Een Klasse!Actie evenement op school! Jullie school in de schijnwerpers! Day for Change organiseert elk jaar een landelijke start van de Klasse!Actie. Op kleinere schaal kan ook een evenement gerealiseerd worden op jullie school! Dit kan in de vorm van een opening, een afsluiting of een andere activiteit waarbij de activiteiten rondom de Klasse!Actie op school centraal staan. Door middel van een spetterend evenement, wordt er op een positieve manier aandacht gevestigd op de school. Daarnaast wordt het enthousiasme van de andere leerkrachten/docenten, ouders en natuurlijk de leerlingen zelf opgewekt! Inhoud Dit pakket bestaat uit suggesties en allerlei handige tips voor het organiseren van een Klasse!Actie evenement op jullie school. Denk hierbij aan promotie, het bereiken van de pers en het versturen van uitnodigingen. Met behulp van deze richtlijnen kan het evenement worden vormgegeven op de manier die past bij de school. Twijfel niet om contact met ons op te nemen voor wat extra advies. Wij wensen je veel plezier met de organisatie! Alle bijlagen zijn te vinden op de website van Day for Change onder het kopje perskit. Stichting Day for Change Emmalaan 25 1075 AT Amsterdam 020-5700130 info@dayforchange.nl www.dayforchange.nl 1
Organisatieteam Het organiseren van het evenement is nog leuker en kost minder tijd als het met een enthousiaste groep leerlingen of leerkrachten/docenten samen wordt gedaan. Verdeel de taken en neem samen beslissingen. Probeer voor vertegenwoordiging vanuit verschillende lagen van de school te zorgen en wijs een aanspreekpunt aan. Soms kan ook de ouderraad worden ingeschakeld! Praktische zaken Draaiboek Het is handig om een draaiboek van de dag te maken zodat iedereen precies weet waar hij/zij aan toe is. Je bent volledig vrij in het bepalen van de datum waarop het evenement plaatsvindt; dit hoeft niet in de actieperiode te zijn. Houd alleen rekening met feestdagen en drukke periodes. Probeer het draaiboek zo volledig mogelijk in te vullen. Beschrijf in ieder geval de tijden waarop de activiteiten zullen plaatsvinden, de inhoud van de activiteiten en wie daarbij betrokken zijn, wie er verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen en de benodigdheden. Denk daarnaast, indien nodig, aan het afsluiten van verzekeringen. Locatie Waar in de school vindt het evenement plaats? Het schoolplein is een leuke plek, maar houd in gedachte dat het slecht weer kan zijn. De aula of gymzaal zijn in dat geval goede opties. Probeer voor een leuke aankleding van de zaal/het plein te zorgen. Informeer bij de gemeente of er een vergunning voor het evenement nodig is. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de activiteiten de grenzen van het schoolterrein overschrijden. Cateringmogelijkheden Voor het verzorgen van hapjes en drankjes bij de opening, kan er een cateraar of traiteur ingehuurd worden. Dit is echter niet de meest goedkope optie. Goedkoper, en toch professioneel, is het uitzetten van de opdracht bij een hotelschool of andere opleiding hotelmanagement. De meest leuke optie is natuurlijk om de kinderen zelf hapjes te laten maken! Leerkrachten/docenten en ouders kunnen gevraagd worden om de kinderen hierbij te helpen. Cateringsuggesties zijn koffie-en thee, belegde broodjes, buffet, barbecue, bittergarnituur, borrelhapjes en/of toastjes. 2
Creëren van budget Om budget voor het evenement te genereren, kan er een incidentele subsidie bij de gemeente aangevraagd worden. Gemeentes subsidiëren activiteiten van instellingen of belangengroeperingen en andere initiatieven. Daarmee stimuleert de gemeente inwoners en organisaties om zich in te zetten voor elkaar en hun omgeving. De activiteiten moeten wel bijdragen aan de doelen die de gemeente heeft. Wie een goed plan of initiatief heeft om die doelen te bereiken, kan een gemeentesubsidie aanvragen. Het zal per gemeente verschillen welke subsidies zij aanbieden, hoe hoog deze subsidie zal zijn en hoe de aanvraagprocedure eruit ziet. Neem hiervoor contact op met de betreffende gemeente of neem een kijkje op hun website. Houd er rekening mee dat de gemeente een activiteitenplan en een begroting van het evenement nodig heeft, om akkoord te kunnen geven op de aanvraag. Een activiteitenplan is een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Uit de omschrijving van de activiteiten moet blijken wat het beoogde bereik, het geschatte aantal deelnemers en het gewenste effect is van de activiteiten. Gemeenten hebben vaak ook fondsen beschikbaar om opbrengsten van goede doelen acties te verhogen. Vooral millenniumgemeenten zullen waarschijnlijk bereid zijn dit soort acties te steunen. Twijfel je of de gemeente waarin de school is gevestigd een millenniumgemeente is? Neem dan een kijkje op http://www.millenniumgemeente.nl/. De verschillende COSsen in Nederland kunnen hierbij ook ondersteuning bieden. COSsen zijn onafhankelijke advies- en projectorganisaties, die lokaal werken aan een rechtvaardige en duurzame wereld. Informeer bij het Cos van jullie regio via http://www.cossen.nl/. Mocht de subsidie niet lukken, dan zijn er natuurlijk ook andere manieren om extra geld te werven. Denk bijvoorbeeld aan sponsoring door de plaatselijke bakker, traiteur, slager of andere bedrijven in de buurt. 3
Ideeën voor de invulling Het evenement kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Natuurlijk kunnen deze ook worden gecombineerd! Het evenement kan ingericht worden als een opening van de Klasse!Actie op jullie school. De opening kan de start zijn van (een van) de bedrijfjes van de leerlingen. Zo kan de autowascentrale haar eerste auto wassen op de dag van de opening. Of het lunch café haar eerste broodjes verkopen. Om dit te kunnen bewerkstelligen, moeten er wel al enige voorbereidingen zijn getroffen zoals de inkoop van benodigde producten. Ook kan het evenement een uiting zijn van een van de hoogtepunten van de Klasse!Actie, zoals een première van een toneelvoorstelling of een tentoonstelling van gemaakte kunstwerken. Op deze manier dient het evenement als afsluiting. Een andere manier om het evenement vorm te geven, is het organiseren van een bijeenkomst in bijvoorbeeld de aula van de school. Tijdens deze bijeenkomst kan de directeur of leerkracht/docent uitleg geven over de Klasse!Actie, kan er iemand worden uitgenodigd om een les in ondernemerschap te geven of kan er een filmpje worden gekeken over microfinanciering in ontwikkelingslanden (verschillende filmpjes zijn te vinden op de website van Day for Change). Deze vorm kan gebruikt worden bij zowel een opening als een afsluiting van de Klasse!Actie op school. Wanneer de bijeenkomst als opening dient, is het leuk om iemand uit te nodigen die officieel het eerste microkrediet aan de leerlingen overhandigt. Hierbij kan de microkrediet cheque gebruikt worden, welke te downloaden is op de website van Day for Change. Tijdens een bijeenkomst in de vorm van een afsluiting, zouden de leerlingen een presentatie kunnen geven over hun opgezette bedrijfje. Het programma voor de bijeenkomst zou als volgt ingevuld kunnen worden: - Ontvangst met koffie/thee (15 min) - Welkomstwoord (5 min) - Sprekers en tonen filmpje (20 min) - Uitreiken microkrediet/presentatie leerlingen (10 min) - Afsluiting (5 min) Denk bij het organiseren van een bijeenkomst aan benodigdheden als audiovisuele hulpmiddelen, PowerPoint presentaties, laptops en tafels en stoelen. Bijlage: microkrediet cheque 4
Uitnodigen van bekende Nederlanders en/of politici Het zou geweldig zijn als je ervoor kan zorgen dat er een nationale of lokale bekendheid meewerkt aan het evenement. Hierbij kan worden gedacht aan een tv-persoonlijkheid of een politicus, die het evenement ondersteunt of bijwoont. De aanwezigheid van een bekende Nederlander is voor de leerlingen een enorme stimulans om hun best te doen en daarnaast kan het de school publiciteit opleveren. Denk goed na over het type BN er dat uitgenodigd wordt. Nationaal bekende Nederlanders zijn natuurlijk moeilijker te krijgen dan lokale bekende Nederlanders. Het uitnodigen van deze personen loopt vaak via het management. Stuur de uitnodiging dus naar het betreffende management, dat vaak te vinden is op internet. Ook is het slim om te kijken naar oud-leerlingen van de school die het ver geschopt hebben. Het leukst is het uitnodigen van een BN er waar de kinderen/jongeren feeling mee hebben. Denk aan acteurs/actrices van populaire series als Anubis of presentatoren van Nickelodeon of TMF. De leerlingen hebben hier zelf waarschijnlijk ook ideeën over. Wil je (ook) een politicus uitnodigen? Denk dan aan de burgemeester of de wethouders van onderwijs en/of burgerschap. Op de website van de gemeente zijn de contactgegevens te vinden. Bijlagen: voorbeeld brieven aan BN er en politicus Uitnodigen van leerkrachten/docenten en ouders Nodig ook de medewerkers van de school en de ouders/verzorgers van de leerlingen uit! Dit zal enthousiasme voor de actie opwekken en is tevens een goede manier om de ouders/ verzorgers te informeren over het project waar hun kind op school mee bezig is. Bijlagen: voorbeeld brieven aan schoolmedewerkers en ouders Tips voor de uitnodiging: - Houd de tekst kort. Vermeld basisinformatie als datum, tijd, plaats, locatie en een korte samenvatting van het evenement. Probeer de tekst op 1 A4 te laten passen. - Voeg bij de uitnodiging een routebeschrijving (OV en auto) toe. - Geef genodigden het gevoel dat jullie enorm uitzien naar hun komst. Wees enthousiast! - Een schriftelijke uitnodiging valt meer op dan een mail; probeer de brief zo te maken dat deze er direct uitspringt. Een spetterende openingszin is hierbij belangrijk. - Verstuur de uitnodigingen naar politici en bekende Nederlanders tijdig, ongeveer zes weken voor het evenement. Voor ouders en schoolmedewerkers is 2 à 3 weken voor aanvang voldoende. 5
Promotie Probeer voldoende publiciteit te genereren, zowel voor als achteraf. Maak het evenement op verschillende manieren bekend; brieven, flyers, schoolkrant en schoolwebsite. Het is leuk om de leerlingen zelf promotiemateriaal te laten maken in de vorm van posters, flyers, banners, etc. Plaats ook een stukje in de schoolkrant en een nieuwsbericht op de website van de school. Na afloop van het evenement kan er een verslag met foto s in de communicatiemiddelen worden meegenomen. De productie van het promotiemateriaal kan ook bij een drukker worden neergelegd. In dat geval moeten er gegevens worden verstrekt over het soort drukwerk, het formaat, logo en lettertype, beeldmateriaal en de oplage. Bij drukwerk in kleine oplagen kan je overwegen kopieën te maken op school of bijvoorbeeld via een copyshop. Dit kan een stuk goedkoper zijn. Het logo van Day for Change is ook te vinden onder het kopje perskit. Dit logo kan gebruikt worden voor het maken van promotiemateriaal. Indien je gebruik wil maken van promotiemateriaal van Day for Change, zoals banners etc, kun je met ons contact opnemen en dan kunnen wij je de benodigde materialen voor een bepaalde tijd lenen. Bereiken van de pers Probeer met het evenement de media te halen! Om bekendheid te geven aan het Klasse!Actie evenement, kun je een persuitnodiging sturen naar (lokale) krant, huis aan huis bladen, radio of televisie. Dit is hetzelfde als een persbericht; alleen wordt onderaan het bericht in een paar zinnen de uitnodiging opgenomen. Wie de pers uitnodigt doet er goed aan de uitnodiging te sturen naar een journalist waar al eens eerder contact mee is geweest. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan de uitnodiging worden verstuurd naar een redactie, die vervolgens bepaalt welke journalist bij het evenement aanwezig kan zijn. Journalisten en verslaggevers hebben het vaak erg druk en hebben niet altijd tijd om naar locatie te komen. Om toch in de krant te komen, kan je het persbericht naar de krant mailen. Een persbericht is een kort artikel dat direct geplaatst kan worden in kranten, huis-aan-huisbladen en websites. Het bevat nieuws, is actueel en interessant voor veel mensen. Verstuur het persbericht 1 à 2 weken voor aanvang van het evenement en direct na afloop. Een persbericht versturen op een zaterdagmiddag of op andere momenten dat journalisten waarschijnlijk al naar huis zijn, is niet aan te raden. Over het algemeen zijn dinsdag en donderdag goede dagen. Bijlage: voorbeeld persbericht 6
Tips voor het schrijven van een persbericht: - Spreek altijd de waarheid. - Het is verstandig om boven het bericht duidelijk leesbaar Persbericht te zetten en de datum te noemen. - Houd het simpel; hoe begrijpelijker je woorden, hoe groter het publiek. - Zorg voor een korte, boeiende kop. - Neem als richtlijn vier alinea s per bericht en 3 à 5 zinnen per alinea. - Geef in de eerste alinea antwoord op de 5 W s; wie, wat, waar, wanneer en waarom. - Verlevendig het persbericht met een citaat. - Voeg beeldmateriaal van hoge resolutie toe en plaats links naar foto s op de website of filmpjes op You Tube. - Geef onderaan het bericht aan waar men extra informatie kan vinden. Zo blijft de tekst beknopt en kunnen geïnteresseerden meer lezen. - Zorg voor contactgegevens onder je bericht; en ben ook bereikbaar! - Verspreid nieuws actief naar Nieuwe Media zoals Hyves, Facebook etc. - Voeg een noot voor de redactie toe, waarin je journalisten uitnodigt of extra informatie verstrekt die je niet in het persbericht zelf wil zetten. (E-mail)adressen en telefoonnummers van de verschillende media, zijn te vinden op internet of in de krant zelf. Tips zijn de krant Kidsweek, het SchoolTV-weekjournaal, het Jeugdjournaal, Editie.nl en Hart van Nederland. Denk ook aan lokale en regionale kranten! Probeer te achterhalen wie de contactpersoon is en stuur het persbericht daar naartoe. Ter voorbereiding op vragen van de pers, is het handig een lijst met standaard antwoorden op te stellen; een zogenaamde Q&A lijst. Op deze manier zal iedereen hetzelfde antwoord geven. Houd deze lijst er niet bij wanneer je met de pers aan het praten bent, maar lees het zorgvuldig door voor aanvang van het evenement. Denk van te voren goed na over het beeld dat jullie naar buiten willen uitstralen. Bijlage: Q&A Houd ons op de hoogte! We hopen dat het evenementenpakket voldoende hulp heeft geboden bij de organisatie van een Klasse!Actie evenement op jullie school. We zouden het erg leuk vinden om op de hoogte gehouden te worden van georganiseerde evenementen of vorderingen tijdens de organisatie. Dit kan via onze hyves pagina http://www.dfc-klasseactie.hyves.nl. 7