelfde principes. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 10/33
4.2.4 De certificatie-instelling a) moet beschikken over de noodzakelijke financiële middelen voor de werking van een certificatiesysteem en voor het afdekken van de bijbehorende aansprakelijkheden; b) moet in haar beleid en procedures een onderscheid maken tussen persoonscertificatie en elke andere activiteit; c) moet verzekeren dat de activiteiten van instellingen waarmee zij een band heeft, de vertrouwelijkheid en onpartijdigheid van haar certificatie niet in het gedrang brengen. 4.2.5 De certificatie-instelling mag geen opleiding aanbieden of verschaffen, of anderen helpen bij het voorbereiden van dergelijke diensten, behalve indien zij aantoont op welke wijze de opleiding onafhankelijk is ten opzichte van de beoordeling en certificatie van personen, teneinde te verzekeren dat de vertrouwelijkheid en onpartijdigheid niet in het gedrang komen. 4.2.6 De certificatie-instelling moet beleid en procedures bepalen (bv. gedragscode) voor het oplossen van beroepen en klachten die zij ontvangt van aanvragers, kandidaten, gecertificeerde personen en hun werkgevers, en andere partijen over het proces en de criteria van de certificatie, evenals beleid en procedures voor de prestatie van gecertificeerde personen. Dit beleid en deze procedures moeten zeker stellen dat beroep en klachten op onafhankelijke, onbevooroordeelde wijze worden opgelost. 4.2.7 De certificatie-instelling moet voldoende personeel in loondienst of onder contract hebben, met de noodzakelijke onderwijs- en beroepsopleiding, technische kennis en ervaring om certificatietaken te vervullen, rekening houdend met het type gepresteerde werk en de omvang en het volume ervan, onder de leiding van een verantwoordelijk bestuur. Afspraken betreffende de organisatie. [G.4.2.1] De accreditatie wordt enkel toegekend aan een instelling die een rechtsentiteit is, zoals vermeld in clausule 4.2.1.d) van NBN EN ISO/IEC 17024; ze wordt begrensd tot de opgegeven toepassingsgebieden, activiteiten en locaties. Indien de certificatie gebeurt door een rechtsentiteit die deel uitmaakt van een grotere organisatie, dan moeten de banden met de overige delen van die grotere organisatie duidelijk uiteengezet worden en zou moeten aangetoond worden dat er geen belangenconflicten bestaan zoals vermeld in leidraad G.4.2.6. en G.4.2.8.. De certificatie-instelling moet relevante inlichtingen verstrekken aan het accreditatie-organisme over de activiteiten van de andere delen van de grotere organisatie en deze inlichtingen up-todate houden. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 11/33
[G..4.2.2] Bewijzen dat een certificatie-instelling een rechtsentiteit is, zoals vereist door clausule 4.2.1.d) van NBN EN ISO/IEC 17024, betekent dat indien de vragende certificatie-instelling zelf geen rechtsentiteit is maar deel uitmaakt van een grotere rechtsentiteit, de accreditatie enkel zal toegekend worden aan de volledige rechtsentiteit. In dat geval mag de structuur van de rechtsentiteit geauditeerd worden teneinde specifieke doorgedreven onderzoeksactiviteiten uit te voeren en /of registraties in verband met de certificatie-instelling te beoordelen van de certificatie-instelling. Het gedeelte van de rechtsentiteit dat de certificatie-instelling vormt mag opereren onder een aparte benaming, die samen met de naam van de rechtsentiteit, zou kunnen vermeld worden op het accreditatiecertificaat. [G.4.2.3] Ten behoeve van clausule 4.2.1.d van NBN EN ISO/IEC 17024, zullen certificatieinstellingen die deel uitmaken van een overheid of zelf overheidsdepartementen zijn, beschouwd worden als rechtsentiteiten op basis van hun overheidsstatus. De status en de structuur van zo'n instelling zullen uitdrukkelijk gedocumenteerd worden en de instelling zelf zal voldoen aan alle vereisten van NBN EN ISO/IEC 17024. [G.4.2.4] Clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 voorziet dat de certificatie-instelling niet mag toelaten dat commerciële of andere overwegingen de vertrouwelijkheid, objectiviteit en onpartijdigheid van het certificatieproces beïnvloeden. Overeenstemming met deze clausule is in het bijzonder relevant wanneer de financiële middelen voor de oprichting van een certificatieinstelling geleverd werden door een specifieke partij die overheerst bij de aandeelhouders en /of in het directiecomité. [G.4.2.5] De clausule 4.2.4. a) van NBN EN ISO/IEC 17024 betreffende de financiële stabiliteit vereist dat de certificatie-instelling moet kunnen aantonen dat er redelijker wijze kan verwacht worden dat ze haar geaccrediteerde dienstverlening kan verder zetten conform haar contractuele verplichtingen. Het is de verantwoordelijkheid van de certificatie-instelling de accreditatieinstelling te voorzien met de nodige bewijzen voor haar instandhouding; Dit kan gebeuren aan de hand van rapporten of verslagen van de directie, jaarrapporten, financiële auditverslagen of een financiële planning. De accreditatie-instelling zou niet mogen trachten een directe audit van de financiële boekhouding van de certificatie-instelling uit te voeren. [G.4.2.6] Een verwante instelling is er één die gelinkt is met de certificatie-instelling, door middel van gemeenschappelijke eigenaars geheel of gedeeltelijk, met eventueel leden van het bestuur-, door contractuele verbintenissen, door een gemeenschappelijke naam, door een informele verstandhouding of door andere manieren zodanig dat de verwante instelling een verworven belang heeft in het resultaat van een beoordeling of de mogelijkheid heeft het resultaat van een beoordeling te beïnvloeden. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 12/33
[G.4.2.7] Ofschoon er geen specifieke beperking is op de diensten of de activiteiten van een verwante instelling zou de certificatie-instelling de verwantschap met zo'n verwante instellingen moeten analyseren en documenteren teneinde de mogelijkheid van belangenconflicten vast te stellen in het kader van de certificatie. De certificatie-instelling zou die instellingen en activiteiten moeten identificeren die, indien ze niet het voorwerp uitmaken van gepaste controles, de vertrouwelijkheid, objectiviteit en onpartijdigheid zouden kunnen aantasten. [G.4.2.8] Certificatie-instellingen moeten aantonen hoe zij in het kader van de eliminatie van bestaande belangenconflicten en van de vermindering van geïdentificeerde risico's op partijdigheid hun certificatie- en andere activiteiten beheren. De bewijzen moeten alle potentiële bronnen van belangenconflicten dekken, of zij nu hun oorsprong vinden binnen de certificatie-instelling of afkomstig zijn van de activiteiten van de verwante instellingen. Het is de verwachting van de accreditatieorganismen dat de certificatie-instellingen deze processen openstellen voor auditering. Daarbij kan de uitvoering inbegrepen zijn, voor zover dit mogelijk en gerechtvaardigd is, van een doorgedreven audit door het accreditatieorganisme teneinde de registraties te beoordelen van zowel de certificatie-instelling als van de verwante instelling met betrekking tot de beschouwde activiteiten. Voor het bepalen van de omvang van deze doorgedreven audit dient rekening gehouden te worden met het verleden van de certificatie-instelling op het gebied van onpartijdige certificatie. Ingeval bewijzen gevonden worden dat men in gebreke blijft om de onpartijdigheid te handhaven kan het nodig zijn de audit verder uit te breiden tot binnen de verwante instelling teneinde er zich van te verzekeren dat de controle over de potentiële belangenconflicten terug ingesteld werd. Structuur. [G.4.2.9] Clausule 4.2.2 van NBN EN ISO/IEC 17024, eist dat de gedocumenteerde structuur van de certificatie-instelling voorziet in de deelname van alle partijen die een aanzienlijk belang hebben in de sectoren waarin ze actief is, met inbegrip van de overweging van het publiek belang. Dit zou normaal moeten gebeuren door een gespecialiseerd comité. Deze structuur moet formeel door het hoogste niveau van de organisatie opgericht worden; De structuur moet opgenomen worden, ofwel in de documentatie die de wettelijke status van de certificatie-instelling vastlegt, ofwel op een zodanige manier dat zij van veranderingen, die haar onpartijdigheid in gevaar brengen, gevrijwaard blijft. Bij elke verandering in deze structuur zou rekening moeten gehouden worden met het advies van dat comité, of equivalent, waarnaar in clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 verwezen wordt. BELAC leidraad bij [G.4.2.9] De certificatie-instelling zou in elk geval aan de structuur waarnaar verwezen wordt in clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 advies moeten vragen inzake : 1. de aard en de inhoud van het certificatiesysteem; 2. eisen en methoden van onderzoek, die ten grondslag liggen aan het certificatiesysteem; 3. de frequentie waarmee toezichtsaudits en (of) beoordelingen moeten worden herhaald om vast te stellen of bij voortduring aan de gestelde eisen wordt voldaan; 4. de instructies welke betrekking hebben op het gebruik en de inhoud van het certificaat en/ of merk, logo of handelsmerk. Deze structuur kan niet tussenkomen in de evaluatie en in de toekenning van het certificaat. Deze structuur zou de mogelijkheid moeten hebben ook ongevraagd adviezen te geven aan de certificatie-instelling, dit binnen de grenzen van haar bevoegdheid. [G.4.2.10] BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 13/33
Toepassing van de clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 vereist dat men kan oordelen of alle partijen, die een aanzienlijk belang hebben bij het certificatiesysteem, kunnen deelnemen. Het is belangrijk dat aan alle identificeerbare overwegende belangen de mogelijkheid zou gegeven worden om deel te nemen en dat een evenwicht in de belangen verwezenlijkt wordt, zonder dat daarbij één enkel belang overheerst. Om praktische redenen kan het noodzakelijk zijn het aantal leden te beperken. [G.4.2.11] Op vraag van het comité of equivalent orgaan waarnaar in clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 verwezen wordt, zou het bestuur dat verantwoordelijk is voor de verschillende functies die in clausule 4.2.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 beschreven worden om een gepaste en onpartijdige certificatie te verzekeren, aan dit comité of equivalent alle nodige informatie moeten verstrekken, met inbegrip van de opgave van de redenen voor alle significante beslissingen en acties en van de keuze van de personen die verantwoordelijk zijn voor specifieke activiteiten in verband met certificatie. Ingeval het advies van dit comité of equivalent orgaan niet gevolgd wordt door het bestuur zal dit comité of equivalent orgaan de gepaste maatregelen nemen; Dit kan inhouden dat het accreditatieorganisme op de hoogte gebracht wordt. [G.4.2.12] Indien de beslissing om certificatie toe te kennen, te weigeren of in te trekken genomen wordt overeenkomstig clausule 4.2.1.c) van NBN EN ISO/IEC 17024 door een comité dat ondermeer bestaat uit vertegenwoordigers met een vastgesteld belang in de persoon die het onderwerp is van de certificatie, dan zouden de operationele procedures van de certificatieinstelling moeten voorzien dat deze vertegenwoordigers dit belangenconflict aangeven en niet deelnemen aan de certificatiebeslissing. [G.4.2.13] Clausule 4.2.1 b) van NBN EN ISO/IEC 17024 eist dat de certificatie-instelling verantwoordelijk moet zijn voor de certificatiebeslissingen. Elke beroepsprocedure (clausule 4.2.6.) zou daarom onder de controle van de certificatie-instelling moeten ressorteren maar elke beroepsinstantie of -comité moet onafhankelijk zijn in zijn aanbevelingen behalve wanneer anders vereist bij internationale of nationale wetgeving. [G.4.2.14] Het comité of équivalent waarnaar men verwijst in de clausule 4.2.2 van NBN EN ISO/IEC 17024, kan ook het schemacomité zijn op voorwaarde dat het over de vereiste technische competentie beschikt om tevens passend op te treden als schemacomité voor één of meerdere schema s. [G.4.2.15] Een gemeenschappelijk schemacomité voor certificatieschema's zou kunnen worden aangesteld voor nationale of internationale certificatieschema s welke gebruikt worden door één of meer certificatie-instellingen binnen het land of de regio. De certificatie-instelling zou procedures en middelen moeten hebben en bewijzen om aan te tonen dat zij daadwerkelijk betrokken is in de activiteiten van enig gemeenschappelijk schemacomité binnen het land of de regio. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 14/33
Personeel [G.4.2.16.] De onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van de certificatie-instelling zou moeten verzekerd worden op alle niveaus met inbegrip van: - de structuur; - het beleid en de procedures; - de evaluatie; - beslissingen van beroepen in verband met certificatie. [G.4.2.17] De certificatie-instelling onderneemt geen activiteiten welke haar onpartijdigheid in het gedrang zou brengen. [G.4.2.18] Een certificatie-instelling zou geen personen mogen certificeren welke behoren tot eigen personeel behalve indien er in het land van vestiging geen derde instelling bestaat of in staat is deze certificatie uit te voeren. Indien de certificatie-instelling genoodzaakt is zelf over te gaan tot certificatie van personen welke behoren tot eigen personeel, zal ze moeten aantonen welke procedures ze heeft opgezet om onpartijdigheid te garanderen. Deze zouden kunnen inhouden: - het hanteren van dezelfde evaluatienormen en graad van vertrouwelijkheid ten aanzien van alle kandidaten. - Het gebruik maken van onafhankelijke examinatoren. - Het onafhankelijke toezicht houden op het certificatieproces. [G.4.2.19] De vereisten van clausule 4.2.5 en clausule 5.1.2. van NBN EN ISO/IEC 17024 betekenen dat personen niet zouden mogen gebruikt worden om een beoordeling uit te voeren in het kader van een certificatieproces ingeval zij de laatste twee jaar betrokken zijn geweest bij vormingsactiviteiten die geassocieerd zijn met de evaluatie van de betrokken kandidaat. [G.4.2.20] De certificatie-instelling zal van examinatoren eisen dat ze elke informatie geven die een mogelijk belangenconflict met betrekking tot een onpartijdige examinering van de kandidaat reveleren. De certificatie-instelling heeft de verantwoordelijkheid om deze situaties te identificeren, te evalueren en de verantwoordelijkheden en taken vast te leggen zodanig dat haar onafhankelijkheid niet in het gedrang komt. [G.4.2.21] Het verantwoordelijke bestuur, de staff en/of het personeel vermeld in clausule 4.2.7. van NBN EN ISO/IEC 17024 dient niet noodzakelijk exclusief aangeworven te zijn door de certificatie-instelling, maar hun andere arbeidsactiviteiten mogen niet van die aard zijn dat zij hun onpartijdigheid in het gedrang brengen. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 15/33
[G.4.2.22] De term "personeel" kan slaan op individuele personen die op een contractuele basis werken voor de certificatie-instelling of op andere externe hulpbronnen. De certificatie-instelling moet nochtans in staat zijn deze hulpbronnen te beheren, te controleren en verantwoordelijk te zijn voor hun prestaties; ze moet over uitgebreide documenten beschikken om de geschiktheid te controleren van de personeelsleden die in bepaalde gebieden tewerkgesteld zijn, ongeacht of zij in vast verband of op contractuele basis werken of door externe organisaties uitgezonden zijn. [G.4.2.23] De certificatie-instelling zou verantwoordelijk moeten zijn om ervoor te zorgen dat noch verwante instellingen, noch onderaannemers, noch externe examinatoren handelen in strijd met de verbintenissen die werden aangegaan. De certificatie-instelling zou ook moeten verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van geschikte corrigerende maatregelen ingeval zo'n inbreuk wordt vastgesteld. Opleiding. [G.4.2.24] De certificatie-instelling zou moeten eisen van al de onderaannemers, beoordelaars of externe examinatoren dat zij verzekeren dat zij de commercialisering en uitvoering van activiteiten welke ressorteren onder clausule 4.2.4.c) van ISO/IEC 17024 op dezelfde wijze benaderen als deze welke ressorteren onder de richtlijnen G..4.2.25 en G..4.2.26 [G.4.2.25] Informatie in verband met opleiding en vorming kan onder gedrukte vorm door de certificatie-instelling verstrekt worden indien deze opleiding en vorming voorvereisten zijn om in aanmerking te komen voor certificatie. Deze informatie kan ook deel uitmaken van een brochure tot voorbereiding van het examen. Alle gekende opleidings- en vormingsdetails met betrekking tot de toegang tot certificatie moeten openlijk bekend gemaakt worden opdat duidelijk zou zijn dat geen enkel opleidings-, vormingsinstituut bevoordeligd is. Deze certificatie-instelling zou nergens mogen zeggen dat de certificatie eenvoudiger, gemakkelijker en minder duur zou zijn indien men een speciale opleiding of vorming volgt. [G.4.2.26] Indien de certificatie-instelling zowel certificatie- als opleidings-/vormingsactiviteiten verzorgt dient deze te verzekeren dat nergens de indruk gegeven wordt dat het beheer van de beide activiteiten de voordelen biedt, zodat het certificatieproces onpartijdig gezien wordt en blijft. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 16/33
[G.4.2.27] Het is aan de certificatie-instelling toegelaten om uitleg te geven in verband met de normen en leidraden maar ze mag geen advies geven of vorming als deel van de evaluatie. Dit mag echter niet de normale uitwisseling van ideeën en informatie onmogelijk maken met de aanvrager of kandidaat en andere geïnteresseerde partijen. Klachten en beroepen. [G.4.2.28] De beleidslijnen en de procedures waarnaar verwezen wordt in clausule 4.2.6. van NBN EN ISO/IEC 17024 zouden ervoor moeten zorgen dat alle klachten behandeld worden op een constructieve en tijdige manier. Als de uitvoering van deze procedures niet resulteert in een aanvaardbare oplossing of als de voorgestelde procedure onaanvaardbaar is voor de klager of voor de andere betrokken partijen, dan moeten de procedures van de certificatie-instelling in een beroepsprocedure voorzien. Deze beroepsprocedure moet volgende mogelijkheden inhouden: - de mogelijkheid dat de persoon die in beroep gaat formeel zijn zaak kan voorstellen; - de aanwezigheid van een onafhankelijke instantie of het gebruik van een ander middel, teneinde de onpartijdigheid van het beroep te waarborgen; - het voorzien, voor de persoon die in beroep gaat, van een geschreven vaststelling van de resultaten van het beroep, inbegrepen de redenen van de genomen beslissingen. - de tijdslimiet voor het beroep duidelijk definiëren. De certificatie-instelling moet ervoor zorgen dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van het bestaan en de opportuniteit van de beroepsprocedure en van de te volgen procedures. [G.4.2.29] Personeel, met inbegrip van het kaderpersoneel, mag geen beroep onderzoeken wanneer het rechtstreeks betrokken is geweest bij het certificatieproces van de aanvrager of de kandidaat of bij de opleiding of vormingsactiviteiten (tijdens de laatste twee jaar) van de aanvrager of kandidaat of betrokken was bij de feiten die aanleiding gaven tot het beroep in kwestie. [G.4.2.30] Klachten en beroepen zijn een bron van informatie voor mogelijke tekortkomingen. Bij ontvangst van een klacht moet de certificatie-instelling de oorzaak van de tekortkomingen vaststellen en daar waar het gepast is, maatregelen treffen. [G.4.2.31] De certificatie-instelling zou zulke onderzoeken moeten aanwenden om verbeteringen en/ of corrigerende maatregelen uit te voeren die acties zouden moeten bevatten om : - de consequenties van iedere non-conformiteit te minimaliseren - de conformiteit overeenkomstig de certificatievereisten zo snel mogelijk terug te verzekeren; - hervallen te vermijden; - de efficiëntie van de verbetering of van de genomen corrigerende maatregelen te evalueren. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 17/33
4.3. Ontwikkeling en onderhoud van een certificatieschema. 4.3.1 De certificatie-instelling moet de te gebruiken methoden en mechanismen voor het beoordelen van de bekwaamheid van de kandidaten bepalen en een geschikt beleid en procedures vaststellen voor de initiële ontwikkeling en het voortdurend onderhouden van deze methoden en mechanismen. NOOT Bijlage A geeft richtlijnen voor het ontwikkelen en onderhouden van een certificatieschema. 4.3.2 De certificatie-instelling moet een procedure definiëren voor de ontwikkeling en het onderhouden van de certificatieschema s. Dat proces houdt de herziening en de validatie van de schema s in door het schemacomité. 4.3.3. De certificatie-instelling moet, waar van toepassing, de vertegenwoordigers van het schemacomité op gepaste wijze op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in haar certificatie-eisen. De certificatie-instelling moet rekening houden met de door het schemacomité uitgedrukte standpunten alvorens een beslissing te nemen omtrent de precieze vorm en effectieve datum van de wijzigingen. Na de beslissing over en de publicatie van de gewijzigde eisen, moet de certificatie-instelling, waar van toepassing, de betrokken partijen en gecertificeerde personen op geschikte wijze informeren. De certificatie-instelling moet nagaan dat elke gecertificeerde persoon voldoet aan de gewijzigde eisen binnen een tijdsbestek, dat de certificatie-instelling, in overleg met het schemacomité, redelijk acht. 4.3.4 De criteria waarmee de bekwaamheid van een persoon wordt beoordeeld, zijn die welke zijn bepaald door de certificatie-instelling in overeenstemming met deze Internationale norm en andere relevante documenten. Indien een toelichting vereist is in verband met de toepassing van deze documenten op een specifiek certificatieschema, dan moet die worden opgesteld door deskundigen, bekrachtigd door het schemacomité, en gepubliceerd door de certificatie-instelling. 4.3.5 De certificatie mag niet worden beperkt op grond van onterechte financiële of andere beperkende voorwaarden, zoals het lidmaatschap van een vereniging of groep. Het met succes afsluiten van een goedgekeurde opleidingscursus, mag een eis zijn van een certificatieschema, maar de erkenning/goedkeuring van opleidingscursussen door de certificatie-instelling mag de onpartijdigheid niet in het gedrang brengen, of de vereisten van de beoordeling en certificatie-eisen beperken. 4.3.6 De certificatie-instelling moet de methoden voor het examineren van kandidaten beoordelen. Het examen moet eerlijk, deugdelijk en betrouwbaar zijn. Er moeten een geschikte methodologie en procedures (zoals het verzamelen en bijhouden van statistische gegevens) worden bepaald om, minstens jaarlijks, de eerlijkheid, deugdelijkheid, betrouwbaarheid en de performantie van elk examen te bevestigen en alle vastgestelde tekortkomingen moeten worden gecorrigeerd. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 18/33
[G.4.3.1] Het succesvol beëindigen van een goedgekeurde vorming betekent dat, indien de certificatieinstelling een vorming goedkeurt als onderdeel van de vereisten van het certificatieschema, zij van de verlener van de vorming zou moeten eisen dat hij kan garanderen dat degenen die de vorming met succes beëindigen, tegemoet gekomen zijn aan de leerobjectieven die relevant zijn voor de in het certificatieschema voorgeschreven kennis en vaardigheden. [G.4.3.2] Voorvereisten, geschiktheid en andere vereisten moeten voldoende gedocumenteerd zijn en aangeven dat zij gebaseerd zijn op data en /of op de mening van een deskundige met betrekking tot het certificatieschema zodat eerlijkheid en billijkheid kan worden verzekerd. [G.4.3.3] Het schemacomité zou een systematisch proces moeten gebruiken om de bekwaamheid vast te leggen van gecertificeerde personen. Er zou moeten aangetoond worden dat die criteria in lijn zijn met professioneel aanvaardbare normen, praktijken en wettelijke vereisten. Nationale en internationale standaarden voor de ontwikkeling van deugdelijke en betrouwbare examens moeten in aanmerking genomen worden indien beschikbaar voor de evaluatie van de bekwaamheid. [G.4.3.4] Validatie bestaat uit een proces dat objectieve bewijzen verzamelt via interviews met deskundigen, observatie van de door de certificatie-instelling bepaalde populaties en/ of algemeen aanvaarde normatieve documenten welke de inhoud van het schema ondersteunen. [G.4.3.5] Beleid en procedures zijn nodig voor de periodieke herziening en amendering van het schema en voor de implementatie van de wijzigingen met inbegrip van de notificatie ervan aan de betrokkenen. [G.4.3.6] Registraties van de periodieke evaluatie van de examinatoren zouden moeten bijgehouden worden om de billijkheid, deugdelijkheid en betrouwbaarheid te verzekeren. [G.4.3.7.] De certificatie-instelling moet met objectief bewijs aantonen hoe het schemacomité kon bevestigen dat: - de vastgestelde eisen voor bekwaamheid in overeenstemming zijn met de eisen van alle betrokken partijen (stakeholders) en met het onderwerp van de certificering; - het schema (dat het geheel van het examen, het examenproces, de hercertificatie, etc inhoudt ) voorziet dat de evaluatie van de bekwaamheid van de kandidaten gebeurt aan de hand van de specifieke bekwaamheidscriteria van het schema BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 19/33
4.4. Managementsysteem. 4.4.1 De certificatie-instelling moet een managementsysteem toepassen dat gedocumenteerd is, dat alle eisen van deze Internationale norm omvat en dat zeker stelt dat deze eisen daadwerkelijk worden toegepast. NOOT Een gedocumenteerd kwaliteitsmanagementsysteem, gebaseerd op ISO 9001, dat de eisen van deze Internationale norm behandelt, is één van de methoden waarmee aan deze eis kan worden voldaan. 4.4.2 De certificatie-instelling moet zeker stellen dat: a) een managementsysteem is opgezet en wordt onderhouden dat in overeenstemming is met deze Internationale norm; b) haar managementsysteem wordt begrepen en geïmplementeerd op elk niveau van de organisatie. 4.4.3 De certificatie-instelling moet beschikken over systemen voor documentbeheer, interne audit en beoordeling door de directie, met inbegrip van schikkingen voor continue verbetering, corrigerende en preventieve maatregelen. BELAC-leidraad bij 4.4.1. De certificatie-instelling moet een officieel contactpunt binnen haar instelling aanduiden dat de planning van haar certificatie-activiteiten continu ter beschikking stelt van BELAC. 4.5. Onderaanneming 4.5.1. Wanneer een certificatie-instelling besluit om werk in verband met de certificatie (bv. examen) uit te besteden aan een externe organisatie of persoon, dan moet een naar behoren gedocumenteerde overeenkomst worden opgesteld over de regeling daarvan, met inbegrip van de vertrouwelijkheid en het voorkomen van een belangenconflict. De beslissing over de certificatie mag niet worden uitbesteed. 4.5.2 De certificatie-instelling: a) moet de volledige verantwoordelijkheid aanvaarden voor elk uitbesteed werk en haar eigen verantwoordelijkheid behouden voor de toekenning, het behoud, het vernieuwen, het uitbreiden en beperken van het toepassingsgebied, en het opschorten of intrekken van de certificatie; b) moet verzekeren dat de onderaannemer bekwaam is, voldoet aan de toepasselijke bepalingen van deze Internationale norm en niet betrokken is bij de opleiding of het behoud van de certificatie van personen, rechtstreeks of via hun werkgever, op een zodanige wijze dat de vertrouwelijkheid en onpartijdigheid in het gedrang zouden kunnen komen; c) moet een lijst bijhouden van haar onderaannemers en hun prestaties beoordelen en controleren, in overeenstemming met gedocumenteerde procedures. [G.4.5.1] Een certificatie-instelling kan certificaten afleveren op basis van uitbesteed werk (bvb. administratie, ontwikkeling van examens en uitvoering van examens) uitgevoerd door een andere BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 20/33
instelling, mits er in de overeenkomst met deze onderaannemende instelling gestipuleerd wordt dat ze moet voldoen aan alle relevante criteria van NBN EN ISO/IEC 17024. De gedocumenteerde overeenkomst zou tenminste het volgende moeten bevatten: - een gedetailleerde beschrijving van de diensten en resultaten; - de vereiste controlemaatregelen om de dienst te kunnen leveren en onpartijdigheid, vertrouwelijkheid en integriteit te waarborgen; - de interne auditvereisten welke door de onderaannemer moeten genomen worden (en de registraties); - het auditproces dat dient uitgevoerd te worden door de certificatie-instelling of andere in aanmerking komende instellingen; - de namen van al de personen die door de certificatie-instelling gemachtigd zijn om de verantwoordelijkheden, gespecificeerd in de gedocumenteerde overeenkomst, waar te nemen (bvb. de examinatoren); - de namen en handtekeningen van de vertegenwoordigers die de overeenkomst goedkeuren. Er zouden registraties moeten beschikbaar zijn van de evaluatie- en toezichtsmodaliteiten die uitgevoerd werden om er zeker van te zijn dat de onderaannemer aan alle relevante vereisten voldoet. [G.4.5.2] Daar waar de evaluatie van een onderaannemer werd verwezenlijkt door twee of meer certificatie-instellingen, zal iedere certificatie-instelling er zichzelf van moeten overtuigen dat de gehele evaluatie bevredigend werd uitgevoerd. [G.4.5.3] In het geval dat examens werden uitbesteed aan een opleidingsinstelling, zou er speciale aandacht moeten besteed worden aan de scheiding tussen opleiding en examinering, voor zover zij deel uitmaken van het certificatieproces (clausule 4.2.5. van NBN EN ISO/IEC 17024). 4.6. Registraties 4.6.1 De certificatie-instelling moet een registratiesysteem bijhouden dat past bij haar specifieke situatie en in overeenstemming is met de regelgeving, met inbegrip van een middel om de status van een gecertificeerde persoon te bevestigen. De registraties moeten aantonen dat effectief aan het certificatieproces is voldaan, meer bepaald met betrekking tot aanvraagformulieren, beoordelingsverslagen, toezichtsactiviteiten en andere documenten in verband met de toekenning, het behoud, het vernieuwen, het uitbreiden en beperken van het toepassingsgebied, en het opschorten of intrekken van de certificatie. 4.6.2 De registraties moeten op zodanige wijze worden geïdentificeerd, beheerd en vernietigd, dat de integriteit van het proces en de vertrouwelijkheid van de informatie verzekerd worden. De registraties moeten worden bijgehouden gedurende een gepaste periode, teneinde aan te tonen dat er een blijvend vertrouwen is gedurende minstens één volledige certificatiecyclus, of volgens de eisen van erkenningsovereenkomsten, contractuele, wettelijke of andere verplichtingen. [G.4.6.1] Als middel om de status te bevestigen van een gecertificeerd persoon, zou de certificatieinstelling minstens de volgende informatie bij moeten houden en antwoorden op vragen m.b.t. de status van gecertificeerde personen zonder discriminatiebeperkingen: - effectieve datum van de certificatie en de datum van het verval ervan; - naam en certificatienummer van de gecertificeerde persoon; BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 21/33
- het toepassingsgebied waarop de certificatie slaat, inbegrepen de normatieve documenten volgens dewelke de persoon werd gecertificeerd. BELAC-leidraad bij [G.4.6.1] De certificatie-instellingen dienen een lijst van de gecertificeerde personen onder hun accreditatie, inbegrepen het toepassingsgebied en de geldigheidsperiode, permanent ter beschikking te houden van het BELAC-secretariaat. [G.4.6.2] Registraties zouden moeten: - op dergelijke wijze bewaard worden, zodat ze gemakkelijk worden teruggevonden; - opgeborgen op een wijze welke vernietiging en beschadiging voorkomt; - op een unieke wijze worden geïdentificeerd. 4.7. Vertrouwelijkheid De certificatie-instelling moet, via wettelijk afdwingbare verbintenissen, alle informatie vertrouwelijk houden die zij tijdens het verloop van haar activiteiten heeft verzameld. Deze verbintenissen moeten gelden voor alle personen die binnen de instelling werken, inclusief leden van comités en externe organisaties of personen die namens haar optreden. Dergelijke informatie mag niet worden meegedeeld aan een onbevoegde partij zonder schriftelijke toestemming van de organisatie of de persoon bij wie de informatie werd verkregen, behalve wanneer de wet vereist dat dergelijke informatie wordt vrijgegeven. Wanneer de certificatie-instelling bij wet verplicht is om dergelijke informatie vrij te geven, moet aan de betrokken organisatie of persoon vooraf worden meegedeeld welke informatie zal worden verschaft. [G.4.7.1] De vereisten in verband met vertrouwelijkheid hebben betrekking op iedereen die toegang heeft tot informatie binnen de certificatie-instelling. Personeel in onderaanneming moet alle zulkdanige informatie vertrouwelijk houden, in het bijzonder voor hun medepersoneelsleden en voor hun andere werkgevers. [G.4.7.2] Leidraden en procedures en / of een regelgeving in verband met het bewaren en vrijgeven van informatie moeten worden onderhouden. 4.8. Veiligheid Alle examens en bijbehorende elementen moeten in een veilige omgeving worden bewaard door de certificatie-instelling of door haar onderaannemers, teneinde de vertrouwelijkheid ervan te beschermen tijdens hun nuttige levensduur. [G.4.8.1] De certificatie-instelling zou de nodige maatregelen moeten nemen om de veiligheid te verzekeren in het ganse certificatiesysteem, met inbegrip van maatregelen voor het transport en de behandeling van examenmateriaal. [G.4.8.2] Veiligheidsmaatregelen kunnen omvatten: - een veilige opslag van de examendatabank. - bescherming van elektronische data. BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 22/33
[G.4.8.3] De certificatie-instellingen zouden speciaal moeten opletten ingeval zij examens uitbesteden aan vormingsinstituten, aangezien er een intern risico bestaat dat de onpartijdigheid en de veiligheid in het gedrang gebracht wordt. Die speciale aandacht kan ertoe leiden dat er procedures uitgewerkt worden voor de scheiding tussen examenmateriaal en opleidingsmateriaal. 5. Eisen voor personen tewerkgesteld door de certificatie-instelling of voor personen waarmee de certificatie-instelling een contract heeft gesloten 5.1. Algemeen 5.1.1 Het certificatieproces moet de bekwaamheidseisen bepalen voor personen in loondienst of met een contract die een rol spelen bij het certificatieproces. 5.1.2 De certificatie-instelling moet haar personeel in loondienst of personen met een contract een document doen ondertekenen waarmee zij zich ertoe verbinden om de regels na te leven die door de certificatie-instelling zijn bepaald, inclusief die in verband met de vertrouwelijkheid en de onafhankelijkheid ten opzichte van commerciële en andere belangen, en het ontbreken van elke vroegere en/of huidige band met de te examineren personen die de onpartijdigheid in het gedrang zou brengen. 5.1.3 Er moeten duidelijk gedocumenteerde instructies beschikbaar zijn voor de personen in loondienst of onder contract, die hun taken en verantwoordelijkheden beschrijven. Deze instructies moeten actueel worden gehouden. Al het personeel dat betrokken is bij één of ander aspect van de certificatie-activiteiten, moet beschikken over de geschikte opleiding, ervaring en technische deskundigheid, die beantwoorden aan de vastgestelde bekwaamheidscriteria voor de aangeduide taken. Zij moeten zijn opgeleid voor hun specifieke verantwoordelijkheden en bewust worden gemaakt van de betekenis van de aangeboden certificatie. 5.1.4 De certificatie-instelling moet actuele documentatie opstellen en bijhouden in verband met de relevante kwalificaties van elke persoon. De informatie moet toegankelijk zijn voor de betrokken perso(o)n(en) in loondienst of onder contract en moet de volgende elementen bevatten: a) naam en adres; b) organisatie waartoe de persoon behoort en beklede functie; c) onderwijsopleiding en beroepsstatuut; d) ervaring en beroepsopleiding in het desbetreffende gebied; e) specifieke verantwoordelijkheden en verplichtingen binnen de certificatieinstelling; f) prestatiebeoordelingen; g) datum van de meest recente actualisering van de registraties. [G.5.1.1] Een certificatie-instelling dient over personeel te beschikken dat bekwaam is om: - toepassingen. te herzien; - examinatoren te selecteren en te werven; - examensessies voor te bereiden, beheren, begeleiden, kwalificeren en beoordelen; BELAC 2-305 Rev 4-2010 - 23/33