Bijscholing vzw- & vrijwilligerswetgeving Donderdag 19 september 2013 Brussel Spreker: Lien Berton Vlaamse Sportfederatie vzw Zuiderlaan 13 9000 Gent T+32 9 243 12 90 F +32 9 243 12 99 info@vlaamsesportfederatie.be www.vlaamsesportfederatie.be
Mijn sportclub: een vzw? Vlaamse Hockey Liga - Brussel - 19/09/2013 Lien Berton Vlaamse Sportfederatie Overzicht Feitelijke vereniging of vzw? Oprichting vzw Organen vzw Boekhouding vzw Jaarlijkse verplichtingen vzw in een vzw Feitelijke vereniging of vzw? Kenmerken FV Geen formaliteiten Geen apart vermogen Geen juridische entiteit op zich Geen contracten in naam van FV Geen schenkingen of legaten
Feitelijke vereniging of vzw? Voordelen? Geen papieren! Nadelen? Aansprakelijkheidsrisico Sommige wetgeving blijft van toepassing Feitelijke vereniging of vzw? Kenmerken vzw Vereniging zonder winstoogmerk Apart vermogen op zich Rechtspersoonlijkheid Contracten in naam vzw Schenkingen en legaten mogelijk Feitelijke vereniging of vzw? Nadelen? Formaliteiten Voordelen? Bescherming tegen aansprakelijkheid
Feitelijke vereniging of vzw? Wanneer vzw worden? Schenkingen of legaten aanvaarden Aanzienlijke risico s Grote geldsommen Onroerende goederen Opgelegd door overheid (subsidies) Feitelijke vereniging of vzw? Feitelijke vereniging Vzw Rechtspersoonlijkheid Nee Ja Bezittingen Geen eigen vermogen Eigen vermogen ( vermogen leden) Aansprakelijkheid Persoonlijk aansprakelijk Enkel ingebrachte kapitaal Fiscaliteit Personenbelasting Rechtspersonenbelasting Verzekering B.A. Niet verplicht Verplicht Oprichting vzw Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen
Oprichting vzw Oprichten van een vzw Statuten Dossier neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel Statuten publiceren in het Belgisch Staatsblad Oprichting vzw Opstellen van de statuten handleiding van de vereniging Aanvullend: huishoudelijk reglement Wat staat er allemaal in? Minstens drie leden-oprichters Informatie over de leden van de vzw Benaming vermelden + vermelding vzw Maatschappelijke zetel vermelden Maatschappelijk doel vermelden Oprichting vzw Verplichte vermeldingen Algemene Vergadering (AV) Verplichte vermeldingen Raad van Bestuur (RvB) Jaarlijkse bijdrage van de leden (maximum) Bestemming vermogen bij ontbinding Duur» Bepaalde duur» Onbepaalde duur
Oprichting vzw Twee manieren Klassieke manier Digitale manier Oprichting vzw Klassieke manier Download de formulieren op www.just.fgov.be Formulier 1: voor oprichting nieuwe rechtspersoon Formulier 1 + 2: voor aanpassing akten (benoeming, ontslag bestuurders, ) Oprichting vzw Formulier 1
Oprichting vzw Formulier 2 Oprichting vzw Neerleggen verenigingsdossier Indienen op de griffie van de rechtbank van koophandel Oprichting: neerleggen van Statuten Akte benoeming bestuurders! Ledenregister: niet langer wel op de zetel => Model: Oprichting vzw Rechtspersoonlijkheid Vanaf de neerlegging op de griffie Let op dat je op voorhand betaalt en betalingsbewijs meeneemt naar griffie! Ofwel per cheque Ofwel via overschrijving op de rekening van het Belgisch Staatsblad (679-2005502-27)
Oprichting vzw Publicatie in het Belgisch Staatsblad Als de documenten neergelegd zijn, zorgt de griffie voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad Verwerving rechtspersoonlijkheid vanaf neerlegging Tegenstelbaar aan derden vanaf de publicatie Oprichting vzw Digitale manier Online oprichting van vzw via e-griffie www.egriffie.be Momenteel enkel voor de oprichting, later ook voor wijzigingen mogelijk Nodig? E-id kaartlezer, ingescande versie oprichtingsakte, bankkaart, emailadres Onderwerp Datum - plaats Oprichting vzw Publicatie in het Belgisch Staatsblad Publicatiekosten (vanaf 1 aug 2013) Publicatiekosten bij oprichting 180 euro (klassieke manier) Of 130 euro (via egriffie.be) Publicatiekosten bij wijziging van akten 121,97 euro (nog niet digitaal mogelijk)
Oprichting vzw Schematisch overzicht formaliteiten Formaliteit Verantwoordelijken Gevolgen Opstellen statuten Stichtende leden - Neerleggen verenigingsdossier Publicatie in Belgisch Staatsblad Raad van Bestuur Griffie rechtbank Rechtspersoonlijkheid Tegenstelbaarheid aan derden Organen vzw Organen Verplichte Algemene Vergadering Raad van Bestuur Optionele Dagelijks bestuur Organen vzw Algemene vergadering Bestaat uit alle leden van de vereniging Begrip leden Stichtende leden = oprichtende leden» Met naam en adres in statuten! Effectieve/Werkende/Vaste leden» Ledenregister bijhouden op zetel Toegetreden leden
Organen vzw Schematisch overzicht soorten leden Categorie Lid van de Kenmerken AV? Stichtende leden Ja Met naam en adres in statuten Effectieve leden Ja Bijhouden in ledenregister Toegetreden leden Nee Geen verplichte formaliteiten Organen vzw Wanneer wordt de AV samengeroepen? Gevallen uitdrukkelijk voorzien in wet Gevallen uitdrukkelijk voorzien in statuten Wanneer 1/5 leden erom vraagt Taak van RvB om AV samen te roepen Schriftelijke oproep van de leden Minstens acht dagen voor de AV Agendapunten toevoegen tijdens AV? Organen vzw Principe: gewone meerderheid van de aanwezigen volstaat Bijzondere meerderheden? Statutenwijzigingen Doelverandering Uitsluiting van een lid Ontbinding of omzetting vzw
Organen vzw Bevoegdheden Wijziging statuten Benoeming en afzetting bestuurders Benoeming en afzetting commissaris Kwijting van bestuurders Goedkeuring begroting en jaarrekening Ontbinding van de vereniging Uitsluiting van een lid Vaststelling jaarlijkse bijdrage Omzetting van de vereniging in een VSO Alle gevallen waarin de wet of de statuten het vereisen Organen vzw Raad van bestuur Bestaat uit minstens 3 personen Bevoegdheden? Residuaire bevoegdheid Bijvoorbeeld:» Opmaak jaarrekening en begroting» Vertegenwoordiging bij gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen» Bijeenroeping AV Organen vzw RvB wordt benoemd en afgezet door AV Functieverdeling? Aan te raden Niet tegenstelbaar aan derden Notulen in register der beraadslagingen
Organen vzw Dagelijks bestuur Optioneel orgaan (via statuten) Een afvaardiging uit de RvB Eén of meerdere personen Nuttig voor dagdagelijks beheer Boekhouding vzw Onderscheid kleine vzw s grote vzw s heel grote vzw s Meeste sportclubs: kleine vzw s Boekhouding vzw Boekhouding kleine vzw Jaarlijks indienen op de griffie Staat van inkomsten en uitgaven Vereenvoudigde boekhouding Dubbele boekhouding dus niet vereist
Boekhouding vzw Wettelijke basis: KB 26 juni 2003 Bijlage A: dagboek bijhouden Bijlage B: minimaal schema ontvangsten en uitgaven Bijlage C: toelichting Boekhouding vzw Bijlage A: dagboek bijhouden Dagboek van ontvangsten Dagboek van uitgaven Verantwoordingsstuk Boekhouding vzw Bijlage B: minimaal schema staat van ontvangsten en uitgaven Uitgaven Bedrag Ontvangsten Bedrag Goederen en diensten Bezoldigingen Diensten en diverse goederen Andere uitgaven Totaal uitgaven Lidgeld Schenkingen en legaten Subsidies Andere ontvangsten Totaal ontvangsten
Boekhouding vzw Bijlage C: Toelichting Waarderingsregels Investeringen Boekhouding vzw Jaarrekening Bijlage B Bijlage C Jaarlijks neerleggen op de griffie Boekhouding vzw Boekhoudpakket? Boekhoudprogramma Small of Online Boekhoudprogramma Conform de wettelijke bepalingen Meer info op www.dynamoproject.be
Jaarlijkse verplichtingen vzw Boekhouding neerleggen op de griffie Minstens één AV houden (+ verslagen) Minstens één RvB houden (+ verslagen) Ledenregister bijhouden op de zetel Tip: gratis ledenregister Belastingsaangifte invullen Rechtspersonenbelasting: voordelig! Wet 3 juli 2005: Toepassingsgebied Informatieplicht van de organisatie Aansprakelijkheid en verzekering Vergoedingen Uitkeringsgerechtigden Wat is vrijwilligerswerk volgens de wet? Vrijwilligerswerk Onbezoldigd en onverplicht Verricht ten behoeve van een organisatie of de samenleving als geheel Niet in familie- of privéverband Geen arbeidsovereenkomst voor hetzelfde werk in dezelfde organisatie
Vrijwilliger Natuurlijk persoon Nooit een rechtspersoon Organisatie Feitelijke vereniging of vzw Onbaatzuchtige doelstelling/geen winstoogmerk» Dus geen vennootschappen! Op Belgisch grondgebied Of georganiseerd vanuit België Hoofdverblijfplaats in België Wat moet organisatie meedelen aan vrijwilliger? Onbaatzuchtige doelstelling, juridisch statuut FV? => verantwoordelijke Verzekering BA Andere dekkingen verzekering? Vergoeding Geheimhoudingsplicht
Tip: bestel via dynamoproject.be een model vrijwilligersovereenkomst! Verzekering BA vrijwilligers verplicht Voor? Schade veroorzaakt aan DERDEN Voorwaarden: fout, schade, causaal verband Beschermd tenzij bedrog, zware of herhaaldelijk lichte fout van vrijwilliger Niet-verplichte verzekeringen Lichamelijke ongevallen Schade aan eigen lichaam! Rechtsbijstand Verzekering komt tussen als gerechtskosten gemaakt moeten worden
Wat met bestuurders? In uitvoering mandaat bestuurder schade veroorzaken => bestuurdersaansprakelijkheid vzw geldt! Bestuurder veroorzaakt schade buiten zijn mandaat, maar als vrijwilliger => vrijwilligerswetgeving geldt! Wat met familiale verzekering? Soms zal BA vrijwilligers niet tussenkomen Familiale moet vrijwilligerswerk onder dekking laten vallen Criterium: privé-sfeer Niet dé oplossing voor alles Bedrog Zware fout Vergoedingen Principe Geen loon Geen prestatievergoeding Wél een onkostenvergoeding mogelijk
Onkostenvergoeding Forfaitair Reëel Forfaitaire onkostenvergoeding Maximumbedragen 32,71 euro per dag 1308,38 euro per jaar Formaliteit voor de organisatie Vrijwilligersregister bijhouden Naam & adres vrijwilligers/intredingsdatum Bedragen + datum uitkering Reële onkostenvergoeding Onkosten bewijzen Kasticketjes, treintickets, Verplaatsingen met de wagen» Maximumbedrag: 0,3461 euro per km Fietsvergoeding» 0,20 euro per km
Combinatie? Beperkt mogelijk! Forfaitair + Reële 2000 km per jaar Per vrijwilliger of per organisatie? Laat verklaring op eer tekenen Fiscale en sociale lasten? Vrijwilligersregister Hou bij welke vrijwilliger wanneer werkte Hou bij welke vergoeding een vrijwilliger ontvangen heeft => Model gratis te bestellen via dynamoproject.be! Uitkeringsgerechtigden Werklozen Werkloosheidsbureau RVA vooraf en schriftelijk op de hoogte brengen (formulier C45B) Directeur werkloosheidsbureau beslist Termijn: twaalf werkdagen na ontvangst
Bruggepensioneerden Idem als werklozen Arbeidsongeschikten Toegestaan als adviserend geneesheer akkoord is Gepensioneerden Toegestaan Conclusie Hou de vzw up to date! Aanpassingen in het bestuur Statutenwijziging doorgeven Ledenregister consequent bijhouden Vrijwilligers Vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligersregister Vragen?
Contact www.dynamoproject.be lien@vlaamsesportfederatie.be