Feedbackvragen Vergaderen Vraag 1 Bekijk de Leerdoelen die bij deze casus horen. Beantwoord daarna de vraag. Geef per doel aan of je dit al beheerst, waarbij N = nee, O = om verder te ontwikkelen en J = ja. Vul achter de nummers van de doelen in: N, O of J. Vraag 2 In deze vraag wordt om je eigen mening en ervaring gevraagd. Op het antwoord krijg je dan ook geen feedback. Beschrijf in het kort een vergadering waar je deel van uitmaakte en beantwoord in je beschrijving de volgende vragen: - Was dat volgens jou een goede vergadering? Zo ja, waardoor kwam dat volgens jou? Zo nee, waarom kwam dat? - Over het verloop van die vergadering: Was volgens jou het doel van de vergadering duidelijk? Was de voorzitter effectief? Waren de deelnemers aan de vergadering actief? Waren de notulen duidelijk? Waren jullie op tijd klaar? Vraag 3 Lees het hoofdstuk Vergaderen en overleg in het Basisboek Werken in een organisatie. Bekijk scène 1 nogmaals en beantwoord de vraag. Er wordt veel vergaderd in organisaties, want er moet veel informatie verspreid worden, meningen worden gevormd en besluiten genomen. Daarom wordt er vergaderd. Niet dat het vergaderen altijd goed gaat. Integendeel zelfs. Er wordt vaak slecht vergaderd: omdat men niet formeel wil doen, omdat de vergadering niet goed is voorbereid, omdat we over dit onderwerp geen besluit willen, etc., etc. Het gevolg is vaak chaotische bijeenkomsten, waarin ieder zijn punt wil scoren, maar het gevoel blijft overheersen dat het toch beter en overzichtelijker kan. Daarvoor moet je wel de afspraken nakomen die er voor vergaderingen zijn gemaakt, ook al lijkt dat formeel, voorspelbaar en saai. Is de vergadering in scène 1 een voorbeeld van: a. Een Babylonische spraakverwarring b. Een Poolse Landdag c. Beide d. Geen van beide e. Een normale vergadering Vraag 4 Lees het hoofdstuk Vergaderen en overleg in het Basisboek Werken in een organisatie. Bekijk scène 1 nogmaals en beantwoord de vraag. Wat is volgens jou het doel van de bespreking van dit agendapunt? a. Een besluit nemen b. Doel is niet duidelijk c. De meningen peilen d. Informatie verspreiden Pagina 1 van 5
Vraag 5 paragraaf Soorten vergaderingen. Bekijk scène 2 nogmaals en beantwoord de vraag. Wat is het doel van de bespreking van dit agendapunt in de tweede vergadering? a. Een besluit nemen b. Doel is niet duidelijk c. De meningen peilen d. Informatie verspreiden Vraag 6 paragraaf Manipulatie. Bekijk scène 1 nogmaals en beantwoord daarna de vraag. Naast de voorzitter zit Wouter. Hij heeft weinig zin in deze vergadering. Op welke manier probeert hij de vergadering te manipuleren? a. Door een bondje te sluiten met een collega b. Door een detail op te blazen en de aandacht af te leiden c. Door te zeggen dat hij de stukken niet heeft gehad d. Door te zeggen dat hij te weinig informatie heeft gehad e. Door te laten blijken dat hij zich ergert aan de geringe voortgang van de vergadering f. Door met interrupties de anderen uit hun betoog te halen Vraag 7 paragraaf Manipulatie. Bekijk scène 1 nogmaals en beantwoord de vraag. Naast de voorzitter zit Rita. Ook zij heeft een eigen agenda voor deze vergadering. Op welke manier manipuleert zij de vergadering? a. Door een bondje te sluiten met een collega b. Door een detail op te blazen en de aandacht af te leiden c. Door te zeggen dat ze de stukken niet heeft gehad d. Door te zeggen dat ze te weinig informatie heeft gehad e. Door te laten blijken dat ze zich ergert aan de geringe voortgang van de vergadering f. Door met interrupties de anderen uit hun betoog te halen Vraag 8 paragraaf Vergaderen en werkoverleg. Bekijk scène 1. Beantwoord dan de vraag. Welke kenmerken van de vergadering zijn in deze scène aanwezig? a. Doel b. Noodzaak c. Meerdere personen met een belang d. Besluitvorming e. Vergaderregels f. Vergaderdiscipline g. Een zekere formaliteit h. Informatie-uitwisseling Vraag 9 Kun je in scène 1 spreken van een vergadering? a. Ja b. Nee Pagina 2 van 5
Vraag 10 paragraaf Aspecten van de vergadering. Bekijk scène 1 en beantwoord de vraag. Een voorzitter moet beschikken over een aantal vaardigheden. Welke laat de voorzitter in deze casus zien? a. Kennis: weten waar het over gaat b. Geduld: mensen laten uitspreken c. Tact: weten wanneer hij (niet) moet ingrijpen d. Waardigheid: respect voor het voorzitterschap hebben en eisen e. Besluitvaardigheid: durven beslissen f. Onpartijdigheid: iedereen een gelijke kans en niet vooringenomen g. Hoffelijkheid: ieder in zijn waarde laten; voorkomend zijn h. Inzicht: weten wat te doen en wie aan te spreken Vraag 11 paragraaf Aspecten van de vergadering. Bekijk vervolgens scène 1 en beantwoord daarna de vraag. Wezenlijk aan een goede vergadering is een goed leidende voorzitter en goed voorbereide deelnemers. Hoe bereid jij je als deelnemer goed voor op een vergadering? In scène 1 heeft niet iedereen zich goed voorbereid. Wat had Rita moeten doen? a. Ze had moeten melden dat ze geen stukken heeft gekregen voor dit agendapunt. b. Ze had een voorstel moeten ontwikkelen voor dit agendapunt. c. Ze had moeten aangeven dat dit agendapunt niet behandeld kan worden, omdat ze geen stukken heeft gekregen. d. Ze had moeten aangeven dat de voorzitter slecht functioneert. Vraag 12 paragraaf Aspecten van de vergadering. Bekijk nogmaals scène 1 en beantwoord daarna de vraag. Er blijkt een probleem te zijn met de stukken. Welke van onderstaande stellingen is waar? a. Hij mag ervan uitgaan dat de stukken bij de agenda zijn gevoegd. b. Bij het vaststellen van de agenda moet hij vragen of ieder de stukken heeft gekregen. c. Bij de mededelingen moet hij vragen of ieder de stukken heeft gekregen. d. Hij moet naar de stukken vragen op het moment dat het agendapunt aan de orde is. Vraag 13 paragraaf Aspecten van de vergadering. Beantwoord daarna de vraag. Voor een vergadering is een goede agenda nodig: zet de agendapunten in de goede volgorde. 1. De wisselende agendapunten 2. Rondvraag 3. Vaststelling agenda 4. Sluiting 5. Notulen vorige vergadering 6. Wat verder ten tafel komt (WVTTK) 7. Binnengekomen en verzonden stukken 8. Mededelingen 9. Opening Pagina 3 van 5
Vraag 14 Lees in het hoofdstuk Vergaderen en overleg in het Basisboek Werken in een organisatie de paragraaf Aspecten van de vergadering. Beantwoord daarna de vraag. Bekijk nogmaals scène 2. Onder welk agendapunt valt het onderwerp dat in deze vergadering wordt behandeld? Vraag 15 De bespreekpunten van de agenda staan onder 'wisselende agendapunten' en doorlopen voor een effectieve en efficiënte afhandeling een bepaalde cyclus. De behandeling van het onderwerp start met een inleiding door de voorzitter en daarna: a. wordt erover gediscussieerd en wordt een besluit genomen. b. wordt informatie uitgewisseld, waarna er een besluit wordt genomen. c. wordt een besluit genomen op basis van consensus tussen de deelnemers. d. wordt er informatie uitgewisseld, gediscussieerd en wordt een besluit genomen. Vraag 16 Vergaderingen worden gekenmerkt door een veelheid van regels om het proces ordelijk te laten verlopen. Er zijn echter toch nog een aantal zwakke plekken in het geheel waar ervaren vergaderaars (ook wil vergadertijgers genaamd) een poging zullen doen het verloop van de vergadering naar zich toe te trekken. Sommige agendapunten zijn potentieel riskant voor een goed verloop van de vergadering, omdat daar ruimte wordt gevonden om de vergadering voor eigen voordeel aan te wenden, of (toch) onduidelijkheid te creëren. Over welke agendapunten gaat het dan? 1. Wat verder ter tafel komt; de notulen vorige vergadering; de rondvraag en de wisselende agendapunten. 2. De rondvraag; de notulen vorige vergadering; de vaststelling van de agenda en wat verder ter tafel komt. a. Alleen 1 is juist. b. Alleen 2 is juist. c. 1 en 2 zijn beide juist Vraag 17, slotvraag Ga naar www.vergaderwijzer.nl. Kijk onder Om te lezen, onder Artikelen; virtueel vergaderen. En bekijk scène 2. De schrijver betoogt dat virtueel vergaderen sterk zal toenemen, maar dat klassiek vergaderen, om goede redenen, altijd zal blijven bestaan. Kijk naar scène 2. Is virtueel vergaderen over het onderwerp van deze vergadering wel mogelijk? a. Ik denk dat je wel virtueel over dit onderwerp kunt vergaderen b. Ik denk dat je niet virtueel over dit onderwerp kunt vergaderen Pagina 4 van 5
Antwoorden 3. c. Er wordt niet besloten, ondanks veel overleg en er wordt langs elkaar en door elkaar heen gepraat zonder goed naar elkaar te luisteren. 4. b. De inleiding op dit agendapunt door de voorzitter is onduidelijk en onvoldoende. Op deze manier weten de deelnemers niet wat er van hen gevraagd wordt. Antwoord b is juist. 5. a. De voorzitter leidt dit agendapunt in met de woorden: 'We gaan over tot het opstellen van een nieuwe overdrachtsprocedure.' Dat is een besluit. 6. e. Wouter hamert maar steeds op het feit dat crisisopvangprocedures niet geformaliseerd kunnen worden. 7. c. Ze zegt dat ze de stukken niet heeft gehad. Het is de vraag of ze wil manipuleren. Maar met haar 'gedram' over meer pleeggezinnen lijkt het daar wel op. 8. b, c en h. 9. b. Nee. Er is geen doel, wel noodzaak en er zijn personen die er belang bij hebben. Maar de afwezigheid van een werkbare procedure, waar men zich ook aan houdt, maakt dat dit overleg geen vergadering is. 10. b, c, f en g. 11. c. Ze heeft op de agenda dit punt gelezen en geen stukken ontvangen: dat had ze moeten melden aan het begin van de vergadering en het punt van de agenda laten halen. 12. b. Dat doet de voorzitter bij het vaststellen van de agenda. Bij mededelingen heeft hij geen vragen gesteld. Er zomaar van uitgaan dat stukken verzonden en bekeken zijn, is naïef. 13. 9-8 - 3-5 - 7-1 - 6-2 4. 15. d. De vier fasen moeten worden doorlopen: start met een inleiding door de voorzitter, daarna wordt de beschikbare informatie uitgewisseld op basis waarvan tussen deelnemers wordt gediscussieerd over het onderwerp. Ten slotte wordt er een besluit genomen op basis van het voorgaande. 16. b. Alleen 2 is juist. Wisselende agendapunten kunnen weliswaar veel tijd kosten, maar daar is de tijd voor ingepland, als het goed is. De andere, riskante agendapunten leveren bij oneigenlijk gebruik onduidelijkheid op. 17. b, omdat over dit onderwerp blijkbaar zeer verschillend wordt gedacht: alleen in een vergadering waarbij iedereen aanwezig is, kun je dit soort onderwerpen goed afhandelen. Feedback Feedback bij vraag 14 Het antwoord is agendapunt 6. De wisselende agendapunten, de kern van de vergadering. Pagina 5 van 5