Departement Logistiek Dienst informatica communicatie technologie Provincie Antwerpen - Studie van de werking van de diensten binnen het departement Logistiek en voorstel geïntegreerd organisatiemodel - Bestek (kandidaatstelling) De kandidaatsstellingen van de bovenvermelde onderhandelingsprocedure dienen uiterlijk op 23 oktober om 14.00 uur bij de Provincie Antwerpen, Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen toe te komen. Provincie Antwerpen Departement Logistiek T.a.v.: Guido Lommaert Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen Besteknummer: DLOG 07-01 Opdracht Studie van de werking van de diensten binnen het departement Logistiek en voorstel geïntegreerd organisatiemodel. Wijze van gunnen: Onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure. De opdracht is een aanneming van diensten. Contactpersonen: - Aankoopteam: Guido Lommaert T 03 240 53 12 aankoop@provant.be - Departement Logistiek : Marc Hesters T 03 240 52 85 marc.hesters@admin.provant.be
Inhoudsopgave Departement Logistiek...1 Dienst informatica communicatie technologie...1 Inhoudsopgave...2 Deel I. Algemene Inlichtingen...3 1. Aanbestedende overheid...3 2. Leidende Ambtenaar...3 3. Contactpersonen...3 4. Voorwerp van de opdracht...3 5. Wijze van gunning...3 6. Indiening en opening van de kandidaatsstellingen...3 7. Informatie-inwinning...4 8. Vorm van de kandidaatsstelling...4 9. Maximum aantal geselecteerden...4 10. Selectie...4 Deel II. Algemene bepalingen...5 1. Identificatie...5 2. Onderaanneming...5 Deel III. Kwalitatieve Selectiecriteria...7 1. Uitsluitingscriteria...7 2. Financiële en economische draagkracht...8 3. Technische bekwaamheid...8 Bijlage 1...10 Bijlage 2...11
Deel I. Algemene Inlichtingen 1. Aanbestedende overheid De leveringen en diensten worden uitgevoerd voor rekening van: Provincie Antwerpen Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen 2. Leidende Ambtenaar Marc Hesters, hoofd van het departement Logistiek of zijn afgevaardigde 3. Contactpersonen Aankoopteam : Guido Lommaert - T 03 240 53 12 ict@provant.be Departement logistiek: Marc Hesters T 03 240 51 28 marc.hesters@admin.provant.be 4. Voorwerp van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten. Het betreft een resultaatsverbintenis: de inschrijver stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor met het doel het beoogde resultaat te bereiken. De voorliggende opdacht is een oriënterende studie van de werking van de huidige diensten binnen het departement logistiek. Naast de analyse van de bestaande toestand dient een geïntegreerd organisatiemodel voor het gehele departement te orden gepresenteerd waarbij klantgerichtheid het centrale en sturende gegeven is. Voor meer gedetailleerde informatie verwijzen wij naar het bestek (deel VI), dat gelijktijdig met het kandidaatstellingsdossier wordt vrijgegeven. 5. Wijze van gunning Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal door middel van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure de opdracht gegund worden aan de inschrijver met de voordeligste regelmatige offerte. 6. Indiening en opening van de kandidaatsstellingen De kandidaatsstellingen moeten worden ingediend op het volgend adres : Provincie Antwerpen Facilitaire dienst Aankoopteam lokaal 2.24 t.a.v. Guido Lommaert Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen De kandidaatsstelling wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: - de datum waarop de kandidaatsstellingen worden geopend; - de verwijzing naar het besteknummer en de opdracht.
Het gebruik van een koerierdienst geschiedt volledig op verantwoordelijkheid van de inschrijver. De aanbestedende overheid aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid indien een door een koerierdienst afgegeven offerte niet tijdig op de openingszitting aankomt. De kandidaatsstellingen dienen uiterlijk op 2 mei 2007 om 14.00 uur bij de aanbestedende overheid toe te komen. 7. Informatie-inwinning Door deze inschrijving wordt het bestuur gemachtigd alle nuttige inlichtingen van technische, financiële of morele aard in te winnen betreffende de ondergetekende(n) (of de vennootschap die hier inschrijft bij officiële instellingen en opgegeven klanten. 8. Vorm van de kandidaatsstelling De kandidaatsstelling dient als volgt worden ingedeeld : Deel I : kandidaatsstelling (formulier bijlage 1) Deel II : documenten met betrekking tot de uitsluitingcriteria Deel III : documenten met betrekking tot de financiële en economische draagkracht Deel IV : documenten met betrekking tot de technische bekwaamheid Deel V : bijlagen Elk deel dient gescheiden te worden d.m.v. een tabblad. Vóór het eerste tabblad zitten de begeleidingsbrief en inhoudstafel. De inschrijver moet zowel op papier als op CD-ROM (telkens één exemplaar) zijn kandidaatstelling indienen en indelen op dezelfde wijze als onderhavig kandidaatstellingsdossier en er de nummering van overnemen. 9. Maximum aantal geselecteerden Er zullen maximaal 5 kandidaten geselecteerd worden om een offerte in te dienen. 10. Selectie Volgens de huidige planning wordt over de selectie beslist tegen 31 oktober 2007
Deel II. Algemene bepalingen 1. Identificatie De inschrijver moet volgende informatie in zijn kandidaatstelling vermelden: De firma / De Tijdelijke Vereniging van de firma s - firmanaam - rechtsvorm - nationaliteit - maatschappelijke zetel - telefoonnummer - faxnummer - e-mailadres - Oprichtingsdatum Vertegenwoordigd door - naam en voornamen - hoedanigheid Volmachtgever(s): Bevoegdheid gemachtigde(n) ondertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr.... blz.... Of overeenkomstige publicatie in het land van oorsprong voor de buitenlandse kandidaten. Hiervoor wordt gevraagd het formulier in bijlage 1 respectievelijk bijlage 2 te gebruiken. 2. Onderaanneming De kandidaat kan een beroep doen op onderaannemers en leveranciers. Hij blijft ten opzichte van de Provincie Antwerpen steeds de volledige eindverantwoordelijkheid dragen voor alle aangeboden diensten. De dienstverlener zal in zijn kandidatuur een lijst geven van de onderaannemers en leveranciers waarop hij een beroep wenst te doen, en het geschatte percentage van het werk dat door elke onderaannemer gedaan zal worden. Voor de onderaannemers gelden dezelfde uitsluitingscriteria (zie infra) als voor de hoofdaannemer. Met andere woorden, de hoofdaannemer moet aantonen dat de onderaannemer voldoet aan de gevraagde criteria, zoniet loopt de hoofdaannemer het risico uitgesloten te worden. De kandidaat zal aan de hand van uitgevoerde referentieprojecten aantonen dat hij een stabiele werkrelatie heeft met deze onderaannemers. Indien de kandidaat beroep doet op onderaannemers binnen het kader van deze kandidaatsstelling zal hij een gedagtekende en ondertekende intentie om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven toevoegen aan zijn kandidaatsstelling. Onderaannemers moeten met naam genoemd worden. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. Indien de kandidaat in deze fase van kandidaatsstelling reeds onderaannemers benoemt, kan niet meer afgeweken worden van deze onderaannemers in de offerte.
Het blijft evenwel altijd mogelijk om in de offerte bijkomende onderaannemers aan te duiden, voor zover zij voldoen aan dezelfde uitsluitingscriteria en eveneens hun engagement schriftelijk verbinden.
Deel III. Kwalitatieve Selectiecriteria 1. Uitsluitingscriteria Eerste uitsluitingscriterium 1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Daarom moet hij bij zijn kandidatuur een geldig attest, afgeleverd door de RSZ, voegen waaruit blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en - 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, de dag waarop het attest zijn toestand bepaalt, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10, van de wet op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver bij zijn offerte toevoegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen: - 1 een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, voldaan heeft op die datum aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. - Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land; - 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. 3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand
verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - 2 aangifte gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van niet-faling, uitgereikt door de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. Voor de buitenlandse inschrijver dient het attest te worden uitgereikt door de overheidsinstantie die hiervoor in zijn land bevoegd is, of bij ontstentenis, een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of een gerechtelijke of overheidsinstantie. Derde uitsluitingsscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te reken vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen en een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW-administratie, waaruit blijkt dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overslaan van de voormelde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zij offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in zijn land die bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in zijn land de BTW vervangen) waarin vermeld staat dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten in zijn land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land. 2. Financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht van de dienstverlener moet aangetoond worden door volgende documenten : door een verklaring betreffende : 1 de totale omzet over de laatste drie boekjaren; 2 de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat over de laatste drie boekjaren. 3. Technische bekwaamheid Teneinde zijn technische bekwaamheid aan te tonen moet de dienstverlener volgende documenten voorleggen : Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar met vermelding van naam, bedrag, datum en contactgegevens van de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren; 3 goed gedocumenteerde referenties van gelijkaardige projecten, uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaren. De kandidaat moet contactpersonen met hun contactgegevens opgeven zodat de Provincie Antwerpen deze referenties concreet kan verifiëren. Hij moet aantonen dat deze referenties gelijkwaardig zijn qua omvang en techniciteit aan deze van de voorliggende opdracht.
Hij moet een duidelijke beschrijving geven van de as-was situatie en hoe die geëvolueerd is naar de to-be situatie, met opgave van de scope en de impact van het advies dat de inschrijver geleverd heeft om te komen tot dit to-be resultaat. De referenties zijn slechts geldig indien ze ook effectief aanleiding hebben gegeven tot een aanbesteding en/of implementatie. Referenties bij openbare besturen leggen een hoger gewicht in de schaal. Referenties die dezelfde scope hebben als de vraag die actueel voorligt scoren eveneens beter. Ze worden dus als relevanter beschouwd. Referenties die aantonen dat de externe begeleider werkelijk onafhankelijk van leveranciers van producten optreedt, zijn eveneens relevanter. Dit kan aangetoond worden indien in de verschillende referenties die voorliggen andere operatoren of andere producten gekozen werden. De kandidaat geeft aan op welke wijze hij in deze referenties zelf concreet heeft bijgedragen tot het eindresultaat. Het is evident dat deze bijdrage zal geverifieerd worden en dat indien hier discrepanties worden vastgesteld, dit als uitsluitend zal beschouwd worden. Een voldoende aantal CV s van voor een dergelijke opdracht inzetbare medewerkers, waaruit een voldoende ervaring blijkt met het begeleiden van een project voor studie van de werking en de reorganisatie van een logistieke:facilitaire afdeling. Het aantal CV s dient tevens als indicator voor de flexibiliteit van de kandidaat en zijn mogelijkheden om de opdracht binnen de gestelde termijnen tot een goed einde te brengen. Door deze referenties op te geven, geeft de inschrijver aan de Provincie Antwerpen het recht om de vermelde contactpersoon te contacteren.
Bijlage 1 Kandidaatsstelling De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) :............................................................................................................................ tel.................... e-mail................................ fax.................... oprichtingsdatum........................ vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) :............................ Bevoegdheid gemachtigde(n) ondertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr......... blz.......... Of overeenkomstige publicatie in het land van oorsprong voor de buitenlandse kandidaten stelt zich kandidaat voor de opdracht Uitvoeren van een oriënterende studie van de werking van de diensten binnen het departement logistiek, voorstellen van een geïntegreerd organisatiemodel en implementatie van dit model. A) Administratieve gegevens Inschrijving bij de RSZ onder nr..................... BTW ( alleen in Belgie) onder nr..................... B) Sociale zekerheid Bij deze kandidatuur voeg ik / voegen wij een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin de sant van mijn of onze rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig de artikelen 69 bis 1 of 2 ( buitenlanders)van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële aard omtrent de ondergetekenden of omtrent de inschrijvende vennootschap inwinnen bij andere instellingen. Gedaan te........... de..................
(Naam + handtekening) Bijlage 2 Identificatie van het bedrijf Naam : Adres : Tel.: Fax: Dossierverantwoordelijke Naam : Hoedanigheid : Telefoonummer : E-mailadres :