Sage ERP X3 I Witboek Bruikbaarheid ERP-systeem vergroten: Hoe een intuïtief ERP-systeem de productiviteit verhoogt, het rendement op investeringen verbetert en de samenwerking bevordert 1 Sage ERP X3 I intuïtief
Inhoudsopgave 1. Samenvatting 3 2. Traditionele ERP-systemen 4 3. Verbetering van de gebruikerservaring 5 4. Voordelen 8 5. Conclusie 9 2 Sage ERP X3 I intuïtief
1. Samenvatting Enterprise Resource Planning (ERP)- oplossingen hebben altijd al krachtige mogelijkheden geboden voor het beheer van bedrijfsgegevens en het verbeteren van de efficiëntie van een bedrijf. Moderne organisaties beseffen dat ERP-oplossingen essentieel zijn om hen te helpen klanten van dienst te zijn tijdens de levenscyclus van producten en om de nauwkeurige, actuele informatie te bieden die ze nodig hebben om sneller betere beslissingen te nemen. Ook leveren moderne ERP-oplossingen deze mogelijkheden met een groter gebruiksgemak, waardoor de voordelen van deze systemen en het rendement op de investering nog verder worden verbeterd. van de moderne verbeteringen van de bruikbaarheid. Hiertoe behoren visuele processen, dashboards, een intuïtieve gebruikersinterface, een gemeenschappelijk uiterlijk, configureerbaarheid, een servicegerichte architectuur, mobiele interfaces, integratie van ecommerce en bedrijfsinformatie. ERP-oplossingen met deze mogelijkheden, verkorten de trainings- en implementatieperioden om sneller rendement op de investering op te leveren, de totale eigendomskosten te verlagen, de productiviteit te verbeteren en de samenwerking te bevorderen. De beste ERP-leveranciers vandaag de dag voldoen aan de wensen van klanten door hun oplossingen op te waarderen met een groot aantal mogelijkheden die de bruikbaarheid verbeteren. In dit witboek wordt het zakelijke effect beschreven 3 Sage ERP X3 I intuïtief
2. Traditionele ERP-systemen: geavanceerde functionaliteit; ingewikkeld in gebruik De geavanceerde functionaliteit die ERP-oplossingen bieden, is in het verleden gepaard gegaan met aanzienlijke complexiteit. De bruikbaarheid van ERP-systemen werd beperkt door de volgende problemen: Moeilijk te leren CFO Magazine 1 meldde dat 20 procent van de zakelijke gebruikers die reageerden op een recente enquête, zei dat de belangrijkste oorzaken van verspilde tijd het leren van verschillende modules en toepassingen en het vinden van taakgerelateerde informatie waren. Gebruikers hadden behoorlijk wat training nodig en konden taken waaraan ze niet waren gewend, niet uitvoeren wanneer ze nieuwe verantwoordelijkheden kregen of invielen voor een andere werknemer. Wanneer gebruikers iets probeerden te doen dat ze nog niet eerder hadden gedaan, konden ze vaak hun taak niet uitvoeren en vroegen ze direct deskundige gebruikers in de organisatie om hulp. Dit verminderde de productiviteit voor zowel de eindgebruikers als de deskundige gebruikers in de organisatie. Onbekende terminologie die het gebruik nog lastiger maakte. Overbodige informatie op het scherm. Vaak was de informatie op het scherm niet relevant voor de taak die de gebruiker moest uitvoeren en dat leidde tot grote verwarring, vooral voor nieuwe gebruikers. Doordat taken op meerdere schermen werden uitgevoerd, werd het lastig voor gebruikers om te navigeren of zelfs maar te weten waar ze waren in een specifiek proces. Hulpsystemen die gebruiksonvriendelijk of onduidelijk waren. Complexiteit en moeilijkheden met het navigeren en gebruiken van zakelijke toepassingen zijn de belangrijkste belemmeringen geweest die verhinderden dat ERP-systemen hun potentiële voordelen waarmaakten en hebben in veel gevallen de acceptatie van geautomatiseerde processen volledig in de weg gestaan. Momenteel kijken organisaties naar ERP-oplossingen om meer typen gebruikers te helpen hun dagelijkse activiteiten efficiënt en effectief uit te kunnen voeren, zoals het aansturen van verandering en verbetering in het bedrijf. Strategische bedrijven vereisen dat ERPoplossingen traditionele bedrijfsprocessen verder uitbreiden om de volledige klantlevenscyclus te ondersteunen, van het eerste contact tot het contract, de betaling en de klantenservice. Ter ondersteuning van deze nieuwe aanpak moeten ERP-oplossingen personeel in het hele bedrijf voorzien van nauwkeurige, actuele informatie in een indeling die eenvoudig toegankelijk en analyseerbaar is. ERP-oplossingen moeten organisaties ook helpen met het verbeteren van hun capaciteit om informatie te analyseren, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen en beslissingen met een hoog risico sneller en nauwkeuriger kunnen nemen. Gebruikers zijn niet langer bereid tijd te besteden aan het doorspitten van rapporten of te worstelen met lastig te gebruiken oplossingen. (1) ERP Made Easy?, CFO Magazine, februari 2009, http://www.cfo.com/article.cfm/13010304 4 Sage ERP X3 I intuïtief
3. Verbetering van de gebruikerservaring Moderne ERP-leveranciers reageren op gebruikersverzoeken door een groot aantal verschillende mogelijkheden te implementeren die het sneller en eenvoudiger maken voor gebruikers om bedrijfsprocessen te voltooien en informatie te verkrijgen en te analyseren om nauwkeurigere en effectievere beslissingen te nemen. Deze mogelijkheden zijn onder meer: Visuele processen Hoewel eerdere oplossingen het lastig maakten voor gebruikers om in werkprocessen te navigeren, stellen nieuwe visuele processen eindgebruikers in staat om eenvoudig te zien hoe een volledig proces van begin tot eind kan worden uitgevoerd aan de hand van een visuele (grafische) kaart van een bepaalde workflow. Gebruikers kunnen het volledige werkproces in één oogopslag zien en direct vaststellen waar in het proces ze zich bevinden en welke stappen ze moeten uitvoeren om het te voltooien. In plaats van door complexe menu s te navigeren, gaan gebruikers direct naar het gebied dat ze moeten gebruiken, klikken erop en het relevante scherm verschijnt. Het scherm kan ERP-functies, rapporten, zoekopdrachten, aanvragen, statistieken of andere procespagina s bevatten. Deze visuele processen maken het voor nieuwe gebruikers in een systeem heel eenvoudig om snel met het systeem te kunnen werken. Voorgedefinieerde processen die door de ERP-leverancier beschikbaar worden gesteld, maken het eenvoudig om met deze workflows aan de slag te gaan. Sommige systemen bieden zelfs grafische functies waarmee gebruikers voorgedefinieerde processen kunnen wijzigen of nieuwe kunnen maken die specifiek zijn voor hun bedrijf, wat het gebruiksgemak nog verder verbetert. Grafische dashboards Gemoderniseerde ERP-gebruikersinterfaces bieden managers en directeuren in het hele bedrijf toegang tot kernprestatie-indicatoren (KPI s) die in eenvoudig te interpreteren grafische en tekstelementen binnen een dashboardomgeving worden gepresenteerd. Wie niet bekend is met de ERP-software, kan via de dashboards direct toegang krijgen tot essentiële informatie, wat de uitwisseling van informatie (samenwerking) in het hele bedrijf verbetert. Managers en directeuren hoeven niet langer te vertrouwen op spreadsheets of rapporten die op basis van meerdere gegevensbronnen zijn samengesteld en buiten het ERP-systeem naar hen zijn verzonden. Ze krijgen direct toegang tot de informatie, die één enkele bron van waarheid creëert en snellere, nauwkeurigere besluitvorming bevordert. Managers en directeuren kunnen bijvoorbeeld momentopnamen op hoog niveau zien en omlaag gaan naar de onderliggende rapporten om meer informatie te krijgen. Intuïtieve tekstuele en grafische dashboards bieden managers en directeuren toegang tot deze informatie zonder uitgebreide training. 5 Sage ERP X3 I intuïtief
Bedrijfsinformatie Terwijl grafische gebruikersportals en dashboards informatie op hoog niveau bieden die gebruikers in staat stellen hun bedrijfsvoering te bewaken en te beheren op basis van uitzonderingen, stellen ERP-oplossingen die geïntegreerde bedrijfsinformatie bieden, gebruikers in staat om een gedetailleerdere analyse uit te voeren. Met geïntegreerde bedrijfsinformatie kunnen gebruikers hun bedrijfsprestaties direct analyseren en aantrekkelijke rapporten genereren via eenvoudig slepen en neerzetten van de gegevens, die in realtime worden bijgewerkt samen met de stroom van de dagelijkse bedrijfsvoering. Systemen met een ingebouwd datawarehouse vereenvoudigen de installatie en het onderhoud nog verder voor systeembeheerders. Intuïtieve gebruikersinterface Moderne ERP-leveranciers die hun gebruikersinterface intuïtief willen maken, houden rekening met ontwerpprincipes waarbij de gebruiker centraal staat. Wanneer ontwerpen worden ontwikkeld die op de gebruiker zijn gericht, besteden productontwerpers tijdens het gehele ontwerpproces vooral aandacht aan de behoeften, wensen en beperkingen van de eindgebruikers van het product. Ontwerpers proberen niet alleen vast te stellen hoe gebruikers het product vermoedelijk zullen gebruiken, maar testen hun veronderstellingen ook met echte gebruikers. Het doel is het product te optimaliseren rond de manier waarop gebruikers het willen en moeten gebruiken in plaats van de gebruikers te dwingen hun manier van werken aan te passen ten behoeve van het product. Een op de gebruiker gericht ontwerpprincipe dat moderne ERPleveranciers invoeren is het idee dat een ERP-systeem gebruiksvriendelijker is als het een bekende gebruikersinterface biedt, vooral als die lijkt op die van een webbrowser. Web-based systemen bevatten alle instructies die nodig zijn om de functie te gebruiken, binnen de interface voor de toepassing. Resources op het web zijn bedoeld om toegankelijk te zijn via een voorspelbare standaardmethode met navigatiestructuren zoals vooruit en achteruit navigeren, toegang tot een geschiedenis zodat gebruikers kunnen zien waar ze in de toepassing en zoekbalken zijn geweest. Andere grafische elementen die het gebruiksgemak verder verbeteren, zijn knoppen, berichten, symbolen, afbeeldingen en pictogrammen. Een bekende, grafische interface verlaagt de trainingsbehoeften aanzienlijk. 6 Sage ERP X3 I intuïtief
Gemeenschappelijk uiterlijk Sommige ERP-leveranciers vergroten de functionaliteit van hun oplossingen door de beste producten aan te schaffen en te integreren. Deze oplossingen hebben vaak inconsistente interfaces, inclusief verschillende commando s, organisatieen bestandsstructuren voor elke module van het ERP-systeem. Een oplossing met uitbreidingen met een gemeenschappelijke interface voor de volledige toepassing is veel eenvoudiger te leren en te gebruiken voor de gebruikers. In de ideale situatie zou de oplossing een wereldwijd toepassingsplatform moeten bieden, waar alle kantoren van een bedrijf gemeenschappelijke functionaliteiten, processen en gegevens delen, waarin verschillende talen, wetgevingen en valuta s zijn opgenomen, zodat het op allerlei verschillende locaties, in verschillende landen en regio s kan worden gebruikt. Een ERP met een wereldwijd toepassingsplatform maakt het eenvoudig om essentiële bedrijfsinformatie direct te bekijken, zonder dat gebruikers moeten wachten tot filialen de informatie voor hen verzamelen. Eén ERP-implementatie in een bedrijfshoofdkantoor in Parijs zou bijvoorbeeld in staat moeten zijn contact te maken met filialen over de hele wereld en meerdere valuta s, bedrijfsregels en wetgevingen te kunnen verwerken. Configureerbaarheid Een systeem dat eenvoudig te configureren is, zodat gebruikers voorkeuren kunnen instellen, een functie kunnen in- of uitschakelen of per gebruiker het uiterlijk kunnen aanpassen, stelt gebruikers in staat te werken met het systeem op de manier waarop zij dat willen, zonder dat uitgebreide programmering nodig is. Ook kunnen gebruikers overbodige informatie op schermen van de toepassing verwijderen om de verwarring te beperken. Mobiele interface Gebruikers hebben steeds vaker onderweg toegang tot hun ERP-oplossing nodig. Een ERP-systeem dat veilige, op een browser gebaseerde en mobiele dashboards biedt, maakt het eenvoudiger voor gebruikers om via hun laptop of mobiele apparaat toegang te krijgen tot de gegevens die ze nodig hebben als ze niet op kantoor zijn. Gebruikers moeten informatie kunnen zoeken en functies van de toepassing kunnen gebruiken om taken uit te voeren zoals het controleren van de voorraad of het plaatsen van een bestelling bij inkoop. Een mobiliteitsonderdeel in een ERP-systeem zorgt dat ook de nietstandaardgebruikers van het ERP-systeem het systeem kunnen gebruiken, wat tot meer flexibiliteit en een verbeterde samenwerking leidt. ecommerce-toepassingen Veel organisaties moeten derden, zoals klanten en partners, toegang bieden tot de gegevens uit hun backoffice. Een ERP-systeem dat backofficedetails beheert, kan ook een verbinding maken met niet-medewerkers, zoals klanten en partners, via webservices voor gebruik in ecommerce. Dit betekent dat wanneer klanten bijvoorbeeld iets kopen via het ecommerce-systeem, de voorraad- en backofficeprocessen tegelijkertijd worden bijgewerkt. 7 Sage ERP X3 I intuïtief
4. Voordelen Door een ERP-oplossing te gebruiken die is ontworpen voor optimale bruikbaarheid, kunnen organisaties de volgende voordelen bereiken: Trainings- en implementatieperioden beperken om het rendement op de investering te verbeteren Gebruikers kunnen een systeem dat intuïtief en gebruiksvriendelijk is, veel sneller leren dan complexe en verwarrende systemen. Hiermee kunnen de vereiste trainingskosten en -tijd omlaag, zodat de acceptatiepercentages en het moreel van de werknemers omhoog gaan. Daarnaast, geldt dat hoe sneller gebruikers met het systeem gaan werken, hoe sneller ERP de beloofde voordelen kan bieden en een rendement op de investering kan opleveren. Lagere totale eigendomskosten Een gebruiksvriendelijk systeem maakt het minder noodzakelijk voor gebruikers om zich tot de hoofdgebruikers van het systeem te wenden om hen te leren iets te doen wat ze niet kunnen, waardoor de ondersteuningskosten omlaag kunnen. Productiviteit verbeteren Wanneer een ERP-systeem intuïtief is en gebruikers eenvoudig door complexe bedrijfsprocessen kunnen navigeren, kunnen gebruikers meer tijd besteden aan het analyseren van informatie om betere zakelijke beslissingen te nemen en zakelijke verbeteringen aan te sturen. Flexibiliteit van personeelsbezetting verbeteren Met visuele processen kan, wanneer iemand op vakantie is, een andere gebruiker die niet bekend is met het systeem, eenvoudig invallen zonder een uitgebreide extra training in de ERP-module of processen die van toepassing zijn op hun nieuwe taken. Hetzelfde geldt wanneer gebruikers nieuwe verantwoordelijkheden op zich willen nemen. Op deze manier maakt een gebruiksvriendelijk systeem de hele organisatie flexibeler. Samenwerking met belanghebbenden verbeteren Managers en directeuren kunnen profiteren van de intuïtieve gebruikersinterface, dashboards en detailmogelijkheden om direct toegang te krijgen tot belangrijke informatie in plaats van te moeten wachten totdat personeel en managers rapporten verzenden. Hiermee worden de samenwerking en het delen van informatie in de organisatie verbeterd. 8 Sage ERP X3 I intuïtief
5. Conclusie Moderne strategische organisaties streven er met hun ERP-oplossingen naar de besluitvorming te automatiseren en ondersteunen tijdens de volledige klantlevenscyclus, van werving tot klantenservice. Ze hebben geen geduld meer met de oude functionaliteit die ten koste ging van het gebruiksgemak. Moderne ERP-oplossingen voldoen aan de wensen van klanten door een groot aantal verschillende mogelijkheden op te nemen die de bruikbaarheid verbeteren. Organisaties die intuïtievere ERP-oplossingen gebruiken, profiteren van de kortere perioden voor training en implementatie, die een sneller rendement op investeringen opleveren, de totale eigendomskosten verlagen en leiden tot een grotere productiviteit, een grotere flexibiliteit van de personeelsbezetting en een verbeterde samenwerking met belanghebbenden. 9 Sage ERP X3 I intuïtief
Sage www.sageerpx3.com ContactInternational@sage.com +33 556 180 134 The Sage Group plc The Sage Group plc is een toonaangevende wereldwijde leverancier van software inzake bedrijfsbeheer voor kleine en middelgrote bedrijven. Dit biedt hen meer mogelijkheden om succes te boeken. Sage begrijpt hoe en waarom elk bedrijf uniek is, en levert gebruiksvriendelijke, veilige en efficiënte producten en diensten die bij uiteenlopende behoeften passen. Sage werd in 1981 opgericht, is sinds 1989 genoteerd aan de Londense beurs en werd in 1999 opgenomen in de FTSE 100. Sage heeft meer dan 6 miljoen klanten, telt meer dan 12.700 werknemers in 24 landen en is actief in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, het Europese vasteland, Noord-Amerika, Zuid-Afrika, Australië, Azië en Brazilië. Meer informatie vindt u op www.sage.com. 2014 Sage Software, Inc. Alle rechten voorbehouden. Sage, de Sage-logo s en de product- en servicenamen van Sage die in dit document worden genoemd, zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Sage Software, Inc. of aan Sage gelieerde entiteiten. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaars - CA-inspire_23_MME_07-14 01 Sage ERP X3 I intuïtief