Werkkostenregeling WHITEPAPER Gemaakt door: info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810
De werkkostenregeling vervangt sinds 1 januari 2011 de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen die uw onderneming aan werknemers doet. De werkkostenregeling is in het leven geroepen om de regels rond belastingvrije vergoedingen aan werknemers te vereenvoudigen, zoals een kerstpakket of een fiets van de zaak. Met de nieuwe regeling kunt u maximaal 1,4%, in 2012 (Vrije ruimte)van het totale fiscale loon van uw onderneming besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag dat boven deze zogenoemde vrije ruimte uitkomt, moet u 80% eindheffing betalen. Vanaf 1 januari 2011 kunt u kiezen voor de werkkostenregeling. Dit mag maar moet niet. U heeft elk jaar (2011, 2012 en 2013) steeds opnieuw de keuze. Vanaf 2014 heeft u geen keuze meer en is de werkkostenregeling een feit. Alles is loon Onder de werkkostenregeling is, alles wat uit de dienstbetrekking wordt genoten, loon. De formele tekst is: Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Vergoedingen en verstrekkingen behoren in beginsel dus tot het loon. Vergoedingen en verstrekkingen Voor toepassing van de werkkostenregeling moeten alle vergoedingen en verstrekkingen van de inhoudingsplichtige aan de werknemers inclusief btw bij elkaar worden opgeteld. Het gaat hierbij alleen om vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Ook onder de werkkostenregeling blijven er uitzonderingen op het loonbegrip. Als iets niet uit de dienstbetrekking wordt genoten dan is het geen loon. Wat valt er onder de vrije ruimte van 1,4% Kerstpakketten en andere kleine geschenken. Maaltijden in kantines (op basis van het forfaitaire bedrag 2,90 per maaltijd). Bedrijfsfitness (op de werkplek of elders). Werkruimte bij de werknemer thuis. Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders. Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen. Contributie van personeelsverenigingen (zie: Tip!). Contributie voor vakvereniging. Kosten inschrijving wettelijk beroepsregister. Fiets, elektrische fiets, scooter, enz. (de grens van 749 vervalt) Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak). info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 02
Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking. Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis. Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera. Ook: Borrelen op vrijdagavond. Producten van het eigen bedrijf. Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer voor het deel meer dan 0,19 per km. Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (behalve die voor fiets of scooter) Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties. Vakliteratuur thuis. Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten. Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen. Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet is verzekerd. Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen (bij bedrijfsverplaatsingen). Niet onder de werkkostenregeling vallen: Intermediaire kosten: dat zijn kosten die uw werknemer betaalt maar bedoeld zijn voor bedrijf of relatie. De werknemer schiet deze kosten dus voor en de vergoeding hiervan valt niet onder de regeling. Enkele voorbeelden: Representatievergoedingen voor een etent je met klanten; Parkeerkosten en de kosten voor de autowasstraat voor de auto van de zaak; Kosten voor het cadeau voor een jubilerende collega die een medewerker heeft voorgeschoten. Gerichte vrijstellingen, dit betreffen kosten die u grotendeels voorheen ook al belastingvrij mocht vergoeden o.a. auto van de zaak, dienstwoning etc.. Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 (bedrag 2010) per zakelijke kilometer. Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer. Studie- en opleidingskosten en outplacement. Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures). Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen. Verhuiskosten. Extraterritoriale kosten (30%-regeling). info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 03
Nihilwaarderingen, voorzieningen en verstrekkingen in natura die u als nihil mag waarderen: Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon. Arbo-voorzieningen. Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft. Mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is. Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is. Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt. Incidentele personeelsvoorzieningen met gezamenlijk karakter (feesten/reizen) tot het forfait per werknemer per jaar (2010 454). Personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten zijn onbelast als ze op de werkplek plaatsvinden. Het feest is ook onbelast voor de werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren, maar niet voor werknemers van een verbonden vennootschap. De werkkostenregeling kent dus vrijheden. Er is echter een beperking. Dat is de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag boven de 30% wordt gezien als loon voor de werknemer. U mag dus niet zomaar alles binnen de vrije ruimte onderbrengen. Voorbeelden: Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,4% van de totale fiscale loonsom. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer in uw financiële administratie. U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon- werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling vervallen de normen voor de aanschafprijs ( 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen ( 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets. Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen U kunt belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 04
voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor. U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een fiets of elektrische scooter. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van 0,19 per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening. Voorbeeld 3: vergoedingen voor intermediaire kosten Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de zaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer brandschoon en vrij van strooizout. U betaalt aan uw werknemer het bedrag terug dat hij heeft betaald voor de wasbeurt. U kunt dit belastingvrij doen. Het is een vergoeding voor intermediaire kosten, die niet onder de werkkostenregeling valt. Voorbeeld 4: loon in natura U krijgt een factuur van uw leverancier voor 25 kerstpakketten die u hebt gekocht voor uw werknemers. De waarde van deze kerstpakketten is de factuurprijs inclusief btw. Voorbeeld 5: woon-werkverkeer U geeft uw werknemer voor woonwerkverkeer een vaste vergoeding van 0,19 per kilometer op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt ook in 2012 gebruik blijven maken van deze regeling. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer. Voorbeeld 6: bovenmatige gerichte vrijstelling U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag ( 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus 0,08 per kilometer. (Bron: Belastingdienst.) Voordelen werkkostenregeling De werkgever hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer bij te houden en de werkgever is binnen de forfaitaire ruimte niet meer gebonden aan fiscale spelregels. Daarnaast kan de info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 05
werkkostenregeling ook een besparing op de personeelskosten met zich mee brengen. Nadelen werkkostenregeling U loopt het risico de vrije ruimte te overschrijden met 80% eindheffing als gevolg. De regeling staat op dit moment nog in de kinderschoenen, met alle opstartproblemen en vraagtekens van dien. De werkkostenregeling kan ook nadelig uitpakken voor uw werknemers. U zult dan om de tafel moeten met uw medewerkers om tot een passende oplossing te komen. Daarnaast zult u uw financiële administratie opnieuw in moeten richten. Om te beoordelen of het voor u voordelig is om de nieuwe werkkostenregeling toe te passen, is een overzicht nodig van uw huidige vergoedingen en verstrekkingen en van de eventuele arbeidsvoorwaardelijke en -rechtelijke consequenties. Ook uw administratie moet op de nieuwe regeling afgestemd zijn. Wij zetten graag de voor- en nadelen voor u op een rijtje. Neemt u gerust contact op met een van onze professionals. info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 06
COPYRIGHT & DISCLAIMER Copyright Geen enkel deel van deze Whitepaper mag worden gebruikt, gekopieerd, gewijzigd, gepubliceerd, overgenomen of worden opgeslagen in enige vorm of op enige wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tavernemeun Accountants. Het is wel toegestaan deze Whitepaper, mits in zijn geheel, te gebruiken voor informatieve en persoonlijke, niet-commerciële doeleinden. Zij mag echter niet worden gekopieerd of gepost op een andere website of met andere media worden verzonden. Tenzij na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Tavernemeun Accountants. De in deze Whitepaper beschikbare informatie en eventuele bijbehorende grafische voorstellingen, mogen op geen enkele wijze worden bewerkt. Disclaimer Hoewel bij het gereedmaken van deze Whitepaper de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, bestaat altijd de mogelijkheid dat bepaalde informatie (na verloop van tijd) verouderd is of niet meer juist is. Tavernemeun Accountants is dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van deze Whitepaper. Tavernemeun Accountants adviseert voorafgaand elke financiële transactie advies in te winnen van een gekwalificeerd adviseur. info@tavernemeun.nl www.tavernemeun.nl 0318-518810 06