7 VOORDELEN VAN DE CLOUD. Whitepaper. en 5 zaken om eens goed over na te denken Gateway Software Services gateway.

Transcriptie

1 Whitepaper 7 VOORDELEN VAN DE CLOUD en 5 zaken om eens goed over na te denken

2 Whitepaper 7 VOORDELEN VAN DE CLOUD en 5 zaken om eens goed over na te denken Gouden bergen, of in ieder geval een strak blauwe lucht. Zo wordt de Cloud vaak voorgesteld. Alleen maar voordelen zoals kostenbesparingen en minder zorgen. Maar u weet heel goed dat louter voordelen niet bestaat. Bovendien maken dat soort stellingen vaak onrustig. Want waar zit het addertje onder het gras? Wij winden er geen doekjes om. De Cloud heeft veel voordelen. Maar ook een aantal duidelijke aandachtspunten die serieus genomen moeten worden. Nadelen? Dat ligt er vooral aan hoe goed beslagen u het ijs op stapt. Met goed materiaal en goede techniek maakt u snel vaart. Maar met slecht spul komt u niet ver of gaat u onderuit. Daarom gebruiken we liever het begrip aandachtspunten. DE VOORDELEN 1. Lage instap naar hoogwaardige software 2. Alleen betalen voor wat u echt gebruikt 3. Een gedetailleerd inzicht in uw kosten 4. Minder zorgen over ICT 5. Betere prestaties van uw ICT 6. Een flexibeler en leniger organisatie 7. Klaar voor het nieuwe werken DE AANDACHTSPUNTEN 1. Veiligheid 2. Stabiliteit 3. Procedures 4. Functionaliteiten 5. Kostenbesparing

3 HET BEGRIP CLOUD Waar hebben we het bij de Cloud precies over? Op wikipedia vinden we de vol-gende definitie van Cloud computing: Het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens, ongeveer zoals elektriciteit uit het lichtnet. De term is afkomstig uit de schematechnieken uit de informatica waar een groot, decentraal netwerk (bv. internet) met behulp van een wolk wordt aangeduid. Kortom: software in de Cloud, is software die op een externe server draait die u via het internet aanroept en gebruikt. De applicatie wordt dan beheerd door de aanbieder. In veel gevallen kunt u wel zelf de applicatie configureren en functioneel beheren. DE VOORDELEN VOORDEEL 1 Lage instap naar hoogwaardige software U koopt geen luxe auto om de boodschappen te doen. Zo werkt het ook met software, toch? In de praktijk gebruiken veel bedrijven een luxe auto voor de boodschappen, of erger nog, een boodschappenwagen om de concurrent te snel af te zijn. Maar misschien weet u ook niet vooraf wat u precies nodig gaat hebben. Aangezien u niet de hoge initiële investering hoeft te doen, wordt betere, completere software bereikbaar. Bovendien stelt een goede Cloud aanbieding u in staat om in een softwarepakket te groeien. U betaalt enkel voor die opties, die u ook echt gebruikt en kunt gaandeweg bepalen of u een boodschappenauto of toch een luxe auto nodig heeft. Zo kunt u vanaf de start ambitieus zijn. U hoeft niet te investeren in de aanschaf van een hoogwaardig geïntegreerd systeem, u abonneert zich erop en betaalt vervolgens alleen voor die functionaliteiten die u ook echt gebruikt. VOORDEEL 2 Alleen betalen voor wat u echt gebruikt Kennen uw cijfers alleen maar stijgende lijnen? Of zit het ook wel eens tegen? De afschrijvingen op uw investeringen in hardware en software worden helaas niet lager als het werk afneemt. Hier biedt de Cloud uitkomst. Want als u betaalt voor wat u gebruikt, dalen uw kosten toch ook als u minder doet? Nog niet alle aanbieders werken zo, maar ze zijn er wel. In dit soort constructies betaalt u naast een beperkt bedrag per gebruiker, per handeling zoals bijv. een in- of uitslag of een aangifte. Zo dalen de kosten als het even tegenzit en stijgen de kosten mee als u het druk heeft. VOORDEEL 3 Een gedetailleerd inzicht in uw kosten Vergeet de grote lijnen, de winst zit in het detail. Welke kosten gaan er allemaal schuil in een in- of uitslag of in een aangifte? Denk aan de tijd van uw medewerkers, maar ook aan benodigde software. Door de kern van uw business uit te drukken in de exacte kostprijs, krijgt u meer grip op uw cijfers. Hierin schuilt een ander wezenlijk voordeel van Software as a Service, al dan niet in combinatie met Cloud. U weet exact wat een in- of uitslag of aangifte kost.

4 VOORDEEL 4 Minder zorgen over ICT Hoe kunt u zich ooit toeleggen op dat waar u in uitblinkt, als u meer tijd kwijt bent aan het scheppen van de juiste randvoorwaarden? Inderdaad, dat werkt niet. Natuurlijk heeft u een capabele systeembeheerder of zelfs een hele IT afdeling. Maar naast het zorgen voor de slimste automatiseringsoplossingen zijn zij ook verantwoordelijk voor onderhoud, het schrijven van handleidingen en alle ditjes en datjes die zich aandienen elke dag. Door het beheer en onderhoud van uw software en aanverwante data uit te besteden krijgt uw IT afdeling meer tijd om de hersens echt te laten kraken. Over hoe er nog meer uit de aanwezige applicaties gehaald kan worden, welke processen slimmer kunnen worden ingericht etc. Zo maakt u meters en blijft u vóór in de competitie. VOORDEEL 5 Betere prestaties van uw ICT Schoenmaker, hou u bij uw leest. U heeft verstand van logistiek. Een ICT bedrijf heeft verstand van ICT en kan u een sneller en stabieler systeem, meer veiligheid en betere noodprocedures garanderen. Dit kent gelijk ook een aantal wezenlijke aandachtspunten, die we later in deze whitepaper onder de loep nemen. VOORDEEL 6 Een flexibeler en leniger organisatie Heeft u elke dag van het jaar precies even veel werk? Dat zou mooi zijn. De werkelijkheid is dat het zomaar een maand stil kan zijn, om de maand erna flink wat overuren te maken. Uw software moet die fluctuaties aankunnen. Niet alleen in snelheid, maar ook in het opschalen en terugschalen van het aantal gebruikers. Bij Cloud oplossingen is dit eenvoudiger te realiseren. Een gebruiker meer of minder is makkelijker te organiseren en heeft minder financiële consequenties. En heeft u tijdelijk meer servercapaciteit nodig, dan breidt u deze snel en eenvoudig uit zonder grote investering of overuren van uw IT afdeling. VOORDEEL 7 Klaar voor het nieuwe werken Hoeveel werknemers heeft u al voorzien van een smartphone of tablet? En hoeveel werknemers zouden graag op een eigen notebook werken? Bring Your Own Device maakt een stevige opmars, ook in de logistiek. Om nog maar te zwijgen van medewerkers die vanuit huis werken of s avonds nog even snel in willen loggen. In de Cloud is uw software en data makkelijk en veilig vanaf iedere locatie benaderbaar en bent u dus beter toegesneden op het nieuwe werken. DE AANDACHTSPUNTEN AANDACHTSPUNT 1 Veiligheid Uw bedrijfskritische data vormt de absolute ruggengraat van uw onderneming. Er mag absoluut niets fout gaan met deze data. Overweeg daarom goed welke risico s u loopt en hoe u deze risico s kunt afdekken. Dat doet u bijvoorbeeld door te kiezen voor een datacentrum in Nederland (onder Nederlands recht en bereikbaar in noodgevallen) en door te kiezen voor een zgn. private Cloud oplossing.

5 AANDACHTSPUNT 2 Stabiliteit Als u een Cloud oplossing overweegt, speelt de stabiliteit van uw internetverbinding een rol. De verbinding van het datacentrum is doorgaans zo goed, dat de prestaties ver boven het gemiddelde liggen. Maar hoe goed is uw eigen verbinding. En zet dit af tegen de keren dat het eigen systeem plat heeft gelegen, gepland en ongepland. Het is raadzaam hier een complete en eerlijke vergelijking te maken. AANDACHTSPUNT 3 Procedures Weet u wat u precies te doen staat als uw server het voor gezien houdt? Zo ja, dan hoort u helaas nog tot de minderheid. Maar als u het wel weet, is het natuurlijk zaak dat de noodprocedures van uw Cloud-leverancier minstens net zo goed zijn als degene die u nu hanteert. Leg daarom ook beide procedures goed naast elkaar en maak harde afspraken met een leverancier over o.a. back-up, recovery en mogelijke andere procedures. TOT SLOT AANDACHTSPUNT 4 Functionaliteiten Gevoelsmatig is software in de Cloud een kwestie van de sleutel omdraaien. Zo werkt het toch ook met uw Dropbox, Office 365 of andere applicaties in de Cloud? Het kan natuurlijk zijn dat u prima uit de voeten kunt met een dergelijk standaard plug and play WMS of TMS. Maar zodra u net iets meer wilt, moet u vooraf goed kijken naar de aangeboden functionaliteiten. Deze verschillen ook nog wel eens tussen een klassieke licentie of pakket in de Cloud van dezelfde leverancier. Met een goed inzicht in uw processen, eisen en wensen en kritische vragen aan uw leverancier kunt u een goede vergelijking maken. AANDACHTSPUNT 5 Kostenbesparing Dit was toch een voordeel? Klopt. Maar het kan zijn dat uw situatie dermate afwijkt van de gemene deler, dat het voordeel van de Cloud niet zo heel groot is. Voor sommige bedrijven is een klassieke licentie of een eigen interne server gewoonweg nog de meest praktische en financieel aantrekkelijkste optie. Neem dus in de vergelijking beide scenario s mee en probeer zoveel mogelijk rekening te houden met verwachte ontwikkelingen. Cloud en SaaS bieden onmiskenbare voordelen en hoeven geen nadelen op te leveren. Daarvoor is het wel zaak om eerlijk en uitgebreid stil te staan bij alle aandachtspunten en een zeer uitgebreide en gedetailleerde vergelijking te maken van de huidige situatie met een Cloud/SaaS oplossing en tussen de verschillende aanbieders onderling. Heeft u de knoop eenmaal doorgehakt, besteedt dan veel zorg en aandacht aan een goede Service Level Agreement waarin garanties over stabiliteit, veiligheid en procedures worden vastgelegd. De meeste risico s zijn met een goede SLA af te dekken. Maar Cloud of SaaS zijn zeker geen doel op zich. Het zou dus goed kunnen dat u na een uitgebreide vergelijking tot de conclusie komt dat een klassieke licentie u beter past.