ALD WHITEPAPER WERKKOSTENREGELING & MOBILITEIT
WKR, EEN REGELING MET POTENTIE In 2015 is voor alle bedrijven in Nederland de Werkkostenregeling (WKR) van kracht. Dit is een fiscale regeling voor vergoedingen of verstrekkingen aan werknemers. De WKR heeft ook betrekking op mobiliteit, daarom heeft ALD Automotive de speerpunten voor u op een rij gezet. WAAROM DE WERKKOSTENREGELING? De WKR is geïntroduceerd om het bieden van vergoedingen en verstrekkingen voor u als werkgever gemakkelijker te maken. Er is daarom, naast de keuzemogelijkheid om loonbestanddelen individueel te belasten, een zogenaamde vrije ruimte gecreëerd tot een bedrag van 1,2% van de totale loonsom. U kunt zelf bepalen waaraan u de vrije ruimte besteedt. Belangrijk is om de grens van 1,2% goed te bewaken. Een over schrijding betekent immers een eindheffing van 80% over de overschrijding. Bij de vaststelling van dat percentage van 80% is er rekening mee gehouden dat uw werknemer de vergoeding of verstrekking netto ontvangt. Zijn of haar voordeel is dan de netto waarde plus de loonbelasting. Dat geheel wordt als belast loon aangemerkt, vandaar het hoge percentage. INVULLING VAN DE WKR Binnen de WKR zijn er naast de vrije ruimte ook mogelijkheden voor intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Deze leggen geen beslag op de vrije ruimte van 1,2%. Hierna worden deze drie categorieën toegelicht. 1. Intermediaire kosten hebben betrekking op aanschaf en onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever horen. Hierbij kunt u denken aan zaken die eigendom zijn van u als werkgever of uit naam van de werkgever worden voorgeschoten door uw werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de parkeerkosten van de auto van de zaak. 2. Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die niet ten laste gaan van de 1,2% van de WKR: Reiskosten (OV-abonnementen, losse OV-kaartjes, of eigen vervoermiddel tot 0,19 per kilometer). Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking (overnachtingen/maaltijden). Kosten voor studie, vakliteratuur, bijscholing, training, cursus en congres. Kosten van EVC-procedures of outplacement. Zakelijke verhuiskosten. Extraterritoriale kosten van ingekomen buitenlandse werknemers. Maaltijden met meer dan bijkomstig zakelijk karakter (dienstreizen, maaltijd bij overwerk en koopavond, etc.).
Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke, welke noodzakelijk zijn voor het werk. Bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op de werkplek worden gebruikt of verbruikt, bijvoorbeeld gereedschappen die niet onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Korting op producten uit eigen bedrijf (maximaal 20% en tot 500 incl. BTW per jaar). 3. Nihilwaardering is een derde categorie van verstrekkingen en vergoedingen waarvan is bepaald, dat deze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. In de praktijk betekent dit, dat deze onbelast aan de werknemers verstrekt mogen worden. Hieronder vallen onder andere: consumpties op de werkplek buiten de maaltijden 1 en werkkleding 2, het ter beschikking stellen van flexwerkplekken, voorzieningen op de werkplaats, de parkeerplaats bij de werkplek en de ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt. FORFAITKOSTEN Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet vallen onder nihilwaardering, gerichte vrijstelling of intermediaire kosten, gelden in principe als forfaitkosten. Als werkgever heeft u de keuze of u deze vergoedingen of verstrekkingen via de reguliere wijze individueel wilt verlonen of behandelen via de vrije ruimte. WKR & MOBILITEIT Hoe u de vrije ruimte wenst te benutten is aan u. Hierna volgt een aantal voorbeelden van mobiliteit die u kunt onderbrengen in de vrije ruimte: Reiskostenvergoeding Wanneer uw medewerkers een reiskostenvergoeding ontvangen die hoger is dan 0,19 per zakelijke kilometer, heeft u de keuze om het bedrag boven de 0,19 per kilometer aan te wijzen als forfaitkosten of aan te wijzen als belast loon 3. Door specifieke mobiliteit een hogere vergoeding te bieden kunt u gewenst gedrag stimuleren. U wilt het gebruik van de fiets stimuleren en biedt fietsende werknemers 0,29 per gefietste zakelijke kilometer, woon-werkverkeer daaronder begrepen. U kunt er voor kiezen om 0,10 per kilometer (het bovenmatige deel van de vergoeding) onder te brengen in de vrije ruimte. Het voordeel voor de werknemer is dan 0,04 per kilometer, uitgaande van een gemiddelde inkomstenbelasting van 42%. Let op: is de vrije ruimte al volledig benut, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus 0,08 per kilometer. ALD mobility card De ALD mobility card geeft recht op korting op reizen per NS-trein. In zoverre kan de kaart als kortingskaart worden gezien. Daarnaast fungeert deze kaart ook als betaalmiddel ( OV-chipkaart ). Binnen de WKR is geregeld dat een kortingskaart op nihil wordt gewaardeerd (lees: onbelast is) voor de loonbelasting, als er ook zakelijk mee gereisd wordt. Voor deze zakelijke reizen (inclusief woon-werkverkeer) geldt in de WKR een gerichte vrijstelling als u deze kosten als eindheffingsloon aanwijst, bijvoorbeeld door ze als eindheffingsloon op te nemen in uw administratie. U biedt uw werknemers een mobiliteitskaart die zij ook in privésfeer kunnen gebruiken. Voor de zakelijke reizen geldt vrijstelling. De werkelijke privéreiskosten kunt u in de vrije ruimte onderbrengen als eindheffingsloon. Hiervoor dient u de werkelijke waarde van de gemaakte reizen te administreren. Heeft uw werknemer privéreizen gemaakt met een totale fiscale 1 Koffie, thee, snacks, soep, gebak, etc. 2 Welke uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen, welke achterblijft op de werkplek of voorzien is van een bedrijfslogo van minimaal 70 cm 2. 3 Gebruik van openbaar vervoer mag u tegen de werkelijke kosten vergoeden.
waarde van 25 inclusief BTW en uw werknemers vallen binnen de 42% inkomstenbelasting, dan is het voordeel 10,50. Heeft u geen vrije ruimte meer, dan moet u over de overschrijding 80% eindheffing betalen; in dit geval 20. Parkeren Parkeerkosten die betrekking hebben op het parkeren of stallen van een lease- of poolauto vallen onder de intermediaire kosten. Het vergoeden of verstrekken van een parkeergelegenheid voor een eigen vervoermiddel van uw medewerker in of bij de werkplek valt onder de nihilwaardering. Parkeerkosten op een andere locatie zijn aan te merken als loon. Als er sprake is van een vergoeding van parkeerkosten is dit belast als dit samen met een kilometervergoeding hoger is dan 0,19 per kilometer. Fiets en scooter Het Nationale Fietsplan zoals we dat tot 2015 kenden, is komen te vervallen met de introductie van de WKR. Daarvoor in de plaats kan de werkgever zonder beperkingen een fiets vergoeden of verstrekken binnen de forfaitaire ruimte van 1,2%. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de fiets of scooter. De werkgever kan zelf de frequentie van verstrekken, de hoogte van de aanschafkosten, het type fiets of de aard van het gebruik bepalen. Ook mogen deze fiscaal gezien aan alle medewerkers verstrekt worden ongeacht leaseauto, aantal fietsdagen per jaar of afgelegde afstand. Stel, uw werknemer reist met eigen vervoer naar een afspraak en parkeert voor 10. U kunt er in dit geval voor kiezen om de parkeerkosten onder te brengen in de vrije ruimte als eindheffingsloon. Bij een gemiddelde inkomsten belasting van 42% is het voordeel 4. Heeft u geen vrije ruimte meer dan dient u een eindheffing van 80% te betalen over de 10. Private lease Deze vorm van mobiliteit heeft de afgelopen jaren sterk aan populariteit gewonnen. Voor de werkgever biedt de WKR mogelijkheden om medewerkers tegemoet te komen in de maandelijkse kosten. Op deze wijze ondersteunt de werkgever haar werknemers om een zuinige, schone en veilige auto te kiezen. Elke medewerker die een private lease overeen komst aangaat, krijgt door de werkgever 40 per maand vergoed. Bij een gemiddelde inkomstenbelasting van 42% is het voordeel 17. Heeft u geen vrije ruimte meer dan dient u een eindheffing van 80% te betalen over de 40.
TOT SLOT De Werkkostenregeling biedt vele mogelijkheden om uw mobiliteitsbeleid slim in te richten. Hierbij is het van belang dat u bedenkt welke regelingen het beste aansluiten op uw organisatie en medewerkers. Om naheffing te voorkomen is het van belang om de grens van 1,2% goed te bewaken. Indien u over deze grens heen gaat, kan het voordeliger zijn om onderdelen als loon te bestempelen. Dit dient u echter vooraf te bepalen. Gebruikmaking van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen kan extra ruimte opleveren. Kortom, er is nogal wat veranderd als het gaat om het onbelast vergoeden of verstrekken. Dit is een uitgelezen moment om het mobiliteitsbeleid van uw organisatie goed onder de loep te nemen. Vraag uw accountmanager om een adviesgesprek, of neem contact met ons op via +31 (0)20 658 70 00. Aandachtspunten voor uw WKR De keuze voor het toewijzen aan het forfait of het verlonen bij de werknemer dient u uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken te maken. Verstrekt en vergoedt u meer dan de vrije ruimte van 1,2%, dan bent u een eindheffing verschuldigd van 80%. Vanaf 2015 is het mogelijk om de WKR op concernniveau toe te passen. Selecteer specifiek die onderdelen welke aansluiten op uw strategisch beleid en onder te brengen zijn in de vrije ruimte. ALD AUTOMOTIVE POSTBUS 696 2130 AR HOOFDDORP T +31 (0)20 658 70 00 F +31 (0)20 658 70 07 WWW.ALDAUTOMOTIVE.NL Disclaimer: De inhoud van dit document is met de grootst mogelijke zorg samengesteld naar de situatie per januari 2015. Het document is geen advies in een individuele situatie maar is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden. ALD Automotive is niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheid of onvolledigheid van de inhoud, of voor de gevolgen daarvan. 01-2015