EFRO 2007 2013 Doelstelling 2 Vlaanderen Praktische gids rapportindiening versie juni 2010 Gids rapportindiening juni 2010 1
INHOUDSTAFEL 0. Toegangsrechten tot de applicatie: recente wijzigingen 1. Waarom rapporteren 2. Wanneer rapporteren 3. Wat rapporteren 4. Hoe rapporteren 5. Bewijsstukken 6. Aanvraagformulier betalingen 7. Inkomsten 7.1 Algemeen 7.2 Praktisch 8. Promotor copromotor(en) 9. Eindrapport 10. Opvolging van ingediende rapporten 11. Rapportering na financiële afsluiting 12. Enkele bijzondere aandachtspunten & praktische voorbeelden 13. Onregelmatigheden en terugvorderingen 14. Beroepsmogelijkheden Bijlage 1: Rapport indienen via de webapplicatie Bijlage 2: Instructies tijdsregistratie Gids rapportindiening juni 2010 2
De praktische gids rapportindiening dient in samenhang met de praktische gidsen inzake subsidiabiliteit en overheidsopdrachten te worden gelezen (beschikbaar op www.efro.be ). 0. Toegangsrechten tot de applicatie: recente wijzigingen Promotor Voor de organisatieverantwoordelijke van de promotor en de EFROverantwoordelijken verandert er niets. Let op, gebruikers van de promotor krijgen enkel toegang tot de projecten waar ze zijn opgenomen in de projectorganisatie van het project. Als een gebruiker een project aanmaakt dan wordt die automatisch opgenomen in de projectorganisatie van het project. Copromotor De copromotor heeft geen toegang meer tot de projecten van de promotor. Dit is zo omdat: - sommige projectgegevens vertrouwelijk zijn (bv. loongegevens); - teveel mensen toegang hadden. Samengevat U hebt enkel toegang tot de projecten in de EFRO-applicatie als u: o de rol gebruiker hebt bij de promotor en opgenomen bent in de projectorganisatie van het project; o de rol EFRO-verantwoordelijke of organisatieverantwoordelijke hebt bij de promotor. De EFRO-verantwoordelijke en organisatieverantwoordelijke en gebruikers die al toegang hebben, kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen in de projectorganisatie van de projecten. 1. Waarom rapporteren De promotor is verplicht periodiek inhoudelijk en financieel te rapporteren aan de beheersautoriteit, zijnde de afdeling Europa Economie van het Agentschap Ondernemen. Via deze rapportering kan de beheersautoriteit de inhoudelijke en financiële voortgang opvolgen van de projecten en van het Doelstelling 2- programma in zijn geheel. De beheersautoriteit kan dan op haar beurt voldoen aan de rapporteringsverplichtingen opgelegd door de Europese Commissie. Daarenboven kan de uitbetaling van de EFRO-steun aan de promotor enkel gebeuren na ontvangst, controle en goedkeuring van de rapportering van de promotor. 2. Wanneer rapporteren Rapportering gebeurt normaal gezien driemaandelijks. Het exacte rapporteringsschema wordt met de promotor besproken tijdens het eerste Begeleidingscomité en wordt vastgelegd in de projectovereenkomst. Gids rapportindiening juni 2010 3
3. Wat rapporteren De rapportering betreft steeds een inhoudelijk en een financieel luik. De rapportering betreffende de inhoudelijke voortgang gebeurt via het beantwoorden van een aantal vinger aan de pols -vragen en het rapporteren inzake indicatoren. Via de antwoorden op de vinger aan de pols -vragen wil de beheersautoriteit een duidelijk beeld krijgen van de voortgang en goede uitvoering van het project. Voornaamste doelstelling is achterhalen of het project volgens schema verloopt wat betreft de projectactiviteiten, de projectdoelstellingen, de projectplanning, het projectbudget, de output- en de resultaatindicatoren. Indien de activiteiten worden uitgevoerd conform de goedkeuring dient de promotor geen exhaustieve opsomming te geven van de uitgevoerde activiteiten, maar volstaat de vermelding dat de uitvoering conform de goedkeuring gebeurt. Enkel in geval van afwijkingen ten opzichte van het goedgekeurde project, zal een meer uitgebreide verantwoording nodig zijn. De promotor kan zelf al aangeven of de afwijkingen van voorbijgaande aard of eerder problematisch van aard zijn waardoor een aanpassing van het project misschien aangewezen is. De driemaandelijkse inhoudelijke rapportering laat aldus een snelle bijsturing door de beheersautoriteit toe. In de mate dat er reeds output- of resultaatindicatoren werden gerealiseerd, geeft de promotor de tussentijdse resultaten weer op cumulatieve wijze (dus steeds het totaalresultaat tot en met huidige rapportering). Indien ten opzichte van het vorige kwartaal geen wijzigingen te melden zijn, worden de cijfers van het vorige kwartaal hernomen. Bij het eindrapport worden een aantal extra vragen gesteld en worden extra output- en resultaatindicatoren gevraagd. Op www.efro.be zijn fiches terug te vinden die wat meer toelichting verschaffen betreffende interpretatie van de indicatoren. De afdeling Europa Economie, de contactpunten en andere controlerende instanties hebben het recht om bij de promotor (en copromotoren) alle noodzakelijke geachte bijkomende informatie op te vragen. Het niet voldoen aan de inhoudelijke rapportageverplichting, onvolledige of onduidelijke rapporten kunnen leiden tot niet-betaling van de gevraagde EFRO-steun. Het wordt de promotor sterk aangeraden van bij de start van het project kennis te nemen van de vragen en indicatoren van de inhoudelijke voortgangsrapportering om te vermijden dat op het moment van effectieve rapportering wordt vastgesteld dat niet alle gevraagde gegevens beschikbaar zijn. Bij sommige indicatoren wordt namelijk nog een onderverdeling in subindicatoren gemaakt, bijvoorbeeld aantal deelnemers onderverdeeld volgens geslacht of aantal ondernemingen onderverdeeld volgens grootte van de onderneming. Indien deze gegevens niet opgevolgd worden tijdens de uitvoering van het project, zal rapportering op een later tijdstip sterk bemoeilijkt worden of zelfs onmogelijk zijn. In de financiële rapportering geeft de promotor aan welke uitgaven daadwerkelijk gemaakt werden tijdens de rapporteringsperiode en dit op niveau van de individuele kost. Enkel de effectief betaalde kosten dienen opgenomen te worden. Indien een kost met factuurdatum binnen rapporteringsperiode X pas betaald werd in een volgende periode X+1, dan wordt die kost opgenomen in de Gids rapportindiening juni 2010 4
rapportering over de periode X+1. De aansluiting bij de goedgekeurde projectbegroting dient in het oog gehouden te worden, in het bijzonder de overeenstemming met de goedgekeurde rubrieken en rubriekinhoud. Welke uitgaven in aanmerking komen (subsidiabel zijn), hoe het bewijs geleverd dient te worden, hoe de projectadministratie gevoerd moet worden en welke regelgeving van toepassing is, wordt gedetailleerd toegelicht in de praktische gidsen subsidiabiliteit, projectuitvoering en overheidsopdrachten (beschikbaar op www.efro.be). Het wordt de promotor sterk aangeraden bij de start van het project kennis te nemen van de subsidiabiliteitsregels van toepassing op zijn geplande uitgaven om te vermijden dat kosten gemaakt worden die uiteindelijk niet zullen kunnen gesubsidieerd worden alsook om tijdig rekening te kunnen houden met de opgelegde voorwaarden en de voor te leggen bewijsstukken. Zo wordt bijvoorbeeld in geval van aankoop van een gebouw een schattingsverslag gevraagd. Indien op moment van financiële rapportering dit schattingsverslag ontbreekt, zal dit alsnog moeten opgemaakt worden wat een vertraging in de uitbetaling van de EFRO-steun tot gevolg zal hebben. Bijzondere aandacht dient besteed te worden aan de correcte naleving van de wet op de overheidsopdrachten. Het wordt de promotor sterk aanbevolen door middel van het stroomdiagram opgenomen vooraan in de praktische gids overheidsopdrachten tijdig te onderzoeken of de wet al dan niet op hem van toepassing is. Het toepassingsgebied van de wet is vaak ruimer dan promotoren veronderstellen. Zo kan een privaatrechterlijke organisatie die bepaalde gesubsidieerde opdrachten uitvoert tóch onderworpen zijn aan de wet. In geval van twijfel is het aangeraden contact op te nemen met het programmasecretariaat. Indien de wet op overheidsopdrachten van toepassing is, dient de promotor strikt de voorgeschreven procedure te volgen. Alle documenten met betrekking tot de gunning moeten bij de financiële rapportering gevoegd worden (minimaal: kopie publicatie van de aankondiging, bestek, gunningsverslag, gunningsbeslissing, toewijzingsbrief en eindafrekening). Ook de cumulatieve tabel overheidsopdrachten als bijlage bij het aanvraagformulier betalingen (zie ook punt 6) dient verplicht toegevoegd te worden (en dit ook voor iedere copromotor). Het niet of niet volledig volgen van de wet zal altijd leiden tot financiële correcties. Naargelang de ernst van de inbreuk kan deze correctie oplopen tot 100%, met andere woorden de volledige gunning wordt als onregelmatig beschouwd en alle ermee verbonden uitgaven zijn dan niet subsidiabel voor EFRO-steun. Indien tijdens de projectperiode effectieve inkomsten gegenereerd worden, dan dienen deze per rapport aangegeven te worden en dienen de relevante bewijsstukken toegestuurd te worden (zie ook punt 7 voor verdere toelichting inzake inkomsten). 4. Hoe rapporteren De rapportering gebeurt in twee stappen. De projectpromotor maakt eerst in het EFRO-beheerssysteem (webapplicatie) een inhoudelijk en financieel rapport aan en dient dit via de webapplicatie in. Dit is mogelijk vanaf het moment van registratie van de projectovereenkomst. Het bekijken van de vragen inzake rapportering en het effectief indienen van gemaakte uitgaven is dus pas mogelijk na ondertekening en registratie van de projectovereenkomst. In een tweede stap verstuurt de projectpromotor het aanvraagformulier betalingen (www.efro.be) Gids rapportindiening juni 2010 5
alsook alle onderliggende bewijsstukken en stavingsdocumenten per post aan de afdeling Europa Economie: Agentschap Ondernemen, afdeling Europa Economie De heer André Van Haver, afdelingshoofd Koning Albert II-laan 35 bus 12 1030 Brussel Tel: 02/553.38.64 Fax: 02/502.47.02 De behandelingstermijn van het ingediende rapport begint pas te lopen vanaf het moment van ontvangst van de papieren bewijsstukken. In de applicatie worden de gemaakte kosten per kostenrubriek ingebracht, zijnde investeringen, personeel, werking, overhad, externe prestaties en promotie & publiciteit. Indien van toepassing dienen ook inkomsten opgenomen te worden in de rapportering. Zie ook bijlage 1 voor een gedetailleerde toelichting inzake de indiening van rapporten via de webapplicatie. 5. Bewijsstukken De per post te versturen bewijsstukken dienen steeds het aanvraagformulier betaling (zie ook punt 6 voor verdere toelichting) te bevatten (zie www.efro.be). Iedere kost wordt afzonderlijk bewezen. In de webapplicatie wordt voor elke nieuwe kostenlijn automatisch een EFRO-volgnummer aangemaakt. Dit EFROvolgnummer moet vermeld worden op alle bewijsstukken voor deze kostenlijn (factuur, betalingsbewijs, arbeidsovereenkomst, loonfiche, andere bewijsstukken). Ook het projectnummer moet op ieder document worden vermeld. Elk bijgevoegd bewijsstuk wordt aldus genummerd als volgt: projectnummer - kostenlijnnummer - eventueel volgnummer indien meerdere bewijsstukken per kostenlijn, bijvoorbeeld 171-25-1, 171-25-2, 171-26, ). Indien van toepassing worden eveneens de bewijsstukken die de ontvangen inkomsten staven genummerd en bijgevoegd. Alle bewijsstukken met betrekking tot één kostenlijn dienen gegroepeerd te worden en de volgorde van het geheel van de bewijsstukken dient de kostenlijnen logisch te volgen. Op deze manier kunnen bij controle snel en efficiënt de bewijsstukken behorend tot een bepaalde kostenlijn teruggevonden worden. Een aantal bewijsstukken dient slechts één maal toegevoegd te worden niettegenstaande er in de verdere loop van het project nog kosten zullen ingediend worden met betrekking tot deze bewijsstukken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij personeelskosten. De arbeidsovereenkomst en de Dimona-registratie van het personeelslid dient slechts één maal te worden bijgevoegd (bij de eerste indiening van de loonkost), bij volgende loonkosten wordt enkel nog de relevante loonfiche toegevoegd. Ook het gunningsdossier in het kader van de wet op de overheidsopdrachten dient slechts één maal toegevoegd te worden (bij indiening eerste factuur van de desbetreffende opdracht). Gids rapportindiening juni 2010 6
Europa hecht groot belang aan de communicatie van de Europese steunverlening en het gebruik van het Europese logo. De promotor dient aan te geven welke communicatieacties reeds werden uitgevoerd en hoe gebruik werd gemaakt van het Europese logo. Hij dient tevens alle relevante bewijsstukken mee te sturen (foto s, folders, persartikelen, ). De promotor moet het EFRO-dossier en alle onderliggende documenten en bewijsstukken tot 3 jaar na de goedkeuring van de afsluiting van het programma door de Europese Commissie bijhouden. Voor de programmaperiode 2007-2013 betekent dit concreet tot eind 2022. 6. Aanvraagformulier betaling Het aanvraagformulier zorgt er ondermeer voor dat de bewijsstukken gekoppeld kunnen worden aan het juiste rapport en levert bijkomende informatie in het kader van de controle van de rapporten. De promotor dient steeds het rekeningnummer te vermelden waarop de EFROsteun mag gestort worden. Indien dit rekeningnummer verschilt van het rekeningnummer opgenomen in het EFRO-beheerssysteem, zal het programmasecretariaat de nodige stappen nemen om dit aan te passen in het systeem. Indien het project ook Vlaamse Hermes-cofinanciering via de minister bevoegd voor Economie ontvangt, kan de promotor op dit aanvraagformulier aanduiden dat hij eveneens de betaling van deze Vlaamse steun vraagt. Hij moet in dit geval geen verdere stappen ondernemen, de Hermes-steun zal door de dossierbehandelaar uitbetaald worden na controle van het ingediende rapport. Onder punt 2 van het aanvraagformulier wordt de promotor gevraagd bijkomende toelichting te verstrekken inzake een aantal topics die in het kader van de controle van het rapport noodzakelijk zijn. Indien geen wijzigingen te melden zijn ten opzichte van de voorgaande rapportering, dan kan de vorige toelichting hernomen worden. De verschillende topics worden hierna kort besproken. Promotor en eventuele copromotoren dienen de cumulatieve tabel inzake overheidsopdrachten als bijlage van het formulier, ingevuld te bezorgen (één tabel per projectpartner). In deze tabel wordt aangegeven of zij al dan niet onder het toepassingsgebied van de wet op de overheidsopdrachten vallen. Indien dit het geval is, dient een overzicht van de gunningen gegeven te worden. Indien er tijdens de uitvoering van het project nog bijkomende gunningen gebeuren waarvoor facturen worden ingediend, dan dienen deze gunningen stelselmatig opgenomen te worden in de tabel. Naarmate gegunde opdrachten gerealiseerd en volledig betaald werden, dient het ingevulde overzicht van de realisaties ten opzichte van de gunningen bezorgd te worden. Het betreft dus een cumulatieve tabel die bij elke rapportering verder aangevuld en toegestuurd dient te worden. Indien in de projectovereenkomst bijzondere goedkeuringsvoorwaarden werden opgenomen, dan dient de naleving van deze voorwaarden toegelicht te worden. Daarnaast dienen tevens een aantal horizontale aspecten nageleefd te worden, zoals gelijke kansen, leefmilieu en duurzame ontwikkeling. Indien de promotor Gids rapportindiening juni 2010 7
hieromtrent specifieke acties heeft voorzien binnen het project, dan dient een korte toelichting betreffende de realisatie van deze acties gegeven te worden. Ook indien geen actieve acties voorzien werden, geeft de promotor aan hoe eventueel op indirecte wijze met deze principes werd rekening gehouden. Inkomsten worden besproken in punt 7 van deze gids. Indien er echter afwijkingen zouden zijn tussen geraamde en werkelijke inkomsten waardoor een aanpassing van de raming en een aanpassing van de EFRO-steun eventueel noodzakelijk zouden zijn, dient de promotor dit in het aanvraagformulier verder toe te lichten. Europa stelt dat de EFRO-bijdrage voor een concrete actie enkel gehandhaafd kan blijven als die concrete actie gedurende vijf jaar na de voltooiing van de actie geen belangrijke verandering ondergaat. De promotor is bijgevolg verplicht de beheersautoriteit op de hoogte te stellen van iedere belangrijke wijziging (bijvoorbeeld verkoop van projectonderdeel). Indien dergelijke wijzigingen zich tijdens de uitvoeringsperiode zouden voordoen, dient de promotor dit aan te geven via het aanvraagformulier (na afronding van het project melding per brief). Bij de afsluiting van het project en het indienen van het laatste rapport, kruist de promotor dit aan op het formulier. Bij investeringsprojecten bevestigt de promotor dat alle uitgaven gemaakt in het kader van het goedgekeurde EFROproject werden ingediend, ook al werd het maximum van de goedgekeurde uitgaven en EFRO-steun al bereikt. Hij geeft tevens de meest recente stand van zaken betreffende de uitbetaling van de cofinancieringen (alle financieringen uitgezonderd EFRO-steun en eigen inbreng). De vermelde cofinancieringsbronnen dienen overeen te stemmen met de in de projectdefinitie voorziene cofinancieringsbronnen. Verder fungeert het formulier als geheugensteuntje voor de promotor wat betreft de toe te sturen bewijsstukken. Een niet-limitatieve lijst werd opgenomen. Tenslotte bevat het aanvraagformulier onderstaande verklaring op eer: De promotor verklaart op eer dat de goederen/diensten effectief werden geleverd/gepresteerd, dat de ingediende uitgaven daadwerkelijk werden gemaakt, dat alle ingediende uitgaven werden verricht in het kader van het goedgekeurde EFRO-projectnr. XXX en dat geen enkel vorm van dubbele subsidiëring en overfinanciering optreedt. De promotor dient het aanvraagformulier te handtekenen en naam en datum te vermelden. 7. Inkomsten 7.1 Algemeen Indien uw project inkomsten genereert of zal genereren, dient u bij de indiening van uw rapport steeds een inkomstenlijn aan te maken waarin u de te Gids rapportindiening juni 2010 8
verrekenen inkomsten (effectief ontvangen inkomsten of pro rata inkomsten van de geraamde toekomstige inkomsten) opneemt. De behandeling van inkomsten verschilt naargelang het project een werkingsproject dan wel een investeringsproject is. Om het onderscheid te maken, dient gekeken naar de hoofddoelstelling van het project en de kostendetaillering. Indien het project hoofdzakelijk uit investeringen bestaat (> 50% van de voorziene kosten) dan betreft het een investerings- of infrastructuurproject. Indien het project daarentegen hoofdzakelijk uit andere kosten bestaat (personeel, werking, overhead, externe prestaties en/of promotie) dan betreft het een werkingsproject (beperkte investeringskosten zijn uiteraard mogelijk). Bij werkingsprojecten worden de tijdens de projectperiode gegenereerde inkomsten steeds afgetrokken vooraleer de EFRO-steun te berekenen. Normaalgezien werd een raming van de inkomsten afgetrokken op het moment van goedkeuring door het Comité van Toezicht. Ongeacht of dit al dan niet effectief gebeurde, zal de promotor de gedurende de rapporteringsperiode werkelijk gegenereerde inkomsten aangeven in zijn financieel rapport (dus ook indien initieel geen sprake was van inkomsten). Belangrijk aandachtspunt is dat de promotor steeds zijn totale kosten dient te bewijzen, dus zoals voorzien vóór aftrek van de inkomsten (totale kosten zoals gedetailleerd in het model kostendetaillering). De dossierbehandelaar zal aan de hand van de uiteindelijke bewezen totale kosten en de aangegeven werkelijke inkomsten de EFRO-steun berekenen, welke uiteraard nooit hoger kan zijn dan de goedgekeurde EFRO-steun. Cijfervoorbeeld: Totale kosten: 100 Geraamde inkomsten: 20 Totale subsidiabele kosten: 80 EFRO-percentage: 40 % Beslissing CVT: EFRO maximaal 32 promotor dient voorziene totale kosten van 100 te bewijzen en effectieve inkomsten aan te geven dossierbehandelaar geeft 40 % op de bewezen kosten min de effectieve inkomsten, met EFRO-steun van maximum van 32 verschillende scenario s zijn mogelijk naargelang de promotor alle voorziene totale kosten bewijst of niet en naargelang de werkelijk inkomsten afwijken van de geraamde inkomsten, promotor kan echter nooit meer dan de maximale EFRO-steun van 32 ontvangen, wel minder In geval het een inkomstengenererend investeringsproject betreft wordt een onderscheid gemaakt tussen grote projecten (totale kost > 1.000.000 euro) en kleine projecten (totale kost 1.000.000 euro). Bij de kleine projecten volstaat een vereenvoudigde methode om rekening te houden met de gegenereerde inkomsten, met name het aftrekken van de geraamde netto-inkomsten gedurende een referentieperiode van 10 jaar vooraleer de EFRO-steun te berekenen. Bij de grote projecten wordt de zogenaamde funding gap-methode toegepast. Die bestaat eruit dat de bijdrage van EFRO wordt afgestemd op de bruto zelf-financieringsmarge van het project zodat zich geen overfinanciering Gids rapportindiening juni 2010 9
voordoet. De subsidiabele uitgaven mogen niet hoger zijn dan de investeringskosten na aftrek van de actuele waarde van de netto-inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentieperiode heeft opgeleverd (zie praktische gids subsidiabiliteit voor gedetailleerde toelichting). Normaalgezien wordt één van beide methoden toegepast op het moment van goedkeuring door het Comité van Toezicht. Ook bij investeringsprojecten dient de promotor steeds zijn totale EFRO-kosten te bewijzen (overeenkomstig het model kostendetaillering), dus zoals voorzien vóór aftrek van de inkomsten of vóór toepassing van de funding gap: - eenvoudige methode met aftrek van geraamde netto-inkomsten (kleine investeringsprojecten): de dossierbehandelaar zal aan de hand van de uiteindelijke bewezen totale kosten en de verhoudingsgewijze toepassing van de geraamde netto-inkomsten de EFRO-steun per rapport berekenen, welke uiteraard nooit hoger kan zijn dan de goedgekeurde EFRO-steun - funding gap-methode (grote investeringsprojecten): de dossierbehandelaar zal aan de hand van de uiteindelijke bewezen totale kosten en de funding gap ratio zoals bepaald bij goedkeuring van het project de EFRO-steun per rapport berekenen, welke uiteraard nooit hoger kan zijn dan de goedgekeurde EFRO-steun (totale kosten x funding gap ratio x EFRO-%) Investeringsprojecten genereren pas inkomsten na de voltooiing van het project, de promotor kan met andere woorden bij het indienen van de rapporten geen effectieve inkomsten aangeven en de berekening van de EFRO-steun zal dan ook gebeuren op basis van de geraamde inkomsten. Bij investeringsprojecten zal de controle op inkomsten dus niet bij de controle op stukken maar voornamelijk bij de volgende stappen in het controletraject plaatsvinden (controle ter plaatse, controle door onafhankelijke instanties, controle door de Europese Commissie, ), zijnde na de einddatum van de projectperiode. Ongeacht eventuele latere controles dient de promotor zowel tijdens als na de afsluiting van zijn project de beheersautoriteit onmiddellijk in te lichten bij vastgestelde of verwachte afwijkingen (afwijkingen van meer dan 10%) van de effectieve inkomsten ten opzichte van de geraamde inkomsten gedurende de referentieperiode zoals gehanteerd bij de initiële raming van de netto-inkomsten bij de goedkeuring door het Comité van Toezicht. Een aangepaste inkomstenraming zal in dat geval opgemaakt worden met desgevallend een aangepaste EFRO-steun. Concreet is de promotor verplicht afwijkingen te melden tot eind 2022. Indien een voorafgaande inkomstenraming niet mogelijk was (zie ook vermelding in projectovereenkomst), bepaalt art. 55 van 1083/2006 dat de inkomsten gegenereerd gedurende 5 jaar na voltooiing van de actie achteraf dienen afgetrokken te worden. Dit impliceert dat dergelijke projecten ook na afsluiting verder opgevolgd zullen worden door de beheersautoriteit zodat deze verplichting correct en tijdig kan worden uitgevoerd. Gids rapportindiening juni 2010 10
7.2. Praktisch Indien uw project inkomsten genereert of zal genereren, dient u bij de indiening van elk rapport steeds een inkomstenlijn aan te maken waarin u de te verrekenen inkomsten opneemt. Werkingsproject: - effectief ontvangen inkomsten opnemen in een inkomstenlijn - meerdere inkomsten kunnen samengevoegd worden in één inkomstenlijn - bewijsstukken inkomsten toesturen indien relevant Investeringsproject TK 1.000.000 : - pro rata berekening van de geraamde toekomstige inkomsten opnemen in een inkomstenlijn volgens formule: => pro rata inkomsten per rapport = (totale geschatte inkomsten / totale projectkost) * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport - cijfervoorbeeld: o goedkeuring: totale projectkost: 500.000 geschatte totale netto-inkomsten na investering: 50.000 voorziene EFRO-steun: (500.000-50.000 ) * 40% = 180.000 o rapportering nr. 1: kosten ingediend in rapport 1: 100.000 op te nemen pro rata inkomsten in rapport 1: (50.000 / 500.000 ) * 100.000 = 10.000 EFRO-steun rapport 1: (100.000 10.000 ) * 40% = 36.000 Investeringsproject TK > 1.000.000 (funding gap): - pro rata berekening van de geraamde toekomstige inkomsten opnemen in een inkomstenlijn volgens formule: => pro rata inkomsten per rapport = ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport * (1- funding gap ratio) - cijfervoorbeeld: o goedkeuring: totale projectkost: 1.500.000 funding gap ratio: 80% voorziene EFRO-steun: 1.500.000 * 80% * 40% = 480.000 o rapportering nr. 1: kosten ingediend in rapport 1: 400.000 op te nemen pro rata inkomsten in rapport 1: 400.000 * (100% 80%) = 400.000 * 20% = 80.000 EFRO-steun rapport 1: (400.000 80.000 ) * 40% = 128.000 8. Promotor copromotor(en) Copromotoren voeren bepaalde delen van het project uit en kunnen hiervoor de gemaakte kosten inbrengen (via de promotor) en aldus een deel van de EFRO- Gids rapportindiening juni 2010 11
subsidie ontvangen. Copromotoren dienen altijd door het Comité van Toezicht goedgekeurd te zijn. De Europese regelgeving en de bepalingen opgenomen in de projectovereenkomst en de praktische gidsen zijn van toepassing zowel voor promotor als voor de copromotoren. De promotor verbindt zich door de ondertekening van de projectovereenkomst tot naleving van de regels. De promotor en copromotoren sluiten op hun beurt binnen de 30 dagen na ondertekening van de projectovereenkomst een overeenkomst af waarin de wederzijdse rechten en plichten bepaald worden. De promotor bezorgt zo spoedig mogelijk een ondertekende versie van de samenwerkingsovereenkomst aan de beheersautoriteit. De promotor is verantwoordelijk voor het verzamelen van de bewijsstukken en het indienen van de kosten gemaakt door hem zelf en de eventuele copromotoren. Copromotoren kunnen dus geen rapport indienen, dit kan enkel door de promotor. De EFRO-steun wordt enkel betaald aan de promotor, die op zijn beurt gehouden is tot doorstorting van het aandeel van de copromotoren binnen de 30 dagen. Belangrijke opmerking: De ingediende uitgaven van promotor en copromotor(en) zullen niet behandeld worden op niveau van de aparte kostendetailleringen van promotor en copromotor(en). De dossierbehandelaar zal bijgevolg de ingediende kosten vergelijken met de totale kostendetaillering. Het is aan de promotor en copromotor(en) zelf om hun onderlinge kostendetaillering op te volgen en vervolgens op basis van de ingediende en aanvaarde kosten te bepalen op welk deel van de EFRO-subsidie elkeen recht heeft (zie ook punt 10). Indien de promotor bij het ingeven van de gemaakte kosten in de EFROtoepassing aangeeft (via een uitvallijst) wie de ingebrachte kost heeft gemaakt, kunnen achteraf op eenvoudige manier (via het kostenlijnenoverzicht) de ingediende en na controle aanvaarde totalen per betrokken partner samengesteld worden en kan aldus de exacte verdeling van de EFRO-steun bepaald worden. Indien promotor en copromotor(en) onderling belangrijke kosten zouden verschuiven, kan dit besproken worden op het Begeleidingscomité. Een aanpassing van de kostenverdeling kan desgevallend doorgevoerd worden. Dit wordt vervolgens in het verslag van het Begeleidingscomité opgenomen en geformaliseerd via een nieuwe bijlage "fiche kostendetaillering". 9. Eindrapport Indien de projecteinddatum minder dan 6 maanden vóór 30/11 ligt (met andere woorden tussen 1/6 en 30/11), wordt het eindsaldo (om programmatechnische redenen) over 2 laatste rapporten gesplitst: de eerste saldorapportering bevat het gros van de uitgaven en wordt steeds uiterlijk tegen 30/11/20.. opgeleverd. De promotor zal hier slechts op minimale wijze een inhoudelijke rapportering verzorgen. Gids rapportindiening juni 2010 12
de tweede saldorapportering bevat het gros van de inhoudelijke rapportering en wordt steeds tegen de voorziene opleverdatum (6 maanden na beëindigen van het project) ingediend. In deze rapportering kunnen dan ook nog steeds uitgaven worden opgenomen Indien de projecteinddatum meer dan 6 maanden vóór 30/11 ligt (met andere woorden tussen 1/12 en 30/5), wordt het eindsaldo op de normale wijze ingediend, zijnde via één enkele rapportering. Bij investeringsuitgaven (oprichting van gebouwen en verbouwingswerken) dienen volgende documenten meegestuurd te worden: - eindafrekening - beslissing van goedkeuring van de eindafrekening (indien van toepassing) - proces-verbaal van de voorlopige oplevering (indien niet mogelijk: een verklaring van de architect inzake de goede uitvoering van de werken) Bij investeringsprojecten moet de promotor alle uitgaven gemaakt in het kader van het goedgekeurde EFRO-project indienen, ook al werd het maximum van de goedgekeurde uitgaven en EFRO-steun al bereikt. Bij de behandeling van de saldorapportering stuurt de dossierbehandelaar het project eerst naar de afdeling Inspectie Economie van het Agentschap Ondernemen vooraleer de opdracht tot betaling te geven aan de certificeringsautoriteit. De afdeling Inspectie Economie bepaalt aan de hand van een risicoanalyse of het project al dan niet een controle ter plaatse zal ondergaan. Indien geen controle ter plaatse, dan kan het eindsaldo meteen worden uitbetaald. Indien wel controle ter plaatse, dan dient de dossierbehandelaar eerst het inspectieverslag af te wachten. Na het aanbrengen van eventuele correcties wordt dan de opdracht tot betaling gegeven. Indien het project ter plaatse gecontroleerd moet worden, loopt de betalingstermijn op tot maximaal 9 maanden. 10. Opvolging van ingediende rapporten De dossierbehandelaar zal rechtstreeks in het EFRO-beheerssysteem de door de promotor ingediende kostenlijnen behandelen: - vergelijken van de kostenlijn met de aangeleverde bewijsstukken - eventueel bijkomende inlichtingen opvragen - controle op werkelijkheid en correctheid van de uitgave - controle op naleving van de regelgeving - conclusie van de uitgevoerde controles rechtstreeks inbrengen in het systeem (in orde of niet in orde met vermelding van reden) - de gevraagde EFRO-subsidie wordt ofwel behouden ofwel aangepast indien er uitgaven deels of volledig verworpen werden In het EFRO-beheerssysteem worden de totalen gemaakt en wordt de uit te betalen EFRO-steun automatisch berekend. Het EFRO-beheerssysteem bevat een kostenlijnenrapport dat een overzicht geeft van alle ingediende kostenlijnen, de beoordeling van de dossierbehandelaar en Gids rapportindiening juni 2010 13
het resultaat van de uitgevoerde controles in de vorm van de aanvaarde uitgaven en de uit te betalen EFRO-steun. De promotor krijgt op deze manier een duidelijk zicht op de aanvaarde uitgaven en/of de reden van niet aanvaarding van bepaalde uitgaven. De dossierbehandelaar geeft vervolgens een opdracht tot betaling aan de certificeringsautoriteit. Na het uitvoeren van de nodige controles en op voorwaarde van voldoende beschikbare Europese middelen, voert de certificeringsautoriteit de betaling uit op rekening van de promotor. De totale behandelingstermijn van een ontvankelijke en volledige rapportering neemt maximaal 4 maanden in beslag. Bij het ontbreken van één of meerdere documenten of in geval van onduidelijkheden, worden aan de promotor bijkomende inlichtingen gevraagd. In dit geval wordt de behandelingstermijn opgeschort en begint de behandelingstermijn opnieuw te lopen vanaf de datum waarop de bijkomende inlichtingen ontvangen worden. De promotor kan in de applicatie niet enkel het resultaat van de controle opvolgen, maar tevens de stand van zaken met betrekking tot de effectieve betaling van de EFRO-steun. Via de applicatie kan hij naam en contactgegevens van zijn dossierbehandelaar terugvinden, indien hij nog bijkomende toelichting zou wensen. 11. Rapportering na financiële afsluiting Op eenvoudige vraag van de beheersautoriteit dienen promotor (en copromotoren) hun medewerking te verlenen aan het rapporteren over de inhoudelijke projectvoortgang, in het bijzonder betreffende indicatoren, ná de financiële afsluiting van het project (uiterlijk tot eind 2022). 12. Enkele bijzondere aandachtspunten & praktische voorbeelden Voor de gedetailleerde subsidiabiliteitsregels en vereiste bewijsstukken: zie praktische gids subsidiabiliteit. Algemeen: - ingeval van copromotoren dient de promotor in de EFRO-toepassing steeds aan te geven (via een uitvallijst) wie de ingebrachte kost heeft gemaakt, dit laat toe achteraf op eenvoudige manier (via het kostenlijnenoverzicht) ingediende en na controle aanvaarde totalen per betrokken partner op te maken en aldus de exacte verdeling van de EFRO-steun te verkrijgen - toelichting gebruikte verdeelsleutels is noodzakelijk indien afwijkend van goedgekeurde verdeelsleutels in model kostendetaillering - alle door de promotor noodzakelijk geachte bijkomende verduidelijkingen, berekeningen, kunnen bij de papieren bewijsstukken gevoegd worden - indiening van alle uitgaven gemaakt in het kader van een investeringsproject (ook indien maximale goedgekeurde uitgaven reeds bereikt werden) Personeelskosten: - ondertekende en gedateerde tijdsregistratie, zowel door het personeelslid als de directe leidinggevende, is verplicht (template beschikbaar op www.efro.be, zie bijlage 2 voor meer gedetailleerde instructies) Gids rapportindiening juni 2010 14
- maandloon wordt ingediend op basis van reële maandelijkse prestaties conform tijdsregistratie - vakantiegeld en eindejaarspremie worden ingediend op basis van theoretische prestaties op jaarbasis zoals voorzien in de projectaanvraag (uitgezonderd indien aanzienlijke afwijking tussen theoretische affectatie en gemiddelde van de reële affectatie) - personeelsleden worden tegelijk op verschillende projecten ingezet => een duidelijk overzicht met de toewijzing per project is verplicht (geldt ook voor andere kosten die eventueel via verdeelsleutels aan verschillende projecten worden toegewezen) - statutaire ambtenaren worden ingezet op een EFRO-project => een verklaring inzake de vervanging van deze personeelsleden voor wat betreft hun reguliere taken is verplicht Overheadkosten: - forfaitair bedrag conform goedgekeurd overheadpercentage van het project op te nemen in één enkele kostenlijn per rapportering en dit per betrokken partner (promotor en copromotoren) - geen bewijsstukken meer nodig - aan te maken kostenlijn in de EFRO-toepassing: o factuurdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen de projectperiode) o factuurnummer: nvt o leverancier: nvt o voorwerp uitgaven: forfaitaire overhead o factuurbedrag excl. btw: overheadbedrag in euro o niet-terugvorderbare btw: 0 euro o bijdrage tot project: 100% o subsidiabel bedrag: => wordt berekend o betalingsdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen de projectperiode) o betaald bedrag: overheadbedrag in euro Onroerend goed: - aankoop => schattingsverslag en verklaring inzake ontvangen subsidies in de voorbije 10 jaar zijn verplicht - bouw/verbouwing: noodzakelijke vergunningen bezorgen - bouw/verbouwing terwijl geen eigenaar => bewijs van erfpacht, opstal, verplicht Afschrijvingen: - factuur en betalingsbewijs aankoop meesturen bij indiening afschrijvingen - afschrijvingstabel is verplicht (aangepast model op www.efro.be): tabel geeft automatisch de jaarlijkse afschrijving en berekent eveneens maandelijkse afschrijvingsbedragen, rekening houdend met eventuele restwaarde) - tabel geeft de maximale afschrijvingstermijn in maanden die standaard mogelijk is binnen het project, deze termijn verschilt naargelang het een investeringsproject (dan volledige projectperiode) of een werkingsproject (dan enkel resterende projectperiode vanaf aankoop) betreft. De maximale afschrijvingstermijn kan uitzonderlijk ook langer zijn indien afschrijvingen werden goedgekeurd als voorafgaande kosten Gids rapportindiening juni 2010 15
- vanaf het moment van aankoop kan de maximale afschrijvingstermijn met bijhorend bedrag meteen volledig ter subsidiëring worden ingediend (m.a.w. ook toekomstige afschrijvingen) - aan te maken kostenlijn in de EFRO-toepassing: o factuurdatum, factuurnummer, leverancier: zoals vermeld op bijgevoegde kopie van de factuur o voorwerp uitgaven: afschrijving + afschrijvingsperiode waarover gerapporteerd wordt + afgeschreven voorwerp o factuurbedrag excl. btw: afschrijvingsbedrag in euro incl./excl. btw naargelang btw-statuut van de indiener o niet-terugvorderbare btw: altijd 0 euro (indien btw afschrijfbaar is, dan wordt dit meegenomen in de lijn factuurbedrag excl. btw) o bijdrage tot project: affectatie % o subsidiabel bedrag: => wordt berekend o betalingsdatum: laatste dag afschrijvingsperiode waarover gerapporteerd wordt (binnen de projectperiode) o betaald bedrag: afschrijvingsbedrag in euro incl./excl. btw naargelang btw-statuut van de indiener Horizontale & algemene thema s: - gelijke kansen: toelichting uitvoering voorziene acties in aanvraagformulier betaling - leefmilieu & duurzame ontwikkeling: toelichting uitvoering voorziene acties in aanvraagformulier betaling - promotie & publiciteit: toelichting uitvoering voorziene acties in aanvraagformulier betaling + meesturen bewijsstukken - inkomsten: toelichting in aanvraagformulier betaling inzake eventuele belangrijke afwijkingen tussen de geraamde en werkelijke inkomsten - behoud van bestemming: toelichting in aanvraagformulier betaling inzake eventuele belangrijke wijzigingen binnen het project (bijvoorbeeld verkoop van projectonderdeel) 13. Onregelmatigheden en terugvorderingen Een onregelmatigheid wordt gedefinieerd als elke inbreuk op het Gemeenschapsrecht die bestaat in een handelen of nalaten van een promotor of copromotor waardoor de algemene begroting van de Gemeenschappen wordt of zou kunnen worden benadeeld als gevolg van een onverschuldigde uitgave. Deze definitie omvat dus alle soorten objectieve gedragingen (een handeling of het nalaten van een handeling), ook als er geen sprake is van opzet, die een overtreding of niet-naleving van het Gemeenschapsrecht inhouden en waardoor de Gemeenschapsbegroting wordt of zou kunnen worden benadeeld. De promotor doet onverwijld mededeling aan de beheersautoriteit over feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het recht van voortbestaan van de EFRO-subsidie, alsook van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord of een faillissement van de promotor, dan wel van één van de copromotoren. Bij vermoeden van een onregelmatigheid kan de beheersautoriteit opdracht geven aan de certificeringsautoriteit tot voorlopige opschorting van de uitbetaling Gids rapportindiening juni 2010 16
van de toegekende EFRO-steun. Indien na grondig onderzoek van het project blijkt dat onregelmatigheden werden begaan, kan beslist worden tot definitieve opschorting van de EFRO-steun en tot terugvordering van de al uitgekeerde steun. Deze terugvordering kan gebeuren via de aanpassing van het nog verschuldigde saldo of via een effectieve opdracht tot terugvordering. Het Comité van Toezicht en de beheersautoriteit kunnen beslissen de EFROsteun geheel of gedeeltelijk terug te vorderen in volgende gevallen: - onregelmatigheden, inclusief faillissementen; - project is niet gestart binnen de zes maanden na goedkeuring (deze termijn kan uitzonderlijk worden verlengd door het Comité van Toezicht mits grondige motivering); - promotor/copromotor handelt niet overeenkomstig de geldende Europese, nationale en regionale wet- en regelgeving, de projectovereenkomst of andere bepalingen ten aanzien van het EFRO Doelstelling 2-programma; - de realisatie en voortgang van het project verloopt niet overeenkomstig het projectvoorstel (niet realiseren doelstellingen, inhoudelijke en/of financiële afwijkingen). 14. Beroepsmogelijkheden Tegen beslissingen in het kader van de uitgevoerde controles zijn volgende beroepsmogelijkheden mogelijk (in deze volgorde): 1. willig en oneigenlijk beroep : in te leiden bij de bevoegde administratie, bij middel van gewone geargumenteerde brief, te richten aan de beheersautoriteit, Agentschap Ondernemen, afdeling Europa Economie, dhr. André Van Haver, afdelingshoofd, Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel 2. hiërarchisch beroep : in te leiden bij middel van gewone geargumenteerde brief, te richten aan de Vlaamse minister bevoegd voor Economie 3. eindberoep : in te leiden bij de Raad van State, bij middel van aangetekende brief, binnen 60 dagen na kennisgeving van onderhavige beslissing, te richten aan de Raad van State, Wetstraat 34-36, 1040 Brussel Gids rapportindiening juni 2010 17
BIJLAGE 1: RAPPORT INDIENEN VIA WEBAPPLICATIE Gids rapportindiening juni 2010 18
Rapport aanmaken bewerken - indienen Aanmelden in toepassing Kiezen Andere activiteit Project openen Nieuw rapport aanmaken Kiezen Bestaand rapport openen Rapport indienen Klik op knop indienen Antwoorden toevoegen op het tabblad rapportering Voeg kosten toe type factuur Rapport wijzigen Antwoorden toevoegen op het tabblad kosten Voeg kosten toe type personeelskost Rapport opslaan Voeg inkomsten toe indien nodig Ja Rapport is ingediend Zijn alle verplichte velden ingevuld? Nee Al of niet valideren Valideren Direct indienen of later verder werken Direct indienen Later verder werken Rapport wijzigen Foutboodschap opnieuw bewerken nodig Stoppen Gids rapportindiening juni 2010 19
Aanmelden in toepassing Nodig: Federaal token of elektronische identiteitskaart geregistreerd zijn in de toepassing Via www.efro.be : bovenaan projectoproepen digitaal loket of rechtstreeks via http://efro2007-2013.vlaanderen.be Open de applicatie en kies federaal token of elektronische identiteitskaart Kies eventueel de organisatie waarvoor u aanmeldt Technische problemen? Gaan naar www.efro.be en klik rechtboven op faq. Hier vindt u het antwoord op heel wat technische vragen Stuur een bericht naar efrosupport@vlaanderen.be Bel 02/553.37.30 (Roel Loos) Gids rapportindiening juni 2010 20
Nieuw rapport aanmaken Nodig: U hebt het juiste project aangeklikt. Dit project is definitief goedgekeurd en het contract is geregistreerd. Pas na contractregistratie worden er immers rapportperiodes aangemaakt. Nieuw rapport aanmaken Kies juiste rapportperiode* Klik op groen plusje rechts Bevestig Gids rapportindiening juni 2010 21
Nieuw rapport aanmaken: Juiste rapportperiode kiezen U ziet bij een geopend project (met een geregistreerd contract) een lijst met rapportperiodes. Normaal gezien is hierover bij de contractondertekening gesproken. Deze periodes kunnen aangepast worden zolang er geen rapport is aangemaakt. Controleer dus grondig of u tevreden bent over de vermeldde periodes en neem eventueel contact met ons op. U kiest de rapportperiode waarvoor u een rapport wenst in te dienen. Begin altijd met rapport 1 en sla geen rapporten over. Neem bij onduidelijkheid contact op! VOORBEELD: 7 - Rapport Periode 7 (01/05/2009-31/07/2009) Uiterste Indiening Datum 31/08/2009 = Rapport 7, gaat indicatief over de periode 01/05/2009 tot 31/07/2009 en wij verwachten dat u dit rapport indient voor 31/08/2009. Ter info: u kunt bij latere rapporten altijd informatie over eerdere periodes toevoegen. Gids rapportindiening juni 2010 22
Bestaand rapport openen Nodig: U hebt al een rapport aangemaakt. Dit rapport heeft de status in opmaak. Klik op Rapport - Versie: 1 om het rapport te openen. U wil het rapport terug sluiten? Bewaar het rapport altijd als u wijzigingen niet wil verliezen Klik bovenaan op project in de broodkruimel navigatie overzicht projecten > project > projectrapport om terug te keren naar uw projectoverzicht. Klik op overzicht projecten om al uw projecten te zien. Gids rapportindiening juni 2010 23
Rapport wijzigen Nodig: U hebt al een rapport aangemaakt. Dit rapport heeft de status in opmaak en dit rapport is geopend Klik op de knop Wijzig U kunt nu: Gegevens invullen bij het tabblad rapportering en bij het tabblad kosten De andere tabbladen gebruikt u niet. Bijlagen horen op het tabblad rapportering helemaal onderaan. Gids rapportindiening juni 2010 24
Antwoorden toevoegen op het tabblad rapportage Nodig: U hebt op de knop wijzig geklikt en u bent op het tabblad rapportage U kunt nu: Gegevens invullen bij het tabblad rapportering: tekst, getallen of keuzes uit een keuzelijst. De vragen met een * zijn verplicht in te vullen. Dit tabblad bestaat uit drie delen 1. Vragen over de voortgang van uw project; een stand van zaken. Hier proberen wij een vinger aan de pols te houden. 2. Indicatoren die u behaald heeft. U vult steeds in wat het totaal is dat u al bereikt hebt tijdens uw project 3. Indicatoren voor het eindrapport: dit vult u enkel in bij uw eindrapportage. De indicatoren gebruiken wij om te rapporteren naar de Europese Commissie. Uw hulp hierbij is onmisbaar. Eventuele bijlagen kunt u enkel hier onderaan toevoegen Gids rapportindiening juni 2010 25
Antwoorden toevoegen op het tabblad kosten Nodig: U hebt op de knop wijzig geklikt en u bent op het tabblad kosten U kunt nu: Kostenlijnen toevoegen. Om kostenlijnen toe te voegen klikt u op het groene plusje naast de rubriek. Als u een externe prestatie -kost wenst toe te voegen, klikt u op het groene plusje naast externe prestaties. Er zijn drie types kostenlijnen: factuurlijnen, personeelskosten en inkomsten. Personeelskosten enkel van toepassing bij rubriek personeelskosten. Factuurlijnen bij investeringskosten, overheadkosten, externe prestaties, promotie en publiciteit en werkingskosten. Inkomsten zijn negatieve kosten. Zij verminderen de basis waarop de subsidie berekend wordt. Enkel in te vullen indien dit noodzakelijk is voor uw project. Gids rapportindiening juni 2010 26
BIJLAGE 2: INSTRUCTIES TIJDSREGISTRATIE Gids rapportindiening juni 2010 27
Instructie: Het invullen van de tijdsregistratie De aanlevering van de maandelijkse tijdsregistraties is bij de indiening van de personeelskosten een verplichting. Deze tijdsregistraties laten immers toe een duidelijk overzicht te geven van welk personeelslid hoeveel tijd heeft besteed aan de uitvoering van een project. Via de tijdsregistraties wordt bijgevolg het correcte reële affectatiepercentage berekend, welke gehanteerd wordt bij de berekening van de subsidiabele personeelskost. Meer informatie over de personeelskosten vindt u terug in de praktische gids Subsidiabiliteit p18-p26. Noodzakelijke documenten bij het invullen van de tijdsregistraties: - het arbeidscontract van het personeelslid - de kostendetaillering Waar vindt u de tijdsregistraties? De tijdsregistraties zijn weer te vinden op de website: www.efro.be handleidingen o model tijdsregistraties 2010 Het gebruik van deze tijdsregistraties brengt enkele voordelen met zich mee: - U beschikt over een gestandaardiseerde lay- out voor alle maanden van 2010. - Het aantal werkdagen van de desbetreffende maand is al ingevuld. Deze hoeft u dus niet zelf in te vullen of te wijzigen. - Via een formule wordt het reële affectatiepercentage voor de desbetreffende maand automatisch berekend. Dit bespaart u rekenwerk. Hoe vult u een tijdsregistratie in? 1) Vul bovenaan het model naam personeelslid, werkgever en projectnummer in 2) Geef een beknopte omschrijving van de uitgevoerde projectactiviteiten per halve dag of noteer wettelijk verlof en ziektedagen ten laste van de werkgever 3) Vul het tewerkstellingspercentage volgens de arbeidsovereenkomst in. de Te presteren werkdagen wordt automatisch berekend. 4) Vul het aantal dagen EFRO-activiteiten in (tel uw ingevulde halve dagen EFRO samen). 5) Vul het aantal dagen Wettelijk verlof & ziekte t.l.v. de werkgever in. 6) Vul de Geraamde inzet EFRO-project volgens projectvoorstel (%) in. Dit percentage moet dus overeenkomen met het percentage dat weer te vinden is in de kostendetaillering. het Reële affectatiepercentage voor de desbetreffende maand wordt automatisch berekend. Dit percentage dient u ook in de applicatie in te dienen als affectatiepercentage bij de declaratie van uw personeelskosten. 7) Datum en handtekening personeelslid en directe leidinggevende. Enkele belangrijke opmerkingen: - Er wordt voor alle bij het project betrokken personeelskosten een tijdsregistratie bijgehouden, die aansluit op het door de betrokken persoon volgens de arbeidsovereenkomst te presteren aantal uren. Voorbeeld: als een persoon een aanstelling heeft van 32 uur per week, dan moet de tijdsregistratie gebaseerd zijn op 8 halve dagen. - Projectactiviteiten (uitgedrukt in dagen) ten opzichte van totaal aantal te presteren dagen in de maand verminderd met verlof en ziekte, geven een reëel affectiepercentage voor de betrokken maand. - Wettelijk verlof en ziekte waarbij de loonkost ten laste is van de werkgever worden Gids rapportindiening juni 2010 28
eveneens vermeld in de tijdsregistratie. - De berekening van het reële affectatiepercentage gebeurt automatisch. U hoeft dus zelf niets te berekenen en/of te wijzigen aan de formule. Indien u toch wijzigingen aan de formule aanbrengt, dan dient dit grondig gemotiveerd en toegelicht te worden. - De geraamde inzet EFRO-project moet steeds gelijk zijn aan het percentage dat weer te vinden is in de kostendetaillering. - Het reëel affectatiepercentage is steeds kleiner of gelijk aan het tewerkstellingspercentage volgens het arbeidscontract (maximum 100% indien uitsluitend tewerkstelling op EFRO). - Recuperatiedagen als gevolg van de uitvoering van het EFRO-project zijn subsidiabel en worden gelijkgesteld met gepresteerde dagen (betaalde overuren zijn niet subsidiabel). - Indien geen fulltime projectactiviteit worden de overige uren blanco gelaten. - In geval van deeltijdse prestaties kan bij de automatische berekening van het aantal te presteren werkdagen een manuele afronding tot op een halve of volledige werkdag noodzakelijk zijn en dit volgens het reële werkschema van het personeelslid. - Enkel de tijdsregistraties van personeelsleden die op de kostendetaillering staan, worden aanvaard. Wijzigingen in het personeelsbestand of de aanwerving van nieuwe personeelsleden moeten altijd grondig toegelicht en gemotiveerd worden (goedkeuring door een Begeleidingscomité kan noodzakelijk zijn). - Let er op dat de tijdsregistratie zowel door het personeelslid als door de directe leidinggevende wordt ondertekend (handtekening, naam en datum). - De activiteiten verricht in het kader van de uitvoering van het project worden vermeld. Het is handig in de tijdsregistratie dezelfde onderverdeling van projectactiviteiten te hanteren als in het goedgekeurde projectvoorstel. Op deze manier kunnen de verrichte activiteiten snel gekoppeld worden aan de goedgekeurde activiteiten. - Geef een korte omschrijving van de uitgevoerde EFRO-activiteiten. Louter EFRO of een nummer plaatsen, is niet voldoende. Het moet voor de dossierbehandelaar duidelijk zijn welke activiteiten het personeelslid aan het EFRO-project heeft verricht. - Indien voldoende gedetailleerd kan de promotor een eigen registratiesysteem hanteren, mits berekening van het reële affectatiepercentage conform het model tijdsregistratie op www.efro.be - Indien ontbrekende handtekeningen of data, een te beperkte omschrijving van de EFROactiviteiten, zal de dossierbehandelaar verplicht zijn om correcte tijdsregistraties op te vragen. Probeer dit te vermijden, dit bespaart zowel u als de dossierbehandelaar veel nodeloos tijdsverlies. Gids rapportindiening juni 2010 29