Monitor provinciale collectieplannen Resultaten en voortgang in 2007 Martin van der Gugten (DSP-groep) Rento Zoutman (DSP-groep) Leo Hörnig (Hörnig Consultancy)
Monitor provinciale collectieplannen Resultaten en voortgang in 2007 Amsterdam, 20 november 2007 Martin van der Gugten (DSP-groep) Rento Zoutman (DSP-groep) Leo Hörnig (Hörnig Consultancy) DSP groep BV Van Diemenstraat 374 1013 CR Amsterdam T: +31 (0)20 625 75 37 F: +31 (0)20 627 47 59 E: dsp@dsp-groep.nl W: www.dsp-groep.nl KvK: 33176766 A'dam
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Algemeen kader 3 1.2 Opzet van de monitor 3 1.3 Werkwijze en verantwoording 4 1.4 Leeswijzer 5 2 Stand van zaken 6 2.1 Collectiebeleid van bibliotheken 6 2.2 Provinciale collectieplannen 6 2.3 Ontwikkelingen op landelijk niveau 6 3 Analyse van inhoud en proces 8 3.1 Inleiding 8 3.2 Inhoud van de collectieplannen 8 3.3 Proces 9 4 Conclusies en advies 13 4.1 Conclusies 13 4.2 Prestatie-indicatoren in 2008 en 2009 14 4.3 Advies 14 Bijlagen Bijlage 1 IJkpunten per provincie 18 Pagina 2 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
1 Inleiding 1.1 Algemeen kader Door de opkomst van digitale media en de toepassing van nieuwe technologie staat het collectiebeleid van bibliotheken weer in het middelpunt van de belangstelling. In het kader van de actualisering van de MRP 2007 zijn door de stuurgroep Bibliotheken vijf prioriteiten gesteld, waaronder het opstellen en implementeren van provinciale collectieplannen (afgekort: PCP). De provinciale collectieplannen vormen een belangrijke drager van een gelaagde en complete netwerkcollectie van de gezamenlijke bibliotheken in Nederland 1. De doelstelling van deze netwerkcollectie is: Elke burger in Nederland ongeacht woonplaats zou de beschikking moeten hebben over een zo volledig mogelijke collectie: de gezamenlijke collectie van de Nederlandse openbare bibliotheken. Ter ondersteuning van de samenwerkende partijen op provinciaal niveau heeft het procesbureau bibliotheekvernieuwing opdracht gegeven aan DSPgroep en Hörnig Consultancy om de ontwikkeling van de provinciale collectieplannen te faciliteren en de voortgang te monitoren. Hiertoe is begin 2007 door de adviesbureaus een handreiking 2 opgesteld. 1.2 Opzet van de monitor Het doel van de uit te voeren monitor 3 is vast te stellen hoever de afzonderlijke provincies gevorderd zijn met het opstellen van een provinciaal collectieplan. De monitor bestaat uit twee onderdelen: Een inhoudelijke analyse van de gerealiseerde collectieplannen. Een analyse van de procesgang en de bestuurlijke afspraken rond de ontwikkeling van de collectieplannen. A Analysekader gerealiseerde collectieplannen Aan de hand van zeven inhoudelijke criteria zijn de vorderingen met de provinciale collectieplannen beoordeeld: 1 Er is een provinciaal collectieplan aanwezig. 2 Alle betrokken partijen zijn akkoord met het plan (in elk geval: PDO, PSO en provinciebesturen). 3 Ter uitvoering van het provinciale collectieplan is een implementatieplan aanwezig. Dit implementatieplan benoemt de verschillende actoren en hun taken en geeft aan wanneer wat gedaan dient te worden. De tenuitvoerlegging van het implementatieplan bedraagt maximaal 2 jaar. Noot 1 Zie: Publicatie "Collectiebeleid: compleet, volledig en gelaagd", Vereniging van Openbare Bibliotheken, Den Haag, 2006. Noot 2 Zie: "Handreiking Ondersteunen & Faciliteren Provinciale Collectieplannen", DSP-groep ism Hörnig Consultancy, Amsterdam, januari 2007 Noot 3 Zie: "Opzet Monitor Provinciale Collectieplannen", DSP-groep, Amsterdam, augustus 2007 Pagina 3 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
4 Zoek & Boek sluit aan op het provinciale collectieplan. 5 De zwaartepuntcollecties zijn goed ingebed in het provinciale collectieplan. 6 Bekostigende overheden zijn op de hoogte van gemaakte plannen en hebben daarmee ingestemd. 7 In het provinciale collectieplan wordt verbinding gelegd met de andere provinciale collectieplannen om de landelijke samenhang te waarborgen Ten behoeve van de inhoudelijke toetsing van de provinciale collectieplannen is gewerkt met een lijst met ijkpunten, die aan de hand van gesprekken met de projectleiders in de provincie en de ambtelijk coördinatoren bibliotheekvernieuwing in de provincie is ingevuld (zie bijlage 1) B Analyse van de procesgang en bestuurlijke afspraken Deze analyse is uitgevoerd met behulp van de zogenoemde Determinant Decision Questionaire (DDQ): een standaard vragenlijst waarmee de bereidheid wordt gemeten om innovatie door te voeren. Het maken van provinciale collectieplannen wordt hier opgevat als een vorm van innovatie in de bibliotheeksector. De vragenlijst bestaat uit acht onderdelen: 1 Voorwaarden: zijn de voorwaarden vervuld om te werken aan provinciale collectieplannen: geld, vaardigheden, tijd, andere randvoorwaarden. 2 Waarden: sluit het werken met een provinciaal collectieplan aan bij de bestaande werkwijze en denkbeelden van betrokken organisaties? 3 Ideeën: zijn betrokkenen bekend met doel en werkwijze bij de provinciale collectieplannen? Is er besef welke veranderingen dit met zich zal brengen? 4 Omstandigheden (intern en extern): zijn er veranderingen in personele samenstelling? Zijn er reorganisaties? Wordt vastgehouden aan bestaande methoden? 5 Tijdstip: is het moment geschikt om aan de provinciale collectieplannen te werken? Waarom wel/niet? 6 Behoefte: in hoeverre is er bij betrokken organisaties behoefte aan dit project? (bij de organisaties zelf, i.c. de directies van de basisbibliotheken, die van de PSO, de provincie, gemeenten en de gebruikers) 7 Gevolgen: Welke positieven en negatieve gevolgen ondervinden betrokkenen van de provinciale collectieplannen? 8 Kansen: Welke kansen en bedreigingen zien betrokkenen er in? 1.3 Werkwijze en verantwoording De inhoudelijke vorderingen en de voortgang in het (bestuurlijk) proces zijn in beeld gebracht door middel van gesprekken met betrokkenen in de provincies op twee momenten, te weten in de maanden april en oktober 2007. Gesprekspartners hierbij waren de provinciaal projectleiders, leden van de directie overleggen in de provincies en de ambtelijk coördinatoren bibliotheekvernieuwing van de provincies. De gesprekken zijn gevoerd door Martin van der Gugten en Rento Zoutman (DSP-groep) en Leo Hörnig (Hörnig Consultancy). Over de eerste gesprekronde is in mei 2007 een korte notitie verschenen over de stand van zaken rond de provinciale collectieplannen. Pagina 4 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
De monitorgesprekken hadden niet een louter onderzoeksmatig karakter, maar hebben ook invloed gehad op het proces. Zo werd in een aantal provincies gericht advies gegeven over hulpmiddelen die gebruikt konden worden en werden voorbeelden uit andere provincies genoemd. Op basis van de procesbegeleiding door Leo Hörnig in Limburg, Utrecht, Gelderland en Overijssel is in samenwerking met Biblioservice Gelderland (Joyce Sternheim) een landelijk model voor een provinciaal collectieplan ontwikkeld dat in andere provincies weer als vertrekpunt is gebruikt. In dit opzicht fungeerden de gesprekken mede als 'aanjager' voor de realisatie van de provinciale collectieplannen. 1.4 Leeswijzer In het volgende hoofdstuk wordt eerst een beknopt overzicht gegeven van de stand van zaken in de provincies en op landelijk niveau. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de resultaten van het monitor over 2007 weergegeven en geanalyseerd. In hoofdstuk 4 worden de conclusies op een rij gezet en een advies gegeven over de follow-up. Pagina 5 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
2 Stand van zaken 2.1 Collectiebeleid van bibliotheken In de meeste provincies is allereerst een inventarisatie gemaakt van de (bijzondere) collecties en het collectiebeleid van de basisbibliotheken. Zo heeft ProBiblio in opdracht van de beide PDO's (te weten: SOOB en BOZH) een enquêteonderzoek uitgevoerd onder bibliotheken in de provincies Noord- en Zuid-Holland. Hieruit is onder andere gebleken dat relatief weinig bibliotheken een (geaccordeerd) collectieplan hebben en dat er op managementniveau weinig tijd wordt vrijgemaakt voor collectiebeleid. Ook in de provincies Utrecht, Overijssel, Gelderland en Limburg is een enquête onder bibliotheken uitgevoerd. In Groningen, Drenthe en Zeeland zijn de collecties geanalyseerd aan de hand van de informatiesystemen als Bicat en C-opt. In een aantal andere provincies zoals Noord-Brabant en Zeeland worden de collecties nu in kaart gebracht aan de hand van specifieke formats en profielen met het oog op nadere afspraken over gezamenlijk collectioneren. 2.2 Provinciale collectieplannen Alle provincies zijn in 2006 en 2007 aan de slag gegaan om een provinciaal collectieplan op te stellen. In Zeeland wordt al jarenlang gecollectioneerd volgens het Zeeuwse model en wordt vooral ingezet op het verder verbeteren van het collectiebeleid. In Flevoland zijn de beide bibliotheken nog op zoek naar een geschikte vorm van samenwerking rond collectioneren, maar zijn inmiddels wel aan de slag gegaan met het collectieplan. Een aantal provincies (Gelderland, Limburg, Utrecht en Overijssel) werkt volgens het PCPmodel, waarbij per provincie specifieke keuzes in het standaardmodel verwerkt worden om zodoende te komen tot een eigen plan. Noord- en Zuid- Holland hebben in nauwe samenwerking en met ondersteuning van ProBiblio inmiddels een collectieplan opgesteld. Groningen, Drenthe, Friesland en Noord-Brabant ontwikkelen zelfstandig een collectieplan, maar maken daarbij wel gebruik van de visie en gegevens uit het PCP-model. Dit neemt niet weg dat er grote verschillen tussen de provincies bestaan in de omstandigheden èn de ambities waarbinnen de collectieplannen worden ontwikkeld. Op 20 juni 2007 heeft een interprovinciaal overleg plaatsgevonden waarbij de projectleiders van alle provincies zijn uitgenodigd ten einde kennis en ervaringen met elkaar uit te wisselen. 2.3 Ontwikkelingen op landelijk niveau In alle provincies (m.u.v. Drenthe) zijn één of meer WSF-bibliotheken gevestigd, die zorgdragen voor een openbaar toegankelijke collectie op HBO+niveau. Deze bibliotheken worden veelal gesubsidieerd vanuit de provincie. In een aantal provincies is deze WSF-subsidie beëindigd (Drenthe, Groningen, Zuid-Holland) of vindt een herijking plaats van de inzet van deze middelen. De meeste provincies stellen dat deze HBO+-collectie onderdeel moet worden van de netwerkcollectie en voor alle klanten toegankelijk moet zijn. Pagina 6 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
Er bestaan op provinciaal niveau nog vele vragen over de inrichting van de zwaartepunten en de samenhang met de provinciale collectieplannen. De stichting WSF heeft op deze ontwikkeling ingespeeld door het uitbrengen van een publicatie over "De Complete Bibliotheek" 4. Deze publicatie is het resultaat van een werkconferentie van de WSF-bibliotheken in januari 2007 en deze beoogt een bijdrage te leveren aan de provinciale processen voor zwaartepuntvorming. In deze notitie is een voorzet gedaan om een nieuwe netwerktaak te formuleren. De belangrijkste onderdelen hiervan zijn samenwerking voor collecties, een verdere professionalisering van de informatiefunctie en innovatief vermogen. Deze onderdelen vormen de basis voor de provinciale netwerkfunctie die op landelijk niveau een gecoördineerde en afgestemde stelseltaak kan gaan vormen in een landelijk stelsel van zwaartepunten. De intentie van het stuk is voeding te geven aan een open gesprek in het stelsel over een nieuwe netwerkfunctie, de zwaartepuntfunctie. De HBO+-collecties vormen inmiddels een integraal onderdeel van de provinciale collectieplannen. In vervolg hierop heeft op de ledenvergadering van de VOB in juni 2007 een discussie plaatsgevonden over de doorontwikkeling van de zwaartepunten aan de hand van een notitie "Van zwaartepunten naar etalages". Deze notitie is voorbereid door een werkgroep onder leiding van Hans Veen (Acta Advies) als voortvloeisel van een werkconferentie van bibliotheken in gemeenten boven 100.000 inwoners. Inmiddels wordt binnen de VOB een plan van aanpak uitgewerkt voor de inrichting van deze digitale etalages op diverse te onderscheiden domeinen. Hierbij zal ook duidelijkheid moeten komen over de wijze waarop deze "etalages" gaan aansluiten op de provinciale collectieplannen. Tot slot en niet onbelangrijk voor de uitvoering van de provinciale collectieplannen binnen een landelijk stelsel is het systeem Zoek&Boek dat in voorjaar 2007 van start is gegaan. Hierdoor is in beginsel de technische infrastructuur voorhanden om de gezamenlijke collecties van de bibliotheken te ontsluiten voor alle burgers. De catalogi sluiten echter nog niet altijd voldoende aan bij de systematiek van Zoek&Boek. Naast de technologische functionaliteit gaat het bij Zoek&Boek ook om de organisatorische functionaliteit. Nadere analyse van de bedrijfsgegevens zou informatie moeten opleveren over de vraaglacunes, de tarieven, de leveringssnelheid en de klanttevredenheid. Noot 4 Zie: "De complete bibliotheek; zwaartepuntvorming: provinciale verantwoordelijkheid binnen een landelijk stelsel", Stichting WSF, Den Haag, april 2007. Pagina 7 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
3 Analyse van inhoud en proces 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven we een beeld van de voortgang rond de ontwikkeling en implementatie van de provinciale collectieplannen. Hierbij zoomen wij in op de criteria die bij de start van het monitortraject zijn vastgesteld. Dit algemene beeld is gebaseerd op specifieke verslaglegging en analyses per provincie. 3.2 Inhoud van de collectieplannen Provinciaal collectieplan aanwezig Ten tijde van dit onderzoek (oktober 2007) waren de meeste provincies nog bezig met de afronding van het collectieplan, het uitwerken van een implementatieplan of de voorbereiding van de besluitvorming (inclusief financiering). Groningen, Friesland, Drenthe, Overijssel, Gelderland en Utrecht zijn in de afrondende fase van het collectieplan. Limburg, Noord-Brabant, Noorden Zuid-Holland hebben het collectieplan gereed en zijn bezig met de implementatiefase. Zeeland heeft het collectiebeleid operationeel en richt zich vooral op een aantal verbeterslagen. Flevoland heeft een projectplan opgesteld maar staat nog aan het begin van een collectieplan. Provinciaal collectieplan vastgesteld door betrokken partijen In de meeste provincies zijn de plannen vanuit het provinciaal netwerk opgesteld in opdracht van de PDO dan wel in een werkgroep waarin PDO, PSO en provincie vertegenwoordigd zijn. In Limburg, Noord-Brabant, Noorden Zuid-Holland zijn de collectieplannen inmiddels door het PDO vastgesteld en ter kennis gebracht bij de betreffende provincies. In veel gevallen vindt pas formele besluitvorming door het provinciebestuur plaats als er duidelijkheid is over de implementatie en financiering. Dit krijgt zijn weerslag in een bestuursconvenant en/of subsidiebeschikkingen. In de meeste gevallen is dit voorzien in de eerste helft van 2008. In Zeeland is men inmiddels toe aan een herijking van bestaande overeenkomsten rond collectievorming en IBL. Implementatieplan aanwezig Ter uitvoering van het provinciale collectieplan, waarin de algemene kaders zijn opgenomen, wordt meestal een afzonderlijk implementatieplan opgesteld. Dit implementatieplan benoemt de verschillende actoren en hun taken en geeft aan wanneer wat gedaan dient te worden. De tenuitvoerlegging van het implementatieplan bedraagt volgens opzet circa 2 jaar. In de provincies die werken volgens het PCP-model maakt het implementatieplan onderdeel uit van het collectieplan. In Zeeland, Limburg en Noord-Brabant is een afzonderlijk implementatieplan opgesteld en inmiddels in uitvoering. In Noorden Zuid-Holland moet de provincie nog een standpunt innemen over de noodzaak om een implementatieplan op te stellen. Zoek & Boek sluit aan op het provinciale collectieplan In alle provincies wordt met het collectieplan aangesloten op de functionaliteit van Zoek & Boek. Aangezien de landelijke uitrol pas in de loop van 2007 van start is gegaan is nog niet overal de techniek en logistiek voorhanden Pagina 8 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
om dit systeem ten volle te benutten (met name de compatibiliteit van de catalogi op Zoek&Boek inzake het matchen van titels). Ook zullen er nog een aantal landelijke afspraken vastgelegd moeten worden. Men is echter bijna overal positief over de mogelijkheden die Zoek & Boek voor de bibliotheken maar vooral voor de gebruiker kan bieden. Zwaartepuntcollecties zijn goed ingebed in het provinciale collectieplan Aangezien de landelijke discussie over de inrichting van de zwaartepunten nog in volle gang is, blijft de inbedding in de collectieplannen nog ongewis. In het PCP-model zijn de zwaartepunten gedefinieerd als speciale collecties die in ieder geval van belang zijn op provinciaal niveau (bijv. erfgoedcollecties). Men is het over het algemeen eens dat de HBO+-collecties en deskundigheid die nu vooral bij de WSF-bibliotheken aanwezig zijn ten dienste van het provinciaal netwerk moeten komen en toegankelijk moet worden voor alle burgers. De HBO+/zwaartepuntcollectie is opgenomen in het provinciaal collectieplan. Hoe een en ander landelijk afgestemd dient te worden is voor de meeste betrokkenen bij de provinciale collectieplannen nog niet duidelijk. Bekostigende overheden kennen de plannen en hebben daarmee ingestemd In de meeste gevallen zijn de provincies (ambtelijk) op de hoogte van de collectieplannen maar heeft er nog geen besluitvorming plaatsgevonden. In het kader van de Marsrouteplannen is in provincies budget gereserveerd door het maken en soms ook voor de implementatie van het collectieplan. Vooral de inrichting en de bekostiging van de zwaartepunten ligt nog open en maakt onderdeel uit van de uitwerking in de implementatiefase. Bij de provincies die de WSF-bibliotheken subsidiëren gaat het vooral om herbestemming van bestaande middelen. In provincies waar dit niet meer het geval is zal naar verwachting juist deze functie nog tot stevige discussie leiden. In veel provincies zijn de gemeenten, die als primaire financier van het openbaar bibliotheekwerk (en daarmee ook van de collecties) een belangrijke rol spelen, nog niet of nauwelijks betrokken bij de collectieplannen. Landelijke samenhang tussen provinciale collectieplannen Teneinde tot een gelaagde en complete netwerkcollectie te komen is het noodzakelijk dat de provinciale plannen op essentiële punten op elkaar aansluiten. In algemene zin is dit besef er ook wel, maar de regie hierop ontbreekt. Vanuit de bottom-up benadering zijn provincies in eerste instantie vooral gericht op draagvlak en afstemming binnen het eigen provinciaal netwerk. Omdat landelijke initiatieven vaak met argusogen bekeken worden is hier sprake van een interessante spanning tussen topdown eisen en bottomup initiatieven. Het is noodzakelijk dat er meer samenhang tussen de provinciale collectieplannen tot stand komt. 3.3 Proces Aan de hand van de twee gespreksrondes (in april en oktober 2007) brengen wij aan de hand van de acht items uit de DDQ-lijst de vorderingen in beeld. De conclusies die wij hieraan verbinden volgen in hoofdstuk 4. Voorwaarden: tijd, geld, kennis, vaardigheden etc. In alle provincies is inmiddels een projectorganisatie ingericht en aan het werk. In het ene geval is de PSO de 'trekker', in het andere geval de PDO of het provinciaal netwerk. Ook de bibliotheken hebben personele capaciteit Pagina 9 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
vrijgemaakt om mee te werken in een projectteam. De inzet van ambtelijk coördinatoren van de provincie verschilt, maar in de meeste provincies is voor het stimuleren van de bibliotheekvernieuwing en daarbinnen de collectieplannen voldoende tijd beschikbaar. De (bij-)scholing van collectiemedewerkers staat overal wel op de agenda, maar moet in de praktijk nog gestalte krijgen. In enkele gevallen wordt een externe specialist ingehuurd om te helpen het collectieplan op te stellen of werkt men volgens het principe learning-by-doing. Andere voorwaarden die genoemd zijn: één automatiseringssysteem, een instrument voor rationeel collectiebeheer. Alle provincies ondersteunen direct of indirect de realisatie van de provinciale collectieplannen. Een overzicht van de gereserveerde financiële middelen per provincie: Utrecht 100.000 (2007), 184.000 (2008/2009) Overijssel 52.000 (2007), daarna nog te bepalen Limburg 100.000 (2007), daarna nog te bepalen Groningen 66.476 (2007 en 2008) Friesland 36.250 (2007) en 100.000 (Bibliotheekplan 2008) Flevoland Geen geld voor gezamenlijk collectieplan, wel voor individuele plannen Almere en Flevomeer (samen 50.000) Drenthe 14.560 gereserveerd door PBCDrenthe Gelderland 200.000 (2008 e.v.) in kader programma collectieplan Noord-Holland 40.000 (2007) + 357.600 (2008 e.v.) herbestemming WSF-gelden Zuid-Holland 50.000 (2007), daarna nog te bepalen Zeeland 47.500 (2007) voor pilots collectiemanagement/service Noord-Brabant 200.000 (2007) Waarden: aansluiting bij denkbeelden en bestaande werkwijze Uit de gesprekken blijkt dat in alle provincies de directie-overleggen de opdracht gegeven hebben om aan het provinciaal collectieplan te werken. In een aantal provincies, zoals Zeeland, Friesland en Groningen was al langer ingezet op meer gezamenlijk collectioneren. Ook in Noord-Brabant ziet men duidelijke voordelen in samenwerking op collectiegebied. In Noord- en Zuid- Holland was men in aanvang tegenstander van een provinciaal collectieplan en zag men meer in een landelijk plan. In Flevoland sluit het minder aan bij de huidige denkbeelden: de directeuren van de bibliotheken van Almere en Flevomeer zijn er onvoldoende van overtuigd dat een provinciaal collectieplan meerwaarde zal bieden. Daar wordt gekozen voor een pragmatische insteek: elkaar informeren, bespreken van de inzet rond WFS-thema's en de provinciale achtergrondcollectie. In Drenthe worden de mogelijkheden onderzocht, maar ook daar bestaat nog twijfel over de voordelen van een provinciaal collectieplan. De acceptatie van een vorm van gezamenlijk collectioneren is in de beleving van onze gesprekspartners in de afgelopen periode gegroeid. In Groningen omschreef men dit als 'van een redelijke consensus tot geen twijfel meer over de noodzaak'. Men realiseert zich dat dit een andere manier van werken met zich zal brengen. Ook in Noord- en Zuid-Holland is het draagvlak voor provinciale samenwerking weliswaar toegenomen, maar ziet men vooral voordelen in landelijke afstemming. Ideeën: bekend met doel en besef van verandering In de afgelopen periode is in elke provincie op projectbasis gewerkt aan de Pagina 10 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
realisatie van provinciale collectieplannen. Er is veel geïnvesteerd in de communicatie daarover door de projectleiders met de directie overleggen en met collectiemedewerkers, waarvan een aantal meestal in een werkgroep zit in dit project. In sommige provincies zijn klankbordgroepen georganiseerd met een bredere vertegenwoordiging van bibliotheekmedewerkers. In Groningen is de voortgang van het provinciaal collectieplan regelmatig gecommuniceerd in het netwerkoverleg van de directie Biblionet en de clustermanagers. In Friesland werkte men al langer aan centraal collectioneren. De acceptatie dat er in de clusterbibliotheken anders gecollectioneerd moet worden, met een grotere afhankelijkheid van de provinciale collectie, is daar groter geworden. In Zeeland en Noord-Brabant zijn in september 2007 kickoff-bijeenkomsten georganiseerd voor collectiemedewerkers van bibliotheken. Over het algemeen is men daar positief en zijn er vanuit de bibliotheeksector weinig weerstanden naar voren gekomen. Dit heeft mogelijk ook te maken met het grote draagvlak binnen het DOBB. De ambtelijke coördinatoren van de provincies zijn over het algemeen op de hoogte van de vorderingen. Het monitorgesprek was in enkele provincies de gelegenheid om weer op de hoogte te raken. In enkele provincies, onder meer in Gelderland, is de statencommissie geïnformeerd over de voortgang van de bibliotheekvernieuwing en daarbinnen over het collectieplan. Alleen in Overijssel is de gemeenten expliciet gevraagd hun steun te geven aan de prioriteiten in het meerjaren beleidsplan, waaronder het provinciaal collectioneren. In januari 2008 worden de Limburgse gemeenten geïnformeerd in een overleg met de gedeputeerde. Omstandigheden: veranderingen in personeel of organisatie In bijna alle provincies is de golf van fusies tussen bibliotheekorganisaties achter de rug of loopt die op zijn einde. In de gesprekken wordt gemeld dat de basisbibliotheken zich nu in redelijk stabiel vaarwater bevinden. In de provincie Utrecht zijn wat wisselingen in directies die de aandacht vragen. Na afronding van de fusies wordt op veel plekken eerst binnen de basisbibliotheek gebouwd aan een nieuwe organisatie, dit vraagt veel tijd en energie. In enkele provincies, zoals Zeeland, Friesland en Drenthe werkte men al voordat het traject rond het provinciaal collectieplan speelde aan centraal collectioneren. Dat maakte het aanhaken van dit traject relatief makkelijker, maar riep tegelijkertijd vragen op over de meerwaarde ervan. Juiste timing om aan een collectieplan te werken De vraag of de provinciale collectieplannen op dit tijdstip wel optimaal tot stand kunnen komen wordt in de gesprekken veelal beantwoord met: 'het moet groeien'. In 2007 is er stapsgewijs aan gewerkt, eerst door het model collectieplan en projectplan voor te leggen aan directie overleggen en er over te discussiëren, daarna informeren en eind 2007 in de besluitvorming te brengen. Uit de gesprekken maken wij op dat de projectleiders van mening zijn dat de tijd voor de directies ook rijp is om de besluiten te gaan nemen. In Overijssel wordt gemeld dat de tijd daar gunstig is omdat de samenwerking in het netwerk sowieso op een aantal fronten wordt versterkt. Flevoland heeft andere projecten met een hogere urgentie dan het maken van een provinciaal collectieplan, zoals de nieuwbouw in Almere en de afronding van de reorganisatie van de Flevomeer bibliotheek. Behoefte aan een provinciaal collectieplan Zoals hiervoor al is gemeld is er een groeiend besef dat provinciale collectieplannen noodzakelijk zijn, zowel bij bibliotheekmedewerkers als bij de directies. Tegelijkertijd valt op dat de praktische consequenties ervan eerst Pagina 11 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
in 2008 zichtbaar zullen worden. Op plekken waar men er al langer mee bezig is, zoals in Groningen, is er meer gelegenheid geweest voor de bibliotheekmedewerkers om ermee vertrouwd te raken. De provincies geven blijk van hun steun aan de provinciale collectieplannen langs verschillende wegen: financiële steun voor de realisatie ervan, handhaving van de WSF subsidie (en bereidheid deze anders in te gaan zetten) en nieuwe afspraken met de PSO over de inzet van de achtergrondcollectie. Gemeenten hebben geen manifeste behoefte aan een provinciaal collectieplan, zo blijkt uit de gesprekken, maar dat kan veranderen als zij geïnformeerd worden over het profijt dat 'hun' bibliotheek ervan kan hebben. In Overijssel resulteerde een bijeenkomst van de OBD met gemeenten erin dat zij nu een beter beeld hebben van de toekomst, met name dat de bibliotheek in netwerkverband meer te bieden heeft dan alleen de fysieke collectie die in dat gebouw aanwezig is. Verwachte gevolgen, kansen en bedreigingen Kansen die men ziet zijn het meer klantgericht werken en efficiënter gebruik van de collectie binnen het netwerk. De meest concrete verwachtingen van de efficiencywinst die geboekt zou kunnen worden is in Friesland, waar de mogelijke winst door de directies naar aanleiding van een onderzoek door IOO wordt begroot op 750.000 voor de totale provincie. Voor de collectiemedewerkers is er de kans op ander werk, voor specialisatie. Tegelijkertijd is het idee van zelf collectioneren sterk verbonden met het idee van vakmanschap van de bibliothecaris. Ook al is men op veel plekken nu meer vertrouwd met het idee, door sommigen zal het zeker nog als een verlies worden ervaren wanneer men dit uit handen moet geven. Vooral kleinere bibliotheken zullen profiteren van het provinciaal collectieplan. De positie die de grotere stadsbibliotheken hierbij innemen verschilt. In Zeeland, Friesland en Groningen zijn de posities van Middelburg, Leeuwarden en Groningen-Stad onomstreden en vinden de grote bibliotheken het geen probleem de centrale rol te vervullen. In Utrecht is er overeenstemming over de belangrijke rol van de GBU en de bibliotheek Amersfoort. In Gelderland, Noord-Brabant, Noord-Holland en Zuid-Holland zijn meerdere grote stadsbibliotheken binnen één provincie. Vaak gaat het hierbij om WSF-bibliotheken die in het landelijk stelsel ook met elkaar samenwerken. Een bedreiging die wordt gezien is de onduidelijkheid in de landelijke situatie rond de zwaartepunten. Verder wordt geconstateerd dat de gemeenten als belangrijke financier van het openbaar bibliotheekwerk (en dus ook van de collecties) nog een grote achterstand hebben in kennis en visie. Pagina 12 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
4 Conclusies en advies 4.1 Conclusies De algemene conclusie is dat het proces om tot provinciale collectieplannen te komen in alle provincies goed op gang is gekomen. Als vervolg op de opgestelde plannen zijn of worden er in enkele provincies, met name in Limburg, Gelderland, Overijssel, Noord-Brabant en Utrecht, ook implementatieplannen gemaakt. De meeste collectieplannen zijn of worden voor het eind van 2007 voor akkoord voorgelegd aan de directie-overleggen. Provincies zijn over de voortgang van de collectieplannen geïnformeerd en ondersteunen de ontwikkeling hiervan met extra middelen. Over de financiering van de uitvoeringsfase is meestal nog geen besluit gevallen. Het ambitie niveau van de collectieplannen loopt uiteen. Het varieert van een heel lichte vorm (afstemming, geen gezamenlijke collectieprofielen) naar vergaande vormen (centraal collectioneren op provinciaal niveau). Flevoland is een voorbeeld van de eerste categorie; Friesland, Zeeland en Utrecht van de tweede categorie. De randvoorwaarden om te kunnen werken aan het provinciaal collectieplan zijn in elke provincie vervuld. Er is een projectorganisatie ingericht, met een opdracht vanuit het directie overleg of provinciaal netwerk. De bibliotheken hebben voldoende personeel vrijgemaakt om aan het plan te werken. En er is geld beschikbaar gesteld door de provincie (soms samen met de PSO) voor het maken van het plan en soms ook al voor de implementatie ervan. Het draagvlak voor het provinciaal collectieplan groeit in de beleving van betrokkenen, zowel onder de directies als onder de bibliotheekmedewerkers. Provincies worden geïnformeerd over de voortgang en steunen de realisatie ervan. Gemeenten zijn bij uitzondering geïnformeerd en betrokken. De omstandigheden om tot het provinciaal collectieplan te komen zijn volgens de geïnterviewden relatief gunstig. Na de golf van fusies is er nu tijd om aan inhoud en organisatie te werken, daar past het collectieplan in. Het provinciaal collectieplan biedt kansen om meer marktgericht te werken en om efficiënter te collectioneren, zodat er geld vrijkomt om dat eerste te doen. Het verlies aan autonomie van de basisbibliotheek wordt als een bedreiging ervaren, men realiseert zich dat de onderlinge afhankelijkheid in het netwerk groter wordt. Voor collectiemedewerkers is het een ingrijpende verandering in hun werk, collectioneren wordt door hen als een belangrijk onderdeel van het vakmanschap ervaren. Een bedreiging die wordt ervaren is het gebrek aan aansluiting tussen de provinciale collectieplannen en de HBO+/zwaartepuntcollecties. Hier moet volgens betrokkenen meer interprovinciale cq. landelijke regie op gevoerd worden. Dit betekent dat ook de bibliotheken zich hieraan zullen moeten verbinden. Tot slot wordt de geringe betrokkenheid en kennis van gemeenten als belangrijkste financiers van het openbaar bibliotheekwerk als bedreiging gezien. Pagina 13 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
4.2 Prestatie-indicatoren in 2008 en 2009 Het jaar 2008 wordt voor de realisatie van de collectieplannen een cruciaal jaar omdat dan beslissingen genomen gaan worden over de organisatie en exploitatie, in het bijzonder over de financiering van de samenwerkingscollectie, de vaststelling en toepassing van collectieprofielen, de zwaartepunten en de "instapnormen". Naar verwachting zal de invoering en verankering over het algemeen meer tijd vergen en in het jaar 2009 plaatsvinden. Voor 2008 en 2009 adviseren wij op provinciaal niveau de volgende resultaten na te streven: 1 Een gezamenlijke collectiemethodiek (o.a. format collectiebeleidsplan, collectieprofielen, deskundigheidsbevordering/kennisuitwisseling) voor de basiscollectie is opgesteld. 2 Het collectiebeleid van de provinciale samenwerkingscollectie is uitgewerkt (2008) en ingevoerd (2009) voor de geformuleerde prioriteiten. 3 Het collectiebeleid van de HBO+/zwaartepuntcollectie is uitgewerkt en afgestemd met andere zwaartepuntbibliotheken in het land (2008) en is ingevoerd (2009). 4 Een collectiemanagement systeem is geselecteerd (relatie met landelijk project) en ingevoerd (2009). 5 De catalogi van de bibliotheken sluiten naadloos aan op de functionaliteit van Zoek&Boek ten behoeve van het matchen van titels. 6 Het netwerk is nader uitgewerkt in taken en verantwoordelijkheden voor de deelnemende organisaties en vastgesteld door het provinciale bibliotheeknetwerk. 7 Het exploitatiemodel is voor alle collectieonderdelen uitgewerkt en vastgesteld door het provinciale bibliotheeknetwerk. 8 Provincies en gemeenten zijn afdoende op de hoogte van de afspraken over de collecties en de consequenties ervan. 4.3 Advies In 2008 en 2009 zullen de collectieplannen verder uitgewerkt en geïmplementeerd worden. Om dit goed te kunnen doen is interprovinciale en landelijke afstemming essentieel. Met het verdwijnen van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing is de vraag welke landelijke partij daarin de regie zal nemen. Om te voorkomen dat er al in 2008 een 'gat' valt lijkt het ons raadzaam dat het ministerie van OCW, IPO en VNG samen met de VOB zich hierover op korte termijn uitspreken. Om de implementatie van de provinciale collectieplannen te doen slagen is afstemming noodzakelijk en dienen enkele onderdelen vanuit de provinciale collectieplannen op interprovinciaal/landelijk niveau te worden georganiseerd. We geven een overzicht van de belangrijkste onderwerpen. 1 Landelijke afstemming beleid HBO+zwaartepuntencollectie Het beleid van de HBO+zwaartepuntencollectie zal interprovinciaal moeten worden afgestemd. Hiertoe dient een vorm van landelijke samenwerking tot stand te komen. De mogelijkheden voor de provinciale HBO+/ zwaartepuntcollectie wordt mede bepaald door de financiering van de functie. Pagina 14 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
2 Interprovinciale/landelijke organisatie rond bewaarbeleid Het bewaarbeleid als onderdeel van het provinciaal collectiebeleid heeft een interprovinciaal/landelijk karakter. Het is van belang dat er interprovinciale/landelijke afspraken komen over dit bewaarbeleid inclusief afstemming met landelijk organisaties zoals KB, CDR etc. Bij dit onderdeel hoort ook een onderzoek voor het digitaal bewaren van objecten en levering via serviceconcepten zoals ebooks en PrintingOnDemand. 3 Thuisgebruik digitale content Landelijke digitale content en het thuisgebruik daarvan zijn onderwerp van landelijke samenwerking. De VOB onderhandelt daarvoor namens de bibliotheken met betrokken partijen. 4 Muziek CD/DVD's Muziek CD/DVD's van CDR (LeenDirect & DigiLeen) worden gezien als aanvulling op het de lokale aanbod van de bibliotheek. Afspraken met CDR over het beschikbaar stellen van informatie in de catalogus en opvragen via zoek&boek zijn onderwerp van landelijke samenwerking. De VOB maakt namens de bibliotheken afspraken met CDR. 5 Afstemming NBD/Biblion NBD/Biblion is een belangrijke partner in de keten van collectieaanschaf. Het is belangrijk dat afspraken worden gemaakt met NBD/Biblion over aanbodinformatie en de wijze waarop dat wordt aangeboden. Dit is onderwerp van landelijke samenwerking. 6 Interprovinciale/landelijke coördinatie en deskundigheidsbevordering Interprovinciale/landelijke coördinatie is van belang voor afstemming over onderwerpen van gezamenlijk belang, landelijk brede keuze voor collectiebeleid onderdelen en voor het stimuleren van kennisdeling en het organiseren van een uitwisselingsplatform. Daarnaast zijn de volgende zaken van belang: 7 Landelijk project PvE collectieinstrumenten Door de VOB en het Procesbureau is een opdracht verleend aan Universiteit van Tilburg om een Programma van Eisen op te stellen voor collectiemanagement systemen. De verwachting is dat dit PvE samen met een afgestemde procedure een keurmerk voor op de markt bekende collectiemanagement systemen zal opleveren. 8 Landelijk Collectiebeleid & Brancheformule Collectiebeleid Op landelijk niveau ligt het voornemen om te komen tot een landelijk collectiebeleid gebaseerd op de provinciale collectieplannen. Het landelijke collectiebeleid kan op haar beurt input leveren voor een toekomstige brancheformule. Gelaagd collectiebeleid wordt dan vastgelegd in een programma van eisen waarmee het collectiebeleid van betrokken organisaties kunnen worden getoetst, vergeleken en gecertificeerd. Als input voor de brancheformule gelden kwantitatieve en kwalitatieve criteria voor de basiscollectie. In het implementatietraject worden deze criteria verder onderzocht. Pagina 15 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
9 Afstemming project Van Zwaartepunten naar Etalages De VOB is voornemens een project uit te voeren waarin landelijk een aantal belangrijke en actuele thema's vast worden gesteld en daarover een uitgelezen collectie samen te stellen, die zowel fysiek als digitaal sterk gepresenteerd wordt. Van belang is dat de implementatie van het provinciale collectiebeleid goed wordt afgestemd met dit project. 10 Ontsluiting en toegankelijkheid collectie Verdere ontwikkeling van functionaliteit Aquabrowser, a-select, zoek&boek etc. Pagina 16 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
Bijlagen Pagina 17 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy
Bijlage 1 IJkpunten per provincie Pagina 18 Monitor provinciale collectieplannen DSP - groep & Hörnig Consultancy