TOELICHTING Gemeenteraad van 16 april 2012 OPENBARE ZITTING MAP000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 12 maart 2012 MAP001: FINANCIEN BURGERLIJKE STAND POLITIE BRANDWEER PERSONEELSBELEID INFORMATICA ONTVANGSTEN 1.1 Aanpassing gemeentelijke rechtspositie regeling : externe mobiliteit en fietsvergoeding woon werkverkeer goedkeuring Externe mobiliteit Op 20 mei 2011 keurde de Vlaamse regering een besluit goed rond externe mobiliteit binnen lokale besturen. Deze biedt voor Langemark Poelkapelle volgende mogelijkheden: 1. Externe mobiliteit binnen zelfde werkingsgebied: Via het besluit wordt de mogelijkheid geboden om in het gemeentebestuur selectieprocedures te organiseren waaraan, naast eigen bestuur, (ook) één of meerdere kandidaten van het OCMW van Langemark Poelkapelle kunnen deelnemen. (of omgekeerd: OCMW organiseert examen waaraan ook kandidaten van gemeentebestuur kunnen deelnemen) 2. Gezamenlijke selecties en/of gemeenschappelijk wervingsreserves gemeentebestuur en OCMW: Indien in de gemeentelijke rechtspositieregeling regels rond de duur van de wervingsreserve voor gemeenschappelijke functies worden bepaald, kan zowel het gemeentebestuur als het OCMW Langemark Poelkapelle een gezamenlijke selectieprocedure met aanleg van gezamenlijke wervingsreserve organiseren. 3. Externe mobiliteit tussen andere overheden in Vlaanderen : mogelijkheid om selectieprocedure uit te werken enkel voor medewerkers binnen Vlaamse overheidssector (van kandidaten is wel specifieke ervaring in gelijkwaardige graad vereist) Voorstel om deze opties als mogelijkheden te voorzien in de rechtspositieregelingen van het gemeente en het OCMW personeel.
Fietsvergoeding woon werkverkeer Momenteel bedraagt de fietsvergoeding voor woon werk verkeer voor het gemeente en het OCMW personeel 0,20 euro per kilometer. Naar aanleiding van bespreking van het arbeidsreglement in het BOC/HOC van 22 maart wordt voorgesteld dit bedrag vanaf 1 mei 2012 te verhogen naar het fiscaal en sociaal rechtelijk vrijgestelde maximumbedrag. Dit bedraagt momenteel 0,21 euro. Algemeen De rechtspositieregelingen zijn onderworpen aan onderhandelingen. Het BOC/HOC vond plaats op 22 maart 2012. De rechtspositieregelingen werden voor advies voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen van 19 maart 2012 en het gemengd managementteam van 28 maart 2012. De rechtspositieregelingen van het OCMW personeel werden vastgesteld door de OCMW raad van 28 maart 2012. Ook werd aan de OCMW raad in toepassing van artikel 270 van het gemeentedecreet verplicht advies gevraagd rond de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel vast te stellen. 1.2 Arbeidsreglement gemeentepersoneel vaststelling Op 22 juni 2011 zijn de rechtspositieregelingen van het gemeentepersoneel en het OCMW personeel aangepast. Naar aanleiding daarvan zijn de huidige arbeidsreglementen van het gemeente en OCMW personeel aan een update toe. In eerste instantie is er voor gekozen om het arbeidsreglement van het OCMW personeel (ondersteunende diensten, buitenschoolse kinderopvang, sociale dienst en thuiszorgdiensten) aan te passen samen met het arbeidsreglement van het gemeentepersoneel. Dit gebeurde in overleg met de betrokken diensten. In 2011 werd binnen het OCMW een prikklok ingevoerd en een bijhorend reglement voor tijdsregistratie goedgekeurd. Aan de hand van dit reglement werden de uurroosters van het OCMW personeel aangepast. Tevens werden de uurroosters van het gemeentepersoneel geactualiseerd. Het arbeidsreglement van het woonzorgcentrum en uurroosters zullen later dit jaar aangepast worden, rekening houdend met de bouw van het nieuw woonzorgcentrum. Het arbeidsreglement en de bijlagen werd voor advies voorgelegd aan het college van 19 maart 2012. Daarnaast zijn deze documenten onderworpen aan onderhandelingen. Het BOC/HOC vond plaats op 22 maart 2012. Het arbeidsreglement van het OCMW personeel werd voor advies voorgelegd aan de OCMW raad van 28 maart 2012. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het arbeidsreglement van het gemeentepersoneel en de bijlagen vast te stellen.
1.3 Deontologische code gemeentepersoneel vaststelling In artikels 107 tot en met 112 van het Gemeentedecreet zijn de minimale rechten en plichten van het personeel vastgelegd. Het Gemeentedecreet gebruikt de notie deontologische code zowel in relatie tot de politieke mandatarissen, als tot het gemeentepersoneel als tot de burger. Het is aan het gemeentebestuur zelf om de invulling van deze deontologische rechten en plichten te gaan concretiseren en vast te leggen in een deontologische code of gedragscode. In deze deontologische code of gedragscode zijn een aantal richtlijnen opgelegd die een houvast moeten bieden. Wat mag en wat mag niet opdat de geloofwaardigheid van het gemeentebestuur niet in het gedrang zou komen. Deze code wordt als bijlage toegevoegd aan het arbeidsreglement en is dus van toepassing op alle personen in dienst van het gemeentebestuur Langemark Poelkapelle, ongeacht het regime van hun tewerkstelling. Voor het OCMW personeel was er tot op heden nog geen deontologische code opgesteld. Op basis van de deontologische code gemeentepersoneel van 9 februari 2009 werd in overleg met de diensten een ontwerp uitgewerkt voor OCMW personeel (ondersteunende diensten, buitenschoolse kinderopvang, sociale dienst en woonzorgcentrum). In het verlengde daarvan vonden enkele kleinere aanpassingen plaats aan de deontologische code van het gemeentepersoneel. De deontologische code is onderworpen aan onderhandelingen. Het BOC/HOC vond plaats op 22 maart 2012. De deontologische code van het OCMW personeel werd vastgesteld door op de OCMW raad van 28 maart 2012. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd, om in naleving van artikel 112 van de gemeentedecreet, de deontologische code van het gemeentepersoneel vast te stellen. 1.4 Beleids en beheerscyclus vaststelling van de beleidsdomeinen Het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids en beheerscyclus bepaalt dat de beleidsrapporten (budget, meerjarenplan, jaarrekening) gebruik maken van een indeling in beleidsdomeinen. Het behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad om de indeling in beleidsdomeinen vast te stellen. De financieel beheerder heeft op 8 december 2011 toelichting gegeven aan de raadsleden over de invoering van de beleids en beheerscyclus. Op 16 januari 2012 werd aan het personeel van OCMW/gemeente en Burgemeester en Schepenen toelichting gegeven over de invoering van de beleids en beheerscyclus. Tijdens de presentatie werd o.a. het voorstel van het gezamenlijk managementteam voor de indeling in beleidsdomeinen toegelicht. Voorstel gemeente : Algemene financiering, Algemeen bestuur, Leven,Wonen, Ontspannen. Voorstel OCMW : Algemene financiering, Algemeen bestuur, Leven,Wonen.
Er werd aan iedereen feedback gevraagd tegen 3 februari 2012. In het gezamenlijk managementteam van 29 februari werden de reacties besproken. Het managementteam adviseert om de indeling te behouden. Op 5 maart 2012 werd het voorstel goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen. Momenteel wordt volop gewerkt aan de implementatie van de BBC. In het stappenplan vindt u gedetailleerde informatie terug over de stand van zaken van dit project. 1.5 Heffen van een retributie op het verkopen van materiaal voor de dienstjaren 2007 2013 goedkeuring aanpassing Aan het retributiereglement worden volgende zaken aangepast : In de sportdienst wordt een stappenteller te koop aangeboden voor de prijs van 16,00 De prijs van een wandelbox wordt aangepast : 25 in plaats van 31 In de dienst Vrije Tijd wordt een nieuw boek aangeboden "De Duitse begraafplaats in Langemark" aan 22,95 Een aantal zaken worden uitgeleend, mits het betalen van een waarborg : Beamer : 250,00 waarborg + huurprijs 50,00 Energiemeter : 25,00 waarborg + geen huurprijs Stappenteller : 20,00 waarborg + geen huurprijs MAP003: OPENBARE WERKEN PATRIMONIUM BEGRAAFPLAATSEN NUTSVOORZIENINGEN 2.1 Aanbrengen asfalt in verschillende buurtwegen Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Het gemeentebestuur is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gemeentewegen. In 2012 worden de budgetten die normaal gezien bestemd worden voor het asfalteren van buurtwegen en buitengewoon onderhoud van derden, samengevoegd. Een extra budget werd voorzien voor de Wolvengrachtstraat. Dit dossier is in voorontwerp en wordt op een later tijdstip voorgelegd aan de gemeenteraad. Heel wat van de wegen zijn geasfalteerd. Asfalt moet op regelmatige basis vervangen worden. Met dit budget worden in de eerste plaats die wegen gerenoveerd waar geen grondige herstellingen moeten gebeuren aan fundering e.d., maar enkel de asfaltlaag moet vernieuwd worden. In 2012 worden prioritair volgende straten afgewerkt : gedeelte Sint Jansstraat, gedeelte Wallemolenstraat en Bareelstraat Raming : 66.942,15 excl. btw of 81.000,00 incl. 21% btw Wijze van gunning : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
2.2 Aankoop van een containervrachtwagen (en overname bestaande vrachtwagen) goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De huidige vrachtwagen is aan vervanging toe. De opbouwkraan vertoont ernstige gebreken. Het bestek omvat de aankoop van een containervrachtwagen met kraan, twee containers en één laadcontainer. De vrachtwagen zal zowel voor de groendienst als de technische dienst gebruikt worden. Door de aankoop van een containersysteem kunnen de ploegen efficiënter ingezet worden. Raming: Perceel 1 (Aankoop van milieuvriendelijke lichte vrachtwagen), 140.495,87 excl. btw of 170.000,00 incl. 21% btw Perceel 2 (Overname oude vrachtwagen), raming: 1.000,00 excl. 0% btw (ontvangst) Wijze van gunning : algemene offerteaanvraag 2.3 Gewone en buitengewone algemene vergadering van Infrax op 5 juni 2012 aanstellen vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger en goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark Poelkapelle uitgenodigd naar de gewone en buitengewone algemene vergadering van Infrax op 5 juni 2012. Op de agenda van de gewone algemene vergadering : 1. Verslag van de raad van bestuur over het dienstjaar 2011 2. Verslag van de commissaris over het dienstjaar 2011 3. Goedkeuring van de jaarrekening over het dienstjaar 2011 en de winstverdeling (bijlage I) 4. Toekenning van aandelen voor het ondergronds brengen van netten in 2011. Goedkeuring van de lijst van de aandeelhouders, aangesloten gemeenten, met hun activiteiten op 5 juni 2012 (zie punten 6 en 7 van bijlage I bij agendapunt 3) 5. Kwijting aan de bestuurders voor het bestuur en aan de commissaris voor het toezicht gedurende 2011 6. Toetreding gemeenten voor Infra X net (bijlage II) 7. Huldiging van personeelsleden Op de agenda van de buitengewone algemene vergadering : 1. Statutenwijziging (bijlage III IV) artikel 12 : bestuurders met raadgevende stem vanuit de oppositie artikel 28 : commissie behoorlijk bestuur artikel 30 : sectorcomités samenstelling artikel 31 : sectorcomités bevoegdheid Het decreet op de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke algemene vergadering. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een effectief vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden voor de gewone en buitengewone algemene vergadering van Infrax op 5 juni 2012.
2.4 Vernieuwen goten school Poelkapelle Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De goten van de school in de Brugseweg te Poelkapelle zijn op diverse plaatsen lek, waardoor het water binnensijpelt in de spouwmuur. Sommige binnenmuren vertonen aftekening van schimmel en vocht. Het is nodig het zinkwerk, de afleiders en de houten plank te vernieuwen. Raming : 20.661,16 excl. btw of 25.000,00 incl. 21% btw Wijze van gunning : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking MAP004: CULTUUR INFORMATIE TOERISME JEUGDBELEID ONDERWIJS GEZINSBELEID ONTWIKKELINGSSAMENWERKING 3.1 Samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Ingelmunster voor het installeren van een zelfuitleenbalie in de bibliotheek goedkeuring Net zoals veel bibliotheken in Vlaanderen wil de bibliotheek van Langemark Poelkapelle graag meestappen in het RFID systeem (Radio Frequentie Identificatie). Op elk boek, cd, dvd,... zal een sticker met een chip, een zogenaamde RFID tag, kleven. Deze chip stuurt radiogolven uit en bevat informatie over het materiaal in kwestie. Hierdoor kan de lener zelf zijn materialen binnenbrengen en uitlenen zonder tussenkomst van het personeel. Bij het terugbrengen van materialen is het voldoende om alle materialen aan de inleverbalie te registreren. Voor het uitlenen is het nodig om je lenerskaart te scannen of je elektronische identiteitskaart te gebruiken. Zo weet het systeem om welke lener het gaat. Vervolgens leg je je boeken of andere materialen op een plaat en de materialen worden automatisch op je naam uitgeleend. Net zoals in bepaalde supermarkten al het geval is, zal de lener zonder tussenkomst van het personeel materialen kunnen terugbrengen en ontlenen. Voor dergelijke investering voorziet de provincie West Vlaanderen een impulssubsidie van 16.000. Deze subsidie wordt opgetrokken naar 20.000 indien een gemeente samenwerkt met een andere gemeente. Om in aanmerking te komen voor de verhoogde subsidie werd de gemeente Ingelmunster bereid gevonden om samen te werken in dit project. Omwille van administratieve vereenvoudiging en het bekomen van prijsvoordelen bij een grotere schaal wordt de implementatie uitgevoerd via een gecombineerde aanbesteding. Dergelijk systeem wordt mogelijk gemaakt door de wetgeving op de overheidsopdrachten in de vorm van een opdrachtencentrale. Hierbij verklaren twee of meerdere gemeenten dat ze toetreden tot een opdrachtencentrale, terwijl één gemeente wordt aangewezen als aanbestedende overheid. De gunningsprocedure uitgevoerd door de aanbestedende overheid kan vervolgens worden aangewend door de andere deelnemende gemeenten om wat in de bestekken staat beschreven eenvoudigweg te bestellen zonder verdere administratieve verplichtingen. In dit geval zal de gemeente Ingelmunster als aanbestedende overheid optreden voor het voeren van de twee overheidsopdrachten voor het bestek van de RFID zelfuitleenbalie en voor het bestek RFID labels.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur van Langemark Poelkapelle en Ingelmunster goed te keuren en akte te nemen van de twee bestekken. MAP005: RUIMTELIJKE ORDENING HUISVESTING MILIEU AFVALBELEID WATERBELEID GROENDIENST EUROPESE ZAKEN 4.1 Algemene vergadering van WVI op 11 mei 2012 aanstellen vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger en goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van WVI op 11 mei 2012. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. goedkeuring verslag van de buitengewone algemene vergadering van 7 december 2011 2. verslag van de raad van bestuur 3. verslag van de commissaris revisor 4. jaarrekeningen 2011 5. kwijting aan de bestuurders en de commissaris revisor 6. benoeming 3 nieuwe vertegenwoordigers in de regionale comités : de heer Jan Defreyne, aandelen A, in het regionaal comité Roeselare Tielt de heer Peter Defreyne, aandelen B, in het regionaal comité Roeselare Tielt de heer André Ramoudt, aandelen B, in het regionaal comité Westhoek 7. mededelingen Het decreet op de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke algemene vergadering. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een effectief vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden voor de algemene vergadering van WVI op 11 mei 2012. 4.2 Milieujaarprogramma 2012 goedkeuring In kader van de Samenwerkingsovereenkomst 2008 2013 met het Vlaams Gewest moet er een milieujaarprogramma opgemaakt worden. Het milieujaarprogramma 2012 rapporteert over de acties en realisaties in 2011. De gemeente heeft de overeenkomst ondertekend in basis en onderscheidingsniveau. De gemeente moet minimum 35 punten behalen in het onderscheidingsniveau. In het milieujaarprogramma 2012 worden acties vermeld voor 38,5 punten. Bij evaluatie kunnen bepaalde acties immers nog afgekeurd worden. MAP006: OCMW SOCIALE ZAKEN BEJAARDENZORG 5.1 Goedkeuring jaarrekening van het OCMW dienstjaar 2010 door de gouverneur aktename De jaarrekening van het boekjaar 2010 van het OCMW werd in de gemeenteraad van 4 juli 2011 vastgesteld en overgemaakt aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur.
MAP007: VARIA 6.1 Besluit van de burgemeester houdende politieverordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg te Langemark Poelkapelle tijdens de fuif "Nacht van je leven" te Langemark Poelkapelle (Bikschote) op 14 april 2012 Betrof : politieverordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg te Langemark Poelkapelle tijdens de fuif "Nacht van je leven" te Langemark Poelkapelle (Bikschote) op 14 april 2012 6.2 Vragen en antwoord