Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 23 februari 2009 Aanwezig zijn: De heer N. Graaf, voorzitter De heer H.C.P. Venema, vice-voorzitter Mevrouw E. den Nijs, bestuurslid De heer J. Komen, administrateur Afwezig: Mevrouw T. Liefting, bestuurslid 1. Opening De voorzitter opent om 20.25 uur de vergadering, stelt het bestuur voor en heet iedereen namens het bestuur welkom. Aanwezig zijn 32 leden, 9 leden hebben zich laten vertegenwoordigen zodat er in totaal 41 stemmen kunnen worden uitgebracht. Na het bestuur voorgesteld te hebben aan de nieuwe eigenaren deelt de voorzitter mee dat dit de laatste vergadering is die door hem voorgezeten zal worden en na deze vergadering zal aftreden als voorzitter van de vereniging. 2. Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 26 februari 2008 De notulen worden aangenomen met de volgende wijzigingen. De heer Kool (111) deelt mee dat zijn vraag over het mogen plaatsen van een deur met borstwering in plaats van een deur met onder en boven glas niet in de notulen is opgenomen, daarnaast heeft hij nog geen antwoord van het bestuur gekregen op deze vraag. Mevrouw Mol (151) geeft aan dat het bij de door haar gestelde vraag in de rondvraag om een gat achter de deur gaat en niet om een gat in de deur. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Als ingekomen stukken zijn er de volgende stukken: Het verslag van de kascommissie, wat behandeld zal worden bij punt 4. Diverse offertes voor het schilderwerk. De heer Jansen (41) heeft zich kandidaat gesteld om bestuurslid van de vereniging te worden. 4. Decharge door de kascommissie De voorzitter leest het verslag voor van de kascommissie die voor 2008 bestond uit mevrouw Van der Zee (115) en mevrouw Groot (169). Het verslag ligt ter inzage bij de administrateur. 5. Benoeming nieuwe kascommissie De voorzitter verzoekt een tweetal leden zich aan te melden voor de kascommissie. Hiervoor stellen de heer Van der Sande (141) en mevrouw Groenewoud (131) zich beschikbaar. 6. Financieel overzicht over 2008 De heer Komen licht in grote lijnen het bij de uitnodiging verzonden financiële overzicht nader toe. Het bestuur stelt voor het servicegeld voor 2008 definitief vast te stellen op 85,00, het exploitatieresultaat toe te voegen aan de algemene reserve en de balans en exploitatierekening goed te keuren. Vervolgens wordt er over deze punten schriftelijk gestemd.
7. Verkiezing voorzitter en vice-voorzitter In verband met het aftreden van de heer Graaf als voorzitter is deze functie beschikbaar gekomen. De heer Venema (97) heeft zich hier voor verkiesbaar gesteld. Door middel van handopsteking gaat de vergadering hier mee akkoord. Met de benoeming van de heer Venema komt zijn huidige functie als vicevoorzitter beschikbaar. Hiervoor hebben zich nog geen kandidaten gemeld en het bestuur stelt voor dat mevrouw Liefting (137) de functie van vice-voorzitter tijdelijk waarneemt. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel. 8. Verkiezing bestuursleden Binnen het bestuur zijn er momenteel twee vacatures. De heer Jansen (41) heeft zich kandidaat gesteld voor een van de vacatures. Tijdens dit onderdeel van de vergadering stelt mevrouw Bruin (33) zich kandidaat voor de tweede vacature. Na een korte introductie van beide kandidaten gaat de vergadering unaniem akkoord met de kandidatuur van de twee nieuwe leden. 9. Enquête Mevrouw den Nijs presenteert de resultaten van de gehouden enquête. 60% van de bewoners heeft gereageerd op de enquête. De belangrijkste resultaten zijn: De meeste eigenaren tevens bewoner zijn. Men geïnteresseerd is in de vergadering maar niet altijd aanwezig kan zijn bij de vergadering. Vervolgens wordt vergeten een mede eigenaar te machtigen. Men bereid is om een hogere servicebijdrage te betalen om het onderhoud te kunnen bekostigen maar ook van mening is dat bewoners meer zaken zelf kunnen oppakken, zoals het schilderwerk. Men van mening is dat het bestuur beter en tijdig moet communiceren. Behoefte aan een gezamenlijke borrel of een barbecue ongeveer 50/50 is. Het bestuur zal met de resultaten aan de slag gaan en de meningen van de bewoners ter harte nemen. 10. Toelichting MJOP en onderhoud in 2009. De heer Venema licht toe hoe het MJOP tot stand is gekomen. Alle verdiepingen zijn voor het toegankelijke gedeelte individueel beoordeeld en voor het bewonersgedeelte (voegwerk voorzijde en balkons) heeft de beoordeling steekproefsgewijs plaats gevonden. Uit de beoordeling kwamen in het bijzonder de volgende (urgente) zaken naar voren: Dakbedekking trappenhuizen Schilderwerk van de kozijnen Voeg en metselwerk Door het ontbreken van dilatatievoegen zijn scheuren ontstaan. Deze vormen op zich geen gevaar voor het gebouw maar tonen wel de noodzaak van een dilatatievoeg aan. Doordat de vereniging een abonnement heeft genomen is het rapport dynamisch geworden en kan de komende jaren bijgesteld worden voor het actuele prijsniveau. Het rapport zal voor de leden beschikbaar worden gesteld op de site van de vereniging.
11. Begroting periode 2009-2014 De administrateur zet de voorstellen voor de begroting van 2009 nader uiteen. Inmiddels beschikt het bestuur over een MJOP om ook de financiële onderbouwing van de begroting te kunnen geven. Met de begroting waarbij de maandelijkse servicekosten verhoogd worden naar 140 euro per maand heeft het bestuur een alternatief willen bieden om de kozijnen weer onder de verantwoordelijkheid van de vereniging te laten vallen. Deze oplossing biedt tevens de financieel minder draagkrachtige leden een alternatieve oplossing om de vervanging van hun kozijnen te kunnen financieren welke uiteindelijk weer het gehele gebouw ten goede komt. Tijdens de vergadering ontstaat een discussie tussen voor en tegenstanders van de plannen. Hierbij wordt de vraag gesteld of het bestuur wil onderzoeken of het mogelijk is om kunststof kozijnen te kunnen en mogen plaatsen. Het bestuur zal hier op korte termijn op terug komen. Uiteindelijk wordt besloten de diverse mogelijkheden in stemming te brengen. De uitslag van de stemming treft u op de bijlage aan. 12. Huishoudelijk Reglement Het voorstel om artikel 27a tot te voegen aan het Huishoudelijk Reglement wordt afgewezen omdat artikel 35 hier al in voorziet. Besloten wordt om aan dit artikel de tekst (satelliet)schotels toe te voegen. Vervolgens wordt de aanpassing van artikel 35 en het gehele Huishoudelijk Reglement in stemming gebracht. 13. Rondvraag Mevrouw De Vos (125) heeft scheuren in haar plafond geconstateerd. Het bestuur zal hier actie op ondernemen. Mevrouw De Vries (123) verzoekt de overige eigenaren de knoppen van de lift niet half in te drukken omdat hierdoor storingen kunnen ontstaan wat al een paar keer tot loos alarm heeft geleid. Mevrouw Schot (127) heeft een knik in het balkon boven haar geconstateerd. Het bestuur zal hier actie op ondernemen. Mevrouw Molenaar (63) geeft aan dat de deurhendels los zitten en vraagt of deze kunnen worden vast gemaakt. Tevens vraagt zij waarom de camera van de intercominstallatie nog niet gerepareerd is. De heer Venema antwoord dat de camera door vandalisme onherstelbaar beschadigd is geraakt. De heer Kool (111) heeft geconstateerd dat er regelmatig kinderen bij de brievenbussen rond hangen. Het bestuur zal dit meenemen in het gesprek met de wijkmeester. Mevrouw Biesboer (133) wil binnenkort haar CV installatie vervangen en vraagt het bestuur een lijst wil opstellen met toegestane installaties. De heer Strijbis (153) doet de suggestie om indien besloten wordt de camera van de intercom installatie te vervangen deze aan de binnenzijde van de hal te plaatsen zodat deze minder kwetsbaar wordt voor vandalisme. Mevrouw Mol (151) memoreert haar vraag van vorig jaar waar nog geen passende oplossing voor is gekomen. De heer Lolkema (165) doet nogmaals het verzoek aan het bestuur om de mogelijkheid van kunststof kozijnen te onderzoeken. Mevrouw Den Nijs (35) vraagt de bewoners om niet te roken in algemene gedeelten van de flat. Tevens verzoekt zij de aanwezigen met beleid de brievenbussen te openen en sluiten, Omdat haar woning direct aan de hal grenst, ondervindt zij daar de nodige hinder van.
De heer Venema (97) maakt van de gelegenheid gebruik om de heer Graaf te bedanken voor het feit dat hij 17 jaar lid is geweest van het bestuur van de vereniging waarvan 14 jaar als voorzitter. 12. Sluiting De voorzitter sluit om 22.25 uur de vergadering.
Uitslag stemming ledenvergadering 23 februari 2009 Agendapunt 6 Financieel overzicht over het jaar 2008 Beslispunt 1 Beslispunt 2 Beslispunt 3 De servicekosten over het jaar 2008 van 1 januari 2008 tot 1 januari 2009 definitief vast te Voor Tegen Blanco stellen op 85,00 37 0 4 Het positieve exploitatieresultaat over het jaar 2008 van 300 toe te voegen aan de algemene reserve. Deze bedraagt dan 2.541. De voorzieningen bedragen eind 2008: 43.000 voor het schilderwerk en 10.000 voor het MJOP 37 0 4 De balans per 31 december 2008 en de exploitatierekening over 2008 goed te keuren. 37 0 4 Agendapunt 11 Begroting periode 2009-2014 Optie 1: De voorlopige maandelijkse voorschot bijdrage over het jaar 2009 vast te stellen als volgt: 01-01-2009 tot 01-04-2009 op 85,00 01-04-2009 tot 01-01-2010 op 110,00 23 Beslispunt 1 Optie 2: De voorlopige maandelijkse voorschot bijdrage over het jaar 2009 vast te stellen als volgt: 01-01-2009 tot 01-04-2009 op 85,00 01-04-2009 tot 01-01-2010 op 140,00 14 Geen van beide opties of blanco 4 De begroting voor de jaren 2009 e.v. zoals deze Beslispunt 2 bij de uitnodiging is verzonden. 35 2 4 Beslispunt 3a Voegwerk voorzijde flat 33 4 4 Beslispunt 3b Beslispunt 3c Beslispunt 3d Beslispunt 3e Schilderwerk voorzijde flat en achterzijde vierde galerij in een vijfjaren cyclus (aanvang dit jaar). Daarbij reparatie aan de kozijnen voor rekening van de eigenaar van het appartement. 26 8 7 Acceptatie van het Meerjaren Onderhoudsplan Vervangen van de kozijnen voor rekening van de Vereniging van Eigenaren en de voorgestelde 29 8 4 financieringswijze. 14 21 6 Taxatie van het flatgebouw om het risico van onderverzekering tegen te gaan. 38 3 0 Agendapunt 12 Huishoudelijk Reglement Beslispunt 1 Een voorstel voor de toevoeging van de tekst schotels in artikel 35. 34 1 6 Beslispunt 2 Het huishoudelijk Reglement in zijn geheel. 34 1 6