Gebruikershandleiding Financieel Model Financieel rekenmodel juni 2006, versie 2
Colofon Auteur(s) Drs J.M. van Os Deloitte Consultancy B.V. www.deloitte.nl Vormgeving Besides Purple Druk Quantes 06-565A Aan de totstandkoming van deze publicatie is de grootst mogelijke zorg besteed. Deloitte kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.
Gebruikershandleiding Financieel Model Inhoudsopgave 1 Gebruikershandleiding Model 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Fte-kosten 2 1.3 Inkomsten 4 1.4 Kosten per prestatieveld 4 1.4.1 Prestatievelden 1 t/m 9 4 1.4.2 Verdiepingsslag binnen prestatieveld 6 5 1.4.2.1 Prestatieveld 6a: hulp bij het huishouden 5 1.4.2.2 Prestatieveld 6b: individuele voorzieningen 6 1.4.2.3 Prestatieveld 6c: algemene voorzieningen 6 1.5 Uitvoeringskosten 6 1.6 Overzicht 7 1
1. 1.1 Gebruikershandleiding Financieel Model Inleiding Een belangrijk onderdeel van de handreiking Financieel Model is een praktisch hanteerbaar rekenmodel waarin de financiële gevolgen van (beleids)keuzes kunnen worden doorgerekend. Dit rekenmodel, dat is opgesteld in de applicatie Excel, wordt afzonderlijk opgenomen in de toolbox. In dit document wordt een nadere uitleg van het rekenmodel gegeven. Daarnaast is het financieel rekenmodel zo ingericht dat het invullen van de verschillende onderdelen volgens een logisch pad gaat. Per onderdeel is binnen het financieel model een korte toelichting opgenomen. In het financieel rekenmodel zijn in de regel de witte velden bestemd om waarden in te voeren. De blauw gekleurde velden zijn niet bestemd voor de invoer van waarden. In de handleiding komen de volgende onderdelen aan bod: 1. Fte-kosten 2. Inkomsten 3. Uitgaven per prestatieveld 4. Uitvoeringskosten. 1.2 Fte-kosten De personele kosten zijn bepalend voor de hoogte van met name de uitvoeringskosten. Dit invulblad biedt de mogelijkheid om op grondige wijze de uitvoeringskosten te bepalen. De volgende variabelen moeten worden ingevoerd: De geraamde maandelijkse salarislasten (in ) per schaal. De door uw gemeente geraamde percentuele hoogte van de opslagen voor: Sociale lasten Overheadkosten Overige personeelskosten (opleidingen e.d.) Apparaatskosten ICT-kosten Huisvestingskosten Werkplekratio. In het navolgende wordt een aantal kostensoorten nader toegelicht. 2
Gebruikershandleiding Financieel Model Overheadkosten (personeel) Door middel van de opslag voor de overheadkosten worden de niet direct aan het primaire proces toerekenbare personeelslasten verdisconteerd over de functionarissen die zich wel met het primaire proces bezighouden. De overheadkosten worden veroorzaakt door bijvoorbeeld personeel ten behoeve van: Management Staf Beleidsinformatie Financiële en personele administratie Technische functies Huishoudelijk personeel Overig ondersteunend personeel. Apparaatskosten (organisatiekosten) Onder de kostensoort apparaats- of organisatiekosten vallen de kosten die benodigd zijn om de organisatie draaiend te houden. Het gaat hier om bijvoorbeeld de volgende, niet direct aan het primaire proces gerelateerde, materiële kosten: Vergader- en representatiekosten (bestuur) Accountantskosten Advieskosten Telefoonkosten, portokosten en vracht Kantoorbehoeften Verzekeringen Drukwerk- en reproductiekosten Documentatie en abonnementen Kosten ondernemingsraad PR-kosten Overige organisatiekosten. Huisvestingskosten Onder de kostensoort huisvestingskosten worden kosten opgenomen die samenhangen met de huisvesting van een instelling (eigen bezit en gehuurde huisvesting). De volgende kosten kunnen binnen deze kostensoort worden onderscheiden: Huren Energie Verzekeringskosten (opstalverzekering e.d.) Belastingkosten (eigenaarslast onroerend zaak) Schoonmaakkosten Onderhoudskosten Rentekosten (kapitaalslasten) Afschrijvingskosten (gebouwen, installaties, inventaris, tuinaanleg en wegen) Overige huisvestingskosten. De resultaten van de invoer, de integrale kosten per fte, worden onderaan het invulblad weergegeven. Hierbij is zichtbaar waaruit deze integrale kosten bestaan. 3
1.3 Inkomsten In dit onderdeel van het rekenmodel worden de verschillende inkomstenstromen benoemd en gekwantificeerd. Hierbij gaat het om: Inkomsten vanuit het gemeentefonds; Rijksbijdragen door middel van specifieke- en doeluitkeringen. Inkomsten vanuit het gemeentefonds Bovenaan het invulblad kunnen de geraamde jaarlijkse inkomsten vanuit het gemeentefonds worden ingevoerd. Deze inkomsten verschillen per gemeente en zijn te bepalen door de vastgestelde gewichten te vermenigvuldigen met de hoeveelheid van de maatstaven. De gewichten zijn voor iedere gemeente hetzelfde en worden vermeld in de circulaires van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het gemeentefonds. Hetzelfde geldt voor de te hanteren maatstaven. De hoeveelheid is echter per gemeente verschillend en blijkt uit de periodieke overzichten met betrekking tot het gemeentefonds. In dit onderdeel van het rekenmodel kan door invoer van bovenstaande elementen de totale omvang van het geraamde inkomstenbedrag per jaar worden berekend. Rijksbijdragen door specifieke uitkeringen Nadat de inkomsten vanuit het gemeentefonds aan bod zijn gekomen moeten op dit invulblad de geraamde jaarlijkse inkomsten als gevolg van specifieke- en doeluitkeringen (inclusief de integratieuitkering) worden ingevuld. Onderaan het invulblad inkomsten worden automatisch de geraamde inkomsten per jaar zichtbaar gemaakt. 1.4 Kosten per prestatieveld In het rekenmodel kan, op basis van een inschatting van de gemaakte kosten, per prestatieveld worden geraamd wat de totale kosten (exclusief de uitvoeringskosten) van de Wmo zijn. Naast het ontwikkelen van drie scenario s voor de negen prestatievelden, bestaat ook de mogelijkheid om een verdiepingsslag binnen prestatieveld 6 aan te brengen. Na het invullen van de gegevens in de invulbladen worden automatisch totaaloverzichten samengesteld. 1.4.1 Prestatievelden 1 t/m 9 Per prestatieveld wordt in het rekenmodel de mogelijkheid geboden om voor een periode van vier jaar de uitgaven aan voorzieningen die betrekking hebben op het desbetreffende prestatieveld op te nemen. De uitvoeringskosten vallen nadrukkelijk niet onder deze kosten; hier wordt separaat in het rekenmodel aandacht aan besteed. De mogelijkheid wordt geboden om zowel voor de te leveren voorzieningen per prestatieveld een drietal scenario s te benoemen (in het witte vlak). Per scenario kunnen vervolgens per jaar de te leveren voorzieningen worden benoemd en de hieraan gerelateerde geraamde uitgaven en inkomsten. Na het invullen van de verschillende invulbladen kan op een totaalblad per prestatieveld worden gekozen welk scenario dient te worden doorgerekend. 4
Gebruikershandleiding Financieel Model 1.4.2 Verdiepingsslag binnen prestatieveld 6 In prestatieveld 6 kunnen de kosten van individuele én algemene Wmo-voorzieningen worden geraamd voor een periode van vier jaar. Hierbij wordt in het rekenmodel expliciet onderscheid gemaakt tussen individuele- (6a en 6b) en collectieve voorzieningen (6c). De kosten van de individuele voorzieningen zijn vanuit gebruikersvriendelijkheid gesplitst in individuele Wmo-voorzieningen met betrekking tot huishoudelijke verzorging (6a) én overige individuele Wmo-voorzieningen (6b). De kosten van individuele Wmo-voorzieningen zijn afhankelijk van de geleverde hoeveelheid (dus de vraag) en de kostprijs van de voorzieningen. In dit onderdeel van het rekenmodel komen beide elementen aan bod. Na het invullen van alle gegevens binnen prestatieveld 6, kan op het totaalblad voor prestatieveld 6 worden gekozen voor het scenario dat doorgerekend dient te worden. Het desbetreffende scenario wordt dan automatisch doorgerekend en er wordt een overzicht van uitgaven en inkomsten samengesteld. 1.4.2.1 Prestatieveld 6a: hulp bij het huishouden In dit invulblad kunnen de kosten van de hulp bij het huishouden worden ingevoerd. Vraag Allereerst moet de huidige vraag (= basisjaar) naar de hulp bij het huishouden (nu nog: huishoudelijke verzorging) per gemeente worden ingevoerd. Dit is de basis waarop een inschatting van de toekomstige vraag wordt gebaseerd. De huidige vraag aan voorzieningen huishoudelijke verzorging kan verkregen worden via de database van VWS. Vervolgens kan een drietal scenario s voor een termijn van vier jaar worden benoemd (in de witte vlakken) en kunnen de gevolgen (in aantallen) van de verschillende benoemde beïnvloedingsknoppen worden ingevoerd (bijvoorbeeld informatiebeleid, voorzieningenbeleid, eigen bijdragebeleid, demografische gegevens). Prijs De kostprijs per individuele voorziening is afhankelijk van de inkoopinspanningen en het eigen bijdragebeleid. In dit gedeelte van het rekenmodel kunnen verschillende scenario s worden benoemd en ingevoerd met betrekking tot deze elementen. De kostprijs die wordt ingevoerd bij de verschillende scenario s kan worden beschouwd als een gewogen gemiddelde kostprijs. Omdat in de regel niet alle voorzieningen zullen worden ingekocht bij één aanbieder zullen verschillende uitonderhandelde kostprijzen bepalend zijn voor de gemiddelde kostprijs. Zie onderstaand voorbeeld. Aanbieder Hoeveelheid Prijs per stuk Totaal Jan 1.000 10 10.000 Pieter 2.000 8 16.000 Klaas 3.000 7 21.000 Gemiddeld 47.000/6000=7,83 Deze analyse moet voor de invoer in het model worden gemaakt. 5
Eigen bijdragen Eigen bijdragen kunnen worden gezien als kostprijsverlagende factor voor de klant. Met betrekking tot de eigen bijdragen kunnen ook drie scenario s worden doorgerekend. Per scenario kunnen drie niveaus van eigen bijdragen worden benoemd. Per niveau moet worden aangegeven hoe vaak deze wordt geheven en bij hoeveel klanten. 1.4.2.2 Prestatieveld 6b: individuele voorzieningen In dit invulblad kunnen de kosten van de individuele voorzieningen, die niet bestaan uit hulp bij het huishouden, worden ingevoerd. Vraag De voorzieningen kunnen worden benoemd, onderverdeeld naar woonvoorzieningen, vervoersvoorzieningen, rolstoelen en overige voorzieningen. Per voorziening kan de huidige vraag worden ingevoerd (linker kolom) en vervolgens per jaar een drietal scenario s met betrekking tot de geraamde vraag. Prijs Vervolgens moeten de geraamde kosten per voorziening worden ingevoerd. De naam van de voorziening wordt automatisch opgenomen in dit deel van het invulblad (zie vraag). 1.4.2.3 Prestatieveld 6c: algemene voorzieningen De kosten van algemene voorzieningen kunnen in dit invulblad worden ingevoerd. Hiertoe kunnen de voorzieningen worden benoemd en kan het aantal keer dat deze voorziening wordt verstrekt worden ingevoerd, samen met de geraamde kosten per eenheid. Ook hier wordt weer de mogelijkheid geboden om drie scenario s te benoemen en in te voeren. 1.5 Uitvoeringskosten Ten behoeve van de uitvoeringskosten wordt in het financieel model de mogelijkheid geboden om dit zowel op hoofdlijn als op gedetailleerde wijze te berekenen. Wanneer wordt gekozen voor de gedetailleerde optie bestaan de uitvoeringskosten uit de volgende onderdelen: Vraagvoorspelling Inkooporganisatie Toegangsfunctie Verwerking eigen bijdragen Verwerking PGB s Verantwoording Koppeling van systemen Planning en Control Afhandelen bezwaren en beroepen. In dit deel van het model kan voor al deze onderdelen een raming van de kosten voor de komende vijf jaar worden opgenomen waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen kosten van personeel en overige kosten (out-of-pocket).voor de personeelslasten geldt dat moet worden aangegeven in welke salarisschaal betrokken functionarissen zich bevinden en hoeveel tijd zij belast zijn met de genoemde taken (in fte). Hierbij kan door middel van een drop-down box gebruik worden gemaakt van de informatie die is ingevuld in de personele kosten per fte. 6
Gebruikershandleiding Financieel Model 1.6 Overzicht De resultaten van de invoer van bovengenoemde variabelen zijn automatisch opgenomen in het overzichtswerkblad. Hier kan worden gekozen voor het scenario dat doorgerekend dient te worden. Het desbetreffende scenario wordt dan automatisch doorgerekend en er wordt een overzicht van uitgaven en inkomsten samengesteld. In het laatste werkblad wordt automatisch een trendanalyse gegenereerd. 7
8