HANDLEIDING CLIENTVOLGSYSTEEM VOOR ERKENDE PROMOTOREN

HANDLEIDING CLIENTVOLGSYSTEEM VOOR ERKENDE PROMOTOREN December 2007 I. Aanvraagprocedure... 2 1. Aanvraag promotor en gebruiker... 2 1.1. Contract CVS voor erkende promotoren:... 2 1.2. CVS verklaring van de gebruiker:... 2 2. Inlichtingenblad voor de klant... 2 II. Dossiermanager... 4 1. Inloggen:... 4 2. Het dossier van de individuele klant... 5 2.1. Dossier opzoeken:... 5 2.2. Het basisdossier van de klant:... 6 2.3. Uitgebreid dossier:... 7 2.4. Afdrukvoorbeeld CV:... 8 2.5. Extra gegevens:... 9 2.6. Betalingsgegevens:... 10 2.7. Dossier uit beheer nemen:... 11 3. Stappen naar werk: registreren van begeleidingsacties en opleidingen... 12 3.1 Begeleidingsacties... 13 3.1.1. Verdere verloop na aanvragen:... 16 3.1.2. Verdere verloop na starten:... 16 3.1.3. Verdere verloop na beëindigen:... 17 3.2. Opleiding... 18 3.2.1. Opleiding starten:... 18 3.2.2. Wijzigen gegevens... 23 3.2.3. Uitstellen start... 24 3.2.4. Afdrukken contract... 25 3.2.5 Aanpassen attesten... 26 3.2.6 Aanpassen vervoer... 26 3.3. Stage:... 27 3.3.1. Stage aanvragen:... 27 3.3.2. Stage starten... 28 3.4 Het einde van de opleiding:... 32 3.4.1. Stopzetten van de opleidingslijn:... 32 3.4.2. Opleiding beëindigen... 33 3.4.3. C91 afdrukken... 34 4. Prestaties en vergoedingen registreren:... 36 4.1. Ophalen van de maandtabel om prestaties in te voeren:... 36 4.2. Prestaties registreren:... 40 4.3. C98 afdrukken... 41 4.4. Vergoedingen registreren:... 42 5. CVS-registratie stoppen... 42 15/12/2007

In deze handleiding vind je toelichtingen in verband met het invoeren van begeleidingsacties en opleidingen in het Cliëntvolgsysteem. I. Aanvraagprocedure 1. Aanvraag promotor en gebruiker Twee formulieren zijn noodzakelijk om toegang te krijgen tot het systeem: het CVS-contract (per promotor) en de verklaring van de gebruiker (per individuele gebruiker van het CVS). Deze formulieren vind je op de pagina waarop je terechtkomt via de link Hoe krijg je toegang tot het cliëntvolgsysteem? in het menu op de startpagina van het Cliëntvolgsysteem. 1.1. Contract CVS voor erkende promotoren: Je dient in dit contract je bedrijfsidentificatienummer in te vullen. Dit kan je bekomen bij je VDAB-contactpersoon. 1.2. CVS verklaring van de gebruiker: Stuur het elektronisch ingevulde en ondertekende contract samen met de verklaring van de gebruiker naar je VDAB-contactpersoon (zie CVS contactpersonen). Op basis van deze documenten word je uitgenodigd tot het volgen van de CVS-opleiding. Pas nadien krijg je je login ID en paswoord om te kunnen inloggen. 2. Inlichtingenblad voor de klant De toegang tot het dossier van de klant wordt verkregen aan de hand van een inlichtingenblad, waarin hij toestemming geeft aan VDAB om zijn dossier vrij te geven. Een link naar dit inlichtingenblad is beschikbaar op de website via Inlichtingenblad voor de klant. Blad 1: in te vullen door de promotor Blad 2 en 3: persoonlijke gegevens in te vullen door de klant 17-12-2007 2

De klant moet zich persoonlijk met dit formulier bij de VDAB-consulent aanmelden, tenzij andere lokale afspraken. Eens het inzagerecht verleend is, heb je in het CVS onmiddellijk toegang tot het dossier van de klant. 17-12-2007 3

II. Dossiermanager 1. Inloggen: Je kan in Dossiermanager-CVS inloggen via de link op de startpagina van het Cliëntvolgsysteem. De eerste keer dat je inlogt is je paswoord gelijk aan je Login ID en krijg je een boodschap met het verzoek om een nieuw paswoord te kiezen. Nadien: Login ID + paswoord intikken en bevestigen. 17-12-2007 4

Dan kom je op het scherm Dossier Opzoeken terecht. Vanuit dit scherm heb je twee mogelijkheden om verder te werken: o Dossier opzoeken = per individuele klant o Prestaties registreren = in groepsverband, per opleiding Het registreren van de prestaties is enkel mogelijk nadat de opleiding werd geregistreerd in het individuele dossier. 2. Het dossier van de individuele klant 2.1. Dossier opzoeken: Rijksregisternummer van de klant intikken en bevestigen. Er kan ook een dossier opgezocht worden door bepaalde persoonsgegevens in te vullen (zie link 'enkele zoektips' onder de balk 'Via persoonsgegevens'). In een aantal gevallen, krijg je een waarschuwing: - 'Je hebt dit dossier niet in beheer.': het inzagerecht voor dit dossier is niet in orde. - 'Geen geldig rijksregisternummer.' - 'Sorry: Er werden geen dossiers gevonden die beantwoorden aan de ingevulde zoekcriteria. Probeer eens het % teken, dat je als een "wildcard" kan gebruiken om meerdere combinaties tegelijkertijd te vinden. Bijvoorbeeld: "jans%" zoekt tegelijkertijd naar "jansen", "janssen" en "janssens". Wanneer op basis van de ingevoerde gegevens een dossier gevonden wordt, krijg je de basisgegevens van de klant te zien. 17-12-2007 5

2.2. Het basisdossier van de klant: In de linkerkolom zie je in het blauw steeds alle mogelijkheden staan waarop je kan doorklikken. De volgende schermen kan je enkel raadplegen en zijn niet wijzigbaar: Basis dossier (scherm hierboven) Uitgebreid dossier Afdrukvoorbeeld cv Extra gegevens In het scherm Betalingsgegevens kan je een aantal items wel beheren. Het is belangrijk dat je voor de start van een actie waarbij betalingen gebeuren aan de klant, deze gegevens vergelijkt met de gegevens die de klant op het inlichtingenblad vermeldt. 17-12-2007 6

2.3. Uitgebreid dossier: Hier vind je meer achtergrondinformatie over de klant (beroepsverleden, diploma's, gewenste jobs, ). 17-12-2007 7

2.4. Afdrukvoorbeeld CV: De CV van de klant opent zich als pdf-document en je krijgt het CV zoals werkgevers het op de VDAB-site te zien krijgen. 17-12-2007 8

2.5. Extra gegevens: Op dit scherm vind je onder andere de naam van de trajectbegeleider en zijn organisatie, datum laatste contact, datum Eurostat, de datum waarop de (eventuele) ESF-sperperiode afloopt, tot welk ESF-zwaartepunt de klant behoort. Onderaan vind je ook een overzicht van de kansengroepen waartoe de klant behoort. Bij het aanklikken van het e-mail adres kan je informatie doorsturen naar de trajectbegeleider. 17-12-2007 9

2.6. Betalingsgegevens: De gegevens die je op dit scherm terugvindt worden gebruikt om de vergoedingen uit te betalen. Vergelijk nauwgezet de informatie van het inlichtingenblad met de hier vermelde gegevens en pas deze gegevens aan indien nodig. Bij niet vermelding van het rekeningnummer, wordt de uitbetaling per cheque uitgevoerd. Deze cheque wordt opgestuurd naar het officiële adres van de klant. Onderaan het scherm vind je hier ook een rubriek Attesten. Deze rubriek is van belang voor bepaling of betrokkene bij het volgen van een opleiding aanspraak kan maken op de stimulanspremie. (zie ook 3.2.1. Opleiding starten ). Via de knop kan je hier aanduiden of betrokkene een OCMW- of RVA-attest bezorgd heeft. 17-12-2007 10

2.7. Dossier uit beheer nemen: Hier mag enkel bevestigd worden indien je zeker bent dat je dit dossier niet meer wenst te gebruiken (bv. bij een geweigerde kandidaat). Het inzagerecht wordt hiermee geannuleerd. 17-12-2007 11

3. Stappen naar werk: registreren van begeleidingsacties en opleidingen Dit is het historiekscherm van de klant. Indien je dit scherm wenst te beperken, kan je gebruik maken van: ofwel de optie 'Filter wijzigen' (vergeet achteraf niet je filter terug af te zetten), ofwel door een periode aan te duiden in de voorziene velden en te klikken op de knop 'Opzoeken'. Hoe ga je tewerk om een nieuwe stap te registreren? 17-12-2007 12

3.1 Begeleidingsacties Via de lijst van Nieuwe stappen kan je een aantal begeleidingsacties toevoegen. Kies je actie uit de lijst en klik op Toevoegen. Bij deze begeleidingsacties worden geen uren in het systeem genoteerd. Bij de start van een project informeert de VDAB je hoe je de afgesproken acties dient te registreren. In de lijst kan je kiezen uit: o Begeleiding IBO: zie de handleiding onder de rubriek Specifieke projecten op de startpagina o Begeleiding invoegbedrijf o Begeleiding etnisch-cult. minderh.: de activeringsconsulent registreert hiermee de ondersteuning en begeleiding tijdens de trajectwerking van een werkzoekende die tot een etnisch-culturlee minderheid behoort o Begeleiding jobcoach: zie de handleiding onder de rubriek Specifieke projecten op de startpagina o Begeleiding op de werkplek: deze actie werd gebruikt voor een aantal projecten van IBO-begeleiding door ESF goedgekeurd. o Beroepsbekwaamheidstitel: zie de handleiding onder de rubriek Specifieke projecten op de startpagina o Jobmatching: hiermee werden een aantal acties in het kader van het Jeugdwerkplan geregistreerd o Loopbaanbegeleiding door ESF: zie de handleiding onder de rubriek Specifieke projecten op de startpagina o Mod. 4 opleiding sollicitatie o Opleid/begeleid bij niet CVS-derde: zie toelichting op pagina CVS richtlijnen, procedures en statuut bij Richtlijnen en procedures. o Opleiding starten: niet voor begeleidingsactie: zie verder onder 3.2. Opleiding o Project leren en Werken: enkel bestemd voor de centra deeltijds onderwijs, deeltijdse vroming of Syntra-Vlaanderen. Zie handleiding op de pagina Cliëntvolgsysteem en onderwijs o Screening: kan een scala van acties betreffen, van algemene intake tot gespecialiseerde screening o extra bgl. werkervaring (ESF): begeleiding tijdens werkervaringsprojecten die door ESF goedgekeurd is o verplichte bgl. werkervaring: begeleiding tijdens werkervaringsprojecten die door VDAB uitbesteed werd aan partners. 17-12-2007 13

Op het volgende scherm moet je een aantal gegevens betreffende de begeleidingsactie invullen. De velden aangeduid met een rood sterretje zijn verplicht in te vullen. Datum vanaf: naargelang de gekozen toestand (aanvragen / starten / beëindigen) vul je hier de datum in waarop de actie aanvangt, start of beëindigt. Uitbestedingsnummer: met dit nummer wordt wat je in CVS registreert aan een bepaald project gelinkt. Je ontvangt dit nummer bij de start van het project. OPGELET : het is zeer belangrijk dat het uitbestedingsnummer bij de juiste actie of opleiding wordt genoteerd (ifv stuurboordgegevens en salderingsdossiers). Wanneer je je vergist hebt bij het invoeren van dit nummer, moet je je VDAB-contactpersoon vragen om dit te verbeteren. Samenvatting: vul hier de relevante informatie voor de trajectbegeleider in (korte evaluatie, specifieke problemen, ). Een goede communicatie met de trajectbegeleider is zeer belangrijk. 17-12-2007 14

Na bevestiging kom je opnieuw in "Stappen naar werk" terecht, waar je in het overzicht je begeleidingsactie terugvindt. Om het verdere verloop van een actie weer te geven, wijzig je de gegevens in de bestaande registratie! Om een aanpassing te doen, klik je op de betreffende actielijn en kies je een bewerking. In de lijst van Nieuwe stappen staan een aantal begeleidingsacties waarbij onmiddellijk gekozen wordt voor de toestand Starten. Bij kiezen van dergelijke acties staat die actie onmiddellijk op bezig en kan je maar nadien andere toestanden kiezen. Bij de andere acties kan je in het daaropvolgende scherm wel verschillende toestanden kiezen. 17-12-2007 15

3.1.1. Verdere verloop na aanvragen: Indien je de begeleidingsactie aangevraagd hebt, krijg je de volgende keuzemogelijkheden: 3.1.2. Verdere verloop na starten: Indien je de begeleidingsactie gestart hebt, krijg je het volgende scherm: Verwijderen: zet de toestand van de lijn op 'fout verwijderen', waardoor die lijn na verloop van tijd uit het systeem wordt verwijderd. Beëindigen: te gebruiken als de klant de actie heeft voltooid. Stopzetten: te gebruiken bij voortijdig einde van de actie. Wijzigen gegevens: hier kan de datum van de actie, de samenvatting en het verslag gewijzigd worden. 17-12-2007 16

3.1.3. Verdere verloop na beëindigen: Indien je gekozen hebt voor beëindigen, is 'Wijzigen gegevens' de enige bewerking. Eens de actie beëindigd kan je nadien noch de toestand, noch de andere gegevens van de betreffende actie (datum, resultaat) wijzigen! Met wijzigen gegevens kan je enkel nog gedurende een termijn van 14 dagen na het beëindigen of stopzetten van de actie de rubriek samenvatting aanvullen/wijzigen. 17-12-2007 17

3.2. Opleiding Een actie wordt als opleiding beschouwd wanneer de prestaties van de deelnemers via cursistenuren geregistreerd dienen te worden. Daarvoor is het noodzakelijk dat de opleiding eerst geregistreerd wordt via de Opleidingenmanager (uitzondering: social profit 1 ). 3.2.1. Opleiding starten: De registratie gebeurt via het openklikken van de lijst bij Nieuwe stappen. Kies 'Opleiding starten' en klik op 'Toevoegen'. Stap 1: je krijgt hier een zoekscherm. Opgelet: hier wordt enkel gezocht naar opleidingen binnen je eigen organisatie. Indien je organisatie minder dan 11 opleidingen actief staan heeft in CVS (cfr. Opleidingenmanager) dan wordt onmiddellijk een overzicht van die opleidingen getoond. Bij meer actieve opleidingen, krijg je eerst een scherm om zoekcriteria in te voeren. Je mag onmiddellijk op 'Opvragen opleidingen' klikken (zonder verdere criteria in te vullen). 1 Voor de Social Profit wordt in het CVS geregistreerd op de opleidingscodes van VDAB. Dat wil zeggen dat VDAB ook de cursusgegevens beheert (dus hoef je hiervoor geen opleidingsgegevens aan te maken in Opleidingenmanager) en de kandidaten voor de opleiding levert. De moduleverantwoordelijke Social Profit (VDAB) blijft de tussenpersoon tussen de trajectbegeleider en de opleider en verzorgt de communicatie tussen beide. 17-12-2007 18

Stap 2: Klik op 'Toon opleidingen'. Stap 3: Je krijgt een overzicht van je opleidingen. Om de detailgegevens te zien: klik op de naam van de opleiding. Om meteen de opleiding te kiezen: klik op 'Selecteer deze opleiding'. 17-12-2007 19

Stap 4: Op het scherm 'Opleiding toevoegen' moet je een aantal zaken invullen. Datum van: datum waarop de opleiding start Datum tot: vermoedelijke einddatum van de opleiding Uitbestedingsnummer: kies het juiste uitbestedingsnummer uit de keuzelijst Statuut: de keuzemogelijkheden worden hier beperkt aan de hand van de doelgroep die in de Opleidingenmanager bij je cursus werd ingegeven. In functie van het contract is het belangrijk dat hier het juiste statuut gekozen wordt. Uren per week: wordt overgenomen uit de Opleidingenmanager (indien daar ingevuld), maar kan hier gewijzigd worden. Samenvatting: optioneel in te vullen. Contracttekst: hier kan je een tekst vermelden, die op het opleidingscontract dient weergegeven te worden (bv. de uurregeling bij deeltijdse opleidingen). Attest: wanneer de cursist een VDAB-statuut heeft kan hij aanspraak maken op een stimulanspremie. Noteer hier via Toevoegen wanneer deze cursist een OCMW- of RVA-attest kan overhandigen. Vervoer: een cursist met VDAB-statuut die kosteloos de opleiding mag volgen, geeft bij de start van de opleiding aan of de verplaatsingen met een netabonnement van De Lijn gebeuren of op een andere manier. In het eerste geval kan hij een jobpas bij de VDAB bekomen, je duidt dan ook aan dat de cursist een jobpas kiest. In het tweede geval noteer je hier het aantal kilometers enkele reis woonplaats cursist opleidingscentrum. 17-12-2007 20

Daarna kom je terug in het scherm 'Stappen naar werk', waar je de opleidingslijn terugvindt. Let erop dat bij registratie van de start van de opleiding telkens bepaald wordt welk statuut de betrokken cursist heeft (kosteloos, gratis, betalend), evenals het potentieel recht op een stimulanspremie. (Het effectieve recht wordt slechts toegekend als er voldoende prestaties zijn.) Waar kan ik zien of mijn cursist recht heeft op vergoedingen en premies? In het detailscherm van de opleidingslijn, ka n via klikken op bij Recht op premie zien of de cursist recht heeft op de premie. 17-12-2007 21

Dan krijg je volgend scherm Wanneer het dossier niet volledig in orde was bij de aanmaak van de opleidingslijn, is het mogelijk dat het recht op premie verkeerd bepaald is geworden. Voor aanpassingen hiervan neem je contact op met je VDAB- contactpersoon of via email met Hans Dauwe (hans.dauwe@vdab.be). Na het toevoegen van deze opleidingslijn in 'Stappen naar werk', dien je bij elke wijziging of aanpassing met de reeds ingebrachte lijn verder te werken (géén nieuwe stap meer toevoegen). Om met deze lijn verder te gaan: klik op de opleidingslijn (blauwe link). Als je de lijst van mogelijke bewerkingen openklikt, krijg je een keuzelijst. 17-12-2007 22

3.2.2. Wijzigen gegevens Wijzigingen aan de begindatum, einddatum, aantal uren per week, samenvatting kunnen hier gebeuren. Opgelet: de begin- of einddatum kan enkel gewijzigd worden indien er geen prestaties of stages buiten deze periode vallen. Het uitbestedingsnummer kan je niet wijzigen (bij fout: je VDAB-contactpersoon informeren). 17-12-2007 23

3.2.3. Uitstellen start Deze bewerking kan gebruikt worden om een opleiding uit te stellen of wanneer de deelnemer niet op de voorziene datum opdaagt. Het tussenscherm bied je de mogelijkheid om in de samenvatting of het verslag de reden van het uitstel in te vullen. Nogmaals bevestigen. Opmerking: de bewerking 'Uitstellen start' kan enkel gekozen worden indien er geen stagelijn en geen prestaties geregistreerd staan. Enkel via deze weg kan je een opleidingslijn annuleren (bij foutieve registratie) of weigeren. (wanneer de kandidaat-deelnemer niet in aanmerking komt voor de opleiding). Als de toestand van je opleidingslijn op 'niet gestart' staat (na bevestigen van 'uitstellen start'), kan je de volgende bewerkingen kiezen: Annuleren: klant zal opleiding toch niet volgen. Opleidingslijn wordt na ongeveer één maand automatisch uit het systeem verwijderd. Opleiding starten: klant start toch met de opleiding. Vul de juiste gegevens in. Klaarzetten voor opname: dit is een bijkomende optie, waar er terug een aantal nieuwe keuzemogelijkheden uit voortvloeien (facultatief): annuleren, terugzetten op aanvraag, opleiding starten, in behandeling nemen, wijzigen gegevens en weigeren. Weigeren: klant is geweigerd voor de opleiding (vb. niet geslaagd in testing). De opleidingslijn blijft behouden, maar is niet meer wijzigbaar. 17-12-2007 24

3.2.4. Afdrukken contract Kies in de lijst van mogelijke bewerkingen in het detailscherm van de opleidingslijn voor de bewerking Afdrukken contract. Dan wordt dit contract als pdf-document geopend en je kan het afdrukken. Een uitkeringsgerechtigde werkloze cursist moet een exemplaar van dit contract aan de uitbetalingsinstelling (hulpkas of vakbond) afgeven samen met de controlekaart. Het contract kan je dus best in 3 exemplaren afdrukken: één voor de cursist, één voor de uitbetalingsinstelling en een exemplaar voor je klassement. 17-12-2007 25

Vanuit CVS kan je 5 soorten contracten afdrukken: o een contract TO6: voor een gewone opleiding van een cursist die kosteloos de opleiding volgt o een contract TO6.1: voor een opleiding als verpleegkundige van een cursist die kosteloos de opleiding volgt o een contract TO6.2: voor een social profit-opleiding van een cursist die kosteloos de opleiding volgt o een contract TO6.3: voor een opleiding van een cursist die gratis de opleiding volgt o een contract TO6.PH: voor een opleiding van een persoon met een handicap Bij het afprinten van het contract voor polyvalent verzorgende, krijg je nog een tussenscherm waarop je het aantal uren stage in instellingen en stages in huisgezinnen dient in te vullen. Dit staat dan meteen op het afgedrukte opleidingscontract. 3.2.5 Aanpassen attesten 3.2.6 Aanpassen vervoer 17-12-2007 26

3.3. Stage: 3.3.1. Stage aanvragen: De stage is een onderdeel van de opleiding, dus moet altijd binnen de periode van de opleidingslijn vallen (zie begin- en einddatum van de opleidingslijn). Om een stage aan te vragen of te starten heb je een bedrijfsnummer nodig. Dit is het nummer van de stageplaats in de bedrijvendatabank van VDAB. Aanvragen bedrijfsidentificatienummers voor stageplaatsen: Via de link Aanvragen bedrijfsidentificatienummer(s) in het menu op de startpagina van Cliëntvolgsysteem opent zich een formulier waarmee je één of meerdere bedrijfsidentificatienummers kan aanvragen. Let wel: wacht niet tot het stagecontract opgemaakt moet worden, maar vraag deze nummer(s) tijdig aan. Je dient volgende gegevens aan te vullen op dit formulier en je hebt deze dus best bij de hand: - eigen bedrijfsidentificatienummer - ondernemingsnummer vestiging - naam en adres vestiging - telefoonnummer vestiging - contactpersoon vestiging, telefoonnummer en functie. De bewerking 'stage aanvragen' wordt gebruikt om een voorlopige stagelijn te creëren. Het enige verplicht in te vullen gegeven is hier het bedrijfsnummer (eerste scherm), de andere gegevens kunnen later ingevuld worden (tweede scherm, enkel bevestigen). Na het bevestigen, vind je in Stappen naar werk een stagelijn terug, waarmee je verder kunt werken. 17-12-2007 27

3.3.2. Stage starten Een stage kan op twee manieren gestart worden: via doorklikken op een reeds aangevraagde stagelijn. Dan krijg je het volgende scherm: rechtstreeks via stage starten (in detail van de opleidingslijn). Dan krijg je dit scherm: Kies de bewerking 'Stage registreren en bevestig. Het bedrijfsnummer dient te worden ingevuld. 17-12-2007 28

Na bevestigen kom je op een scherm waarin je volgende velden moet invullen: o Opleidingsfonds: dit gegeven dient enkel ingevuld te worden door onderwijsinstellingen in het kader van het project Alternerend Leren. o Duur: maximum aantal stagedagen. o Van: begindatum van de stage. o Tot: vermoedelijke einddatum van de stage (je kan enkel een stageperiode kiezen, die binnen de periode van de opleiding valt). o Begeleider van de opleidingsinstelling: hier vul je de naam en voornaam in van de persoon van je organisatie die de cursist op de stageplaats zal opvolgen (vrije tekst). o Begeleider in de stageplaats: naam en voornaam van de persoon in het stagebedrijf die de cursist begeleidt. o Contactpersoon/Ondertekenaar van het contract: naam en voornaam van de persoon in het stagebedrijf die bevoegd is om de stage-overeenkomst te ondertekenen namens het stagebedrijf. o Tijdsregeling: hier kan je tekst invoeren die je wil vermeld zien op het contract (bv. bij deeltijdse tijdsregeling). o Vervoer: Als de cursist zich met eigen middelen naar de stageplaats begeeft dan moet je in dit scherm het aantal kilometers noteren. 17-12-2007 29

Klik op de knop 'Bevestigen'. De stagelijn wordt in Stappen naar werk op bezig geplaatst. Vanuit deze toestand kant je dan met deze lijn verder werken. 17-12-2007 30

Mogelijke bewerkingen: Stage terugzetten op aanvraag: via deze bewerking kan je de reeds geregistreerde stagelijn annuleren. Op deze manier kan je ook de begin- en einddatum, aantal dagen en de tijdsregeling wijzigen. Via deze tussenstap kan je ook een verkeerd bedrijfsnummer wijzigen. Stage gegevens wijzigen: via deze bewerking kan je de einddatum, de stagebegeleider en de begeleider in de stageplaats wijzigen. Afdrukken stageovereenkomst: afdrukken in 3 exemplaren (1 voor de cursist, 1 voor de promotor, 1 voor het stagebedrijf). Het is niet nodig een exemplaar in te dienen bij de uitbetalingsinstelling. Stage beëindigen: indien de cursist de stageperiode volledig heeft doorlopen. Vul de juiste einddatum in, vul in of de stage met een positief of negatief resultaat werd voltooid en bevestig. Stage stopzetten: indien de cursist vroegtijdig stopt met de stage. Vul de juiste einddatum in en bevestig. Indien de cursist nadien een nieuwe stageplaats heeft, wordt deze nieuwe stagelijn op dezelfde manier ingevoerd als de eerste keer (zie stage aanvragen/starten). 17-12-2007 31

3.4 Het einde van de opleiding: 3.4.1. Stopzetten van de opleidingslijn: Dit betreft het vroegtijdig afbreken van een opleiding. Er dient steeds contact opgenomen te worden met de trajectbegeleider vooraleer de opleidingslijn wordt stopgezet (via e-mail of telefonisch). De bewerking 'Stopzetten' kiezen en bevestigen. Vul de juiste einddatum in, selecteer de reden van de stopzetting en bevestig: o door klant: op eigen verzoek van de klant. De reden moet aangevuld worden op het document C91. o wegens ongeschiktheid: de cursist beschikt niet over de nodige capaciteiten of er zijn medische tegenaanwijzingen om de opleiding verder te kunnen volgen, zonder foutieve houding. o wegens orde en tucht: inbreuk op huishoudelijk reglement, ongewettigde afwezigheid, De reden moet aangevuld worden op de C91. o wegens technische reden: de opleiding kan niet meer verder gezet worden door technische problemen, bijv. defecte machine, brand, wateroverlast, o wegens tewerkstelling: via e-mail of in de samenvatting moet de informatie in verband met de tewerkstelling aan de trajectbegeleider doorgegeven worden (begindatum, firma, soort contract en functie). o wegens langdurige ziekte: moet gestaafd worden door een medisch attest. De bewerking Stopzetten ontbreekt wanneer de stagelijn nog op 'bezig' staat. In dat geval moet eerst de stagelijn stopgezet of beëindigd worden. 17-12-2007 32

Er mogen geen prestaties buiten de opleidingsperiode vallen, anders kan de stopzetting niet bewaard worden. 3.4.2. Opleiding beëindigen Dit is de juiste stap als de cursist de opleiding voltooid heeft. De bewerking 'Opleiding beëindigen' kiezen en bevestigen. Vul de juiste einddatum in, duidt aan of de cursist geslaagd of niet geslaagd is en bevestig. Deze bewerking ontbreekt wanneer de stagelijn nog op 'bezig' staat. In dat geval moet eerst de stagelijn stopgezet of beëindigd worden. Er mogen geen prestaties buiten de opleidingsperiode vallen, dan is het onmogelijk om de opleidingslijn te beëindigen. Bij het beëindigen is het zeer belangrijk de trajectbegeleider op de hoogte te brengen in functie van de aanpassing van het dossier van de klant. Vanaf dit ogenblik blijft het dossier nog minimum 6 maanden raadpleegbaar via CVS. Het inzagerecht wordt automatisch afgesloten, het is dus niet nodig daar stappen voor te ondernemen. 17-12-2007 33

3.4.3. C91 afdrukken Het document C91 moet aan de uitkeringsgerechtigde cursist afgeleverd worden bij stopzetting of beëindiging van de opleiding. Dit document wordt ingediend bij de hulpkas of de vakbond van betrokkene. Via Stappen naar werk klik je op de uitgevoerde opleidingslijn en kies je de bewerking 'Afdrukken C91'. Indien je opleidingslijn niet afgesloten is, verschijnt deze bewerking NIET! Na Bevestigen opent de C91 zich als pdf-document en kan je deze afdrukken. 17-12-2007 34

Het is aan te raden om dit document dubbel af te printen en één exemplaar in je klassement bij te houden. 17-12-2007 35

4. Prestaties en vergoedingen registreren: Prestaties kunnen in CVS enkel geregistreerd worden voor opleidingsacties. Voor het registreren van de prestaties, klik op de link 'Dossier opzoeken'. Enkel via dit scherm kan men op 'Prestaties registreren' klikken. Vooraleer de prestaties kunnen geregistreerd worden, moet de Java-applet (zie technische vragen en antwoorden ) geïnstalleerd worden. 4.1. Ophalen van de maandtabel om prestaties in te voeren: Stap 1: klik op Prestaties registreren 17-12-2007 36

Stap 2: Indien je organisaties minder dan 11 opleidingen actief staan heeft in CVS (cfr. Opleidingenmanager) dan krijg je onmiddellijk een overzicht van die opleidingen en mag je Stap 2 en 3 overslaan (ga naar blz. 43). Zoniet dan krijg je onderstaand scherm: klik op Zoek opleiding Het is enkel nodig om de zoekcriteria in te vullen indien je organisatie over een zeer uitgebreid opleidingsgamma beschikt. 17-12-2007 37

Stap 3: klik op Toon opleidingen Stap 4: Selecteer het project waarvoor je wenst te registreren Door op de naam van de opleiding te klikken, kan je de volledige tekst van de opleiding bekijken en nadien selecteren. Door op 'Selecteer deze opleiding' te klikken, open je onmiddellijk het volgende scherm. 17-12-2007 38

Stap 5: Selectie periode Standaard staat huidige maand en jaar ingevuld, maar prestaties van vroeger kunnen nog opgevraagd en gewijzigd worden. Vul de gewenste maand en jaar in. Klik op 'Toon prestaties'. Op het scherm verschijnt de lijst van de geregistreerde cursisten voor deze opleiding (visuele weergave van de ingevoerde opleidingslijnen). Dit scherm heeft twee flappen: prestaties en vergoedingen. 17-12-2007 39

4.2. Prestaties registreren: Standaard staat bij openen van de maandtabel het werkblad 'prestaties' aangeduid. De lichtgrijze periodes zijn weekends (registratie wel mogelijk), de donkergrijze periodes vallen buiten de opleidingsperiode (geen registratie mogelijk). Per cursist beschikt men over drie rijen. De bovenste dient om de uren te registreren, de tweede om de verschillende types prestatie aan te duiden en in de onderste wordt aangeduid op welke stagelijn de prestatie betrekking heeft. In combinatie met uren: o type 0: gewone opleidingsuren o type 1: opleidingsuren op de werkvloer o type 9: uren stage in het bedrijf Zonder uren: o type O: ongewettigd afwezig o type X: afwezig wegens arbeidsongeval o type Z: ziekte Kopiëren van prestaties: de uren samen met het type selecteren met de muis (erover slepen), minimum 1 week selecteren op de toetsencombinatie Ctrl-C drukken in de eerste cel gaan staan naar waar de prestaties moeten gekopieerd worden op de toetsencombinatie Ctrl-V drukken. Probeer de prestaties wekelijks in te voeren in functie van de gespreide betalingen. Men kan steeds de nodige aanpassingen in de uren of vergoedingen doen, ook indien er reeds betalingen werden uitgevoerd. Let wel op: het verwijderen van uren heeft een negatieve invloed op de betalingen (afhoudingen of terugvorderingen). 17-12-2007 40

Bewaren dient regelmatig te gebeuren! (Tijdens het invoeren van prestaties blijf je on-line verbonden met het systeem. Na 20 minuten zonder bewaren wordt die verbinding automatisch afgesloten.) De knop 'Terug' breng je terug naar het vorige scherm. 4.3. C98 afdrukken Voor uitkeringsgerechtigde cursisten moet er iedere maand een aanwezigheidsattest C98 afgedrukt worden, dat moet toegevoegd worden aan de controlekaart. Dit gebeurt door de gewenste cursist(en) aan te vinken en op 'Aanwezigheidslijst' te drukken. Daar er bepaalde gegevens (types O, X en Z) overgenomen worden op deze C98, is het aan te raden eerst alle prestaties van de betrokken maand in te vullen en te bewaren. Een blanco aanwezigheidslijst bezorg je een blanco document C98. Niet vergeten dit document te handtekenen en af te stempelen. 17-12-2007 41

4.4. Vergoedingen registreren: Klik op de flap 'Vergoedingen': de tabel voor invoeren van vergoedingen wordt beschikbaar. Hier noteer je het totaal per maand van de reiskosten en de kinderopvangpremie. Bij aanpassingen kan je deze totalen gewoon overschrijven. Door met de muis over het veld reisvergoeding te bewegen opent zich ook een venster met informatie hoe de reisvergoeding berekend wordt. De onderrichtingen met betrekking tot de vergoedingen vind je terug op de startpagina van het Cliëntvolgsysteem via de link Alle info (nieuwsbrief, infosessies...). Afdrukken van de prestaties en vergoedingen: via de knop 'Print' krijg je een afdruk van de voor die maand ingevoerde gegevens. Om dit scherm af te sluiten klik je op de knop 'Terug'. 5. CVS-registratie stoppen Altijd de knop 'Uitloggen' gebruiken om het CVS te verlaten. 17-12-2007 42