Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening Memo Aan Van e-mail Belangstellenden Bureau Aanbestedingen aanbestedingen@leiden.nl Onderwerp Nota van inlichtingen aanbesteding Flexibele arbeid Datum 21 januari 2010 Geachte dames en heren, conform 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 12 januari 2010 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen. Nota van Inlichtingen 1. Paragraaf 2.1, pagina 12, Tijdpad Gelet op het feit dat de Nota van Inlichten op 19 januari 2010 verschijnt en de inschrijving op 26 januari 2010 om 11.00 uur ingeleverd dient te zijn is dit erg krap. Wat vindt u van het voorstel om de inzendtermijn naar achteren te verschuiven, zodat gegadigde meer tijd hebben om de Nota van Inlichtingen te verwerken? Antwoord: Ja, in verband met de omvang van de Nota van inlichtingen wordt de inschrijving verschoven naar 4 februari 2010 om 11.00 uur. De gewijzigde planning ziet er als volgt uit: Aankondiging aanbesteding Woensdag 16 december 2009 Uiterste datum indiening vragen i.v.m. offerteaanvraag Dinsdag 12 januari 2010 Toezending Nota van inlichtingen Donderdag 21 januari 2010 Sluiting van de inzendtermijn voor de offerte om 11.00 uur Donderdag 4 februari 2010 Afwijzing en voornemen tot gunning Donderdag 18 februari 2010 Uiterste datum indienen van bezwaren gunning vóór 17.00 uur Vrijdag 5 maart 2010 Definitieve gunning Maandag 8 maart 2010 Start contractperiode Donderdag 1 april 2010 2. Paragraaf 2.4, pagina 14, Opbouw offerte Ten aanzien van de opbouw van de offerte, is het toegestaan om een extra tabblad toe te voegen waar gegadigde bijlage(n) achter mogen plaatsen om beschreven wensen te verduidelijken? Antwoord: De uitwerking van de wensen moeten achter tabblad 13 worden gevoegd. Het is niet toegestaan om extra tabbladen toe te voegen.
3. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Ten aanzien van onderdeel 6 van de minimumeisen vraagt u gegadigde 3 referenties te overleggen, uit de afgelopen 3 jaar, hieruit dient te blijken dat aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijke aard, omvang en complexiteit. Wat verstaat u onder opdrachten van gelijke aard, omvang en complexiteit? Antwoord: Opdrachten bij grote, complexe organisaties, bij voorkeur bij (semi-)overheid. 4. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Bij onderdeel 7 van de minimumeisen vraagt u om een NEN certificering of een gelijkwaardige kwaliteitsnorm. Kunt u aangeven wat u verstaat onder een gelijkwaardige kwaliteitsnorm? Antwoord: Een kwaliteitsnorm die voldoet aan dezelfde eisen als de NEN-normering. Zie ook vraag 359. 5. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Ten aanzien van de concernverklaring vraagt u om een garantstelling van het concern c.q. de holdingmaatschappij. Gegadigde kan aan alle eisen zelfstandig voldoen, derhalve maakt gegadigde in het kader van de selectiecriteria geen gebruik van de holding, ook niet in financieeleconomisch opzicht. Wij gaan er derhalve vanuit dat in die situatie de concernverklaring niet van toepassing is. Correct? Antwoord: Indien u deel uitmaakt van een holding dient u een concernverklaring in te leveren. 6. Paragraaf 3.3.2, pagina 19, Wensen De antwoorden op de wensen worden per antwoord beoordeeld met cijfers op een schaal van 0 tot 10. In hoofdstuk 4 wordt aan de wensen een weging toegekend, hoe komt de score op de wensen dan vervolgens tot stand en kunt u dit aan de hand van een voorbeeld duidelijk maken? Antwoord: Per onderdeel worden door de beoordelaars punten van 0-10 toegekend. Per onderdeel is een maximaal aantal te behalen punten bepaald, zie bestek, hoofdstuk 4, kolom Weging. De optelling van alle scores leidt tot de totale kwaliteitsscore. De totale kwaliteitsscore wordt gedeeld door de prijs. De prijsscore is verder toegelicht in de Uitnodiging tot Inschrijving 3.4. 7. Paragraaf 3.4, pagina 20, Eindbeoordeling Ten aanzien van het komen tot de eindscore, is het correct dat er op kwaliteit een maximale score van 210 punten kan worden behaald? Antwoord: ja, zie ook vraag 6 en 136. 8. Paragraaf 3.4, pagina 20, Eindbeoordeling De maximale eindscore die kan worden behaald is in onze ogen 87,5, gebaseerd op een maximale kwaliteitsscore van 210 en een omrekeningsfactor van 1, is dit correct, zo niet hoe kunnen gegadigde dan wel komen tot een maximale score? Antwoord: Nee, dit is niet juist. De maximale kwaliteitsscore wordt bereikt indien de beoordelaars op elk onderdeel van uw inschrijving een 10 toekennen. Zie ook vraag 6. 9. Paragraaf 4.1, pagina 21, prestatie Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Gezien dit ongebruikelijk is binnen de branche zouden wij willen voorstellen deze passage uit het bestek en het Service Level Agreement te halen? Antwoord: Nee, daar kunnen wij niet mee akkoord gaan. Deze regel is alleen van toepassing als opdrachtnemer zijn afspraken niet nakomt en de functies en de voorzieningspercentages worden in gezamenlijk overleg vastgesteld. 10. Paragraaf 4.1, pagina 21, prestatie Ten aanzien van het dragen van de extra kosten en deze onder te brengen bij opdrachtnemers stelt u dat deze naar rato worden gedragen. Wat moeten gegadigde zich voorstellen van het naar rato dragen van deze extra kosten? Antwoord: Hiervoor wordt met de Makelaar een verdeelsleutel afgesproken.
11. Paragraaf 4.1, pagina 21, Opzegtermijnen Opzegging van een Nadere overeenkomst voor onbepaalde tijd dient. Wat verstaat u onder een Nadere Overeenkomst? Antwoord: Een Nadere Overeenkomst is de overeenkomst die gesloten wordt onder de raamovereenkomst, waarin nadere details vastgelegd worden voor de inhuur van de Flexibele Arbeidskracht. 12. Paragraaf 4.3.1., pagina 23, Facturering U vraagt voor specifiek Leiderdorp en Leiden om een verplichtingsnummer, wat verstaat u onder een verplichtingsnummer? Antwoord: Een verplichtingennummer is een nummer waaronder in de financiële administratie de verplichting van de inhuur van de Flexibele Arbeidskracht vastgelegd is. 13. Paragraaf 4.6, pagina 29, onderdeel 2 Ten aanzien van de visie op de arbeidsmarkt vraagt u een voorbeeld bij te sluiten voor periodieke aanlevering en evaluaties. Wat moeten gegadigde zich voorstellen van een voorbeeld ten aanzien van de visie? Antwoord: Uw visie op de huidige marktontwikkelingen kunt u direct als voorbeeld gebruiken voor de periodieke aanlevering voor de managementrapportage. 14. Pagina 8, paragraaf 1.5, Doel van de aanbesteding Op basis van welke criteria wordt de Makelaar aangewezen? Antwoord: Wij hebben al voor een makelaarsconstructie gekozen. Inschrijver dient een voorstel voor de makelaarsrol, zoals gevraagd in het bestek 1.8.2 achter tabblad 13 aan de inschrijving toe te voegen. De hoogst geëindigde inschrijver wordt aangesteld als makelaar, tenzij deze daarvan afziet. In dat geval komt de op een na hoogst geëindigde in aanmerking voor de makelaarsrol, enz. Zie ook vraag 174. 15. Pagina 8, paragraaf 1.5, Doel van de aanbesteding U bent voornemens om per gemeente een raamovereenkomst af te sluiten met drie partijen. Betekent dit dat er voor de gemeente Leiden, de gemeente Leiderdorp en de gemeente Zoeterwoude in totaal 9 raamovereenkomsten worden afgesloten? Antwoord: Ja, dat klopt. We zullen 3 partijen contracteren, waarmee per gemeente raamovereenkomsten afgesloten zullen worden. 16. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 3, E-mailadres Kunt u toelichten hoe gebruik gemaakt kan worden van het e-mailadres? Antwoord: De opdrachtnemers en de aanvragers hebben toegang tot de mailbox. De aanvragen kunnen op die manier door alle opdrachtnemers opgepakt worden. 17. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 3, E-mailadres Hoe garandeert u dat de partijen gelijke kansen hebben op het invullen van de aanvragen mede gelet op het gestelde dat makelaar de aanvragenstroom coördineert? Antwoord: Aanvragers van de Gemeente zetten de aanvraag zelf in de mailbox (voor alle partijen toegankelijk) en/of bellen (spoed)aanvragen door naar de makelaar. De aanvragen die doorgebeld worden, dienen voor alle partijen inzichtelijk te zijn en daarom is de Makelaar verantwoordelijk om deze stroom te coördineren. 18. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 4, Werving en selectie kandidaten U stelt dat de bureaus maximaal 48 uur de tijd hebben om kandidaten voor te stellen. Wat is de procedure na die periode? Antwoord: Indien niet is voorzien in de vacature, dient de Makelaar de vacature elders uit te zetten. 19. Pagina 14, paragraaf 2.4, Opbouw offertes Moeten de concept raamovereenkomst en de inkoopvoorwaarden toegevoegd worden in de offerte? Antwoord: Nee.
20. Pagina 14, paragraaf 2.4, Opbouw offertes Moeten de toelichtingen op de wensen achter tabblad 13 en bijlage 13 worden toegevoegd? Zo niet, waar dient de toelichting op de wensen geplaatst te worden in de offerte? Antwoord: Ja, de toelichtingen moeten achter tabblad 13 en bijlage 13 worden gevoegd. Zie ook vraag 2. 21. Pagina 16, paragraaf 2.11, Transitie Hoeveel Flexibele Arbeidskrachten met een Fase B en hoeveel met een Fase C contract zullen er overgezet worden? (Incl. looptijd/duur en aantal uren per week) Antwoord: Dat is nu nog niet bekend. 22. Pagina 18, paragraaf 3.2, Minimumeisen U vraagt bij onderdeel 5 om de afgifte verzekeringsbewijs. Echter in bijlage 10 geeft u aan dat een verzekeringsverklaring op verzoek na gunning overlegt dient te worden. Kunt u aangeven wat u wilt ontvangen ten aanzien van deze eis? Antwoord: Ten aanzien van minimumeis 5 is het voldoende om een getekende bijlage 10 in te leveren. 23. Pagina 23, paragraaf 4.3.2, Managementinformatie Wat wordt exact bedoeld met digitale vorm? Bedoelt u een online toegangsmogelijkheid of het digitaal (per e-mail) aanleveren? Antwoord: Wij bedoelen hiermee het aanleveren per e-mail. 24. Bijlage 14, Service Level Agreement, onderdeel prestatie-indicatoren Welke prestatie-indicatoren zullen gehanteerd worden in de uiteindelijke raamovereenkomst, die van de makelaar, van elke partij afzonderlijk of een gemiddelde? Antwoord: In de offerte dienen de waardes van de prestatie-indicatoren aangegeven te worden door alle aanbieders. In de uiteindelijke raamovereenkomst zullen de overeengekomen prestatieindicatoren worden opgenomen, deze zullen voor alle opdrachtnemers gelijk zijn. 25. De Aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Kunt u een indicatie geven van de omvang in ( ) van de raamovereenkomst per gemeente? Antwoord: Op pagina 9 van de Uitnodiging tot inschrijving vindt u de omvang van de inhuur van flexibele arbeid binnen de Aanbestedende dienst over de jaren 2007 en 2008. De onderlinge verhouding tussen de gemeenten is ongeveer als volgt: Leiden 85%, Leiderdorp 10% en Zoeterwoude 5%. 26. De Aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Is inschrijver toegestaan om een inschrijving te doen voor 1 van de 3 gemeenten? Antwoord: Nee, dat wordt niet toegestaan. 27. U vraagt om overheidsreferenties. Wordt inschrijving van inschrijver uitgesloten van beoordeling indien niet-overheids referenties worden aangeleverd? Antwoord: Zie vraag 3. 28. De Opdrachtnemer wordt verzocht een overzicht te geven van drie referenties gedurende de afgelopen 3 jaar, op het gebied van deze aanbesteding. Uit de referenties dient te blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Kunt aangeven wat de 'omvang' van een referentie minimaal dient te zijn om aan dit minimumeis te kunnen voldoen? Antwoord: Met de omvang wordt bedoeld de opdrachtwaarde. Zie hiervoor paragraaf 1.7 van de Uitnodiging tot inschrijving. Zie ook vraag 3.
29. De Opdrachtnemer wordt verzocht een overzicht te geven van drie referenties gedurende de afgelopen 3 jaar, op het gebied van deze aanbesteding. Uit de referenties dient te blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Voldoet inschrijver aan de 'omvang-eis' door de omvang van de drie referenties bij elkaar op te tellen? Antwoord: Nee, het gaat om de omvang per referentie. Zie ook vraag 3. 30. In paragraaf 1.6 beschrijft u de functies (niet-limitatief) die onder onderhavige aanbesteding vallen. Is inschrijver toegestaan om voor een bepaald functiegebied in te schrijven? Antwoord: Nee, dat is niet toegestaan. 31. Pagina 7, definitie van Payrolling: In beginsel is NBBU of ABU van toepassing. Wat verstaat u onder in beginsel? Antwoord: De beschrijving komt uit het standaardbestek van de ABU. 32. Pagina 7, definitie van Payrolling: Hoe groot is het Payroll-aandeel in verhouding tot het regulier uitzenden? Antwoord: 3-5%. 33. Pagina 8, Makelaar. Wat verstaat u precies onder een Makelaar bij uw gemeenten: A een centrale coördinator die de 3 uitgekozen partijen onderling coördineert, of B een partij die niet alleen coördineert tussen de 3 contractpartijen, maar daarnaast ook met diverse onderaannemers apart. Antwoord: B een partij die niet alleen coördineert tussen de 3 contractpartijen, maar daarnaast ook met diverse onderaannemers apart. 34. Pagina 8 1.5 laatste alinea: Wanneer eindigen de genoemde lopende contracten voor flexibele arbeid bij de gemeente Leiderdorp? Antwoord: Leiderdorp kan zich net als de andere SSC-gemeenten later aansluiten bij het contract. Op dit moment is nog niet bekend wanneer dat zal gebeuren. 35. Pagina 8 1.5 alinea 2. Opdrachtgever is vrij in keuze om gebruik te maken van een makelaarsconstructie. Op basis waarvan wordt deze keuze gemaakt? Wordt deze keuze per gemeente aan het begin van het contract gemaakt of blijft deze keuze het gehele contract vrijblijvend? Antwoord: Deze keuze, voor 1 makelaar voor alle gemeenten, wordt aan het begin van het contract gemaakt. Zie verder vraag 14. 36. Pagina 8 Hoe is de verdeling van de opdrachten/omzet tussen uw huidige leveranciers in percentage? (Ivm de anonimiteit: nummer1,2,3,.. en percentage is prima) Antwoord: Deze vraag is onzes inziens niet relevant. 37. Pagina 8 Hoe ziet u de verdeling in percentage van de opdrachten tussen Makelaar en de 2 overige leveranciers er voor u uit in de nieuwe situatie? Nummer 1 (Makelaar).%, nummer 2 %, nummer 3 %. Hoe meet u dit? Heeft u voor de toekomst en gedurende deze contractperiode een bepaalde doelstelling ten aanzien van het verdelen/spreiden van uw inleenvolume bij de verschillende leveranciers? Antwoord: Een exacte verdeling kunnen wij nu nog niet voorzien, maar het ligt voor de hand dat het inleenvolume van de Makelaar hoger zal zijn dan dat van de andere twee contractpartijen. 38. Pagina 8 Waarom kiest u expliciet voor een constructie met Makelaar en 2 achterliggende leveranciers en niet 3 gelijkwaardige leveranciers?
Worden alle aanvragen bij de drie leveranciers uitgezet? Zo niet, hoe maakt u het aantrekkelijk om 2e en 3e leverancier te zijn achter de Makelaar? Garandeert u hiervoor voor iedere leverancier een stuk van de omzet? Antwoord: Wij hebben voor een makelaarsfunctie gekozen uit efficiency overwegingen. Alle aanvragen worden door de makelaar bij alle partijen uitgezet. Er is geen garantie; het betreft een Raamovereenkomst. Alle opdrachtnemers hebben de kans aanvragen te vervullen, de makelaar garandeert dat alle aanvragen gedistribueerd worden naar de andere leveranciers. 39. Pagina 8: Klanten Contact Center: Waarvoor wilt u de gevraagde assesments op het KCC gebruiken Antwoord: Wij willen ze gebruiken als ontwikkelassessment. 40. Pagina 8: Klanten Contact Center Aan welke trainingen is behoefte op het KCC? Antwoord: Dit is nog niet bekend. 41. Pagina 8: Klanten Contact Center Wat verstaat u onder fieldtesten? Antwoord: Dit zijn testen in de feitelijke werkomgeving. 42. Pagina 8: Klanten Contact Center Welk bedrag of uren werd in 2008 ingeleend door het KCC? en wat is de verwachting voor de komende jaren? Antwoord: Op dit moment wordt er niet veel van uitzendkrachten gebruik gemaakt omdat wij werken met oproepkrachten. De afgelopen jaren is er weinig tot niets ingehuurd. Met de opbouw van het KCC zou het kunnen dat we tijdelijk meer capaciteit nodig hebben of dat er behoefte is aan specifieke ervaring, maar dat valt nu nog niet te overzien. 43. Pagina 8: Klanten Contact Center Zijn er parttime mogelijkheden om in het KCC te werken? Wat is het minimum aantal uren? Antwoord: Daar is nog niets over bekend. 44. Pagina 8: Klanten Contact Center Moeten flexkrachten op het KCC ook werken na de 'normale' openingstijden (08:30-17:30uur?)? Zo ja is het verplicht om avonden en weekenden te werken? Antwoord: Als we een flexkracht zouden aannemen, dan zou deze ook op donderdagavond en zaterdagmorgen beschikbaar moeten zijn. 45. Pagina 8: Klanten Contact Center Bent u tevreden over de huidige flexkrachten op het KCC? Door welke aspecten komt dit? Antwoord: Het KCC is er nog niet. 46. Pagina.8. Facturatie In onze facturen is het gebruikelijk dat het uurtarief van de flexkracht wordt vermeld. Het uurloon wordt echter altijd bevestigd in de opdrachtbevestiging en niet in de factuur. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: Nee, het uurloon dient ook op de factuur te worden vermeld. Indien u kunt aantonen dat dit niet mogelijk is, dient u dit in de managementrapportage aan te leveren. De opdrachtsbevestiging is niet voldoende. 47. Facturatie per kostenplaats is mogelijk. In het geval er met verplichtingennummers wordt gewerkt, is het gebruikelijk dat er per verplichtingennummer wordt gefactureerd. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: Nee, er moet per kostenplaats gefactureerd worden. Het verplichtingennummer dient als ons kenmerk op de facturen vermeld te worden.
48. Hoe ziet u de coördinatie door de Makelaar van de centrale facturering van de dienstverlening van de aanbieders 2 en 3 die geen Makelaar zijn? Welke doelstellingen wilt u hiermee realiseren? Antwoord: Facturering via de Makelaar geldt alleen bij inschakeling van andere onderaannemers. 49. Pagina 8 functies Kunt u een overzicht geven per functie van het inleenvolume per functie over 2009 Antwoord: Nee, dat kunnen wij niet. 50. Pagina 9: Momenteel wordt er slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners uitgegeven. Betekent dit dat uw huidige contractpartners 25% van de aanvragen vervullen en dat het totaalbedrag qua inleen ¼ deel is van het volledige inhuurvolume van 4.659.264,- over het jaar 2008? NB Dit is zeer belangrijk voor het bepalen van onze prijs!!!! Antwoord: Uw conclusie is niet juist, u kunt uitgaan van het opgegeven inleenvolume. 51. Pagina 9: Opdrachtgever wenst te werken met een Makelaar Gaan alle aanvragen in eerste instantie naar de Makelaar en zorgt die ervoor dat de aanvragen bij de overige contractpartners worden uitgezet? Antwoord: zie vraag 16 en 17. 52. Is het de bedoeling dat alle contractpartners alle aanvragen ontvangen en zo ja hoe gaat u dit monitoren? Antwoord: Zie vraag 16 en 17. Alle aanvragen worden geregistreerd en in managementrapportage door de Makelaar aangeleverd. Deze zijn voor alle contractpartners inzichtelijk. 53. Hoe gaat u bepalen wie van de 3 geselecteerde contractpartners gaat fungeren als Makelaar? Antwoord: Zie vraag 14. 54. Pagina 10: De terugkoppeling over de kandidaat kan via de Makelaar verlopen of rechtstreeks met de Opdrachtnemer worden besproken. U wilt een Makelaar om ervoor te zorgen dat alles via deze Makelaar verloopt. Waarom geeft u hier aan dat terugkoppeling rechtstreeks via Opdrachtgever kan lopen? Antwoord: Wij geven er de voorkeur aan om de payrolling van transitie en aangedragen kandidaten door Opdrachtgever via de Makelaar te laten lopen. Alle kandidaten die tewerkgesteld zijn door een opdrachtnemer mogen op basis van payrolling (verlengde uitzending) bij de opdrachtnemer blijven doorlopen. 55. Pagina 10: Opdrachtgever behoudt het recht om de payrollkandidaten in eerste instantie bij de Makelaar aan te bieden, aangezien deze het eerste aanspreekpunt is voor de Opdrachtgever. Opdrachtnemers verplichten zich om de laagst aangeboden tarieven te volgen na gunning van het contract. Wanneer kiest u ervoor om de payrollkandidaat aan te bieden bij één van de opdrachtnemers? Is dit voornamelijk afhankelijk van de prijs of kiest u ervoor om dit via de Makelaar te laten verlopen? Antwoord: Wij geven er de voorkeur aan om de payrolling via de Makelaar te laten lopen. 56. Pagina 9 en 10 Algemeen. U wilt alles via de Makelaar laten verlopen. Zowel de aanvraag, de afhandeling als de facturatie. Hierdoor zal de Makelaar meer kosten maken dan de overige contractpartners. Hoe gaat u hiermee om? Antwoord: Daar staat tegenover dat de Makelaar de opdrachten voor andere onderaannemers krijgt en ook de payrolling. 57. Pagina 15: Door in te schrijven gaat de Aanbieder akkoord met volledige medewerking van transitie (omschreven in 2.11) van al haar flexibele arbeidskrachten, indien zij leverancier is van Opdrachtgever. De Flexibele Arbeidskrachten zullen bij de gegunde contractpartner, die als
Makelaar zal optreden, ingeschreven worden. Volgens welke criteria wordt besloten dat een contractpartner op gaat treden als Makelaar? Antwoord: Zie vraag 14. 58. Pagina 21: Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Op welke extra kosten doelt u hier? Wat bedoelt u met naar ratio? Is dit een verdeling van de extra kosten tov de omrekenfactor van Opdrachtnemer op basis van 50/50 tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer? Antwoord: Met extra kosten bedoelen wij eventuele extra kosten die we kwijt zijn als andere onderaannemers moeten worden ingeschakeld. Zie verder vraag 10. 59. Pagina 21: Hiervoor zullen geen kosten in rekening gebracht worden, indien het aantal gewerkte uren van terbeschikkingstelling hieraan voorafgaand minimaal 520 uren bedraagt. Wij nemen aan dat dit niet geldt voor uitzendkrachten die via de transitie over zijn gegaan. Hierbij gaat u namelijk uit van een termijn van 1040 uur. Kunt u dit bevestigen? Antwoord: De afspraken van de tewerkstelling van de uitzendkrachten die te werk gesteld zijn voor de ingangsdatum van dit contract zijn van toepassing. 60. Pagina 21: Indien er sprake is van Flexibele Arbeidskrachten die door Opdrachtgever zijn aangedragen, zullen ook bij een kortere voorafgaande periode geen extra kosten in rekening gebracht worden. Wat is de termijn voor een kortere voorafgaande periode? Antwoord: korter dan 520 uur. 61. Pagina 23 1e bullit: Wat is de gemiddelde uitzendduur van flexibele arbeidskrachten bij de gemeente leiden? Antwoord: Dat varieert sterk. 62. Pagina 23 2e bullit: Dit kunnen wij niet op voorhand akkoorderen. De kostprijzen van de verschillende aanbieders zijn verschillend opgebouwd. In theorie kan dit betekenen dat wij een verliesgevende factor moeten accepteren. U begrijpt dat dit niet acceptabel is. Tevens bieden verschillende partijen verschillend service-niveaus op gebied van payrolling. Wij verzoeken u deze eis te laten vervallen. Antwoord: Nee, wij laten deze eis niet vervallen. 63. Pagina 23 4.3.1 2e alinea: U vraagt ons toe te lichten waar de leverancier aan moet voldoen als opdrachtgever gebruik wil maken van deze service. Wilt u toelichten waar u hier op doelt? Bedoelt u hier kwalitatieve aspecten van de leveranciers? Financiele condities? Of andere aspecten? Antwoord: Indien de facturatie van een onderaannemer via de Makelaar loopt, kunnen er bepaalde voorwaarden gelden om daarmee akkoord te gaan bijv. in het kader de ketenaansprakelijkheid. Wij willen van tevoren weten wat de voorwaarden van de opdrachtnemer is. 64. Pagina 27, U noemt specialistische bureaus. In deze aanbesteding is schaal 9 of hoger expliciet uitgesloten. Wat verstaat u in dit geval onder specialistische bureaus? Antwoord: Bureaus die op één gebied flexwerkers uitlenen tot schaal 9. 65. Pagina 28, 4.6.1: Implementeren wij alleen onze eigen dienstverlening als Makelaar zijnde, of in deze rol ook de dienstverlening van de 2 achterliggende leveranciers? Antwoord: Wij verwachten een gezamenlijke implementatie. 66. Pagina 47, SLA, Werving punt 1: Als Makelaar kan men functies bij de 2 achterliggende leveranciers uitzetten, maar dit is geen
garantie voor vervulling binnen aangegeven doorlooptijden, hierop kan de Makelaar nooit worden aangesproken. Hoe wilt u dit afdoende regelen? Antwoord: De Makelaar zal de aanvragen moeten verantwoorden in maandrapportages die ook naar de andere contractpartners worden gestuurd. 67. Pagina 47: Opdrachtnemers committeren zich aan het voorzien x% van alle aanvragen; Vraag: x%. Hoeveel is x? Antwoord: zie vraag 204 68. Pagina 48, SLA, Introductie punt b: geldt dit alleen voor bepaalde functies, of voor alle functies? Indien slechts voor bepaalde functies, dan ontvangen we graag de lijst van de betreffende functies. Antwoord: Indien u de Verklaring omtrent gedrag bedoelt; deze hoeft alleen voor bepaalde informatiegevoelige functies aangevraagd te worden. 69. Pagina 48, SLA, Planning, punt b en c: welke functies zijn voor u de meest spoed eisende die in geval van nood binnen 4 uur vervuld dienen te zijn? Om welke functies gaat het concreet bij avond- en weekendwerk? Kunt u ervaringscijfers afgeven wat het aandeel is van spoedeisende functies tov het totaal aantal functies? Antwoord: Afvalverzamelaars zijn het meest spoedeisend. Bij avond- en weekendwerk gaat het ook om afvalverzamelaars. Wij kunnen geen ervaringscijfers afgeven. 70. Algemeen functieprofielen: Wat is de verdeling tussen de reguliere uitzendkrachten die kantoorfuncties vervullen en de zogenaamde Blue collar uitzendkrachten die meer productiegericht werk verrichten in percentage? Antwoord: zie toelichting prijzenblad verdeling premiegroep 1 en 2. 71. Pagina 49: KPI s Vraag: Over welke KPI s heeft u het hier? Antwoord: Zie bladzijde 50 van de Uitnodiging tot inschrijving. 72. Concept Raamovereenkomst: Artikel 4 Ontbindingsvoorwaarden, 4.2: graag voegen wij toe: Er is niet eerder sprake van een toerekenbare tekortkoming dan nadat Opdrachtgever Opdrachtnemer een redelijke termijn heeft gegund om alsnog naar behoren na te komen. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: De informatie-uitwisseling als omschreven in 2.12 is bedoeld voor inhoudelijke aspecten, aspecten rond de aanbestedingsprocedure en onduidelijkheden in het aanbestedingsdocument. Opmerkingen over de Concept-raamovereenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden kunnen geplaatst worden op Bijlage 13 ad 4.7 en worden bij eventuele gunning besproken met de beoogd opdrachtnemer. 73. Concept Raamovereenkomst Artikel 8 Tarieven, 8.1en 8.5: herziening op basis van wettelijke en CAO verhogingen moeten worden doorgevoerd. Toestemming van de opdrachtgever is hiervoor niet benodigd. Graag zien wij daarom de zinsnede: na goedkeuring van opdrachtgever geschrapt. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 74. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.1hieraan dient te worden toegevoegd na Indien Opdrachtnemer: en Opdrachtgever Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72.
75. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.2: de schadegebeurtenis is nu gebaseerd op iedere schade, ongeacht de grondslag. Verzekeringtechnisch is dit niet mogelijk, geen verzekering, hoe uitgebreid ook, dekt iets ongeacht de grondslag. Wij stellen voor de tekst als volgt aan te passen: per toerekenbare schadegebeurtenis. En de zin ongeacht.gebaseerd, te schrappen om dit artikel toepasbaar te maken. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 76. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.3: respectievelijk gemeente Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude hebben leiding en toezicht op de werkvloer. In dit artikel dient daarom toegevoegd te worden: Dit geldt niet als de flexkracht aan het werk is bij de Opdrachtgever aangezien deze leiding en toezicht heeft gedurende de uitvoering van werkzaamheden in haar opdracht. Wij stellen daarnaast de volgende tekst voor om dit artikel verzekeringtechnisch kloppend te maken: Opdrachtnemer kan aansprakelijk worden gehouden voor directe schade die Opdrachtgever lijdt als gevolg van enige toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van de tussen partijen gesloten overeenkomst, niet zijnde de verplichtingen zoals deze op de flexkrachten rusten. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is in alle gevallen uitgesloten. Antwoord: zie vraag 72. 77. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 3 Garanties, 3.1: Uitzendorganisaties hebben een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. Leiding en toezicht tijdens de werkzaamheden berust bij de Opdrachtgever. Graag vervangen wij daarom het woord garandeert dat door zich inspannen tot het uiterste. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 78. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.1: graag toevoegen en Opdrachtgever. Antwoord: zie vraag 72. 79. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.7: Graag deze clausule laten vervallen. Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor gedrag van uitzendkrachten of medewerkers, als ze buiten werktijd om bijvoorbeeld in de kroeg na een glas teveel op vertrouwelijke zaken vertellen over Opdrachtgever. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 80. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.3: Opdrachtgever heeft zelf leiding en toezicht op de werkvloer gedurende de uitvoering van werkzaamheden. Wij kunnen niet verantwoordelijk zijn daarom. Wij adviseren u dit artikel aan te passen alsvolgt: Om de naleving van privacyregels van Opdrachtgever te borgen laat Opdrachtgever iedere uitzendkracht bij aanvang van het dienstverband een Geheimhoudingsclausule tekenen. Antwoord: zie vraag 72. 81. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 12 Beveiliging, 12.3: graag passen we de laatste zin als volgt aan: Opdrachtgever kan op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de Overeenkomst met redenen omkleed weigeren. Antwoord: zie vraag 72.
82. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 14 Facturering, 14.1: 30 dagen wachten op acceptatie lijkt ons erg lang te zijn. Wij stellen 5 kalenderdagen voor. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 83. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 15 Betaling en controle, 15.1: Dit dient 30 dagen te zijn. (4-4-5) Antwoord: zie vraag 72. 84. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 16 Voorschot: wij beschikken over het NEN certificaat dat afdoende onze solvabiliteit garandeert. Daarom kan Artikel 16 in zijn geheel vervallen. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 85. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 18 Boete, 18.1: wij hebben en inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting. Van een boeteclausule kan dan ook geen sprake zin. Deze paragraaf dient daarom in zijn geheel geschrapt te worden. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 86. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 20 Overmacht: als uitzondering die wel onder overmacht valt graag toevoegen: wel onder overmacht valt Mexicaanse Griep en Q-Koorts. Antwoord: zie vraag 72. 87. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 21.1: toe te voegen: zulks na een redelijke termijn om het verzuim op te lossen. Antwoord: zie vraag 72. 88. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 21.5: is in strijd met het elders door u gestelde 6 maanden opzegtermijn. Deze dient hier toegevoegd te worden aan de eerste zin. Antwoord: zie vraag 72. 89. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 25, Verzekering, 25.2: Antwoord: zie vraag 72. 90. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 25 Verzekering, 25.3: dit dient te vervallen, vooraf cederen wordt door de verzekeringsmaatschappij niet geaccepteerd.. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 91. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 26Overname, 26.1: Dit is in de praktijk niet uitvoerbaar. Uitzendkrachten lopen nou eenmaal van het ene bureau naar het andere. Om dit werkbaar te maken stellen wij voor dit mondeling met Opdrachtgever af te stemmen. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 92. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 26 Overname, 26.3 en 26.4: Zelfde dit is in de praktijk onuitvoerbaar. Wij stellen mondelinge afstemming voor om dit werkbaar te maken. 93. Op pagina 9 van het bestek geeft u de omvang van de opdracht aan voor 2007 en 2008. Kunt u nader specificeren welk percentage van de totale omzet payrolldienstverlening betreft?
Antwoord: 3 tot 5%. Zie ook vraag 32. 94. Op pagina 10 vermeldt u voor payroll het volgende: Opdrachtgever behoudt het recht om payrollkrachten in eerste instantie bij de Makelaar aan te bieden, aangezien deze het eerste aanspreekpunt is voor de Opdrachtgever. Concluderen wij juist dat in de praktijk de situatie ontstaat dat de door u geselecteerde makelaar dus altijd de payroll-krachten verloont? Of is de makelaar verplicht om payroll-krachten naar rato te verdelen onder de drie geselecteerde leveranciers? Antwoord: Ja, de Makelaar zal de payroll-krachten verlonen. 95. Hoofdstuk 4 programma van eisen: als wij de te behalen punten bij elkaar optellen komen wij op een totaal aantal punten van 210 voor kwaliteit. Is dit juist? Hoeveel weegt de gemiddeld gewogen omrekenfactor mee in de EMVI eindweging? Antwoord: 210 is juist, zie vraag 7, 8 en 136. 96. Bladzijde 30 bestek, wens 2: makelaarsrol. Naar aanleiding van welke criteria bepaalt Opdrachtgever welke leverancier als makelaar geselecteerd wordt? Is dit aan de hand van het totaal behaalde punten voor kwaliteit en prijs of spelen hierbij de behaalde punten voor het onderdeel kwaliteit van de beoogde makelaarsrol ook mee? Antwoord: Zie vraag 14. 97. Pagina 7: Payrolling en transitie: In beginsel is de CAO voor Uitzendkrachten van de ABU of de NBBU van toepassing. Mag ook de CAO van VPO gebruikt worden? Antwoord: Nee, dienstverlening is gebaseerd op ABU/NBBU CAO. 98. Pagina 8: De Gemeente Leiderdorp zal instappen in deze raamovereenkomst zodra de lopende contracten voor flexibele arbeid zijn geëindigd. Dat zal gebeuren zodra nieuwe opdrachten beschikbaar komen. Wordt hiermee bedoeld dat specifiek voor Gemeente Leiderdorp geen transitie/migratie van werkenden zal plaatsvinden? Antwoord: Over een mogelijke transitie kan nu niets gezegd worden. Zie ook vraag 34, 124 en 169. 99. Pagina 8: Omvang van de opdracht: De inleencijfers van uitzenden en detacheren zijn genoemd. Kunt u ook aangeven wat de omvang van payrolling is geweest? Antwoord: Zie vraag 32. 100. Pagina 10: Aanvraag, punt 4: De bureaus hebben maximaal 48 uur de tijd om kandidaten voor te stellen. Bent u bereid dit te wijzigen in 2 werkdagen in verband met weekenden? Antwoord: Ja. 101. Pagina 21: Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Antwoord: Klopt. 102. Pagina 25: Tevens wordt digitaal een kopie van het identiteitsbewijs en een verblijfs- /tewerkstellingsvergunning verstrekt aan de aangewezen contactpersoon. Kan dit wel ivm privacy wetgeving? Antwoord: De bedoeling is dat een uitzendkracht zich legitimeert en het paspoort of identiteitsbewijs meeneemt. Het uitzendbureau maakt voor hun eigen personeelsdossiers een kopie. Als uitzendkrachten bij de gemeente Leiden tewerk worden gesteld, dan vraagt de gemeente niet om nog een legitimatie. Digitaal is niet toegestaan in verband met privacy. 103. Inschrijver is voornemens om de diensten te laten verrichten door 2 entiteiten behorend tot dezelfde groep, waarbij beide entiteiten gebruik wensen te kunnen maken van de diensten van dezelfde onderaannemer. Kunt u bevestigen dat het mogelijk is om in combinatie in te schrijven met deze 2 entiteiten, en waarbij de onderaannemer voor beide entiteiten zal zijn? Antwoord: Nee, zie bestek blz. 15 2.6. Zie ook vraag 242.
104. SLA: Werving van flex krachten. Kan Opdrachtgever bevestigen dat uitsluitend het doorberekenen van de meerprijs het gevolg is van het niet behalen van het overeengekomen percentage aanvragen? Antwoord: Klopt. 105. SLA: Kan Opdrachtgever bevestigen dat het opstellen van het informatieboekje wat door Inschrijver, zal worden gedaan op basis van informatie die door Opdrachtgever wordt verstrekt? Antwoord: Ja. 106. SLA: Welke kosten bedoelt opdrachtgever bij de verdeling van 50/50 indien de uitzendkracht niet voldoet? Antwoord: De te factureren uren en andere doorbelaste kosten door opdrachtnemer.. 107. SLA: Is de opdrachtgever zich bewust van het feit dat het verstrekken van identiteitsbewijzen en tewerkstellingsvergunningen door inschrijver niet afdoet aan de wettelijke verplichtingen van opdrachtgever zelf hieromtrent, zoals het maken van een kopie van het legitimatiebewijs? Antwoord: Zie vraag 102. 108. Concept Raamovereenkomst, artikel 8.3: De nummering van de ABU CAO is aangepast, waarbij het voormalig artikel 22 nu artikel 19 is geworden. Klopt de aanname van inschrijver dat Opdrachtgever het huidige artikel 19 bedoelt? 109. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening artikel 4: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? 110. Inkoopvoorwaarden artikel 11.7: Naar het oordeel van Inschrijver is het niet redelijk om ten aanzien van hetzelfde feit zowel een boete als schadevergoeding te vorderen, bent u derhalve bereid om de boete te laten vervallen? Mocht u hiertoe niet bereid zijn, kunt u ermee instemmen dat een geïnde boete in mindering zal worden gebracht op de schadevergoeding terzake van hetzelfde feit? 111. Inkoopvoorwaarden artikel 13: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst 112. Inkoopvoorwaarden artikel 14.1/14.4: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? 113. Inkoopvoorwaarden artikel 18: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening en de afspraken omtrent de uitvoering in de SLA lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst, en zal naar de mening van opdrachtnemer deze boetebepaling niet tot het gewenste resultaat leiden. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? 114. Inkoopvoorwaarden artikel 19: In de Overeenkomst en SLA zijn afwijkende bepaling opgenomen omtrent de (verdeling van) aansprakelijkheid. Kunt u bevestigen dat de bepalingen in de Overeenkomst het gehele artikel 19 van de Inkoopvoorwaarden vervangen?
115. Inkoopvoorwaarden artikel 23: Gezien de aard van de dienstverlening, het ter beschikking stellen van personeel om onder leiding en toezicht van de Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten, volgt het eigenaarschap van de intellectuele eigendomsrechten reeds uit de Nederlandse wet voor zover het de resultaten van werkzaamheden betreft die zijn verricht onder leiding en toezicht en in opdracht van Opdrachtgever. De intellectuele eigendomsrechten van Inschrijver die zij nu heeft dienen uiteraard bij haar te blijven rusten. Kunt u instemmen met een artikel wat dit onderschrijft? 116. Inkoopvoorwaarden artikel 25.3: Het is opdrachtnemer niet toegestaan op voorhand haar aanspraken te cederen. Kunt u ermee instemmen deze bepaling niet van toepassing te verklaren? 117. Inkoopvoorwaarden artikel 26.1: Gezien de aard van de dienstverlening van inschrijver, en de omvang van haar organisatie, kan zij niet garanderen dat een personeelslid van opdrachtgever wordt bemiddeld voor een functie elders, uiteraard slechts voor zover dit gebeurt op initiatief van de werknemer zelf. Kunt u ermee instemmen deze bepaling in dit licht te interpreteren? 118. Inkoopvoorwaarden artikel 26.3: Kunt u bevestigen dat deze bepaling ziet op voor het uitvoeren van deze overeenkomst relevante personeelsleden, en niet al de personeelsleden van opdrachtnemer? 119. De nadere overeenkomst ontbreekt. Wilt u deze sturen? Antwoord: De nadere overeenkomst wordt gedurende de contractbespreking vastgesteld. 120. Pagina 5: "Een van de onderdelen dat uitgeplaatst zal worden uit de gemeentelijke organisatie wordt het SSC in de Regionale SSC". Wat wordt hieronder verstaan? Welke regio wordt hier bedoeld? Antwoord: De Leidse regio. Het regionale SSC zal in eerste instantie werken voor Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. 121. Pagina 8: De aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Betekent dit dat iedere gemeente haar eigen partijen selecteert en je bijvoorbeeld wel leverancier van gemeente Leiden wordt en niet van gemeente Leiderdorp? Hoe wordt dit door iedere separate aanbestedende dienst beoordeeld? Antwoord: Nee, zie vraag 15. 122. Pagina 8: Opdrachtgever blijft vrij in zijn keuze om wel of niet te kiezen voor een makelaarsconstructie. Hoe dienen wij dit exact te interpreteren? Kan bijvoorbeeld gemeente Zoeterwoude wel voor een makelaarsconstructie kiezen en gemeente Leiden niet? Of betekent het dat wanneer Opdrachtgever geen geschikte antwoorden krijgen/ geen geschikte makelaar ziet, zij ervoor kiest om met drie leveranciers zaken te doen en er derhalve geen makelaar tussen te zetten? Antwoord: Wij hebben al gekozen voor de makelaarsfunctie. Dat geldt voor alle drie de gemeenten. 123. Pagina 8: In de laatste alinea wordt gesproken over deelnemende regiogemeenten in het SSC. Welke gemeenten vallen hieronder? Antwoord: Zie antwoord 120. 124. Pagina 8: In de laatste alinea staat dat gemeente Leiderdorp later zal instappen in deze raamovereenkomst. Per welke datum lopen de huidige raamovereenkomsten af? Wat bedoelt u met "dat zal gebeuren zodra nieuwe opdrachten beschikbaar komen"? Antwoord: zie vraag 34, 98, 124 en 169.
125. Pagina 8: U wenst facturatie op maandbasis. Dit is niet mogelijk voor een uitzendbureau omdat haar administratieve processen op werkweken zijn ingericht. De Opdrachtgever krijgt aan het einde van elke week een door de uitzendkracht ingevuld urenverantwoordingsformulier ter inzage en ter ondertekening. Op basis daarvan wordt de uitzendkracht/gedetacheerde verloond en de factuur opgesteld. Facturatie is daarom mogelijk op weekbasis danwel op basis van twee tot vier weken. Wij stellen u daarom facturatie op week- of 4-wekelijkse basis voor. Kunt u hiermee instemmen? Antwoord: Nee, op pagina 23 4.3.1. wordt verwezen naar 4-4-5 wekelijkse facturatie: Opdrachtnemer zal maandelijks factureren. D.w.z. 1 e kwartaalmaand 4 weken, 2 e kwartaalmaand 4 weken, 3 e kwartaalmaand 5 weken. 126. Pagina 8: Kunt u uitleggen waarom u op zoek bent naar een passend alternatief voor de VCA-certificering? Wij zijn voornemens Flexibele Arbeidskrachten VCA- te certificeren, omdat indien u voor vaste medewerkers een VCA-certificaat nodig heeft, dit ook geldt voor Flexibele Arbeidskrachten. Stemt u hiermee in? Antwoord: Uiteraard. Er zijn uitzendbureaus die soms toetsen ontwikkeld hebben op een ander niveau. Indien u geen VCA voor uitzendkrachten kunt verstrekken, hier zijn vaak kosten en tijd een belangrijk issue, wat is dan uw alternatief. 127. Pagina 8: Bij detachering staat niets vermeld over facturatie. Kunnen wij er van uit gaan dat hetzelfde voor detachering geldt als voor uitzending? Antwoord: ja. 128. Pagina 9: Bij de omvang van de opdracht staat dat slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners wordt uitgegeven. Bedoelt u hier met totale kosten de kosten gemaakt voor de inhuur van Flexibele Arbeidskrachten van schaal 1 tot schaal 9 of betreffen het ook functies in een hogere schaal? Antwoord: : Die scheidslijn is niet bij ons geregistreerd in kosten. Deze conclusie kan dus niet getrokken worden. 129. Pagina 10: Bij punt 3 staat dat Opdrachtgever werkt met een centraal e-mailadres waar alle aanvragen inzichtelijk zijn. Ontvangt iedere leverancier op hetzelfde moment de aanvragen vanuit dit centrale e-mailadres? "Opdrachtgever werkt met een centraal e-mailadres waar alle aanvragen voor alle Opdrachtnemers inzichtelijk zijn. De makelaar zal deze aanvragenstroom coördineren en registreren". Dit impliceert een centrale inbox. In de Service level Agreement staat echter dat de aanvragen vanuit dit e-mailadres door de makelaar naar partijen wordt verzonden. Wat is van toepassing en kunt u dit verduidelijken? Antwoord: Alle opdrachtnemers hebben toegang tot mailbox, Makelaar is verantwoordelijk om aanvragen in deze mailbox te zetten als de aanvragen op een andere manier zijn binnengekomen. Zie ook vraag 16 en 17. 130. Pagina 10: Bij punt 4 wordt de reactietermijn van Opdrachtnemer genoemd. Is er een sanctie als Opdrachtnemer onverhoopt deze norm niet behaalt? Antwoord: Het doel is dat de aanvraag voorzien wordt door de Opdrachtnemers. Op deze afspraak staat geen sanctie. Na 48 uur dient de makelaar de vacature elders uit te zetten, zie vraag 18. 131. Pagina 12: De tijd tussen de toezending van de Nota van Inlichtingen en de sluiting van de inzendtermijn is erg krap. Bent u bereid om deze termijn verlengen? Antwoord: zie vraag 1. 132. Pagina 15: Bij de uitgangspunten van de aanbesteding staat beschreven dat huidige leveranciers akkoord dienen te gaan met volledige medewerking van transitie van al haar Flexibele Arbeidskrachten. De Flexibele Arbeidskrachten zullen bij de makelaar worden ingeschreven. Hoe gaat u hier mee om indien de huidige leverancier ook straks weer geselecteerd wordt als leverancier (en dus niet als makelaar)? Antwoord: Deze krachten zullen op payrolltarief door dezelfde leverancier worden verloond in de nieuwe contractsperiode.
133. Pagina 16: Indien een Aanbieder momenteel leverancier is van Opdrachtgever, zal de Aanbieder na gunning haar huidige Flexibele Arbeidskrachten overhevelen aan de Opdrachtnemer die de rol van Makelaar heeft gekregen. Geldt deze transitie voor alle leveranciers; ook die niet momenteel formeel gecontracteerd zijn? Dit i.v.m. het gestelde in 1.7 omvang van de opdracht dat momenteel slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners wordt uitgegeven. Antwoord: Ja, dit geldt voor alle leveranciers. 134. Pagina 16: Bent u zich bewust van het feit dat transitie alleen mogelijk is met instemming van de flexkracht zelf? Antwoord: Wij zullen alle geldende regels respecteren. 135. Pagina 16: Opdrachtgever zal voor Fase A overeenkomsten met uitzendbeding een afname van 1040 uur garanderen. Wat wordt hier precies mee bedoeld? Antwoord: Deze vraag is ons niet duidelijk in relatie tot pagina 16. 136. Pagina 19: U geeft aan in 3.3.2 Wensen dat u de antwoorden op de vragen per wens beoordeeld worden met cijfers op een schaal van 0 tot en met 10. Geldt dit voor welke wens? Verder op in de offerte geeft u wegingen aan. Bedoelt u hiermee de weegfactor die gehanteerd wordt, zo nee: dan zijn het wellicht het aantal punten maar dat komt dan niet overeen met wat hier boven vermeld. Zo ja: vragen wij ons af waarom de weging niet optelt tot 100. Of is het zo dat: een weging van 5 in de kwalitatieve beoordeling leidt tot: 5/ 210 * maximaal te behalen punten (10)? Wij verzoeken u de weging van de kwalitatieve beoordeling weer te geven. Antwoord: Zie vraag 6 en 7. 137. Pagina 23: Opdrachtnemer dient akkoord te gaan met het volgen van de laagst aangeboden omrekenfactor Payroll van de gekozen contractpartners, klopt dit? Indien deze omrekenfactor onder de kostprijs van Opdrachtnemer uitkomt zal de begeleiding van payrollkrachten nihil zijn. Kunt u uitleggen hoe u hier mee om wenst te gaan indien de laagste payrollfactor onder de kostprijs van de 'winnende' partij ligt? Antwoord: De geselecteerde partijen zullen partijen zijn met een full service dienstverlening en een ieder dient dezelfde dienstverlening te blijven leveren, anders hadden wij voor de VPO CAO gekozen. Wij zien niet in waarom de ene leverancier deze service wel kan bieden en de ander onder de kostprijs zou komen. 138. Pagina 23: Op de factuur dient o.a. de omrekenfactor vermeld te worden. Dit staat niet standaard op de factuur en voegt ook niets toe aan de controle van facturen. Is het mogelijk om deze op te nemen in bijvoorbeeld de managementrapportages? Antwoord: Het heeft onze voorkeur, echter indien het niet te realiseren is volstaat vermelding in de management rapportages. 139. Pagina 24: Bij indiensttreding bij Opdrachtgever dient een volledig overzicht in het arbeidsverleden inclusief ziekmeldingen te worden aangeleverd. Ziekmeldingen mogen i.v.m. de privacywet niet worden aangeleverd. Een oplossing is om het aantal schakels die een Flexibele Arbeidskracht heeft gebruikt aan te leveren. Heeft u hiermee voldoende informatie? Antwoord: Doel is dat opvolgend werkgeverschap wordt voorkomen, als deze informatie sluitend is, is dit akkoord. 140. SLA pagina 48: Bij Planning van Flexibele arbeidskrachten wordt gesproken over een voorstel vanuit offerte voor poolplanning. Wordt bedoeld u hier precies mee? Dit komt verder nergens terug in bijlage 13 Eisen en Wensen. Waar wilt u dit terugzien? Antwoord: Bij 4.4 punt 7 wordt gevraagd om toelichting van het wervings- en selectieproces en daar wordt verwezen naar de punten uit de SLA om hierin te verwerken. 141. SLA pagina 50: In de kolom Minimale waarde staat twee keer het woord "Trend." Wat verstaat u hieronder? Welke trend bedoelt u? Antwoord: De ontwikkeling van de gevraagde prestatie-indicatoren.
142. SLA pagina 50: De factuurfouten worden beoordeeld naar aanleiding van het aantal incorrecte of onvolledige facturen / totaal aantal facturen. Wij stellen voor hieraan toe te voegen: "aan de hand van de geaccordeerde urenbriefjes." Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Dat is akkoord, fouten die ontstaan vanuit Opdrachtgever zullen niet worden meegenomen. 143. Raamovereenkomst pagina 54: Artikel 2: Er is sprake van een makelaarsconstructie een derhalve van 1 hoofdleverancier. Bent u bereid in geval van makelaarschap een extra artikel op te nemen waarbij het woord "Leveranciers" te wijzigen naar "Makelaar"? Kunt u reactie geven op dit artikel? 144. Pagina 54: "Artikel 3.3: Kunt u ons inzage geven in deze populatie? Deze bepaling regelt niet hetgeen zal gelden voor opdrachten voor onbepaalde tijd, waarover wel in het aanbestedingsdocument werd gesproken (2.11) Geldt hier dan de opzegtermijn zoals vermeld in artikel 11.2?" 145. Pagina 54: Artikel 4.2: Kunt u instemmen met het opnemen van een hersteltermijn alvorens tot ontbinding wordt overgegaan? En kunt u ook instemmen met de nuancering dat ontbinding alleen plaats zal vinden als de tekortkoming ook ontbinding rechtvaardigt? 146. Pagina 55: Artikel 8.1: Kunt u aangeven binnen welke maximale termijn u deze toestemming kunt verlenen en per wanneer voor het eerst sprake is van deze regeling. Per direct of per 1-1- 11? 147. Pagina 56: Artikel 9: Is aanpassing van de door u gewenste betaaltermijn van 30 dagen mogelijk? Voor Inschrijver betekent dit hoge kosten vanwege de voorfinanciering van salarissen. Een langere betalingstermijn dan de termijn van 14 dagen na factuurdatum die Inschrijver standaard hanteert wordt meegewogen in de tariefstelling. 148. Pagina 57: Artikel 13.1: Kunt u instemmen met de toevoeging dat de niet nakoming in dat geval wel aan Opdrachtnemer TOEREKENBAAR moet zijn? 149. Pagina 58: Artikel 13.5: Opdrachtnemer verstrekt geen inzage in haar verzekeringspolissen, omdat dit vertrouwelijke bedrijfsinformatie betreft en omdat dit ons door onze verzekeraar is verboden (Let op: risico van verval van de dekking). Wel kan Opdrachtnemer een gecertificeerde verklaring omtrent verzekering afgeven welke is opgesteld door haar verzekeraar. Kunt u hiermee instemmen? 150. Inkoopvoorwaarden: Uw algemene voorwaarden doen naar de mening van Opdrachtnemer onvoldoende recht aan de aard van haar dienstverlening (het ter beschikking stellen van arbeidskrachten). Daarom zou Aanbieder bij voorkeur haar eigen leveringsvoorwaarden (die grotendeels overeenkomen met de door de brancheorganisatie ABU ontworpen modelvoorwaarden) toepassen op haar dienstverlening. Deze voorwaarden zijn volledig op maat gemaakt en regelen bijvoorbeeld de positie van de flexkracht, het karakter van de opdrachten, wat u aan begeleiding van de uitzendkrachten van Aanbieder kan verwachten alsmede wat van u uit hoofde van de ABU CAO ter zake wordt verwacht. Dat u niet onverkort instemt met de voorwaarden van Aanbieder is duidelijk. Daarom acht Aanbieder het van belang om het karakter van haar dienstverlening duidelijk te specificeren in de Raamovereenkomst temeer omdat dit ook niet gebeurt in uw Algemene Inkoopvoorwaarden. Kunt u zich hierin vinden?
151. Inkoopvoorwaarden: Opdrachtnemer stelt voor het volgende tekstvoorstel op te nemen in de raamovereenkomst: Opdrachtgever zal zich ten aanzien van de uitzendkracht bij de uitoefening van toezicht of de leiding, alsmede met betrekking tot de uitvoering van het werk, gedragen op dezelfde zorgvuldige wijze als waartoe hij ten opzichte van zijn eigen medewerkers gehouden is. Opdrachtgever verklaart zich bekend met het feit dat hij jegens de uitzendkracht en Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de nakoming van de uit artikel 7:658 BW, de Arbeidsomstandighedenwet en de daarmee samenhangende regelgeving voortvloeiende verplichtingen op het gebied van de veiligheid op de werkplek en goede arbeidsomstandigheden in het algemeen. Opdrachtgever is aansprakelijk voor schade en verliezen aan (zaken van) de uitzendkracht zelf, Opdrachtgever en/of derden die het gevolg zijn van het doen en nalaten van de uitzendkrachten. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer ter zake van bovengenoemde aansprakelijkheden tenzij deze schaden en/of verliezen het rechtstreeks gevolg is/zijn van toerekenbare tekortkomingen aan de zijde van Opdrachtnemer ten aanzien van de selectie van de uitzendkrachten of informatie aan de uitzendkrachten. Kunt u hiermee instemmen? Zo niet, kunt u aangeven waarom niet? Of welke tekstvoorstellen u ten aanzien van bovengenoemde wenst te doen? 152. Inkoopvoorwaarden: "Wellicht is het een voor alle partijen acceptabele tussenoplossing om aan te sluiten bij de voorwaarden, die inkopende en aanbiedende partijen in de uitzendbranche hebben ontwikkeld. Dit project is geïnitieerd door PIANOo en onze brancheorganisatie ABU en stemt de algemene voorwaarden bij alle betrokkenen op elkaar af. Wij hebben begrepen dat deze voorwaarden inmiddels terug te vinden zijn op de website van PIANOo. Hoe staat u tegenover dit voorstel?" 153. Pagina 63: Artikel 12.2: Vraag 1: Tussen de aanvraag van een VOG en de afgifte daarvan is zoals u wellicht weet enige tijd gelegen. Kunt u in dit kader ook instemmen met een bewijs van aanvraag bij aanvang van de werkzaamheden totdat de VOG daadwerkelijk wordt afgegeven? 154. Pagina 65: Artikel 18: en schadevergoeding en boete is dubbelop naar onze mening. U heeft immers diverse sturingselementen om opdrachtnemer tot presteren aan te zetten, zoals de SLA en de mogelijkheid om de overeenkomst te ontbinden, het vorderen van schadevergoeding. Het vervullen van uw flexvraag is een dienst waarbij partijen zich gezamenlijk moeten inzetten uw doelstelling te realiseren. Wat is over bovenstaande uw mening? 155. SLA pagina 50: Prestatie indicatoren, voorzieningspercentage: u wenst dit percentage maandelijks te ontvangen en te monitoren. Kunt u zich ook vinden in een 4wekelijkse frequentie? Antwoord: De periode 4-4-5 wekelijks en een cumulatief per kwartaal. 156. SLA pagina 50: Prestatie indicatoren, voorzieningspercentage: ons inziens klopt de formule niet zoals die beschreven staat. Volgens ons moet de formule zijn: vervulde aanvragen per maand/aantal uitgezette aanvragen per maand. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Dit is akkoord. 157. SLA pagina 8: Aanbestedende dienst is voornemens per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Betekent dit drie afzonderlijke contracten? Dus drie contracten per gemeente, waarbij de gemeente zelfstandig bepaalt met welke drie partijen een contract wordt afgesloten? Antwoord: zie vraag 15 en 121.
158. Pagina 9: Kan opdrachtgever een indicatie geven welke functies het meest gevraagd worden op basis van historische cijfers? En de verhouding fulltime / parttime aanvragen? Zo niet, waarom niet? Daarnaast geeft u de inleenvolumes van 2007 en 2008 weer. Heeft u een indicatie wat het inleenvolume in 2010 gaat doen? Richting het inleenvolume van 2007 of verder naar beneden, lager dan 2008? Antwoord: Deze gegevens zijn niet beschikbaar, zie vraag 50. 159. Pagina 9: Uw voorkeur betreft het werken met een Makelaar die een coördinerende rol neemt naar de overige twee opdrachtnemers en naar de opdrachtgever. a) Op basis van welke criteria wordt de uiteindelijke Makelaar gekozen. Beste score? b) Wanneer krijgen de 2 overige opdrachtnemers de aanvraag, wanneer er een makelaar als eerste bureau wordt ingezet? c) Afhankelijk van het antwoord op de vorige vraag, kunnen wij ons voorstellen dat wanneer je tot een van de 2 overige opdrachtnemers behoort, je geen invloed hebt op het aanvraagproces / het te behalen volume, behoort hiertoe wellicht ook een andere prijsstelling. Immers de overige 2 opdrachtnemers zijn afhankelijk van de Makelaar. Hoe staat u hier tegenover? Antwoord: zie hiervoor vraag 16-17-14, alsmede 38 en 129. 160. Pagina 10: U heeft het over een proefperiode van 2 dagen. Hoe gaat u er mee om met een korte opdracht die maximaal 2 dagen duurt? Antwoord: Het uitgangspunt is dat de juiste uitzendkracht tewerkgesteld wordt; wij zullen hier in alle redelijkheid naar kijken. 161. Pagina 10 en 23: Na gunning gaat opdrachtnemer akkoord met het volgen van de laagst aangeboden omrekenfactor payroll van de gekozen contractpartners. Ons inziens is dit en benadeling van degene met de laagste omrekenfactor en benadeling van degenen die verplicht de laagste omrekenfactor moeten volgen. Kan opdrachtgever toelichten waarom deze keuze wordt gemaakt? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Wij willen gelijke behandeling voor iedereen, echter het mag niet ten nadele zijn van de Gemeente. Anders zouden alle uitzendkrachten na 3 maanden op de payroll worden gezet van de goedkoopste aanbieder, dit zou niet eerlijk zijn t.o.v. de leverancier die de uitzendkracht heeft geselecteerd. Wij willen de leverancier die de uitzendkrachten heeft geselecteerd ook de kans geven op verlengd uitzenden. De opdracht zou voor hen anders niet interessant meer zijn. 162. Pagina 18 en 40: Op pagina 18 heeft u het over gelijkwaardige referenties en in bijlage 9 pagina 40 spreekt u over uitsluitend overheid referenties. Wat is de exacte eis gezien het volgende: Opdrachtnemer heeft een referent die uitstekend laat zien wat de toegevoegde waarde is van opdrachtnemer voor de aanbestedende dienst. Deze referent betreft een semi-overheid instelling ( een van de grotere woningbouwverenigingen). Voldoet dit ook aan uw eis als referent Overheid? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Zie vraag 3. 163. Pagina 23: Opdrachtnemer zal maandelijks ( 4-4-5 wekelijks ) factureren. Daarnaast hanteert opdrachtgever een betalingstermijn van 30 dagen, wat betekent dat opdrachtnemer 60 dagen vooruit dient te financieren. Gaat opdrachtgever akkoord met een toevoeging in de aanbesteding dat de opdrachtgever een korting ontvangt van bijvoorbeeld 0.5 % wanneer opdrachtnemer wekelijks factureert? Of gaat opdrachtgever akkoord met een aanpassing van de maandelijkse facturatie in een wekelijkse facturatie? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Nee, het streven is het aantal facturen sterk omlaag te brengen; uw vraag staat hier haaks op. 164. Pagina 29: Kunt u voorbeelden noemen van nadere afspraken binnen het kader van de raamovereenkomst? Zo niet, waarom niet? Antwoord: zie vraag 11.
165. Onze samenwerkingsvisie is om één generieke uitzender en een tweetal doelgroep specialisten te selecteren. Dit stelt de opdrachtgever in staat de totale personeelsbehoefte te voorzien met een mix van leveranciers en daarmee toegang tot alle benodigde ervaring, expertise en talent. Daarnaast geeft het de opdrachtgever meer mogelijkheden haar inwoners die studeren aan universiteit en hogeschool te binden aan de gemeente zelf. Gezien de uitkomsten van het onderzoek arbeidsmarktbeleid gemeenten zeker van toegevoegde waarde. Opdrachtgever is ons inziens op zoek naar 3 reguliere partijen die alles kunnen leveren. In hoeverre biedt deze aanbesteding ruimte voor een doelgroepspecialist binnen de 3 te contracteren partijen? Antwoord: Nee, wij zoeken geen (doelgroep)specialist als opdrachtnemer. 166. Hoe willen Gemeente Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude aangesproken worden in de tender? Antwoord: aanbestedende dienst, zie bestek 1.4.1. Definities. 167. 1.4.2 pag 7 a) Wenst u payrolling alleen via ABU CAO of ook VPO CAO? b) Kunt u een procentuele verdeling van administratieve functies vs industriële functies geven? Antwoord: Zie voor de verdeling het prijzenblad en payrolling moet u zien als verlengd uitzenden dus volgens de ABU/NBBU CAO 168. 1.5 pag 8 Hoe ziet gemeente Leiden de makelaarsconstructie? Antwoord: Staat duidelijk in bestek beschreven, zie ook vraag 16-17-33-38-54. 169. 1.5 pag 8 Wanneer zal Gemeente Leiderdorp instappen? Antwoord: zie vraag 98. 170. 1.5 pag 8 Wat bedoelt u precies met passend alternatief voor VCA certificaat? Antwoord: zie vraag 126. 171. 1.5 pag 8 Dient de makelaar de binnengekomen vacatures direct door te zetten naar de andere opdrachtnemers of krijgt de makelaar een voorsprong? Antwoord: zie ook vraag 16-17. 172. 1.5 pag 8 Heeft het de voorkeur dat de makelaar vanuit de vestiging opereert of is een inhouse constructie gewenst? Antwoord: vanuit de vestiging. 173. 1.5 pag 8 Per Gemeente bent u voornemens een raamovereenkomst te sluiten met 3 partijen. Zijn dit voor iedere Gemeente dezelfde 3 partijen met dezelfde makelaar? Graag toelichten. Antwoord: ja. Er worden drie partijen geselecteerd. Deze partijen zijn voor elke gemeente gelijk. De makelaar is dezelfde. Zie ook vraag 174. 174. 1.5 pag 8 Waar is de keuze voor het al dan niet kiezen voor een makelaarsconstructie van afhankelijk? Antwoord: Zie vraag 14. 175. 1.5 pag 8 Maken de drie opdrachtnemers gebruik van eigen prijsafspraken met opdrachtgever of dient er geconfirmeerd te worden aan de economisch meest voordelige opdrachtnemer/makelaar? Antwoord: ja, alleen bij payrolling geldt de confirmering aan de laagste prijs. 176. 1.6 pag 8 Passend alternatief VCA-certificaat. De uitzendkrachten kunnen een opleiding volgen voor een VCA-certificaat. Gaat u ermee akkoord dat deze kosten worden doorberekend aan de gemeente?