1 REKENKAMERCOMMISSIE WIJDEMEREN EEN INTRODUCTIE Chris Moen Wim van den Hoek Mohamed Rabbae maart 2006
2 1. Waarom deze introductienotitie? Op 9 maart jl. heeft de raad van de gemeente Wijdemeren de drie leden benoemd van de door hem in maart 2005 ingestelde rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie gaat nu aan de slag. De rekenkamerfunctie is nieuw voor Wijdemeren. De verwachtingen over nut, noodzaak, aanpak en impact lopen uiteen. De volledig externe samenstelling van de commissie brengt met zich dat haar leden nog een beperkte kennis hebben van het reilen en zeilen van de gemeente Wijdemeren en van de opvattingen en visies die bij raad, college en ambtelijk apparaat leven.de commissie kiest er daarom voor in het begin van haar bestaan flink te investeren in wederzijdse oriëntatie en kennismaking. Zij wil daarom op korte termijn een aantal bijeenkomsten beleggen met raad, college en managementteam. Teneinde die bijeenkomsten niet vrijblijvend te laten verlopen, wil de commissie vooraf haar kijk op het rekenkamerwerk ter tafel brengen om daarover een grondige discussie uit te lokken. Tevens wil de commissie intensief van gedachten wisselen over door haar op korte en langere termijn te ondernemen onderzoeksactiviteiten. Op deze wijze hoopt de rekenkamercommissie direct het draagvlak voor haar optreden enige stevigheid te geven. In deze notitie presenteert de rekenkamercommissie zich door inzicht te geven in haar opvattingen over de door haar te vervullen opdracht en in de wijze waarop zij haar missie wil trachten te volbrengen. Bij het opstellen van deze notitie is dankbaar gebruik gemaakt van werkstukken van oudere broers en zusters in de rekenkamerfamilie. Verder zijn geraadpleegd de websites van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR), De Lokale Rekenkamer en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). 2. Wat wil de rekenkamercommissie Wijdemeren bereiken? Ambitie De rekenkamercommissie is een onafhankelijk orgaan dat van de gemeenteraad van Wijdemeren, gelet op de Gemeentewet, de opdracht heeft gekregen de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur te onderzoeken. Deze opdracht houdt de vervulling van een tweetal taken in: # Toetsen van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het
3 bestuurlijk handelen. # Adviseren over een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inrichting en uitvoering van het gemeentelijk beleid. Door middel van het verrichten van deze twee taken dient de rekenkamercommissie bij te dragen aan de versterking van de controlefunctie van de gemeenteraad en daarmee aan het vertrouwen van de inwoners van Wijdemeren in het bestuur. Voor de commissie staat het bevorderen van de efficiency en effectiviteit voorop. Niet het "gelijk hebben" maar het "gelijk krijgen" staat hoog in haar vaandel. Het onderzoeken van het bestuurlijk handelen is niet gericht op het uitdelen van gele en rode kaarten maar op het vinden van aangrijpingspunten voor verbeteringen. De commissie wil derhalve vooral een rol spelen bij het - waar nodig - stimuleren van verandering en vernieuwing in het gemeentelijk functioneren. Deze rolopvatting sluit overigens geenszins uit dat de commissie, mocht zij op misstanden stuiten, deze zonder omwegen aan de kaak stelt. Door transparantie en zorgvuldigheid in haar wijze van werken en door betrouwbaarheid en bruikbaarheid van haar analyses en adviezen zal de commissie gezag moeten verwerven. Eerst en vooral bij de raad, maar evenzeer bij het college, de ambtelijke organisatie en de burgerij. In dit licht is het ook van groot belang dat de commissie energie steekt in de "doorwerking" van haar rapporten. Teneinde effect te sorteren met haar activiteiten zal de commissie de communicatielijnen moeten openhouden met degenen die voorgestelde veranderingen moeten bewerkstelligen. De commissie streeft ernaar onderzoeksonderwerpen te kiezen die aansluiten bij de urgenties die politiek en inwoners beleven. De te plegen onderzoeksinspanningen en de daarvan te verwachten resultaten daarvan moeten een aantoonbare toegevoegde waarde bezitten. De selectie van die onderwerpen moet daarom op doorzichtige wijze plaatsvinden, met veel ruimte voor interactie met betrokkenen. Het oordeel van de raad over mogelijk te kiezen onderwerpen zal voor de commissie heel zwaar wegen. De uiteindelijke keuze van een onderwerp berust echter bij de commissie zelve De commissie beoogt jaarlijks tenminste één onderzoek van enige omvang uit te voeren. Daarnaast hoopt zij ruimte te vinden voor één kortlopend onderzoek van beperkte omvang ("quick scan"). De gemeentelijke rekenkamerfunctie is in het gehele land nog volop in ontwikkeling. Ook de rekenkamercommissie denkt te kunnen bijdragen aan die ontwikkelingen èn ervan te kunnen leren. Daarnaast vormt vooral het opereren
4 als rekenkamer een leerproces, zowel voor de commissie zelf als voor haar partners ten gemeentehuize De rekenkamercommissie zal elk jaar in haar jaarverslag haar eigen optreden en bereikte resultaten en effecten onder de loep nemen. Indien dit aanleiding zou geven tot bepaalde conclusies over opzet en inrichting van de commissie zal de commissie niet schromen aanpassingen aan de raad in overweging te geven. Positie De rekenkamercommissie neemt een zelfstandige positie in, zowel ten opzichte van gemeenteraad, college van B&W en ambtelijke organisatie als van burgers, bedrijven en instellingen van Wijdemeren. De commissieleden treden op zonder last of ruggespraak. De commissie bepaalt zelf haar onderzoeksagenda. Aangezien de raad ook zelf onderzoek kan doen, er bij het college een verantwoordelijkheid ligt voor het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoek en voorts de externe accountant de jaarrekening controleert en tot een rechtmatigheidsoordeel moet komen, is het wel noodzakelijk de verschillende agenda's op elkaar af te stemmen. Overigens zonder dat overlap altijd op voorhand dient te worden uitgesloten. De rekenkamercommissie moet haar evenwicht zien te bewaren. Aan de ene kant moet zij bewijzen van kwaliteit leveren door kritisch en objectief te zijn en aantoonbaar niet onder invloed van belanghebbenden te staan. Aan de andere kant wordt van haar een constructieve bijdrage aan verbetering en vernieuwing van het gemeentelijk functioneren verwacht. Daarvoor is het nodig dat zij een open oog heeft voor wat leeft in de politiek, bij de bevolking en bij de professionals in het gemeentehuis. De commissie wil haar relatie met de raad verankeren door het creëren van een vast aanspreekpunt met de raadscommissie Bestuur en Middelen. Daarnaast zal de commissie haar oor te luisteren leggen bij college van B&W, gemeentesecretaris en management team, alsmede de externe accountant. Vanzelfsprekend zoekt de commissie ook samenwerking en uitwisseling van kennis en ervaring met rekenkamers en rekenkamercommissies in andere gemeenten.
5 Samenstelling rekenkamercommissie De commissie telt drie externe leden: drs Chris H. Moen te Doorn (gem. Utrechtse Heuvelrug), voorzitter, drs Wim H. van den Hoek te Heemstede, plv. voorzitter en drs Mohamed Rabbae te Maarssen. De leden zijn met ingang van 9 maart 2006 voor een periode van vier jaar benoemd. De commissie wordt ondersteund door een secretaris in de persoon van mr Baerte M.H. de Brey, raadsgriffier. De commissie beschikt over een budget dat door de raad wordt vastgesteld ter dekking van de kosten van onderzoeksprojecten, de vergoedingen van de commissieleden en de kosten van het secretariaat. Over de besteding legt de commissie in haar jaarverslag achteraf verantwoording af aan de raad. De commissie stelt, overeenkomstig de instellingsverordening, een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast dat binnenkort ter kennisneming aan de raad zal worden aangeboden. 3. Hoe gaat de rekenkamercommissie te werk? Overeenkomstig haar opdracht voorziet de rekenkamercommissie de gemeenteraad van op onderzoek gebaseerde bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De rapportages van de commissie zijn openbaar, zodat zij deel uitmaken van de verantwoording van de gemeentelijke overheid aan de burgers. In rekenkameronderzoeken wordt kritisch teruggekeken met de uitdrukkelijke bedoeling daarvan te leren voor de toekomst. Het onderzoek kan zich uitstrekken tot alle bestuursorganen van de gemeente Wijdemeren, alsmede tot alle diensten en instellingen waarvoor de gemeente rechtstreeks verantwoordelijk is of waarvan de taken geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De commissie kan van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren verlangen dat zij alle benodigde mondelinge en schriftelijke inlichtingen verstrekken binnen de (redelijke) termijnen die de commissie stelt. De commissie presenteert in haar rapportages feitelijke informatie van kwalitatieve en kwantitatieve aard. Betrokkenen krijgen de gelegenheid die feitelijke informatie te controleren op juistheid en volledigheid. Conclusies volgen uit de confrontatie van geconstateerde feiten met normen die de commissie heeft geformuleerd. Indien de conclusies daartoe aanleiding geven, ontwikkelt de commissie in haar rapport aanbevelingen over de wijze waarop in de toekomst verbeteringen mogelijk zijn. Het college van B&W wordt, vóór de aanbieding van het rapport
6 aan de raad, gevraagd om een bestuurlijke reactie; de commissie reageert daarop met een nawoord. B&W-reactie en nawoord worden aan het rapport gehecht. Elk rekenkameronderzoek dient te voldoen aan eisen van zorgvuldigheid, transparantie en betrouwbaarheid. Het is daarom van belang over een standaardprocedure voor onderzoeksprojecten van de rekenkamercommissie te beschikken. De commissie wil daartoe een onderzoeksprotocol opstellen. Werkprogramma Jaarlijks stelt de commissie een werkprogramma op. Daarin worden een of meer onderwerpen vermeld die de commissie aan een onderzoek wil onderwerpen, alsmede de onderwerpen die zij in studie wil nemen (vooronderzoek) als potentieel onderzoeksonderwerp. Van een gekozen onderzoeksonderwerp wordt een globale beschrijving gegeven van aanleiding en achtergrond, probleemstelling, globale onderzoeksaanpak en planning, alsmede een raming van de kosten van het onderzoek. De commissie maakt daarbij een onderscheid tussen langer lopende onderzoeken en quick scans. Het werkprogramma wordt ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad. Het programma wordt eveneens toegezonden aan college van B&W, gemeentesecretaris, afdelingsmanagers, externe accountant en eventuele andere bij het werkprogramma betrokken andere organen en instellingen. Het werkprogramma komt via de gemeentelijke website en het WijdemerenJournaal beschikbaar voor de burgers en wordt door middel van een persbericht onder de aandacht gebracht van de lokale media. De commissie behoudt zich het recht voor om tijdens de looptijd van het programma wijzigingen aan te brengen, omdat er aanleiding is om aan een bepaald onderwerp een hogere prioriteit te geven. Over een dergelijke ingreep worden de raad en andere betrokkenen onmiddellijk geïnformeerd. Verzamelen van onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie houdt het gehele jaar ogen en open voor mogelijke onderwerpen. Zij volgt de discussies in de raad en in de plaatselijke pers op de voet en signaleert welke thema's onderbelicht blijven, waar zich verschillen voordoen tussen beleidspretenties en -prestaties, welk nieuw beleid in ontwikkeling is, waar beleidsdoelen onduidelijk en verantwoordelijkheden vaag blijven. De commissie zal met enige regelmaat een beroep doen op raadsfracties om onderwerpen aan te dragen die de commissie als (voor)onderzoeksonderwerp in overweging kan nemen. Via de gemeentelijke website en het
7 WijdemerenJournaal zullen inwoners worden uitgenodigd suggesties voor rekenkameractiviteiten in te zenden. Door de commissie mogelijk geschikt geachte onderwerpen worden op een vertrouwelijke intern groslijst geplaatst. Inzenders van suggesties ontvangen een ontvangstbevestiging en een gemotiveerd antwoord. Om de gedachten te bepalen is bij deze notitie een bijlage opgenomen met een overzicht van onderwerpen waarover totnutoe rapporten van gemeentelijke rekenkamers en rekenkamercommissies in den lande zijn verschenen. Selectie van onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie maakt uit de groslijst aan de hand van in ieder geval de volgende criteria een selectie van in haar werkprogramma op te nemen onderwerpen: * politiek/maatschappelijke actualiteit/urgentie: in welke mate raakt het onderwerp het functioneren van de gemeente als geheel dan wel de belangen van bepaalde doelgroepen; * doeltreffendheid: in welke mate bestaan twijfels over resultaten of effecten van het desbetreffende beleid of beleidsinstrument; * doelmatigheid: in welke mate bestaan twijfels over een gezonde verhouding tussen ingezette middelen en bereikte resultaten of effecten; * rechtmatigheid: in welke mate bestaan twijfels over het naleven van wet- en regelgeving bij de beleidsuitvoering; * financieel belang of risico: wat is de omvang van het beslag op de middelen en/of van de financiële risico's die gelopen worden; * toegevoegde waarde en leereffect: in welke mate zal het onderzoek inzichten opleveren die voor de kaderstellende en controlerende rol van belang en een leereffect teweeg kunnen brengen; De geselecteerde onderwerpen dienen vervolgens door de commissie te worden getoetst op haalbaarheid in termen van kwaliteit, budget en tijd. Daarnaast moet in ogenschouw worden genomen of de keuze voor een onderwerp bijdraagt aan de variatie in aandachtsterreinen of probleemstellingen. Ook de afstemming met lopende of voorgenomen activiteiten van raad, college en accountant speelt hierbij een rol. Na deze toetsing komt de commissie tot een voorkeurslijst van een beperkt aantal onderwerpen.
8 Vooronderzoek De onderwerpen op de voorkeurslijst worden aan een vooronderzoek onderworpen. De commissie voert gesprekken, verzamelt informatie, stelt een dossier samen en formuleert mogelijke onderzoeksvragen. Tevens oriënteert zij zich op elders uitgevoerd onderzoek van vergelijkbare probleemvelden en zo nodig op extern beschikbare, relevante expertise die bij een onderzoek kan worden ingeschakeld. De uitkomsten van het vooronderzoek bepalen of het desbetreffende onderwerp tot onderzoeksonderwerp dient te promoveren en een plaats in het werkprogramma dient te krijgen. 4. Wat doet de rekenkamercommissie aan nazorg en evaluatie? Doorwerking rekenkamerrapporten Niet het rapporten schrijven maar het bijdragen aan doelmatigheid, en effectiviteiten rechtmatigheid van beleid en beleidsuitvoering vormt het hoogste doel van de commissie. Het gehele proces van kiezen en formuleren van onderzoeksprojecten, opstelling van een werkprogramma en onderzoeksuitvoering en -rapportage staat ten dienste van dat doel. Het onderzoeksrapport is slechts een schakel in een veranderingsproces, dat moet bijdragen aan verbetering van de kwaliteit van het functioneren van de gemeente Wijdemeren. Er is dan ook na het uitbrengen van een rapport voor de commissie nog veel werk aan de winkel om ervoor te zorgen dat het rapport een vruchtbare werking heeft. De commissie zal daartoe met betrokken partners actief in overleg treden om zaken nader toe te lichten en te spreken over de realisatie van haar aanbevelingen. Jaarverslag Elk jaar voor 1 april stelt de rekenkamercommissie een jaarverslag op dat aan de gemeenteraad wordt aangeboden. In dit jaarverslag wordt gerapporteerd over functioneren en de werkwijze van de commissie, over verrichte onderzoeken en vooronderzoeken en over de belangrijkste resultaten daarvan. De commissie legt in het verslag tevens verantwoording af over de besteding van de middelen. Zonodig worden maatregelen ter verbetering van de inrichting en de werkwijze van de commissie aangekondigd of - indien dergelijke maatregelen niet binnen de bevoegdheid van de commissie vallen - aan de raad voorgesteld.
9 Het jaarverslag bevat een evaluatie van de effecten die rekenkamerrapporten hebben gesorteerd. De commissie geeft een overzicht van de beslissingen waartoe die rapporten hebben geleid en van situaties waarin actie en besluitvorming tot dan achterwege is gebleven. De commissie kan zo nodig nadere aanbevelingen over de follow-up van een of meer van haar rapporten aan de raad voorleggen. 5. Hoe wil de rekenkamercommissie zich presenteren? De rekenkamercommissie wil in ruime kring publiciteit geven aan haar bestaan, werkwijze en bereikte resultaten. Zij acht het van belang dat de uitkomsten van haar werk voor een ieder, maar in de eerste plaats voor de inwoners van Wijdemeren, toegankelijk en beschikbaar zijn. Deze externe communicatie is van belang als bijdrage aan de publieke verantwoording over het gemeentelijk functioneren. Bovendien vormt zij een middel om burgers aan te moedigen onderwerpen onder de aandacht van de commissie te brengen. Aan het werk van de rekenkamercommissie wordt bekendheid gegeven op de gemeentelijke website. Samenstelling, taakstelling, voornemens en producten van de commissie worden vermeld. Werkprogramma, jaarverslag en onderzoeksrapporten komen digitaal beschikbaar. De commissie dient via haar secretaris en een eigen e-mailadres bereikbaar te zijn. In het op te stellen onderzoeksprotocol (zie par. 3) wordt vastgelegd hoe tijdens het verloop van een onderzoek de communicatie verloopt. 160306