Algemeen mediaprotocol der A.S.Z.V. Orionis Datum: 17 juni 2014
Inleiding Media kennen verschillende verschijningsvormen, waar A.S.Z.V. Orionis veel gebruik van maakt. Hierbij zijn er niet alleen mogelijkheden voor de vereniging, maar ook risico s. Hierbij valt te denken aan het uitlekken van persoonlijke of vertrouwelijke informatie, het beschadigen van het imago van A.S.Z.V. Orionis of het onjuiste gebruik van de huisstijl van de vereniging. Om dergelijke risico s te vermijden, dient een lid zich te houden aan dit mediaprotocol, zoals bepaald in hoofdstuk X van het Huishoudelijk Reglement. Mocht het in dit document genoemde bestuurslid PR & Acquisitie afwezig te zijn, dan zal de voorzitter van de vereniging zijn/haar taken overnemen. Uitgangspunten Protocolsoorten In dit mediaprotocol zijn een aantal verschillende mediaprotocollen beschreven: I Protocol Public Relations pag. 4 II Protocol website pag. 4 III Protocol externe media pag. 5 IV Protocol promotie activiteiten pag. 6 V Protocol naam en logo van A.S.Z.V. Orionis pag. 6 Bovengenoemde protocollen worden opgenomen in het huishoudelijk reglement en zijn daarom bindend voor de leden der A.S.Z.V. Orionis. Media Verenigingscommunicatie A.S.Z.V. Orionis gebruikt twee soorten media ten behoeve van de benodigde communicatie met haar leden en met derden; eigen en externe media. De media die A.S.Z.V. Orionis naar eigen inzicht kan inschakelen zijn 1. eigen media: - de Muiter als verenigingsblad; - MuiterTV; - het gebruik van briefhoofd; - e- mail, verenigingsmail; - website A.S.Z.V. Orionis (www.orionis.nl). 2. externe media: - social Media: Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, Google+ etc. 2
Ledencommunicatie Leden van A.S.Z.V. Orionis hebben ten behoeve van communicatie met hun medeleden en belangstellenden de beschikking over: - de Muiter; - aan A.S.Z.V. Orionis gerelateerde websites; - overkoepelende organen, zoals V.N.S.Z. Nestor; - websites voor externe evenementen; - social media (Twitter, Facebook, YouTube etc.). Verantwoordelijkheid Alle uitingen vanuit A.S.Z.V. Orionis via interne en externe media (al dan niet betaald), waarin de afzender herkenbaar is gemaakt door middel van de naam en/of het logo van A.S.Z.V. Orionis, dienen te voldoen aan een aantal voorwaarden: - De uiting dient uitsluitend via het bestuurslid PR & Acquisitie te verlopen en valt onder de verantwoordelijkheid van dit bestuurslid; - De uiting dient het gedachtegoed van A.S.Z.V. Orionis, zoals vastgesteld in de statuten, te vertegenwoordigen; - Van rechtstreekse individuele initiatieven door leden tot mediacontact, wordt het bestuurslid PR & Acquisitie altijd vooraf op de hoogte gesteld. Het bestuurslid PR & Acquisitie is verantwoordelijk over alle officiële uitingen van A.S.Z.V. Orionis via interne en externe media (al dan niet betaald), tenzij de verantwoordelijkheid uitdrukkelijk is overgedragen aan een commissie. 3
I Protocol Public Relations Het bestuurslid PR & Acquisitie is primair de verantwoordelijke contactpersoon voor de pers bij alle activiteiten en gebeurtenissen rondom A.S.Z.V. Orionis. Daarnaast is het bestuurslid het eerste aanspreekpunt bij het verzenden van persberichten (dit geldt voor elk initiatief vanuit de vereniging). PR op initiatief van derden met een lid van A.S.Z.V. Orionis dient altijd te worden doorverwezen naar het bestuurslid PR & Acquisitie. II Protocol website In dit protocol worden twee soorten websites beschreven: - de officiële A.S.Z.V. Orionis website; - aan A.S.Z.V. Orionis gerelateerde websites. Officiële A.S.Z.V. Orionis website De A.S.Z.V. Orionis website (www.orionis.nl) is een officieel communicatiekanaal van A.S.Z.V. Orionis en valt qua uitstraling en inhoud onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. De organisatie is als volgt ingericht: Functie: De secretaris is verantwoordelijk voor: - het nemen van initiatieven tot verbetering van de officiële A.S.Z.V. Orionis website (www.orionis.nl); - het bijwerken en controleren van alle informatie richting externen die op de officiële A.S.Z.V. Orionis website te vinden is (contactgegevens, etc.); - het bijhouden van de informatie met betrekking tot ledenwerving in maart en september; - de informatiestroom vanuit het bestuur der A.S.Z.V. Orionis richting haar leden via het ledenportaal op de officiële website. Webcommissie: De secretaris kan een webcommissie instellen die hem/haar zal ondersteunen in het uitvoeren van deze functie. Aan A.S.Z.V. Orionis gerelateerde websites (zoals, websites van vloten, jaarclubs, evenementen.) - Naast de faciliteiten die A.S.Z.V. Orionis op de eigen website biedt, kan door de leden ook gebruik worden gemaakt van externe websites, zoals websites voor het promoten van externe activiteiten. Ter waarborging van de kwaliteit van de officiële A.S.Z.V. Orionis- berichtgeving, zijn voorwaarden verbonden aan het gebruik van externe websites: 4
- eenieder mag en kan buiten de A.S.Z.V. Orionis website om een website opzetten/beheren of behouden voor bijvoorbeeld het promoten van externe evenementen; - een nieuwe website zal voor gebruik moeten worden goedgekeurd door het bestuurslid PR & Acquisitie; - de secretaris verzorgt op de officiële A.S.Z.V. Orionis website een link naar de externe websites; - op de externe website is uitdrukkelijk vermeld dat het een officiële A.S.Z.V. Orionis gerelateerde website is; - de website dient te voldoen aan de voorwaarden zoals eerder genoemd onder de uitgangspunten van het algeheel mediaprotocol. Bij het oneigenlijk gebruik van het gedachtegoed van A.S.Z.V. Orionis, zal er geen link vanaf de officiële A.S.Z.V. Orionis website worden geplaatst en valt de website buiten de bestuurlijke verantwoordelijkheid van A.S.Z.V. Orionis. III Protocol externe media A.S.Z.V. Orionis maakt ook gebruik van externe media bij het communiceren met haar leden. Onder externe media worden verstaan: social media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube en Google+, etc. Initiatieven Verenigingsinitiatief: Initiatieven tot de inschakeling van externe media vanuit het bestuur dienen te voldoen aan de voorwaarden zoals eerder genoemd onder de uitgangspunten van het algeheel mediaprotocol. Ledeninitiatief: - Voor leden die initiatieven nemen tot het gebruiken van externe (of social) media met betrekking tot A.S.Z.V. Orionis gelden de volgende voorwaarden: - eenieder mag en kan buiten de A.S.Z.V. Orionis social media om, zijn eigen pagina s op externe media voor zijn vloot, jaarclub of evenement opzetten/beheren of behouden; - een nieuwe pagina aangemaakt op externe (of social) media, waarbij de naam van A.S.Z.V. Orionis wordt genoemd, moet voor gebruik worden gekeurd door het bestuurslid PR & Acquisitie; - op de pagina is uitdrukkelijk vermeld dat de pagina gerelateerd is aan A.S.Z.V. Orionis; 5
- de pagina dient te voldoen aan de voorwaarden zoals eerder genoemd onder de uitgangspunten van het algeheel mediaprotocol; - het bestuurslid PR & Acquisitie blijft verantwoordelijk voor de uitstraling en inhoud van de betreffende pagina s; - Een pagina waar niet uitdrukkelijk op vermeld is dat officieel gerelateerd is aan A.S.Z.V. Orionispagina, valt buiten de verantwoordelijkheid van het bestuur der A.S.Z.V. Orionis. Verantwoordelijkheid Alle uitingen over A.S.Z.V. Orionis via externe media, waarin de afzender herkenbaar is gemaakt door middel van de naam en/of het logo van A.S.Z.V. Orionis, dienen te voldoen aan de voorwaarden zoals eerder genoemd onder de uitgangspunten van het algeheel mediaprotocol. IV Protocol promotie activiteiten Promotiemateriaal Wanneer er gebruik wordt gemaakt van promotiemateriaal (posters, flyers, deelnemersboekjes) dient dit voor gebruik altijd goedgekeurd te worden door het bestuurslid PR & Acquisitie. Daarnaast dient het originele A.S.Z.V. Orionis logo vermeld te staan op het desbetreffende materiaal. Sponsoren Het beleid is er op gericht om enkel reclameactiviteiten toe te staan van bedrijven en sponsoren waar A.S.Z.V. Orionis een belang in en/of relatie mee heeft. Het is namelijk niet correct om reclamemateriaal toe te staan van derden, die hier niets voor betalen en concurrerend zijn voor onze eigen sponsoren. Het bestuur zal in voorkomende gevallen de artikelen die zonder toestemming zijn geplaatst, verwijderen. V Protocol naam en logo A.S.Z.V. Orionis Beschermd: het logo der A.S.Z.V. Orionis en de naam der A.S.Z.V. Orionis zijn auteursrechtelijk beschermd. Schrijfwijze: A.S.Z.V. Orionis, ofwel Orionis Amsterdamse Studenten Zeilvereniging, ofwel Amsterdamse Studenten Zeilvereniging Orionis, ofwel Orionis. Logo: uitsluitend gebruik na nadrukkelijke toestemming van het bestuurslid PR & Acquisitie. Het originele logo is op aanvraag beschikbaar bij het bestuurslid PR & Acquisitie. 6