VERSLAG Vergadering KHN Regio Fryslân 2 februari 2015 op Ameland Dit verslag en alle bijlagen zijn ook terug te lezen op de site: http://www.khn.nl/home Aanwezig Bestuur: Regiomanager: Ambtelijk secretaris: Afdelingen: Afwezig: Corné van de Erve (voorzitter) Hugo Wijbenga (bestuurlijk secretaris, NW) Marjan Soepboer Sylvia Schut Gerard Dijkema en Rob van Bree (Stellingwerven) Jan Adema (MF) John Bos (Heerenveen) Dirk Spoor en Cor Boonstra (Harlingen, Dirk: domein vrije tijd) Frans Heesen en Jetze Heeres (Friese Meren) Theo Pijpers en Marco Kuperus (Ameland) Femmechien Reitsma (NO) Baukje de Vries (domein drinken, afd. Leeuwarden) Chris Wiersema (Schiermonnikoog) Jaap Hamstra (Vlieland) Piet Kromkamp (Stellingwerven) Anne Wind (SWF) Christel Koning (Heerenveen) Vincent Terpstra (Terschelling) Melle Bakker (Leeuwarden, domein eten) Willem Hiemstra (FM) 01. Opening en vaststelling agenda Theo stelt Louise Molenaar voor, eigenaar van StrAnders en gastvrouw voor deze vergaderdag. Louise is de secretaris van afdeling Ameland. Corné heet alle aanwezigen welkom, met een speciaal welkom voor Coby Bleeker die aangegeven heeft de functie van contactpersoon voor het domein hotels te willen vervullen. Er zijn afmeldingen van Anne Wind, Melle Bakker, Piet Kromkamp, Willem Hiemstra, Vincent Terpstra en Christel Koning. Agendawijzigingen: - Toevoeging aan agenda: Vaststelling van het aangepaste beleidsplan 2015 (ingekomen stuk) Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 1/7
- Eerst de nacalculatie 2014 vaststellen (punt 7), vervolgens benoeming nieuwe penningmeester (punt 6) Aldus wordt de agenda vastgesteld. 02. Mededelingen Corné wijst iedereen op de jaarlijkse strategiesessie van KHN die dit jaar wordt gehouden op 9 maart. Hij zou er het liefst met het hele regiobestuur naar toe gaan. Niet iedereen blijkt op de hoogte van deze sessie. Het doel van de bijeenkomst is om (bestuurs)leden mee te laten denken over het beleid van KHN. Marjan zorgt dat de uitnodiging nogmaals naar iedereen verstuurd wordt. 03. Ingekomen stukken Het aangepaste beleidsplan 2015. Bespreking hiervan wordt aan de agenda toegevoegd. 04. Notulen regiovergadering 3 december jl. Actielijst 3 december oud Nodigt nieuwe directeur Marketing Friesland uit voor regiovergadering (in overleg met Corné/Marjan) 2 Gesprek met Sabina n.a.v. een signaal vanuit afdeling Midden-Friesland, betreffende vertegenwoordigen KHN bij Toeristisch Platform in Noordoost Friesland. 7 Overleg over welk signaal uit regio over zorg over financiële situatie vereniging Dirk heeft donderdag een afspraak met hem. Komt terug. Nog niet gebeurd. Afspraak: leden die deelnemen aan een gemeentegrens overschrijdend overleg melden dit bij het DB. Hugo maakt een voorstel voor regio mei. Initiatief NO: hierover overleg organiseren met alle regiovoorzitters Dirk Corné Hugo Frans en Corné 05. Rondvraag Gerard stelt voor een smoelenboek te maken. Dit wordt voortvarend opgepakt: Jan maakt vandaag foto s en verzamelt per mail gegevens. 06. Benoeming bestuurslid Zoals afgesproken wordt eerst de nacalculatie 2014 besproken. Conclusie: De nacalculatie wordt vastgesteld. - met het voorbehoud dat met Schiermonnikoog nog een afspraak wordt gemaakt over hoe om te gaan met de afdelingsbijdrage - de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de nacalculatie wordt bij de vergadering gelegd, decharge penningmeester Benoeming penningmeester: Dirk Spoor wordt met algemene stemmen tot penningmeester benoemd. Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 2/7
Afspraken: - er komt een taakomschrijving van de penningmeester (WIE??) - er wordt een kascommissie ingericht - de penningmeester komt elk kwartaal met een overzicht van de stand van zaken 07. Begroting 2015 Dirk heeft de begroting 2015 aangepast; in de versie die in december aan de vergadering werd voorgelegd bleken fouten te staan. De begroting is niet sluitend: er dreigt een tekort van ruim 4.000 euro. Opgemerkt wordt dat Coby voor het domein hotels is aangetrokken maar dat er geen budget geraamd is. Voor deze post wordt 1000 euro geraamd waarmee het verwachte tekort op 5000 euro komt. Een pittige discussie leidt tot de volgende afspraken om de begroting sluitend te maken: - de post voor de vergoeding van de gemeentevertegenwoordigers wordt geschrapt - de reserve voor Markant wordt geschrapt - als er aan het eind van het jaar geld over is wordt de reserve voor Markant gevuld. Mocht er geen geld over zijn, dan wordt er in 2016 geen eilandvergadering gehouden en het bedrag dat normaliter daarvoor begroot wordt naar de Markant overgeheveld. Conclusie: Aldus wordt de begroting 2015 vastgesteld. Opmerkingen over de begroting: - iedere afdeling zou overheadkosten moeten betalen, bijvoorbeeld 10% van de afdelingsbijdrage om algemene kosten te dekken - de volgende regiovergadering wordt het praatstuk financiën besproken 08. Ledenraadsstukken De ledenraadsstukken zijn nog niet binnen. Er wordt een ad hoc werkgroep opgericht om de stukken te lezen en te bespreken zodra ze binnen zijn: Corné, Hugo, John, Frans en Marjan. Een ieder die wil kan zich hierbij aansluiten. Datum: woensdag 18 februari om 16.30 uur in Bowling Heerenveen. De PowerPoint wordt naar alle bestuurders gestuurd, met daarbij nogmaals de uitnodiging en de datum. 09. Domeinen De domeinen zijn onderwerp van de brainstormsessie vanmiddag. 10. Beleidsplan 2015 Een aantal aanpassingen: - Dirk Spoor noemen als penningmeester - Anita Peelen vervangen door Coby Bleeker - Bij Stellingwerven: Piet Kromkamp vervangen door Gerard Dijkema, Nynke vervangen door Rob van Bree. Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 3/7
- Marjan past schema gemeentes aan - Schier, Vlieland SWF en Terschelling moeten nog tekst aanleveren voor doelstellingen, Sylvia stuurt mail. Conclusie: Met inachtneming van deze opmerkingen wordt het beleidsplan vastgesteld. 11. Doelstellingen gemeenten Sylvia vult de lijst aan, deze wordt bij het verslag gevoegd. 12. Doelstellingen domeinen Idem als 11. 13. Sluiting vergadering De volgende regiovergadering is op dinsdag 26 mei 2015 in Harlingen. Middagsessie over zichtbaarheid Waarom wil KHN zichtbaar zijn en voor wie? - Serieus genomen worden als gesprekspartner - Invloed uitoefenen op beleid van overheid, erbij betrokken worden - Ledenbehoud/ledenwerving (lopen leden weg? Waarom lopen leden weg?) - Zichtbaarheid lokale en regionale bestuurders - Proactief opstellen - Sociale media benutten Als doelstelling wordt geformuleerd: Door het vergroten van de zichtbaarheid van KHN Friesland de impact vergroten naar zowel leden als stakeholders Er wordt in drie groepen over deze stelling gebrainstormd. Groep A: via mindmap Groep B: via tegengesteld denken Groep C: door grensverleggend denken alles is mogelijk SELECTIE ideeën Netwerk pers/overheid (10x) Netwerk opbouwen: van beide kanten weten wie je waarvoor moet hebben, de poppetjes kennen. Dit op afdelingsniveau en regionaal niveau zichtbaar maken. Afspraak: Marjan heeft een perslijst voor Friesland maar deze is verouderd. Afspraak: een ieder kijkt wat er veranderd is en geeft dat door aan Sylvia. Proactieve houding: hoe pak je dat op? Een communicatieplan/persstrategie is belangrijk. Een van de hoge scholen daarvoor inschakelen? Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 4/7
Afspraak: Baukje pakt dit op. Bestuursapp (6x genoemd)? In dit kader ook over nadenken. Jaarlijkse uitnodiging voor stakeholders bij bedrijven. Bowlingtoernooi KHN-pers? Relatiebeheer (7x) Afspraak: Bestuur bezoekt nieuwe ondernemers: welkom. Elkaar op de hoogte houden van nieuwe ondernemers. Terugkoppeling in mei. Afspraak: Marjan stuurt alle afdelingen ledenlijst toe. Deze wordt door de bestuurders gecheckt. In regio mei op agenda. Marjan maakt maandelijks inzichtelijk wie lid geworden zijn. Vroeger kwam die informatie automatisch via het bedrijfschap, maar dat is opgeheven. Bestuur bezoekt actief een aantal leden van de afdeling per jaar. Goed idee, maar nog geen concrete afspraak. Aanwezig zijn, bekend zijn als KHN (7x) Afspraak: Frans en Marjan denken hierover na. Waar is het nuttig om als KHN bij te zijn? Voelsprieten (gemeentebestuur, pers, bedrijven, instanties). Proactief zijn. Naambadges en visitekaartjes. Overige ideeën: Vakgericht opleiden en trainen 5x Marjan neemt dit mee. KHN keurmerk (4x) landelijke discussie Ledenvoordeel eigen regio/regio landelijk onderscheiden (3x) Marjan: nieuwsbrief Meer regiomanagers 2x landelijk punt Tv-programma 2x Maandropping 2x Fuseren met Hiswa en Recron 2x Comazuipkeet mogelijk maken Gezamenlijk inkoop landelijk Geld toe als je lid wordt - landelijk CONCLUSIE Er zijn genoeg concrete ideeën gewisseld om een plan te schrijven. In mei agenderen. Middagsessie over de domeinen Het doel van de domeinen is om leden de mogelijkheid te bieden om kennis te delen en rendement op individueel niveau te verbeteren (gemeentegrensoverschrijdend). Als doelstelling wordt geformuleerd: Hoe verbinden we onze leden op domeinniveau om kennis te delen en het clubgevoel te vergroten? Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 5/7
SELECTIE ideeën Leden domein laten kiezen (5x) Eerst vanuit Woerden indelen en dan leden vragen of dat klopt. Mogelijkheid van aansluiting bij meerdere domeinen. Naam: domeinmanagers i.p.v. domeintrekkers of domeinvertegenwoordigers? Kennisdelen (18x) Nieuwsbrief per domein Domeinendag in het jaar dat er geen Markant is: er moet wat te halen zijn (gezamenlijk belang/korting) Leden bij elkaar brengen: vertrouwen CONCLUSIE Domeinendag goed idee, er blijkt behoefte aan een dergelijk contactmoment. De regio heeft geen geld, maar bij de landelijke domeinen schijnt niet het hele budget benut te worden. Nabrander: Frans mist het domein onderwijs op de agenda. Afspraak: Frans en Corné overleg hierover. Sluiting vergadering Corné sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de enthousiaste inzet. Louise Molenaar wordt bedankt voor haar gastvrijheid: prima locatie en heerlijke lunch. ACTIEPUNTENLIJST 2 februari 2015 Hieronder een overzicht van de openstaande actiepunten uit de voorgaande vergaderingen. Graag aandacht van iedereen voor deze acties en zo snel mogelijke afhandeling. Bij beantwoording van de acties het actienummer vermelden. Nr. ACTIEPUNT TERMIJN WIE oud Nodigt nieuwe directeur Marketing Friesland uit voor regiovergadering (in overleg met Corné/Marjan) Dirk oud Gesprek met Sabina n.a.v. een signaal vanuit afdeling Midden-Friesland, betreffende vertegenwoordigen KHN bij Toeristisch Platform in Noordoost Friesland. Corné 1 Protocol omgaan met gemeentegrensoverschrijdende overleggen Maakt voorstel voor mei regio Hugo 2 Uitnodiging strategie sessie 9 maart Aanpassen beleidsplan 2015 Stuurt alle gemeenten ledenlijsten toe Naar alle bestuurders Actualiseren Marjan Allen Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 6/7
3 Aanpassen overzicht doelstellingen gemeenten en domeinen 4 Ad hoc groep ledenraadsstukken februari Wo 18 februari Bowling Drachten, PowerPoint wordt naar bestuurders gestuurd Sylvia Corné, Hugo, Frans, John, Marjan 5 Perslijst actualiseren Nieuwe leden bezoeken Marjan stuurt oude lijst rond, een ieder geeft aanpassingen door aan Sylvia Allen 6 Communicatieplan/persstrategie/bestuursapp Zoekt contact met communicatieopleiding hoge scholen 7 Maken lijst voor KHN zinvolle bijeenkomsten om aanwezig te zijn (ter vergroting zichtbaarheid) Baukje Baukje en Frans 8 Taakomschrijving penningmeester WIE?? 9 Elke regiovergadering financieel overzicht Dirk 10 Overleg over domein onderwijs Frans en Corné 11 Schier, Vlieland SWF en Terschelling moeten nog tekst aanleveren voor doelstellingen, graag 15 februari, anders invullen geen doelstellingen in 2015 Sylvia Conceptverslag regiovergadering 2 februari 2015 7/7