Gemeente Amersfoort BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE VRAGEN Ex. artikel 43 Reglement van orde van de raad 2011 DOCS.nr. 4341266 Nummer 2013-15 Vragen van het raadslid Schulten en Van Wegen (Burger Partij Amersfoort) inzake nevenfuncties binnen de ambtelijke organisatie van Amersfoort (serie II) gedaan overeenkomstig artikel 43 van het reglement van orde van de raad 2011 (2013, nr. 15); ontvangen d.d. (4 februari 2013). ANTWOORD van het college (verzonden d.d.) Inleiding: Geacht college, Bij deze ontvangt U de Vervolgvragen van de BPA over de "dubbelrollen" van ambtenaren / "vast" ingehuurde externe medewerkers binnen Het Stadhuis van Amersfoort. In aansluiting op de op 24 januari 2013 ingediende BPA-vragen over nevenwerkzaamheden melden, en vragen, wij U het volgende. In de betrokken vragen van 24 januari 2014 maakten wij melding van een opmerkelijk geval van nevenactiviteiten door een (voor langere tijd ingehuurde) externe medewerker, die ook met zijn persoonlijk adviesbureau specifieke externe Amersfoortse opdrachten aanvaardt (en verricht) en dat ook deed/doet voor andere opdrachtgevers ( o.a. lokale woningbouwcorporaties en naburige gemeenten) op dezelfde dossiers als waarvoor hij door Amersfoort als adviseur is aangetrokken. Wij zijn inmiddels op tenminste twee nieuwe gevallen gestuit van gemeentelijke medewerkers in identieke omstandigheden. In één van deze twee nieuwe gevallen is zelfs sprake van 19 stuks verrichte externe Amersfoort opdrachten door het adviesbureau, waarvan betrokkene als partner fungeert/fungeerde. De website van het gelieerde adviesbureau van de betrokken ambtenaar
vermeldde hem/haar tot vorige week vrijdag 25 januari 2013 ook expliciet als partner inclusief 2 foto s en diens acquisitieverhaal. Maar op vrijdagmiddag, 25 januari 2013 zoals gezegd zijn deze gegevens door of in opdracht van betrokkene van de website verwijderd (dus één dag na onze eerdere vragen van 24 januari 2013) Daardoor zijn de BPA-vermoedens /zeer ernstige zorgen op het aspect dubbelrollen in de gemeentelijke organisatie enorm toegenomen. Politiek en maatschappelijk neemt de BPA-fractie dit organisatie-fenomeen (gezien de inmiddels door ons gesignaleerde gevallen menen wij over een fenomeen en niet over incident te kunnen spreken) zeer hoog op, zeker ook tegen de achtergrond van alle al op toppolitiek/en bestuurlijk gevoerd onderzoeken en gevoerde raadsdiscussies over verbetering van de projectorganisatie en de "Cultuur" op Het Stadhuis. Wij als BPA noemen in dit verband specifiek het Twijnstra-Gudde rapport en de RIB-121 van september 2012. ( zie ook de RIB's 2012 nr: 54 + 89 ) Echter het aandeel van de "inhuurcultuur" is in de RIB-121 op basis van de het T&G rapport volkomen onbelicht gebleven. Wij hebben recent de concrete namen en feiten concreet benoemd in een nieuwe melding aan de gemeentesecretaris, de heer Han Bekkers. De BPA noemt in deze officiële vragen opnieuw geen man en paard omdat wij niet uitsluiten dat betrokkenen hun vermeende dubbelrol kunnen vervullen op basis van het ontbreken van adequate protocollen en/of eventuele afspraken tussen Amersfoort en extern ingehuurde(n). Wel is naar de mening van de BPA in ieder geval sprake van ernstig falen van de gemeentelijke organisatie als betrokkenen gebruik maken van de mazen die de huidige regelingen/afspraken met betrokkenen bieden. Vraag 1: Is het College voor 100% op de hoogte van bovenstaande informatie? Wij hebben kennis genomen van uw inleiding en vragen. Naar aanleiding daarvan hebben wij de feitelijke informatie over de combinatie tussen inhuur van de drie genoemde externen en gelijktijdige opdrachtverlening verzameld, die wij in onderstaande antwoorden met u delen. Wij willen vooraf benadrukken dat in onze bedrijfsprocessen (inkoop- en inhuurprocedures) controlemechanismen zijn ingebouwd om belangenverstrengeling te voorkomen. Daarnaast toetst onze externe accountant jaarlijks of wij ons houden aan de wet- en regelgeving en het vastgestelde beleidskader voor inkoop en inhuur. Vraag 2: Wanneer tijdens de periode van inhuur van de drie genoemde betrokkenen - als gemeentelijke medewerker dan wel als ambtenaar - werden de externe opdrachten van de gemeente Amersfoort aan de bureaus waarmee zij gelieerd zij/waren ten tijde van de opdrachtverlening verstrekt? Vraag 3: Wat was op dat moment de status/gemeentefunctie van betrokkenen? Vraag 4: Om welke specifieke externe Amersfoort-opdrachten ging het in deze gevallen ( graag dossiers noemen en de aantallen) Vraag 5: En welke financiële budgetten per opdracht, per bureau en per persoon waren daarmee gemoeid?
Vraag 2, 3, 4 en 5 beantwoorden wij in combinatie: De opdrachten die de gemeente Amersfoort heeft verstrekt tijdens de inhuurperiode van deze externe medewerkers, zijn niet door hen of met medewerking van hen verstrekt. Een externe medewerker is slechts bevoegd tot het verstrekken van opdrachten tot een maximaal bedrag van 10.000,- mits hij budgethouder is ( 25.000 als hij afdelingshoofd is). In de genoemde drie gevallen gaat het om 1 adviseur/projectleider (A), 1 projectleider (B) en 1 projectleider/ad interim afdelingshoofd (C). De medewerkers A, B en C zijn door de sector SOB ingehuurd. Medewerker A.: -Externe Adviseur (vanaf 2004) Medewerker B.: -Externe Senior Projectleider (vanaf 2005) Medewerker C.: -Externe Senior Projectleider vanaf sept. 2005 tot 14 maart 2011 -Extern Interim afdelingshoofd 15 maart 2011 t/m 31 maart 2012 - Afdelingshoofd in dienst van de gemeente, vanaf 1 april 2012 In onderstaand overzicht staan de opdrachten plus inhuur van medewerkers per project van respectievelijk Bedrijven A. B. en C. vanaf 2006 tot en met 2012. Door verandering van het financiële systeem is het niet mogelijk om de omzetinformatie voor 2006 aan te leveren. Bedrijf A: 12 beperkte opdrachten verdeeld over meerdere jaren plus één medewerker ingehuurd (medewerker A) Bedrijf B: Alleen één medewerker ingehuurd (medewerker B) Bedrijf C: Twee opdrachten plus 8 medewerkers (incl. medewerker C) ingehuurd in verschillende jaren, periodes en voor verschillend aantal uren per week. De inhuur heeft plaatsgevonden vanaf 2006 tot en met 2012. De onderstaande opdrachten zijn niet verstrekt door de betrokken externe medewerkers. Bedrijf A. omzet per jaar x 1.000 Projecten 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Milieubeheer 28 14 25 19 17 22 14 Kersenbaan 0 0 0 11 25 47 15 Planstudie CSG 7 14 15 21 0 0 0 Planstudie A28 0 0 0 0 0 6 25 Geluidkartering 0 0 0 0 0 0 19 Onderzoek geluidscherm langs de A28 0 2 7 5 0 0 0 Reconstructie knooppunt A28 0 4 6 3 3 0 0 Geluidsscherm A28, fase 2 0 0 0 0 10 1 0 Bloeidaal 0 0 0 0 3 0 9 Overige 15 projecten (omzet < 10K) 31 3 17 19 10 43 44 Totaal 66 37 70 79 69 118 127
Bedrijf B. omzet per jaar x 1.000 Projecten 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Eemplein 56 45 55 65 86 79 66 Eemhaven 51 22 15 9 7 0 0 Eemhuis 0 0 0 0 0 0 99 Plantsoen West 12 13 18 14 5 2 0 Smallepad 10 0 0 0 0 0 0 Herontwikkeling Handelsgebouw 20 14 13 8 8 12 11 Fiber tot the home 0 0 0 0 0 21 6 Euterpeplein herontwikkeling Kerk 0 0 0 0 0 2 6 Totaal 149 94 101 96 106 117 187 Bedrijf C. omzet per jaar x 1.000 Projecten 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Kraailandhof 0 12 104 91 34 7 11 Ontwikkelingsvisie Nederberg / Zonnehof 0 53 39 25 33 24 3 Eemplein 23 37 25 35 39 0 0 Woonschepen Isselt 0 55 53 0 50 0 0 Kop van Isselt 6 21 28 43 41 14 0 Structuurvisie park Randenbroek 13 29 36 25 2 0 0 Kersenbaan 0 0 0 23 53 25 3 Wieken Vinkenhoef / Ontwikkeling Bloeidaal 63 29 3 0 0 0 0 Spoorwegzone / De Melange 22 18 17 17 5 0 0 Ziekenhuis Maatweg 50 23 0 0 0 0 0 Willem-Barendszstraat Parkweelde 15 30 4 0 0 0 0 Verplaatsing ROVA 13 12 5 7 5 3 0 Volkshuisvesting algemeen 0 0 0 43 0 0 0 Stedenbouwk. uitgangspunten Stadhuisgebied e.o. 0 6 10 20 0 0 0 Westelijke ontsluiting 0 0 0 0 0 0 32 Tennisdome Vathorst 22 5 0 0 0 0 0 Uitbreiding Winkelcentrum Schothorst 9 7 5 4 0 0 0 Kop van Schothorst 6 16 0 0 0 0 0 Meander Medisch Centrum Lichtenberg 14 7 0 0 0 0 0 Huis van de Watersport 0 0 0 0 16 3 0 ABC School Vlindervallei 0 0 18 0 0 0 0 Modernisering welstand- en monumententoezicht 0 0 0 0 0 18 0 Herontwikkeling locatie De Witte 0 0 1 3 10 2 0 Hogeweg stadsentree 11 0 0 0 0 0 0 Herontwikkeling Smallepad 4 2 4 1 0 0 0 Overige 14 projecten (omzet < 10K) 17 6 0 14 0 2 0 Interim Manager 38 0 0 0 0 141 35 Totaal 326 366 352 350 288 239 84
Vraag 6: Hoe geschiedde de opdrachtverlening? Gebeurde dat na afweging van meerdere ingewonnen offertes? Of was sprake van een directe opdrachtverlening? Bij het verstrekken en uitvoeren van opdrachten handelen wij / hebben wij gehandeld volgens de geldende Europese en nationale wet- en regelgeving voor inkopen en de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Amersfoort 2008-2012. Het volgende is vastgelegd: Opdrachten voor leveringen/diensten: < 20.000: 1 of meerdere leveranciers om een offerte vragen > 20.000 tot 200.000 : 3 of meerdere leveranciers om een offerte vragen > 200.000: Europese aanbestedingsprocedure Opdrachten voor werken: < 50.000: 1 leverancier of bij voorkeur meerdere leveranciers een offerte aan. > 50.000 tot 400.000: 3 of meerdere leveranciers om een offerte vragen > 400.000 tot 5.000.000: Nationaal Openbare aanbestedingsprocedure al dan niet met voorselectie van leveranciers > 5.000.000: Europese aanbestedingsprocedure In het inkoopbeleid is opgenomen dat ons college bevoegd is op grond van paragraaf 5.3 af te wijken van het inkoopbeleid in 5 specifieke situaties. In het Algemeen Bevoegdhedenregister is in verband daarmee opgenomen dat de sectordirecteur deze bevoegdheid gemandateerd heeft gekregen van ons college. Hiervan wordt regelmatig gebruik gemaakt. De sectordirecteur rapport hierover in de managementrapportages aan ons college en bij de interne controle en accountantscontrole wordt hierop getoetst. In het Bevoegdhedenregister van de sector SOB was tot 17 november 2011 op basis van het Algemeen Bevoegdhedenbesluit (collegebesluit d.d. 31 maart 1998) het volgende opgenomen over het verstrekken van opdrachten: Leveringen/diensten: Afdelingshoofd: Tot maximaal de Europese drempel Budgethouder: Tot maximaal 10.000 Werken: Afdelingshoofd: Tot maximaal 400.000 Budgethouder: Tot maximaal 10.000 Vanaf 17 november 2011 geldt op basis van het Algemeen Bevoegdhedenbesluit (collegebesluit d.d. 14 november 2011) het volgende:
Leveringen/diensten/werken: College: Boven 100.000 Sectordirecteur: Tot maximaal 100.000 Afdelingshoofd: Tot maximaal 25.000 Budgethouder: Tot maximaal 10.000 Vraag 7: Werden de opdrachtverleningen gedekt door een officieel besluit van uw college? Op basis van het Bevoegdhedenbesluit dat gold tot 17 november 2011 werden opdrachten alleen met een collegebesluit verstrekt als voor de opdracht geen of onvoldoende budget was toegekend. Op basis van het Bevoegdhedenbesluit dat geldt vanaf 17 november 2011 worden opdrachten alleen met een collegebesluit verstrekt als hiermee een bedrag boven 100.000 is gemoeid, ongeacht of het budget toereikend is. Steekproefsgewijs wordt hierop controle op uitgeoefend door de interne controle en de accountant. Vraag 8: Wanneer heeft de betrokken ambtenaar / ambtenaren zich als partner van het gelieerde adviesbureau (s) uit het register van de KvK laten uitschrijven Medewerker A en B zijn nog eigenaar/partner van het gelieerde adviesbureau. Medewerker C heeft zich per april 2012 laten uitschrijven als partner van het Bedrijf C en is als ambtenaar in dienst gekomen in de functie van afdelingshoofd. Wij hebben de uitschrijving bij de Kamer van Koophandel gecontroleerd. Vraag 9. Zijn er naast de reeds bij de gemeentesecretaris bekende 4 tot 6 namen van topambtenaren nog meer ambtenaren betrokken bij deze "manier van werken" binnen Het Stadhuis van Amersfoort. Vraag 10. En zo ja, wat gaat het College hier mee doen? U hebt voor zover ons bekend melding gedaan van bovengenoemde drie gevallen van externe inhuur waarbij ook andere opdrachten voor inhuur/diensten aan het bedrijf verstrekt zijn. Daarnaast hebben wij gecheckt bij de inhurende afdelingshoofden of deze combinatie zich nu op meer plekken in de organisatie voordoet. Uit deze inventarisatie zijn geen situaties naar vormen gekomen waarbij een extern ingehuurde medewerker opdrachten verleent aan een bedrijf waar betrokkene een financieel belang bij heeft. Vraag 11: Wat zijn nu de onmiddellijke (en de latere vervolg stappen) van het College met betrekking tot deze feiten en ontwikkelingen? In ons integriteitbeleid ( Zo zijn onze manieren ) is al vastgelegd dat interne én externe medewerkers geen zaken doen namens de gemeente met partijen waar zijn een financieel belang in hebben. In onze bedrijfsprocessen (inkoop- en inhuurprocedures) zijn controlemechanismen ingebouwd om hierop toe te zien. We noemen daarbij het bevoegdhedenbesluit en bevoegdhedenregister (bevoegdheden voor inkoop en inhuur), inkoopbeleid (transparante en eerlijke procedure), interne controles, tussenrapportages en de accountantscontrole.
Wij concluderen dat er in de genoemde casussen geen sprake is geweest van belangenverstrengeling en dat onze procedures met betrekking tot inkoop en opdrachtverlening correct en conform mandaatregeling zijn gevolgd. Wij zien een extra integriteitrisico als een externe wordt ingehuurd op een ambtelijke functie waarin betrokkene, conform het bevoegdhedenregister, bevoegd is om namens de gemeente opdrachten te verstrekken. Deze bevoegdheid geldt voor een budgethouder tot maximaal 10.000, voor een afdelingshoofd tot maximaal 25.000, voor een sectordirecteur tot maximaal 100.000, Het college besluit over het aangaan van verplichtingen hoger dan 100.000. Wij benadrukken dat de situatie dat iemand een opdracht heeft verstrekt aan het eigen bureau, zich bij de onderzochte gevallen niet heeft voorgedaan. Om het risico op deze belangenverstrengeling zoveel mogelijk te beperken gaan wij in ons inkoopbeleid dat momenteel herzien wordt, expliciet opnemen dat externe medewerkers zelf géén opdrachten mogen verstrekken namens de gemeente aan een bureau waar zij zelf in dienst zijn en/of een financieel belang in hebben. In dat geval is uitsluitend de sectordirecteur bevoegd de opdracht namens de gemeente verstrekken, met een maximale waarde van 100.000,-. Boven dit bedrag neemt het college een besluit tot opdrachtverstrekking. Op deze manier zijn de belangen feitelijk altijd gescheiden. Om in de toekomst ook de schijn van belangenverstrengeling zo veel mogelijk te voorkomen, scherpen wij ons inkoopbeleid verder aan. De schijn is vooral tegen als: - een opdracht wordt verstrekt aan een bureau waar een (externe) medewerker een direct (financieel) belang heeft bij heeft, bijvoorbeeld omdat hij zelf eigenaar of aandeelhouder is. Dit geldt overigens evenzeer voor medewerkers in dienst van de gemeente met een financieel belang in een bedrijf. - En als de opdrachtverstrekking enkelvoudig onderhands (op basis van één offerte) gebeurt. Anderen hebben dan geen kans gehad op de opdracht. Ons inkoopbeleid wordt als volgt aangescherpt: Het is niet toegestaan dat een afdeling enkelvoudig onderhands een opdracht plaatst bij een bedrijf waar een medewerker van die afdeling een financieel belang in heeft. Deze regel geldt zowel voor eigen medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht maar de inkoop moet meervoudig onderhands/ openbaar worden aanbesteed, waarbij de directeur beslist (college boven de 100.000) na advies van de controller.