Praktische informatie Science Park, juli 2012
Inhoudsopgave 1. UtrechtInc en het team 3 2. Huisvesting 4 3. Algemene zaken 5 4. ICT 6 5. Communicatie 7 6. Tot slot 8 2 van 8
1. UtrechtInc en het team 1.1 UtrechtInc Klik hier voor meer informatie over UtrechtInc 1.2 UtrechtInc Team Ontmoet hier het UtrechtInc team! Hieronder vind je hun directe contactgegevens. Managing Director UtrechtInc: Roel Raatgever T 030 253 3557 E roel.raatgever@utrechtinc.nl Kamer: W124 Startup Accelerator Marcellien Breedveld T 030 253 2856 E marcellien.breedveld@utrechtinc.nl Kamer: W122 Afwezig op maandag (thuiswerken) en woensdag Community/ Coworking Space Jeroen van Duffelen T 030 253 E jeroen.vanduffelen@utrechtinc.nl Kamer: W125 Afwezig op vrijdagmiddag Training, Events Karin van Strijen Tijs Markusse T 030-253 3748 T 030 253 6169 E karin.vanstrijen@utrechtinc.nl E tijs.markusse@utrechtinc.nl Kamer: W 125 Kamer: W 125 Afwezig op vrijdag Marketing, Communiation, PR Elina Schäfer T 030 253 2329 E elina.schafer@utrechtinc.nl Kamer: W122 Afwezig op vrijdagmiddag Facilities, locatie Science Park: Seher Room T 030 253 61 69 E seher.room@utrechtinc.nl Kamer: W122 Facilities, locatie Nijenoord: Jolanda Brussaard T 088 48 18 2 84 E jolanda.brussaard@utrechtinc.nl Aanwezig op woensdag 3 van 8
2. Huisvesting 2.1 Inrichting kantoor In ieder kantoor staat een werkplek met 1 bureau, 1 stoel en 1 roldeurkast. Wanneer je meer werkplekken nodig hebt, dan kun je dit regelen met het secretariaat. In de wanden van de kantoren is een ophangsysteem geïntegreerd. Via het secretariaat ontvangt elk kantoor daar twee gratis haakjes en touwtjes bij. Het is absoluut verboden om plakband op de muren te gebruiken, in de wanden te boren en te spijkeren of deze op een andere manier te beschadigen! 2.2 Elektrische apparaten Het is niet toegestaan om andere elektrische apparaten op kantoor te hebben dan nodig voor standaard kantoorgebruik. Dit in verband met eventueel brandgevaar. Zo zijn de volgende apparaten in elk geval verboden: waterkokers, koffiezetters, magnetrons, koelkasten, tosti-ijzers en verwarming. 2.3 (Tijdelijk) personeel en stagiaires Wanneer een bedrijf (tijdelijk) personeel of stagiaires in dienst neemt, dient er binnen een week bij het UtrechtInc-secretariaat een ingevuld formulier met de gegevens en een kopie van het identiteitsbewijs van deze medewerker ingeleverd te worden. UtrechtInc stelt het verder op prijs wanneer deze medewerker wordt voorgesteld aan het team van UtrechtInc. 2.4 Toegang Sleutel Elk kantoor wordt afgesloten met een eigen slot. Sleutels worden beschikbaar gesteld na invulling en ondertekening van een sleutelverklaring. De gebruiker ziet er op toe dat deze sleutels niet door onbevoegden worden gebruikt. De sleutels zijn certificaat beschermd en kunnen dus niet bijgemaakt worden zonder uitdrukkelijke toestemming. Wanneer de starter meer sleutels nodig heeft, dan kan dit in overleg met het secretariaat geregeld worden. Bij beëindiging van de huisvesting dienen alle sleutels ingeleverd te worden bij het secretariaat. In geval van calamiteiten heeft het secretariaat een loper met toegang tot alle deuren. Openingstijden UtrechtInc is geopend op werkdagen van 08.00 tot 18.00 uur. Gedurende de weekenden, schoolvakanties en tijdens een aantal feestdagen is het gebouw gesloten. Wil je dan toch werken op kantoor? Dan kun je je XS-Card gebruiken. Deze is aan te vragen bij het secretariaat, met een borg van 25. Let erop dat inschrijving in het nacht- en weekendregister verplicht is op last van de brandweer. Bij misbruik van de pas of niet inschrijven in het nacht- of weekendregister wordt de XS-Card en de bijhorende autorisaties direct ingetrokken. Zonder recht op restitutie van de borg. Parkeren Autorisatie voor parkeren (zonder directe garantie op een parkeerplek) kan worden gekocht voor 340 per jaar. Parkeren met parkeerautorisatie kan op het parkeerterrein tegenover de hoofdingang van het Kruytgebouw, op het parkeerterrein tegenover de achteringang van het Kruytgebouw en in de parkeergarage aan de Cambridgelaan. Houd de XS-Card op de aangegeven plaats op de automaat en je krijgt een kaartje voor de hele week. Voor incidentele parkeerbehoeften kun een uitrijkaart ( 3) bij het secretariaat worden gehaald. Zie 6.2 voor meer informatie over parkeren voor bezoek. 4 van 8
2.5 Naambordjes Bij de deur van je kantoor hangen twee A5 bordjes. Aan jou het verzoek om hiervoor het volgende naar info@utrechtinc.nl te mailen: de bedrijfsnaam, het bedrijfslogo en de namen van de mensen die in het kantoor komen te werken. Dan zorgen wij voor een juiste naamsvermelding daarin. 2.6 Lijst Onze visie Om elke dag doelgericht te werken aan je startup, adviseren we je om de visie van je bedrijf op A3 in de wissellijst te hangen. Deze lijst krijg je van ons cadeau. 2.7 verzekeringen In het pand is iedereen zelf verantwoordelijk voor zijn of haar bezittingen. Wij adviseren iedereen dan ook zijn spullen goed te verzekeren middels een inboedelverzekering. 3. Algemene zaken 3.1 Gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes 4.2.1. Keuken/Lounge In de keuken staan: o 2 koffiezetapparaten o een waterkoker o een vaatwasser o 1 kleine koelkast o 2 grote koelkasten (1 in de Westvleugel bij het kopieerapparaat en 1 in de Zuidvleugel) De keuken en de lounge zijn gemeenschappelijke ruimtes en kunnen gezien worden als een verlengde van je eigen bedrijf. Dus neem hierin ook je eigen verantwoordelijkheid en help ons om deze ruimtes netjes te houden. Denk je ook aan het in- en uitruimen van de vaatwasser, het bijvullen van koffiebonen, het schoonhouden van de koelkast en het meenemen van servies uit je kantoor? Glas kun je deponeren in de glasbak bij de printer. Voor het inleveren van batterijen en cartridges, loop je even naar het secretariaat. Vast bedankt! 4.2.2. Vergaderzalen UtrechtInc heeft beschikking over een aantal vergaderzalen. Een vergaderzaal dient vooraf gereserveerd te zijn. Dit gaat via je google agenda. Gaat een reservering niet door, dan het verzoek deze uit het systeem te halen. Laat je ook de vergaderzaal weer netjes achter? 3.2 Schoonmaak Het schoonmaken van de algemene ruimtes gebeurt door de schoonmaakdienst. De kantoren worden twee maal per week schoongemaakt. Tip: Mocht je koffie morsen, gooi er dan direct koud water overheen. Dan kunnen de vlekken gemakkelijker verwijderd worden. 5 van 8
3.3 Catering Voor grote bijeenkomsten kan (in huis) catering besteld worden in overleg met het secretariaat. De kosten voor catering zijn voor eigen rekening. Koffie en thee voor eigen gebruik zijn gratis bij de automaat in de pantry te verkrijgen. 3.4 Kiosk Bij de kiosk op de eerste verdieping kun je met je chipknip broodjes, kleine versnaperingen en drankjes kopen. Tijdens de Hogeschool vakanties is de Kiosk helaas gesloten, maar kan er gebruik gemaakt worden van de automaten. Op 5 minuten lopen vind je een supermarkt. 3.5 Chipknip Opladen kan op de eerste verdieping, op de hoek van de noord- en oostvleugel. 3.6 Bezoek Routebeschrijving Het bezoekadres is Padualaan 8, 3584 CH Utrecht. Via de website (Contact) is een routebeschrijving te verkrijgen. Parkeren kan aan de Leuvelaan, omdat de Padualaan een busbaan is. Parkeren In de omgeving zijn gratis parkeervakken (op minimaal 5 min. lopen). Als service kun je ook je bezoek een gratis uitrijkaart aanbieden voor de parkeerplaats (betaald) precies tegenover ons gebouw. Daarbij geldt: - je ondertekent (van tevoren of ter plekke) de parkeerlijst en krijgt bij het secretariaat een uitrijkaart - je overhandigt deze uitrijkaart zelf aan je bezoek - bij de facturatie van je huur wordt vervolgens per kaart 3 in rekening gebracht. Ontvangst UtrechtInc verwijst binnenkomend bezoek naar de Lounge. Daarbij is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor het daar (op eigen initiatief) ophalen/ontvangen van de bezoeker. 3.7 Borrel Wekelijks vindt er op donderdag vanaf 17.00 uur een gezellige en informatieve netwerkborrel plaats. Steeds een andere startup is daarbij verantwoordelijk voor de hapjes en drankjes. Eens per maand (3 e donderdag) wordt UtrechtInc.afé georganiseerd, met alle ondernemers van beide locaties en sprekers van buitenaf. We willen je vragen om je bij de eerstvolgende borrel kort voor te stellen. 4. ICT 4.1 Werkplek Iedere werkplek is voorzien van toegang tot internet (LAN) en heeft een aantal walloutlets. Het wachtwoord hiervoor kun je bij het secretariaat verkrijgen. Een vaste lijn voor telefonie is niet aanwezig. Wel kun je bellen via internet (VOIP). Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor de aanschaf, het onderhoud en het beheer van ICTapparatuur. 4.2 Netwerk Het wireless netwerk van UtrechtInc is een zoveel mogelijk open netwerk. Hierdoor is het van belang dat de starter zelf zorg draagt voor een goede firewall en 6 van 8
virusscanner. De starter mag de aangeboden netwerkfunctionaliteit gebruiken voor eigen bezigheden, mits deze niet in strijd zijn met de wet of goede zeden. Wanneer zich problemen voordoen met de netwerkverbinding, dit graag melden bij het secretariaat. Vaak is het echter gemakkelijker wanneer je zelf contact opneemt met de helpdesk van Universiteit Utrecht (030-253 4500). Je moet dan vermelden dat het gaat om netwerk VLAN 949 met SolisID room0001. 4.3 Servers Houd er rekening mee dat alle starters op hetzelfde netwerk actief zijn en de geïnstalleerde servers voor iedereen beschikbaar zijn. Het is daarom niet toegestaan websites te hosten vanuit UtrechtInc of servers te draaien voor mensen buiten UtrechtInc. Het gebruik van locale servers (file- en printservers bijvoorbeeld) is wel toegestaan, evenals het gebruik van een VPN. 4.4 Beamer, Printen en Kopiëren De starter kan een losse beamer en aanverwante zaken lenen bij het secretariaat. Heb je de Rabozaal gereserveerd? Dan kun je gebruik maken van de vaste beamer daar. In de kleine ruimte achter de lounge vind je een z/w printer waarmee je ook kunt kopiëren. Het apparaat is aangesloten op het starternetwerk. Kopiëren is alleen mogelijk na invoering van de code 2222. Hoe je de printer kunt installeren, staat in het handleidingdocument. Aangezien we de printservice graag aan iedereen gratis willen blijven aanbieden, verzoeken we alle ondernemers om te printen in kleine hoeveelheden. In het gebouw aan de overkant zit Xerox ReproShop. Daar kun je tegen betaling in kleur printen. 5. Communicatie 5.1 Post Iedere starter krijgt een eigen postvakje bij het secretariaat. De starter kan gebruik maken van het postbusnummer van UtrechtInc. Een nieuwe bedrijfs-/handelsnaam? Vergeet dat niet tijdig te communiceren. Voor een correcte levering is de volgende adressering belangrijk: Naam bedrijf t.a.v. ondernemer p/a UtrechtInc kamernummer Postbus 85459 3508 AL Utrecht 5.2 Promotie UtrechtInc helpt jou graag aan free publicity en heeft verschillende kanalen om jouw startup in de schijnwerpers te zetten. We raden je daarom sterk aan om al je nieuws en successen te mailen naar elina.schafer@utrechtinc.nl. Zij zal zorgdragen voor een verder verspreiding daarvan. www.utrechtinc.nl (nieuwsitem) www.utrechinc.tv (tv-schermen op beide locaties) UtrechtInclusief (nieuwsbrief) @UtrechtInc (twitter) / facebook / linkedin Als persbericht naar onze persrelaties 7 van 8
5.3 Resources / Startup Deals Op http://www.utrechtinc.nl vind je Resources: allerlei handige tools, documenten en links. Ook vind je daar Startups Deals: aantrekkelijk kortingen. 5.4 Events Via ons netwerk worden wij regelmatig op de hoogte gebracht van interessante startup events/wedstrijden. Wij houden jullie per mail hiervan op de hoogte. Daarnaast adviseren wij je om de agenda op onze website in de gaten te houden. 6. Tot slot UtrechtInc organiseert jaarlijks de voorronde voor de nationale businessplannenwedstrijd New Venture. We raden je sterk aan hier deel aan te nemen. 6.1 Kwaliteit en klachten Heb je een aanvraag, tip of klacht? Neem dan contact op met het secretariaat via info@utrechtinc.nl. Wij gaan vertrouwelijk om met jouw melding. 6.2 Calamiteiten Bij camaliteiten adviseren wij je om te luisteren naar het omroepbericht en de snelste route naar buiten te nemen.. 8 van 8