Mobiel werken bij Flanders Investment & Trade maakt mensen productiever land: België sector: overheid profiel Internationaal ondernemen speelt een belangrijke rol in de socio-economische ontwikkeling van Vlaanderen. Daarom investeert de Vlaamse overheid in het internationaal ondernemen via Flanders Investment & Trade. De organisatie bevordert het internationaal ondernemerschap van Vlaamse bedrijven, in het bijzonder de KMO s en trekt buitenlandse investeringen aan naar Vlaanderen. uitdaging Sinds een paar jaar staat mobiel werken centraal in de aanpak van de Vlaamse overheid en dus ook bij Flanders Investment & Trade. Men was op zoek naar een betaalbare, gebruiksvriendelijke en veilige manier die dit zou mogelijk maken. Kostenbesparingen en een eenvoudig beheer waren eveneens van belang. Mensen van overal en altijd kunnen laten werken, is de norm bij de Vlaamse Overheid. Werken van op kantoor, thuis, in een vergaderzaal, het bureau van een collega, de trein of een hotel mag geen verschil maken om aan dossiers en projecten te kunnen, collega s te bereiken of vergaderingen bij te wonen. Bij het overheidsagentschap Flanders Investment & Trade, waar 350 mensen werken in ruim vijftig landen, geldt dat zeker, want het is haast per definitie een organisatie die altijd onderweg is. Sinds een paar jaar hebben we mobiel werken centraal gezet in onze aanpak. Al onze IT-systemen ondersteunen dat plan, aldus IT-manager Kurt Spitaels. We kozen voor Microsoft omdat zij onze manier van werken mogelijk maken aan een lage prijs, met weinig inspanning. Ook de volledige integratie tussen de verschillende toepassingen was een belangrijke troef. Microsoft Office 365
oplossing Samen met Infront, Ordina, Proximus en Uniway installeerde en configureerde Flanders Investment & Trade een hele reeks softwareproducten van Microsoft. De cloudsoftware Azure, DirSync en Office 365 Pro Plus met SharePoint dienen om de kennis van de organisatie wereldwijd beschikbaar te stellen, online trainingen te geven en om medewerkers altijd toegang te geven tot hun informatie via Active Directory Federation Services. Een Lync Server dient als telefooncentrale en systeem voor videoconferencing. Alle laptops hebben een aanraakscherm en werken op Windows 8.1 met Direct Access. Microsoft Dynamics CRM zit mee in de Office 365-omgeving en beheert alle contactinformatie van het buitenland. Skype werd gekoppeld aan Lync om vanuit één systeem met iedereen te communiceren. Het IT-team beheert alle toestellen, met Systems Center, inclusief de Windows Phone 8.1 smartphones van elke medewerker. voordelen Û Onafhankelijk van plaats en tijd werken Û Tijd en efficiëntiewinst Û Geen gegevensverlies, altijd laatste versie Û Hogere productiviteit tegen een lagere kost Û Mobiel toegang tot belangrijkste informatie Û Verlaagde kost voor telefonie Û Videoconferencing zonder meerprijs Û Centraal beheer van alle toestellen Û Online trainingen wereldwijd mogelijk Û Betere samenwerking, ook met externen Û Gegevens beter beschermd, ook privé Û Tevreden computergebruikers software&services Office 365 Mensen van overal en altijd kunnen laten werken, is de norm bij de Vlaamse Overheid. Werken van op kantoor, thuis, in een vergaderzaal, het bureau van een collega, de trein of een hotel mag geen verschil maken om aan dossiers en projecten te kunnen, collega s te bereiken of vergaderingen bij te wonen. Bij het overheidsagentschap Flanders Investment & Trade (FIT), waar 350 mensen werken in ruim vijftig landen, geldt dat zeker, want het is haast per definitie een organisatie die altijd onderweg is. Sinds een paar jaar hebben we mobiel werken centraal gezet in onze aanpak. Al onze IT-systemen ondersteunen dat plan, aldus IT-manager Kurt Spitaels. Alles mobiel beschikbaar via smartphone Om het mobiel computergebruik nog beter te doen verlopen, kregen alle medewerkers recent een Windows Phone 8.1 smartphone. Dat is het meest zichtbare bewijs van het moderne, mobiele werken bij Flanders Investment & Trade. Op zijn smartphone heeft elke medewerker toegang tot alle contact-, project- en bedrijfsinformatie en ziet men in Lync welke collega s beschikbaar zijn om bijvoorbeeld wereldwijd zonder extra kost met elkaar in gesprek of videoconferentie te gaan. We kozen voor Microsoft omdat zij onze manier van werken mogelijk maken aan een lagere kostprijs, met minder inspanning. Maar vooral de volledige integratie tussen de verschillende toepassingen was een belangrijke troef. Aan onze investering in ruim driehonderd smartphones gingen heel veel andere IT-projecten vooraf, aldus Kurt Spitaels. Zo waren bepaalde bedrijfsgegevens al beschikbaar in de cloud via Microsoft Office 365. Of men nu thuis, op kantoor in Brussel of op missie in Nigeria werkt, het maakt geen verschil meer uit. In de toekomst zullen we in onze applicaties nog meer de nadruk leggen op mobiel gebruik en op het comfort van aanraakschermen. Geen telefooncentrale meer De verhuis naar nieuwe kantoren in Brussel was het ideale moment voor een andere doorbraak: op alle pc s werd Microsoft Lync geactiveerd voor videoconferencing, telefonie en om snel documenten te delen. Het werd de standaardmanier om samen te werken in binnen- en buitenland. Door Lync ook te gebruiken als standaardsysteem voor telefonie en videoconferenties hebben we een berekend risico genomen, zegt afdelingshoofd Peter Bulckaert. We waren een van de eersten in België die voluit voor Lync hebben gekozen, zonder koppeling met een
Kurt Spitaels, IT-manager: Steeds meer medewerkers gaan op zoek naar extra mogelijkheden om productiever te werken met hun toestellen. klassieke telefooncentrale. Lync werkte perfect en zo hebben we de investering in een nieuwe telefooncentrale en een apart systeem voor videoconferenties vermeden. Iedereen was al lang vragende partij voor video, maar met zeventig kleine kantoren over de hele wereld was traditionele videoconferencing haast onbetaalbaar. Zelfs al beschikten we over een groot budget, dan hadden we het wellicht nog niet gedaan, omdat we ook onafhankelijk van plaats en van eindgebruikersapparatuur willen werken. Met Lync lukt dat dus wel, het werkt ook vanaf onze smartphones of bij de mensen thuis. Training via videoconferentie Onze trainingen waren vroeger een grote kostenpost, zegt Peter Bulckaert. Met 220 medewerkers op zeventig locaties in het buitenland waren ze bijzonder moeilijk om te organiseren. We probeerden wel om één keer per jaar een opleidingsweek in Brussel te organiseren, maar mensen maakten daar begrijpelijk gebruik van om eens met elkaar in levenden lijve te vergaderen. Om iedereen mobiel te doen werken en de voordelen van die laptops, smartphones en cloudtoepassingen te tonen, heb je redelijk wat gebruikerstraining nodig. Ook hiervoor heeft Lync ons een betaalbare oplossing gegeven die zeer gemakkelijk is in gebruik. Minstens twee keer per week is er nu wel een of andere training. Onze HR-afdeling heeft die hele cyclus op zich genomen en werkt maximaal volgens het train-thetrainer-principe. Betere interne samenwerking Dankzij Lync verloopt de interne samenwerking ook veel efficiënter. Opnieuw heeft de locatie van de medewerker niet langer invloed op de mogelijkheden om collega s te bereiken. Kurt Spitaels: Dankzij Lync zie je meteen of iemand beschikbaar is. In het begin alleen de beschikbaarheid van collega s, maar intussen van steeds meer mensen bij organisaties waarmee we frequent samenwerken. Het zorgt voor zeer veel tijdswinst. Je belt bijvoorbeeld niet meer naar mensen wanneer je ziet dat ze in vergadering zijn. Veel aandacht was er voor SharePoint, waarop de documenten bewaard worden, voornamelijk in zogenaamde projectsites. Kurt Spitaels: Je ziet dat onze mensen steeds meer online samenwerken, regelmatig houden ze online projectmeetings, ook met externen. Als de projectgroepen vroeger vergaderden, was dat vooral met de mensen in Brussel. Nu doet iedereen mee. Ze werken daarbij steeds vaker samen op documenten en stilaan mailen ze die documenten niet langer als bijlagen rond. Nu werken ze online op de laatste versie, waardoor ver-
gissingen en verlies zo goed als uitgesloten zijn. In het verleden geraakten te vaak documenten uit het oog verloren door gebruik te maken van diverse andere softwaretools. Peter Bulckaert We willen volledige flexibiliteit om overal te kunnen werken en daarbij altijd contact te kunnen hebben met collega s en toegang krijgen tot alle belangrijke bedrijfsinformatie. voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/ cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over Flanders Investment & Trade, bezoek www.flandersinvestmentandtrade.be OneDrive en privégegevens afschermen Mobiel en flexibel werken, plus zeker thuiswerken, zorgt voor minder strikte grenzen tussen werk en privé. Dat geldt ook voor het pc-gebruik. Sommige medewerkers gebruiken sporadisch hun laptop en smartphone ook privé, bijvoorbeeld voor persoonlijke e-mail en om foto s te maken en te bewaren. Op zijn persoonlijke OneDrive kan elke gebruiker haast onbeperkt privégegevens opslaan. Wanneer iemand met zijn smartphone een foto maakt, wordt die bijvoorbeeld automatisch bewaard op die persoonlijke OneDrive. Van daaruit kan elke gebruiker trouwens zelf beslissen om bepaalde OneDrive-bestanden al dan niet online te delen, aldus Kurt Spitaels. Ook voor de persoonlijke agenda biedt de combinatie van Outlook en Office 365 een oplossing. Kurt Spitaels: Onze medewerkers kunnen Outlook daarvoor instellen als ze dat willen. Hun agenda van werk en privé staan dan mooi naast elkaar in dezelfde toepassing, ook op hun smartphone. Wanneer iemand de organisatie zou verlaten, kan alles weer ontkoppeld worden en blijft de privacy gegarandeerd. Dit past bij de aanpak van de Vlaamse Overheid die volledig inzet op tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Een combinatie van werk- en privéagenda is in sommige gevallen een must. Tevreden medewerkers Finaal zorgt het ervoor dat de meeste medewerkers van Flanders Investment & Trade heel tevreden zijn over hun mobiele manier van werken en online samenwerken. Peter Bulckaert: Vroeger kregen we alleen feedback als we erom vroegen, nu krijgen we spontaan heel wat positieve reacties binnen van mensen die tevreden zijn over de eenvoudige toegang, het gebruiksgemak en het mobiel gebruik. Zo zijn het vaak kleinigheden die het verschil maken voor de eindgebruikers. Met de app CamCard kan men bijvoorbeeld visitekaartjes scannen met zijn smartphone en die gegevens automatisch naar het CRM-systeem sturen. Of op zijn smartphone een adres in CRM opzoeken, waarna een andere app automatisch de route aanduidt.
We zijn ervan overtuigd dat we elke dag dergelijke zaken zullen blijven ontdekken, waardoor iedereen met meer comfort kan werken. Alle toestellen beheren via één software Kurt Spitaels: Bij ons is er geen verschil tussen dag en nacht, weekdag of weekend. Elke dag en elk uur zijn er collega s over de hele wereld aan het werk en wij moeten ze altijd kunnen helpen in geval van problemen, met een klein IT-team. Daarom heeft bijna iedereen niet alleen dezelfde laptop, maar ook hetzelfde type van smartphone. Al die toestellen beheren we met dezelfde software. Zo gebruikt Flanders Investment & Trade een heel gevarieerd pakket aan Microsoft-producten. De cloudsoftware Azure, ADFS/DirSync en Office 365 Pro Plus met SharePoint dienen om de kennis van de organisatie wereldwijd beschikbaar te stellen, online trainingen te geven en om medewerkers altijd toegang te geven tot hun informatie. In het hoofdkantoor in Brussel draait een Lync Server als telefooncentrale en systeem voor videoconferencing. Alle laptops hebben een aanraakscherm en werken op Windows 8.1 met Direct Access zodat de gebruikers geen extra VPN-software hoeven te activeren om zich aan te melden en om van op afstand aan informatie te kunnen. Dynamics CRM zit mee in de Office 365-omgeving en beheert alle contactinformatie van het buitenland. Skype werd gekoppeld aan Lync om vanuit één systeem met iedereen te communiceren. Het IT-team beheert alle toestellen, met Systems Center. Leveranciers waren onder meer Proximus voor het Lync-project, Infront voor CRM, Ordina voor Azure en Lync Online en Uniway voor SharePoint en Office 365. Lagere kosten, hogere productiviteit Flanders Investment & Trade investeert heel strategisch in nieuwe IT-systemen. We willen om twee redenen op een moderne manier werken, zegt Kurt Spitaels. Ten eerste omdat we Vlaanderen vertegenwoordigen in het buitenland en een goede indruk willen maken op potentiële investeerders. Als We krijgen spontaan heel wat positieve reacties binnen van mensen die tevreden zijn over de eenvoudige toegang, het gebruiksgemak en het mobiel gebruik. Zo zijn het vaak kleinigheden die het verschil maken voor de eindgebruikers. zij zien hoe vlot wij kunnen werken, kan dat hun keuze beïnvloeden. Ten tweede zijn het allemaal investeringen die zichzelf snel en ruimschoots terugbetalen. Het ziet er misschien allemaal leuk en glanzend uit, maar het gaat vooral om lagere kosten en hogere productiviteit. Heel onze investering in Lync, bijvoorbeeld, was rendabel op minder dan een jaar dankzij onder andere een aanzienlijke daling van onze communicatiekost. Nog belangrijker is de tijds- en efficiëntiewinst van de hele organisatie, plus het comfort dat we aan onze medewerkers bieden.