Gelet op artikel 21 lid 1 van de Statuten van SML-Sport heeft het bestuur van de verenigingsraad de ALV van 21 februari 1994 vastgesteld een: HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE KATHOLIEKE SPORTVERENIGING SPORT MAAKT LENIG Afgekort: te 's-gravenhage 1e versie d.d. 21 februari 1994. SML-SPORT staat ingeschreven onder nummer: 40408692 van de Kamer van Koophandel te 's-gravenhage.
NAAM EN ZETEL... 3 Artikel 1... 3 INRICHTING... 3 Artikel 2... 3... 3 Lid 2;... 3 LEDEN... 3 Artikel 5... 3... 3 Lid 4;... 3 VERPLICHTINGEN... 4 Artikel 6... 4... 4 TUCHTRECHTSPRAAK... 4 Artikel 7... 4 Lid 2;... 4 Lid 3;... 4 Lid 4;... 4 GELDMIDDELEN... 4 Artikel 8... 4... 4 Lid 4;... 4 EINDE LIDMAATSCHAP... 4 Artikel 9... 4... 4 BESTUUR... 5 Artikel 11... 5... 5 Lid 2;... 6 BESTUURSTAAK... 7 Artikel 12... 7 BESTUURSVERGADERING... 7 Artikel 13... 7... 7 VERTEGENWOORDIGING... 7 Artikel 14... 7... 7 REKENING EN VERANTWOORDING... 7 Artikel 15... 7... 7 Lid 2;... 8 Lid 3;... 8 VERGADERING VAN DE VERENIGINGSRAAD EN DE AFDELINGSLEDENVERGADERING... 8 Artikel 16... 8 Lid 6;... 8 TOEGANG EN BESLUITVORMING VERGADERING VR EN ALV... 8 Artikel 18... 8... 8 Lid 2;... 8 Lid 4;... 9 Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 2
De artikelnummering correspondeert met die van de statuten. NAAM EN ZETEL Artikel 1 Op uitgaande stukken, drukwerken e.d. van de vereniging wordt de naam van de vereniging primair aangeduid met "SML-SPORT". De volledige naam: "Katholieke Sportvereniging Sport Maakt Lenig" wordt onderaan de bladzijde opgenomen onder de toevoeging van de aanduiding: "Ingeschreven onder nummer V408692 in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag". Een afdeling of onderafdeling bezigt deze aanduiding ook onder toevoeging van: afdeling of onderafdeling...(naam), eventueel afgekort tot SML-...(naam van tak van sport). INRICHTING Artikel 2 Er bestaan twee soorten onderafdelingen die hierna worden omschreven: a. Bij de introductie van een nieuwe tak van sport in de vereniging kan een onderafdeling worden opgericht als nog niet wordt beschikt over een goed functionerend bestuur en/of gezonde financiële basis. Een dergelijke onderafdeling zal in de regel na maximaal twee jaar worden omgezet in een zelfstandige afdeling. b. Als er in een afdeling belangstelling bestaat voor andere activiteiten dan die op sportgebied, is oprichting van een onderafdeling eveneens mogelijk. In dat geval volgt geen omzetting in een zelfstandige afdeling. Lid 2; Voor een onderafdeling gelden dezelfde regels als voor een afdeling, met dien verstande dat: a. de onderafdeling bestuurlijk niet autonoom is, doch verantwoording is verschuldigd aan het bestuur van de afdeling waaraan die onderafdeling is toegevoegd; de voorzitter van de onderafdeling heeft ambtshalve zitting in het bestuur van de afdeling; b. de onderafdeling in de verenigingsraad en in het algemeen bestuur wordt vertegenwoordigd door de desbetreffende afdeling. LEDEN Artikel 5 Bij de aanmelding wordt gebruik gemaakt van een aanmeldingsformulier vast te stellen door het betrokken afdelingsbestuur. Voor minderjarigen dient de aanmelding te zijn ondertekend door een van de ouders of een voogd. De aanmelding moet geschieden bij de (leden)secretaris van de afdeling. Lid 4; a. Benoeming tot lid van verdienste geschiedt in de regel als de bijzondere verdiensten van een voorgedragen lid betrekking hebben op een enkelvoudige activiteit / functie. b. Benoeming tot erelid -welke slechts bij hoge uitzondering plaatsvindt- gebeurt in de regel als de bijzondere verdiensten van een voorgedragen lid betrekking hebben op meerdere activiteiten / functies. c. De bijzondere verdiensten dienen te blijken uit de kwaliteit van de geleverde prestaties en de inzet die daarbij is betoond. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 3
d. De voordracht voor ereleden of leden van verdienste kan geschieden door het bestuur van een afdeling of het algemeen bestuur. De voorstellen van de afdelingen worden ingediend bij het algemeen bestuur die deze met advies voorlegt aan de verenigingsraad. VERPLICHTINGEN Artikel 6 De leden erkennen door toetreding van de vereniging kennis te dragen van statuten en huishoudelijk reglement, die bij alle afdelingssecretarissen ter inzage liggen. TUCHTRECHTSPRAAK Artikel 7 Lid 2; Het afdelingsbestuur kan de straffen genoemd onder b,c en d in lid 2 van artikel 7 van de statuten geheel of gedeeltelijk en al dan niet verbonden aan een bepaalde termijn voorwaardelijk opleggen. Voorafgaande aan een eventuele strafoplegging: - draagt het afdelingsbestuur zorg voor een vooronderzoek waarvan de resultaten op schrift worden gesteld; - wordt(worden) betrokken lid(leden) in de gelegenheid gesteld zich bij het afdelingsbestuur tegen de vermeende overtreding te verweren, waarbij een minderjarige zich door een ouder of voogd terzijde kan laten staan; van dit verweer wordt een proces-verbaal opgemaakt zo mogelijk getekend door betrokkene(n); - heeft het afdelingsbestuur overleg met het algemeen bestuur voor wat betreft de straffen genoemd onder c en d in lid 2 van artikel 7 van de statuten. Ingeval het afdelingsbestuur tot strafoplegging besluit, geeft zij daarvan op gemotiveerde wijze schriftelijk kennis aan betrokkene(n). Lid 3; a. Tuchtrechtelijke boetes kunnen worden opgelegd tot een maximum van 100,--. b. Het gestelde in artikel 7 van de statuten en van het reglement geldt als het 'reglement tuchtrechtspraak'. Lid 4; Schorsingen kunnen worden opgelegd voor een periode van max. 1 jaar. Gedurende de periode dat een lid geschorst is, blijft het gehouden aan zijn verplichtingen tegenover de vereniging respectievelijk afdeling. GELDMIDDELEN Artikel 8 De exploitatiekosten als bedoeld in artikel 8, lid l onder a. van de statuten, worden direct aan de desbetreffende afdeling toegerekend als het uitgaven betreft die het algemeen bestuur rechtstreeks heeft gedaan, bv. zaalhuur, verzekeringspremie. De exploitatiekosten van de vereniging worden omgeslagen over de afdelingen in de regel op basis van de gemiddelde ledenaantallen. Lid 4; Het afdelingsbestuur brengt de contributieregeling, alsmede de wijzigingen daarin, ter kennis van het algemeen bestuur. EINDE LIDMAATSCHAP Artikel 9 Voor minderjarigen dient de opzegging te zijn ondertekend door een van de ouders of een voogd. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 4
BESTUUR Artikel 11 De functies van algemeen voorzitter en algemeen penningmeester zijn onverenigbaar. Het rooster van aftreden is als volgt: - de algemeen voorzitter en algemeen penningmeester zijn aan de beurt om af te treden op de jaarlijkse vergadering van de verenigingsraad in de EVEN jaren (verenigingsjaren); - de algemeen secretaris is aan de beurt om af te treden op de jaarlijkse vergadering van de verenigingsraad in de ONEVEN jaren (verenigingsjaren); De kandidaatstelling door de leden moet uiterlijk 8 dagen voor de jaarvergadering van de verenigingsraad schriftelijk aan de algemeen secretaris zijn bekend gemaakt. De algemeen voorzitter leidt de vergaderingen van de verenigingsraad en van het algemeen bestuur. Hij heeft het recht eventuele discussies te sluiten, doch is verplicht deze te heropenen als de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit verlangt. Hij overtuigt zich periodiek van de goede administratie van de algemeen secretaris en de algemeen penningmeester. Voorts representeert hij de vereniging bij zich daartoe geëigende gelegenheden. Hij houdt toezicht op de uitvoering van de besluiten, die in de vergadering worden genomen. De algemeen secretaris houdt de notulen van de vergaderingen van de verenigingsraad en de vergaderingen van het algemeen bestuur. Hij draagt zorg voor de publicatie van alle daarvoor in aanmerking komende stukken en voert de correspondentie. Voorts verzorgt hij het jaarverslag, registreert de in- en uitgaande stukken en beheert het archief. Hij ondertekent alle stukken, die van het bestuur uitgaan en is verplicht daarvan afschrift te houden. Bij het archiefbeheer gelden de volgende uitgangspunten: - de inrichting van het archief moet zodanig zijn dat de stukken goed toegankelijk zijn en blijven; - het archief dient periodiek te worden uitgedund met dien verstande dat stukken over personen en zaken van belang voor de historie van SML zorgvuldig bewaard moeten blijven; - het archiefbeheer dient zich ook uit te strekken tot 'oude' archieven (eventueel niet bij het secretariaat opgeslagen). Hij is belast met het bijhouden van het ledenstandregister van de vereniging aan de hand van de kwartaalstaten die worden ingevuld door de afdelingen. Hij is verplicht van zijn handelingen in de bestuursvergaderingen kennis te geven. Belangrijke stukken kunnen door de voorzitter en zonodig door de penningmeester worden mede ondertekend. De algemeen secretaris is belast met het uitschrijven van de vergaderingconvocaties. De algemeen penningmeester is belast met het geldelijk beheer en het voeren van de financiële administratie van de vereniging, (zie ook artikel 15). Hij beheert het financiële archief en neemt daarbij de wettelijke bewaartermijn van de stukken (10 jaar) in acht. Het algemeen dagelijks bestuur is belast met de samenstelling van de agenda's voor de vergaderingen van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur is belast met de samenstelling van de agenda voor de vergaderingen van de verenigingsraad. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 5
Lid 2; De combinatie van de functies van voorzitter en penningmeester in één persoon is niet toegestaan. Er kan een 2e voorzitter, een 2e secretaris en een 2e penningmeester worden gekozen, die de taken van respectievelijk de voorzitter, de secretaris en de penningmeester waarnemen bij hun ontstentenis. De kandidaatstelling door de leden moet uiterlijk 8 dagen voor de jaarvergadering van de ALV schriftelijk bij de secretaris van de afdeling zijn bekend gemaakt. Technische leiders kunnen geen bestuursfuncties bekleden. De voorwaarden waarop deze hun diensten verrichten, worden door de afdelingsbesturen schriftelijk bevestigd. De voorzitter leidt de ledenvergaderingen van de afdeling en de vergaderingen van het afdelingsbestuur. Hij heeft daarbij het recht om eventuele discussies te sluiten, doch is verplicht deze te heropenen als de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit verlangt. Hij overtuigt zich periodiek van de goede administratie van de secretaris en de penningmeester. Voorts representeert hij de afdeling bij zich daartoe geëigende gelegenheden. Hij houdt toezicht op de uitvoering van de besluiten, die in de vergaderingen worden genomen. De secretaris houdt de notulen van de afdelingsledenvergaderingen en van de vergaderingen van het afdelingsbestuur. Hij draagt zorg voor de publicatie van alle daarvoor in aanmerking komende stukken en voert de correspondentie. Voorts verzorgt hij het jaarverslag, registreert de in- en uitgaande stukken en beheert het archief. Hij ondertekent alle stukken die van het bestuur uitgaan en is verplicht daarvan afschrift te houden. Bij het archiefbeheer gelden de volgende uitgangspunten: - de inrichting van het archief moet zodanig zijn dat de stukken goed toegankelijk zijn en blijven; - het archief dient periodiek te worden uitgedund met dien verstande dat stukken over personen en zaken van belang voor de historie van SML zorgvuldig bewaard moeten blijven; - het archiefbeheer dient zich ook uit te strekken tot 'oude' archieven (eventueel niet bij het secretariaat opgeslagen). Hij is belast met het voeren van de ledenadministratie en het bijhouden van het ledenstandregister. Desgewenst kan aan de secretaris een afzonderlijke functionaris voor de ledenadministratie worden toegevoegd. In elk geval dient bij deze administratie de hand te worden gehouden aan de functiescheiding tussen secretaris en penningmeester. Hij vult elk kwartaal de zgn. kwartaalstaat in en zendt die aan de algemeen secretaris. Hij is verplicht van zijn handelingen in de bestuursvergaderingen kennis te geven. Belangrijke stukken kunnen door de voorzitter en zonodig door de penningmeester worden mede ondertekend. De secretaris is belast met het uitschrijven van de vergaderingconvocaties. De penningmeester is belast met het geldelijk beheer en het voeren van de financiële administratie van de afdeling, (zie ook artikel 15) Hij beheert het financiële archief en neemt daarbij de wettelijke bewaartermijn van de stukken (10 jaar) in acht. Het dagelijks bestuur is belast met de samenstelling van de agenda's van de vergaderingen van het afdelingsbestuur. Het afdelingsbestuur is belast met de samenstelling van de agenda voor de ledenvergaderingen van de afdeling. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 6
BESTUURSTAAK Artikel 12 Ten aanzien van het bestuur worden twee soorten van taken onderscheiden: a. de taken die op het terrein van een enkele afdeling liggen en geheel tot de competentie van het afdelingsbestuur behoren, dat hiervoor alleen verantwoording verschuldigd is aan de afdelingsledenvergadering; b. de gezamenlijke taken te weten: 1. het naar behoefte vormen van nieuwe afdelingen (of onderafdelingen) in de regel op het terrein van de sport; 2. het, zoveel als mogelijk is, verlenen van bijstand aan de afdelingen die daarom verzoeken; 3. het voor zover nodig aanvragen en verdelen van de trainingslokalen over de desbetreffende afdelingen en onderafdelingen; 4. het publiceren van het nieuws van de vereniging en zover mogelijk van de afdelingen in een periodiek orgaan; 5. het verzorgen van het door leden -via de vereniging- deelnemen aan de abonneelotto; 6. het doen organiseren van gezamenlijke contact- en ontspanningsavonden, demonstraties e.d.; 7. het voorbereiden van gezamenlijke propaganda-acties; 8. het toezien op een juiste toepassing door de afdelingen van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. BESTUURSVERGADERING Artikel 13 Het algemeen bestuur en het bestuur van een afdeling vergaderen bij voorkeur tenminste 1 maal per 2 maanden. VERTEGENWOORDIGING Artikel 14 Een bestuurder die zich ten aanzien van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan de instructies houdt, kan voor de gevolgen daarvan door de vereniging aansprakelijk worden gesteld. REKENING EN VERANTWOORDING Artikel 15 De algemeen penningmeester, respectievelijk de penningmeester van de afdeling, moet van alle geboekte posten bewijsstukken kunnen overleggen. Hij is alleen bevoegd om uitgaven te doen, die voortvloeien uit de toepassing van de reglementen of van de besluiten die op de vergaderingen zijn genomen. Voor de onder zijn berusting zijnde gelden is hij persoonlijk aansprakelijk behoudens overmacht. Omstreeks l januari en l mei van het jaar legt hij een financieel overzicht over in het algemeen bestuur, respectievelijk het afdelingsbestuur. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 7
Lid 2; Jaarlijks brengt hij financieel verslag uit over het verstreken verenigingsjaar aan de verenigingsraad, respectievelijk de afdelingsledenvergadering. Dit verslag dient ten minste te bevatten; 1. de staat van baten en lasten t.o.v. de goedgekeurde begroting; 2. de balans per ultimo van bedoeld verenigingsjaar. Voorts legt hij daarbij over de begroting voor het eerstvolgend verenigingsjaar. Voor zover noodzakelijk dienen genoemde jaarstukken van een toelichting te worden voorzien. Lid 3; a. De algemeen penningmeester en de penningmeester van de afdeling zijn verplicht tot het geven van alle verlangde medewerking en inlichtingen aan de kascommissie. Bij tussentijdse aftreding dient de algemeen penningmeester en de penningmeester van de afdeling binnen 14 dagen na zijn aftreden rekening en verantwoording af te leggen aan de kascommissie. c. De kascommissie dient onder meer vast te stellen dat - op de balans: de bezittingen en de schulden juist en volledig zijn opgenomen; - op de staat van baten en lasten: de baten volledig zijn verantwoord en de vermelde lasten zijn uitbetaald aan derden; - de administratie daaromtrent overzichtelijk is bijgehouden. VERGADERING VAN DE VERENIGINGSRAAD EN DE AFDELINGSLEDENVERGADERING Artikel 16 Lid 6; Bij de agenda worden onder meer gevoegd: - de notulen van de vorige vergadering; - het jaarverslag van de (algemeen) secretaris; - het jaarverslag van de (algemeen) penningmeester; - eventueel: de verslagen van de commissies benoemd door de verenigingsraad of de afdelingsledenvergadering; - de begroting voor het nieuwe verenigingsjaar; - een nota over het toekomstig beleid/een programma voor het nieuwe verenigingsjaar. TOEGANG EN BESLUITVORMING VERGADERING VR EN ALV Artikel 18 Voorafgaand aan het begin van de vergadering dienen alle aanwezige (stemgerechtigde) leden een presentielijst in te vullen en te tekenen. Die lijst wordt door de (algemeen) secretaris voorgelegd. Lid 2; c. Een enquête onder de niet-stemgerechtigde leden wordt schriftelijk gehouden binnen een termijn van acht weken voordat de besluitvorming in de verenigingsraad of de afdelingsledenvergadering zal plaatsvinden. Aan de niet-stemgerechtigde leden wordt daarbij de vraag voorgelegd of zij 'voor' of 'tegen' het voorstel van het algemeen bestuur of het afdelingsbestuur zijn. De enquêteformulieren worden op naam toegezonden met een toelichting op het voorstel en onder vermelding van de datum waarop het formulier uiterlijk bij het betrokken bestuur moet zijn ontvangen. Het formulier moet ruimte bevatten om desgewenst een toelichting te geven op de uitgebrachte mening en om eigen wensen kenbaar te maken. Het moet worden voorzien van de handtekening van het niet-stemgerechtigde lid. Enquêteformulieren die na sluitingsdatum worden ontvangen of niet zijn ondertekend, zijn ongeldig. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 8
De uitslag van de peiling wordt in de verenigingsraad of de afdelingsledenvergadering aan de orde gesteld bij het betreffende agendapunt. Lid 4; Schriftelijke stemmingen dienen te geschieden door middel van gesloten stembriefjes, uitgebracht aan het stembureau dat daartoe ter vergadering wordt ingesteld. Vastgesteld door de verenigingsraad in de vergadering d.d. 21 februari 1994. Digitale versie 1.0 ( WJvN) 9 juni 2002. HHR SML-Sport.docx Blz. 9