Bezuinigen in het onderwijs: de rol van IT. Mark Leenaerts & Gerben Vink (december 2013)



Vergelijkbare documenten
Bijeenkomst ICT & Onderwijs

Marlin Family. Marlin

PrintOnderweg Eenvoudig printen via de cloud. Altijd, overal, iedereen, vanaf elk apparaat.

Hedendaagse. Onderwijs. Hoofdbrekens. 13 uitdagingen voor het onderwijs van nu...

Alles in de cloud: bent u er al klaar voor? Whitepaper OGD ict-diensten. Alles in de cloud: bent u er al klaar voor? Whitepaper OGD ict-diensten

Functionele ICT in het Primair Onderwijs. Betaalbaar Modern Flexibel Veilig Zonder beperkingen

Marktinventarisatie ELO s in het VO

Tijdbesparing in de zorg met apps

IFECTIVE KNOWLEDGE FRAMEWORK

TRENDS IN IT BESCHIKBAARHEID

Cloud Computing. Bart van Dijk

Gesprek voeren met degene in de vestiging die verantwoordelijk is voor ICT zaken.

Cloud services: aantrekkelijk, maar implementeer zorgvuldig

TO CLOUD OR NOT TO CLOUD

The dark side of BYOD Themasessie 5 maart 2015

STORAGE AUTOMATION IT MANAGEMENT & OPTIMIZATION DATAGROEI DE BAAS MET EXTREEM BEHEERGEMAK DOOR AUTOMATISERING EN VIRTUALISATIE

7 VOORDELEN VAN DE CLOUD. Whitepaper. en 5 zaken om eens goed over na te denken Gateway Software Services gateway.

Uw IT, onze business

De toegevoegde waarde van een duurzame werkplek

Office 365, SOMtoday & Ouderportaal. Wat kunt u verwachten op het Griftland College

De alles-in-1 Zorgapp

Inzet & beheer van ict

Factsheet Enterprise Mobility

Nieuwe hardware. Informatiekaart 03. leren vernieuwen. Infrastructuur

Qsuite in een mobiele applicatie. Geschikt voor telefoon en tablet

Op weg naar persoonlijk leren

Het Nieuwe Werken in de praktijk

Hoe kunt u profiteren van de cloud? Whitepaper

Meest gestelde vragen m.b.t. de laptop

Remcoh Mobile Device beheer. Remcoh legt uit

BIG DATA: OPSLAG IN DE CLOUD

Microsoft Office 365 voor bedrijven. Remcoh legt uit

Bert Plaat i-coach MBO 3-4. PowerPoint & Lessen maken

Ja Nee Toelichting Handreiking

imagine. change. Omdat WerkPlek voor u werkt Ricoh WerkPlek De beste zorg voor uw werkplek

Exact Online BUSINESS CASE MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING. De 5 tips van Marc Vosse.

Altijd en overal in de cloud. Al uw data en applicaties vanaf elk device bereikbaar voor uw medewerkers

Moderne vormen van samenwerken Maarten Groeneveld

agenda Wat is cloud? Stellingen toekomstvisie MBOcloud Hoe kan het eruit gaan zien? Programma MBOcloud Peiling samenwerking

Dataportabiliteit. Auteur: Miranda van Elswijk en Willem-Jan van Elk

Visie ICT bij de SJB. Waarom, wie, wat, wanneer en hoe? Werkgroep ICT Jenaplanscholen Bollenstreek

Naar de cloud: drie praktische scenario s. Zet een applicatiegerichte cloudinfrastructuur op. whitepaper

Meest gestelde vragen m.b.t. invoering van de laptop

Unicoz Onderwijsgroep ICT Beleidskader

The next revolution in Point of Sales

Gerust aan het werk MET ALLE INFORMATIE OVER ONZE CLOUD WERKPLEK.

Bring your own device? Hoe? Zo! Pieter Vorstenbosch en John Hanswijk

Klaar voor persoonlijk leren

HOE EENVOUDIG IS HET OM GEBRUIK TE MAKEN VAN CLOUD COMPUTING?

Keuzevrijheid en flexibiliteit in cloud-oplossingen voor je werkplek. Verantwoording over de gehele IT-keten, van werkplek tot aan datacenter

IaaS als basis voor maatwerkoplossingen

Hoe belangrijk is het verschil tussen public en private cloud in de praktijk?

Werken zonder zorgen met uw ICT bij u op locatie

5 In tips: Digitaal onderwijs dat altijd werkt

Informatieavond Byod onderwijs

Video Conferencing anno 2012

Heeft u al applicaties in de cloud (zoals AWS, Azure, Google) draaien?

it diensten alles voor uw bedrijfscontinuïteit

Onderwijs & ICT veelgestelde vragen over laptops (locaties Burgum, Raai en Waskemeer)

Application Hosting : Intelligent Hosting

Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO

Werkplekvisie. Hans van Zonneveld Senior Consultant Winvision

chromebooks op Sorghvliet

Welkom. Christophe Limpens. Solution Consultancy Manager

Impressie ICT Benchmark Gemeenten 2012 Inzicht in prestaties door benchmarking van ICT-kosten met andere gemeenten

EIGENSCHAPPEN CONVERGED HARDWARE

DE PRIVATE CLOUD. Johan Bos & Erik de Meijer

mydesktop Anywhere Deze mydesktop Anyhwere oplossing biedt een aantal voordelen:

Visie van De Ictivity Groep op het Virtuele Desktop Infrastructuur (VDI) concept (onderdeel van De Ictivity Groep werkplekconcepten)

5 CLOUD MYTHES ONTKRACHT

De digitale leeromgeving in het primair en voortgezet onderwijs. Laat ict werken voor het onderwijs

i3sync PLUG & PLAY DRAADLOOS PRESENTATIE MIDDEL

Is uw school klaar voor de toekomst? Zo slaagt uw instelling voor de BYOD-test

VOOR DE SCHERMEN. Betrokken en betrouwbaar in ICT-oplossingen

IGEL; Cloud Sourcing Een nieuw werkterrein voor Thin Clients

VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD

Uw school in de toekomst: Google Apps for Education

Application Services. Alles onder één dak: functioneel applicatiebeheer, applicatieontwikkeling en testdiensten

Besparen op salarisadministratiebeheer. Uw payrollproces in de cloud

De gemeente van de toekomst: werken waar en wanneer je wilt

Office 365. Overstappen of niet?

The best of ICT with a human touch. WHITEPAPER Optimale flexibiliteit met de Axians Managed Werkplek

De kracht van eenvoud en efficiëntie. Hoe Software Defined Storage uw resources effectief inzet

Routekaart Didactische ICT-vaardigheden

Even bijpraten.. Jan Bartling en Leo Bakker

Fors besparen op uw hostingkosten

ONTZORG DE ZORGPROFESSIONAL DOOR VIRTUALISATIE

Informatieavond laptoponderwijs

mypurchasing Adoptie van uw inkoopprocessen met mypurchasing Mei Versie 1.0

SURFACE BESCHRIJVING. Wat is het? Voor wie is het? Hoe werkt het? De Surface in het onderwijs

i3sync PLUG & PLAY DRAADLOOS PRESENTATIE MIDDEL

Het nieuwe werken nu ook voor zware grafische gebruikers

De leukste opleidingen

ROC ID College vergroot kracht van virtuele desktops

ICT Benchmark Gemeenten 2018

De Moderne Werkplek. Een sterke basis voor elke organisatie die klaar wil zijn voor de toekomst

Integraal Kostenmodel voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

De beste, mooiste en meest intelligente oplossing voor de automatisering en beveiliging van uw domein.

Hoe stuur ik de Cloud?! Wat moeten we regelen voor een goede samenwerking

Transcriptie:

Bezuinigen in het onderwijs: de rol van IT Mark Leenaerts & Gerben Vink (december 2013)

Leeswijzer Het onderwijs staat onder druk. Daarom moeten instellingen zorgen voor meer inkomsten, én voor minder uitgaven. IT kan daar een belangrijke rol in spelen. Op IT valt namelijk te besparen. En met IT valt op secundaire en primaire processen te besparen. In dit whitepaper verzamelden we voorbeelden en best practices van bezuinigingen op, én met IT. Niet met de intentie om compleet te zijn, maar opdat bestuurders en IT-managers dit stuk ter inspiratie kunnen gebruiken. 2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 1 Het onderwijs staat onder druk 4 2 Drie soorten reacties 5 3 Bezuinigen op, en mét ICT 5 4 Optie (1): Bezuinigen op hard- en software 6 5 Optie (2): met ICT in het secundaire proces te bezuinigen 12 6 Optie (3): met ICT in het primaire proces te bezuinigen 14 7 Conclusie 16 3

1 Het onderwijs staat onder druk Het onderwijs heeft turbulente jaren achter de rug, maar ook voor de boeg. Zeker als het gaat om de financiën. De afgelopen jaren was er sprake van een netto achteruitgang in de meeste sectoren. Want hoewel er meer geld was voor onderwijs, stegen de kosten sneller dan de inkomsten. Zo is er in het PO, sinds 2010, sprake van een netto achteruitgang van 75.000 per basisschool. 1 Een forse daling, over een periode van drie jaar. En ook de komende jaren is het geen vetpot. In tegendeel. Natuurlijk zijn er enkele lichtpunten op papier. Zo is er het Nationaal Onderwijsakkoord, dat maakt dat er 689 miljoen vrijkomt. 2 En dankzij een prijsbijstelling van 204 miljoen kunnen scholen de inflatie opvangen. Maar deze bedragen moet verdeeld worden over alle sectoren. Dit maakt dat het bedrag per instelling beperkt is. Ook blijkt voor wie in de cijfers duikt, dat scholen er met het extra geld ook extra taken en verantwoordelijkheden bij kregen. Kijk bijvoorbeeld naar het voortgezet onderwijs. Een fors bedrag is toegekend voor huisvesting, en voor kwaliteit (bijvoorbeeld opleiding, ten behoeve van de inschrijving in het Lerarenregister). 3 Er komt dus geld vrij, maar deels voor nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Niet voor het opvangen van bestaande tekorten; Een vergelijkbaar verhaal gaat op voor het middelbaar beroepsonderwijs. Gelden zijn gekoppeld aan bijvoorbeeld het verhelpen van laaggeletterdheid, het hoger opleiden van docenten, betere voorlichting en meer stageplaatsen. 4 Meer doen, maar dan met minder. Dat vereist veel van instellingen. Deze moeten creatief zijn, en een goed sluitende boekhouding zien te voeren. Zonder dat dit ten koste mag gaan van de kwaliteit van het onderwijs! De druk op instellingen zal de komende jaren dan ook groter zijn dan ooit. 1 De feiten over stille bezuinigingen in het primair onderwijs (augustus 2013). Www.poraad.nl. 2 Investeren in onderwijs (september 2013). Www.rijksoverheid.nl. 3 Overzicht relevante mutaties (november 2013). Www.vo-raad.nl 4 Aangenomen Kamermoties Rijksbegroting OCW (november 2013). Www.mboraad.nl. 4

2 Drie soorten reacties Een onderwijsinstelling kan op drie manieren reageren op deze druk. Ten eerste kan de instelling besluiten om niets te doen. Maar dan komt het voortbestaan van de instelling mogelijk in gevaar; Ten tweede kan de instelling zorgen voor meer inkomsten. Denk aan het aantrekken van meer leerlingen, het verhogen van slagingspercentages en het aanboren van derde geldstromen. Dit is niet eenvoudig, en kost vaak (veel) geld. Het is de kunst om de inkomsten sneller te laten stijgen dan de kosten; En ten derde kan de instelling bezuinigen. Oftewel: besparen op de uitgaven door deze omlaag te brengen. Dit whitepaper gaat (alleen) over deze derde soort reacties de bezuiniging. 3 Bezuinigen op, en mét ICT Als het gaat om bezuinigen, dan kan ICT een belangrijke rol spelen. ICT is immers een niet te verwaarlozen kostenpost in het onderwijs. Maar ICT is ook een enabler, die het mogelijk maakt om op andere kosten te besparen. We werken in dit whitepaper drie categorieën van besparingen uit : Bezuinigen op de ICT (hard- en software); Bezuinigingen op secundaire processen, door een slimme inzet van ICT; Bezuinigingen op het primaire proces, door een slimme inzet van ICT. Helaas is er geen standaard bezuiniging voor instellingen. Wat past bij de één, is soms geen optie voor de ander. Daarom geven we in dit whitepaper zoveel mogelijk voorbeelden - zonder dat we deze ten opzichte van elkaar waarderen. 5

4 Optie (1): Bezuinigen op hard- en software De eerste soort bezuinigingen die we behandelen is die op hard- en software: Onder hardware verstaan we de ICT-infrastructuur. Denk aan (onder andere) digitale schoolborden, desktopcomputers, monitoren, laptops, tablets, mobiele telefoons, netwerkverbindingen, servers en printers. Onder software verstaan we de applicaties die op deze ICT-infrastructuur draaien. Op zowel hard- als software valt veel geld te besparen. Maar waar te beginnen? Het antwoord is relatief eenvoudig: bij een goed overzicht van de functionele eisen die u stelt aan hard- en software. 4.1 Welke functionele eisen stellen wij? Heeft een organisatie haar functionele eisen echt scherp, dan wordt het (pas) mogelijk om te bepalen welke hard- en software hier bij hoort. En alleen dan wordt zichtbaar of hier ruimte voor besparing is. We geven een voorbeeld. Veel onderwijsinstellingen overwegen om thin clients aan te schaffen. Geen gekke gedachte, want thin clients zijn vaak goedkoper in aanschaf en energieverbruik, en hebben vaak een langere levensduur. Maar wat als een instelling wil werken met educatieve applicaties die zich nog niet (goed) via een thin client laten ontsluiten? Dan leidt het inzetten van thin clients tot ontevredenheid bij de gebruikers, of tot additionele kosten om die gebruiksvriendelijkheid te vergroten. Begin daarom met in kaart brengen wat het onderwijs precies en minstens nodig heeft. Pas wanneer u dit inzicht heeft, kunt u een goede besparingsbeslissing nemen. Tip: Een leuk opiniestuk over functionele eisen opstellen vindt u hier op de site van Computable. 6

4.2 Welke minimale set hard- en software hoort bij de eisen? Zijn de functionele eisen duidelijk? Dan wordt het mogelijk om hier de juiste hard- en software bij te kiezen. Sommige instellingen kunnen al (veel) besparen door te schrappen in het aantal applicaties dat wordt gebruikt (en dus wordt beheerd). Tip: Maak eens een overzicht van het applicatie landschap. Beoordeel dan of hier in te schrappen is. Is het functioneel echt nodig om twee versies van één grafisch tekenpakket te gebruiken? Of om twee verschillende tekenpakketten aan te bieden? Met name grote instellingen, met voorheen autonome afdelingen die zelf over het softwarebeleid gingen, hebben hier veel mogelijkheden. Andere instellingen kunnen besparen door te schrappen in de ICT-infrastructuur. Bijvoorbeeld door minder PC s of printers weg te zetten, of op bepaalde plaatsen een minder krachtig draadloos netwerk aan te bieden. Of door een tablet te gebruiken, daar waar het niet nodig is om een krachtige PC te gebruiken. Ook printers zijn voor veel scholen een grote kostenpost. Uit duidelijke eisen volgt hoeveel printers er nodig zijn, van welk type deze printers moeten zijn, en op welke plaatsen deze moeten staan. Maar let wel: de functionele eisen zijn altijd leidend. Een goede bezuiniging mag niet (en hoeft ook niet) ten koste gaan van de gebruikersbeleving. 4.3 Welke (minimale) set hard- en software is het goedkoopst? Besparen is niet alleen een kwestie van minder ICT afnemen. Het is ook een kwestie van minder kostbare ICT afnemen. Daarbij wordt gauw gegrepen naar de toepassingen met de laagste aanschafprijs. Gratis software, of goedkopere tablets. Maar zijn deze zaken wel het goedkoopst op de lange termijn? Een belangrijk begrip hierbij is de Total Cost of Ownership (TCO). Dat begrip wijst erop dat er veel meer kosten zijn dan alleen de aanschafprijs. Zo kan een bepaalde laptop duurder zijn in 7

de aanschaf, maar op de lange termijn toch de goedkoopste oplossing zijn. Bijvoorbeeld omdat deze minder onderhoud of energie behoeft. Tip: Brengt u de Total Cost of Ownership van een toepassing in beeld? Kijk dan eens naar de aanschafprijs, levensduur, het energieverbruik, de gebruiksvriendelijkheid en behoefte aan eerstelijns gebruikersondersteuning, de behoefte aan updates en technisch applicatiebeheer, m² Voorbeeld. Onderschat de omvang van beheer- en energiekosten niet. Uit onderzoek blijkt dat instellingen in het hoger onderwijs (samen) miljoenen kunnen besparen door de juiste hardware (servers en werkplekken) te selecteren. Dit wordt bevestigd in een onderzoek bij ROC RijnIJssel. Uit de becijfering blijkt dat het mogelijk is om netto 140.000 te besparen, op alléén de energiekosten! 4.4 Wie betaalt voor de hard- en software? Laptops, tablets en smartphones, maar ook kantoorautomatiseringssoftware als Google Docs en Office 365, zijn volledig doorgedrongen in het dagelijkse leven van docenten en deelnemers. Moet de school dan wel (in ruime mate) voorzien in deze componenten? Kunnen docenten en deelnemers hier niet zelf voor zorgen? We zien dat steeds meer scholen de stap zetten om leerlingen (al dan niet verplicht) eigen devices mee naar school te laten nemen het concept van Bring Your Own Device (BYOD). De school bespaart zo op bepaalde hardware kosten, softwarekosten en afschrijving. Kijk ook hier naar de Total Cost of Ownership. Tegenover de lagere initiële kosten staan vaak hogere beheerkosten, zoals kosten voor (netwerk-)beveiliging en ondersteuning. En moet u zorgen voor kluisjes? En hoeveel kost het straks als u enkele leerlingen toch een device moet bieden? Tip: Er komt veel kijken bij een succesvolle transitie naar BYOD. Zijn de voorbereiding en organisatie niet goed, dan zijn de kosten vaak hóger in plaats van lager. Een goede publicatie over de voor- en nadelen van BYOD in het onderwijs is de Hoe?Zo publicatie van Kennisnet. 8

Denk overigens niet te licht over BYOD. Alle leerlingen hebben een device, maar niet alle devices lenen zich voor toepassing in uw onderwijs. Draaien al uw applicaties op oudere apparaten, zoals de ipad 1 en 2? Vereisen sommige toepassingen, zoals de ELO, niet een minimale schermgrootte die niet door alle smartphones en netbooks wordt gehaald? En wat zijn de gevolgen van BYOD op uw beleid ten aanzien van techniek (koppelingen), beveiliging en recht (aansprakelijkheid, fiscaal recht). Tip. In dit weblog van De Rode Planeet worden verschillende overwegingen met betrekking tot BYOD toegelicht, specifiek voor het onderwijs. Voorbeeld. Een goed BYOD-beleid begint met duidelijke antwoorden op vragen van leerlingen, ouders en personeel. Het Liemerscollege uit Zevenaar heeft op haar website een duidelijke FAQ staan over het BYOD-beleid. 4.5 Alleen, of samen met anderen de ICT organiseren? Voor die hard- en software die u zelf gaat verzorgen, kunt u overwegen om dit in gezamenlijkheid met anderen te doen. Samenwerken met anderen kan voordelen hebben. Ten eerste leidt gezamenlijke inkoop tot schaalvoordelen. De vaste kosten worden verdeeld over een groter aantal producten, waardoor de prijs per product of dienst naar beneden gaat. Ten tweede leidt gezamenlijke inkoop tot meer macht om een aanbieder te bewegen om met een betere, goedkopere oplossing te komen. Natuurlijk zijn er verschillende gradaties van samenwerking denkbaar. Samen ICT-inkoop voorbereiden, samen inkopen, of zelfs een shared service center voor de ICT inrichten. Iedere smaak heeft eigen voor een nadelen. Maar pas op! Gezamenlijk organiseren kost ook meer afstemming. En wat te denken van de aanbestedingsgrens? Samenwerken is nooit een garantie tot bezuinigen, maar zeker een mogelijkheid. Voorbeeld. Steeds meer scholen kiezen er voor om samen aan te besteden. Een oproep via het net kan daar al bij helpen. Zie bijvoorbeeld deze oproep van het isg, of dit bericht over 80 samenwerkende basisscholen. 9

4.6 Een eigen ICT afdeling, of outsourcen? Het onderhouden van een professionele ICT-dienstverlening die op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen is kostbaar. De focus op een betrouwbare en veilige ICTinfrastructuur is verschoven van doel naar randvoorwaarde. In lijn met deze ontwikkeling zien we dat scholen steeds vaker de zorg voor de ICT-dienstverlening uitbesteden. Bij deze uitbesteding hoort een heldere specificatie van de gewenste kwaliteit en de prestatienormen waarop de leverancier wordt afgerekend. Dat alles tegen een marktconform tarief. Outsourcing kan er voor zorgen dat scholen zich niet langer hoeven bezig te houden met gecompliceerde ICT-strategieën waarin investeringen en architectuur-keuzes voor meerdere jaren moeten worden begroot. Zij kunnen zich richten op (beter) onderwijs. De marktwerking dwingt ICT-aanbieders om met een goede propositie te komen die scholen de vrijheid biedt om snel in te spelen op ontwikkelingen. De afrekening vindt plaats op basis van het werkelijke gebruik waarbij er flexibel opgeschaald of ingekrompen kan worden. Tip: Op Platformoutsourcing.nl staan diverse tips over het uitbesteden van IT ook specifiek voor het onderwijs. 4.7 In de cloud, of in eigen huis? Een steeds meer voorkomende vorm van outsourcing is het gebruik van cloud diensten. Er is dan geen sprake van een lokale PC of server, maar van een server waarmee je via het internet bent verbonden. Steeds meer voorzieningen waarvan we in het dagelijkse leven gebruik maken, zijn als cloud dienst af te nemen. Denk aan webmail, Dropbox, Skydrive, YouTube en Spotify. Er zijn inmiddels verschillende (soms ook gratis) cloud diensten beschikbaar die leerlingen en docenten in staat stellen om onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen werken. Dan staan de software en de bestanden op afstand. Het voordeel voor het onderwijs is dat men niet langer gebonden is aan specifieke werkplekken waarop een toepassing is geïnstalleerd. Het inroosteren van klassen of colleges wordt een stuk flexibeler, omdat de ICT diensten met de leerling of medewerker meegaan naar iedere willekeurige werkplek op school. 10

Voorbeeld. Diverse instellingen besparen veel geld door applicaties uit de cloud af te nemen. Het is zelfs mogelijk om applicaties die door een uitgever niet online worden aangeboden, alsnog in de cloud te laten plaatsen. Dit hebben bijvoorbeeld ROC West Brabant en ROC Rivor laten doen. Tip: Meer informatie over voor- en nadelen van cloud computing vindt u hier. 4.8 Daadwerkelijk inkopen Uiteindelijk vindt de daadwerkelijke inkoop plaats. Ook hier is nog genoeg ruimte voor besparingen. Bijvoorbeeld door een scherpere uitvraag te formuleren, en voldoende concurrentie te introduceren gaan kosten al snel naar beneden. Tip: Hanzehogeschool Groningen en Windesheim doen onderzoek naar toepassingsgerichte tools voor slimme inkoop, om zo de kosten naar beneden bij te stellen. 11

5 Optie (2): met ICT in het secundaire proces te bezuinigen Een instelling kan (dus) óp ICT besparen. Maar door méér ICT in te zetten, wordt het ook mogelijk om op andere processen te besparen. En daar zijn vaak grotere winsten te behalen. Zo zijn er mogelijkheden om met ICT te besparen op secundaire activiteiten op die activiteiten die niet direct bijdragen aan het doel van de organisatie. Dit is de zogenaamde overhead. Het is een misvatting dat er in het onderwijs bovenmatig veel overhead is. Uit een proefschrift van Mark Huijben (Berenschot) blijkt namelijk dat de overhead (uitgedrukt in arbeidsplaatsen) in het onderwijs nauwelijks hoger is dan in de industrie, en dat deze lager zijn dan in andere (semi-) publieke sectoren. Maar het feit dat de overheadkosten relatief laag zijn, in de sector, betekent natuurlijk niet dat een individuele instelling er niet op kan besparen. a. Betere stuurinformatie (over overhead) Het mogelijk om met ICT betere stuurinformatie over de overhead te verzamelen. Deze informatie helpt bij het nemen van managementbeslissingen beslissingen die kunnen leiden tot besparingen. Tip: Met slimme ICT kunt u (bijvoorbeeld) gegevens verzamelen over het gebruik van huisvesting. Moderne domotica (huis automatisering), kunnen vaststellen of werkplekken wel gebruikt worden, of er lichten onnodig aan blijven staan, en hoeveel energie er wordt gebruikt. Al deze informatie geeft inzicht in de kosten, en zo in besparingsmogelijkheden. Stichting Smart-Homes kan meer vertellen over de inzet van domotica. Let er op dat het genereren van stuurinformatie nog geen bezuiniging is. U moet er nog wel een goede (bezuinigings)beslissing mee nemen! 12

b. Secundaire processen automatiseren Een instelling kan er ook voor kiezen om bewerkelijke processen te digitaliseren en te automatiseren. Zo wordt selfservice door leerlingen, ouders en docenten mogelijk, en kunnen administratieve lasten dalen. Voorbeelden van bewerkelijke processen in het onderwijs zijn er genoeg. Denk eens aan het samenstellen van leermiddelenlijsten, de aanmelding en inschrijving van leerlingen, het opstellen en laten ondertekenen van de onderwijsovereenkomst en praktijkovereenkomst, het innen van een vrijwillige ouderbijdrage, het roosteren van lessen en toetsen, en het administreren van studieresultaten. Tip: Laat medewerkers een overzicht maken van bewerkelijke processen, en vraag andere onderwijsinstellingen hoe zij dit proces hebben ingericht. Of vraag leveranciers of er toepassingen zijn die deze processen makkelijker en meer betaalbaar maken. Voorbeeld: Een bewerkelijk onderwijsproces is het innen van de vrijwillige ouderbijdrage. Daarom hebben onderwijsinstellingen als Pontes en Scala een toepassing waarmee dit proces gedigitaliseerd is. Ouders zien de mogelijkheid om af te rekenen, en kunnen de bijdrage voldoen via ideal. Ze ontvangen direct een (digitale) factuur, die ze zelf kunnen printen. Dit scheelt veel handelingen door een administratieve afdeling, maar ook papier. En door gebruik te maken van deze toepassing bespaart Scala niet alleen (op het proces), maar komt er ook meer geld binnen. Twee vliegen in één klap. Voorbeeld: Het roosteren van de nieuwe centrale examens voor het mbo is zeer bewerkelijk. En het aantal examens is groot. Daarom gebruikt ROC Zadkine een tool die dit proces sterk vereenvoudigd, wat scheelt in de personele kosten. Of het aantrekkelijk is om een proces te automatiseren, hangt uiteraard af van de kosten die er mee gemoeid zijn en de baten die dit oplevert. Kijk daarbij weer naar de Total Cost of Ownership. Hoe groot zijn de totale kosten en baten in de huidige? In de gewenste situatie? En hoe verhouden die zich tot elkaar? Houd er wel rekening mee dat er sprake kan zijn van een interne overcapaciteit, die niet zomaar kan worden afgebouwd. Dan is het op papier aantrekkelijk om een proces te automatiseren, maar zou dit feitelijk leiden tot dubbele lasten. De ICT kosten komen dan immers náást de personele kosten. 13

6 Optie (3): met ICT in het primaire proces te bezuinigen Het grootste deel van de kosten van een onderwijsinstelling is gemoeid met het primaire onderwijsproces. Dit zijn met name personele kosten. In hoeverre is daar met ICT op te besparen? a. Betere stuurinformatie (over primaire processen) Zoals het mogelijk is om met ICT informatie te verzamelen over secundaire processen, is het ook mogelijk om informatie te verzamelen over primaire processen. Vaak gaat het dan om (tussen)leerresultaten. Tip: Data uit het onderwijsproces verzamelen en analyseren heet learning analytics. Een verslag van pilot projecten met learning analytics in het hoger onderwijs staat op YouTube. Een duidelijk bewijs voor besparingen dankzij learning analytics vonden wij overigens niet. b. Primaire processen automatiseren Ook is het met ICT mogelijk om primaire (onderwijs)processen efficiënter te organiseren. Veel van de voorbeelden die we in dit deel van het whitepaper benoemen, gaan uit van minder docent-uren. Dat is ook logisch: de docentkosten maken een groot deel uit van de begroting van een onderwijsinstelling. Daarmee proberen we uitdrukkelijk niet te zeggen dat ICT de docent zo maar kan vervangen. De kwaliteit van het onderwijs moet immers geborgd zijn, en ICT kan niet alles wat de docent kan. Nog los daarvan zijn er verschillende wettelijke beperkingen. Denk alleen al aan de Wet Onderwijstijd, resulterend in een urennorm voor contactonderwijs. Video, audio en screencasts Relatief veel uren in het onderwijs besteedt de docent aan lesgeven, als zender van informatie. In de klas zitten dan tien tot dertig ontvangers. De docent herhaalt zijn presentatie voor verschillende groepen, en moet dit gedurende meerdere jaren doen. 14

Dit is weinig efficiënt. Met technieken als video, video conferencing, audio en screencasting is het mogelijk om deze presentaties slim (her)te gebruiken, zodat een docent de handen vrij maakt. Tip: Videoleren wordt vaak geassocieerd met Flipping the classroom. Dit is een concept waarbij de kennisoverdracht wordt verplaatst van ín de klas naar buíten de klas. Door een presentatie op beeld te zetten, wordt het mogelijk om die aan een oneindig aantal deelnemers te laten zien. En wordt de les opgenomen, dan kan de leerling deze waar en wanneer hij wil kijken. Dit scheelt niet alleen tijd, van de docent, maar ook m². Voorbeeld: In het kader van de innovatie impuls regeling voor het onderwijs zijn twee scholengemeenschappen in Zwolle (Greijdanus) en Aalten (Schaersvoorde) een experiment gestart met video onderwijs. Naar eigen zeggen leidt het tot een kostenvoordeel, zonder dat dit ten koste is gegaan van de kwaliteit. Een uitgebreide verslaglegging vindt u hier. Ook is er een uitgebreid verslag van de ervaringen van Noorderpoort met video onderwijs. Tegenover de voordelen staan de kosten voor het maken van het materiaal, en voor de Tip: Uit onderzoek volgt dat zeker 39% van de instellingen die aan flipping the classroom doen, ontsluiting daarvan. Deze zijn relatief beperkt, vergeleken met die van de manuren van de daar een financiële prikkel voor had (bezuiniging, subsidie). docent. Digitaal, adaptief lesmateriaal Een andere manier om te besparen op uren van docenten is met adaptief, digitaal lesmateriaal. Dergelijk materiaal past zich aan naar het niveau van de leerling. Deze kan daarmee zelfstandiger leren. Daarmee wordt het mogelijk om een (iets) grotere klas te maken, of minder contacturen te organiseren. Voorbeeld: Uit onderzoek bij ROC Noorderpoort blijkt dat digitaal, adaptief lesmateriaal kan bijdragen aan het terugdringen van het aantal contacturen. Vaak is de aanschafprijs van een goede digitale, adaptieve methode iets lager dan die van een papieren boek. Maar om het lesmateriaal te ontsluiten is méér nodig. Denk aan de PC of tablet, en het netwerk. Hoeveel u kunt besparen hangt dan af van het aantal docenturen dat u bespaart, maar ook of u overcapaciteit heeft op de ICT-infrastructuur en of leerlingen voor hun eigen infrastructuur zorgen (BYOD). 15

7 Conclusie In dit whitepaper behandelden we verschillende mogelijkheden die onderwijsinstellingen kunnen benutten om op en met ICT te besparen. Op papier zijn er behoorlijk wat mogelijkheden. Maar besparen is maatwerk, en begint met het in kaart brengen van de vereiste functionaliteiten, en de mogelijkheden die daar tegenover staan. We adviseren onderwijsinstellingen die willen besparen om vooral rond te kijken. Om niet het besparingswiel uit te vinden, maar om inspiratie op te doen bij anderen. En om dan de vertaling te maken naar de eigen situatie, resulterend in een goed, maar beter betaalbaar pakket van ICT-middelen. We geven de samenhang als volgt weer: Visie op onderwijs Huidige tijd én in de toekomst Eisen aan processen en resources Management op processen of resources Integraal gestuurd op kwaliteit én TCO Proces inrichting Docenten Hardware Software Kwalitatief én betaalbaar We hopen onderwijsinstellingen met deze tips en verwijzingen handvatten te geven voor bezuinigingen, zodat zij de financiële ruimte vinden om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. 16

17