Vlaamse Schermbond vzw Ondernemingsnummer: 418.821.452 Zetel: Boomgaardstraat 22/56, 2600 Berchem Verslag Commissie: Commissie Promotie en Sponsoring (CPS) 11 maart 2014 18u30 Berchem Aanwezig: ANNEKE DAEMS, ELS VERGAUWEN, ERIK SWENNEN, KATHLEEN KETS, LIESBETH GHYS (VIA SKYPE) De vergadering wordt voorgezeten door ELS VERGAUWEN. Het verslag wordt opgemaakt door ELS VERGAUWEN. A. Goedkeuring verslag Gezien de lange termijn die verlopen is sedert de laatste CPS-vergadering wordt het verslag van 9 juli 2012 overlopen en goedgekeurd. B. Overlopen verslag 9/7/2012 a. Verdeling flyers EV kijkt na of er nog flyers zijn, zoniet worden ze opnieuw gedrukt en verdeeld. Het is de bedoeling om deze te verspreiden in sporthallen, sportdiensten of om uit te delen bij initiaties of andere promotieactiviteiten. Ze worden gratis ter beschikking gesteld aan onze clubs. b. Website i. Stand van zaken De website werd overgezet naar een nieuw CMS en de nieuwe pagina s werden gecreëerd. ii. Webpagina voor (ex)topsporters en talentvolle schermers: beginnen met de huidige topsporters en talenten volgens de Bloso-lijsten en deze jaarlijks updaten (eventueel verzetten naar de kolom ex - topsporters). iii. Topsportschool: De vraag werd doorgespeeld naar Evy Van Coppenolle die deze pagina van de website op zich zal nemen. iv. De pagina voor de pers wordt aangemaakt onder de rubriek links Els doet het nodige. 1
c. Nieuwsbrief: Er zijn dit seizoen 3 nieuwsbrieven verstuurd, maar enkel naar de 23 contactadressen van onze clubs. Om in te schrijven voor de nieuwsbrief, moet eerst de gebruikersfunctie van de website open gezet te worden. Maar alvorens dit te kunnen doen dienen volgende stappen te worden ondernomen: Een back-up van de database van de website maken, dan de website upgraden en vervolgens bijkomende modules (o.a. anti-spam) installeren. Olivier Antonis zal het nodige doen, hopelijk tegen de volgende nieuwsbrief. d. Beleidsplan De afgesproken beleidsuitdagingen blijven behouden. Om de interne communicatie in de clubs te verbeteren werden bijscholingen voorzien. De bijscholing rond communicatie werd te laat gecommuniceerd en verschoven wegens te weinig inschrijvingen. Frederiek Troubleyn heeft binnen de RvB de problematiek rond de feitelijke verenigingen in handen genomen, waarna gekeken zal worden of dit best via een bijscholing of op een andere wijze aangepakt moet worden. EV zal onderhoren wat de stand van zaken is. e. Met de maandelijkse Poll op de website werd nagegaan wat de interesse van de bezoekers is betreffende sporttechnische bijscholingen. EV zal aan Olivier vragen om met Anneke een soortgelijke poll op te stellen i.v.m. administratieve bijscholingen. f. Promotiefilm: Peter Rotsaert (ouder van een lid van Parcival) heeft al enkele promofilms gemaakt (GP Leuven, Jeugdtraining en nu ook Jeugdhappening). We zouden hem kunnen vragen om een promofilm voor de schermsport te maken. Op de volgende CPS bespreken we doelstelling en inhoud hiervan. C. Aanstellen voorzitter CPS Er is niemand kandidaat om voorzitter te worden wegens tijdsgebrek. LG wil er wel even over nadenken. Ze vraagt wat de taken zijn van een voorzitter. Deze zijn: - de vergadering bijeenroepen - de agenda samenstellen en de agendapunten voorbereiden - de vergadering voorzitten en de debatten modereren - Delegeren om het verslag op te maken - Bewaken van het uitvoeren van de taken 2
D. Website: Zie punt B.b. E. Jeugdhappening Eerste evaluatie: Door het grote aanbod aan keuzemogelijkheden, was het te veel werk voor 1 persoon. Voor de schermers die niet deelnamen aan de testen, moesten 4 verschillende keuzeactiviteiten worden georganiseerd, rekening houdend dat er 2 leeftijdsgroepen en 3 verschillende wapens zijn, bracht dit een waaier aan activiteiten met zich mee, waarvoor telkens begeleiders moesten worden voorzien. Voorstel: testen (= halve dag) verplichten waardoor slechts 2 andere keuzeactiviteiten per groep moeten worden georganiseerd. Kathleen legt dit voor aan de RvB. F. Prioriteitenbeleid a. Wat: i. Subsidiëring door de Vlaamse Overheid Eigen inbreng = 20% (dit bedrag bepalen); Bloso geeft, mits goedkeuring, 4x dat bedrag. ii. Inhoud: Het bevorderen van de sportparticipatie van de jeugd en hun aansluiting bij een sportclub via het stimuleren en activeren van gezond sporten in de sportclubs iii. To do vóór 2014: analyse van de situatie jeugdsport m.b.t. gezond sporten iv. Het mag geen basiswerking zijn b. Besluit: We werken rond letselpreventie. Als studie doen we een rondvraag bij de trainers van de clubs om te peilen naar hun kennis over EHBO: i. De inhoud van de EHBO-koffer van de club ii. Kennis rond toedienen van de eerste hulp bij kwetsuren e.d. iii. Kennis van het noodnummer iv. In 2015 geven we de clubs een bijscholing rond EHBO en krijgen ze een EHBO-koffer als geschenk (+ eventueel plakkaatjes met het noodnummer). Verder vragen we aan Johan Pion of hij ons a.d.h.v. de testbatterij meer duiding kan geven over hoe het gesteld is met de algemene conditie, fysiek en motoriek van onze schermers in vergelijking met andere sporttakken en i.v.m. niet-sporters. G. Clubbezoeken a. Prioriteit van de clubbezoeken wordt vastgelegd a.d.h.v. 3 criteria: i. Club is vragende partij voor een bezoek ii. Club neemt weinig of niet deel aan de VSB-activiteiten iii. Club heeft een tekort aan scheidsrechters 3
In 2013 werden 8 clubs bezocht, in 2014 reeds 2. Er staat nog 1 clubbezoek gepland en nog 2 clubs op de prioriteitenlijst. Met deze wordt zo snel mogelijk contact opgenomen. b. Knelpuntennota: Indien een club een knelpunt aanhaalt of de staf merkt een knelpunt, dan wordt dit opgenomen in een Tabel. Deze tabel wordt samen met het verslag van het bezoek aan de RvB overgemaakt. De knelpunten uit deze tabel zullen worden meegenomen bij de opmaak van het beleidsplan. H. Powerpoint voor clubs als tool voor infomoment a. Nuttig of niet? Niet. Als een club een infomoment geeft, is het maken van een Ppt meestal geen probleem. De clubs willen op die momenten vooral hun clubwerking naar voor brengen en niet zozeer de VSB-werking. Clubs die geen infomoment organiseren zullen dit ook niet gaan doen als ze beschikken over een Ppt van de VSB. b. Inhoud: n.v.t. I. Varia: a. Sponsors zoeken: ES geeft aan dat we best eens kunnen samen zitten met personen die zich op clubniveau bezig houden met sponsoring. EV zal de namen van deze personen vragen tijdens de clubbezoeken. b. Sponsoring op kledij. Wegens tijdsgebrek verschoven naar de volgende CPS To do J. Planning volgende vergadering Ergens in juni zal via mail een nieuwe vergadering worden gepland. Actiepunt Verantwoordelijke Timing Flyers herdrukken EV Bij noodzaak Webpagina Topsport en TSS: verslag overmaken aan Evy EV 20/3/2014 Webpagina pers EV 15/4/2014 Nieuwsbrief: inschrijfmogelijkheid OA 1/5/2014 Bijscholing Communicatie: vragen aan Olivier EV 15/4/2014 Bijscholing VZW: vragen aan Frederiek EV 15/4/2014 Poll rond administratieve bijscholingen: vragen aan Olivier EV 15/4/2014 Voorleggen RvB: Verplichte deelname aan testen tijdens KK 11/3/2014 4
VSB-JH Rondvraag bij de trainers naar hun kennis over EHBO EV 15/5/2014 Vragen aan Johan Pion naar gegevens van schermers in EVC 15/4/2014 vergelijking met andere sporttakken en i.v.m. niet-sporters Catena en ROnse contacteren voor een clubbezoek EV 15/4/2014 Vraag rond sponsor-verantwoordelijke toevoegen aan vragenlijst voor clubbezoeken EV 5/4/2014 5