BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek AD2/WGG/GEZIN/10.01 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de ontwikkeling van een website voor de entiteit Gezin VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE ALGEMENE DIRECTIE WELZIJN, GEZONDHEID EN GEZIN Entiteit Gezin -------------- BESTEK ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING VOOR DE ONTWIKKELING VAN EEN WEBSITE VOOR DE ENTITEIT GEZIN Uiterste datum voor het indienen van offertes: Woensdag 15 december 2010 om 12.00 uur Offertes in te dienen bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie Entiteit Gezin Antoinette Huysmans Lombardstraat 41 1000 Brussel 1
HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. OPDRACHTGEVEND BESTUUR De opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Gemeenschapscommissie Entiteit Gezin Lombardstraat 41 1000 Brussel Tel: 02/548.01.60 - Fax: 02/548.05.92 E-mail: ilse.verbeke@vgc.be Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd. 1.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten). Beknopte omschrijving van de opdracht: De uit te voeren opdracht bestaat uit het ontwikkelen van een website voor de entiteit Gezin. Voor de nadere omschrijving van de opdracht verwijzen we naar hoofdstuk 3 van dit bestek met de technische voorschriften. 1.3. GUNNINGSWIJZE EN INDIENING VAN DE OFFERTES De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De offerte, het inschrijvingsbiljet en bijlagen worden ingediend in een gesloten omslag met vermelding van: - niet te openen: offerte - Inschrijving voor ontwikkeling website entiteit Gezin - Besteknummer AD WGG/GEZIN/10.01 Ingeval van verzending per post, onder aangetekende zending of gewoon, wordt deze gesloten omslag in een tweede omslag gestoken. Op de buitenomslag dient genoteerd: - niet te openen: offerte - Inschrijving voor ontwikkeling website entiteit Gezin - Besteknummer AD WGG/GEZIN/10.01 De offertes moeten uiterlijk op woensdag 15 december 2010 om 12.00 uur bezorgd zijn op voorgenoemd adres. 1.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE BEPALINGEN De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de onderstaande wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden. 2
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. Alle wijzigingen en aanvullingen op voormelde wet en besluiten. HOOFDSTUK 2 - ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1. PRIJS EN PRIJSBEPALING Deze opdracht is een opdracht tegen een forfaitaire prijs, inclusief btw. Het maximumbedrag bedraagt 70.000 EUR (btw inbegrepen). 2.2. INHOUD EN VORM VAN DE OFFERTE De offerte moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: 1. Het inschrijvingsbiljet met de globale prijs, opgesteld volgens het model dat bij het bestek is gevoegd. Het inschrijvingsbiljet moet worden ingevuld, gedateerd en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. 2. Een accurate weergave van de aangeboden dienstverlening, werkwijze en een plan van aanpak, inclusief een voorstel van fasering van de uitvoering van opdracht, met daarin duidelijk aangegeven de terugkoppelingsmomenten. 3. Een toelichting van de interne organisatie (wie doet wat). 4. Een uitgewerkte homepagina en 2 onderliggende pagina s (1 per onderdeel van de website). 5. Een voorstel van aanpak digitalisering vormingsaanbod en inschrijvingsmodule. 2.3. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevende bestuur. 2.4. GUNNINGSCRITERIA De opdrachtgever kiest de regelmatige offerte die volgens haar op het vlak van kwaliteit/prijs het voordeligst lijkt, op grond van de volgende criteria en dat in gelijke mate: 1. de kwaliteit van het voorstel (creatief concept, structuur van de website, inzicht in het onderwerp, technische aanpak digitalisering) 2. de kwaliteit van de dienstverlening en voorgestelde plan van aanpak (de voorgestelde fasering, wijze van rapportering en terugkoppeling aan de opdrachtgever voor consolidatie) 3. de kostprijs. 3
2.5. BORGTOCHT De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, 1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. De borgtocht wordt vrijgegeven na beëindiging van de opdracht. In elk geval stuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. 2.6. GELDIGHEIDSDUUR VAN DE INSCHRIJVINGEN De geldigheidsduur van de inschrijvingen bedraagt 60 kalenderdagen. 2.7. AUTEURSRECHTEN De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. Dit geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: 1. het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; 2. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; 3. het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht; 4. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, ook door externe organisaties en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het globale bedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. 2.8. PRIJSHERZIENING Er is geen prijsherziening van toepassing 2.9. BETALINGSMODALITEITEN De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. De dienstverlener voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten de volgende gegevens bevatten: nummer van de bestelbon btw-nummer + tarief bankrekeningnummer factuurnummer Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in Euro. Facturen worden geadresseerd aan: 4
Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat 41 1000 BRUSSEL Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan. 2.10. RECHTSVORDERINGEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. 2.11. UITVOERINGSTERMIJNEN De uitvoeringstermijn bedraagt 9 maanden na de gunning van de opdracht. 2.12. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijs alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Alle kostenbepalende elementen voor de uitvoering van de opdracht zijn in de prijzen inbegrepen, zoals: de administratieve en secretariaatskosten; de loonkosten en andere kosten verbonden aan het uitvoeren van de opdracht; de verplaatsingskosten; de vervoerkosten. HOOFDSTUK 3 - TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 3.1. SITUERING VAN DE OPDRACHT 3.1.1. Vlaamse gemeenschapscommissie De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling, opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989. Binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk 5
geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. 3.1.2. Entiteit Gezin De entiteit Gezin maakt deel uit van de Algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin van de VGC. Ze voert een actief flankerend lokaal gezinsbeleid dat zich waar mogelijk aansluit bij een regulier beleid van de Vlaamse Gemeenschap en andere overheden. Het gezinsbeleid van de VGC richt zich op iedereen die aansluiting zoekt bij de Nederlandstalige gemeenschap in de hoofdstad. Inzake kinderopvang en opvoedingsondersteuning heeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie een lokale regierol waarvoor de entiteit Gezin de secretariaatsrol opneemt. Een belangrijke rol hierbij is het tijdig en goed informeren van ouders over het gezinsaanbod en over de manier waarop zij hieraan kunnen deelnemen en kunnen op inschrijven. Voor de uitbouw van een kwalitatieve werking van de gezinsinitiatieven voorziet de Vlaamse Gemeenschapscommissie in een ondersteuningsstructuur met een uitgebreid vormingsaanbod. Het gezinsbeleid van de VGC kan als volgt worden omschreven: het inspelen op de socio-economische realiteit en nieuwe maatschappelijke tendensen inzake gezinsvorming en kinderopvang; het waarborgen van de kinderrechten en de gelijke kansen van het kind; het bevorderen van de kwaliteit van de opvang en de begeleiding van het jonge kind en de ondersteuning van gezinnen met jonge kinderen; de kwalitatieve en kwantitatieve uitbouw van de kinderopvang en kinderzorg op maat van de stad als bijdrage tot een grootstedelijk beleid; een beleid voor alle kinderen, met positieve aandacht voor diversiteit en een doorgedreven taalbeleid; bijzondere aandacht voor preventieve zorg en opvoedingsondersteuning. 3.2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Algemene omschrijving van de opdracht De opdracht betreft de ontwikkeling van een portaalsite voor Nederlandstalig gezinsaanbod en activiteiten in Brussel Groeien in Brussel. De portaalsite bestaat in eerste instantie uit 2 delen: een informatieve website voor ouders en een interactieve website voor voorzieningen. De website krijgt bij voorkeur de domeinnaam www.groeieninbrussel.be. De website bestaat uit een 3-tal niveaus. Ontwerpstructuur is te vinden in bijlage. De structuur van de website wordt in overleg verder ontwikkeld. Deel 1: De ontwikkeling van een informatieve website voor ouders Situering Doelgroep van dit deel van de website is (toekomstige) ouders met jonge kinderen. Algemene doelstelling is het verhogen van de gezinsvriendelijke uitstraling van Brussel. Concreet doel van de website is het ontsluiten van het Brussels Nederlandstalig gezinsaanbod en het beperkt aanbieden van nieuws en activiteiten in Brussel voor zwangeren en ouders met jonge 6
kinderen. De ontsluiting van het aanbod kinderopvang is het belangrijkste onderdeel van de website. De opdracht Op de homepage moeten ouders en kinderen worden verwelkomd, worden nieuwsberichten en activiteiten weergegeven en moet kunnen worden doorgeklikt naar volgende thema s: zwanger, zorgen voor, kinderopvang, opvoeden, taal Onder enkel thema s (bv. kinderopvang) moeten ouders via een zoekmodule voorzieningen kunnen opzoeken. Zoekresultaten moeten worden weergegeven in eenvormige fiches met praktische en inhoudelijke informatie over de voorzieningen en hun aanbod. De informatie van deze fiches wordt uit een SQL-databank van VGC gehaald. De IT-dienst van VGC zal deze info via webservices aanleveren. Voorbeelden van dergelijke zoekfuncties zijn te vinden op volgende websites: www.antwerpen.be/kinderopang en www.kinderopvangleuven.be). De thema s (zwanger, opvoeden, taal ) betreffen beperkte inhoud en doorverwijzing naar bestaande websites (o.a. www.kindengezin.be; www.zorgzoeker.be; www.samennaarschool.be; www.groeimee.be, www.expoo.be; www.expertisecentrumvollemaan.be, ) De homepage en eventueel onderliggende pagina s worden ook in het Frans, Duits en Engels aangeboden. De fiches met het aanbod worden enkel in het Nederlands aangeboden. Deel 2: informatieve en interactieve website voor voorzieningen Situering Doelgroep van dit deel van de website zijn de Nederlandstalige voorzieningen kinderopvang en preventieve gezinsondersteuning. Hoofddoelstelling is het ontsluiten van het ondersteuningsaanbod van de VGC, entiteit Gezin. Dit ondersteuningsaanbod bestaat tot op vandaag uit volgende elementen: 1. het vormingsaanbod (70-tal individuele cursussen en teamtrajecten, door 30-tal vormingsaanbieders, 850-tal deelnemers) 2. ontmoetingsdagen (3-tal studiedagen/jaar met ongeveer 100-tal deelnemers, vaak met verschillende workshopkeuzes) 3. subsidies voor studiedagen op de voorziening (40-tal subsidieaanvragen/jaar) 4. het taalstimuleringsproject groeien in taal (intensieve begeleiding van taalstimulering op de werkvloer bij 12-tal kinderdagverblijven/jaar) 5. de begeleiding van regiogroepen in hun opnamebeleid (60 kinderdagverblijven in 5 regiogroepen die 2-maandelijks bijeenkomen + informatie over opvangvragen e.a. aan elkaar uitwisselen) Bijkomende doelstelling is het informeren van (leidinggevenden) van voorzieningen over nieuws en activiteiten die door VGC en of andere partners worden georganiseerd. Ook verwijzingen naar andere vormingsaanbieders en begeleidingsorganisaties moeten worden opgenomen. De opdracht Ontwikkelen van een website waarop het ondersteuningsaanbod van VGC wordt bekendgemaakt (zie beschrijving hierboven) en digitaal ontsloten. Deze ontsluiting houdt volgende in: 7
1. vormingsaanbod: ontwikkelen van een nieuw databestand en -tool waarmee de inschrijvingen kunnen gebeuren en dat uitnodigingen en vormingsattesten kan genereren. De databank bestaat momenteel in een Accesbestand. 2. studie- en ontmoetingsdagen: ontwikkelen van een inschrijvingsmodule voor studiedagen dat bevestigingen en deelnemerslijsten kan genereren Dit deel van de website wordt enkel in het Nederlands aangeboden. Specifieke bepalingen Bij de ontwikkeling van de website moet de indiener rekening houden met de voorschriften van de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie categorie A (http://stijlhandboek.vgc.be). Bovendien moet de vormgeving zijn gebaseerd op de tekenstijl die werd ontwikkeld door Shortcut Advertising voor het project groeien in taal van de Entiteit Gezin (zie voorbeeldtekeningen in bijlage, deze kunnen worden opgevraagd in eps of ai formaat). Er moet voldaan worden aan de anysurfersnormen voor toegankelijkheid voor personen met een functiebeperking. Alle pagina s moeten kunnen worden geüpdate met CMS. Er wordt voorkeur gegeven om te werken met het CMS-systeem Drupal. In dat geval wordt overwogen om te hosten op een externe server en niet op de VGC-server. Indien de hosting toch zou gebeuren op de VGCserver, moet de indiener rekening houden met de volgende technische specificaties van de VGC-server: o Standaard windows 2003 server service pack 2 o IIS 6.0 o Microsoft.NET Framework 2.0 en 3.0 o Website ontwikkelen in:.net,.asp,.aspx o Geen MySQL o Geen PHP Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de ontwikkeling van een website voor de entiteit Gezin nr. 20102011-0179 van 25-11-2010 De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 8