WERKKOSTENREGELING PER 1 JANUARI 2015 Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling van toepassing. Deze nieuwe regeling vervangt de bestaande regeling die door de meeste werkgevers niet toegepast werd omdat deze onuitvoerbaar was. Uiteindelijk heeft de regering ervoor gekozen om met een gebruiksvriendelijkere versie te komen. Het nadeel is dat het percentage is teruggebracht van 1,5% naar 1,2%. Hieronder wordt weer gegeven wat de werkkostenregeling inhoudt en hoe toe te passen. Stappenplan. 1. Zet de arbeidsvoorwaarden op een rij. Uw arbeidsvoorwaarden hebben fiscale gevolgen. Bepaalde verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstellingen zijn onder voorwaarden (deels) onbelast. Voorbeeld: kerstpakketten betaalt u onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen 20% eindheffing, terwijl dat onder de werkkostenregeling volledig tot het loon van de werknemer hoort. 2. Bepaal wat de werkkostenregeling betekent voor uw arbeidsvoorwaarden. Nadat de arbeidsvoorwaarden op een rij zijn gezet, bepaalt u de fiscale gevolgen van de werkkostenregeling voor uw arbeidsvoorwaarden en wat deze voor u en uw werknemer kosten. Als u de fiscale gevolgen van de arbeidsvoorwaarden voor en na de invoering van de werkkostenregeling in beeld hebt, kunt u een vergelijking maken tussen de oude en nieuwe situatie. U moet zelf bepalen wat u gaat doen met de financiële gevolgen van de invoering van de werkkostenregeling. 3. Pas eventueel de arbeidsvoorwaarden aan. De arbeidsvoorwaarden veranderen niet automatisch bij wijziging van de belastingwetgeving. 4. Pas uw administratie aan. Uit de administratie moet blijken hoeveel vrije ruimte u nog hebt. Dit zou kunnen gebeuren door hiervoor een extra grootboekrekening in het rekeningschema op te nemen. Wat daarop geboekt wordt moet wel incl. omzetbelasting zijn. Dit kan het beste gedaan worden door twee grootboekrekeningen te maken die tegen elkaar wegvallen. (Voor de relaties van Lunenburg Administratie- en Advieskantoor zijn alle administraties al aangepast aan deze nieuwe wet.) 5. Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn. a. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn vallen er niet onder. Voorbeeld van het laatste is: voordelen buiten dienstbetrekking (als er geen verband is tussen de relatie werknemer-werkgever) b. Vergoeding van intermediaire kosten Voorbeelden zijn: kosten die een werknemer maakt voor externe representatie van het bedrijf, het bedrijf vergoedt kosten aan de werknemer die deze heeft voorgeschoten, enz.) c. Vrijgesteld loon. Voorbeeld: vergoedingen en verstrekkingen wegens schade en verlies persoonlijke zaken van de werknemer. d. Verstrekking waardoor de werknemer een eigen bijdrage (tenminste de factuurwaarde) betaald. 6. Ga na of er sprake is van gerichte vrijstelling of nihilwaarderingen. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunt u onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat het ten koste gaat van uw vrije ruimte. 1
7. Overige vergoedingen en verstrekkingen. U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer. Bepaalde vergoedingen van loon kunt u niet kiezen voor eindloonheffing. Altijd loon van de werknemer zijn: - Auto van de zaak - Een woning - Vergoedingen en verstrekking voor criminele activiteiten - Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever niet als eindloonheffing heeft aangegeven. Berekening vrije ruimte U mag werkkosten verstrekken tot 1,2 % van het fiscale loon. Is het bedrag hoger, dan draagt u 80% eindheffing af over het bedrag boven de 1,2% van het fiscale loon. De afdracht mag maandelijks maar ook jaarlijks gedaan worden. Deze afdracht moet uiterlijk gedaan worden in het 1 e tijdvak van het volgend jaar. Dus over 2015 moet dit gedaan worden uiterlijk in januari 2016. Tot dusver is er enkele keren gesproken over vergoedingen en verstrekking. Onderstaand hoe deze gewaardeerd moeten worden. Nihilwaarderingen Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering. Hiervoor geldt ook het noodzakelijk criterium (nodig voor het verrichten van werk zoals kwast voor schilder, hamer voor timmerman) en gebruikelijkheidstoets (vergoedingen en vertrekkingen die in de administratie als eindloon zijn opgenomen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is, het bedrag boven de 30%-grens is loon voor de werknemer) voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (koffie, thee, koekjes etc.) ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden: o De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas. o Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk. o De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk. o o De kleding is een uniform. U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen: U heeft een arboplan Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat arboplan 2
De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen. het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking Deze voorziening is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening. Gerichte vrijstellingen De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen: vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: o abonnementen voor reizen met openbaar vervoer o kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer (bedrag voor 2015) o losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk studie- en opleidingskosten procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen kosten van outplacement maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal 0,19 per kilometer (bedrag voor 2015) extraterritoriale kosten (30%-regeling) vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan 500 per werknemer per kalenderjaar bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt En de andere kosten? Alle werknemerskosten (hetzij als vergoeding, hetzij betrekking hebbend op de werknemer) die niet genoemd worden bij de nihilwaardering of gerichte vrijstelling vallen onder de werkkostenregeling. 3
Normwaarderingen Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden normwaarderingen. Vrije kilometervergoeding 0,19 per kilometer Maaltijden in kantines 3,15 per ontbijt, lunch of diner Huisvesting en inwoning 5,35 per dag Dienstwoning 18% van jaarloon (basis 36-urige werkweek) Verhuiskosten 7.750 maximaal Vrijwilligersvergoeding 1.500 per jaar 150 per maand Ziektekostenregeling 27 maximaal voor vrije verstrekkingen 4
Opmerkingen a. Maak een schatting van de vrije ruimte. Pak 1,2% van het fiscaal loon 2014. b. Controleer regelmatig hoeveel vrije ruimte er nog is. c. Controleer in november of er nog vrije ruimte beschikbaar is en benut deze. d. Is de vrije ruimte overschreden, dan afdragen uiterlijk in het 1 e tijdvak van het nieuwe jaar. e. De werkgever kan kiezen welke vergoedingen en verstrekking worden behandeld als eindloonheffing. Bij werknemer met een laag loon (tot fiscaal loon van 57.585) kiezen voor regulier loon en de vrije ruimte bewaren voor werknemers met een hoog loon. Enkele voorbeelden: 1. Er wordt een lunch voor 10 personeelsleden (geen eigen bijdrage) geserveerd in de kantine en de totale kosten zijn 50. Onder de werkkosten valt 10 x 3,15 (normbedrag) en de rest zijn gewone kosten. 2. Er wordt een lunch voor 10 personeelsleden (met eigen bijdrage van 3,00) geserveerd in de kantine en de totale kosten zijn 50. Onder de werkkosten valt 10 x ( 3,15 (normbedrag) minus 3,00) = 1,50. De rest zijn gewone kosten. 3. Het totale fiscale loon van de werkgever bedraagt 250.000. Hij heeft de volgende verstrekkingen voor totaal 3.400 gedaan: Kerstpakketten 1.500 Hogere kilometervergoeding voor totaal 800 Abonnement telefoon werknemer 500 (abonnement valt niet onder vrijstelling) Vaste onkostenvergoeding (niet onderbouwd) totaal 600 De vrijstelling is 1,2% van 250.000 = 3.000 Vergoedingen en verstrekking totaal 3.400 ( 1.500 + 800 + 500 + 600) Belast 400 ( 3.400 minus 3.000) Af te dragen: 80% van 400 = 320. Dit bedrag is een kostenpost voor de werkgever. 4. Een werknemer krijgt 5 per verreden kilometer. Gebruikelijk is dat voor dat soort auto s een vergoeding van 0,40 verstrekt wordt.de verwerking is als volgt: 0,19 is gerichte vrijstelling 0,21 ( 0,40 -/- 0,19) valt onder de vrije ruimte 4,60 ( 5 -/- 0,40) is loon voor werknemer en daar wordt de normale inhouding op gedaan. 5. Een werknemer koopt bij de werkgever een machine van 1.000 (bruto) en krijgt 35% korting. 20% ( 200) van de korting valt onder de gerichte vrijstelling 15% ( 150) valt onder de werkkostenregeling vrije ruimte Eindconclusie Ondanks dat gezegd is van een duidelijker werkkostenregeling blijft het opletten welke soort kosten verstrekt worden c.q. gemaakt worden voor de werknemers. De werkkostenregeling zal in de toekomst nog wel enkele wijzigingen brengen zeker nu het voornemen is om het belastingplan in 2016 (flink) te wijzigen. 5